Tilrettelæggelse af miljødialog
6. Hvordan udarbejder du en plan for dialogen?
En plan over miljødialogen er en hjælp til dit daglige arbejde. Planens
rolle er at få sat dialogen i system, så:
• miljødialogen ikke bliver glemt i dagligdagens travlhed
• det er dialogmålene som styrer, hvilke midler du anvender og ikke omvendt
• de forskellige midler ikke modarbejder hinanden
• du får overblik over aktiviteter og ressourcer
Planen skal udarbejdes for en afgrænset periode – oftest for et regnskabsår ad
gangen – og omfatter de aktiviteter, du vil afvikle i perioden. Planen bør
indarbejdes i virksomhedens salgs- og marketingplaner og i virksomhedens
miljøhandlingsplaner.
Som det er vist i eksemplet overfører du interessenter, dialogmål og midler fra de
foregående skemaer til de første kolonner. Råd 6.1, 6.2. og 6.3 beskriver, hvordan du
udfylder de sidste kolonner, der handler om forberedelse, budget og
ansvarsfordeling.
| Interessent | Dialogmål | Midler | Forberedelse | Timer | Udlæg i kroner | Ansvar |
| Udvalgte kunder | Vi skal i perioden 1/3 – 1/7 informere om fordelene ved
tilbagetagning af vores emballage, samt prøveperiode og pris. |
Direct mail Personlige samtaler |
1/2 - 1/3 1/2 - 1/3 |
16 12 |
2000 1000 |
SA SA |
| Leverandør af nøgle produkter | Vi skal inden 1/11 informere om vores møder med kunderne. | Telefonsamtale | Ingen | IA | ||
| Leverandører, der opfylder kravene | Vi skal inden 1/9 informere om vores miljøpolitik og invitere dem til møde om, hvordan de kan leve op til den. | Direct mail Miljørapport Messe Møder |
15/5-1/6 1/1-1/6 1/8-1/9 1/6-1/9 |
8 300 40 |
150.000 (a.b.) |
IA MA IA IA |
| Naboer | Vi skal inden 1/3 informere om, at vi omlægger kørslen, men at det tager 1/2 år. | Artikel i okalbladet Folder |
1/2-15/2 1/1-15/2 |
8 24 |
30.000 |
MA MA |
| I alt | 428 | 183.000 |
Forkortelser:
a.b. = andet budget
SA = salgsansvarlig
MA = miljøansvarlig
IA = indkøbsansvarlig
6.1 Afsæt tid til forberedelse
Næsten alle de midler, du kan anvende i dialogen, forudsætter en eller anden form for
forberedelse. Hvis du har planlagt at udarbejde en folder eller en miljørapport, skal du
afsætte tid til dataindsamling, udarbejdelse af tekst, layout, godkendelser og tryk. Det
vil sige en arbejdsproces, der nemt kommer til at vare fire til seks måneder.
Lignende tidsforløb gælder for opbygning og opdatering af miljøinformationer til
internettet. Presseomtale indebærer også forberedelse, selvom den tager kortere tid: Du
skal finde de nødvendige oplysninger, identificere de rigtige journalister, aftale møde
og læse artiklen igennem. Den personlige dialog kræver også forberedelse i form af
interne møder og uddannelse af de medarbejdere, der skal mødes med interessenterne.
Dine dialogmål fortæller, hvornår midlet skal i brug første gang, og hvor længe det
skal anvendes. Hvis du lægger forberedelsestiden til starttidspunktet ved du, hvornår
arbejdet skal begynde. Tidspunktet for, hvornår forberedelsen skal begynde og tidspunktet
for, hvornår midlet skal benyttes første gang, skriver du ind i planen.
6.2 Tilpas planen til ressourcerne
Brug budgettet rigtigt. Og prioriter indsatsen fra starten, så du ikke spilder pengene
på de forkerte interessenter.
Budgetlægning er vigtig, når du udarbejder dialogplanen. Som udgangspunkt har du en
række dialogmål fordelt på de forskellige interessenter. At nå disse mål kræver
sikkert flere ressourcer i form af tid og penge, end du har til rådighed. Begynd derfor
med at udarbejde et budget for hver af midlerne. Når du lægger delbudgetterne sammen,
får du et overblik over, om du overskrider det samlede budget eller ej.
Hvis midlerne i dialogplanen koster mere, end du har til rådighed, er det
tid at stoppe op. Enten må du nedjustere ambitionsniveauet for de enkelte midler, eller
også må du diskutere med ledelsen, om det er realistisk at opfylde alle dialogmål inden
for det givne budget. Konklusionen kan enten være at nedjustere periodens dialogmål
eller forhøje budgettet. Det er bedre at anvende tid og penge på nogle få dialogmål i
stedet for mange, hvis du på forhånd ved, at der ikke er ressourcer nok til at
kommunikere dem alle ordentligt ud.
6.3 Fordel opgaverne
Den sidste information i planen er hvem, der er ansvarlig for de enkelte midler. Det er
vigtigt, at det er en person, som føler sig ansvarlig for det pågældende middel, ellers
risikerer du, at det ikke er klar til tiden, kvaliteten halter og budgettet bliver
overskredet. Ansvaret for det enkelte middel bør ligge hos den person, der har størst
interesse i at dialogmålet bliver nået.
Det er en fordel at have en procedure for, hvordan virksomheden skal arbejde med planen.
Proceduren sikrer, at du til enhver tid arbejder ud fra en opdateret og godkendt
dialogplan. Proceduren skal fastsætte:
• hvem der skal tage initiativ til at få planen revideret
• hvem der skal være med til at revidere planen
• hvordan det skal foregå
• hvem der eventuelt skal godkende planen
• tidspunktet for hvornår planen skal være færdig
|
|