Katalog over midler til Miljødialog

Indholdsfortegnelse

1 Valg af midler er et spørgsmål om den rette kombination

2 Distribution af miljøinformation 
2.1 Annoncer 
2.2 Dagblade 
2.3 Direct mail
2.4 Emballage
2.5 Etiketter
2.6 Fagblade
2.7 Foldere og brochurer
2.8 Lokale dagblade
2.9 Magasiner
2.10 Manual til fælles markedsføring
2.11 Miljøbrugsanvisninger
2.12 EMAS logo og ISO 14001 certifikat
2.13 Miljømærker
2.14 Miljøoplysninger i økonomiske regnskaber
2.15 Miljørapporter
2.16 Miljøvaredeklarationer
2.17 Nyhedsbrev
2.18 Personligt brev
2.19 Point of sale-materiale
2.20 Postkort
2.21 Radio og tv
2.22 Tv-reklame
2.23 Video

3 Udbud af miljøinformation 
3.1 Hjemmesider på Internet 
3.2 Hotline 
3.3 Intra- og Extranet
3.4 Virksomhedens omstilling

4 Personlig kommunikation 
4.1 Besøg på virksomheden 
4.2 Messer
4.3 Møder
4.4 Seminarer

5 Indsamling af viden om interessenten 
5.1 Gruppeinterviews
5.2 Individuelle interviews 
5.3 Spørgeskemaundersøgelser

6 6 andre håndbøger om miljødialog

1. Valg af midler er et spørgsmål om den rette kombination

Kataloget henvender sig til dig, der skal vælge kommunikationsmidler til brug i miljødialogen med virksomhedens interessenter. 

Du har en vifte af kommunikationsmidler til rådighed, når du skal kommunikere om virksomhedens miljøforhold. 

De midler, du oftest møder i hverdagen er annoncer, reklamespots i radio eller tv og direct mail. Men der er også en lang række andre midler, som bliver anvendt i større eller mindre udstrækning til at støtte miljødialogen, ligesom der findes kommunikationsmidler, der alene er tiltænkt miljøbudskaber. Det er fx miljørapporter og miljømærker på produkter.

Når du har fastlagt, hvad du vil have ud af dialogen med virksomhedens interessenter, skal du vælge de mest relevante midler i forhold til de ressourcer, du kan bruge på dialogen. Du vil formentlig kunne vælge mellem flere midler til hver situation. Derfor skal du overveje, hvordan de enkelte kommunikationsmidler kan forstærke og supplere hinanden. 

Det viser sig ofte, at den rette kombination af midler indeholder fire forskellige typer kommunikationsmidler:
• Distribution af miljøinformation
• Udbud af miljøinformation
• Personlig miljøkommunikation
• Indsamling af viden om interessenten

Distribution af miljøinformation
Her er afsenderen aktiv og modtageren passiv. Virksomheder, der annoncerer i aviser eller udsender deres miljørapporter med posten, distribuerer deres budskaber. Modtageren har hverken besluttet sig for at efterspørge information fra afsenderen eller tænkt over, hvilken type informationer vedkommende savner. Som afsender kan du distribuere miljøinformationer for at komme i kontakt med en stor gruppe modtagere, også dem, du ikke kender. Derudover er det en fordel, at du selv bestemmer tidspunktet. Ulemperne ved at distribuere miljøinformationer er, at det er dyrt og der er en risiko for, at effekten bliver lille, fordi der er konkurrence om modtagernes opmærksomhed.

Udbud af miljøinformation
Her er det modtageren af informationer, der er aktiv og afsenderen, som er passiv. Det kan fx være, når naboerne ringer og spørger om, hvordan virksomheden påvirker det lokale miljø. I takt med at modtagerne søger mere specifik og kompliceret information, bruger flere virksomheder størstedelen af deres kommunikationsbudget på at udbyde informationer på bekostning af distribution af informationer. Ressourcerne bliver anvendt på at vedligeholde og opdatere informationer, der er til rådighed for interessenter. Derudover bliver en mindre del af kommunikationsbudgettet anvendt til at informere om, hvilke typer informationer, der er til rådighed for interesserede. 

Personlig miljøkommunikation
Både afsender og modtager er aktive. Styrken ved personlig miljøkommunikation er, at skridtet efter den personlige kommunikation ofte er handling. Ønsker du, at kommunikationen hovedsageligt skal være baseret på dialog, bør du anvende personlige miljøkommunikationsmidler. Og sørge for, at dine kollegaer er uddannede til at indgå i dialog med de væsentligste interessenter. 

Indsamling af viden om interessenten
Her er der ikke en dialog i gang om miljøforhold, men den ene eller begge parter holder sig ajour med den anden parts ønsker og holdninger. Du bør indsamle informationer om de væsentligste interessenter, fordi chancen for en vellykket kommunikationsindsats bliver større, når du kender modtagernes holdninger og ønsker på forhånd. 

Kataloget beskriver 34 midler inden for de fire typer kommunikationsmidler. Beskrivelsen af de enkelte midler omfatter: 
• typer af budskaber, som midlet egner sig til at kommunikere
• midlets levetid
• fordele og ulemper ved midlet
• andre midler, som det med fordel kan kombineres med

2. Distribution af miljøinformation

2.1 Annoncer

Til trods for en kort levetid er annoncer i trykte medier og i radio og tv det mest kendte og udbredte middel til kommerciel kommunikation. Annoncer er et velegnet valg, når målgruppen er bred og budskabet enkelt. Lidt forenklet bliver en annonces kvalitet målt ud fra: om den skaber opmærksomhed, om den øger modtagernes interesse, om modtagerne betragter afsenderen i et andet og mere positivt lys og endelig om modtagerne efterfølgende handler anderledes.

Eftersom annoncer lever side om side med andre annoncer og redaktionelt stof, skal de være opsigtsvækkende og helst gentages flere gange, for at overdøve støj. Enten ved hyppigt at formidle budskabet i en række forskellige annoncer bygget over samme læst i en kort periode, eller gentagne indrykninger af den samme annonce over en længere periode.

Og så betyder omfanget alt. Uanset hvor godt udformet den lille annonce er, vil der være en risiko for, at den drukner i al den øvrige information. Så hvis budskabet er en annonce værd, så giv den plads, selv om det koster.

Fordele
• den bliver set af mange
• et præcist valg af medie giver god kontakt til målgruppen
• stor opmærksomhedsværdi, hvis annoncen formidler budskabet enkelt og interessant

Ulemper
• det er relativt dyrt at få en vedvarende effekt
• et svagt medie til komplekse budskaber
• der stilles store krav til udformningen
• den optræder side om side med mange andre budskaber, der kan skabe støj

Kombination med andre medier
Annoncer fungerer godt i samspil med andre kommunikationsmidler: Tryksager, tv-annoncer og pressekontakt.

2.2 Dagblade

Dagblade som fx Berlingske Tidende, Børsen, ErhvervsBladet, JyllandsPosten og Politiken er primært interesserede i at præsentere din virksomheds holdninger og indsats på miljøområdet, hvis de har en nyhedsværdi. Derfor skal dit miljøbudskab kunne bindes op på en nyhed eller give en aktuel begivenhed perspektiv. Dagbladenes største styrke er, at de bliver læst af mange, også dine væsentligste interessenter. Netop fordi dagbladene læses af mange, kræver det, at budskaberne er relativt simple. Omtale i et dagblad lever kun et døgns tid, medmindre andre journalister ønsker at følge op på historien. 

Fordele
• presseomtale er mere troværdig end reklame, fordi det er journalisten og ikke virksomheden, der er afsender 
• en artikel i et dagblad rammer bredt
• det koster ikke andet end den tid, du bruger på at kontakte journalister
• du kan få bragt et emne på den offentlige dagsorden

Ulemper
• det er journalisten og redaktionen, som bestemmer, hvordan historien skal vinkles, og om den skal trykkes
• du ved ikke, hvordan dagbladet eller andre medier følger op på den første historie

Kombination med andre midler
Du skal forberede dig på, at en artikel i et dagblad vil få folk til at henvende sig til virksomheden. Derfor skal du være klar over, hvordan du kan supplere informationerne i artiklen. Det kan fx være telefonisk, via hjemmesider, profilbrochurer, nyhedsbreve eller produktfoldere. 

2.3 Direct Mail

Direct mail er et standardbrev til en udvalgt personkreds, valgt efter en række kriterier. To faktorer afgør om virksomhedens direct mail bliver effektiv: At brevet bliver sendt til de rigtige personer, og at modtagerne hurtigt kan vurdere budskabets relevans. Det første handler om at opbygge eller købe den rigtige database. Det sidste handler om at kombinere budskab og interessent.

Hvis du selv vælger at opbygge en database, får du med tiden et meget præcist værktøj, men det koster tid. Ved at købe navne, titler og adresser sparer du tid, men du må samtidig acceptere en lidt større fejlprocent.

En direct mail har en kort levetid, men indholdet kan genanvendes i kommunikationen med lignende interessenter. Budskabet i en direct mail skal være enkelt, og det skal være klart for modtageren, hvad du ønsker af vedkommende.

Fordele
• du kan målrette kommunikationen meget præcist. Det letter arbejdet med at evaluere resultatet af anstrengelserne
• risikoen for, at en direct mail ender ulæst i papirkurven, er mindre end for den adresseløse tryksag

Ulemper
• det er dyrt og tidskrævende at opbygge en effektiv database
• hvis indholdet er uinteressant for modtageren, bliver budskabet ikke læst. Og mail’en er overflødig 

Kombination med andre midler
Annoncer, produktfoldere, hjemmesider eller salgsaktiviteter.

2.4 Emballage

Emballage er alt det, som beskytter produktet fra lager via distribution til slutbrugeren. Emballagen giver mulighed for at komme i kontakt med slutbrugerne. Derudover bør du overveje, hvem der ellers kommer i kontakt med produktet til det er hos slutbrugeren, og hvilken type information de har behov for.

Emballagen sender to typer budskaber:
Emballagens materiale og vægt viser, om der er taget højde for emballagens miljøpåvirkninger. Det er vigtigt, at udformningen af emballagen ikke er i modstrid med dine miljøargumenter, da emballagen er synlig og bliver modtaget af mange. Hvis virksomheden ikke kan undgå at emballere produkterne, kan emballagen benyttes til at formidle miljøbudskaber. 

De påtrykte informationer i form af tekst og grafik er den anden type budskaber. Her kan du gøre opmærksom på virksomhedens miljøpolitik, produktets miljøegenskaber og miljøvenlig brug af produktet med henblik på at øge salget. Emballagens størrelse sætter en fysisk begrænsning for, hvor mange informationer der kan være på emballagen. 
Og derfor egner emballage sig bedst til simple budskaber. De færreste emballager har en levetid efter, at produktet er taget i brug.

Fordele
• informationer på emballage øger forbrugernes viden om produktets miljøegenskaber og miljøvenlig brug af produktet
• det er en anledning til at komme i kontakt med slutbrugerne
• emballagen kan påvirke købsbeslutningen

Ulemper
• emballagen kan være et irritationsmoment, fordi den skaber affald hos kunden
• emballagen forøger produktets vægt

Kombination med andre midler
Etiketter, miljømærker, produktfoldere og miljøvaredeklarationer.

2.5 Etiketter

Etiketter er informationer, som er påklæbet eller vedhæftet produktet. Du kan bruge etiketter til at formidle miljøbudskaber om produktet eller produktionen. Rigtigt udført kan etiketter styrke produktets genkendelighed over for eksisterende og potentielle kunder. Men det kræver, at du vælger ét simpelt budskab, for der er ikke megen plads på en etiket. Alligevel indeholder de fleste etiketter flere budskaber – og ofte kompliceret information. Det svækker effekten af de enkelte budskaber.

Fordele
• du kommer i kontakt med slutbruger eller kunde
• etiketten kan påvirke købsbeslutningen
• produktet bliver mere genkendeligt

Ulemper
• der er begrænset plads til informationer
• etiketten kan opfattes som overflødig og dermed forstyrre miljøprofilen

Kombination med andre midler
Emballage, miljømærker, miljøvaredeklarationer og produktfoldere.

2.6 Fagblade, artikler i 

Fagblade og -magasiner skriver om et bestemt emne og til en udvalgt faggruppe. Det kan fx være Aktuelt Miljø, Ren Viden, Ingeniøren eller Teknikeren. Oplaget er forholdsvist beskedent, til gengæld er læserskaren motiveret og 
ofte vidende om de forhold, bladet beskæftiger sig med.

Som udgangspunkt er fagbladene meget specialiserede og kræver, at læseren har viden om emnet i forvejen. Den røde tråd i de enkelte historier er derfor også tit tekniske løsninger og problemstillinger ved produktion eller produkter. Levetiden for dit budskab er længere end i dagblade, men formentlig højst et par måneder.

Fordele
• læseren er interesseret i emnet og giver sig derfor tid til at læse fagbladet
• kan bruges til at formidle komplekse emner
• er velegnede til at sammenligne konkurrerende virksomheder eller produkter

Ulemper
• fagblade udkommer i forholdsvis små oplag
• der er stor konkurrence fra anden information

Kombination med andre midler
Artikler i fagblade kan kombineres med miljøbrugsanvisninger og miljørapporter.

2.7 Foldere og brochurer

Tryksager som foldere og brochurer er kendte og velfungerende kommunikationsmidler til præsentation af virksomheden og produkterne.

Foldere eller brochurer kan indeholde informationer om virksomhedens forretningskoncept og holdninger, herunder miljøprofil. De kan også indeholde informationer om produkternes miljøegenskaber. Tit er de en æstetisk oplevelse med et smukt design og flotte ord på en god papirkvalitet. Du skal dog passe på med at udforme en folder eller brochure på en måde, der kan skade jeres miljøbudskaber. 

Du skal være opmærksom på, at deres levetid bliver kort, hvis de er baseret på for mange nyheder. Tidshorisonten kan blive relativ lang, hvis folderen eller brochuren alene formidler budskaber om holdninger, mens fakta om produktionen og produkterne er trykt på løse indstiksark.

Brochurer og foldere bliver primært anvendt over for kunder, men kan rettes mod alle interessenter. 

Fordele
• kan formidle komplekse budskaber i en grafisk og sproglig interessant form
• kan integrere miljøbudskaber med forretningskonceptet

Ulemper
• kan være dyre at producere
• ikke velegnet til produkter, der ændrer sig hastigt

Kombination med andre midler
Hjemmeside og personlig kontakt.

2.8 Lokale dagblade

Der findes to typer regional- og lokalaviser. Den første type er aviser som Frederiksborg Amts Avis og Århus Stiftstidende. De udkommer dagligt og dækker en større region, typisk et amt. Den anden gruppe, de lokale dagblade, dækker et noget mindre område, men udkommer også dagligt.

For de regionale og lokale dagblade gælder det, at de i et vist omfang prioriterer lokale nyheder frem for aktualitet. Det gælder også for miljø. De ønsker altid at give en landshistorie et lokalt præg, fx ved at bruge en lokal virksomhed som eksempel. Tidshorisonten er kort.

Omtale i regionale og lokale dagblade kan primært anvendes over for lokalsamfundet. Det kan være medarbejdere, lokale kunder, leverandører samt myndigheder.

Fordele 
• giver synlighed i lokalsamfundet
• når virksomhedens ansatte og deres familier
• giver naboer miljøinformationer om virksomheden

Ulemper
• det er journalisten og lokalbladet, som styrer historien

Kombination med andre midler
Kan kombineres med åbent hus arrangementer, annoncer, hjemmesider, produktfoldere, profilbrochurer og miljørapporter.

2.9 Magasiner

Magasiner henvender sig typisk til en bred befolkningsgruppe primært med livsstils- og hobbybetonede emner, fx Euroman og Bo Bedre. Det varierer meget, hvilke interessenter man kommer i kontakt med alt efter, hvilket magasin der er tale om. En artikel om virksomheden skal ofte have en klar personlig vinkel, fx hvad miljøarbejdet har betydet for en af medarbejderne. Både på arbejdspladsen og når vedkommende er hjemme. Men du skal være opmærksom på, at magasiner er mest velegnede til at formidle simple budskaber. Tidshorisonten er op mod et halvt år, fordi de dyre magasiner ofte cirkulerer i vennekredsen.

Fordele
• læseren giver sig tid til at læse magasinet og er samtidig positivt indstillet, fordi det bliver læst for hyggens skyld
• er velegnede til at give et personligt præg over jeres virksomhed eller produkter
• læses af mange

Ulemper
• bruger relativ lidt spalteplads på tekniske forhold
• giver kun en indirekte omtale af virksomheden og dens produkter, fordi historien fortælles gennem en persons oplevelser

Kombination med andre midler
Kan kombineres med hjemmesider, produktfoldere, profilbrochurer og personlig kontakt.

2.10 Manual til fælles markedsføring

Du kan anvende en manual med retningslinier for fælles markedsføring af miljøbudskaber i dit samarbejde med kunder og leverandører. Manualen er med til at sikre, at alle samarbejdspartnere og medarbejdere bruger de samme miljøbudskaber over for slutbrugere. Det øger troværdigheden og effekten af den samlede kommunikation. Derudover kan manualen bruges til at sætte miljø på dagsordenen over for samarbejdspartnere. Endelig kan en manual til fælles markedsføring være med til at profilere en mærkevare. 

Fordele
• manualen styrker samarbejdspartneres og medarbejderes mulighed for at gå i dialog om miljø
• er med til at koordinere budskaber og argumentation
• kan være med til at sætte dagsordenen for miljødialogen
• kan opdateres løbende

Ulemper
• udarbejdelse og indkøring tager tid
• der kræves ressourcer til at vedligeholde manualen løbende

Kombination med andre midler
Miljørapporter, profilbrochurer og Extranet.

2.11 Miljøbrugsanvisninger

Miljøbrugsanvisninger informerer om, hvordan brugeren kan tage hensyn til miljøet, når produktet skal bruges, vedligeholdes eller bortskaffes. Hvis det skal være relevant at lave en miljøbrugsanvisning, kræver det, at en stor del af produktets totale miljøbelastning skyldes brug, vedligeholdelse eller bortskaffelse. Det kan fx være elektriske forbrugsgoder, maling eller batterier. Miljøbrugsanvisninger kan primært anvendes over for kunder eller slutbrugere. Levetiden for en miljøbrugsanvisning er lang. 

Fordele
• viser, at virksomheden påtager sig et ansvar for produktets miljøbelastning i hele dets livscyklus 
• kan være med til at øge kundernes miljøbevidsthed
• rammer brugere og ikke alene beslutningstagere i forbindelse med køb
• er velegnet til at forstærke et samarbejde med eksisterende kunder

Ulemper
• ikke alle læser informationen
• ikke alle produkter egner sig til en miljøbrugsanvisning, fx hvis brugen af produktet ikke påvirker miljøet særlig meget 
• nogle modtagere beholder ikke brugsanvisningen

Kombination med andre midler
Produktfoldere, sikkerhedsdatablade, point of sale-materiale, miljømærker.

2.12 EMAS logo og ISO 14001 certifikat

Der findes to officielt anerkendte miljøledelsessystemer: EMAS og ISO 14001. Begge systemer giver retningslinier for, hvordan virksomheden styrer sine væsentligste miljøpåvirkninger. Ledelsessystemerne indeholder ingen absolutte krav til miljøpræstationen ud over, at lovgivningen overholdes, og at virksomheden løbende forbedrer sig. Når miljøledelsessystemet er indført, skal det godkendes af en uvildig tredjepart, og virksomheden bliver herefter registreret under EMAS eller ISO 14001 certificeret. Miljøstyrelsen og Kommissionen opdaterer løbende en liste over virksomheder, der er EMAS-registrerede. Adresserne er www.mst.dk og www.europa.eu.int/comm/environment/emas/

Både EMAS logo og ISO 14001 certifikat er et enkelt signal til omverdenen om, at virksomheden har styr på ressourceforbrug og udledninger. Samtidig signalerer miljøledelsessystemet, at virksomheden er en seriøs dialogpartner. Logo og certifikat må bruges på brevpapir, miljørapporter, information som reklamerer for miljøledelsessystemet samt reklame for produkter og services, hvor der ikke er risiko for forveksling med et produktmærke. Logo og certifikat må ikke bruges direkte på produkter og deres emballage, fordi man derved kan tro, at det er produktet, der er miljømærket, og ikke virksomheden.

Fordele
• giver en enkel og ensartet kommunikation
• skaber troværdighed fordi en tredjepart har godkendt systemet
• signalerer en seriøs indstilling til miljøarbejdet

Ulemper
• et miljøledelsessystem er ikke en garant for en overlegen miljøpræstation i produkter eller produktion
• kendskabet til EMAS og ISO14001 er forholdsvist beskedent, men i vækst
• det kræver mange ressourcer for en virksomhed at indføre miljøledelse

Kombination med andre midler
Profilbrochurer, miljørapporter, personlige breve og direct mail.

2.13 Miljømærker

Der er to officielle miljømærker, det nordiske Svanemærke og EU´s Blomsten. De kan tildeles produkter, der ud fra en livscyklusbetragtning er blandt den bedste tredjedel i markedet. De er udarbejdet, så både professionelle og private kunder hurtigt kan vurdere, om produktet er miljørigtigt eller ej. Og på den måde øge efterspørgslen efter de mindst miljøbelastende produkter.

For at få et produkt miljømærket kræver det, at produktet og produktionsprocessen kan leve op til en række krav. Kravene til de enkelte produkter bliver revideret og skærpet hvert tredje år. Hvis kravene kan opfyldes, er næste skridt at sende en ansøgning om at få produktet miljømærket. Bliver produktet godkendt, skal der betales et årligt gebyr. Du kan få yderligere information om miljømærker på Miljømærkesekretariatets hjemmeside.

Adressen er: www.ecolabel.dk

Fordele
• giver entydig information
• er troværdige, fordi miljømærkerne kontrolleres af myndighederne
• kravene til miljømærkede produkter bliver stadigt skrappere
• flere aktører som fx forbrugerorganisationer, miljøorganisationer, forhandlere, myndigheder og andre virksomheder, der har miljømærkede produkter, kommunikerer om mærket

Ulemper
• det er ikke alle produktgrupper, der kan blive miljømærket
• gebyret for Blomsten er 500 ECU for at ansøge om at blive mærket. Kontingentet er 0,15% af produktets årlige omsætning. Det koster 3.500 kroner at ansøge om at få Svanemærket. Kontingentet er 0,4% af produktets årlige omsætning, dog maksimalt 250.000 kroner om året
• produkterne skal løbende forbedres, da kravene skærpes hvert 3. år

Kombination med andre midler
Etiketter, emballage, produktfoldere, produktannoncer og sikkerhedsdatablade.

2.14 Miljøoplysninger i økonomiske regnskaber

Flere virksomheder er begyndt at rapportere om miljøforhold i forbindelse med årsberetningen til investorer, aktionærer etc. Det kan være størrelsen af grønne afgifter, de økonomiske konsekvenser af ressourcebesparelser, omkostninger til træning af medarbejdere, penge hensat til igangværende miljøsager med myndighederne, markedsværdien af en grøn profil, investeringer i renere teknologi etc.

Nogle af oplysningerne skal stå i det økonomiske årsregnskab, mens det er op til virksomheden selv at vurdere, om den ønsker at informere om andre miljøforhold. Ved at indarbejde miljøforhold i årsberetningen opfylder du et ønske fra finansanalytikere, som helst vil have denne information i tæt tilknytning til årsregnskabet. Tidshorisonten er et år.

Fordele
• miljøinformationer distribueres ved hjælp af et etableret informationssystem
• lettere eller bedre adgang til kapital
• adgang til aktører i den finansielle sektor

Ulemper
• virksomhedens konkurrenter kan få viden om virksomhedens ambitionsniveau på miljøområdet

Kombination med andre midler
Miljørapporter, profilbrochurer og personlige breve.

2.15 Miljørapporter

Miljørapporter omfatter det lovpligtige grønne regnskab, miljøredegørelser i forbindelse med virksomhedens registrering under EMAS og anden frivillig rapportering om virksomhedens miljøpræstationer og ambitionsniveau for miljøarbejdet.

Kravene til indhold og form i både det lovpligtige grønne regnskab og i miljøredegørelsen efter EMAS er formuleret som rammebestemmelser. Derfor er det op til virksomhederne selv at afgøre, hvilke konkrete oplysninger og data de vil give, og hvordan de vil præsentere dem.

Den afgørende forskel på det grønne regnskab og en EMAS-redegørelse er, at det grønne regnskab kun skal give en status for virksomhedens væsentlige miljøforhold, hvorimod miljøredegørelsen også skal beskrive virksomhedens mål og handlingsplaner for miljøarbejdet og det miljøledelsessystem, virksomheden har indført for at miljøpolitik og 
-mål opfyldes.

Det grønne regnskab skal udarbejdes årligt, mens EMAS-redegørelser skal udarbejdes minimum hvert tredje år. Virksomheder, der udgiver en EMAS-redegørelse behøver ikke at udarbejde 
et grønt regnskab.

Naboer, medarbejdere og beboere i lokalområdet er naturlige modtagere af grønne regnskaber, fordi loven siger, at den usagkyndige læser skal kunne forstå det grønne regnskab. Miljøredegørelsen skal også kunne læses af den brede offentlighed. Men miljørapporter kan også bruges over for andre interessenter. Fx kunder, leverandører, investorer, miljøorganisationer og analytikere.

Fordele
• miljørapporten kan give et helhedsbillede af virksomhedens miljøarbejde
• signalerer seriøsitet, hvis den udgives frivilligt 
• kan bruges som dokumentation for miljøpåstande, der anvendes i den øvrige miljøprofilering
• giver mulighed for at sammenligne virksomheder inden for samme branche

Ulemper
• få læser miljørapporter, fordi det kræver tid og forhåndsviden
• det er dyrt at producere flotte miljørapporter

Kombination med andre midler
Personlige breve, miljøledelsescertifikater og hjemmesider.

2.16 Miljøvaredeklarationer

Miljøvaredeklarationer viser et produkts miljøpræstation på væsentlige områder. Det kan være forbrug af råvarer, vand eller energi. En miljøvaredeklaration kan også give miljøoplysninger for hele produktets livscyklus. I de tilfælde bliver produktets miljøpræstation tit omregnet til dets funktionelle enhed. Det gør det lettere for professionelle indkøbere, miljøbevidste forbrugere og miljø- og forbrugerorganisationer at sammenligne konkurrerende ydelser. Og vurdere, hvilke der har den bedste miljøpræstation. Der er ingen officielle miljøvaredeklarationer i Danmark. Det svækker troværdigheden, fordi de ikke bliver kontrolleret af en tredjepart. Den samme miljøvaredeklaration kan anvendes, så længe produktets miljøpræstation ikke er væsentligt ændret. 

Fordele
• giver detaljeret information om produktets miljøegenskaber
• der er mulighed for at sammenligne to produkter med samme ydelse

Ulemper
• det kræver stor viden at kunne vurdere en miljøvaredeklaration
• det kræver, at du har lavet en livscyklusvurdering af produktet
• der er ikke garanti for, at produkter med miljøvaredeklaration er mere miljøvenlige end konkurrerende produkter
• ikke kontrolleret af myndigheder eller anden tredjepart

2.17 Nyhedsbrev

Nyhedsbreve er velegnede til at holde dialogen med medarbejdere, faste kunder og leverandører i live. Et kriterie gælder dog altid: Nyhedsbrevet skal indeholde nyheder. Hvis du vælger at udgive et nyhedsbrev, skal du derfor overveje, hvor tit det skal udgives. Det afhænger af, hvor meget og hvor hurtigt virksomhedens miljøarbejde udvikler sig, og hvor mange ressourcer du kan afsætte til det redaktionelle arbejde. Nyhedsbrevet kan både indeholde miljøoplysninger om produktion og produkter. Nyhedsbrevets fokus på nyheder betyder samtidig, at levetiden for det enkelte nyhedsbrev er kort. Du skal nøje overveje, hvem du sender nyhedsbrevet til: dels for at reducere ressourceforbruget, dels for at undgå at støde modtagere, som ikke er interesserede i nyhedsbrevet.

Du skal desuden være klar over, at selv om du sender nyhedsbrevet til en begrænset gruppe modtagere, er der stor sandsynlighed for, at nyhedsbrevet bliver læst af andre.

Fordele
• det styrker loyaliteten hos de pågældende grupper, såfremt nyhedsbrevet indeholder relevante nyheder og udgives med passende mellemrum
• er velegnet til løbende at informere om jeres miljøresultater

Ulemper 
• ikke alle modtagere læser nyhedsbrevet
• levetiden er kort
• ressourcekrævende produktion

Kombination med andre midler
Direct mail, annoncer og hjemmesider.

2.18 Personligt brev

Det personlige brev er – i modsætning til direct mail, der skrives til mange på en gang - rettet og skrevet til én bestemt person. Det giver dig mulighed for at bruge et personligt ordvalg og fortælle om de miljøforhold, som du og modtageren har en fælles holdning til. Derudover har du mulighed for at gå lige til sagen uden at beskrive forhistorien. 

Det personlige brev er velegnet til at komme med forslag til samarbejde. Effekten af personlige breve reduceres, hvis de fylder mere end to A4-sider. Derfor egner det personlige brev sig bedst til enkle informationer.

Et personligt brev kan bruges over for alle interessenter. Udfordringen består i at sende brevet til personer, der qua deres position har mulighed for at træffe beslutninger eller påvirke andre mennesker, virksomheder, organisationer mv.

Fordele
• et personligt brev når præcis den tiltænkte
• giver større opmærksomhed end tryksager

Ulemper
• er tidskrævende
• kræver detaljeret viden om modtageren

Kombination med andre midler
Miljørapport, produktfoldere, miljøledelsescertifikater og miljømærker.

2.19 Point of sale–materiale

Point of sale-materiale (POS-materiale) er en række kommunikationsmidler og 
-aktiviteter i detailleddet, der skal stimulere salget af produkter. De mest anvendte point of sale-midler er plakater, foldere og personlige produktpræsentationer. Men det kan også være emballage, der - anvendt på den rigtige måde - i sig selv er en reklame for produktet. Er materialet godt udformet, kan det anvendes over lang tid.

Fordele
• materialet er med til at opbygge en mærkevare
• det styrker virksomhedens miljøprofil
• det synliggør de pågældende produkter
• det engagerer detailleddet

Ulemper
• det kræver, at produkterne er synlige i butikkerne
• det kræver at detailleddet vil bruge plads i butikkerne på materialet
• fungerer ikke uden opbakning fra butikspersonalet

Kombination med andre midler
Etiketter, emballage og produktfoldere.

2.20 Postkort

Du kan sende et postkort, hvis du kort skal informere om nyskabelser og forandringer. Motivet på postkortet skal støtte de budskaber, som teksten indeholder. Du kan også anvende postkort som reklamegave til kunder og andre samarbejdspartnere, der kan bruge postkortet til egen kommunikation og dermed formidle budskabet til en bredere kreds. Endelig kan du anvende et postkort til andre interessenter, som din virksomhed p.g.a. sin geografiske placering eller samarbejde har noget til fælles med. Du bør være opmærksom på, at informationer på et postkort sjældent egner sig til forslag til samarbejde. Her er direct mails, møder eller personlige breve mere velegnede. Oftest har et postkort en kort levetid, medmindre modtageren vælger at opbevare det i længere tid, fx ved at hænge det op.

Fordele
• de fleste postkort bliver set af flere end den person, du stiler det til
• det er billigt 
• de er velegnede til at skabe opmærksomhed om nye tiltag
• hvis budskab og visualisering har en form, der appellerer til modtageren, kan levetiden blive lang. Fx på opslagstavler

Ulemper
• et postkort forsvinder let i mængden af post
• kort levetid, hvis kortets udformning er uinteressant eller banalt

Kombination med andre midler
Interesserede modtagere af et postkort vil søge yderligere information. Derfor er det vigtigt, at du supplerer informationerne på postkortet med andre midler. Fx hjemmeside, produktfoldere, profil-brochurer, nyhedsbreve mv.

2.21 Radio og tv

De elektroniske medier er velegnede, når du har en historie og et budskab, der egner sig til formidling i enten radio eller tv. For begge typer medier gælder det, at konkurrencen om at få plads i nyhedsudsendelserne er hård. Derfor skal din historie være af en særlig god kaliber for at slippe helskindet igennem til seerne og lytterne: Der skal være en kontant nyhed, den skal være væsentlig for mange, og du skal kunne perspektivere den. Og så skal du kunne formidle dit budskab klart, kort og interessant. Hvis du vil på tv med den, skal der være levende billeder i historien. Nyheder i radio og tv skal kunne klare at blive skåret til i en form, så de kan formidles på omkring et minut. De har som regel en kort levetid.

Fordele
• omtalen skaber levende formidling, som når mange mennesker
• stor opmærksomhedsværdi, hvis du kommer i DRs tv-avis eller TV2s nyheder

Ulemper
• ofte formidles historien og budskabet kort og unuanceret
• de elektroniske nyhedsmedier afslår generelt at give sendeminutter til produktreklame

Kombination med andre midler
Pressekontakt til andre medier samt nyhedsbrev og hjemmesider.

2.22 Tv-reklame

Effektiv brug af tv-spots afhænger af fire ting: Produktet, der skal sælges, reklamens kvalitet, sendetidspunkt og hvilke programmer, den vises i forbindelse med. Tv-reklamer er dyre. Både i produktion og ved indrykning i reklameblokken på en helt eller delvis reklamefinansieret tv-kanal. Tv-reklamen kan genanvendes i forbindelse med point-of-sales aktiviteter og på messer. Levetiden er kort, hvis der er tale om produktreklame.

I princippet retter tv-reklame sig mod alle tv-seere. Men den enkelte tv-reklame sendes dog som regel før eller efter udvalgte programmer for at tiltrække særlige interessenter. Tv-spots egner sig bedst til at promovere konkrete budskaber: at et nyt produkt løser et kendt miljøproblem eller et tilbud. Altså meget enkle budskaber.

Fordele
• tv-reklamer sætter sig bedre fast i folks bevidsthed end reklamer på tryk af to årsager: tv-reklamer er levende billeder, og de bliver vist igen og igen
• tv-reklamer når ud til en meget bred kreds eller til en specielt udvalgt interessent
• tv-reklamer rammer interessenter, der kan være svære at nå med trykte medier

Ulemper
• prisen. Tv-spots er dyre. Især i den bedste sendetid og i forbindelse med de rigtige programmer
• de er dyre at producere
• der er en reel fare for at drukne i mængden af reklamer på tv 
• mange seere er trætte af reklamer i tv og bruger pauserne til at brygge kaffe

Kombination med andre midler
De seere, der fanges af en tv-reklame vil søge yderligere oplysninger, derfor er det vigtigt at kunne uddybe og supplere indholdet andre steder. Fx hjemmesider, foldere og nyhedsbreve.

2.23 Video

En videofilm er særlig velegnet til at beskrive et produktionsforløb. Og ad den vej formidle viden om virksomhedens indsats og holdninger på miljøområdet. En videofilm kan være en god og levende formidler. Men det kræver, at der er ”billeder i budskabet”. Længden bør generelt afhænge af form og indhold, men bør dog ikke være på mere end 10 minutter. Videoen kan glimrende bruges til at visualisere et oplæg, foredrag eller produktpræsentation. Videoens mulighed for at lave stillbilleder har medvirket til, at video tit erstatter traditionelle diasshows. 

En video kan anvendes over for alle interessenter, blot der er taget højde for, hvordan den skal vises. Oftest bliver en video vist som introduktion til at diskutere et givent emne. En video skal helst kunne anvendes i lang tid, fordi den er dyr at fremstille. Alligevel viser det sig ofte, at produktionen forældes overraskende hurtigt.

Fordele
• levende billeder appellerer ofte stærkere og mere direkte til modtageren end det trykte medie. Men det kræver, at din video har billeder og mennesker, der kommer ud gennem skærmen
• levende billeder kan give en stærk følelse af fælles oplevelse og fælles referencepunkt, hvis repræsentanter fra målgruppen ser videoen sammen

Ulemper
• en video er dyr at producere
• den kan som regel ikke stå alene, men skal støttes af et personligt oplæg eller introduktion på tryk
• dyr at versionere til andre sprog, hvis du vil anvende den internationalt

Kombination med andre midler
Indholdet af en video bør også være tilgængelig på en hjemmeside eller i trykte medier som foldere, brochurer og nyhedsbreve så de, der har set videoen, kan få gentaget, suppleret og uddybet informationerne.

3. Udbud af miljøinformation

3.1 Hjemmesider på Internet

Internettet kan enten være en elektronisk opslagstavle for trykt reklame eller et interaktivt, brugerdrevet medie.

På den elektroniske opslagstavle præsenterer virksomheder sig selv ved at oploade eksisterende kommunikation som fx produktblade eller uddrag af årsregnskabet til Internettet. Her opfattes nettet som en distributionskanal, der ikke adskiller sig fra andre. Der er to fordele ved at anvende nettet på denne måde. For det første bliver hjemmesiderne billigere at producere. For det andet er det en billig måde at distribuere store tekst- eller talmængder. Denne tilgang 
til Internettet er velegnet til at formidle komplekse informationer, som fx virksomhedens miljøregnskab og supplerende data til miljøregnskabet eller dokumentation for andre miljøbudskaber.

Hvis du betragter Internettet som et interaktivt, brugerdrevet medie, er det modtagerne, der har kontrollen, fordi det er dem, der aktivt søger information. Denne type hjemmesider varierer meget, men følgende går igen:
• der er et underholdningsmoment
• der er mulighed for interaktion med afsenderen
• der er taget højde for, at læseprocessen er anderledes på en skærm end på papir
• det er nemt at finde rundt på hjemmesiden, og det ikke tager for lang tid at downloade de enkelte sider 
• der er et nyhedselement
• den gør modtagerens hverdag lettere

Du kan bruge denne type hjemmesider til at øge modtagerens interesse for og generelle viden om miljø gennem fx miljøspil, quizzer, uddannelse i miljøforhold og diskussionsemner. 
Som udgangspunkt er der ingen, der besøger den samme side to gange, hvis de ikke forventer, at siden er blevet opdateret i mellemtiden. Derfor afhænger en hjemmesides levetid af, hvor ofte den bliver opdateret.

Fordele
• hurtig og billig kommunikation
• fleksibel
• mulighed for at komme i kontakt med interessenter over hele kloden
• multimedie med både tekst, lyd og grafik
• mulighed for at modtageren kan skrive sine kommentarer på e-mail
• større hjemmesider kan have en søgeinformation, så modtageren let kan finde de informationer, der har interesse
• mulighed for at lave statistik på, hvem der logger sig på hjemmesiden, og hvor lang tid de bruger på de enkelte sider og i alt

Ulemper
• ikke alle bruger Internettet
• modtageren ser kun hjemmesiden én gang, medmindre vedkommende har en forventning om, at den løbende bliver opdateret
• det kan være svært for modtagerne at finde hjemmesider på Internettet. Derfor skal modtagerne både kunne søge på virksomhedsnavn, produkter og temaer, som du mener, kan interessere modtagerne
• kræver at der anvendes andre midler til at informere om hjemmesiden

Kombination med andre midler
Det er vigtigt, at du bruger andre midler til at informere om hjemmesidens miljøinformationer. Fx. miljørapporter, produktfoldere, nyhedsbreve, annoncer, direct mail og tv-reklamer.

3.2 Hotline

En hotline er en bemandet telefonlinie eller en e-mail adresse, som en bred gruppe af interessenter kan kontakte for at få svar på spørgsmål. Det kan fx være en linie, hvor forbrugere kan få viden om miljørigtig brug og bortskaffelse af visse typer produkter, eller hvor den nærmeste forhandler af virksomhedens produkter findes. Det kan også være medarbejdere, som kontakter et centralt sted for at få svar på spørgsmål, som de er blevet konfronteret med. I dag er det blandt andet muligt at ringe til Københavns Belysningsvæsen, Dansk Center for Affald og aluminiumsbranchens sekretariat for Aluminium og Miljø. 

Hvis der er tale om en telefonisk hotline, skal bemandingen kunne klare spidsbelastninger. Det værste er at ringe og komme i kø uden at vide, hvornår ens opkald bliver besvaret. Det næstværste er at ringe og få at vide, at man er nummer 13 i køen. Til gengæld holder de fleste linien, hvis der er udsigt til, at det snart bliver deres tur. 

Hvis der ikke er ressourcer til en telefon hotline, kan du også vælge at lave et opslagsværk, der giver svar på de mest typiske spørgsmål fra virksomhedens interessenter. Opslagsværket kan eventuelt lægges på en hjemmeside. På den måde kan interessenterne selv skaffe sig adgang til de informationer, de søger. 

Fordele
• reducerer behovet for at uddanne andre medarbejdere i miljøforhold, fordi de kan henvise til telefon hotlinen 
• forstærker virksomhedens miljøprofil

Ulemper
• det kræver, at der er folk til at tage telefoner
• det kræver distribution af information om, hvilke spørgsmål man kan få svar på

Kombination med andre midler
Produktfoldere, etiketter, hjemmesider og miljørapporter.

3.3 Intra- og extranet

Den seneste udvikling i den digitale kommunikation er at kombinere Internet med virksomhedens interne net.

Når det drejer sig om intern kommunikation kaldes det populært Intranet. Det giver mange nye muligheder for at kommunikere med medarbejdere uden for virksomheden, fx sælgere eller reparatører på kundebesøg. De kan ved hjælp af en bærbar pc og en mobiltelefon koble sig på virksomhedens computer via Internet og hente detaljerede oplysninger, som fx miljødatablade, materialevalg og -forbrug mv.

Flere virksomheder vælger også at åbne egne informationsbaser for leverandører og faste kunder. Det kaldes Extranet. Det kan fx give en møbelfabrikant mulighed for at se, om et bestemt stykke stof er på lager hos tekstilproducenten. Eller sætte møbelhandleren i stand til at give et præcist svar på leveringstiden for en reol, hvis han kan se ordre-flowet hos sin leverandør. Men Extranettet er også et oplagt sted at placere fælles manualer om fx miljømarkedsføring, fordi du har nemt ved at opdatere informationerne og slipper for omkostninger til fremstilling af supplerende løsblade.

Både Intranet og Extranet er en del af den fremtidige kommunikation internt i virksomheden og med samarbejdspartnere.

Fordele
• informationer bliver hurtigt spredt til de personer, som skal anvende dem
• giver adgang til medarbejdere eller samarbejdspartnere, som befinder sig et andet sted
• det er let at få adgang til den nyeste version af forskellige dokumenter

Ulemper
• er relativt dyrt at opbygge
• kræver, at organisationen er af en vis størrelse, eller har tætte samarbejdspartnere, for at det kan betale sig

Kombination med andre midler
Nyhedsbreve, personaleblade, seminarer og manual til fælles markedsføring.

3.4 Virksomhedens omstilling

Telefonen er et af de vigtigste kommunikationsmidler, når interessenterne søger information om miljøforhold ved virksomhedens produkter eller produktion. Det er nemt at ringe op og stille de spørgsmål, man ønsker svar på. Derfor skal du sikre dig, at de medarbejdere, der har ansvaret for at besvare telefonopkald til virksomheden, kender virksomhedens miljøpolitik og indholdet i de skriftlige kommunikationsmidler om miljø, du har udarbejdet for virksomheden. På den måde sikrer du dig, at det første møde med virksomheden er positivt. Når de mest banale spørgsmål er besvaret, skal opkaldet stilles videre til den rette person i virksomheden. En grundig uddannelse og introduktion til virksomhedens miljøholdninger har en langvarig effekt, der rækker ud over telefonbetjeningen.

Fordele
• den styrker virksomhedens miljøprofil
• den øger miljøpolitikkens troværdighed
• den engagerer medarbejderne

Ulemper
• omstillingen fungerer ikke uden, at du støtter og uddanner receptionisterne 
• den stiller krav til receptionistens viden om jeres miljøarbejde

Kombination med andre midler
Al personlig kommunikation med virksomheden og informationsmateriale, du efterfølgende kan fremsende. 

4. Personlig kommunikation

4.1 Besøg på virksomheden 

Besøg og rundvisninger på virksomheden er en god anledning til at tale med gæsterne om miljø, sundhed og sikkerhed. Under besøget kan du formidle komplekse budskaber om miljøpåvirkningen ved virksomhedens produktion og produkter på en pædagogisk måde, fordi gæsterne kan se og høre de maskiner og processer, som påvirker miljøet. Det giver dig god mulighed for at fortælle om virksomhedens miljøindsats, og hvad gæsterne kan gøre på deres side. Besøg på virksomheden er et bredt middel, som er egnet til at invitere skoleklasser, naboer, foreninger og det øvrige lokalsamfund samt de forretningspartnere, som virksomheden har et tæt samarbejde med. Du bør være opmærksom på, at der er en forskel mellem at invitere én bestemt gruppe og holde åbent hus. Hvis du inviterer en bestemt gruppe, har du mulighed for at målrette dit oplæg. Holder du derimod åbent hus, ved du ikke, hvem der deltager. Fordelen ved et åbent hus arrangement er, at der plejer at komme mange, og at du signalerer, at du ønsker at være i dialog med alle interessenter. 

Fordele
• besøgene skaber personlig kontakt
• rundvisninger er særlig velegnede til at skabe et godt forhold til naboer

Ulemper
• det tager tid at uddanne og forberede rundviserne
• det tager tid at forberede og gennemføre en rundvisning

Kombination med andre midler
De informationer, der kommunikeres under rundvisningen i virksomheden skal også være tilgængelig på skrift. Her kan du bruge nyhedsbreve, profilbrochurer, produktfoldere og miljørapporter.

4.2 Messer

Stande på messer giver dig lejlighed til at præsentere virksomhedens indsats og resultater i miljøarbejdet. Men du skal være forberedt på, at nogle kan ønske overordnede og enkle informationer, mens andre går mere i dybden. De fleste messer er rettet mod en branche. Det betyder, at du får lejlighed til at møde leverandører, konkurrenter og kunder i branchen. Derudover bliver der afholdt messer, hvis tema er miljø. Oftest stiger salget ikke direkte som følge af, at man har en stand på en messe. Derimod er det et godt sted at præsentere virksomheden, følge med i branchens udvikling, få indblik i kundebehov og skabe nye kontakter. På miljømesserne får du desuden lejlighed til at skaffe dig viden om andre branchers erfaringer på miljøområdet. Måske er der noget at lære. I hvert fald deltager mange i messer for ikke at gå glip af nye muligheder eller viden. 

Fordele
• du får personlig kontakt med folk, der er interesserede i virksomhedens miljøforhold
• messer er et godt sted at indhente informationer

Ulemper
• messedeltagelse er en dyr kommunikationsform
• det er svært at måle effekten

Kombination med andre midler
Produktfoldere, nyhedsbreve, direct mail, hjemmesider og profilbrochurer.

4.3 Møder

Møder dækker alle situationer, hvor du har en samtale med en anden person. Det kan være møder med leverandører eller kunder, hvor I diskuterer mulighederne for et samarbejde. Det kan også være møder med tilsynsmyndigheden, hvor I er i dialog om vilkår og mulige indsatsområder. Fælles for alle møder er, at de er handlingsrettede. Det vil sige, at I under mødet søger at blive enige om en mere eller mindre forpligtende aftale. Op til hvert møde bør du overveje, hvilke miljøbudskaber interessenten er interesseret i. Har interessenten i forvejen dyb viden om de pågældende miljøforhold, kan du under mødet formidle komplekse budskaber. Har interessenten derimod ikke viden om miljøforholdene, er du nødt til at kommunikere enkle miljøbudskaber med henblik på at øge vedkommendes interesse for miljø. Er du i tvivl om interessentens viden om og indstilling til miljø, kan du anvende tjekspørgsmål under mødet. Hvis du ikke er til stede under mødet, bør du overveje, hvordan du kan forberede din kollega, som skal til mødet, og hvordan du efter mødet får information om interessentens holdninger og videnniveau på miljøområdet. De tanker, du har gjort dig i forbindelse med planlægning af mødet, kan ofte genbruges.

Fordele
• det er billigt
• der er stor chance for at få en aftale på plads

Ulemper
• du skal bruge ressourcer på at træne og motivere de af dine kollegaer, der deltager i møder om miljøforhold
• det er svært at vurdere, hvilke interessenter, der prioriterer miljøforhold højt

Kombination med andre midler
Produktfoldere, profilbrochurer, personlige breve, miljømærker, miljørapporter, miljøvaredeklarationer og miljøbrugsanvisninger.

4.4 Seminarer

Du kan vælge at invitere dine faste kunder og leverandører til et seminar om miljøforhold. Et seminar veksler mellem oplæg og diskussioner. Du kan benytte seminaret til sammen med deltagerne at blive enige om, hvor der er miljøproblemer og et forbedringspotentiale ved virksomhedens produkter, distribution og produktion. For at et seminar skal blive en succes, kræver det for det første, at deltagerkredsen er relativt begrænset, så den efterfølgende dialog bliver indholdsrig. For det andet kræver det, at oplæggene er interessante for dem, som du inviterer til seminaret. Ellers melder de afbud. Seminaret signalerer, at du er indstillet på at starte og vedligeholde en dialog. Derfor kan et af resultaterne være, at deltagerne senere giver dig nye informationer eller foreslår forskellige former for samarbejde.

Fordele
• seminarer giver en fælles forståelse af miljøproblemer og løsninger
• de inviterede opfatter seminaret som en ekstra service fra virksomhedens side 
• kan resultere i en løbende dialog

Ulemper
• succesen afhænger af evnen til at levere interessante oplæg og skabe gode rammer for uformelle kontakter
• diskussionernes kvalitet afhænger af deltagerne
• deltagerne skal afsætte tid til at deltage

Kombination med andre midler
Foldere, møder, miljørapporter, direct mails og personlige breve.

5. Indsamling af viden om interessenten

5.1 Gruppeinterviews 

Gruppeinterviews foregår typisk ved, at 8-12 personer samles et par timer for at diskutere, hvordan de forholder sig til og handler i forbindelse med et specifikt emne. Gruppeinterviews er mest velegnede over for relativt store interessentgrupper som fx naboer, forbrugere eller miljøorganisationer. Det er vigtigt, at der er en god stemning, ellers går diskussionen enten i stå eller udvikler sig til en konflikt. Begge dele går ud over kvaliteten af de informationer, som indsamles. For at interviewet skal lykkes, kræver det, at personerne har noget tilfælles. Derudover kræver det en erfaren interviewer, som kan skabe en god stemning og samtidig finde balancen mellem at lade diskussionen udvikle sig og holde sig til emnet. 

En variant af gruppeinterviews, som bliver stadigt mere udbredt, er ekspertgruppemødet. Her samles en lille gruppe eksperter for at diskutere et givent emne. Ekspertgruppemødet kan give dig værdifuld viden om baggrunden for og tendenserne på miljøområdet. Men for at kunne samle eksperterne kræver det, at de bliver overbevist om, at de også får værdifuld viden eller gode kontakter ud af mødet. Samtidig med at de ikke behøver at forberede sig i lang tid for at deltage i mødet. 

Fordele
• gruppeinterviews er en billig og hurtig metode til at få viden om interessenten
• informanterne bringer ofte emner på banen, som du ikke har overvejet i forvejen
• der skabes synergi i gruppen, fordi en persons udtalelser får en anden til at reagere. På den måde får du tit flere informationer end ved at interviewe folk hver for sig

Ulemper
• det kræver erfaring at afholde et gruppeinterview, fordi det er let at påvirke informanterne til at svare i den retning, man ønsker
• det kræver træning eller professionel bistand at analysere interviewet

Kombination med andre midler
Gruppeinterviews kan kombineres med spørgeskemaundersøgelser.

5.2 Individuelle interviews

Individuelle interviews varer typisk en halv til en hel time og har karakter af en samtale. Hensigten med interviewet er at få kortlagt, hvordan informanten - som typisk er en væsentlig interessent - forholder sig til et komplekst emne. Der er fokus på, hvilken viden informanten har på området og hvilke værdier, personen tillægger emnet. Det stiller store krav til intervieweren at udføre og analysere et individuelt interview. Derfor er mange af disse interviewere uddannede psykologer eller sociologer.

Nogle gange kan det være svært for informanten at udtale sig om sine værdier på miljøområdet. Det kan være, fordi vedkommende ikke har tænkt over dem før, eller fordi vedkommende giver de politisk korrekte svar i stedet for sine egne holdninger. Det sidste ser man ofte på miljøområdet, hvor et stort flertal af forbrugerne siger, at de prioriterer miljøforhold ved indkøb, mens det er færre, som handler miljøbevidst. For at komme over det problem, kan du som interviewer spørge indirekte til personens værdier. Du kan fx bede personen svare på sin nabos vegne, eller du kan begynde at fortælle en historie, hvor miljø indgår og lade personen fortælle videre på den. 

Miljøforhold er et emne, der egner sig til individuelle interviews, fordi det både er et følelsesladet og komplekst emne. De bedste resultater får du, hvis du briefer en erfaren interviewer om relevante miljøforhold og dernæst lader vedkommende gennemføre interviewet.

Fordele
• giver dybere indsigt end gruppeinterviews
• informanten udtaler sig om fortrolige forhold

Ulemper
• dyr i forhold til antallet af respondenter
• kræver erfaring at udføre og analysere

5.3 Spørgeskemaundersøgelser

En spørgeskemaundersøgelse stiller de samme spørgsmål til en større personkreds. Der er begrænsede svarmuligheder til hvert spørgsmål fx ja/nej. Eller man kan vægte, hvor enig man er i et udsagn på en skala fra et til fem. Spørgeskemaer er velegnede til at teste, om dine forventninger til den pågældende interessentgruppe afspejler virkeligheden. På den måde giver et spørgeskema relativt simple informationer. Spørgsmålene kan stilles over telefonen, ved et personligt interview eller via posten. Kvaliteten af en spørgeskemaundersøgelse afhænger af, hvor relevante spørgsmålene er, og at spørgsmålene ikke manipulerer informanten til at svare i en bestemt retning. 

Det er vigtigt at spørge tilstrækkelig mange personer, så den statistiske usikkerhed bliver så lille som mulig. Derudover bør man lave følsomhedsanalyser over de personer, som har fået mulighed for at svare, men undlader at gøre det. Det varierer betydeligt, hvor lang tid svarene fra en spørgeskemaundersøgelse er gyldige. Jo ældre undersøgelsen er, jo mindre sikker kan du være på dens resultater. Derudover kan resultaterne fra en spørgeskemaundersøgelse hurtigt forældes, hvis der kommer en alvorlig miljøsag eller nye resultater på miljøområdet, som har indflydelse på de stillede spørgsmål.

Fordele
• du får viden om virksomhedens interessenter på specifikke områder
• giver et generelt billede af den pågældende gruppes holdninger

Ulemper
• spørgeskemaundersøgelser skal sendes ud til mange mennesker for at reducere statistisk usikkerhed
• kræver forhåndsviden om interessenterne for at kunne udarbejde et relevant spørgeskema

Kombination med andre midler
Spørgeskemaundersøgelser kan kombineres med gruppeinterviews eller individuelle interviews.

6. 6 andre håndbøger om miljødialog

Katalog over midler til miljødialog er én 
af en serie på syv håndbøger, som støtter små og mellemstore virksomheder i at bruge deres resultater på miljøområdet i 
dialogen med kunder, leverandører, medarbejdere og andre interessenter.

I små og mellemstore virksomheder ender ansvaret for virksomhedens miljøkommunikation som regel hos den 
miljøansvarlige. Medarbejderen har den miljøfaglige viden, men færre færdigheder inden for kommunikation. Især når det handler om at formidle teknisk stof, så lægmænd kan forstå og forholde sig til det. Håndbøgerne er en hjælp til dig, som ud over ansvaret for miljø også har ansvaret for virksomhedens miljøkommunikation. 

Efterskrift
For at sikre, at håndbøgerne om miljødialog opfylder små og mellemstore virksomheders behov og krav til anvendelighed, er der afholdt flere evalueringsmøder, hvor håndbøgernes indhold, form og anvisninger er blevet diskuteret. Vi vil gerne sige tak til følgende brancheorganisationer og virksomheder, som har deltaget i disse workshops:

Der har desuden været tilknyttet en følgegruppe til projektet med nedenstående personer:

• Ulla Ringbæk, Miljøstyrelsen
• Charlotte Thy, Miljøstyrelsen
• Palle M. Sørensen, Erhvervsfremme Styrelsen
• Ninna Johnsen, Grafisk Arbejdsgiverforening
• Helle Fabiansen, Asfaltindustrien 
• Hans Niemann, Valør & Tinge A/S

Håndbogen er støttet af Miljøstyrelsens og Erhvervsfremme Styrelsens støtteordning til fremme af miljøstyring i små og mellemstore virksomheder.

Registreringsblad

Må citeres med kildeangivelse

Denne tryksag er fremstillet på Phønix-Trykkeriet A/S og er mærket med det nordiske miljømærke Svanen. Licensnummer 241 006. Phønix-Trykkeriet A/S er miljøcertificeret efter ISO 14001 og registreret under EMAS, der er den europæiske forordning for miljøstyring og miljørevision.

Miljønyt (Environment News)

Nr. 1: Badevandskort 1990
Nr. 2: Danske vandplanter
Nr. 3: Badevandskort 1991
Nr. 4: Ikke-kemisk ukrudtsbekæmpelse i grønne områder
Nr. 5: Badevandskort 1992
Nr. 6: Håndbog i genanvendelse
Nr. 7: Badevandskort 1993
Nr. 8: Kemiske afrensningsprocesser
Nr. 9: Badevandskort 1994
Nr. 10: Vandløbene
Nr. 11: Danish Watercourses
Nr. 12: Vækstens konsekvenser
Nr. 13: Vandløbene - 2. udgave
Nr. 14: Badevandskort 1995
Nr. 15: Håndbog om miljø og medarbejderinddragelse
Nr. 16: Medarbejderdeltagelse i forebyggende miljøarbejde - en håndbog
Nr. 17: Environmental Administration in Denmark
Nr. 18: Administración Medioambiental en Dinamarca
Nr. 19: Badevandskort 1996
Nr. 20: Miljøindikatorer - en genvej til miljøforbedringer i kommunerne
Nr. 21: Los arroyos - 2a edición
Nr. 22: Markedsorienteret miljøkommunikation
Nr. 23: Badevandskort 1997
Nr. 24: Ørreden som miljøindikator
Nr. 25: Alternative transportløsninger i landdistrikterne. - 2. udg.
Nr. 26: Trafik og miljø i kommuner - ny inspiration
Nr. 27: Badevandskort 1998
Nr. 28: Sørestaurering i Danmark
Nr. 29: Miljøbevidst design af grafiske produkter
Nr. 30: Begrænsning af trafikstøj
Nr. 31: Forsigtighedsprincippet
Nr. 32: CO2-virkemidler på transportområdet - et samarbejdsprojekt med Svendborg kommune
Nr. 33: Ecosystem Vulnerability to Climate Change in Greenland and the Faroe Islands
Nr. 34: Miljøkapacitet som grundlag for byplanlægning - Generel del
Nr. 35: Precautionary Principle
Nr. 36: Badevandskort 1999
Nr. 37: På rette vej
Nr. 38: Borgernes miljørettigheder
Nr. 39: Miljø og arbejdsmiljø
Nr. 40: Dansk miljøeksport af produkter og rådgivningsydelser til vandsektoren
Nr. 41: Danish environmental export of products and consultancy services within the water sector
Nr. 42: Udformning af skriftlig miljøkommunikation
Nr. 43: Tilrettelæggelse af miljødialog
Nr. 44: Miljødialog gennem pressen
Nr. 45: Miljødialog med kollegaer
Nr. 46: Miljødialog med kunder
Nr. 47: Katalog over midler til miljødialog