Målrettede værktøjer - Guide til miljøledelse i grafiske virksomhederMiljøstyring - Branchepakke for grafisk brancheIndholdsfortegnelse1 Projekt "Guide til miljøledelse i grafiske virksomheder" 2 Udvikling af de målrettede
værktøjer 3 Afprøvning af værktøjerne Bilag 1: Guide til udarbejdelse af procedurer om "Afvigelser og ideer til forbedringer"
ForordProjekt "Målrettede værktøjer" er en del af "Miljøstyring - Branchepakke for grafisk branche". Projektet er støttet af Miljøstyrelsen og Erhvervsfremme Styrelsen og har til formål at fremme udbredelsen af miljøledelse i små og mellemstore grafiske virksomheder. I forbindelse med gennemførelse af "Branchepakken" har der været nedsat en følgegruppe bestående af: Miljøstyrelsen, Daglig projektledelse for dette delprojekt er forestået af miljøkonsulent Ninna Johnsen. Projektet er gennemført og arbejdsrapporten udarbejdet af GA's miljøafdeling ved: miljøchef Carsten Bøg, Desuden har 4 grafiske virksomheder deltaget. De øvrige delprojekter i Miljøstyring - Branchepakke for grafisk branche er afrapporteret i følgende rapporter: Miljøprojekt nr. XX: "Kom-i-gang"-værktøj 1. Projekt "Guide til miljøledelse i grafiske virksomheder"Formål Denne rapport redegør for udviklingen af "Guide til miljøledelse i grafiske virksomheder". Formålet med delprojektet Målrettede værktøjer har været at udvikle en række værktøjer til at lette opbygningen og implementering af miljøledelsessystemer i grafiske virksomheder. Forundersøgelsen I 1996 blev der foretaget en forundersøgelse til "Miljøstyring - Branchepakke for grafisk branche", hvor en af konklusionerne var, at færdige manualer til miljøledelse ikke i sig selv vil fremme virksomhedens motivation i processen med at indføre miljøledelse, men at en målrettet "manual" i en vis udstrækning vil kunne afhjælpe en del af det nødvendige bureaukrati i opbygningen af et miljøledelsessystem. Forundersøgelsen afdækkede følgende krav til en sådan "manual" eller værktøjer:
Projektforløb Udvikling af de målrettede værktøjer er foregået i 4 faser: 1. Planlægning Der blev gennemført en detaljeret planlægning af indholdet i værktøjerne. 2. Udvikling Værktøjerne blev udviklet på baggrund af: - GA's erfaringer med miljøledelse - GA's eksisterende miljøledelsesværktøjer - Interview med virksomheder, leverandører og andre relevante aktører - Litteratursøgning og miljøledelseserfaringer fra andre brancher, der eventuelt kunne overføres til den grafiske branche. 3. Afprøvning Værktøjerne er i praksis blevet afprøvet løbende i virksomheder tilknyttet projektet. 4. Tilretning Værktøjerne er løbende blevet tilrettet efter kommentarer fra virksomhederne og efter evaluering i GA's miljøafdeling. 2. Udvikling af de målrettede værktøjer2.1 Baggrund 2.1 BaggrundI den gennemførte forundersøgelse til "Miljøstyring - Branchepakke for grafisk branche" udpegede en række grafiske virksomheder med praktisk erfaring med miljøledelse de områder, hvor der var særlige vanskeligheder.I ndledende miljøgennemgang De fleste af virksomhederne anså den indledende miljøgennemgang for vanskelig, blandt andet fordi de eksisterende generelle manualer blev opfattet som tunge at arbejde med. Det var specielt vanskeligt at afgrænse miljøgennemgangen til de væsentligste miljøpåvirkninger. Til gengæld gav arbejdet med miljøgennemgangen gode erfaringer, når virksomheden selv foretog det praktiske arbejde, og fremover ville virksomhederne selv kunne opdatere miljøgennemgangen, fordi de havde lært metodikken. MiljøledelsessystemetV irksomhederne havde vanskeligt ved at opbygge et miljøledelsessystem alene på baggrund af indholdet i miljøledelsesstandarderne, ligesom det var nyt at arbejde med procedurer og instruktioner. Forundersøgelsen viste yderligere, at en lang række systemelementer kunne gøres branchespecifikke og standardiseres uden, at det ville svække indlæringsprocessen. Arbejdsmiljø Generelt tog virksomhederne arbejdsmiljøet med i deres miljøledelsessystem ved at integrere Arbejdsmiljølovens krav om gennemførelse af en arbejdspladsvurdering. Virksomhederne fandt det ulogisk at skille miljø og arbejdsmiljø, og de mente desuden, at arbejdsmiljøforbedringer er en motivationsfaktor, der medvirker til at opbygge en miljøbevidst virksomhedskultur. Der fandtes dog ingen færdige vejledninger om integrationen af miljø og arbejdsmiljø. Energi De fleste virksomhederne havde energi som en væsentlig miljøparameter, men havde ikke egentlig energiledelse som en integreret del af miljøledelsessystemet, blandt andet fordi der ikke var færdige vejledninger til dette. Disse erfaringer ledte frem til, at de målrettede værktøjer som udgangspunkt skulle bestå af to elementer: 1. Overskuelige metodebeskrivelser, der guider virksomheden gennem de aktiviteter, der skal gennemføres ved opbygning og implementering af et miljøledelsessystem 2. Udkast til beskrivelser for alle væsentlige branchespecifikke og generalisérbare dele af et miljøledelsessystem. 2.2 Præsentation af værktøjerneMed udgangspunkt i GA's erfaringer med miljøledelse og forundersøgelsens resultater blev der udviklet en række værktøjer målrettet til grafiske virksomheder. Værktøjerne kan bruges til opbygning af et miljøledelsessystem efter EMAS-forordningen eller ISO 14001-standarden, eller virksomheden kan "plukke" enkelte værktøjer og opbygge egen miljøledelse efter ambitioner og behov. Et eksempel på et værktøj findes i bilag 1. Alle værktøjer har samme opbygning og består af to dele, en guide og en skabelon. Guiden Guiden beskriver formålet med at arbejde med det pågældende område og indeholder en række spørgsmål til, hvordan virksomhedens miljøledelsessystem skal se ud, hvem der har ansvar for hvad, og hvordan forskellige arbejdsgange skal gennemføres. Guiden findes i papirudgave og kan anvendes som dagsorden, når virksomheden planlægger opbygningen af de enkelte dokumenter. For hvert spørgsmål er der gode råd om de overvejelser, man skal gøre i virksomheden, før man noterer beslutningerne - svarene - i guiden. Guiden er opbygget som en række spørgsmål:
Skabelonen Skabelonen indeholder beskrivelser af arbejdsgange. Her findes også bilag med skemaer til f.eks. registreringer og vurderinger. Skabelonerne findes både i papirudgave og som edb-filer på diskette. De beslutninger, som er truffet ved at svare på spørgsmålene i guiden, skrives ind i edb-filen, hvor dette er markeret med kursiv. Skabelonerne udfyldes og udleveres, efterhånden som de bliver færdige, til de relevante medarbejdere. Når alle dokumenter er vurderet og godkendt, samles de til færdige miljøhåndbøger. 2.3 Præsentation af værktøjsmappeDe udarbejdede værktøjer blev samlet i en "værktøjsmappe" sammen med en introduktion til brug af værktøjsmappen og en introduktion til opbygning af selve miljøhåndbogen. Værktøjerne blev systematiseret i de 5 faser, som opbygning af et miljøledelsessystem generelt inddeles i. I skema 1 ses indhold i og opbygning af værktøjsmappen i den udgave, der blev afprøvet af de 4 projektvirksomheder. Skema 1. Værktøjsmappens indhold og opbygning (1. udgave)
For at tydeliggøre forløbet med opbygning af miljøledelsessystemet blev nedenstående figur indsat i Guiden til alle værktøjer med markering af hvilken fase, værktøjet hørte under 3. Afprøvning af værktøjerne3.1 Udvælgelse af virksomheder 3.1 Udvælgelse af virksomheder4 virksomheder, heraf 3 arkoffset-trykkerier og 1 bogbinderi, deltog konkret i projekt "Målrettede værktøjer". Virksomhederne er udvalgt repræsentativt inden for den grafiske branche, både med hensyn til størrelse og produktion. I løbet af projektperioden skulle virksomhederne opbygge et miljøledelsessystem ved brug af "Guide til miljøledelse i grafiske virksomheder" og derigennem evaluere værktøjerne. Målet var, at virksomhederne enten skulle blive registreret under den europæiske forordning for miljøledelse, EMAS, eller certificeret efter ISO 14001 i projektperioden. 3.2 Organisering af miljøarbejdetHver virksomhed skulle udpege en projektleder og oprette en projektgruppe. Projektlederen var ansvarlig for at opbygge og implementere miljøledelsessystemet i virksomheden, herunder udarbejde miljøhåndbogen. Projektlederen skulle desuden deltage i evaluering af værktøjerne. Desuden skulle der oprettes en projektgruppe (miljøgruppe), som skulle hjælpe projektlederen med at løse konkrete opgaver i virksomheden og medvirke til løsning af diverse problemstillinger. Hver virksomhed fik tilknyttet en af GA's miljøkonsulenter under projektet. Miljøkonsulentens rolle var dels at styre virksomheden mod det opstillede projektmål, dels at virke som sparringspartner. I skema 2 ses en oversigt over de deltagende virksomheder og deres projektorganisationer. 3.3 ProjektforløbInformationsmøde Som start på projektet blev der afholdt et fælles informationsmøde, hvor projektlederne fra de 4 virksomheder blev informeret om projektets formål og indhold, miljøledelse efter EMAS og ISO 14001, miljø og marked, muligheden for at inddrage arbejdspladsvurdering og Svanemærket i projektet, organisering i virksomheden, medarbejderressourcer og økonomiske ressourcer, GA's opgaver og virksomhedens opgaver samt projektplan. Første møde på virksomheden På det første møde med den tilknyttede miljøkonsulent skulle virksomhedens mål med projektet afklares, det vil sige, om virksomheden ønskede at opnå en registrering under EMAS-forordningen eller miljøcertificering efter ISO 14001, og om virksomheden sideløbende ville søge licens til Svanemærket. Desuden blev det afklaret, om virksomhedens arbejdsmiljø-arbejde skulle integreres i miljøledelsessystemet, eventuelt i form af arbejdspladsvurdering, og om virksomheden eventuelt havde et kvalitetsstyringssystem, som miljøledelsessystemet skulle integreres i. Desuden blev projektlederens rolle gennemgået og virksomhedens projektorganisation fastlagt. Projektets fase 1, den indledende miljøgennemgang, blev sat i gang. Indledende miljøgennemgang Virksomheden foretog selv en indsamling af data for de væsentligste råvarer, produkter, ressourcer og affaldsmængder. De 4 virksomheder inddrog deres netværk efter ønske og behov. Således blev kommunerne bedt om at vurdere, om virksomhederne overholdt miljøloven, og blev desuden spurgt til råds om blandt andet håndtering af affald samt udledning af spildevand og udledning til luft. Brandmyndighederne blev bedt om at vurdere, om virksomhedernes brandforhold var i orden, herunder opbevaring af brandfarlige væsker. El-forsyningsselskaberne foretog en energikortlægning og informerede om mulighederne for energieffektiviseringer og tilskud. Et par af virksomhederne inddrog BST (Bedriftsundhedstjenesten) i forbindelse med arbejdspladsvurderingen. Miljøkonsulenten udarbejdede en rapport for den indledende miljøgennemgang på baggrund af dataindsamlingen og bemærkninger fra kommune, brandmyndighed og el-forsyningsselskab. Strategiseminar med ledelsen Der blev afholdt et strategiseminar med ledelsen, hvor der blev udarbejdet en miljøpolitik for virksomheden samt mål og målsætninger. Opbygning og implementering I november 1997 blev der afholdt et kursus, hvor projektlederne fra de 4 virksomheder fik information om miljøledelse og specielt miljøhåndbogen og værktøjernes opbygning. Det var tanken at udlevere værktøjerne, efterhånden som de skulle bruges i projektforløbet, men i stedet blev den samlede værktøjsmappe udleveret for at højne forståelsen af miljøledelsessystemet og projektets omfang. Ét af værktøjerne blev gennemgået på kurset som en opgave mellem virksomhedens projektleder og den tilknyttede miljøkonsulent som eksempel på fremgangsmåden for anvendelsen af værktøjerne. Fra november 1997 og indtil EMAS-registreringen/ISO 14001-certificeringen besøgte miljøkonsulenterne virksomhederne ad hoc. Ved hvert besøg blev et passende antal værktøjer diskuteret igennem ved hjælp af guiderne. På nogle virksomheder var hele projektgruppen samlet til disse møder, mens det på andre kun var projektlederen og miljøkonsulenten, der deltog. Mellem konsulentbesøgene udarbejdede projektlederen de gennemgåede procedurer i miljøhåndbogen, og sideløbende blev systemet implementeret i virksomheden. Intern miljørevision Da håndbogen var færdig, foretog virksomhedens tilknyttede miljøkonsulent en intern miljørevision for at undersøge, om miljøledelsessystemet var implementeret i virksomheden. Registrering/certificering Ét af de certificerende firmaer kontrollerede ved en præaudit, om det opbyggede miljøledelsessystem dækkede virksomhedens miljøforhold, og om virksomhedens håndbog overholdt kravene i ISO-standarden/EMAS-forordningen. Ved den efterfølgende certificering/registrering blev det kontrolleret, om miljøledelsessystemet konkret var implementeret på virksomheden. Projektet i virksomhederne varede fra august 1997 til december 1998. Forløbet var planlagt til at slutte i marts 1998. Forlængelsen skyldtes blandt andet, at implementeringen i virksomhederne tog længere tid end beregnet, og at konflikten på arbejdsmarkedet i maj 1998 betød, at 2 af virksomhederne måtte udskyde certificeringen til efter sommeren 1998. Andre kurser Der var planlagt endnu 2 kurser fælles for de 4 virksomheder under projektforløbet. Emnerne var henholdsvis "Miljørevision" med en gennemgang af teknikker til auditering og forståelse af miljøledelsessystemer samt "Miljøorienteret salg" med håndtering af miljøspørgsmål i salgssituationer og gennemgang af typiske kundekrav til virksomheden. I stedet for at afholde kurserne fælles for virksomhederne blev der informeret om emnerne ude på den enkelte virksomhed, fordi virksomhederne ikke var lige langt i opbygningen af miljøledelsessystemet. 4. EvalueringDen udarbejdede "Guide til miljøledelse i grafiske virksomheder" blev evalueret af de 4 virksomheders projektledere. Der var generelt stor tilfredshed med værktøjsmappen og de enkelte værktøjer. Evalueringens omfang Ved evalueringen af dette projekt blev der fra deltagerne lagt megen vægt på, at udleveringen af Guiden har haft stor betydning for virksomhedernes forståelse af forløbet og de arbejdsopgaver, de skulle gennemføre for at nå deres individuelle mål. Kommentarerne var blandt andet, at man ved hjælp af Guiden kunne præcisere over for de involverede medarbejdere, hvilke opgaver der skulle løses og ikke mindst i hvilken sammenhæng. De i alt 12 virksomheder, der således havde anvendt "Guide til miljøledelse i grafiske virksomheder" i praksis (i projektets regi), kommenterede alle, at Guiden havde en god opbygning og klare formuleringer samt gode, praktiske råd om opbygning af miljøledelsessystemer. De certificerende firmaer bedømte virksomhedernes arbejde med Guiden via deres godkendelse af virksomhedernes miljøledelsessystemer. Værktøjerne blev tilrettet efter virksomhedernes, de certificerende firmaers og GA´s miljøkonsulenters kommentarer. Endelig udgave På baggrund af den interesse, som grafiske virksomheder generelt oplevede for Svanemærket i de to år "Branchepakken" forløb, blev krav til styring i forbindelse med Svanemærket indarbejdet i den endelige udgave af "Guide til miljøledelse i grafiske virksomheder", blandt andet i værktøjerne for indkøb, investeringer, leverandører og salg. Figuren med de 5 faser til beskrivelse af et miljøledelsesforløb, som blev præsenteret i afsnit 2.3, havde ikke den ønskede forklarende effekt og blev derfor fjernet fra guiderne. De 5 faser bruges ofte i "akademiske" beskrivelser af miljøledelse, men når virksomheder arbejder med miljøledelse i praksis, tænker de i to faser: Dét der ligger før miljøhåndbogen, nemlig den indledende miljøgennemgang, og selve miljøhåndbogen. Virksomhederne så det som en stor fordel, at skabelonerne lå som edb-filer på diskette, så projektlederens og projektgruppens tid primært kunne bruges til implementering af miljøledelsessystemet i stedet for til at skrive en miljøhåndbog helt fra bunden og "opfinde den dybe tallerken" på ny. Den endelige udgave af værktøjsmappen har derfor fået følgende opbygning: Skema 3. Indhold i "Guide til miljøledelse" (2. udgave)
|