| Indhold |

Arbejdsrapport fra Miljøstyrelsen 20/2001

Dokumentation af offentlige grønne indkøb

Indholdsfortegnelse

Forord

Denne rapport er en afrapportering af projektet "Dokumentation af offentlige grønne indkøb".

Projektet er finansieret af Miljøstyrelsen og gennemført af KPMG ultimo 1999 til primo 2001. Projektet er en opfølgning på det forprojekt, som Miljøstyrelsen gennemførte i foråret 1999, ligeledes med bistand fra KPMG. Forprojektet - "Dokumentation af offentlige grønne indkøb" - er særskilt afrapporteret til Miljøstyrelsen ved projektrapport af 10. juni 1999.

Hovedformålet med projektet er at udvikle værktøjer, der kan anvendes til dokumentation af grønne indkøb og fremdriften i disse i den offentlige sektor - stat, amt og kommune. Projektet skal endvidere tilvejebringe en status for grønne indkøb i stat, amt og kommune år 2000. Denne status kan senere bruges til vurdering af fremdriften i de grønne indkøb inden for den offentlige sektor.

Som led i projektet er der udviklet og gennemført en spørgeskemaundersøgelse, der kan anvendes som første basisdokumentation for offentlige grønne indkøb samt vise fremdriften i disse. Endvidere er forskellige muligheder for dokumentation via e-handel beskrevet og vurderet.

Rapporten er opbygget således, at der i kapitel 2 gives en sammenfatning af det samlede projektforløb og hovedkonklusionerne fra de enkelte faser. I kapitel 3 beskrives baggrund og formål med projektet samt projektforløbet og faseopdeling.

Kapitel 4 beskriver konklusionerne fra de enkelte faser mere detaljeret, herunder resultat af spørgeskemaundersøgelse.

Kapitel 5 beskriver værktøjer, der kan anvendes til dokumentation af fremdriften i de offentlige grønne indkøb. Herunder gives en vurdering af de 4 forslag til modulsystemer, som blev overvejet ved projektets start som anbefalinger til fremtidige registrerings- og opgørelsesmetoder.

Sammenfatning

Projektets hovedformål er at udvikle enkle og ubureaukratiske værktøjer, der kan anvendes til dokumentation af fremdriften i de offentlige grønne indkøb. Dette formål er en følge af dels, at cirkulæret¹ om miljø- og energhensyn ved statslige indkøb pålægger de statslige institutioner at dokumentere resultaterne af deres miljø- og energibevidste indkøbspolitik, og dels, at der i aftalen² om miljø- og energihensyn i kommuner og amter er anført, at der skal udvikles sådanne dokumentationsværktøjer

Der er indledningsvis gennemført en omfattende telefonsurvey hos amter og kommuner og herved kortlagt en række forhold vedrørende organisering af indkøb, indkøbspolitikker og anvendte IT systemer. Tilsvarende oplysninger om indkøb i staten er indhentet fra andre kilder samt besøg i Banestyrelsen. Endvidere er inddraget viden fra andre projekter som KPMG Consulting sideløbende har løst vedrørende offentlig indkøb. Dette survey bekræftede antagelsen om, at den offentlige sektor er meget forskelligt organiseret med hensyn til indkøb. Denne pointe er en af de centrale udfordringer, der skal håndteres i forbindelse med dokumentation af offentlige grønne indkøb.

Endvidere er datakvalitet og -tilgængelighed hos forskellige aktørgrupper undersøgt, ligesom Danmarks Statistik har opgjort de samlede offentlige indkøb til 140 mia.kr. i 1997.

Der er endvidere udviklet og gennemført en spørgeskemaundersøgelse. Spørgeskemaundersøgelsen skal dels give en status for grønne indkøb og e-handel i den offentlige sektor og dels fungere som test og afprøvning af spørgeskemaet til brug for fremtidig dokumentation af fremdriften i de offentlige grønne indkøb.

Spørgeskemaundersøgelsen er gennemført medio år 2000 og har omfattet samtlige af landets 275 kommuner og 14 amter samt et uddrag af statslige institutioner og virksomheder - i alt 20 departementer og 100 statslige institutioner. Svarprocenten på spørgeskemaundersøgelsen har været tilfredsstillende, idet 93% af amterne, 77% af kommunerne og 82% af de udvalgte statslige institutioner og virksomheder har besvaret skemaet.

1. Spørgeskemaundersøgelsen sigter specielt på at belyse, i hvilket omfang offentlige virksomheder lever op til intentionerne i cirkulæret/aftalen om miljø- og energihensyn ved offentlige indkøb. Ved undersøgelsen er der bl.a. indhentet oplysninger om generelle/organisatoriske tiltag, som offentlige enheder kan gøre brug af for at fremme grønne indkøb, f.eks. om enheden har en nedskreven grøn indkøbspolitik, om den er formidlet til underliggende forvaltninger og institutioner, og om der bliver fulgt op på den. Der er ligeledes indhentet oplysninger om procedurer og adfærd, som udvises i den enkelte indkøbssituation, lige fra intentionerne bag indkøbene til, hvilke værktøjer der anvendes til at indhente viden om grønne varer og tjenesteydelser. De offentlige enheder er også blevet bedt om at give en vurdering af omfanget af deres grønne indkøb samt hvor langt de er med at implementere koordinationsgruppens indsatsområder. Endvidere er der forespurgt om e-handel, bl.a. om hvor langt man er med e-handel og om planer og intentioner for e-handel i fremtiden.

Resultaterne af spørgeskemaundersøgelsen er afrapporteret i særskilt rapport: "Dokumentation af offentlige grønne indkøb, sammenfatning og analyse af spørgeskemaundersøgelse", marts 2001.

På baggrund af erfaringerne med den første spørgeskemaundersøgelse vurderer KPMG, at en periodisk tilbagevendende spørgeskemaundersøgelse vil være en brugbar løsning til indhentning af basisdokumentation om offentlige grønne indkøb samt vurdering af fremdriften og udviklingen i offentlige grønne indkøb. Der er på baggrund af input fra styregruppen fremlagt forslag til mindre tilpasninger i den allerede gennemførte spørgeskemaundersøgelses design. Tilpasningerne er gennemført for at optimere fremtidige undersøgelser og sikre en fortsat høj besvarelsesprocent og ensartet pålidelig information i besvarelserne.

Måling af fremdriften ved hjælp af et spørgeskemabaseret værktøj vil være baseret på kvalitative indikatorer frem for økonomiske opgørelser.

Som led i projektet er der endvidere beskrevet fem modulsystemer for indkøb via e-handel samt vurderet anvendeligheden af fire af disse moduler i forhold til fastlagte kriterier. De beskrevne moduler omfatter indkøb via elektroniske butikker, elektronisk indkøbssystem, elektroniske markedspladser samt elektroniske auktioner. Anvendeligheden af hver af de 4 første er vurderet i forbindelse med dokumentation af offentlige grønne indkøb, ligesom der er foretaget en tværgående sammenligning.

Resultatet af vores vurdering af de eksisterende e-handelsformer er, at elektroniske indkøbssystemer er den eneste e-handelsmulighed, som samlet vurderes som velegnet til at understøtte dokumentation af grønne indkøb. Det forventes, at alle fire typer for e-handel vil fortsætte parallelt i de kommende år, ligesom nye samhandelsformer kan komme til.

Hvis det offentlige skal påvirke de fire e-handelsformer så de i så høj grad som muligt understøtter grønne indkøb, anbefales det, at der opstilles nogle krav, som hver enkelt løsning skal overholde. Forslag til sådanne krav er nærmere omtalt i rapporten, ligesom der er foretaget en vurdering af to nye e-indkøbssystemer (KMD WebIndkøb og Rak@t fra Roskilde Amt).

Yderligere 2 andre registrerings- og opgørelsesmetoder (opgørelse via registrering af indkøb på henholdsvis konto/fakturaniveau og varenummerniveau) er endvidere undersøgt som led i projektet. Ingen af disse metoder kan dog anbefales, idet det ikke er muligt på en enkel og ubureaukratisk måde at dokumentere omfanget af grønne indkøb i de systemer, som stat, amter og kommune bruger i dag, hverken på enkeltvare- eller varegruppeniveau.

Summary

The main objective of the project is to develop simple and non-bureaucratic tools to be used for the documentation of the development of public green procurement. This objective is stated in the circular³ agreement⁴ on environmental protection and energy conservation relating to public green procurement.

At the outset, a comprehensive survey, by way of telephone interviews, was carried out in counties and municipalities. In this way, it has been possible to map a number of issues concerning organisation of procurement, procurement policies and applied IT systems. Corresponding information on public procurement has been acquired from other sources as well as visits to The Danish National Railway Agency. In addition, knowledge has been gathered from other projects on public procurement completed by KPMG Consulting. This survey confirmed the assumption that the public sector is very differently organised in terms of procurement. This fact is one of the central challenges to be dealt with when documenting public green procurement.

Also, the quality and availability of data of various players have been examined, and Danmarks Statistik (Central Bureau of Statistics) calculated the total public procurement at DKK 140 billion in 1997.

A survey by means of questionnaires has also been developed and carried through. The survey is to give an account of public green procurement and e-business in the public sector. At the same time, the survey allows us to test the questionnaire as a tool for future documentation of the development of public green procurement.

The survey was carried out mid 2000 and comprised 275 municipalities, 14 counties, 20 departments and 100 government institutions. The response rate is satisfactory, 93% of the counties, 77% of the municipalities and 82% of the government institutions having replied.

In particular, the survey aims at illustrating to what extent public enterprises live up to the intentions stated in the circular⁵/agreement⁶ on environmental protection and energy conservation relating to public green procurement. The survey includes questions concerning the general/organisational measures available for public entities in their efforts to ensure green procurement, including whether the entity has a procurement policy, whether it has been communicated to underlying departments and institutions, and whether steps have been taken to follow up on the policy. The survey also includes questions concerning the pattern of behaviour seen in the individual procurement situation, including the intensions underlying the procurement as well as the tools applied to obtain green knowledge of goods and services. The public entities have also been asked to evaluate the extent of green procurement and the status of implementing the target areas of the coordination group. Finally, the survey contains questions concerning e-business, including information about the current status, future plans and intensions.

The results of the survey have been stated in a separate report: "Dokumentation af offentlige grønne indkøb, sammenfatning og analyse af spørgeskemaundersøgelse"(Documentation of public green procurement; summary and analysis of questionnaire survey), March 2001.

Based on the experiences from the first survey, KPMG assesses that a periodically recurring questionnaire survey is a useful solution for the collection of basic documentation on public green procurement and evaluation of the development of public green procurement. On the basis of input from the steering group, proposals have been made for minor adjustments to the design of the survey already completed. The adjustments are to optimise future surveys and ensure a continued high response rate and consistent, reliable information in the responses.

Evaluation of the development by means of a questionnaire will be based on qualitative indicators as opposed to economic calculations.

As part of the project, five module systems have been described for procurement via e-business and the usefulness of four of the modules has been assessed in relation to stipulated criteria. The described modules comprise procurement via electronic shops, electronic procurement systems, electronic market places and electronic auctions. The usefulness of all but the last one has been evaluated in relation to the documentation of public green procurement and a cross-comparison has been made.

The result of our evaluation of the existing ways of doing e-business is that electronic procurement systems are the only e-businesses possibilities which, together, are considered suitable to support the documentation of green procurement. All four ways of doing e-business are expected to continue in the coming years just as new ways of doing business may turn up.

If the public sector wishes to influence the four ways of doing e-business for them to support green procurement in as far as possible, we recommend that requirements be made for each solution to be complied with. Suggestions for such requirements have been further mentioned in the report and also, two new e-procurement systems have been evaluated (KMD WebIndkøb and Rak@t from Roskilde County).

Another two registration and calculation methods (calculation via registration of procurement at account/invoice and item number level, respectively) have been examined as part of the project. None of these methods are recommended, however, as it is not possible, in a simple and non-bureaucratic way, to document the scope of green procurement in the systems currently used by government, counties and municipalities neither for single items nor commodities.

1. Indledning

1.1 Baggrunden for projektet

Der er stigende fokus på den miljøbelastning, der stammer fra produktion, brug og bortskaffelse af produkter. Da den offentlige sektor er storforbruger af produkter og tjenesteydelser, er det naturligt, at det offentlige går foran og viser et godt eksempel ved at efterspørge renere produkter. Dette vil dels betyde en mindre miljøbelastning fra den offentlige sektor, dels føre til, at markedet for renere produkter stimuleres.

Offentlig grøn indkøbspolitik indgår derfor som en integreret del af den produktorienterede miljøstrategi. I 1994 opstillede regeringen en handlingsplan for området og siden 1992 har der i Miljøbeskyttelsesloven været krav om, at offentlige myndigheder skal virke for lovens formål ved anlæg og drift af offentlige virksomheder samt ved indkøb og forbrug.

Dette blev i februar 1995 fulgt op af et cirkulære om miljø- og energihensyn ved statslige indkøb, hvori det mere detaljeret er fastlagt, at alle statslige institutioner skal inddrage miljø- og energihensyn ved indkøb på lige fod med andre hensyn, f.eks. pris, kvalitet m.m. Endvidere fastlægges, at statsinstitutioner skal formulere en miljøbevidst indkøbspolitik, udarbejde handlingsplan for gennemførelsen heraf samt løbende dokumentere de opnåede resultater. Siden har det vist sig, at dokumentationskravet har været en uoverkommelig opgave.

Der findes ikke tilsvarende regler for amter og kommuner. Miljø- og Energiministeriet, Amtsrådsforeningen, Kommunernes Landsforening samt Københavns Kommune og Frederiksberg Kommune har imidlertid november 1998 indgået aftale om, at hele den offentlige sektor bør inddrage miljøforhold ved indkøb og forbrug.

Parterne er enige om, at indførelsen af miljø- og energibevidste indkøb i hele den kommunale sektor bør ske ved aftale. Kommunernes Landsforening, Amtsrådsforeningen, Københavns Kommune og Frederiksberg Kommune er enige om at arbejde for, at alle kommuner og amter gennemfører en miljø- og energibevidst indkøbspolitik. Udgangspunktet skal tages i de intentioner, der ligger i cirkulæret for de statslige institutioner og i de rammer, som aftalen afstikker for den videre indsats. De enkelte kommuner og amter fastsætter mål, vælger indsatsområder samt udarbejder planer for, hvordan målene nås.

For at understøtte og fremme gennemførelsen af en miljøbevist indkøbspolitik i hele den offentlige sektor er der nedsat en koordinationsgruppe med repræsentanter for Kommunernes Landsforening, Amtsrådsforeningen, Københavns Kommune, Frederiksberg Kommune og Miljø- og Energiministeriet.

Nærværende projekt er iværksat af Miljøstyrelsen i samarbejde med Koordinationsgruppen for offentlige grønne indkøb.

1.2 Formål med projektet

Formålet med projektet er at udvikle forslag til et værktøj/system, der kan dokumentere offentlige grønne indkøb og fremdriften i disse i stat, amt og kommune.

Dokumentationssystemet skal være enkelt, brugervenligt og fleksibelt både over for fremtidige ændringer i opgørelsesmetoder, og over for forskelle i udvikling og organisering af de offentlige indkøb. Systemet skal være opbygget i moduler, så det med tiden kan udbygges, hvad angår indberetningsmetoder, indikatorer og indberettende instanser.

Projektet skal endvidere tilvejebringe en status for grønne indkøb i stat, amt og kommune år 2000. Projektet omhandler således også udvikling, test og gennemførelse af en spørgeskemaundersøgelse, der dels skal anvendes som første basisdokumentation/status for offentlige grønne indkøb i år 2000 og dels skal være referenceramme for vurdering af fremdriften i offentlige grønne indkøb ved en gentagelse af undersøgelsen.

1.3 Projektforløb

Projektet er opbygget i 4 faser, med følgende indhold:

Fase 1: Udbygning af videngrundlaget, herunder kortlægning af procedurer for indkøb i den offentlige sektor, aktørgrupper samt anvendte økonomisystemer. Desuden er datakvalitet og -tilgængelighed hos de forskellige aktører vurderet, ligesom der i fase 1 er udarbejdet en opgørelse for det samlede årlige indkøb i den offentlige sektor.

Fase 2: Udvikling af spørgeskema, der kan anvendes til en periodisk tilbagevendende spørgeskemaundersøgelse, som dokumenterer fremdriften i det offentlige grønne indkøb.

Fase 3: Afprøve, evaluere og tilpasse spørgeskemaundersøgelsen, så den kan udgøre en fast del af dokumentationsmodellen for offentlige grønne indkøb. Herunder tilvejebringelse af den første basisdokumentation for offentlige grønne indkøb.

Fase 4: Udvikling af et modulopbygget system til dokumentation af offentlige grønne indkøb. På baggrund af de tidligere faser i projektet er der udviklet moduler til registrering af offentlige grønne indkøb, og disse moduler er vurderet i forhold til deres anvendelighed, fleksibilitet og robusthed. I fase 4 indgår også en beskrivelse og vurdering af de e-handelsmuligheder, som kan benyttes til registrering af indkøb af miljørigtige varer.

2. Hovedkonklusioner af projektforløb

2.1 Udbygning af videngrundlaget - fase 1

Udbygning af videngrundlaget har taget afsæt i de erfaringer, der blev indhentet i forprojektet.

2.1.1 Telefonsurvey

En central del af fase 1 var at kortlægge en række forhold vedrørende indkøb i det offentlige. Det blev gennemført ved en omfattende telefonsurvey hos alle amter og kommuner, baseret på et standardspørgeskema. Spørgsmålene var centreret omkring organisering af indkøb, indkøbspolitikker samt valg af IT-systemer.

Telefonsurveyet viste, at kommunerne er meget forskelligt organiseret med hensyn til indkøb. De store kommuner er generelt mere centralt organiseret end de små. Størstedelen af kommunerne har decentralt koordineret indkøb, det vil sige, at der fra centralt hold indgås indkøbsaftaler, som kommunens institutioner kan anvende, men kun i ca. en fjerdedel af kommunerne er institutionerne forpligtet til at benytte centralt forhandlede aftaler. Ca. en fjerdedel af kommunerne har en central indkøbschef, og i de små kommuner er det mindre end 20 procent, der har en fuldtidsmedarbejder med ansvar for indkøb. Amterne er på flere områder organiseret som de store kommuner og dermed mere centralt orienteret i deres indkøbsorganisering.

Langt hovedparten af kommunerne registrerer deres indkøb på artskonto i finansbogholderiet med beløbsangivelse og ca. 10 procent af kommunerne (lidt højere for amterne) har et indkøbssystem, hvor der både registreres på varenummer, -mængde og -beløb. Dette medfører, at det for hovedparten af indkøbene i amter og kommuner ikke registreres, hvilke konkrete varer, der bliver købt ind, og at det derfor er vanskeligt at dokumentere andelen af grønne indkøb.

Samlet set medfører disse forhold, at der er store forskelle i den information om grønne indkøb, de forskellige amter og kommuner er i besiddelse af, både hvad angår omfanget af information, men også kvaliteten af den information, der kan tilvejebringes.

Langt hovedparten af kommunerne og amterne benytter Kommunedatas system, men der er en del, der har oplyst, at de er på vej over i andre systemer. Staten bruger hovedsagligt SCR, men er ved at konvertere til Navision Stat.

2.1.2 Definition af den offentlige sektor

Den offentlige sektor er i projektet defineret analogt til definitioner i nationalregnskabet og Danmarks Statistik, således at grønne indkøb som andel af det samlede indkøb fremover kan estimeres på en ensartet og konsistent måde udfra Danmarks Statistiks oplysninger.

Grundlæggende består den offentlige sektor af offentlig forvaltning og service samt den offentlige del af selskabssektoren. Disse enheder er igen underopdelt i 9 undersektorer. Offentlig forvaltning og service består af de institutioner, der har som hovedformål at fremstille ydelser på ikke–markedsmæssige vilkår ("gratisydelser") og som hovedsageligt finansieres via opkrævning af skatter og afgifter. Den offentlige del af selskabssektoren består af de institutioner og virksomheder, der fremstiller varer og tjenester på markedsmæssige vilkår og som ejes og/eller kontrolleres af det offentlige. Ejerskab foreligger, når det offentlige ejer mere end 50% af aktiekapitalen i virksomheden.

Det er aftalt med koordinationsgruppen og Danmarks Statistik, at "den offentlige sektor" afgrænses til integrerede offentlige institutioner, sociale kasser og fonde samt offentlige, selskabslignende virksomheder. Afgrænsningen er nærmere beskrevet i bilag 3, hvortil der henvises.

2.1.3 Referenceværdi for offentlige grønne indkøb

KPMG kontraherede med Danmarks Statistik for at få udviklet en robust og fremtidssikret opgørelse over de samlede offentlige indkøb, der kunne bruges som referenceværdi i forhold til grønne indkøb. Der viste sig store problemer med dels at få afgrænset den offentlige sektor i forhold til sådan en værdi, dels at få præciseret de offentlige standardkonti, så opgørelsen vil være brugbar som referenceværdi. Danmarks Statistik har i samarbejde med KPMG udarbejdet et notat, der er vedlagt som bilag 3. Notatet opgør de samlede offentlige indkøb til 140 mia.kr. i 1997. Ved opgørelsen af referenceværdien er der taget udgangspunkt i Danmarks Statistiks opdeling af den offentlige sektor i nationalregnskabet, som omtalt under afsnit 4.1.2.

2.1.4 Datatilgængelighed og -kvalitet hos offentlige indkøbere

I projektet er set på datatilgængeligheden og -kvalitet for Amter, Kommuner, Statens og Kommunernes Indkøbs Service (SKI) og IT-leverandører (KMD og Navision Stat) og kun i mindre grad på leverandører af varer og tjenesteydelser. Der kan ikke siges noget generelt om staten, da den er meget forskelligt organiseret.

Oplysningerne er tilvejebragt gennem interview, telefonsurvey, virksomhedsbesøg samt kontakt til ressourcepersoner på området.

Hovedparten af alle indkøb i amter og kommuner registreres i beløb på finanskonto frem for på varenummer. Det gør det vanskeligt at dokumentere andelen af grønne indkøb på specifikt vareniveau. Det er dog muligt at trække oplysninger om, hvor meget der er købt fra de forskellige leverandører, således at andelen af varekøbet fra forskellige leverandører, hvortil der er stillet grønne krav, kan angives. Der henvises i øvrigt til afsnit 4.1.1 - Telefonsurvey.

SKI (Statens og Kommunernes Indkøbs Service) har i dag en e-handelsløsning, som på vareniveau kan dokumentere andelen af grønne indkøb. Primo år 2001 var det dog kun en meget lille del af SKI’s varer, der var miljøvurderet i deres e-handelsmodul. Endvidere er det ligeledes en meget lille del af SKI's omsætning, der gik via e-handelsløsninger (under 0,5%).

SKI's varekatalog vil indgå som en del af Finansministeriets fælles e-handelsportal.

Datatilgængeligheden hos leverandørerne er under kraftig ændring som følge af de muligheder, som e-handel og elektroniske indkøbskataloger giver. Ændringerne går meget stærkt, og der er stor forskel på, hvor langt forskellige leverandører er nået. Generelt må det antages, at mange leverandører vil være i stand til at levere information om solgte varer.

E-handel må forventes radikalt at ændre den måde, som mange af de daglige indkøb foretages på. Det vil via e-handel blive langt lettere at informere om, hvilke varer der er indgået rammeaftaler for, om varen er registreret som grøn, priser, leveringsbetingelser osv.

2.1.5 Nedre grænse for indkøbsenheder

KPMG har ligeledes i fase 1 vurderet, om der kunne identificeres en nedre grænse for indkøbsenheder, der bør dokumentere grønne indkøb. Grænsen afhænger af, hvor indsatsen med at hente data ikke står mål med resultatet samt konsekvenserne for kvaliteten af den samlede dokumentation, hvis disse udelades.

En nedre grænse for indkøbsenheder afhænger af den metode, der anvendes til at opsamle dokumentation om grønne indkøb. Med de forslag, der lægges frem i denne rapport, vurderer KPMG, at det ikke er meningsfyldt at opdele ud fra størrelsen af indkøbsenhederne. Store såvel som små enheder kan principielt set have lige let/svært ved at dokumentere deres grønne indkøb i forhold til spørgeskema og e-handel. Der er således ingen gevinst ved evt. at udelade enheder under en vis størrelse.

2.2 Udarbejdelse af spørgeskema - fase 2

I forlængelse af den gennemførte survey er der udarbejdet et spørgeskema og hertil hørende vejledning med definition af offentlige grønne indkøb, se bilag 1 og 2.

Ved udarbejdelsen af spørgeskemaet er der taget udgangspunkt i de krav til offentlige grønne indkøb, som fremgår af cirkulære/aftalen om miljø- og energihensyn ved offentlige indkøb samt indhentede erfaringer fra telefonsurvey. Endvidere er det tilstræbt, at spørgeskemaet er overskueligt, let at udfylde (maks. 2 timer inkl. indhentning af oplysning), ubureaukratisk (uden meget administrativt arbejde samt omfattende kontrolsystemer) og at respondenterne skal have en rimelig chance for at kunne besvare spørgsmålene. Spørgeskemaet skal kunne bruges på tværs af de offentlige organisatoriske enheder, dvs. uanset om man er en offentlig virksomhed, en kommune, et amt eller et departement. Spørgeskemaet skal samtidig være forberedt til senere udbygning, hvis der kommer nye indikatorer eller der viser sig behov for efterfølgende justeringer.

Udfra definitionen "grønt indkøb" i vejledningen kan en indkøbt vare være karakteriseret som et "grønt indkøb" uden at den indkøbte vare er "mærket grøn" (miljø-, energi- eller Ø-mærke eller lign.) eller at leverandøren/producenten er miljøcertificeret (ISO 14001, EMAS certificeret eller på anden måde). Det er således indkøbshandlingen/-adfærden hos indkøberen, der tæller og ikke resultatet (køb af grønne varer/ydelser). Derfor skelnes der også mellem "grønne indkøb" og "grønne varer".

Det er i dag ikke muligt at opgøre, hvor stor er del af de offentlige indkøb, der rent faktisk resulterer i køb af "grønne varer" eller leveres af miljøcertificerede leverandører/virksomheder, idet det med de tilgængelige registreringssystemer ikke er muligt at trække oplysninger ud om omfanget af køb af "grønne varer/ydelser" i det offentlige. Muligheden herfor forventes indført i forbindelse med udbygning af e-handel.

Udarbejdelsen af spørgeskemaet er sket i samarbejde med styregruppen samt et nedsat brugerpanel af institutioner fra de respektive dele af den offentlige sektor. Brugerpanelet har undervejs kommenteret både spørgeskema samt tilhørende vejledning, definition af grønne indkøb og definition af e-handel med henblik på at afprøve forståeligheden og anvendeligheden af spørgeskema og vejledning.

Megafon, som er et professionelt research- og analyseinstitut, har kommenteret spørgeskemaet samt kvalitetssikret spørgsmålene.

2.3 Spørgeskemaundersøgelsen - fase 3

Spørgeskemaundersøgelsen er gennemført i samarbejde med Koordinationsgruppen for offentlige grønne indkøb.

Kommunernes Landsforening, Amtsrådsforeningen og Miljø- og Energiministeriet udfærdigede forsidebreve på eget brevpapir og spørgeskema og tilhørende vejledning blev sendt ud til samtlige af landets 275 kommuner og 14 amter samt et uddrag af statsinstitutioner og -virksomheder - i alt 20 departementer og 100 statslige institutioner.

En uge efter at svarfristen var overskredet, blev der sendt rykkerskrivelse ud til de enheder, der ikke havde besvaret spørgeskemaet, og ca. tre uger efter blev der lukket for flere besvarelser.

Svarprocenten på spørgeskemaundersøgelsen vurderes som værende tilfredsstillende, idet 93% af amterne, 77% af kommunerne og 82% inden for staten har besvaret og returneret spørgeskemaet.

Resultaterne af spørgeskemaundersøgelsen er kommenteret og analyseret af KPMG og afrapporteret i særskilt delrapport til Miljøstyrelsen: "Sammenfatning og analyse af spørgeskemaundersøgelse, februar 2001". I denne delrapport er undersøgelsen og besvarelserne af de enkelte spørgsmål kommenteret nærmere, ligesom der er redegjort for usikkerhedsmomenter ved undersøgelsen. For uddybende oplysninger henvises til denne delrapport.

2.3.1 Hovedkonklusioner af spørgeskemaundersøgelsen

Godt halvdelen af kommunerne har svaret, at de er i gang med at udarbejde en nedskreven grøn indkøbspolitik eller allerede har en. Det samme gør sig gældende for to ud af tre statslige enheder og elleve ud af tretten amter. Dem, der har en grøn indkøbspolitik, har for en stor dels vedkommende informeret om den til underliggende forvaltninger og institutioner eller er i gang. Lidt over halvdelen af de forespurgte er i gang med eller har fulgt op på, om de underliggende forvaltninger og institutioner efterlever den grønne indkøbspolitik. I de forespurgte offentlige enheder er der færre, der er i gang med at få udarbejdet handlingsplaner, og antallet af handlingsplaner er færre end antallet af indkøbspolitikker (hvorfor der her ligger en opgave, da handlingsplaner normalt angiver, hvordan politikken skal udmøntes i praksis). Mellem 30% og 50% af dem, der har en grøn indkøbspolitik/handlingsplan, har svaret, at de er i gang med eller har truffet beslutning om en revision af handlingsplanen/den grønne indkøbspolitik.

En væsentlig del af indkøbene, der foretages i det offentlige, foretages uden forudgående udbud. De foretages på ad hoc-basis af forskellige medarbejdere ofte uden faglig indkøbskompetence. Det er derfor væsentligt med klare retningslinjer for sådanne typer af indkøb. Det er forholdsvis få af de adspurgte enheder, som har retningslinjer for grønne indkøb, der ikke er foretaget på indkøbsaftale. At udpege en ansvarlig eller koordinator for grønne indkøb er en måde at få sat fokus på området samtidig med, at der løbende kan arbejdes med udbredelsen af grønne indkøb. Omtrent halvdelen af amterne og statsenhederne har svaret, at de har udpeget en ansvarlig/koordinator for grøn indkøbspolitik, mens dette er tilfældet i ca. en tredjedel af kommunerne.

Samlet set svarer hovedparten (omtrent to tredjedele) af de offentlige enheder, at de vægter miljø på lige fod med kvalitet, pris og service. Denne holdning skulle gerne udmønte sig i, at der så også bliver stillet konkrete krav til miljøet ved indkøb af varer og tjenesteydelser. Hertil svarer størstedelen, at de ofte, næsten altid eller altid stiller grønne krav ved indkøb af varer. Når man ser på tjenesteydelser, har størstedelen svaret, at de en gang imellem, ofte eller næsten altid stiller grønne krav ved indkøb. Der bliver altså, ifølge undersøgelsen, stillet lidt færre grønne krav ved indkøb af tjenesteydelser end ved indkøb af varer.

Undersøgelsen peger endvidere på, at når de offentlige enheder skal indhente viden om miljøforhold vedrørende varer, er de anerkendte miljø- og energimærker det mest benyttede, og derefter kommer leverandørens oplysninger. Langt færre benytter egne miljøfolk (staten har for en stor dels vedkommende ikke nogle). Miljøstyrelsens vejledninger/udmeldinger bliver for over halvdelens vedkommende brugt en gang imellem eller ofte. Godt halvdelen af amter og kommuner samarbejder en gang imellem eller ofte med andre offentlige enheder om at indhente miljøviden.

I spørgeskemaet er de offentlige enheder blevet bedt om at vurdere omfanget af deres grønne indkøb på basis af definitionen i vejledningen til spørgeskemaet. Denne vurdering giver en indikation af, hvad niveauet er, men er altså ikke et præcist mål for dette offentlige grønne indkøb, da denne viden oftest ikke er til stede på forhånd i de offentlige enheder og ikke ville kunne fremskaffes indenfor rammerne af denne spørgeskemaundersøgelse. En stor del (15-25%) har svaret ved ikke på dette spørgsmål, hvilket er med til at illustrere denne pointe. Det overordnede billede er, at størstedelen af besvarelserne ligger i intervallet 0-40% grønne indkøb, bortset fra staten, hvor der er lidt flere besvarelser over 40% end under 40%.

Parterne bag aftalen anbefaler 6 indsatsområder for grønne indkøb, der skal prioriteres højt fremover. De 6 anbefalede indsatsområder, der er udmeldt til kommuner, amter og statslige institutioner marts 2000, omfatter: Rengøringsmidler, rengøringsservice, møbler, pc-udstyr, vaskemidler og vaskeservice. Indtrykket fra undersøgelsen er, at hovedparten af disse indsatsområder allerede er eller er ved at blive implementeret som indsatsområder for offentlige grønne indkøb.

2.3.1.5 E-handel

Langt størstedelen af de offentlige enheder har endnu ikke implementeret e-handel. Mellem 60-80% svarede, at de ikke budgetterede med e-handel i næste års budget og kun 20-30% har svaret, at de har udarbejdet en strategi/handlingsplan for e-handel. Imidlertid går udviklingen så hurtigt på dette område, at dette billede kan ændre sig hurtigt.

3. Modulsystem til opgørelse af grønne indkøb

Som led i udvikling af et modulopbygget system til opgørelse af grønne indkøb har KPMG vurderet følgende 4 forslag til moduler:

1. Opgørelse af indsatsen for grønne indkøb ved en årlig tilbagevendende spørgeskemaundersøgelse, som foretaget i fase 3
2. Opgørelse af grønne indkøb på konto/fakturaniveau
3. Opgørelse af grønne indkøb på varenummerniveau
4. Opgørelse af grønne indkøb via e-handel.

Vurdering og muligheder for anvendelsen af hvert af disse 4 moduler er gennemgået nærmere i de efterfølgende afsnit 5.1 til 5.3.

Ved udvælgelsen af egnede opgørelsessystemer er der lagt vægt på, at systemet er enkelt, fleksibelt og anvendeligt med et minimum af ressourcer hos de rapporterende enheder. Samtidig skal systemet være fremtidssikret og give muligheder for justeringer som følge af bl.a. organisations- og IT-mæssige ændringer i den offentlige sektor. Dette giver i sig selv nogle væsentlige begrænsninger i løsningen af opgaven.

KPMG har i forbindelse med projektet udviklet og testet en spørgeskemaundersøgelse vedrørende grønne indkøb i stat, amt og kommune som omtalt i afsnit 4. KPMG vurderer, at en periodisk tilbagevendende spørgeskemaundersøgelse vil være en brugbar løsning til indhentning af basisdokumentation om offentlige grønne indkøb. Spørgeskemaer kan anvendes til via kvalitative indikatorer at måle status og fremdrift i grønne indkøb, men giver ikke mulighed for en beløbsmæssig opgørelse af grønne indkøb. Spørgeskemaundersøgelsen som modul til dokumentation af grønne indkøb beskrives mere detaljeret i kapitel 3.1

KPMG har undersøgt, om e-handel i nær fremtid vil udgøre en brugbar løsning i forbindelse med elektronisk registrering af offentlige grønne indkøb. Der eksisterer allerede flere forskellige løsninger på markedet for e-handel, og udviklingen går meget stærkt. KPMG har i kapitel 5.3 beskrevet de forskellige e-handelsmuligheder samt vurderet deres anvendelighed i relation til dokumentation af offentlige grønne indkøb udfra fastlagte kriterier.

På sigt, når e-handelsregistreringssystemer er almindeligt udbredte, anbefales det, at spørgeskemaet udbygges med spørgsmål om, hvor stor en del af de foretagne indkøb via e-handel, der kan karakteriseres som grønne.

3.1 Spørgeskema som modul

KPMG har som tidligere beskrevet udviklet og testet en spørgeskemaundersøgelse til brug for dokumentation af offentlige grønne indkøb.

Spørgeskemaundersøgelsen har vist sig anvendelig til at indhente basisdokumentation om grønne indkøb i det offentlige. Ved den allerede gennemførte spørgeskemaundersøgelse foreligger en status for stat, amters og kommunes indsats med hensyn til grønne indkøb, og undersøgelsen vil ved gentagelser kunne belyse fremdriften og udviklingen i indsatsen.

Spørgeskemaundersøgelsen sigter specielt på at belyse, i hvilket omfang offentlige virksomheder lever op til intentionerne i cirkulæret/aftalen om grønne indkøb, som er nærmere omtalt i afsnit 3.1. Via spørgeskemaet er det muligt at få nogle kvantitative svar på omfanget af nedskrevne indkøbspolitikker, hvordan miljøviden indhentes, antallet af udarbejdede handlingsplaner, implementering af Koordinationsgruppens anbefalede indsatsområder m.v.

I spørgeskemaet bliver de offentlige enheder bedt om at vurdere omfanget af deres grønne indkøb. Denne vurdering giver en indikation af, hvad niveauet er, men der kan på baggrund af undersøgelsen ikke drages præcise konklusioner om omfanget af grønne indkøb, idet denne viden p.t. oftest ikke er til stede i de offentlige enheder. Cirkulæret/aftalen indebærer, at miljø skal inddrages på lige fod med service, pris og kvalitet. Via spørgeskemaet kan det afdækkes, om dette krav rent faktisk opfyldes ved offentlige indkøb.

Derudover kan spørgeskemaet følge med i udviklingen i e-handel, som vurderes på et tidspunkt at være en brugbar løsning til mere præcis registrering af grønne indkøb og opgørelse af omfanget af grønne indkøb. Når e-handel er blevet mere udbredt, vil det således være muligt at udbygge spørgeskemaet med supplerende spørgsmål på dette område, der vil kunne give mere præcise oplysninger om beløbsmæssig omfang af grønne indkøb.

Sammenfattende er det således KPMG's vurdering, at spørgeskema med visse justeringer, som er omtalt nærmere i det følgende afsnit, er tilstrækkeligt robust og dækkende til at kunne anvendes i fremtidige undersøgelser. Med det relativt lille tidsforbrug som kræves for at udfylde spørgeskemaet og den efterfølgende mulighed for en systematisk bearbejdning af data, opfylder det projektets målsætning om i fremtiden på enkel og ubureaukratisk måde at kunne dokumentere fremdriften og udviklingen i de offentlige grønne indkøb.

3.1.1 Spørgeskemaets fremtidige design

På baggrund af de erfaringer KPMG har fået ved at gennemføre den første spørgeskemaundersøgelse samt resultaterne heraf skal vi anbefale, at spørgeskemaundersøgelsen fremover anvendes til dokumentation af fremdriften og udviklingen i de offentlige grønne indkøb.

KPMG anbefaler, at spørgeskemaundersøgelsen foretages periodisk med samme interval, f.eks. hvert år. Dette vil vænne de offentlige enheder til en tilbagevendende rapportering og motivere til en systematisk opsamling af information, når enhederne på forhånd ved, hvornår og hvad de skal rapportere.

Endvidere bør overvejes, om staten er tilstrækkelig repræsenteret i undersøgelsen. Det kan give en skævhed i undersøgelsen, at samtlige amter og kommuner deltager, mens kun en mindre del af de statslige virksomheder og institutioner deltager. Ved en tilbagevendende rapportering anbefales det derfor at øge andelen af statslige enheder - enten via direkte inddragelse eller ved at overlade dokumentationskravet til de enkelte departementer (analogt til amter og kommuner).

To af de registreringssystemer, der har været på tale i forbindelse med grønne indkøb, er registrering af vareindkøb enten på konto-/fakturaniveau eller på varenummerniveau. Disse to registreringssystemer er vurderet med hensyn til, hvorvidt de er brugbare som dokumentation for opgørelse af grønne indkøb.

KPMG har via telefoninterviews samt besøg hos Kommunedata og på udvalgte institutioner kortlagt de væsentligste økonomisystemer som Stat, amter og kommuner anvender. En meget stor del af Kommunerne anvender KMD-Ø fra Kommunedata, mens Staten hovedsagelig benytter SCR (Statens Centrale Regnskabssystem), men er ved at konvertere til Navision Stat. Amterne anvender både KMD-Ø og andre systemer. I de enkelte institutioner anvendes en række forskellige systemer.

Det er således med baggrund i denne fordeling af økonomisystemer, at løsningsmodulerne 2 og 3 bliver beskrevet. Som det også fremgår af beskrivelserne, har udbredelsen og systemets struktur stor indflydelse på, om modulerne kan anvendes til dokumentation eller ej.

3.2.1 Modul 2: Registrering på konto/fakturaniveau

Det er således ikke på en enkel måde muligt at angive, hvor meget der er brugt på hvid A4 kopipapir, maling eller toiletartikler. Hvis en institution ønsker at vide den eksakte indkøbte mængde af disse tre varer, skal der først printes en liste over posteringer på den pågældende konto, og derefter skal de enkelte fakturaer findes frem i bogholderiet, fakturaerne gennemgås for, om de indeholder køb af hvid A4 kopipapir, maling eller toiletartikler. Til sidst skal tallene på de fakturaer, som indeholder køb af de tre pågældende varer, tælles sammen.

En yderligere komplikation opstår i, at registreringerne ikke altid er korrekte, dvs. at en faktura er registreret under det forkerte kontonummer. Det medfører for eksempel, at varen maling ved en fejltagelse bliver konteret under kontorinventar, fordi malingen anvendes til maling af et kontor, hvilket medfører, at denne faktura ikke kommer med ved sammentællingen. Heraf følger, at resultatet bliver forkert, og denne form for fejlregistreringer forekommer desværre ret ofte.

I de fleste økonomisystemer, f.eks. i KMD-Ø, er der mulighed for at angive en "dimension", når en faktura bogføres på en konto. En "dimension" bruges, hvis en institution ønsker at kende udgifterne til et bestemt projekt, i en bestemt afdeling m.v. Alle fakturaer kan så, når de bogføres, påføres en ekstra "dimension".

Eksempel: Hvis en kommune kører et EU støttet projekt om integration af flygtninge (EU-integration) kan alle fakturaer, som modtages og som vedrører dette projekt, påføres den ekstra dimension "EU-integration". Når projektet så er afsluttet, kan kommunen udskrive en rapport, som viser alle de fakturaer, som er modtaget og mærket "EU-integration".

I stedet for at bruge "dimensionen" til et projekt, kunne "dimensionen" også bruges til at mærke en faktura som "grøn", og kommunen kunne så udskrive en rapport, som viser, hvor stor en del af det samlede indkøb, der er mærket "grøn" ud af det samlede indkøb.

Hvis medarbejderne i en økonomifunktion skal kunne bestemme, om en vare er "grøn", er det nødvendigt, at der forefindes lettilgængelige systemer/opslagsværker, hvorfra der kan hentes oplysninger om, hvorvidt varen er grøn. Det skyldes, at det i det daglige arbejde på en enkel måde skal være muligt at bestemme varens miljørigtighed. Disse systemer findes ikke i dag.

Alternativt skal medarbejderne foretage en subjektiv vurdering af hver enkelt vare. Det medfører et endnu større ressourceforbrug ved registreringen af fakturaer.

Som det ses af det første krav, vil en registrering af, om en vare er grøn eller ej, medføre et yderligere ressourceforbrug. Det skyldes, at medarbejderen skal undersøge og/eller vurdere varens miljørigtighed. Endvidere kræver selve registreringen også et yderligere forbrug af ressourcer, da der for hver varelinje skal ske en registrering af varens miljørigtighed.

Mængden af fakturaer kan variere meget, men fra KPMG's viden fra andre projekter kan der hurtigt blive tale om et ret omfattende arbejde. Som eksempel kan nævnes, at Servicedivisionen, som er en del af Banestyrelsen, modtager omkring 90.000 fakturaer om året. En institution som Århus Tekniske Skole modtager omkring 20.000 fakturaer om året.

3.2.1.3 Samlet vurdering af øget tidsforbrug for Stat, amter og kommuner

Iflg. en rapport⁷ udarbejdet af Finansministeriet håndterer kommunerne alene 30 mio. fakturaer årligt. Anvendes f.eks. et ekstra tidsforbrug på et œ minut til registrering af grønne indkøb på hver af kommunernes 30 mio. fakturaer, vil dette medføre et ekstra tidsforbrug på godt 150 årsværk.

Gennem en sammenkobling mellem kommunernes 30 mio. fakturaer og kommunernes indkøb af varer og tjenesteydelser⁸, kan det ved en lineær ekstrapolering bestemmes, at der inden for Staten, amterne og kommunerne samlet set er en fakturamængde på ca. 125 mio. fakturaer. Anvendes det totale antal fakturaer, der håndteres inden for Stat, amter og kommuner (ca. 125 mio. fakturaer) vil en registrering af, om varen er grøn eller ej, samlet set medføre et ekstra tidsforbrug på godt 640 årsværk, hvis det igen antages, at det ekstra tidsforbrug er et halv minut. Der skal således ansættes 640 medarbejdere yderligere blot for at kunne registrere, om varen er grøn eller ikke.

Og selv om det teknisk er muligt at registrere, om et indkøb er miljørigtigt eller ej, bliver resultatet af registreringen, at man kan se det samlede "grønne" indkøb, men ikke, hvad der er "grønt" indkøbt af hvid A4 papir, maling m.v. Det vil derfor kun være muligt at finde ud af, hvor meget der er indkøbt af hvid A4 kopipapir, maling eller toiletartikler ved at udskrive lister, gennemgå fakturaer og sammentælle beløbene. For at medarbejderne kan foretage en opgørelse over, hvor stor en mængde af indkøbet af enkelte varegrupper, der kan karakteriseres som værende "grønt", vil det derfor være nødvendigt at gennemgå samtlige fakturaer, der er angivet på den aktuelle konto. Dette bevirker et yderligere forbrug af ressourcer til at beregne de indkøbte mængder af grønne varer inden for den enkelte varegruppe.

Alternativt kan der via samtlige leverandører rekvireres udskrifter over, hvad der er købt. Da der f.eks. inden for en kommune kan være flere tusinde leverandører, og der hos de enkelte leverandører er indkøbt på forskellige kundenumre (et eller flere kundenumre pr. institution), er denne opgave yderst ressourcekrævende.

KPMG anser derfor, at kravet til miljøviden om de enkelte produkter og det store antal fakturaer og leverandører bevirker, at det ikke er muligt at overholde dette projekts målsætning om en enkelt og ubureaukratisk dokumentation ved at opgøre grønt indkøb på konto-/fakturaniveau.

KPMG anbefaler derfor, at modul 2 ikke benyttes til dokumentation.

3.2.2 Modul 3: Registrering på varenummerniveau

For at kunne opgøre grønne indkøb på varenummerniveau kræves, at Stat, amter og kommuner råder over indkøbssystemer. Gennem kortlægningen af IT-systemer er det konstateret, at Stat, amter og kommuner kun i et meget begrænset omfang råder over indkøbssystemer (der registrerer på varenummer). Derfor kan "grønt" indkøb ikke generelt opgøres på varenummerniveau. Dog vil mange af de indkøbsstatistikmæssige fordele, der er i indkøbssystemer, kunne opnås i en e-handels-løsning.

I et indkøbssystem oprettes alle varer, som indkøbes, med varenummer. Når en vare bestilles, oprettes en indkøbsordre, og der angives, hvor meget der skal leveres af hvert varenummer.

Eksempel: Hvis de tre varer hvid A4 kopipapir, maling og toiletpapir skulle indkøbes via et indkøbssystem, vil alle tre blive oprettet med et varenummer:

I et indkøbssystem er det ligeledes nemt at udskrive en rapport, som præcist angiver, hvor meget der er indkøbt af f.eks. V00001, A4 hvid kopipapir 80 g eller V00003 toiletpapir dobbeltlagt soft.

Det vil i opstarten være tidskrævende at oprette alle de varer, som indkøbes og angive stamdata for alle disse. Men data skal kun oprettes én gang.

Eksempel: Banestyrelsen har f.eks. 15.000 oprettede varenumre og udfra hver af disse skal angives, om varen er "grøn" eller ikke. Det kræver, at indkøberen via relevante kilder kan hente oplysninger, om varen er "grøn". Sådanne systemer findes kun for et fåtal af varer, nemlig varer, der er miljømærket og dermed viser, at de er "grønne".

Registreringen af den enkelte vare og om den er "grøn" eller ikke, vil være meget ressourcekrævende, men det skal erindres, at der kun vil være tale om at registrere varen en enkelt gang, hvorefter der vil være tale om at vedligeholde data. I løsningsmodul 2 var der tale om at registrere, om den enkelte vare var "grøn" på hver eneste faktura. Det vil derfor være mindre tidskrævende at dokumentere grønne indkøb i et indkøbssystem end på konto-/fakturaniveau.

Men da kortlægningen i dette projekt har vist, at indkøbssystemer kun bruges i meget begrænset omfang i Stat, amter og kommuner, kan modul 3 ikke benyttes.

3.2.3 Konklusion

Indkøb af grønne varer via elektronisk handel er et område, som p.t. er under opstart og som endnu ikke er implementeret hos langt hovedparten af de offentlige enheder. Udviklingen på området går imidlertid stærkt, og dette billede forventes i de følgende år ændret væsentligt.

I dette afsnit beskrives kendte modulsystemer for indkøb via elektronisk handel. Herunder skal man være opmærksom på, at begrebet "grønt indkøb" i e-handels-sammenhæng er snævrere end begrebet "grønt indkøb" ved spørgeskemaundersøgelsen, hvor et indkøb også betegnes som grønt, hvis der ved indkøbet har indgået en vurdering af varens miljøbelastning på lige fod med pris, kvalitet m.v. Grønt indkøb via e-handel kan defineres som "indkøb af grønne varer" og omfatter således alene varer, der er "mærket grønt", mens grønne indkøb i spørgeskemaundersøgelsen både omfatter indkøb af grønne varer og varer, som i indkøbssituationen er miljøvurderet.

3.3.1 Indkøb via elektronisk handel⁹

Indkøbsfunktionen er inden for de seneste år blevet introduceret for en del nye begreber, der alle relaterer sig til brug af Internettet i indkøbsprocessen, her benævnt e-handel. Hvor indkøberen typisk før har benyttet sig af e-mail, telefon eller telefax når ordrerne skulle effektueres, er der nu udviklet en lang række værktøjer, der understøtter et indkøb, der foregår elektronisk. Indkøbet foretages ved, at den ønskede vare/tjenesteydelse lokaliseres på Internettet via en web-browser, der efterfølgende også benyttes til at effektuere bestillingen.

Internettet indeholder et væld af informationer, og for at få den optimale udnyttelse af disse, har det været nødvendigt at udvikle nogle applikationer, der skaber overblik og strukturerer indkøbsprocessen. Dette har ført til udvikling af en række elektroniske indkøbssystemer, der er tilgængelige for institutionerne via en web-browser. Tilsvarende er udviklingen af elektroniske markedspladser påbegyndt. Markedspladser, der opkobler leverandører og indkøbere og lover at kunne optimere e-handel mellem disse parter.

3.3.1.1 Vurderingskriterier

For at vurdere de forskellige e-handelsmuligheder i relation til dokumentation af offentlige grønne indkøb har vi valgt at angive en vurdering på en række punkter for hver e-handelsmulighed. Vurderingen er foretaget udfra tre klasser.

De parametre, som er vurderet, er

1. Administration

Her lægges vægt på, at løsningen kan administreres med et rimeligt ressourceforbrug. Det, der har særlig interesse, er vedligeholdelse og opdatering af data. Det vil sige vedligeholdelse af varekataloger, leverandøroversigter, brugerlicenser m.v. I vurderingen lægges særligt vægt på, om løsningen giver nogle tidsbesparelser og effektiviseringer i forbindelse med indkøb og dokumentationen af, hvor stor en del af de indkøbte varer, der er grønne.

Administration anses som relevant i vurdering af, om løsningen lever op til kravet om at være enkel og ubureaukratisk.

2. Hvem foretager klassificeringen

Afhængig af om det er leverandøren eller en uvildig part, der har foretaget en miljøvurdering af en vare, må det forventes, at der kan være forskelle i bedømmelsen. Med mindre en leverandør benytter sig at et anerkendt miljømærke, vil det således være tvivlsomt, hvad miljøbetegnelsen omfatter. Det kan på den baggrund være både problematisk og ressourcekrævende for indkøberen at bedømme, om en ønsket vare er i overensstemmelse med den miljøpolitik, institutionen har.

KPMG vurderer, at det ville være hensigtsmæssigt, at det offentlige opstillede fælles operative forudsætninger for, hvornår en vare kunne klassificeres som "grøn". Indtil disse objektive vurderingskriterier er på plads, vil det være relevant at kunne se, hvem der har foretaget vurderingen.

3. Understøtter et rationelt indkøb

Hvorvidt løsningen understøtter rationelt indkøb evalueres for at vurdere, om andre argumenter end det at købe miljørigtigt kan bidrage positivt til et større miljøhensyn i indkøbet. Hvis løsningen understøtter traditionelt indkøb, og kan give en effektivisering på det traditionelle indkøb, kan det forventes, at løsningen bliver implementeret for at sikre et rationelt indkøb i stat, amter og kommuner.

Ved vurderingen lægges vægt på, om løsningen letter arbejdsbelastningen i de enkelte indkøbsafdelinger.

4. Understøtter et miljørigtigt indkøb

E-handelsløsninger varierer i deres anvendelighed for at understøtte miljørigtige indkøb og dokumentationen af disse. I relation til dette kriterium vurderes, om løsningen gør det nemmere og mere effektivt at sikre, at der bliver købt "grønt" ind. Her lægges særligt vægt på, om løsningen på en ubureaukratisk og overskuelig måde gør det let for brugeren at købe miljørigtigt ind.

Denne overskuelighed kunne ske ved en klar miljømærkning, f.eks. ved at varen var mærket med et grønt flag. Endvidere ved at kunne tilføje et filter, således at det kun var blandt de grønne varer, der kunne købes ind.

5. Integration til økonomistyringssystem

For at sikre en enkel og ubureaukratisk dokumentation af grønne indkøb er det relevant at vurdere, om løsningen kan integreres i stat, amter og kommuners økonomisystem. Økonomisystemet er traditionelt set det sted, hvor finansielle og nonfinansielle transaktioner er registreret, idet økonomisystemet danner grundlag for den nødvendige styringsmæssige og lovbefalede rapportering. Hvis oplysninger om grønne indkøb registreres i den enkelte enheds økonomisystem, vil det efterfølgende være muligt at bearbejde og rapportere disse data på linje med den øvrige rapportering.

6. Samlet vurdering

Samlet gives en vurdering af, om systemet understøtter en enkel og ubureaukratisk dokumentation af grønne indkøb. Vurderingen er således en samlet vurdering af, hvor velegnet løsningen er.

3.3.2 Indkøb ved benyttelse af forskellige e-handelsformer

3.3.2.1 E-butikker

En elektronisk butik (e-butik) er karakteriseret ved, at det trykte katalog er erstattet af et elektronisk katalog, der er online. Dette sikrer, at der er 24 timers tilgængelighed til opdateret information fra leverandøren.

E-butikker fungerer ved, at indkøberen via leverandørens hjemmeside finder den ønskede vare og derefter "lægger" denne i sin elektroniske indkøbskurv. Indkøbet via hjemmesiden erstatter den traditionelle afsendelse via fax eller en telefonisk ordreafgivelse, og indkøbskurven repræsenterer indkøberens indkøbsrekvisition. Leverandøren ekspederer ordren på basis af indkøbsrekvisitionen.

De administrative fordelene ved at handle via en e-butik er bl.a., at varekataloget altid er opdateret, at den aktuelle varestatus i mange tilfælde kan kontrolleres, at forretningen er åben 24 timer i døgnet, færre fejl, hurtigere sagsbehandling hos leverandøren og dermed kortere leveringstid etc. For leverandøren er fordelene, at kunderne direkte indtaster ordrerne, således at indtastningsarbejdet falder bort.

Ulemperne for kunden er, at eventuelle indtastningsfejl er kundens risiko, samt at e-butikken ikke er integreret med kundens øvrige systemer. Det giver dobbelt arbejde ved, at kunden skal oprette ordren både i leverandørens system og i sit eget. Rent administrativt er der både fordele og ulemper, hvorfor løsningen må karakteriseres som neutral.

Nedenstående figur illustrerer, hvor varekatalogerne typisk er beliggende, og dermed hvilken part, der er ansvarlig for disses opbygning:

Varekataloget administreres af leverandøren, der selv bestemmer, hvilke data der skal være tilgængelige for potentielle kunder. Det er således leverandøren, der klassificerer miljørigtigheden af de varer, der sælges via en e-butik. Har leverandøren ikke angivet, hvorvidt en given vare er "grøn", vil det ikke være muligt for indkøberen at vide dette, medmindre indkøberen undersøger det via telefon eller e-mail. Løsningen må derfor karakteres som neutral med hensyn til at understøtte miljørigtig indkøb.

E-butikkers udbredelse på Internettet er stor, og der er mange muligheder for at vælge indkøbssted. At købe ind via en elektronisk butik giver kun få fordele i forhold til indkøb foretaget via en telefon, idet den interne indkøbsproces ikke optimeres synderligt.

Ønsker man yderligere at skelne mellem indkøb af varer med et anerkendt miljømærke og indkøb, der angives miljørigtige uden anerkendt mærke, skal disse to hver for sig kunne entydigt identificeres.

E-butikker giver mulighed for relativt hurtigt at skaffe sig overblik over priser og udbud af en vare. Men da løsninger ikke umiddelbart kan integreres med enhedens øvrige systemer, vurderes løsningen som neutral med hensyn til at understøtte et rationelt indkøb.

Samlet vurderes e-butikker som ikke velegnet til at dokumentere grønne indkøb.

Se her!

Der findes i dag flere udbydere af elektroniske indkøbssystemer (e-indkøbssystemer). Et e-indkøbssystem implementeres typisk som et intranet-system. Det vil sige et internt lukket system, der ikke nødvendigvis er tilsluttet Internettet, men hvor indkøbet overfor brugeren foregår meget lig det, der ses på Internettet.

Indkøb foretages vha. søgning i et elektronisk katalog, hvor den ønskede vare udvælges ved hjælp at et "museklik". Brugeren (rekvirenten) udfylder en rekvisition på sin skærm, og denne sendes automatisk til nærmeste overordnede for godkendelse. Efter godkendelse registreres ordren i systemet, der herefter elektronisk ekspederer ordren til leverandøren. Det vil løbende være muligt at se en status på igangværende indkøb. Ved modtagelse af varerne registreres varemodtagelsen i systemet, og såfremt indkøbssystemet er integreret med institutionens økonomisystem, er der mulighed for, at betaling og kontering kan ske automatisk. E-indkøb er velegnet til at integrere til et økonomisystem.

E-indkøbssystemets leverandør- og varestamdata oprettes og vedligeholdes af leverandørerne via en separat sikret adgang, men det er den indkøbende organisation (eller sammenslutning af institutioner), der bestemmer og godkender, hvilke leverandører/varer, der skal være tilgængelige via kataloget, samt hvilke oplysninger der lægges ind. Det vil således være muligt at fremme brugen af "grønne" leverandører/varer, såfremt dette er i overensstemmelse med institutionens indkøbsstrategi. Et e-indkøbssystem er således velegnet (4) til at understøtte miljørigtigt indkøb. Da det er institutionen, der godkender oplysningerne, foretages klassificeringen af, hvor vidt en vare er grøn, af institutionen.

Nedenstående figur illustrerer, hvor varekatalogerne typisk er beliggende, og dermed hvilken part, der er ansvarlig for disses opbygning: Det katalog, som indkøberen ser, er godkendt af institutionen, og det er derfor institutionen, der har ansvaret. De oplysninger, som bliver ført over i indkøberens katalog er et udtræk af udvalgte varer fra leverandørens varekatalog. Derfor er vist, at de begge har et katalog. Indkøberens katalog består af udtræk fra flere leverandørers varekataloger.

Da det er op til den enkelte institution at vurdere, hvorvidt leverandørerne eller de tilbudte varer er "grønne", må kriterier for miljørigtighed fastlægges. Herudover skal der afsættes ressourcer til godkendelse af de vareoplysninger, som leverandøren fremsender, før de tilføjes til indkøbssystemet.

Ud over de "stordriftsfordele", et indkøb via en e-indkøbsløsning giver, vil der også være mulighed for væsentlige administrative besparelser, idet rekvirenten får mulighed for at foretage indkøbet direkte og ikke blot skal afgive ordren internt i organisationen, inden leverandøren kontaktes. Beslutningskompetencen sikres i henhold til de retningslinjer, indkøbssystemet er udbygget med, hvilket betyder, at institutionen kan opretholde en decentral disponeringskompetence samtidig med, at en central styring understøttes. Den centrale styring opnås ved, at aftaler med leverandører indgås af én funktion, der derved får mulighed for at understøtte prisforhandlinger med en større volumen.

For at fremme brugen af et e-indkøbssystem er det vigtigt at sikre, at alle nødvendige varer er tilgængelige via systemet (dette gælder uanset om varen er miljørigtig eller ej), idet man herved får det fulde udbytte af indkøbsløsningen. Løsningen er velegnet til at understøtte et rationelt indkøb.

Administrativt vurderes løsningen som neutral. Det vil koste en del ressourcer at opbygge kataloget. Disse ressourcer kan samles i en central enhed, som således belastes administrativt. Når systemet og kataloget er etableret, skal der afsættes nogle ressourcer til opfølgning på systemet, men vedligeholdelsen af kataloget overlades til leverandørerne. Omvendt vil brugerne af systemer få en administrativ lettelse, da priser og leverandører er valgt, og indkøbsarbejdet er reduceret til en disponering efter indgåede aftaler.

Såfremt alle indkøb foregår ved brug af e-indkøbssystemet, vil det være muligt at dokumentere andelen af grønne indkøb ved udtræk fra dette system. For at kunne trække de relevante informationer ud, er det dog nødvendigt at benytte entydige felter til miljørigtighedsangivelse som sorteringsgrundlag.

Samlet vurderes et e-indkøbssystem som velegnet til at dokumentere grønne indkøb.

Se her!

Indenfor det seneste år er der dukket flere såkaldte elektroniske markedspladser op, og endnu flere er annonceret på vej.

En markedsplads har til formål at matche sælgere med købere, inden en handel foregår, og samtidig give såvel sælgerne og køberne de fordele, elektronisk handel kan give. Markedspladsen skal sørge for integration til alle købere og alle sælgere og tilbyder ofte flere forskellige samhandelstyper.

En markedsplads drives typisk af enten en sammenslutning af købere, en sammenslutning af leverandører eller af en uafhængig part og får som oftest dækket sine omkostninger ved afgifter på de transaktioner, der afvikles via markedspladsen. Det er derfor i markedspladsens interesse at tilfredsstille behovet for så mange indkøbere som muligt. Dette gør dem påvirkelige overfor institutionernes krav om eksempelvis grønne indkøb.

Nedenstående figur illustrerer, hvor varekatalogerne typisk er beliggende, og dermed hvilken part, der er ansvarlig for disses opbygning:

Ved benyttelse af en markedsplads foregår kommunikationen og transaktionerne via et mellemled, og kataloget vil typisk ligge på markedspladsen. Det er administratoren af markedspladsen, der opretter og vedligeholder informationer om leverandørerne, og således også dem, der indgår aftalerne med leverandørerne. Det er derfor dem, der skal stille krav om miljøklassificering af varerne. Der vil typisk være krav om, at leverandørerne selv sørger for at gøre sine data tilgængelige for markedspladsen og for efterfølgende at ajourføre dem.

Der er derfor behov for, at administratoren af markedspladsen fastlægger sin politik i relation til miljørigtighed. Beslutter administratoren fra centralt hold at understøtte miljørigtige indkøb vil markedspladsen bistå med en mere grøn indkøbsmulighed. Men da markedspladser ofte har et meget bredt varesortiment (for at tilgodese alle brugernes krav) sikres det grønne indkøb ikke i samme grad som ved de mindre omfangsrige indkøbssystemer. Med mindre leverandørerne benytter sig af anerkendte miljømærker, er det administratoren, der vurderer miljørigtigheden af varen, hvilket vil kræve en del ressourcer.

Gevinsten for køberen ved brug af en markedsplads i forhold til en e-butik kan være ensartet brugerflade, hvilket letter implementering af elektronisk indkøb hos institutionerne. Ud over dette vil institutioner, der formelt slår sig sammen om indkøb via en markedsplads, have større mulighed for at påvirke leverandøren til såvel lavere priser som eksempelvis øget miljøbevidsthed.

Markedspladsfunktionen er ofte svær at integrere i institutionernes økonomisystem , men da alle transaktioner registreres elektronisk og går via en fælles administration, vil det være muligt at samle historik op om effektuerede indkøb. Opsamlingen skal ske via entydige felter, der gemmes. Der skal derfor ske en angivelse af miljørigtighed, for at "grønne" indkøb kan registreres og dokumenteres.

Et eksempel på noget man kunne karakterisere som en e-markedspladsløsning er den, der er etableret i SKI regi. SKI's hjemmeside indeholder desuden mulighed for at vælge en "grøn" indkøbsmulighed. Varer under denne kategori er karakteriseret ved, at de er fundet miljørigtige. Det skal endvidere nævnes, at Forskningsministeriet er i gang med et EU-udbud, der skal sætte gang i etableringen af en offentlig indkøbsportal.

E-markedspladser vurderes her næsten på linje med e-butikker. Men på grund af den standardiserede brugergrænseflade kan e-markedspladser karakteriseres som mere fordelagtige (1) end e-butikker på det administrative plan.

Samlet vurderes e-markedspladser som neutral med hensyn til dokumentation af grønne indkøb.

Se her!

Online auktioner på Internettet har udviklet sig hastigt, og der er en række auktionstyper, der vinder frem i disse år. Auktioner kan enten ses som enkeltstående services eller som et element på en elektronisk markedsplads.

Den mest markante forskel ses imellem leverandørstyrede og indkøbsstyrede auktioner (omvendte auktioner). Leverandørstyrede auktioner tager udgangspunkt i en vare/tjenesteydelse, som en leverandør ønsker at afhænde og derved udbyder til salg. Det er i den forbindelse op til den enkelte leverandør at klassificere varens miljørigtighed.

Indkøbsstyrede auktioner opstår på baggrund af et behov, der udbydes, og som relevante leverandører herefter har mulighed for at byde på. Ved indkøbsstyrede auktioner er det den indkøbende institution, der har mulighed for at specificere den ønskede vare/tjenesteydelse og således også dennes miljørigtighed.

Brugen af auktioner er ikke umiddelbart velegnet til at sikre, at institutionerne køber miljørigtigt ind, og de eksisterende koncepter er udarbejdet ud fra et ønske om at optimere pris-, mængde- og leveringsforhold. Det er desuden i dag uklart, i hvor høj grad danske offentlige institutioner kan benytte sig af auktioner uden at overtræde EU-udbudsreglerne, men umiddelbart vil det ikke være noget problem, så længe indkøbene ligger under tærskelværdien for EU-udbud.

Auktioner giver institutionerne muligheden for at købe billigt ind, men auktioner er ikke velegnet til indkøb af varer, hvor leveringssikkerheden er vigtig. Endvidere er tidsforbruget for indkøberen så højt, at e-auktioner ikke er velegnet for køb med høj indkøbsfrekvens. Auktioner er således bedst velegnet til store ad hoc indkøb. Ved åbne auktioner kan auktionen være med til at sikre prisgennemsigtighed, også for kunder som ikke selv byder på auktionen.

Dokumentationsmæssigt har indkøb via auktioner de samme svagheder som e-butikker, idet auktionerne afvikles på et netværk, der ikke umiddelbart har forbindelse til institutionernes økonomisystem. Det vil derfor være nødvendigt at markere, hvilke indkøb der er miljørigtige, og efterfølgende overføre registreringerne i økonomisystemet (se modul B og C).

Samlet må e-auktioner vurderes som ikke velegnet til at dokumentere grønne indkøb.

Se her!

3.3.2.5 Konklusion

Se her!

Alle fire typer for e-handel vil sikkert fortsætte parallelt i de kommende år, ligesom nye samhandelsformer kan komme til. Hvis det offentlige skal påvirke de fire e-handelsformer, så de i så høj grad som muligt understøtter grønne indkøb, kan der opstilles nogle krav, som hver enkelt løsning skal overholde.

3.3.2.6 Eksempel på to indkøbssystemer

Som det fremgår af ovenstående tabel, er e-indkøbssystemer den eneste e-handelsmulighed, der samlet vurderes som velegnet til at understøtte dokumentation af grønne indkøb. To af de e-indkøbssystemer, som umiddelbart er tættest på at være klar til implementering, er KMD WebIndkøb og Rak@t fra Roskilde Amt. Neden for er begge systemer kort beskrevet.

KMD WebIndkøb

WebIndkøb er KMD's løsning på et e-indkøbssystem. I en pressemeddelelse af 18. december 2000 meddeler KMD, at systemet vil være funktionsdygtigt om 3 til 4 måneder, og at KMD sammen med KL vil finde 8-10 indsatskommuner, som starter et praktisk projekt om at indføre e-handel.

Via telefonsurveyet i fase 1 er det i projektet kortlagt, at langt den største del af kommunerne har økonomisystemer fra KMD samt at nogle af amterne og deres institutioner ligeledes har KMD-økonomisystemer. Det er derfor interessant at vurdere, om den prototype, som foreligger her primo januar 2001, opfylder de 5 krav som ovenfor er opstillet.

E-indkøbssystemet er opbygget af tre dele:

1. Internet varekatalog. Via indkøbskataloget er der en snitflade ud til udvalgte leverandørers hjemmesider. Snitfladen bevirker, at det kun er muligt for kommunens indkøbere at se udvalgte dele af leverandørens varekatalog. Det er muligt at få overført de registreringer, som leverandøren har, dvs. at hvis leverandøren har mærket varen som grøn, vil denne markering blive ført med over i KMD's system, når varen købes.
2. VLPKat. Er adgang til SKI's varekatalog. Her kan en snitflade ligeledes afgrænse antallet af varer, som en kommunal indkøber har adgang til. Alle de oplysninger, som SKI har angivet, kan føres med over i KMD's system.
3. KMD Webshop. Er en foruddefineret netbutik. Her kan kommunen selv lægge lokale aftaler ind. Foruddefineret vil sige, at der som standard er defineret nogle felter, som skal udfyldes. Dvs. oplysninger om varenummer, pris, stk./kg./m, varetekst osv. Det er her ikke muligt at angive i et felt, om varen er grøn eller ikke.

Via telefoninterview med KMD¹⁰ er systemet vurderet i henhold til de 5 krav.

Systemet er ikke udviklet med henblik på at efterleve de 5 krav, som skal opfyldes for at kunne dokumentere grønne indkøb. Samlet set må den prototype af KMD WebIndkøb, som foreligger i dag, vurderes som "ikke velegnet" til at understøtte dokumentation af grønne indkøb.

Rak@t, Roskilde Amt

Rak@t er startet som et lokalt initiativ af Amtsgården i Roskilde¹¹. Rak@t er startet som et Intranet-baseret aftalekatalog. Et elektronisk aftalekatalog, hvor Institutionerne i Roskilde amt kunne finde de gældende indkøbsaftaler, som Roskilde Amt havde indgået. Kataloget er opdelt efter varekategorier, og under hver kategori findes en eller flere aftaler. Firmanavne, kontaktpersoner og rabatter kan findes for hver enkelt aftale.

Ultimo februar 2001 er anden version frigivet. Denne version er ikke blot et aftalekatalog med en regulær e-indkøbsløsning som beskrevet under afsnit "E-indkøb". Rak@t er udviklet som et åbent system, mere som en skal, hvor hver enkelt amt eller kommune selv kan lægge egne aftaler ind. Det har betydet, at Rak@t ultimo februar 2001 har 25 brugere, dvs. 25 amter eller kommuner som benytter Rak@t i større eller mindre grad, og flere har udvist interesse for systemet.

Frem til sommeren 2001 vil systemet blive udbygget så det også indeholder elektronisk ordreafgivelse, fakturamodtagelse og elektronisk betaling.

Ved besøg og demonstration af systemet¹² er systemet vurderet i henhold til de 5 krav.

Systemet er således fra starten udviklet med henblik på at efterleve de 5 krav, som skal opfyldes for at kunne dokumentere grønne indkøb. Samlet set må Rak@t betegnes som særdeles velegnet til at understøtte dokumentation af grønne indkøb.

3.3.3 Varer og tjenesteydelser, der er egnet til e-handel

Principielt set egner alle varer-/tjenesteydelser sig til under en eller anden form at blive eksponeret via internettet. Således findes der mange produkt-/ydelsesinformationer, der er tilgængelige via internettet.

I takt med det elektroniske medies udvikling forbedres mulighederne for at understøtte et indkøb. Eksempelvis kan billeder nu understøttes af demonstrationsvideoer, der mere illustrativt beskriver en anvendelse, der ellers ville være betinget af en personlig rådgivning.

Generelt set afhænger en vares egnethed til indkøb via en elektronisk løsning af dens standardiseringsgrad. En meget standardiseret vare eller tjenesteydelse vil være mere relevant, idet varen kan defineres entydigt, og derved lettere kan identificeres af en indkøber på nettet. Jo mere kompleks og specialiseret en vare er, des større sandsynlighed er der for, at indkøbet er betinget af en dialog med leverandøren. Et eksempel er trykning, som i dag kan bestilles over nettet, men hvor en række trykkeopgaver kan være meget vanskelige at definere entydigt, specielt hvor der er tale om førstegangs optryk.

For de enkelte varer vil der være forskellige relevante elektroniske indkøbsmuligheder, betinget af varens kompleksitet, modenheden hos leverandørerne og kunderne. Det skal bemærkes, at der kan være flere modeller, der er relevante for en varegruppe, idet indkøbsmønstret kan være forskellig fra institution til institution.

Køb af kontorhold består af en række artikler: Skriveredskaber, hæfte- og klipsemaskiner, mapper og mindre lommeregnere. Den interne administration i institutionerne er omfattende, idet behovet ofte opstår hos den enkelte bruger og siden formidles til en mere eller mindre central funktion, der varetager selve indkøbet. I visse tilfælde er indkøbsmetoden endnu mere kompleks, idet indkøbet efterfølgende skal godkendes før leverandøren kontaktes. Ved køb af kontorhold er der for langt de fleste produkters vedkommende tale om køb af standardvarer, der indkøbes med en høj hyppighed og derfor omfatter mange transaktioner. Varer af denne type vil derfor være oplagte at købe ind via en elektronisk indkøbsløsning^14.

Ved indkøb af kontormaskiner, herunder særligt kopimaskiner og telefaxer, er der i vid udstrækning tale om indkøb af standardiseret og let sammenligneligt udstyr. Men der er tale om forholdsvis få og store indkøb, hvortil der ofte er knyttet forskellige former for serviceydelser, herunder vedligeholdelseskontrakter. Indkøbet sker relativt sjældent og varetages ofte af en dedikeret afdeling, der har prokura til at foretage de nødvendige indkøb. Gevinsten ved at købe denne type varer via en elektronisk indkøbsløsning er relativt lille, hvorfor en elektronisk indkøbsløsning ikke umiddelbart er oplagt. Dog kunne det offentlige have glæde af elektronisk informationsformidling til at sammenligne priser og miljøvenlighed.

I en vurdering af, hvorvidt en vare kan købes mere hensigtsmæssigt ind via en elektronisk løsning, må desuden tages højde for, om leverandørerne er parate til at kunne modtage ordrer via en elektronisk løsning.

En analyse lavet af KPMG Consulting for Forskningsministeriet i sommeren 2000 viser, at et stigende antal leverandører er i stand til at modtage deres ordrer elektronisk, men at det stadig er et fåtal, der har ordremodtagelsen koblet op til virksomhedens øvrige IT-systemer. Undersøgelsen viste desuden, at kun otte af SKI's ca. 800 leverandører er direkte opkoblet til SKI. Ud fra de informationer, som analysen har kunnet fremskaffe, vil den største gevinst for såvel de offentlige institutioner som for deres leverandørpartnere være, hvis e-indkøbsløsningerne er fuldt integreret i institutionernes forretningsgange, økonomistyringssystemer samt øvrige IT-systemer.

En barriere ved indførsel af e-handel er, at indkøberne ofte har svært ved at se fordelene ved at købe elektronisk ind frem for at benytte de traditionelle kanaler. Det er langt fra alle leverandører, der udnytter de muligheder for kundeservice, som nettet ellers kan give. Et typisk eksempel er bestilling af kontorartikler:

En kontorbetjent gennemgår hylderne i arkivrummet for kontorartikler. Han krydser af på en liste, hvilke varer der mangler. Når han har været alle hylder igennem, går han i dag direkte til sin fax og sender en ordre til leverandøren. I denne proces er det vanskeligt at overbevise betjenten om fordelen ved at sætte sig hen til en pc, logge ind på en web-site og dernæst finde alle produkterne og for hvert produkt indtaste det ønskede antal.

Det kræver en modning af brugeren og eventuelt uddannelse for at overbevise ham om de øvrige fordele, der er ved e-handel, for at få ændret den eksisterende arbejdsgang. Det kræves på den anden side af leverandøren, at han kan tilbyde en merværdi for kunden, det vil sige, at han ikke kun tilbyder e-handel, men også fokuserer på kundeservice via nettet. En miljømæssig indfaldsvinkel ville være at se på de ressourcer, som eksempelvis tiltrykt papir, der benyttes til at fremsende ordrer mellem indkøber og leverandør, og så sammenligne disse med den miljømæssige belastning e-handel giver.

Nedenstående tabel er hentet fra ovennævnte undersøgelse, og viser en fordeling af det statslige indkøb (1999) på standardkonto 14 (Køb af varer og tjenesteydelser) og 15 (Erhvervelse af materiel, netto), jf. bilag 3, alt efter egnethed til elektronisk indkøb.

Organiseringen og dermed styringen af de enkelte vareindkøb i en enkelt institution, et ministerområde eller for en samling af statslige institutioner er en vigtig forudsætning for igangsætning af tiltag på såvel e-handelsområdet som for at sikre miljørigtige dispositioner. Forretningsgangene skal tilpasses, og kompetencen ændres, hvis indkøbsløsninger skal implementeres succesfuldt i institutionerne.

Det er væsentligt at være opmærksom på, at man ved implementeringen af e-handel for langt de fleste varers vedkommende ikke kan forvente at opnå en afgørende gevinst i relation til miljørigtigt indkøb. Elektroniske indkøbsløsninger kan være en løftestang, der gør det lettere at købe grønt ind og administrere synligheden af grønne indkøb.

4. Litteraturliste

5. Ordforklaringer

Bilag 1: Skema til spørgeskemaundersøgelse om offentlige grønne indkøb

Bilag 2: Vejledning i forbindelse med udfyldelse af spørgeskema

Vejledning

Baggrund

Denne undersøgelse er iværksat for at undersøge status for grønne indkøb i Staten, amterne og kommunerne. Undersøgelsen omfatter tillige status for e-handel, da e-handelsløsninger i fremtiden formodes at vinde indpas mange steder og bl.a. vil bedre mulighederne for dokumentation af offentlige grønne indkøb.

Vedlagte spørgeskema er et centralt element i et dokumentationssystem, der fremover løbende skal dokumentere omfanget og fremdriften af offentlige grønne indkøb.

Undersøgelsens omfang

Spørgeskemaundersøgelsen omfatter spørgeskemaer til 275 kommuner, 14 amter, 20 ministerier, 100 statslige institutioner og 25 offentlige, selskabslignende virksomheder.

Hvem skal udfylde spørgeskemaet

Det er vigtigt, at den person, der udfylder spørgeskemaet, har et bredt kendskab til, hvad der sker på indkøbsområdet for hele organisationen. Den, der udfylder spørgeskemaet, er ansvarlig for, at besvarelsen giver et retvisende billede af hele området. Det er de overordnede forhold, der ønskes belyst i spørgeskemaundersøgelsen. For visse indkøbere kan det eventuelt blive nødvendigt at søge information hos andre, når spørgeskemaet skal udfyldes, for at opnå en dækkende besvarelse.

Tidsforbrug

Der må påregnes anvendt minimum 15 min. og maksimalt 2 timer til at udfylde spørgeskemaet, selvom det kan være nødvendigt at indhente information fra andre.