Det overordnede formål med projektet har været at indhente viden om muligheder og problemområder til brug for Miljøstyrelsens videre arbejde med at etablere en digital løsning.

Det primære formål var konkret at beskrive, hvordan data fra virksomhedernes grønne regnskab mest effektivt kan indberettes digitalt til Miljøstyrelsen og konkret at efterprøve indberetning digitalt og derved skabe erfaringer med virksomhedernes digitale indberetning af miljødata.

Det understøttende formål var at belyse fremtidige arbejdsgange ved en digitalisering af de grønne regnskaber og at bidrage med et grundlag til udarbejdelse af en egentlig kravspecifikation til et fremtidigt system.

Med effektivitet forstås i denne sammenhæng, at informationsflowet af miljøoplysninger mellem virksomheder og myndigheder koordineres og tilrettelægges så enkelt som muligt, så virksomhederne belastes mindst muligt, herunder med reduktion af dobbeltindberetninger, mens myndighedernes og offentlighedens behov for oplysninger bliver tilfredsstillet.

Projektet er gennemført med en bred inddragelse af de direkte interessenter omkring grønne regnskaber, herunder virksomheder som regnskabsaflægger, tilsynsmyndigheder som afgiver af udtalelser om virksomhedernes grønne regnskaber og Miljøstyrelsen som bruger af de grønne regnskaber.

Endvidere har udvalgte styrelser bidraget til projektet med erfaringer om digitalisering af andre indberetninger fra virksomheder.

Projektet opsamler på baggrund af interessenternes prioriteringer en mulig ramme for, hvorledes indberetning af de grønne regnskaber kan standardiseres.

En delmængde af de datatyper og informationer, der er pligtige at rapportere om i grønne regnskaber, er testet i et digitalt medie som prototype.

Deltagende virksomheder og tilsynsmyndigheder har bidraget med belysning af konkrete, åbenbare effekter på arbejdsgange, som en standardiseret indberetning af data i grønne regnskaber i et digitalt medie ville medføre.

Projektets resultater er relevante i Miljøstyrelsens videre arbejder med et digitalt informationsflow af miljøoplysninger fra virksomheder til myndigheder.

Resultaterne omfatter:

Anbefalinger til en fremtidig databasestruktur.

Vurdering af løsninger samt identificering af barrierer og udfordringer ved en bred implementering, herunder virksomhedernes udfordringer ved dannelse af system til system-løsning baseret på indhøstede erfaringer med regneark i projektet.

Et beslutningsgrundlag for datastandardisering og principper for godkendelse samt metodik for offentliggørelse/anvendelse af data af forskellige brugergrupper.

Konklusioner fra testet design af portalløsning og af testet filindberetningsløsning byggende på, at virksomhederne anvender web-baserede former for indberetning af data.

Overblik over funktionalitet og brugervenlighed i løsningsmodellerne set fra virksomhedernes, fra tilsynsmyndighedernes og fra Miljøstyrelsens side.

Denne delrapport 1 omfatter projektets arbejder og resultat for så vidt angår:

Et beslutningsgrundlag for datastandardisering og principper for godkendelse samt metodik for offentliggørelse/anvendelse af data af forskellige brugergrupper.

Overblik over funktionalitet og brugervenlighed i løsningsmodellerne set fra virksomhedernes og fra tilsynsmyndighedernes side.

Projektgruppen bag rapporten er Birgitte Mogensen og Bo Ulrik Adelholm fra PricewaterhouseCoopers og Ove Hansen og Peter Grostøl fra CIBER Danmark A/S. Fra Miljøstyrelsen deltager Anette Christiansen, Lise Fogh, Jesper Falck Hansen og Kasper Didriksen.

Projektets styregruppe omfatter ud over denne personkreds Dansk Industri, Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, IT-brancheforeningen, Københavns Kommune, Landbrugsrådet og Kommunernes Landsforening.

2 Sammenfatning og konklusioner

2.1 Beslutningsgrundlag for datastandardisering
2.2 Principper for godkendelse
2.3 Metodik for offentliggørelse/anvendelse af data af forskellige brugergrupper
2.4 Overblik over funktionalitet og brugervenlighed
2.5 Design af standardiseret indberetningsformat

I dette afsnit sammenfattes resultatet fra det gennemførte projekt vedrørende standardiseringen.

Sammenfatningen omfatter forhold omkring beslutningsgrundlag for datastandardisering, principper for godkendelse, metodik for offentliggørelse/anvendelse af data af forskellige brugergrupper og overblik over funktionalitet og brugervenlighed for de berørte virksomheder og tilsynsmyndigheder ved en standardiseret indberetning af data i de grønne regnskaber samt afslutningsvis overblik over et design af et standardiseret indberetningsformat.

2.1 Beslutningsgrundlag for datastandardisering

Beslutningsgrundlaget for datastandardisering og dermed efterfølgende opstilling af en datamodel har taget udgangspunkt i virksomhedernes og tilsynsmyndighedernes seks prioriteringer af, hvad de anser for vigtige forhold ved en standardisering.

Datasikkerhed

Datasikkerhed kan imødeses ved at pege på virk.dk som indberetnings- og transmissionssted og en model for digital indberetning, hvor virksomheden selv markerer, hvilke typer af data og informationer af de supplerende myndighedskrav der må tilgå hvilke brugere.

Opgørelsesmetoder

Opgørelsesmetoder med fokus på ”samme metode for samme data” er en konkret udfordring ved en bred implementering. I dette projekt er derfor alene medtaget de aktuelle krav til angivelse af, hvorvidt data er målt, beregnet eller anslået.

Følsomme data

Følsomme data imødeses ved, at der i datamodellen vil være flere funktioner, der kan bruges til at sikre, at de følsomme data forbliver fortrolige. Det er funktioner som begrænset publicering, angivelse af data som indekstal samt summering på gruppe.

Fleksibilitet

Fleksibilitet kan overordnet forblive uforandret. Den fleksibilitet, som der er i dag for virksomhederne med muligheden for at udvide informationerne i det grønne regnskab efter ønske og behov derfor, forbliver uændret. De typer af miljøforhold, som der i dag i bekendtgørelse om grønne regnskaber faktuelt er indberetningspligt for, vil kunne indberettes i såkaldte ”faste felter”. Virksomhederne kan for øvrige informationer vælge mellem brug af supplerende frie/frivillige felter og indberetning via en pdf-fil, hvilket svarer til den fleksibilitet, som der er i dag ved aflæggelse af grønne regnskaber.

Datakvalitet

Kvalitet af data er afledet af forskellige former for datavalidering. Den form for datavalidering, der kan understøttes ved en digital indberetning, er primært indberetningsfejl. Datakvalitet kan imødeses med forskellige former for validitetskontroller. En type kontrol er forebyggende, eksempelvis ved at fortrykke en række af de virksomhedsrelaterede stamdata (CVR-nummer, P-nummer mv.). En anden type kontrol er opklarende eksempelvis ved, at faste felter skal være udfyldt for at afslutte indberetningen. En tredje type kontrol er korrigerende eksempelvis ved, at inkonsistente data (fx indre sammenhæng mellem kvantitet og enhed) eller afvigelsesprocenter i forhold til tidligere års data afvises ved første indtastning. Under denne sidstnævnte type af kontrol vil også være sådanne muligheder som at indbygge andre former for kontroller som eksempelvis relationer mellem brancher og udledninger.

Dobbeltregistreringer

Dobbeltregistreringer i form af de virksomhedsrelaterede stamdata, herunder basisoplysninger til det grønne regnskab, kan umiddelbart reduceres, hvis flere myndigheder anvender samme centrale indberetningssted.

For de aktivitetsrelaterede data såsom forbrug og emissioner forudsætter en reduktion af dobbeltregistreringerne, at myndighederne ensretter deres informationsbehov for samme datatype, herunder især aggregeringsniveau, opgørelsesmetoder, indberetningstidspunkter og frekvenser for indberetning. Der må imødeses meget store udfordringer i det offentlige regi, fordi der ikke er fælles standarder og metoder for opgørelse af data fra samme datakilde, men hver myndighed fastsætter egne kriterier.

En anden type barriere ved reduktion af dobbeltregistreringer kan komme fra tilsynsmyndighederne, som ikke i dag er gearet til at føre aktivt tilsyn med data og informationer, som der måtte være adgang til via et centralt indberetningssted.

2.2 Principper for godkendelse

De grundlæggende principper for godkendelse ændres ikke med en standardiseret indberetning i et digitalt medie. Men der kan ske en effektivisering af handlinger.

De aktører, der i dag er involveret i godkendelsesprocessen, er ledelsen i virksomheden i form af dennes accept af regnskabet inden indsendelse, tilsynsmyndighederne via deres udtalelse og indirekte Miljøstyrelsen via deres eventuelle forespørgsler til virksomhederne efter behov derfor. Endelig kommer en afledet form for godkendelse hos Erhvervs- og Selskabsstyrelsen via deres opgave med at overvåge, at indsendelse finder sted.

Regelsættet om digital signatur ved anvendelse af virk.dk foreslås. Anvendelse af digital signatur er ikke anvendt af alle virksomheder i dag, og der er en vis tilbageholdenhed i udviklingen heraf. Dette bidrager til reduceret aktuel brugervenlighed, men ikke i et bredere og længere perspektiv.

Indberetning kan ske af flere medarbejdere eller funktioner. Ved indberetning kan det digitale medie indeholde valideringsprocedurer og -kontroller. Det er alene virksomheden, der har adgang til at læse i indberetningsformatet indtil det tidspunkt, hvor virksomheden ”frigiver” regnskabet. Den interne proces kan ikke ses af andre end de interne medarbejdere i virksomheden, som er givet adgang dertil.

Først når virksomhedens ledelse har godkendt det grønne regnskab, åbner virksomheden for, at tilsynsmyndigheden kan se dette for at give dens udtalelse.

Men det er virksomheden, der vælger processen for godkendelse. I det tilfælde, hvor tilsynsmyndigheden ønskes inddraget før ledelsens godkendelse, lader virksomheden denne åbning finde sted. Når det grønne regnskab er færdigt til offentliggørelse, underskriver virksomhedens ledelse dette med digital signatur.

I designet for en standardiseret indberetning i det digitaliserede medie foregår tilsynsmyndighedens arbejder med afgivelse af udtalelse ved, at denne med digital signatur afgiver dens udtalelse. Tilsynsmyndigheden læser regnskabsudkastet på det digitale medie og kan vælge at kontakte virksomheden om konkrete forhold, der ønskes behandlet. Alternativt eller supplerende kan tilsynsmyndigheden vælge at kommentere oplysninger eller data i regnskabsudkastet over for virksomheden.

Når virksomheden og tilsynsmyndigheden er enige om, at regnskabet kan offentliggøres som endeligt, sker dette af virksomheden. Herefter vedlægger tilsynsmyndigheden sin udtalelse og sætter dens digitale signatur.

Med digital signatur inddrages implicit det ønske fra virksomhederne, at tilsynsmyndighedernes udtalelse standardiseres. Det falder uden for dette projekts ramme at standardisere tilsynsmyndighedens udtalelse i et digitalt medie. Men ved en konkret udvikling af en digitaliseret løsningsmodel vil inddragelse af udtalelsen være relevant.

2.3 Metodik for offentliggørelse/anvendelse af data af forskellige brugergrupper

Med begrænset publicering kan der peges på udvikling af en metodik for offentliggørelse/anvendelse af data fra forskellige brugergrupper, hvis virksomheden giver tilladelse dertil.

I forbindelse med indtastning af data vælger virksomheden, om en given datatype og dens mængde må offentliggøres til:

Kun offentlige, berettigede miljøinstanser
Kun offentlige, berettigede instanser
Branchestatistikker
Fuld offentliggørelse.

Der er ikke taget stilling til, hvem berettigede instanser skal være. Dette må afgøres med virksomhederne ved en implementering i senere forløb og under iagttagelse af den generelle lovgivning om offentliggørelse af informationer i Danmark.

Formålet med at inddrage begrænset publicering i det standardiserede indberetningsformat skal ses i sammenhæng med virksomhedernes prioritering af opmærksomheden mod både datasikkerhed og følsomme data.

Miljøstyrelsen er bruger af de grønne regnskaber. Med en standardiseret indberetning i et digitaliseret medie er formålet også at skabe større elektronisk samspil mellem det digitale medie og Miljøstyrelsens systemer. Hvorledes dette samspil kan finde sted, er behandlet i delrapport 2. I relation til principper for godkendelse vil Miljøstyrelsen ved modtagelse af data fra virksomhedernes grønne regnskaber ikke have en godkendelsesrolle. Men som bruger vil Miljøstyrelsen forholde sig til data og regnskabsanalytisk vurdere udvikling af data over tid, sammenligne virksomheder mv. Fordelen ved en standardisering vil være, at analysearbejdet effektiviseres både for så vidt angår ressourcer og det analytiske resultat. Med en standardisering vil der kunne skabes et direkte systemmæssigt transaktionsspor mellem den indberetning, som Miljøstyrelsen foretager til eksempelvis EU-Kommissionen, og det datagrundlag, som er modtaget fra de individuelle virksomheder.

2.4 Overblik over funktionalitet og brugervenlighed

2.4.1 Forenkling og effektivisering

Arbejdsgangene i virksomhederne ændres ikke væsentligt som følge af en digitalisering. Data skal registreres og rapporteres. Dette arbejde ændres ikke som følge af, at indberetningen sker i et digitalt medie.

Med hensyn til tilsynsmyndighedernes udtalelse om det grønne regnskab ser virksomhederne en fordel (effektivitet for virksomhederne) i at standardisere myndighedsudtalelsen og at lade tilsynsmyndighederne udtale sig med digital signatur.

Tilsynsmyndighederne kan se en risiko for, at deres arbejder med grønne regnskaber tillægges en større forventningsværdi om at vurdere og udtale sig om data, hvis indberetning af data adskilles fra den tekstmæssige side af det grønne regnskab. Denne forventning vurderer tilsynsmyndighederne kan være svær at indfri, ligesom arbejdsgange ikke ændres ved en standardisering med digital indberetning.

De digitale løsningsmodeller, som er uddybet i delrapport 2, rummer mulighed for, at der kan ske sammenligninger af de data, der indberettes som faste felter.

Sammenligninger af data skaber overblik og kan bidrage til at forenkle/effektivisere arbejdet for flere interessentgrupper. Sammenligninger kan bruges af tilsynsmyndigheder ved analyse af, hvilke miljøpåvirkninger og størrelsen heraf der er hos ensartede virksomheder. Disse informationer kan anvendes i tilsynsarbejdet, herunder i udvikling af sagsbehandling med øget samarbejde på tværs af tilsynsmyndighederne. Anvendelse kan også ske i den løbende dialog med virksomhederne. Sammenligninger har et videndelingsperspektiv, som også giver virksomhederne mulighed for at foretage selvvurderinger ved sammenligninger med virksomheder i egen branche mv. Opmærksomheden henledes på muligheden for anvendelse af begrænset publicering i den opstillede datamodel og i de to prototyper, der er testet som betaversioner. Sammenligninger har endelig et formål hos Miljøstyrelsen i evalueringsarbejdet ved sikring af valid rapportering til bl.a. EU om danske miljøforhold.

2.4.2 Hjælpeværktøjer

En af de klare fordele er, at en digital indberetning kan være med til at smidiggøre virksomhedernes arbejde med de grønne regnskaber, hvis der i det digitale indberetningsformat indlægges link til relevante søge-tjek, huske- og hjælpelister (PRTR-listen, LOUS-listen, CAS-numre, listepunkter, generelle grænseværdier mv.).

Konsekvenserne for virksomhederne ved en standardiseret mulighed for gruppering af stoffer er helt afhængig af, hvorledes grupperingen opbygges. Der er et ønske fra virksomhederne om selv at udvikle standardiserede grupperinger, der kan understøtte en brugervenlig tilgang.

2.4.3 Validitetskontroller

For en række virksomheder foretages validering af data, inden indberetning skal finde sted. Det vil derfor primært være ubevidste indberetningstastefejl, som fanges af en digital valideringsprocedure.

For nogle virksomheder kan en digital valideringsprocedure formodentlig bidrage som selvvurderingsværktøj om rigtigheden af data, der indberettes, og give feedback øjeblikkeligt i forbindelse med indtastning.

Tilsynsmyndighederne ser validitetsprocedurerne ved digitalisering som en fordel, fordi det kan spare tid for myndighederne med at gøre virksomheder opmærksomme på, at konkrete data ”ikke kan passe” (indberetningsfejl).

2.4.4 Systemintegration

Ved anvendelse af en digital løsningsmodel, hvor data kan integreres med og hentes fra virksomhedens egne databaser, regneark eller andre systemer, kan der være en fordel heri for formodentlig de større og mellemstore virksomheder. Der henvises til delrapport 2, hvor en af de to testede løsninger (filindberetningsløsning med Excel) har denne facilitet.

2.4.5 Væsentlighedskriterier

Det er ledelsen i virksomheden, der skal vælge og begrunde de miljøforhold, som denne finder væsentlige, og som derfor medtages i det grønne regnskab.

I forbindelse med indtastning af data kan virksomheden i den under projektet udviklede datamodel vælge mellem fire parametre for væsentlighed. Ved afkrydsning markeres, om den angivne mængde for hver af de indberettede data af virksomheden anses for at være miljømæssigt:

Uden betydning
Mindre betydning
Nogen betydning
Væsentlig.

Fra virksomhederne peges der på, at en digital indberetning med en standardisering, der ”tvinger” virksomhederne til at tage stilling til, hvilken grad af væsentlighed som de enkelte data har, vil have den fordel, at den enkelte virksomhed ”skubbes” til en målrettethed internt og en dialog derom.

Subsidiært kunne det alene være de data, som virksomheden anser for væsentlige, der skulle indberettes. Ved udvikling og test af model er denne mulighed ikke anvendt. Begrundelse derfor har været, at projektets formål er at vurdere, hvorledes data fra virksomhedernes grønne regnskab mest effektivt kan indberettes digitalt til Miljøstyrelsen og konkret at efterprøve indberetning digitalt og derved skabe erfaringer med virksomhedernes digitale indberetning af miljødata. De indberetninger, som Miljøstyrelsen har behov for, er fuldstændige indberetninger, som giver et datagrundlag for opgørelse af de samlede emissioner mv. Ved alene at lægge virksomhedernes væsentlighedskriterium til grund for en indberetning, vil de samlede nationale opgørelser ikke indeholde den totale konsoliderede kvantitet. De datatyper og kvantiteter, som i virksomhederne på virksomhedsplanet er blevet anset for ikke-væsentlige, vil ikke blive indberettet og dermed heller ikke blive indregnet i de nationale opgørelser.

For de typer af data, som skal anvendes til videre indrapportering for opfyldelse af internationale pligter, får virksomheden i modellen pligt til at oplyse om den kvantitative mængde af et konkret stof, selvom virksomheden anser dette for uvæsentligt set med virksomhedens øjne.

Samspillet mellem valg af væsentlighed og differentieret publicering medfører, at virksomheden kan vælge, hvem de enkelte typer af data skal tilgå. Dermed ændres den i dag gældende rapporteringspligt til offentligheden ikke ved en standardisering med efterfølgende digitalisering.

Hvorvidt der ved en konkret udvikling af en digitaliseret løsningsmodel skal anvendes fire parametre eller færre for væsentlighed, vil være en vurdering, der skal foretages af Miljøstyrelsen i samråd med virksomheder, tilsynsmyndigheder og øvrige interessenter, der er brugere af virksomhedens kvantitative data.

2.5 Design af standardiseret indberetningsformat

På baggrund af virksomhedernes og tilsynsmyndighedernes prioriteringer af, hvad de anser for vigtige forhold ved en standardisering, er der designet en standard/en datamodel.

Modellen indeholder overordnet set to typer af indberetningselementer, der betegnes som henholdsvis indberetning i ”faste felter” og i ”frie felter”:

En række udtømmende typer af data klassificeres som ”faste felter”. Identifikation heraf kan ske med udgangspunkt i de rapporteringskrav (i) som Danmark har til EU med flere på miljøområdet og (ii) som er givet i bekendtgørelsen om grønne regnskaber.

”Frie felter” kan bruges af virksomhederne for de typer af data og informationer, som ønskes offentliggjort eller viderebragt til konkrete brugere. Frie felter kan rumme både data, tekst, grafik, billeder mv.

3 Projektets formål og afgrænsning

Projektets resultater har til formål at give et bidrag i en bredere diskussion og beslutning om digital indberetning af miljødata ved dels at skabe konkrete erfaringer med digitalisering af dele af informationerne i et grønt regnskab og ved dels at klarlægge nogle af de muligheder og barrierer, der er knyttet til arbejdsgangene ved en sådan digitalisering.

Projektets primære formål er helt konkret at beskrive og afprøve, hvordan data fra virksomhedernes grønne regnskaber mest effektivt kan indberettes digitalt til Miljøstyrelsen.

Projektet skal belyse fremtidige arbejdsgange ved en digitalisering af de grønne regnskaber og kunne indgå i et grundlag til udarbejdelse af egentlig kravspecifikation til et fremtidigt system.

Der lægges i projektet vægt på at skabe konkrete erfaringer med virksomhedernes digitale indberetning af miljødata.

Projektets resultater skal give et vigtigt bidrag til en beslutning om, hvordan en digital løsning kan udformes ved dels at skabe konkrete erfaringer med digitalisering af dele af et grønt regnskab, og dels at klarlægge nogle af de muligheder og barrierer, der er knyttet til arbejdsgangene ved en sådan digitalisering.

Projektet har ikke til formål at tilvejebringe en færdigudviklet model eller et færdigudviklet system.

De datatyper, som projektet koncentrerer sig om, er energiforbrug, vandforbrug, forurenende stoffer, der udledes til luften eller med spildevandet, samt råvarer og hjælpestoffer, der er forurenende.

De datatyper, som adresseres i projektets debatter og tekniske test, omfatter ikke alle de datatyper eller informationstyper, som er at finde i et lovpligtigt grønt regnskab.

Projektet behandler alene indberetningsdelen ved aflæggelse af grønne regnskaber og ikke præsentationsdelen over for offentlige brugere af de grønne regnskaber.

Ved konkret udvikling af en digitaliseret løsningsmodel med mulighed for fra afsender at angive begrænset publicering til udvalgte myndigheder af konkrete data og/eller informationer skal en sådan begrænsning ses under iagttagelse af den generelle lovgivning om offentliggørelse af informationer i Danmark. Det falder ikke under dette projekts rammer at inddrage aspekter omkring offentliggørelse af informationer i Danmark, herunder i hvilken udstrækning virksomheder ikke vil kunne påberåbe sig begrænsning, selvom tilsagn derom gives af en individuel myndighed.

Dette projekt er alene rettet mod aflæggelse af grønne regnskaber. Ved angivelse af myndighedskrav skal dette således ses konkret i forhold til ordlyden og den deraf mulige tolkning i bekendtgørelsen om grønne regnskaber.

Projektet er gennemført med inddragelse af en række interessenter, som har givet deres holdninger og synspunkter til kende. Konklusionerne er derfor dannet på grundlag af tilkendegivelser, som ikke nødvendigvis er repræsentative for de samlede aktører omkring grønne regnskaber i Danmark.

Denne delrapport 1 omfatter projektets faser vedrørende interessentanalyse om standardisering, grundlag for datamodel og datamodel.

Figur 1: Overblik over projektet

Figur 1: Overblik over projektet

4 Læsevejledning til delrapportens indhold

Delrapport 1 omfatter den del af det samlede projekt, der vedrører standardiseringen.

I afsnit 5 orienteres om indholdet i hovedrapporten og i delrapport 2.

I afsnit 6 er opsamlet et beslutningsgrundlag for datastandardisering af grønne regnskaber. Beslutningsgrundlaget er de generelle konklusioner, som er indhøstet fra udtalelser blandt de interessenter, som har deltaget i projektet. Afsnit 6 indledes med en beskrivelse af den anvendte metode, der bygger på afholdelse af workshops. Dernæst beskrives resultatet fra workshops med henholdsvis virksomheder og tilsynsmyndigheder. Begge interessentgrupper giver deres synspunkter til kende på en række forhold, der har betydning for, hvorledes en standardiseringsmodel for grønne regnskaber kan udvikles. Synspunkterne genvises i prioriteret form, og denne prioritering danner grundlag for design af det indberetningsformat, som efterfølgende udvikles som datamodel og testes med to prototyper.

I afsnit 7 beskrives designet af det standardiserede indberetningsformat og datamodellen. Afsnittet introducerer, hvilke typer af indberetningsfelter som virksomhederne skal bruge til at indberette data. Der gives en beskrivelse af mulige veje, når data indberettes digitalt, mens der samtidig kan ske en differentiering af, hvem der kan modtage konkrete data. Endelig indeholder dette afsnit en beskrivelse af, hvorledes et digitaliseret grønt regnskab kan godkendes af de enkelte aktører, herunder virksomhed, tilsynsmyndighed og Miljøstyrelsen for så vidt angår udvalgte data.

I afsnit 8 samles konsekvenser for arbejdsgange mv. i virksomheder og hos tilsynsmyndigheder af et standardiseret indberetningsformat i et digitalt medie. Konsekvenser er identificeret ved afholdelse af workshop/møde med virksomheder og udvalgte tilsynsmyndigheder. Denne anvendte metode for informationsindsamling beskrives, og resultatet heraf gengives som konkluderende, væsentlige konsekvenser.

Delrapport 1 er målrettet regnskabsfagkyndige brugere og aflæggere af lovpligtige grønne regnskaber.

Hovedrapporten og hver af de to delrapporter kan læses uafhængigt af hinanden. Derfor er der gentagelser at finde i de tre rapporter.

5 Tilhørende hovedrapport og delrapport 2

Projektet afrapporteres i en hovedrapport og to delrapporter.

Hovedrapporten opsamler de overordnede konklusioner på det samlede projekt.

Der gives i hovedrapporten anbefalinger til en fremtidig databasestruktur, samtidig med at barrierer og udfordringer ved en bred implementering oplistes. Der peges på behov for yderligere analyser, nødvendige typer af beslutninger og forhold at adressere under en teknisk implementering.

Endvidere opsamles i hovedrapporten konklusionerne fra delrapport 1 og 2.

I delrapport 2 uddybes grundlaget for de opnåede konklusioner om digitalisering af grønne regnskaber baseret på empirisk betatest af digitaliseret indberetning.

Delrapport 2 har et teknisk sigte med indføring i, hvilke karakteristika de to løsninger (prototyper) har. I delrapporten beskrives, hvordan test er gennemført, og hvilke resultater der er opnået. Der er gennemført test hos et antal virksomheder og hos Miljøstyrelsen. Med test i virksomhederne er der opnået erfaring med prototypernes brugervenlighed og funktionalitet samt udfordringer ved dannelse af system til system-løsning. Resultaterne er opsamlet i to grupper. De resultater, der har indflydelse på et beslutningsgrundlag i bredere perspektiv, er gengivet i hovedrapporten. De resultater, der er rettet mod tekniske aspekter i en egentlig kravspecifikation, er alene omtalt i delrapport 2. Projektet har omfattet en analyse af samspil mellem de to løsninger og Miljøstyrelsens informationssystem om industriens miljøforhold. Resultatet af denne analyse er uddybet i delrapport 2, herunder beskrivelse af overførsel af informationer fra et grønt regnskab til Miljøstyrelsens informationssystem, og hvilke behov for tilpasninger og validering der er afdækket i analysen. Endelig indeholder delrapport 2 en overordnet beskrivelse af, hvorledes de to prototyper kunne integreres i virk.dk, herunder præcisering af de kvalifikationer, som findes i virk.dk for så vidt angår funktionalitet og sikkerhed.

6 Et beslutningsgrundlag for datastandardisering af grønne regnskaber

6.1 Anvendt metode
- 6.1.1 Workshops
6.2 Resultatet af de gennemførte workshops
- 6.2.1 Virksomheders og tilsynsmyndigheders udsagn om udvikling af en standardiseringsmodel for de grønne regnskaber
- 6.2.2 Opsamling på virksomheders og tilsynsmyndigheders synspunkter ved udvikling af en standardiseringsmodel for de grønne regnskaber

6.1 Anvendt metode

Inddragelse af virksomheder og tilsynsmyndigheder har været en væsentlig faktor for projektets fremdrift og resultat i standardiseringsfasen.

Workshops har været den metodiske tilgang til iværksættelse af en debat om, hvordan de grønne regnskaber kan standardiseres med henblik på en efterfølgende digitalisering og derigennem synliggøre de forhold, som henholdsvis virksomheder og tilsynsmyndigheder finder er vigtige at adressere.

Resultatet er opnået via afholdelse af en workshop med henholdsvis virksomheder og tilsynsmyndigheder. På disse workshops har begge grupper diskuteret fordele og ulemper ved en standardisering af grønne regnskaber og prioriteret de aspekter, som hver interessentgruppe finder er vigtige at tage hensyn til.

De to workshops giver et billede af, i hvilken retning en standardisering kan udvikles for at skabe værdi for virksomhederne og for tilsynsmyndighederne – og dermed, hvilke rammer der skal arbejdes med ved selve digitaliseringen af de grønne regnskaber.

Udgangspunktet for diskussionerne var virksomhedernes oplevelse af potentialet i datastandardiseringen med den efterfølgende digitalisering. Et særligt forhold var muligheden for at undgå dobbeltregistreringer og skabe effektivitet i virksomhederne.

Et andet særligt forhold var væsentlighedsbegrebet. Som rammelov tilsigter lov om grønne regnskaber, at det er virksomhedens ledelse, der vælger og definerer væsentlighed, og dermed hvilke oplysninger der oplyses om i regnskabet. I forbindelse med Miljøstyrelsens behov for data til videre indrapportering kan ledelsens vurdering af væsentlighed medføre, at oplysningerne i det grønne regnskab ikke altid er fuldstændige; enten som følge af udeladelse eller grupperinger med sammenlægning af data.

Under væsentlighedsaspektet var det ud over virksomhederne relevant at inddrage tilsynsmyndighederne og deres arbejde med afgivelse af udtalelser om grønne regnskaber. En anden vinkel var således rettet mod tilsynsmyndighederne og deres krav til og brug af data. Der var således to formål med inddragelse af tilsynsmyndigheder i projektet. Det ene formål var at afdække og vurdere, hvordan en digitalisering ville kunne effektivisere forretningsgangene med tilsynsmyndighedens udtalelse om det grønne regnskab. Det andet formål var at vurdere, på hvilken måde datastandardisering og digitalisering kunne understøtte myndighedernes tilsynsopgave, herunder reduktion af dobbeltregistreringer mv.

6.1.1 Workshops

6.1.1.1 Workshop med virksomheder

Workshop med virksomhederne blev gennemført i maj 2005. 14 virksomheder deltog. Der henvises til bilag A.

Fokus for workshoppen var en debat for at identificere, hvilke forhold, virksomhederne fandt, vil være af stor betydning i en standardiseringsmodel for et grønt regnskab, og hvordan de grønne regnskaber efter virksomhedernes opfattelse kan standardiseres med henblik på en efterfølgende digitalisering.

6.1.1.2 Workshop med tilsynsmyndigheder

Workshop med tilsynsmyndighederne blev gennemført i maj 2005. Seks tilsynsmyndigheder deltog. Der henvises til bilag A.

Ligeledes på denne workshop var fokus en debat for at identificere, hvilke forhold som tilsynsmyndighederne fandt, vil være af stor betydning i en standardiseringsmodel for et grønt regnskab, og hvordan de grønne regnskaber - efter tilsynsmyndighedernes opfattelse - kan standardiseres med henblik på en efterfølgende digitalisering.

6.2 Resultatet af de gennemførte workshops

I dette afsnit er samlet resultaterne fra de to afholdte workshops med henholdsvis virksomheder og tilsynsmyndigheder.

Resultatet er et billede af, hvilken retning en standardisering kan udvikles set fra virksomhedernes side og set fra tilsynsmyndighedernes side - og dermed, hvilke rammer det må anbefales at arbejde med ved selve digitaliseringen af grønne regnskaber.

Figur 2: Oversigtsbillede

Figur 2: Oversigtsbillede

Som det fremgår af ovenstående oversigtsbillede, er der en række forhold, som både virksomheder og tilsynsmyndigheder tillægger stor betydning. Samtidig er der forhold, som de to interessentgrupper vægter forskelligt.

Oversigtsbilledet er dannet på baggrund af de forhold, som blev debatteret på de afholdte workshops. I nedenstående oversigt gengives de syv primære forhold, som har været debatteret. Under disse syv forhold er der en række naturligt knyttede forhold, som ligeledes er oplistet i oversigten.

Et forhold, der er knyttet til datakvalitet, er eksempelvis måle- og opgørelsesmetoder. I oversigtsbilledet er datakvalitet vægtet højt af tilsynsmyndighederne, mens det er netop opgørelsesmetoderne, som virksomhederne finder, har en stor betydning. Derfor indeholder oversigtbilledet både forhold af primær karakter og forhold, som er tilknyttet dertil, men som får en selvstændig opprioriteret vægt i det samlede billede.

De forhold, som principperne for en standardisering af grønne regnskaber med efterfølgende digitalisering ifølge de to interessentgrupper må tage hensyn til, er datasikkerhed, fleksibilitet, opgørelsesmetoder, datakvalitet, datastandardisering, følsomme data, benchmarking og for virksomhederne også reduktion af dobbeltregistreringer og forhold omkring offentliggørelse.

Primære forhold	Hertil naturligt underliggende knyttede forhold
1. Datasikkerhed	1a. Følsomme data
2. Datakvalitet	2a. Væsentlighed 2b. Måle- og opgørelsesmetoder 2c. Egenkontrol 2d. Identifikationskriterier 2e. Identifikationsniveau
3. Offentliggørelse	3a. Benchmarking
4. Fleksibel model	4a. Gennemsigtighed 4b. Forståelighed
5. Dobbeltregistreringer	5a. Et rapporteringssted
6. Interne processer	6a. Effektivitet i eget arbejde som følge af standardisering 6b. Effektivitet i eget arbejde som følge af digitalisering
7. Frekvens

Figur 3: De syv primært debatterede forhold

Det samlede billede og prioriteringen af de enkelte forhold er sket på baggrund af de udsagn mv., som virksomheder og tilsynsmyndigheder gav udtryk for på de afholdte workshops. I afsnit 6.2.1 gengives de udsagn, som har givet anledning til det opsamlende billede, og som er fremkommet af notater, der har været udsendt til kommentering hos hver af de to interessentgrupper.

6.2.1 Virksomheders og tilsynsmyndigheders udsagn om udvikling af en standardiseringsmodel for de grønne regnskaber

6.2.1.1 Datasikkerhed

Tilsynsmyndighederne og datasikkerhed

”Sikkerheden for, at rette bruger modtager rette data - og alene disse” anses af tilsynsmyndighederne som en vigtig faktor, herunder også under iagttagelse af, at tilsynsmyndighederne ofte efterspørger data af en sådan detaljeringsgrad, at disse må betragtes som følsomme og fortrolige for virksomheden.

Virksomhederne og datasikkerhed

Datasikkerhed er en vigtig faktor for virksomhederne, herunder især i forbindelse med følsomme data og data, som indekseres til udvalgte brugere, og som fremgår med faktuelle tal for andre brugere.

Ved opsætning af en digital database efterspørger virksomhederne, hvordan fortrolighed kan garanteres.

Tilsynsmyndighederne og følsomme data

Tilsynsmyndighederne kan se en risiko for, at virksomhederne af konkurrencemæssige hensyn vil være tilbageholdende med at give oplysninger om følsomme data i et digitaliseret medie.

Virksomhederne og følsomme data

Ifølge virksomhederne er der et stærkt behov for fortrolighed, hvis samtlige data til tilsynsmyndighederne skal fremgå af det grønne regnskab.

Det blev påpeget fra virksomhedsside, at der er stor forskel på kommunikation til tilsynsmyndighederne, idet en andel vedrører oplysninger om planer, tekniske udredninger mv., men en anden andel vedrører konkrete data og herunder typer af egenkontrolhandlinger.

En andel af data og oplysninger er ikke konkurrencemæssigt følsomme, men er tekniske informationer, der ikke egner sig for ikke-fagfolk.

Virksomhederne ville være bekymrede for, at konkurrencemæssigt følsomme data blev sværere at holde inde i en begrænset kreds ved en digitalisering. Samtidig skal det bemærkes, at definitionen af, hvad konkurrencemæssigt følsomme data er, ikke altid opfattes entydigt.

6.2.1.2 Datakvalitet

Med datakvalitet forstås, at data er målt, beregnet eller estimeret med en sådan ensartethed, at udviklingen af den samme type data fra år til år kan tillægges en værdi som værende pålidelig. Herunder er også, at data er opgjort mv. efter de almindelige regnskabskriterier som fuldstændighed, nøjagtighed, periodisering mv.

Med væsentlighed menes her det forhold, at det er virksomhedens ledelse, der skal vælge og begrunde valg af de miljødata, der medtages i det grønne regnskab under iagttagelse af, hvad denne finder er væsentlige miljøforhold i virksomheden.

Med kriterier for identifikation forstås det forhold, at der i dag ikke findes en entydig måde, hvorpå data skal identificeres i det grønne regnskab. Virksomheden kan vælge at identificere data efter (i) deres miljøpåvirkninger (luftemission), efter (ii) deres miljøeffekt (drivhuseffekt) eller via (iii) de processer og aktiviteter, som de indgår i hos virksomheden (forurenende stoffer ved overfladebehandling).

Med identifikationsniveau forstås den grad af detaljering, som data skal have i en standardiseret model for et grønt regnskab for at kunne tilfredsstille alle relevante brugere.

Tilsynsmyndighederne og datakvalitet

Datakvalitet anses som vigtig. Tilsynsmyndighederne ser en mulighed for og et ønske om, at en standardisering kan ske med et system, som understøtter ”bogholderidelen” og dermed reducerer risici for manglende kvalitet i data. Endvidere præciserer tilsynsmyndighederne, at det vil være nødvendigt at udarbejde en detaljeret vejledning for udfyldelse af data og indarbejdelse af informationer i et standardiseret format af et grønt regnskab.

Virksomhederne og datakvalitet

Især i et digitalt medie med mulighed for at lægge data ind løbende vil der i virksomhederne skulle struktureres validitetshandlinger, der sikrer, at datakvalitet er til stede ved frigørelsen.

Dette kan illustreres med denne tænkte situation. Data om energiforbrug måles hver måned og registreres i dag i en papirfortegnelse over forbrug. Hver måned gennemgår den ansvarlige for energiledelse i virksomheden fortegnelsen og vurderer, om periodens forbrug synes rigtig. I forbindelse med udarbejdelse af det grønne regnskab overføres data fra papirfortegnelsen til regnskabet af den miljøansvarlige i virksomheden, som også har opgaven med at udarbejde virksomhedens grønne regnskab. I et digitalt medie vil aflæseren af forbrug direkte taste dette ind i det digitale medie. For at sikre, at den energiansvarlige fortsat kan foretage sin validitetshandling, skal der i mediet være en facilitet, der sikrer, at den miljøansvarlige ikke kan hente data til det grønne regnskab, før den energiansvarlige har ”frigivet” data som kvalitetssikrede.

Tilsynsmyndighederne og væsentlighed

Det er ifølge tilsynsmyndighederne vigtigt, at det er ledelsens valg og især ledelsens ansvar, at der i det grønne regnskab rapporteres om væsentlige forhold efter ledelsens synspunkt. Herigennem får tilsynsmyndighederne et billede af, hvordan ledelsen vælger og prioriterer deres miljøarbejder. Det er endvidere af betydning, at det er virksomhedens ledelse, som er ”synlig” via rapportering i det grønne regnskab; dvs. at det er ledelsen, som er regnskabsaflæggeren og ”underskriveren”.

Samtidig mener tilsynsmyndighederne, at når det er ledelsen, der vælger ”væsentlighed”, kan de miljøparametre, der rapporteres i det grønne regnskab, variere fra virksomhed til virksomhed. Dermed reduceres muligheden for benchmarking, og sammenligning mellem de grønne regnskaber vanskeliggøres.

Virksomhederne og væsentlighed

Virksomheder kan se en fordel ved at erstatte ledelsens valg af og begrundelse for væsentlighed med objektive krav til, hvilke data og datatyper der skal indgå i det grønne regnskab for så vidt angår muligheder for benchmarking.

Men samtidig peger virksomhederne på det forhold, at en standardisering eventuelt ville reducere dialogen med tilsynsmyndighederne, hvilket virksomhederne opfatter som en ulempe.

Virksomhederne gør også opmærksom på, at eliminering af væsentlighed ingen værdi har for virksomhederne, og at risikoen for, at det bliver laveste fællesnævner, som udvikles, er til stede.

Ved at fjerne væsentlighedsbegrebet til fordel for standardiseret rapportering sker der en ændring fra en regnskabsaflæggelse til en slags selvangivelse.

En sådan udvikling kan for nogle virksomheder være relevant, mens det for andre virksomheder vil være et stort irritationsmoment, hvis der skal rapporteres om data og forhold, som virksomheden har defineret som uvæsentlige. Derfor er der også virksomheder, som ønsker, at væsentlighedsbegrebet ikke skal undergå en forandring som følge af en standardisering.

Det skal tilføjes, at virksomhederne ikke mener, at det er muligt at standardisere væsentlighed på tværs af virksomheder, blandt andet fordi væsentlighed kan ændres over tid som følge af politik, indsats og tilsvarende beslutninger.

Tilsynsmyndighederne og måle- og opgørelsesmetoder

Måle- og opgørelsesmetoder er meget forskelligartede. Standardisering af måle- og opgørelsesmetoder kan have relevans, men det er ifølge tilsynsmyndighederne en opgave, der er stor, og som det vil tage en årrække at opnå.

Det ville være ”fint” med indberetning direkte fra virksomhedernes leverandører af konkrete data set fra tilsynsmyndighedernes side.

En barriere ved en standardisering vil være ensretning af enheder. I dag har virksomhederne frihed til at vælge, med hvilke enheder data skal rapporteres. Med en standardisering vil der naturligt komme visse begrænsninger i denne frihed.

Omvendt vil det ved standardisering af enheder via eksempelvis beregningsmodeller blive muligt at gennemføre sammenlignelige analyser på tværs af sektorer, brancher og geografisk mellem de enkelte myndigheders virkeområder.

Der er en risiko for, at en ”for meget” fokusering på tal via en standardisering forsinker eller reducerer den ”gode realistiske og verbale redegørelse” til tilsynsmyndigheden fra virksomheden og dermed skaber en hindring for planlægning af tilsynsarbejdet i form af gennemlæsning af det grønne regnskab.

En af de større fordele ved en standardisering af måle- og opgørelsesmetoder er, at en standardisering nødvendiggør et system, der understøtter bogføringsdelen i virksomhederne og dermed bidrager til højere datakvalitet. Det vil sige, at virksomhederne bliver mere vejledt i, hvorledes data skal måles og opgøres, og herigennem reduceres bevidste og ubevidste fejlkilder.

Via en standardisering kan udpegning af væsentlige data fra virksomhedernes side blive mere synlig, hvis der vælges ud fra konkrete standardlister eksempelvis liste over forurenende stoffer.

Virksomhederne og måle- og opgørelsesmetoder

Virksomhederne anser sikring af ensartethed i måle- og opgørelsesmetoder som afgørende for en standardisering. ”Samme metode for samme data”. Ens metoder vil give mulighed for benchmarking og konsolidering.

Men der ses en række problematikker dermed, og der efterlyses egnede standarder for entydighed og målemetoder/beregninger, herunder standarder til anvendelse for internationale virksomheder, der opererer i flere forskellige lande.

Endvidere ser virksomhederne en værdi i større mulighed for at kunne sammenligne og foretage benchmarking, hvorved behovet for ensartede måle- og opgørelsesmetoder aktualiseres.

Men det anføres samtidig, at der også skal være en valgfrihed i forbindelse med opgørelsesmetoder, og det primært er krav til dataformat, der er i centrum.

Samtidig påpeger virksomhederne, at der ofte er meget komplekse beregninger bag de tal, der indgår i virksomhedernes vilkårsdokumentation ved egenkontrol mv. Ved en samlet rapportering af alle data til tilsynsmyndighederne rejses der en række problematikker, idet beregninger sker efter aftale om måle- og opgørelsesmetode indgået med den pågældende tilsynsmyndighed. En form for standardisering af måle- og opgørelsesmetoder vil være relevant, men det er ifølge virksomhederne en stor og omfattende opgave, som forudsætter, at der udvikles standarder, som tilsynsmyndigheder og virksomheder kan bruge.

Det blev endvidere fremført, at det er væsentligt, at fleksibiliteten også indebærer, at det er muligt at rapportere samtlige de data, der kræves af tilsynsmyndighederne. Hermed menes også data, som rapporteres som en andel af virksomhedernes opfyldelse af miljøgodkendelseskrav mv.

Fra virksomhedernes side gøres der opmærksom på, at indeksberegninger kan være komplekse. En standardisering kan således ikke forventes at kunne omhandle indeksberegninger generelt, men alene indberetningsfelter til indekstal.

Tilsynsmyndighederne og egenkontrol

Generelt anser tilsynsmyndighederne det ikke som realistisk at inddrage virksomhedernes data fra egenkontrol i en standardisering af de grønne regnskaber.

De data, som virksomhederne skal indhente og opbevare som et led i deres egenkontrol i f.eks. miljøgodkendelsen, har tilsynsmyndighederne ikke generelt en interesse i standardisere i et digitaliseret medie.

Tilsynsmyndighederne anser egenkontroldata som typer af data, der alene skal være til stede på selve virksomheden, og som er tæt forbundne med virksomhedens eget kontrolarbejde.

Endvidere er den overvejende del af egenkontrollen, specifikt emissionsmålinger, ikke data med sådanne karakteristika, at de kan opfylde regnskabskonventionen om fuldstændighed for en regnskabsperiode. De fleste egenkontrolmålinger er alene stikprøver, der måler koncentrationen af et stof på et eller flere tidspunkter over en periode.

Sådanne stikprøver kan sjældent omregnes til helårstal med en anvendelsesværdi for tilsynsmyndighederne. Det vil sige, hvis regnskabskonventionen om fuldstændighed skal opfyldes, reduceres tilsynsmyndighedernes anvendelsesværdi.

Virksomhederne og egenkontrol

Virksomhederne har meget forskellige vilkår og dermed implicit også meget forskellige egenkontrolmålinger. Data vedrørende egenkontrol har ifølge virksomhederne så forskellige karakteristika, at de ikke vil være velegnede eller kan tilpasses en standardisering.

Hvis der arbejdes hen mod en digitalisering af egenkontrolmålinger, vil det for at have en værdi for virksomhederne være en forudsætning, at egenkontrolopgaver derved ville kunne løses væsentligt hurtigere end i dag.

Tilsynsmyndighederne og identifikationskriterier

Tilsynsmyndighederne vil foretrække identifikation af data opdelt i processer og aktiviteter som det primære kriterium, fordi en virksomheds miljøgodkendelse bygges op herefter.

Virksomhederne og identifikationskriterier

For virksomhederne er det vigtigt at bibeholde en fleksibilitet. Det vil sige, at virksomhederne kan vælge at identificere data efter (i) deres miljøpåvirkninger (luftemission), efter (ii) deres miljøeffekt (drivhuseffekt) eller via (iii) de processer og aktiviteter, som de indgår i hos virksomheden (forurenende stoffer ved overfladebehandling).

Udgangspunktet for virksomhederne er mere kriterier for miljøpåvirkninger og virksomhedens vurdering af, om disse er væsentlige og dermed skal medtages i virksomhedens rapportering.

Et synspunkt fra virksomhederne er, at identifikationskriterier er væsentlige, idet forskellige miljøpåvirkninger kan have forskellig effekt på forskellige virksomheder.

Ved valg af identifikationskriterier påpeger virksomhederne endvidere, at det er afgørende, om data skal anvendes til benchmarking, og at metodik for identifikation er af stor betydning, når virksomheders miljøforhold skal sammenlignes.

Endelig blev der fra virksomhedernes side efterlyst en model for identifikation af miljøpåvirkninger/effekter.

Tilsynsmyndighederne og identifikationsniveau

Med identifikationsniveau forstås den grad af detaljering, som data skal have i en standardiseret model for et grønt regnskab for at kunne tilfredsstille alle relevante brugere.

For tilsynsmyndighederne er dette forhold ikke relevant, idet efterspørgslen efter detaljerede data i dag sker via egenkontrolvilkår, og denne proces ifølge tilsynsmyndighederne ikke vil være egnet i en regnskabsmodel.

Virksomhederne og identifikationsniveau

Ved en standardisering ser virksomhederne det som urealistisk at skulle forholde sig til anvendelse af stoffer på et detaljeringsniveau, som svarer til effektlisten. Den ressourcemæssige indsats i at skulle forholde sig positivt hvert år til anvendelse af mere end 6.000 stoffer anses for at blive meget stor, ligesom det forventes ikke at være muligt at fremskaffe informationer om stoffer fra leverandører, især ikke fra udenlandske leverandører.

En værdi af et eventuelt sådant arbejde vil ikke være til stede for virksomheden, herunder fordi effektlisten ikke konsekvent i virksomhederne kan bruges i miljøarbejdet. Dette skyldes blandt andet, at der ikke alene ligger rene miljøargumenter for optagelse af stoffer på listen, ligesom der tilgår og udgår stoffer fra denne liste periodisk. For særlige stoffer, som Miljøstyrelsen måtte ønske indrapportering om, peger virksomhederne på, at der må opstilles konkrete tærskelværdier for, hvornår data skal fremskaffes og indgå i rapporteringen til Miljøstyrelsen.

Et synspunkt fra virksomhederne er et detaljeringsniveau, som kræver, at man positivt forholder sig til anvendelse af typer og mængder af stoffer på Listen over uønskede stoffer, og som vil være acceptabelt i forbindelse med en standardisering af grønne regnskaber. Et subsidiært synspunkt er, at der ikke ønskes positiv oplysningspligt, men alene angivelse af aktuelle, kendte stoffer hos virksomheden, og at det er nødvendigt med angivelse af tærskelværdier for rapportering. For nogle virksomheder vil et sådant detaljeringsniveau ikke kunne accepteres, fordi det vil afsløre fortrolige oplysninger om produkters indhold eller over for leverandører om deres leveranceforhold til virksomheden. En accept forudsætter således mulighed for indeksering. Et supplerende synspunkt er, at farlighed ændres over tid, og en dataudvikling ikke over tid kan forventes at være retvisende for en virksomheds håndtering af miljøforhold. Derimod kan informationer om udfasningsplaner og gennemførelse heraf have større værdi for eksterne regnskabslæsere.

Under hensynstagen til muligheden for at indeksere følsomme data over for valgte databrugere mener virksomhederne ikke umiddelbart, at en standardisering af forbrug af råvarer vil give særlige problemer. Dog er der visse krav: Ved en erstatning af valg af væsentlighed i det grønne regnskab med objektive krav, må objektiviteten ske med udgangspunkt i enkle og let tilgængelige lister; muligheden for anvendelse af stofgrupper tilstræbes på listerne, og der må gives flere valgmuligheder for enheder. Det forudsættes, at der kan opnås enkle procedurer for vedligeholdelse af sådanne lister.

Vedrørende forbrugsdata for energi og vand vil en stor detaljering sandsynligvis give anledning til hyppig revidering af måle- og opgørelsesmetoder. Ved lav detaljeringsgrad reduceres myndighedernes mulighed for brug af data til deres respektive forhold, herunder til afgiftsberegninger, kontrolberegninger, statistiske oplysninger, vilkårstilsyn, afregning af CO₂-kvoter mv. Problematikken er at finde det rette niveau for de fleste myndigheder, hvilket ikke er en opgave, som virksomhederne kan løse.

Et synspunkt på virksomhedssiden er, at hvis ikke myndighederne kan standardisere kravene til egenkontrollen, skal den digitale løsning kunne rumme ikke-standardiserede data, da det anses for hensigtsmæssigt, at muligheden for at indberette resultater af egenkontrollen via det grønne regnskab bevares.

Endvidere blev der fra virksomhedernes side rejst spørgsmålet, om afgiftsberegninger vedrørende el, vand og varme rent praktisk kan standardiseres, idet regelsættet er meget forskelligartet fra virksomhed til virksomhed, fra proces til proces etc. Hvis standardiseringen alene kan tjene som dokumentation i et nyt medie for, hvad virksomhederne har liggende i dag som grundlag for afgiftsberegninger, bidrager digitaliseringen alene til at give mulighed for kontrol af beregninger fra myndighedernes side.

6.2.1.3 Offentliggørelse

Tilsynsmyndighederne og offentliggørelse

Tilsynsmyndighederne har behov for adgang til flere og mere detaljerede oplysninger end den brede offentlighed. Via en digitalisering er der mulighed for, at forskellige brugere kan have adgang til forskellige niveauer af data og informationer. Det kunne indebære den potentielle fordel, at alene tilsynsmyndighederne ville kunne se konkrete data efter aftale med en virksomhed, herunder eksempelvis egenkontroldata.

Virksomhederne og offentliggørelse

Et standardiseret grønt regnskab rejser blandt virksomhederne flere synspunkter i forhold til offentliggørelse. Et synspunkt er, at de grønne regnskaber virker i den eksisterende form, og der ikke imødeses fordele i at ændre form eller rapporteringsmåde.

Men generelt påpeger virksomhederne, at offentliggørelse har en begrænset betydning for virksomhederne, fordi interessen for at læse de grønne regnskaber er lille i offentligheden. De grønne regnskaber har fundet sit leje i dialogen med tilsynsmyndighederne og andre særligt interesserede.

Med nye og mere deltaljerede krav til indholdet i det grønne regnskab kan det bevirke, at det bliver sværere at læse og forstå. Hvis behovet for standardisering ligger i myndighedernes indberetningskrav til EU, kan disse krav være en del af de grønne regnskaber. Virksomhederne mener da, at de må lave et læsevenligt regnskab til offentligheden og anfører, at de fleste virksomheder i dag laver deres eget produkt med grafiske præstationer til brug for egen hjemmeside. En præsentation af virksomhedernes miljøforhold og påvirkninger er ifølge virksomhederne ”noget andet end detaljerede datasæt”.

Et synspunkt fra virksomhederne er alene at arbejde mod en digitalisering af de data, som skal bruges til vidererapportering - og så lade resten af regnskabet være, som det er i dag.

Et argument fra virksomhederne er, at de grønne regnskaber internt i virksomhederne er et betydningsfuldt redskab for miljøafdelingerne. Det grønne regnskab understøtter virksomhedens interne opmærksomhed på miljøområdet. Derfor er der en risiko for, at en ændring til et digitalt medie vil kunne reducere den interne værdi af det grønne regnskab, herunder ledelsens ”commitment”.

Der er blandt virksomhederne enighed om, at standardisering kan understøtte en udvikling med mulighed for flere sammenligninger; at der kan være en fordel i udvikling mod en ensartethed, så benchmarking muliggøres, men at dette forudsætter ensartede standarder og behov for krav til datakvalitet.

Ved offentliggørelse er det for virksomhederne særligt afgørende, at der etableres en datasikkerhed, så virksomhederne sikres en garanti for, at adgangskontrol virker effektivt og fyldestgørende.

Opmærksomheden rettes mod brug af indekstal og indeksberegninger, og med en digitalisering kan der med en passende datasikkerhed ske en rapportering med valg fra virksomhedens side; hvem der må få adgang til de absolutte tal, og hvem der alene må se de indekserede tal..

Tilsynsmyndighederne og benchmarking

Ved standardisering skabes der muligheder for benchmarking dels over tid og dels mellem sektorer og virksomheder i samme listekategori. Benchmarking kan have en fremtidig værdi for tilsynsmyndighederne ved, at de vil kunne opnå større videndeling. En deling af viden om udviklingen i sammenlignelige virksomheder vedrørende miljøpåvirkninger; indsigt i hvilke typer af data, typer af stoffer mv. som sammenlignelige virksomheder måler og rapporterer om i grønne regnskaber; og dermed grundlag for større synlighed i ligheder og forskelle mellem miljøgodkendelser til ensartede virksomheder.

Virksomhederne og benchmarking

Ifølge virksomhederne forudsætter benchmarking, at der både er ensartethed i måle- og opgørelsesmetoder og i en entydig kategorisering i forbindelse med identifikation af miljøforhold (identifikationskriterier). Virksomhederne har ikke direkte taget stilling til, om benchmarking har en værdi for dem.

6.2.1.4 Fleksibel model

Tilsynsmyndighederne og fleksibilitet

Tilsynsmyndighederne lægger stor vægt på fleksibiliteten i de grønne regnskaber.

Tilsynsmyndighederne ser en mulighed i, at det grønne regnskab via en standardisering og digitalisering kan gøres mere anvendeligt for de enkelte typer af interessenter, herunder eksempelvis få informationer med enkelte nøgletalsdata til naboer; uddybende forklaringer til andre interessenter og omtale af særlige forhold efter aftale med tilsynsmyndighederne til disse virksomheder.

I en standardiseret form kan få nøgletal være ønskelige, men under iagttagelse af en overordnet fleksibilitet.

Virksomhederne og fleksibilitet

Virksomhederne lægger stor vægt på fleksibilitet i de grønne regnskaber.

En mulighed fremdraget af virksomhederne er at lade de digitaliserede grønne regnskaber omfatte de krav, der stilles til oplysning om typer og mængder af stoffer til bl.a. EPER-registeret og andre offentlige krav, herunder krav til oplysninger i henhold til PRTR-protokollen. Men samtidig lade det være fleksibelt for virksomhederne, hvilke yderligere data og andre oplysninger, herunder egenkontrollen til tilsynsmyndighederne, der rapporteres via det grønne regnskab.

Fleksibilitet opnås ikke, hvis indberetning bliver bundet til en række lange lister af data, som virksomheden positivt skal forholde sig til. Et eksempel er effektlisten med ca. 6.400 stoffer.

Tilsynsmyndighederne og gennemsigtighed

Tilsynsmyndighederne lægger vægt på, at det grønne regnskab er gennemsigtigt og overskueligt.

Der kan være en risiko for, at de kvantitative data får en stor vægtning ved en standardisering og dermed kommer til at ”fylde for meget” i forhold til de kvalitative informationer. Herved mister det grønne regnskab gennemsigtighed for tilsynsmyndighederne i deres brug af regnskabet som et enkelt og hurtigt, overskueligt ”øjebliksbillede” af en virksomhed, deres miljøarbejde og ledelsesmæssige tilgang til miljøforhold.

Endvidere ser tilsynsmyndighederne en risiko for, at det grønne regnskab bliver for ”stort”, og at det samtidig ikke bliver overskueligt for offentligheden.

Virksomhederne og gennemsigtighed

Som indberetter er der blandt virksomhederne en vis angst for, at en standardiseret rapportering kan blive for kompliceret, hvis den skal indeholde mange og forskelligartede data og oplysninger til forskellige interessenter.

Tilsynsmyndighederne og forståelighed

I et standardiseret, digitalt kommunikationsmedie nærer tilsynsmyndighederne en vis frygt for, at data kan blive svære at forstå, fordi de kan komme til at fremstå uden forklarende tekst. ”Historien” kan mangle, og det kan betyde, at sammenhængen mellem ledelsens valg af væsentlighed og udviklingen af kvantitative data ikke altid ses i det rette lys. En standardisering af data kan risikere at give misvisende data, fordi de kan være taget ud af en verbal kontekst, som giver en forklaring om en udvikling eller om forudsætninger for en datas kvantitet.

Virksomhederne og forståelighed

Ved en standardisering kan der opstå misforstået brug af data, idet der bliver eller kan blive ”afstand” mellem forklaringen omkring de enkelte data og de nominelle tal. Dette forhold afhænger af, hvorledes præsentationer og udskriftsfaciliteter udvikles, samt hvem der har læseadgang til data.

6.2.1.5 Dobbeltregistreringer

Tilsynsmyndighederne og dobbeltregistreringer

Tilsynsmyndighederne oplever ikke, at de modtager dobbeltindberetninger fra virksomhederne. Tilsynsmyndighederne hører ofte tale om, at der er dobbeltregistreringer, men konkret er der alene kendskab til stamoplysninger fra virksomhederne.

Data i det grønne regnskab bruges af tilsynsmyndighederne til at iagttage udviklingstrends i virksomheden. Kun i enkelte, konkrete tilfælde anvendes det grønne regnskab efter aftale mellem virksomhed og tilsynsmyndighed til at formidle konkrete data og opgørelser. For tilsynsmyndighederne er det grønne regnskab sekundært, idet et regnskab aldrig ville kunne rumme de typer af informationer, som et tilsyn har behov for i det direkte tilsynsarbejde.

Virksomhederne og dobbeltregistreringer

Virksomhederne anser dobbeltrapportering og reduktion heraf som en væsentlig faktor for at opnå en værdi af en standardisering med en efterfølgende digitaliseret indrapportering af miljøoplysninger til myndigheder.

Virksomhederne oplever, at de indberetter de samme typer af oplysninger til flere myndigheder, herunder også dobbeltrapporteringer til tilsynsmyndighederne. En del af virksomhederne ser et potentiale i, at alle data til tilsynsmyndighederne samles i én rapport; for eksempel det grønne regnskab. Flere af virksomhederne gav også udtryk for, at det i det fremtidige arbejde ville være mere relevant at tage afsæt i, hvilke miljøoplysninger myndighederne efterspørger, og fokusere på en digitaliseret løsning af miljøoplysninger fra virksomheder til myndigheder i bred forstand frem for de grønne regnskaber.

Fra virksomhedernes side er der et formål med at indberette data et sted, hvorfra myndigheder selv kan hente de nødvendige data. Det kunne være det grønne regnskab. Ifølge virksomhederne er det tilsynsmyndighederne, som modtager flest data og med størst detaljeringsgrad. En mulighed er derfor, at indberetning sker med fokus på tilsynsmyndighedernes behov, og at andre myndigheder kan hente deres databehov herfra.

For reduktion af dobbeltregistreringer anfører virksomhederne, at data vedrørende forbrug af el, vand og varme sker til flere myndigheder, og at Miljøstyrelsen principielt kunne indhente disse data direkte fra andre myndigheder. Men samtidig bemærkes det, at det totale forbrug af el, vand og varme, som rapporteres i dag i de grønne regnskaber, ikke altid er lig det forbrug, der skal betales afgift af.

Et forhold, som virksomhederne afdækker, er en vis frygt for misbrug af data, hvis konkrete data bliver tilgængelige for alle offentlige myndigheder. Baggrunden herfor er blandt andet, at data oftest ikke kan anvendes uden supplerende viden om forudsætninger for og karakteristika omkring den pågældende data.

Endvidere rejses opmærksomheden mod, at jo flere data, som myndighederne har adgang til, jo flere spørgsmål rejses der over for virksomhederne - med dermed større arbejdsbyrder for virksomheden til at besvare spørgsmål.

Fra virksomhederne blev det angivet, at den væsentligste interessent i at undgå dobbeltregistreringer er virksomhederne selv. Det er virksomhederne, der oplever, at der anvendes tid i virksomheden til at levere de samme informationer til offentlige myndigheder flere gange, mens den oplevelse givetvis ikke er at finde hos de forskellige myndigheder.

Tilsynsmyndighederne og et rapporteringssted

Med et rapporteringssted sker en indberetning af data fra virksomheden alene en gang og på et sted. At rapportering alene finder sted i en ”kanal” er ifølge tilsynsmyndighederne måske en god ide.

En ensrettet tilgang til myndighederne kan være hensigtsmæssig for virksomhederne. Men internt hos tilsynsmyndighederne finder journalisering i dag sted efter en fastlagt systematik, som indebærer, at informationer via et digitalt medie alligevel skal udskrives til brug for arkivering efter de gældende regler.

Med en indberetning og en digital arkivering af grønne regnskaber ser tilsynsmyndighederne en barriere. Arkivering til brug for håndtering af aktindsigt kan give problemer, hvis nogle informationer alene er til stede i et særskilt digitalt medie.

Virksomhederne og et rapporteringssted

En synlig barriere for et rapporteringssted er, at data i de grønne regnskaber sker på anlægsniveau. Andre myndigheder efterspørger som regel ikke data på anlægsniveau, men på selskabsniveau eller lignende. Denne barriere har sammenhæng med dobbeltregistreringer og muligheder i praksis for reduktion heraf.

Forudsætningen for ét rapporteringssted er, at alle de nødvendige informationer er til stede og synlige på rapporteringsstedet for brugerne af de indberettede data fx forskellige måle- og opgørelsesmetoder.

6.2.1.6 Interne processer

Tilsynsmyndighederne og effektivitet i eget arbejde som følge af standardisering

I forbindelse med afgivelse af udtalelse om det grønne regnskab fra tilsynsmyndighederne kan der ses en eventuel effektivitet ved en standardisering, idet det kan være hurtigere for tilsynsmyndighederne at vurdere, om alle typer af informationer er med, eller om konkrete data ikke er rapporteret. Endvidere bemærkes det, at arbejdet med afgivelse af udtalelser i dag er meget forskelligt i de enkelte tilsynsmyndigheder.

Tilsynsmyndighederne ser ikke en effektiviseringsgevinst ved en digitalisering, fordi de ressourcer, der anvendes til udtalelsen om de grønne regnskaber, er begrænset. Eksempelvis er det oplyst fra Københavns Amt, at der i 2003 blev registreret et ressourceforbrug på 320 timer for alle de grønne regnskaber, som amtet gav udtalelse om. Det svarer til ca. 10 timer pr. regnskab.

Virksomhederne og effektivitet i eget arbejde som følge af standardisering

Virksomhederne ser ikke umiddelbart, at der opnås nogen væsentlig effektivitet i deres arbejde med aflæggelse af grønne regnskaber ved en standardisering.

Der kan opnås en mindre effektivitet, hvis der gives let tilgang til registrering af data ved anvendelse af konkrete lister over stoffer som fx EPER-listen og Listen over uønskede stoffer. Det forudsætter dog, at listerne ikke er for lange og uoverskuelige.

I relation til samarbejdet med tilsynsmyndighederne om udtalelsen om det grønne regnskab oplever virksomhederne, at der er stor forskel på myndighedernes sagsbehandling, hvilket eventuelt kunne harmoniseres via en standardisering.

Virksomhederne påpeger endvidere, at forurenende stoffer i produkter ikke kan opgøres uden væsentlig ressourceindsats, at produktbeskrivelser ikke er relevante i de grønne regnskaber (da målgruppen primært er tilsynsmyndighederne), og at en standardisering af data vedrørende forurenende stoffer i produkter kun ville kunne ske med tærskelværdier, der begrænser ressourceforbruget for virksomhederne.

Tilsynsmyndighederne og effektivitet i eget arbejde som følge af digitalisering

Tilsynsmyndighederne peger på, at en digitaliseret proces ikke vil effektivisere deres arbejde med at give udtalelse.

Dialogen, der finder sted mellem myndighed og virksomhed, betragtes som en vigtig delmængde af arbejdet med udtalelsen, og ved digitaliseret kommunikation kan denne dialog risikere at blive reduceret. Subsidiært vil der komme en dobbeltkommunikation.

Virksomhederne og effektivitet i eget arbejde som følge af digitalisering

Virksomhederne finder tilsvarende, at en digitaliseret proces ikke vil effektivisere arbejdet i forbindelse med modtagelse af tilsynsmyndighedernes udtalelse om det grønne regnskab. Virksomhederne har ofte en dialog med tilsynsmyndigheden om udtalelsen - en dialog, som ved digitaliseret kommunikation kan risikere at blive reduceret. Subsidiært vil der komme en dobbeltkommunikation.

6.2.1.7 Frekvens

Tilsynsmyndighederne og frekvens

I et digitalt medie åbnes mulighed for, at data og informationer ikke kun kommunikeres en gang om året. Frekvensen kan være kortere, eventuelt efter aftale med virksomhedens tilsynsmyndighed.

Tilsynsmyndighederne ser dog en problematik i, at virksomheder kan rapportere med en kortere frekvens eller med variabel frekvens for forskellige typer af data. Tilsynsmyndighederne ser det ikke som sit ansvar løbende at følge med i, hvad en virksomhed lægger ind af oplysninger og data i et digitalt medie med en variabel frekvensmulighed.

Tilsynsmyndighederne ser en risiko for, at ansvaret flyttes til en overvågning af, hvad virksomhederne oplyser i et digitalt medie, hvor virksomhederne forventer, at tilsynsmyndighederne aktivt overvåger indlagte data og informationer. Myndighederne ønsker, at det er virksomhedernes ansvar at give aktivt besked om indtrufne hændelser i virksomheden.

Generelt vil det være mindre effektivt for tilsynsmyndighederne, hvis der ikke modtages et samlet grønt regnskab en gang årligt.

Virksomhederne og frekvens

I et digitalt medie med mulighed for, at data og informationer kan kommunikeres løbende - eventuelt efter aftale med virksomhedens tilsynsmyndighed - kan en variabel frekvens skabe forenkling internt i virksomhederne ved lagring af data, idet man kan registrere sine data i takt med, at de indsamles i det digitale medie og således gøre data klar henover regnskabsåret.

Fra virksomhedernes side er denne mulighed for at lade data registrere i frekvenser efter eget behov og kortere end pr. år dog ikke af væsentlig betydning.

Fra virksomhedernes side er der endvidere en vis frygt for, at hyppigere offentliggørelse end en gang om året kan blive oplevet som øget rapporteringskrav.

Nogle virksomheder påpeger et ønske om alene at lade kalenderåret være regnskabsåret, mens andre ikke er enige heri. I dag følger det grønne regnskab virksomhedens økonomiske regnskab. Synspunktet for at følge kalenderåret har formodentlig en sammenhæng med virksomheders oplevelse af, at målgruppen for det grønne regnskab er tilsynsmyndighederne, og at udvalgte, andre myndigheder kræver rapportering pr. kalenderår.

Et andet synspunkt fra virksomhederne er relateret til sammenhæng mellem oplysninger om miljø i virksomhedens årsrapport, som der stilles krav om i årsregnskabsloven. For virksomheder, der anvender grunddata fra det grønne regnskab til udarbejdelse af informationer til årsrapporten, vil det være mest hensigtsmæssigt, at der er analogi mellem regnskabsperioden for det grønne regnskab og for det økonomiske regnskab.

6.2.1.8 Særligt om målgrupper

Tilsynsmyndighederne og målgrupper for grønne regnskaber

Tilsynsmyndighederne opfatter ikke dem selv som den primære målgruppe for de grønne regnskaber. Det er offentligheden, som de grønne regnskaber har som målgruppe.

Det grønne regnskab anvendes til at skabe dialog med virksomhederne som inspiration til forhold til behandling på kommende møder og som en måde at få et overblik over, hvad der sker i en virksomhed, og hvordan virksomhedens ledelse prioriterer miljøarbejde.

De kvantitative data anvendes ikke direkte af tilsynsmyndighederne, men anses for at være et slags ”støtteværktøj”. Det er de kvalitative informationer i det grønne regnskab, som tilsynsmyndighederne anvender, og tilsynsmyndighederne mener ikke, de kan standardiseres på meningsfuld vis. En standardisering vil true de nuancer, som tilsynsmyndighederne i dag kan læse om de enkelte virksomheder via deres grønne regnskaber.

Alt i alt mener tilsynsmyndigheden ikke, at en standardisering af det grønne regnskab målrettes tilsynsmyndighedernes behov.

Virksomhederne og målgrupper for grønne regnskaber

De grønne regnskaber er rettet mod offentligheden og mod lokalsamfundet. På trods af dette opfatter virksomhederne i dag, at den primære målgruppe er tilsynsmyndighederne. Ifølge virksomhederne bevæger de grønne regnskaber sig hen imod opfyldelse af tilsynsmyndighedernes behov, og virksomhederne gav udtryk for, at denne udvikling for dem er ønskværdig - forstået som en praktisk løsning på den kommunikationsudvidelse, som finder sted med rapportering af informationer og data fra virksomheder til myndigheder.

Målgrupper som aktionærer og offentlighed tilegner virksomhederne oftest miljørapporteringer med andet informationsomfang og indhold i en ikke så miljøteknisk ramme, som bekendtgørelsen om grønne regnskaber tilsiger.

En andel af virksomhederne anvender det grønne regnskab som internt styringsværktøj til synliggørelse af miljøarbejdet og udviklingen af kvantitative data, herunder involvering af ledelsen i forbindelse med blandt andet mål og resultater.

En standardisering rettet mod tilsynsmyndighederne, hvor alle data og informationer fra det gældende grønne regnskab og fra øvrige rapporter og redegørelser samles til en koordineret helhed, har interesse for virksomhederne. Dette forhold gør sig især gældende, hvis standardiseringen kan indebære, at tilsynsmyndighederne også indberetter deres viden om data mv. i det digitaliserede medie. I et sådant billede ville det grønne regnskab være erstattet af en kommunikationsflade mellem virksomheder og tilsynsmyndigheder.

Men herudover mener virksomhederne, at målgruppen for et standardiseret grønt regnskab principielt bør være alle myndigheder, hvortil der i dag rapporteres om miljødata. Alene herved ser virksomhederne, at der kan ske en reduktion af dobbeltrapporteringer.

6.2.2 Opsamling på virksomheders og tilsynsmyndigheders synspunkter ved udvikling af en standardiseringsmodel for de grønne regnskaber

Formålet med afholdelse af workshops og afdækning af virksomhedernes og tilsynsmyndighedernes prioriteringer var at skabe et grundlag for at designe et standardiseret indberetningsformat (en datamodel), som i en digitaliseret form kunne testes som betaversioner (to prototyper), og som kan give input til det videre arbejde.

Beslutningsgrundlaget for datastandardisering i dette projekt har derfor taget udgangspunkt i virksomhedernes og tilsynsmyndighedernes prioriteringer af, hvad der er vigtigt for disse to grupper ved en standardisering, nemlig:

Datasikkerhed
Opgørelsesmetoder
Følsomme data
Fleksibilitet
Datakvalitet
Dobbeltregistreringer.

I dette afsnit opsamles de seks prioriteringer med en forklaring om, hvorledes de er imødeset ved udviklingen af en standardiseringsmodel til efterfølgende test.

6.2.2.1 Datasikkerhed

Datasikkerhed imødeses generelt ved at pege på virk.dk som indberetnings- og transmissionssted og en model for digital indberetning, hvor virksomheden selv markerer, hvilke typer af data og informationer der må tilgå hvilke brugere. Med begrænset publicering sikres en metodik for offentliggørelse/anvendelse af data fra forskellige brugergrupper, hvis virksomheden giver tilladelse dertil. Principper for godkendelse sker efter regelsættet om digital signatur, der er til stede ved anvendelse af virk.dk.

6.2.2.2 Opgørelsesmetoder

Opgørelsesmetoder med fokus på ”samme metode for samme data” er en barriere i dette projekt og en konkret udfordring ved en bred implementering. I dette projekt er alene medtaget de aktuelle krav til angivelse af, hvorvidt data er målt, beregnet eller anslået.

6.2.2.3 Følsomme data

Følsomme data imødeses ved, at der i datamodellen findes flere parametre, der kan bruges til at sikre, at de følsomme data forbliver fortrolige. Det er parametre som begrænset publicering, angivelse af data som indekstal samt summering på gruppe.

6.2.2.4 Fleksibilitet

Den fleksibilitet, som der er i dag for virksomhederne med muligheden for at udvide informationerne i det grønne regnskaber efter ønske og behov, forbliver uændret.

De typer af miljøforhold, som der i dag i bekendtgørelse om grønne regnskaber faktuelt er indberetningspligt for, indberettes i såkaldte ”faste felter”. Det er alene de faste felter, som skal indberettes i det standardiserede format.

Virksomhederne kan for øvrige informationer vælge mellem brug af supplerende frie/frivillige felter og indberetning via en pdf-fil. Fleksibilitet imødeses ved, at virksomhederne selv kan vælge mellem brug af supplerende frivillige felter og indberetning via en pdf-fil, hvilket svarer til den fleksibilitet, som der er i dag ved aflæggelse af grønne regnskaber.

Fleksibilitet imødeses endvidere ved, at virksomheden ved indberetning kan markere, om data af virksomheden anses for væsentlig, af nogen betydning, af mindre betydning eller uden betydning.

Subsidiært kunne det alene være de data, som virksomheden anser for væsentlige, der skulle indberettes. Ved udvikling og test af model er denne mulighed ikke anvendt. Begrundelse derfor har været, at projektets formål er at vurdere, hvorledes data fra virksomhedernes grønne regnskab mest effektivt kan indberettes digitalt til Miljøstyrelsen og konkret at efterprøve indberetning digitalt og derved skabe erfaringer med virksomhedernes digitale indberetning af miljødata. De indberetninger, som Miljøstyrelsen har behov for, er fuldstændige indberetninger, som giver et datagrundlag for opgørelse af de samlede emissioner mv. Ved at lægge virksomhedernes væsentlighedskriterium til grund derfor, vil de samlede opgørelser ikke indeholde den konsoliderede kvantitet, som i virksomhederne på virksomhedsplanet er anset for ikke væsentligt.

Endelig kan det være en fleksibilitet for nogle virksomheder, at flere medarbejdere i en virksomhed kan foretage indberetning af de data, som medarbejderen har ansvar for.

6.2.2.5 Datakvalitet

Datakvalitet kan imødeses med validitetskontroller.

En type kontrol er forebyggende og konkretiseres eksempelvis ved, at en række af de virksomhedsrelaterede stamdata (CVR-nummer, P-nummer mv.) er fortrykte data.

En anden type kontrol er opklarende og konkretiseres eksempelvis ved, at faste felter skal være udfyldt for at afslutte indberetningen.

En tredje kontrol er korrigerende og konkretiseres eksempelvis ved, at inkonsistente data (fx indre sammenhæng mellem kvantitet og enhed) eller afvigelsesprocenter i forhold til tidligere års data afvises ved første indtastning.

Den form for datakvalitet, der kan understøttes ved en digital indberetning, er givetvis alene indberetningsfejl.

6.2.2.6 Dobbeltregistreringer

Dobbeltregistreringer kan umiddelbart reduceres, hvis flere myndigheder anvender samme centrale indberetningssted for så vidt angår de virksomhedsrelaterede stamdata, herunder basisoplysninger til det grønne regnskab.

For de aktivitetsrelaterede data såsom forbrug og emissioner forudsætter en reduktion, at myndighederne ensretter deres informationsbehov for samme datatype, herunder især opgørelsesmetoder, indberetningstidspunkter og frekvenser for indberetning. Der må imødeses meget store udfordringer i det offentlige regi, fordi der ikke er fælles standarder og metoder for opgørelse af data fra samme datakilde til forskellige offentlige brugere, men hver myndighed fastsætter egne kriterier.

En anden type barriere ved reduktion af dobbeltregistreringer kan komme fra tilsynsmyndighederne, hvis rolle ikke er at føre aktivt tilsyn med data og informationer, som der måtte være adgang til via et centralt indberetningssted.

7 Design af standardiseret indberetningsformat med metodik for offentliggørelse af data fra forskellige brugergrupper og principper for godkendelse

7.1 Design af indberetningsformat

7.1 Design af indberetningsformat

I dette afsnit beskrives designet af det standardiserede indberetningsformat (datamodellen), som i en digitaliseret form efterfølgende i to prototyper blev testet af virksomheder for dets funktionalitet og brugervenlighed.

Som det er omtalt i afsnit 3 om projektets formål og afgrænsning, omfatter designet ikke alle typer af data og informationer i et grønt regnskab.

Basisoplysninger

Indberetning af basisoplysninger er analoge med de konkrete oplysninger, som følger af bekendtgørelse om grønne regnskaber. Indberetning sker i tekstfelter.

Oplysninger om miljøforhold

Oplysninger om miljøforhold deles i to indberetningsskemaer.

I et skema indberettes data, der er relateret til virksomhedens forbrug. Det vil sige forbrug af vand, energi og råvarer og hjælpestoffer.

I et andet skema indberettes data, der er relateret til emissioner til luft og vand.

Indtastningsforløbet

I skemaerne er der forlods angivet en række typer af miljødata; eksempelvis energi i forskellige energiformer.

Indberetter kan indsætte nye typer af miljødata i skemaerne ved at tilføje nye linjer. Ved indtastning af emissioner til luft og vand er designet suppleret med bagvedliggende lister.

Når en indberetter markerer feltet ”tilføj stof” kommer et nyt skema, hvor der kan slås op i en konkret stofliste fra Miljøstyrelsen.

Bagvedliggende lister

Ved indberetning af data skal indberetter anvende én bagvedliggende liste. I designet er PRTR-listen medtaget. Heri er indeholdt de stoffer, som findes på EPER-listen. Indberetter ”tvinges” til at tage stilling til, om virksomheden anvender stoffer, der er at finde på denne liste.

Ved indberetning af data kan indberetter anvende en anden type bagvedliggende liste. I designet er LOUS-listen medtaget. Indberetter kan anvende denne liste som hjælpeværktøj ved valg af, hvilke typer af stoffer virksomheden anvender.

En række stoffer i stoflisterne er markeret som hyperlink til en uddybende forklaring på Miljøstyrelsens hjemmeside.

Opgørelsesmetode

For hvert felt i skemaerne skal der markeres, om de pågældende data er fremkommet ved måling, ved beregning eller ved en estimering.

Ledelsens redegørelse

Ledelsens redegørelse kan indberettes på to måder efter virksomhedens valg. Enten kan virksomheden vedhæfte ledelsens redegørelse som en pdf-fil, eller redegørelsen kan skrives som fritekst i felter, der er til rådighed i indberetningen.

Resume af egenkontrol

Virksomhedens resume af egenkontrol er ikke medtaget i det design, som testes. Indberetning af resume af egenkontrol ville designmæssigt være analogt med de to valgmuligheder under ledelsens redegørelse.

7.1.1 Felter til indberetning

7.1.1.1 Faste felter

I designet er en række miljødata angivet i såkaldte faste felter. Det betyder, at indberetter skal foretage en indberetning i feltet efter følgende struktur.

Enhed vælges; eksempelvis kan vandforbrug angives i liter eller m³, energiforbrug i Kwh, Mwh, Gwh, GJ, kg, tons, m³, Nm3, liter og i designet råvareforbrug i kg/år eller tons/år.

Opgørelsesmetode angives som målt, beregnet eller estimat. Estimat er default-værdien.

Dernæst vælges, på hvilken måde data skal offentliggøres. Der henvises til afsnit 7.1.2.1.

Det angives, i hvilken udstrækning virksomhedens ledelse anser data for væsentlig enten som følge af dens mængde eller type af miljøeffekt. Der henvises til afsnit 7.1.2.1.

Der vælges, om denne data skal indgå i en gruppe af data. Der henvises til afsnit 7.1.2.2.

Et eksempel er de emissioner af stoffer, som findes i PRTR-listen. Virksomheden skal tage stilling til, om disse stoffer udledes fra virksomheden.

7.1.1.2 Frivillige felter

De frivillige felter vælges af virksomheden. Indtastning i de frivillige felter er designet som de faste felter. Forskellen er, at virksomheden vælger, om den vil foretage en indberetning.

Eksempelvis er forbrug af råvarer frivillige felter. Virksomheden indberetter de typer af råvarer, som denne anser for relevant af indberette.

Et andet eksempel er emissioner af stoffer, som findes på LOUS-listen, bortset fra den andel af stoffer heri, som også er opført på PRTR-listen.

7.1.1.3 Tekstafsnit

Tekstafsnit i det grønne regnskab, herunder ledelsens redegørelse og resume af egenkontrol, angives i tekstfelter. Et tekstafsnit er eksempelvis virksomhedens miljøpolitik, krav til leverandører, mål mv. Et tekstafsnit kan indeholde kvalitativ information, kvantitative data, grafer mv.

Virksomheden kan vælge, om den vil anvende tekstafsnit, eller om den vil vedlægge tekstafsnit mv. som en pdf-fil.

7.1.2 Metodik for offentliggørelse

7.1.2.1 Differentieret publicering

I forbindelse med indtastning af data får virksomheden mulighed for i det opstillede design at differentiere publiceringen af den konkrete datatype.

De valgkriterier, der gives, er en afkrydsning af en af følgende muligheder.

Denne indberettede datatype med den angivne mængde må offentliggøres til:

Kun offentlige, berettigede miljøinstanser
Kun offentlige, berettigede instanser
Branchestatistikker
Fuld offentliggørelse.

Default-værdien er fuld offentliggørelse.

Der er i designet ikke taget stilling, hvem berettigede instanser skal være. Dette må afgøres med virksomhederne ved en implementering i et senere forløb.

Ved konkret udvikling af en digitaliseret løsningsmodel med mulighed for afsender at angive begrænset publicering til udvalgte myndigheder af konkrete data og/eller informationer skal en sådan begrænsning ses under iagttagelse af den generelle lovgivning om offentliggørelse af informationer i Danmark. Det falder ikke under dette projekts rammer at inddrage juridiske aspekter omkring offentliggørelse af informationer.

I forbindelse med indtastning af data kan virksomheden vælge mellem fire kategorier for væsentlighed.

Ved afkrydsning markeres, om den angivne mængde for hver af de indberettede data af virksomheden anses for at være miljømæssigt:

Uden betydning
Mindre betydning
Nogen betydning
Væsentlig.

Default-værdien er væsentlig.

Det er ledelsen i virksomheden, der skal vælge og begrunde de miljøforhold, som denne finder væsentlige, og som derfor medtages i det grønne regnskab.

I forbindelse med Miljøstyrelsens behov for data til videre indrapportering kan ledelsens vurdering af væsentlighed medføre, at oplysningerne i det grønne regnskab ikke altid er fuldstændige; enten som følge af udeladelse eller gruppering med sammenlægning af data.

For de typer af data, som skal anvendes til national videre indrapportering, får virksomheden således en pligt til at oplyse om den kvantitative mængde, selvom ledelsen anser dette for uvæsentligt.

Samspillet mellem valg af væsentlighed og differentieret publicering medfører, at virksomheden kan vælge, hvem de enkelte typer af data skal tilgå, og dermed ændres den i dag gældende rapporteringspligt til offentligheden via det grønne regnskab ikke ved en standardisering med efterfølgende digitalisering.

Hvorvidt der ved en konkret udvikling af en digitaliseret løsningsmodel skal anvendes fire parametre eller færre vil være en vurdering, der anbefales foretaget af Miljøstyrelsen i samråd med virksomheder, tilsynsmyndigheder og øvrige interessenter, der er brugere af virksomhedens kvantitative data.

7.1.2.2 Summering på grupper

I forbindelse med indtastning af data kan virksomheden vælge at summere på grupper for udvalgte stoffer.

Det vil sige, at der ud for det konkrete stof angives, at dette skal summeres på gruppeniveau, således som summering er mulig i dag ifølge bekendtgørelse om grønne regnskaber.

Type og mængde vil derved ikke være specificeret, men kun indgå i en gruppetotal ved datapræsentation over for de interessenter, der ikke har et reguleret krav på information på stofniveauet.

Eksempelvis vil et stof, der er optaget på EPER-listen, ikke kunne summeres på gruppeniveau over for Miljøstyrelsen, men i det grønne regnskab til offentligheden kan virksomheden lade stoffet indgå i en gruppe med beslægtede stoffer.

7.1.3 Principper for godkendelse

7.1.3.1 Godkendelse internt i virksomheden

Med en standardiseret indberetning i et digitaliseret medie kan virksomheden opnå følgende fordele:

Indberetning kan ske af flere medarbejdere eller funktioner. Det vil eksempelvis sige, at data ikke behøver at skulle videregives internt, før de kan indarbejdes i et grønt regnskab. Det standardiserede medie bliver således også et internt værktøj.

Ved indberetning kan det digitale medie indeholde en række enkle valideringsprocedurer. Det er sådanne procedurer, som at alle faste felter skal være udfyldt, for at indberetningen kan afsluttes. Det kan være, at indberetter gøres opmærksom på forskellen mellem sidste års data og det netop indtastede tal og derved ”tvinges” til at reflektere over rigtigheden heraf mv.

Endvidere kan ledelsens interne godkendelse ske i takt med udarbejdelsen.

Den interne proces kan ikke ses af andre end de interne medarbejdere i virksomheden, som er givet adgang dertil.

Først når virksomhedens ledelse har godkendt det grønne regnskab, åbner virksomheden for, at tilsynsmyndigheden kan se dette for at give dens udtalelse.

Men det er virksomheden, der vælger processen for godkendelse. I det tilfælde, hvor tilsynsmyndigheden ønskes inddraget før ledelsens godkendelse, lader virksomheden denne åbning finde sted.

Når det grønne regnskab er færdigt til offentliggørelse, underskriver virksomhedens ledelse dette med digital signatur.

7.1.3.2 Myndigheders udtalelse

I designet for en standardiseret indberetning i det digitaliserede medie foregår tilsynsmyndighedens arbejder med afgivelse af udtalelse ved, at denne med digital signatur afgiver dens udtalelse.

Dialogen mellem virksomhed og tilsynsmyndighed ændres ikke derved.

Tilsynsmyndigheden læser regnskabsudkastet på det digitale medie og kan vælge at kontakte virksomheden om konkrete forhold, der ønskes behandlet. Alternativt eller supplerende kan tilsynsmyndigheden vælge at kommentere oplysninger eller data i regnskabsudkastet over for virksomheden.

På dette stadie i offentliggørelsesprocessen er regnskabsudkastet alene til rådighed for virksomheden og tilsynsmyndigheden. Tilsynsmyndigheden har skriveadgang i regnskabet, men således at det kan ses, hvad tilsynsmyndigheden skriver ind.

Når virksomheden og tilsynsmyndigheden er enige, om regnskabet kan offentliggøres som endeligt, sker dette af virksomheden. Herefter sætter tilsynsmyndigheden dens digitale signatur.

I den udstrækning, at der afgives en tredjepartserklæring fra revisor, vil anvendelse af digital signatur analogt være relevant at udvikle.

7.1.3.3 Miljøstyrelsens arbejder

Godkendelse af det grønne regnskab er ikke reguleret til at tilfalde Miljøstyrelsen, men Miljøstyrelsen er bruger af de grønne regnskaber.

Med en standardiseret indberetning i et digitaliseret medie er formålet også at skabe større elektronisk samspil mellem det digitale medie og Miljøstyrelsens systemer. Hvorledes dette samspil kan finde sted, er behandlet i delrapport 2.

I relation til principper for godkendelse vil Miljøstyrelsen ved modtagelse af data fra virksomhedernes grønne regnskaber ikke have en godkendelsesrolle. Som bruger vil Miljøstyrelsen dog forholde sig til data og regnskabsanalytisk vurdere udvikling af data over tid, sammenligne virksomheder mv.

Fordelen ved en standardisering vil være, at analysearbejdet effektiviseres både for så vidt angår ressourcer og det analytiske resultat.

Med en standardisering vil der kunne skabes et direkte systemmæssigt transaktionsspor mellem den indberetning, som Miljøstyrelsen foretager til eksempelvis EU-Kommissionen, og det datagrundlag, som er modtaget fra de individuelle virksomheder.

Endvidere vil det grønne regnskab kunne anvendes direkte i forbindelse med de nye krav, der stilles i EU’s PRTR-forordning, hvormed virksomhederne undgår nye rapporteringskrav.

8 Konsekvenser for arbejdsgange i virksomheder og hos tilsynsmyndigheder af et standardiseret indberetningsformat i et digitalt medie

8.1 Anvendt metode
- 8.1.1 Workshops
8.2 Resultatet af de gennemførte workshops/møder
- 8.2.1 Virksomheders og tilsynsmyndigheders udsagn om konsekvenser for arbejdsgange

8.1 Anvendt metode

Efter designet for en standardiseret indberetning (datamodellen) var udviklet og testet som betaversioner (i de to prototyper), som uddybet i delrapport 2, blev virksomheder og tilsynsmyndigheder inddraget igen.

Formålet hermed var at debattere, på hvilken måde et standardiseret indberetningsformat i et digitaliseret medie ville få konsekvenser for henholdsvis virksomhedernes og tilsynsmyndighedernes arbejdsgange mv.

Workshop var den metodiske tilgang. Indledningsvist blev datamodellen præsenteret, og deltagerne fik en orientering om resultaterne af det gennemførte testforløb.

Debatten fandt sted, ved at deltagerne blev præsenteret for en lang række udsagn om mulige konsekvenser. Hver deltager vurderede indledningsvist egne holdninger til hvert udsagn. Dernæst blev alle udsagn diskuteret i plenum og konsensus fra deltagergruppen samlet som resultat.

Resultatet er således deltagernes afvejning af, på hvilken måde en standardisering i et digitalt medie kan skabe fordele, ulemper eller er neutrale for arbejdsgange.

8.1.1 Workshops

8.1.1.1 Workshop med virksomheder

Virksomhedsgruppen blev inviteret til deltagelse i en workshop til afholdelse i september 2005. Fem virksomhedsrepræsentanter fra tre virksomheder deltog. Der henvises til bilag B.

Fokus for workshoppen var en debat for at afdække, hvilken effekt en standardisering med tilhørende digitalisering ville have for virksomhedernes arbejdsgange.

Deltagerne fik scenen sat ved at blive stillet følgende åbne spørgsmål, som de ikke skulle svare på, men alene have i tankerne under debatten:

Hvad kunne være konsekvenserne af en digital indberetning i virksomhederne:

- Aktuel ressourcebesparelse
- Nemmere intern kommunikation
- Effektivitet op
- Det bliver sjovere
- Ingenting
- Ineffektivitet
- Fremtidig ressourcebesparelse
- Bedre kvalitet i data
- Nemmere kommunikation med tilsynsmyndigheder
- Bedre vidensøgning
- Nemmere at sammenligne sig med andre virksomheder
- Større målrettethed.

Hvad kunne påvirkes?

- Valg af miljøpåvirkninger, der skal med i det grønne regnskab
- Måling af data
- Dataindsamling
- Databehandling
- Datakontrol
- Dataindarbejdelse i regnskabet
- Interne godkendelser i virksomheden
- Indhentning af udtalelser fra tilsynsmyndighed
- Rapportering til offentligheden
- Rapportering til myndigheder
- Internt genbrug af data i virksomheden
- Genbrug af data fra andre myndigheder
- Arkivering af data
- Genfremfindelse af data
- Flere brugere af de grønne regnskaber (flere eksterne interessenter)
- Lettere at overskue, hvad virksomheden oplyser i deres grønne regnskab.

Derefter fik deltagerne 27 udsagn til egen vurdering og plenumdiskussion. De 27 udsagn er oplistet i bilag B.

8.1.1.2 Workshop med tilsynsmyndigheder

Repræsentanter fra tilsynsmyndighederne blev inviteret til deltagelse i et møde i oktober 2005 om konsekvenserne for deres arbejdsgange mv. To repræsentanter deltog. Der henvises til bilag B.

Deltagerne fik scenen sat ved at blive stillet følgende åbne spørgsmål, som de ikke skulle svare på, men alene have i tankerne under debatten:

Hvad kunne være konsekvenserne af en digital indberetning for tilsynsmyndighederne?

- Aktuel ressourcebesparelse ved kvalitetstjek
- Nemmere kommunikation med virksomhederne
- Hurtigere at afgive udtalelsen om det grønne regnskab, og det grønne regnskab kan offentliggøres hurtigere
- Det bliver sjovere
- Ingenting - Ineffektivitet - Effektivitet
- Fremtidig ressourcebesparelse
- Bedre kvalitet i data giver bedre tilsyn
- Bedre vidensøgning/videndeling
- Nemmere at sammenligne med andre virksomheder
- Større målrettethed i dialogen
- De grønne regnskaber fra SMV bliver mere rigtige, fordi vi kan fange flere fejl i et standardiseret digitaliseret koncept.

Hvad kunne påvirkes i tilsynsarbejdet?

- Forarbejdet før behandling af ansøgning om miljøgodkendelse fra en virksomhed
- Behandlingsarbejdet
- Dialog med virksomheden
- Afgivelse af godkendelse
- Løbende dialog med virksomheden
- Udveksling af data og information mellem tilsynsmyndigheder
- Udveksling af data og information med andre myndigheder
- Udveksling af data og information med andre funktioner i kommunen/amtet
- Kommunikationsformen eller kommunikationsfrekvensen med virksomheden ved rapportering om overskridelser
- Kommunikationsformen eller kommunikationsfrekvensen med virksomheden om egenkontrolhandlinger.

Hvad kunne påvirkes ved afgivelse af udtalelse om det grønne regnskab?

- Udtalelse afgives med digital signatur
- Udtalelse afgives efter standardformat (øget harmonisering)
- Dialogen inden afgivelse dokumenteres via kommunikation på virk.dk i ”lukket kredsløb”
- Udtalelsens omfang målrettes/afgrænses til/fra konkrete faste felter
- Udtalelsens omfang strømlines efter konkrete tekstafsnit og frivillige felter
- Udtalelsens omfang linkes til indrapporteringsstrukturen
- Generel viden om virksomhedernes data
- Indsigt i, hvorledes virksomheden måler konkrete data
- Indsigt i, hvorledes virksomheden konkret vurderer væsentlighed på dataniveau
- Lettere at overskue, hvad virksomheden oplyser i deres grønne regnskab.

Hvad kunne der være af andre påvirkninger?

- Internt genbrug af data hos tilsynsmyndigheden
- Genbrug af data fra andre myndigheder
- Arkivering af data
- Genfremfindelse af data
- Flere brugere af de grønne regnskaber (flere eksterne interessenter).

Derefter fik deltagerne 27 udsagn til egen vurdering og diskussion. De 27 udsagn er oplistet i bilag B.

8.2 Resultatet af de gennemførte workshops/møder

Resultatet af den gennemførte workshop med virksomheder og det afholdte møde med tilsynsmyndigheder er samlet og gengivet i dette afsnit. Deltagerne kan ikke tillægges en repræsentativ gyldighed for alle virksomheder og alle tilsynsmyndigheder. Men de forhold, som der var enighed om, er medtaget som konsekvenser, der er relevante ved en konkret udvikling af en digitaliseret løsningsmodel.

8.2.1 Virksomheders og tilsynsmyndigheders udsagn om konsekvenser for arbejdsgange

8.2.1.1 Datafangst i virksomheder

Arbejdsgangene i virksomhederne ændres ikke væsentligt som følge af en digitalisering. Dette begrundes i, at arbejdet med at registrere og rapportere data ikke påvirkes som følge af, at indberetningen sker i et digitalt medie.

8.2.1.2 Kontrolhandlinger i virksomheder

For en række virksomheder foretages validering af data, inden indberetning skal finde sted. For disse virksomheder vil det alene være ubevidste indberetningstastefejl, som fanges af en digital valideringsprocedure.

For nogle virksomheder kan en digital valideringsprocedure formodentlig bidrage som selvvurderingsværktøj om rigtigheden af data, der indberettes.

8.2.1.3 Indberetning fra virksomheder

En af de klare fordele er, at en digital indberetning kan være med til at smidiggøre virksomhedernes arbejde med de grønne regnskaber - eksempelvis hvis der i det digitale indberetningsformat indlægges link til relevante søge-tjek, huske- og hjælpelister (PRTR-listen, LOUS-listen, CAS-numre, listepunkter, generelle grænseværdier mv.).

Anvendelse af digital signatur er ikke anvendt af alle virksomheder i dag, og der er en vis tilbageholdenhed i udviklingen heraf. Dette bidrager til reduceret brugervenlighed.

Anvendelse af en digital løsningsmodel, hvor data kan integreres med og hentes fra virksomhedens egne databaser, regneark eller andre systemer, kan være en fordel for formodentlig de større og mellemstore virksomheder. Der henvises til delrapport 2, hvor en af de to testede løsninger (filindberetningsløsning med Excel) har denne facilitet.

8.2.1.4 Dialog mellem virksomheder og tilsynsmyndigheder

Dialogen med tilsynsmyndighederne er af betydning både for virksomhederne og for tilsynsmyndighederne, men ingen af parterne ser en effekt af dialogen som følge af en digitalisering af grønne regnskaber.

8.2.1.5 Udtalelse fra tilsynsmyndigheder

Ifølge tilsynsmyndighederne er det ikke deres rolle at føre aktivt tilsyn med data og informationer. Tilsynsmyndighederne kan se en risiko for, at deres arbejder med grønne regnskaber tillægges en større forventningsværdi om at vurdere og udtale sig om data, hvis indberetning af data adskilles fra den tekstmæssige side af det grønne regnskab. Denne forventning kan tilsynsmyndighederne have svært ved at indfri, ligesom arbejdsgange ikke ændres ved en standardisering med digital indberetning.

8.2.1.6 Tilsynsarbejdet hos myndigheder

De digitale løsningsmodeller, som er uddybet i delrapport 2, rummer mulighed for, at der kan ske sammenligninger af de data, der indberettes som faste felter.

Sammenligninger, der kan bruges af tilsynsmyndigheder som analyse af, hvilke miljøpåvirkninger og størrelsen heraf der er hos ensartede virksomheder.

Disse informationer kan anvendes i tilsynsarbejdet, herunder i udvikling af sagsbehandling med øget samarbejde på tværs af tilsynsmyndighederne.

Anvendelse kan også ske i den løbende dialog med virksomhederne.

8.2.1.7 Videndeling, gennemsigtighed og validitet i øvrigt

Sammenligninger har et videndelingsperspektiv, som også giver virksomhederne mulighed for at foretage selvvurderinger ved sammenligninger med virksomheder i egen branche mv. Opmærksomheden henledes på muligheden for anvendelse af begrænset publicering i den opstillede design og testmodel.

Sammenligninger har endelig et formål hos Miljøstyrelsen i evalueringsarbejdet ved sikring af valid rapportering til EU med flere om danske miljøforhold.

Aktøroversigt

Projektgruppen

PricewaterhouseCoopers	Birgitte Mogensen
PricewaterhouseCoopers	Bo Ulrik Adelholm
CIBER Danmark A/S	Peter Grostøl
CIBER Danmark A/S	Ove Hansen
Miljøstyrelsen	Anette Christiansen
Miljøstyrelsen	Lise Fogh
Miljøstyrelsen	Kasper Didriksen
Miljøstyrelsen	Jesper Falck Hansen
Dansk Industri	Tina Sternest
Erhvervs- og Selskabsstyrelsen	Thomas Thybo Larsen
IT-brancheforeningen	Jane Eis Larsen
Københavns Kommune	Gitte Lorenzen
Landbrugsrådet	Morten Løber
Kommunernes Landsforening	Maria Cathrine Nielsen

Virksomhedsgruppen

En gruppe er virksomhedsgruppen. Der har været lagt vægt på, at gruppen er repræsentativ for de typer af virksomheder, som en digitalisering vil få indflydelse på. Det indledende kriterium for valg af virksomheder har været, at de er omfattet af pligten til at aflægge grønne regnskaber. Indflydelsen kan opdeles i følgende forhold:

Ved en senere konkret digitalisering er det alle data i det grønne regnskab, som skal digitaliseres. Derfor skal virksomhedsgruppen ikke alene ”repræsentere” de datatyper, som i dette projekt skal afprøves, men også de øvrige datatyper, der er at finde i et grønt regnskab. Som følge heraf skal virksomhedsgruppen omfatte virksomheder med mindst én fra hver af de listekategorier, som findes i bilag til bekendtgørelse om aflæggelse af grønne regnskaber. Minimum er således ud fra dette kriterium virksomheder fra kategori A, B, C, D, E, F, G og K.

At tage udgangspunkt i listekategorierne har endnu et formål. Den måde, som virksomheder generelt oftest anvender ved valg af datafangstmetoder, systemer, rapporteringsformater mv., er ”industrispecifik”. Det vil sige, at virksomheder i samme industrigruppe ofte anvender de samme it-systemer, opgør data på samme måde mv. Ved at sammensætte virksomhedsgruppen med udgangspunkt i listekategorierne søgtes der mod en repræsentativ gruppe af danske virksomheders måder at arbejde på generelt. Dette har betydning for konsekvenserne for virksomhedernes arbejdsgange og det fremtidige potentiale med intelligente teknik til teknik-løsninger i de enkelte virksomheder.

En række af de virksomheder, som har pligt til at aflægge grønne regnskaber, har mere end et anlægsområde. Potentialet ved en digitalisering for disse virksomheder må forventes også at være en anvendelse af en digitaliseringsløsning ved overførsel af data internt i virksomheden fra det enkelte anlægsområde til koncernmiljøfunktionen. Som følge heraf har det været relevant at inddrage virksomheder med flere anlægsområder i virksomhedsgruppen.

Ved aflæggelse af grønne regnskaber kan virksomheder, der er certificeret i henhold til EMAS-forordningen, vælge at lade deres EMAS-redegørelse erstatte det lovpligtige grønne regnskab. Derved er det relevant i virksomhedsgruppen også at have deltagelse af virksomheder, der anvender EMAS-forordningen.

På baggrund af disse oplistede kriterier for sammensætning af en relevant virksomhedsgruppe er der blevet rettet henvendelse til en række udvalgte virksomheder med henblik på deres deltagelse i projektet. Følgende virksomheder har deltaget i projektets virksomhedsgruppe:

Danisco A/S	E
Danish Crown AmbA	F
Danfoss	A
danlind as	D
Elsam A/S	G
Energi E2 A/S	G
H.J. Hansen Genvindingsindustri A/S	K
Haldor Topsøe A/S	D
Hempel A/S	D
Hexal	D
Icopal a/s	C
Midtjydsk Fornikling & Forchromning A/S	A
Novo Nordisk A/S	D
Novozymes A/S	D
Vestas Wind Systems A/S	D
Aalborg Portland A/S	B

Myndighedsgruppen

Til sikring af, at tilsynsmyndighedernes arbejder med de grønne regnskaber blev inddraget i projektet, blev udvalgte repræsentanter for tilsynsmyndighederne inviteret.

Følgende tilsynsmyndigheder har deltaget i projektets myndighedsgruppe:

Ballerup Kommune

Gentofte Kommune

Københavns Amt

Miljøcenter Fyn/Trekantområdet I/S

Ringkøbing Amt

Vestsjællands Amt

Workshop om standardisering med virksomheder

Deltagere fra følgende virksomheder:

Danisco A/S

Danish Crown AmbA

danlind as

Elsam A/S

Energi E2 A/S

H.J. Hansen Genvindingsindustri A/S

Haldor Topsøe A/S

Hempel A/S

Icopal a/s

Midtjydsk Fornikling & Forchromning A/S

Novo Nordisk A/S

Novozymes A/S

Vestas Wind Systems A/S

Aalborg Portland A/S

Workshop om standardisering med myndigheder

Deltagere fra følgende tilsynsmyndigheder:

Ballerup Kommune

Gentofte Kommune

Københavns Amt

Miljøcenter Fyn/Trekantområdet I/S

Ringkøbing Amt

Vestsjællands Amt

Workshop om konsekvenser i arbejdsgange med virksomheder

Deltagere fra følgende virksomheder:

Danisco A/S

ENERGI E2 A/S

Haldor Topsøe A/S

Møde om konsekvenser i arbejdsgange med tilsynsmyndigheder

Miljøcenter Fyn/Trekantsområdet I/S og Vestsjællands Amt.

Møder med andre offentlige instanser (høringsgruppen)

Repræsentanter fra virk.dk, Energistyrelsen, Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, Danmarks Miljøundersøgelser.

Udsagn

Deltagerne på workshop om arbejdsgange med virksomhederne:

Danisco A/S

ENERGI E2 A/S

Haldor Topsøe A/S

Oversigt over de udsagn, som virksomheder har forholdt sig til i en workshop om konsekvenser for arbejdsgange

Vi vil bedre kunne opdage fejl ved en digital løsning.
Det er vores erfaring, at der opdages flere fejl ved online-registrering end ved fremsendelse af dokumenter på papir eller som pdf-fil.
Vi vil kunne reducere tidsforbrug til indhentning af udtalelse fra tilsynsmyndigheden ved en digital løsning, hvor der kan anvendes digital signatur.
Anvendelse af digital signatur anvendes med succes i vores virksomhed.
Vi ser frem til at bruge virk.dk endnu mere de kommende år til indberetninger til offentlige myndigheder.
Det vil være en hjælp, hvis alle virksomhedsoplysninger er fortrykt, og vi alene skal forholde os til rigtigheden heraf.
Det vil være en hjælp, hvis alle data fra sidste år kan ses, når indtastning sker.
Det vil spare os tid, hvis der sker en automatisk validering af data, der indberettes digitalt (sammenligning med udvikling i forhold til sidste år).
Det betyder ingenting for os, at vi skal forholde os til, hvilke data på postniveau, som er væsentlige, uden betydning, af mindre betydning, af nogen betydning. Det gør vi også i dag.
Hvis vi kunne angive på postniveau, hvem der må få adgang til data, ville det spare os tid i virksomheden til snak og overvejelser om, hvad vi vil oplyse offentligheden om, og hvad vi betragter som følsomme oplysninger.
Vi har brugt megen energi på at kategorisere vores data, så de optræder i grupper i vores grønne regnskab.
Det er en tidsrøver at finde frem til de stoffer, som vi skal medtage i vores grønne regnskab, fordi vi ikke kan søge på listerne over de stoffer, vi anvender i et digitalt søgemedie.
I vores virksomhed arbejder vi således, at alle forbrugsdata om energi, der skal indberettes til alle myndigheder, sker fra samme afdeling (eksempelvis oplysninger til tilsynsmyndigheder, Danmarks Statistik, Energistyrelsen, Told & Skat, Miljøstyrelsen, Erhvervs- og Selskabsstyrelsen (de grønne regnskaber) mv.).
I vores virksomhed arbejder vi således, at alle data om emissioner til luft, der skal indberettes til alle myndigheder, sker fra samme afdeling (eksempelvis oplysninger til tilsynsmyndigheder, Danmarks Statistik, Energistyrelsen, Told & Skat, Miljøstyrelsen, Erhvervs- og Selskabsstyrelsen (de grønne regnskaber) mv.).
Hvis data kunne sendes til tilsynsmyndighederne via det digitale grønne regnskab, ville det lette vores sagsbehandlingsforløb og dialogen med tilsynsmyndigheden.
Det vil være muligt at hente data fra andre datakilder ved en Excel-løsning. Det kan være fra andre regneark eller fra databaser, som den, der indtaster, har ODBC-adgang til. Dette vil vi gøre, og det vil spare os megen tid.
Vi påregner, at vi skal levere flere og flere data til Miljøstyrelsen de kommende år.
Vi bruger meget tid på at sikre, at de data, vi giver til offentligheden, er rigtige.
Vi bruger endnu mere tid på at sikre, at de data, vi giver til myndighederne, er rigtige.
Vi ville ønske en tjekliste, der holdt os oppe på, om vi har udarbejdet det grønne regnskab rigtigt med alle informationer.
Det ville være en lettelse for os, hvis vi konkret skulle tage stilling til, om vi anvender stoffer, som er oplistet forlods, i stedet for som nu, at det er os, der selv skal forholde os til virksomhedens miljøpåvirkninger
Vi står tit i den situation, at vi ved, at vi anvender et stof, men det registreres ikke.
Vi står tit i den situation, af vi ikke kan estimere mængden af et stof, fordi det ikke registreres.
Bekendtgørelsen til grønne regnskaber er en rammelovgivning. Det er derfor svært for os at vide, om vi har alt det med i de grønne regnskaber, som vi burde have.
Dialog med tilsynsmyndighederne vil ikke blive mindre med en digital indberetning.
Med differentieret brugeradgang ville vi kunne håndtere følsomme data meget bedre end nu.
Vi har fuld tillid til, at virk.dk er et sikkert sted, hvor data kun kommer til dem, som vi ved, og som vi har givet tilladelse til.

Deltagerne på møde om arbejdsgange med tilsynsmyndighederne:

Miljøcenter Fyn/Trekantsområdet I/S og Vestsjællands Amt.

Oversigt over de udsagn, som tilsynsmyndigheder har forholdt sig til i et møde om konsekvenser for arbejdsgange

1. Vi vil bedre kunne opdage fejl ved en digital løsning.

Det er vores erfaring, at der opdages flere fejl ved online-registrering end ved fremsendelse af dokumenter på papir eller som pdf-fil.
Vi vil kunne reducere tidsforbrug til afgivelse af udtalelse ved en digital løsning, hvor der kan anvendes digital signatur.
Anvendelse af digital signatur anvendes med succes hos os.
Vi ser frem til at bruge virk.dk endnu mere de kommende år til modtagelse af indberetninger fra virksomheder og fra andre myndigheder.
Det vil være en hjælp, hvis alle virksomhedsoplysninger er fortrykt, og vi alene skal forholde os til rigtigheden heraf i henhold til vores viden.

7. Det vil være en hjælp, hvis alle data fra sidste år kan ses – ikke på gruppeniveau – men på postniveau.

8. Det vil spare os tid, hvis der sker en automatisk validering af data, der indberettes digitalt (sammenligning med udvikling i forhold til sidste år).

9. Det betyder meget for os, at virksomheden har forholdt sig til, hvilke data på postniveau, som er væsentlige, uden betydning, af mindre betydning, af nogen betydning.

10. Hvis virksomheden kunne angive på postniveau, hvem der må få adgang til data, ville vi bruge dette, når vi aftaler med virksomheden, hvilke egenkontrolarbejder der skal udføres, således at virksomheden kan anvende det grønne regnskab til at dokumentere deres egenkontrol.

11. Vi bruger megen energi på at tale med virksomhederne om, hvordan de kan/skal kategorisere deres data, så de optræder i grupper i deres grønne regnskab.

12. Det er en tidsrøver at gennemlæse de grønne regnskaber for at se, om de stoffer, vi forventer at finde oplyst i regnskabet, også er omtalt. Det ville være en lettelse, hvis stoffer i det grønne regnskab er gengivet med identifikation efter de offentlige lister, som findes (PRTR etc.).

13. Vi anvender i vores tilsynsarbejde ofte data fra andre myndigheder om en given virksomhed.

14. Vi ville kunne udføre mere effektive kvalitetstjek, hvis det grønne regnskab blev indberettet efter portalløsningen eller filindberetningsløsningen.

15. Hvis data kunne sendes til tilsynsmyndighederne via det digitale grønne regnskab, ville det lette virksomhedens sagsbehandlingsforløb og dialogen med tilsynsmyndigheden – tror vi!

16. Det vil være muligt at overføre data til andre datakilder ved en Excel-løsning. Det kan være til andre regneark for eksempel. Det ville være en lettelse i vores samlede arbejde, hvis vi kunne hente data fra virksomheden ind i vores egne systemer!

17. Vi påregner, at vi skal indhente flere og flere data fra virksomhederne de kommende år.

18. Vi bruger meget tid på at sikre, at de data, vi videregiver fra virksomhederne til andre myndigheder, er rigtige.

19. Vi bruger endnu mere tid på at vurdere, om de data, vi modtager fra virksomhederne, er rigtige, inden vi afgiver vores udtalelse.

20. Vi ville ønske en tjekliste, der holdt os oppe på, om vi har gennemgået og læst det grønne regnskab rigtigt.

21. Det ville være en lettelse for os, hvis virksomheden konkret havde taget stilling til, om de har anvendt stoffer, som er oplistet i standardiserede lister, i stedet for som nu, at det er virksomhedens ledelse, der selv skal forholde sig til virksomhedens miljøpåvirkninger – og fastlægge væsentlighedskriteriet.

22. Vi står tit i den situation, at vi ved, at virksomheden anvender et stof, men det er ikke direkte omtalt i det grønne regnskab.

23. Vi står tit i den situation, af en virksomhed spørger os om, hvad de skal gøre, fordi de anvender et stof, men kan ikke – eller har ikke mulighed for at – estimere mængden af stoffet, fordi det ikke registreres.

24. Bekendtgørelsen til grønne regnskaber er en rammelovgivning. Det er derfor svært for os at vide, om virksomheden har alt det med i de grønne regnskaber, som de burde have.

25. Dialog med virksomhederne vil ikke blive mindre med en digital indberetning.

26. Med differentieret brugeradgang ville vi kunne samarbejde bedre med virksomheden om at håndtere følsomme data end nu.

27. Vi har fuld tillid til, at virk.dk er et sikkert sted, hvor data kun kommer til dem, som virksomheden giver tilladelse til.

| Til Top | | Forside |