|
Digitalisering af grønne regnskaber - Delrapport 1 2 Sammenfatning og konklusioner
I dette afsnit sammenfattes resultatet fra det gennemførte projekt vedrørende standardiseringen. Sammenfatningen omfatter forhold omkring beslutningsgrundlag for datastandardisering, principper for godkendelse, metodik for offentliggørelse/anvendelse af data af forskellige brugergrupper og overblik over funktionalitet og brugervenlighed for de berørte virksomheder og tilsynsmyndigheder ved en standardiseret indberetning af data i de grønne regnskaber samt afslutningsvis overblik over et design af et standardiseret indberetningsformat. 2.1 Beslutningsgrundlag for datastandardiseringBeslutningsgrundlaget for datastandardisering og dermed efterfølgende opstilling af en datamodel har taget udgangspunkt i virksomhedernes og tilsynsmyndighedernes seks prioriteringer af, hvad de anser for vigtige forhold ved en standardisering. DatasikkerhedDatasikkerhed kan imødeses ved at pege på virk.dk som indberetnings- og transmissionssted og en model for digital indberetning, hvor virksomheden selv markerer, hvilke typer af data og informationer af de supplerende myndighedskrav der må tilgå hvilke brugere. OpgørelsesmetoderOpgørelsesmetoder med fokus på ”samme metode for samme data” er en konkret udfordring ved en bred implementering. I dette projekt er derfor alene medtaget de aktuelle krav til angivelse af, hvorvidt data er målt, beregnet eller anslået. Følsomme dataFølsomme data imødeses ved, at der i datamodellen vil være flere funktioner, der kan bruges til at sikre, at de følsomme data forbliver fortrolige. Det er funktioner som begrænset publicering, angivelse af data som indekstal samt summering på gruppe. FleksibilitetFleksibilitet kan overordnet forblive uforandret. Den fleksibilitet, som der er i dag for virksomhederne med muligheden for at udvide informationerne i det grønne regnskab efter ønske og behov derfor, forbliver uændret. De typer af miljøforhold, som der i dag i bekendtgørelse om grønne regnskaber faktuelt er indberetningspligt for, vil kunne indberettes i såkaldte ”faste felter”. Virksomhederne kan for øvrige informationer vælge mellem brug af supplerende frie/frivillige felter og indberetning via en pdf-fil, hvilket svarer til den fleksibilitet, som der er i dag ved aflæggelse af grønne regnskaber. DatakvalitetKvalitet af data er afledet af forskellige former for datavalidering. Den form for datavalidering, der kan understøttes ved en digital indberetning, er primært indberetningsfejl. Datakvalitet kan imødeses med forskellige former for validitetskontroller. En type kontrol er forebyggende, eksempelvis ved at fortrykke en række af de virksomhedsrelaterede stamdata (CVR-nummer, P-nummer mv.). En anden type kontrol er opklarende eksempelvis ved, at faste felter skal være udfyldt for at afslutte indberetningen. En tredje type kontrol er korrigerende eksempelvis ved, at inkonsistente data (fx indre sammenhæng mellem kvantitet og enhed) eller afvigelsesprocenter i forhold til tidligere års data afvises ved første indtastning. Under denne sidstnævnte type af kontrol vil også være sådanne muligheder som at indbygge andre former for kontroller som eksempelvis relationer mellem brancher og udledninger. DobbeltregistreringerDobbeltregistreringer i form af de virksomhedsrelaterede stamdata, herunder basisoplysninger til det grønne regnskab, kan umiddelbart reduceres, hvis flere myndigheder anvender samme centrale indberetningssted. For de aktivitetsrelaterede data såsom forbrug og emissioner forudsætter en reduktion af dobbeltregistreringerne, at myndighederne ensretter deres informationsbehov for samme datatype, herunder især aggregeringsniveau, opgørelsesmetoder, indberetningstidspunkter og frekvenser for indberetning. Der må imødeses meget store udfordringer i det offentlige regi, fordi der ikke er fælles standarder og metoder for opgørelse af data fra samme datakilde, men hver myndighed fastsætter egne kriterier. En anden type barriere ved reduktion af dobbeltregistreringer kan komme fra tilsynsmyndighederne, som ikke i dag er gearet til at føre aktivt tilsyn med data og informationer, som der måtte være adgang til via et centralt indberetningssted. 2.2 Principper for godkendelseDe grundlæggende principper for godkendelse ændres ikke med en standardiseret indberetning i et digitalt medie. Men der kan ske en effektivisering af handlinger. De aktører, der i dag er involveret i godkendelsesprocessen, er ledelsen i virksomheden i form af dennes accept af regnskabet inden indsendelse, tilsynsmyndighederne via deres udtalelse og indirekte Miljøstyrelsen via deres eventuelle forespørgsler til virksomhederne efter behov derfor. Endelig kommer en afledet form for godkendelse hos Erhvervs- og Selskabsstyrelsen via deres opgave med at overvåge, at indsendelse finder sted. Regelsættet om digital signatur ved anvendelse af virk.dk foreslås. Anvendelse af digital signatur er ikke anvendt af alle virksomheder i dag, og der er en vis tilbageholdenhed i udviklingen heraf. Dette bidrager til reduceret aktuel brugervenlighed, men ikke i et bredere og længere perspektiv. Indberetning kan ske af flere medarbejdere eller funktioner. Ved indberetning kan det digitale medie indeholde valideringsprocedurer og -kontroller. Det er alene virksomheden, der har adgang til at læse i indberetningsformatet indtil det tidspunkt, hvor virksomheden ”frigiver” regnskabet. Den interne proces kan ikke ses af andre end de interne medarbejdere i virksomheden, som er givet adgang dertil. Først når virksomhedens ledelse har godkendt det grønne regnskab, åbner virksomheden for, at tilsynsmyndigheden kan se dette for at give dens udtalelse. Men det er virksomheden, der vælger processen for godkendelse. I det tilfælde, hvor tilsynsmyndigheden ønskes inddraget før ledelsens godkendelse, lader virksomheden denne åbning finde sted. Når det grønne regnskab er færdigt til offentliggørelse, underskriver virksomhedens ledelse dette med digital signatur. I designet for en standardiseret indberetning i det digitaliserede medie foregår tilsynsmyndighedens arbejder med afgivelse af udtalelse ved, at denne med digital signatur afgiver dens udtalelse. Tilsynsmyndigheden læser regnskabsudkastet på det digitale medie og kan vælge at kontakte virksomheden om konkrete forhold, der ønskes behandlet. Alternativt eller supplerende kan tilsynsmyndigheden vælge at kommentere oplysninger eller data i regnskabsudkastet over for virksomheden. Når virksomheden og tilsynsmyndigheden er enige om, at regnskabet kan offentliggøres som endeligt, sker dette af virksomheden. Herefter vedlægger tilsynsmyndigheden sin udtalelse og sætter dens digitale signatur. Med digital signatur inddrages implicit det ønske fra virksomhederne, at tilsynsmyndighedernes udtalelse standardiseres. Det falder uden for dette projekts ramme at standardisere tilsynsmyndighedens udtalelse i et digitalt medie. Men ved en konkret udvikling af en digitaliseret løsningsmodel vil inddragelse af udtalelsen være relevant. 2.3 Metodik for offentliggørelse/anvendelse af data af forskellige brugergrupperMed begrænset publicering kan der peges på udvikling af en metodik for offentliggørelse/anvendelse af data fra forskellige brugergrupper, hvis virksomheden giver tilladelse dertil. I forbindelse med indtastning af data vælger virksomheden, om en given datatype og dens mængde må offentliggøres til:
Der er ikke taget stilling til, hvem berettigede instanser skal være. Dette må afgøres med virksomhederne ved en implementering i senere forløb og under iagttagelse af den generelle lovgivning om offentliggørelse af informationer i Danmark. Formålet med at inddrage begrænset publicering i det standardiserede indberetningsformat skal ses i sammenhæng med virksomhedernes prioritering af opmærksomheden mod både datasikkerhed og følsomme data. Miljøstyrelsen er bruger af de grønne regnskaber. Med en standardiseret indberetning i et digitaliseret medie er formålet også at skabe større elektronisk samspil mellem det digitale medie og Miljøstyrelsens systemer. Hvorledes dette samspil kan finde sted, er behandlet i delrapport 2. I relation til principper for godkendelse vil Miljøstyrelsen ved modtagelse af data fra virksomhedernes grønne regnskaber ikke have en godkendelsesrolle. Men som bruger vil Miljøstyrelsen forholde sig til data og regnskabsanalytisk vurdere udvikling af data over tid, sammenligne virksomheder mv. Fordelen ved en standardisering vil være, at analysearbejdet effektiviseres både for så vidt angår ressourcer og det analytiske resultat. Med en standardisering vil der kunne skabes et direkte systemmæssigt transaktionsspor mellem den indberetning, som Miljøstyrelsen foretager til eksempelvis EU-Kommissionen, og det datagrundlag, som er modtaget fra de individuelle virksomheder. 2.4 Overblik over funktionalitet og brugervenlighed2.4.1 Forenkling og effektiviseringArbejdsgangene i virksomhederne ændres ikke væsentligt som følge af en digitalisering. Data skal registreres og rapporteres. Dette arbejde ændres ikke som følge af, at indberetningen sker i et digitalt medie. Med hensyn til tilsynsmyndighedernes udtalelse om det grønne regnskab ser virksomhederne en fordel (effektivitet for virksomhederne) i at standardisere myndighedsudtalelsen og at lade tilsynsmyndighederne udtale sig med digital signatur. Tilsynsmyndighederne kan se en risiko for, at deres arbejder med grønne regnskaber tillægges en større forventningsværdi om at vurdere og udtale sig om data, hvis indberetning af data adskilles fra den tekstmæssige side af det grønne regnskab. Denne forventning vurderer tilsynsmyndighederne kan være svær at indfri, ligesom arbejdsgange ikke ændres ved en standardisering med digital indberetning. De digitale løsningsmodeller, som er uddybet i delrapport 2, rummer mulighed for, at der kan ske sammenligninger af de data, der indberettes som faste felter. Sammenligninger af data skaber overblik og kan bidrage til at forenkle/effektivisere arbejdet for flere interessentgrupper. Sammenligninger kan bruges af tilsynsmyndigheder ved analyse af, hvilke miljøpåvirkninger og størrelsen heraf der er hos ensartede virksomheder. Disse informationer kan anvendes i tilsynsarbejdet, herunder i udvikling af sagsbehandling med øget samarbejde på tværs af tilsynsmyndighederne. Anvendelse kan også ske i den løbende dialog med virksomhederne. Sammenligninger har et videndelingsperspektiv, som også giver virksomhederne mulighed for at foretage selvvurderinger ved sammenligninger med virksomheder i egen branche mv. Opmærksomheden henledes på muligheden for anvendelse af begrænset publicering i den opstillede datamodel og i de to prototyper, der er testet som betaversioner. Sammenligninger har endelig et formål hos Miljøstyrelsen i evalueringsarbejdet ved sikring af valid rapportering til bl.a. EU om danske miljøforhold. 2.4.2 HjælpeværktøjerEn af de klare fordele er, at en digital indberetning kan være med til at smidiggøre virksomhedernes arbejde med de grønne regnskaber, hvis der i det digitale indberetningsformat indlægges link til relevante søge-tjek, huske- og hjælpelister (PRTR-listen, LOUS-listen, CAS-numre, listepunkter, generelle grænseværdier mv.). Konsekvenserne for virksomhederne ved en standardiseret mulighed for gruppering af stoffer er helt afhængig af, hvorledes grupperingen opbygges. Der er et ønske fra virksomhederne om selv at udvikle standardiserede grupperinger, der kan understøtte en brugervenlig tilgang. 2.4.3 ValiditetskontrollerFor en række virksomheder foretages validering af data, inden indberetning skal finde sted. Det vil derfor primært være ubevidste indberetningstastefejl, som fanges af en digital valideringsprocedure. For nogle virksomheder kan en digital valideringsprocedure formodentlig bidrage som selvvurderingsværktøj om rigtigheden af data, der indberettes, og give feedback øjeblikkeligt i forbindelse med indtastning. Tilsynsmyndighederne ser validitetsprocedurerne ved digitalisering som en fordel, fordi det kan spare tid for myndighederne med at gøre virksomheder opmærksomme på, at konkrete data ”ikke kan passe” (indberetningsfejl). 2.4.4 SystemintegrationVed anvendelse af en digital løsningsmodel, hvor data kan integreres med og hentes fra virksomhedens egne databaser, regneark eller andre systemer, kan der være en fordel heri for formodentlig de større og mellemstore virksomheder. Der henvises til delrapport 2, hvor en af de to testede løsninger (filindberetningsløsning med Excel) har denne facilitet.2.4.5 VæsentlighedskriterierDet er ledelsen i virksomheden, der skal vælge og begrunde de miljøforhold, som denne finder væsentlige, og som derfor medtages i det grønne regnskab. I forbindelse med indtastning af data kan virksomheden i den under projektet udviklede datamodel vælge mellem fire parametre for væsentlighed. Ved afkrydsning markeres, om den angivne mængde for hver af de indberettede data af virksomheden anses for at være miljømæssigt:
Fra virksomhederne peges der på, at en digital indberetning med en standardisering, der ”tvinger” virksomhederne til at tage stilling til, hvilken grad af væsentlighed som de enkelte data har, vil have den fordel, at den enkelte virksomhed ”skubbes” til en målrettethed internt og en dialog derom. Subsidiært kunne det alene være de data, som virksomheden anser for væsentlige, der skulle indberettes. Ved udvikling og test af model er denne mulighed ikke anvendt. Begrundelse derfor har været, at projektets formål er at vurdere, hvorledes data fra virksomhedernes grønne regnskab mest effektivt kan indberettes digitalt til Miljøstyrelsen og konkret at efterprøve indberetning digitalt og derved skabe erfaringer med virksomhedernes digitale indberetning af miljødata. De indberetninger, som Miljøstyrelsen har behov for, er fuldstændige indberetninger, som giver et datagrundlag for opgørelse af de samlede emissioner mv. Ved alene at lægge virksomhedernes væsentlighedskriterium til grund for en indberetning, vil de samlede nationale opgørelser ikke indeholde den totale konsoliderede kvantitet. De datatyper og kvantiteter, som i virksomhederne på virksomhedsplanet er blevet anset for ikke-væsentlige, vil ikke blive indberettet og dermed heller ikke blive indregnet i de nationale opgørelser. For de typer af data, som skal anvendes til videre indrapportering for opfyldelse af internationale pligter, får virksomheden i modellen pligt til at oplyse om den kvantitative mængde af et konkret stof, selvom virksomheden anser dette for uvæsentligt set med virksomhedens øjne. Samspillet mellem valg af væsentlighed og differentieret publicering medfører, at virksomheden kan vælge, hvem de enkelte typer af data skal tilgå. Dermed ændres den i dag gældende rapporteringspligt til offentligheden ikke ved en standardisering med efterfølgende digitalisering. Hvorvidt der ved en konkret udvikling af en digitaliseret løsningsmodel skal anvendes fire parametre eller færre for væsentlighed, vil være en vurdering, der skal foretages af Miljøstyrelsen i samråd med virksomheder, tilsynsmyndigheder og øvrige interessenter, der er brugere af virksomhedens kvantitative data. 2.5 Design af standardiseret indberetningsformatPå baggrund af virksomhedernes og tilsynsmyndighedernes prioriteringer af, hvad de anser for vigtige forhold ved en standardisering, er der designet en standard/en datamodel. Modellen indeholder overordnet set to typer af indberetningselementer, der betegnes som henholdsvis indberetning i ”faste felter” og i ”frie felter”:
|