Arbejdsrapport fra Miljøstyrelsen 29/2006 – Digitalisering af grønne regnskaber - Delrapport 1

Digitalisering af grønne regnskaber - Delrapport 1

Udsagn

Deltagerne på workshop om arbejdsgange med virksomhederne:

Danisco A/S

ENERGI E2 A/S

Haldor Topsøe A/S

Oversigt over de udsagn, som virksomheder har forholdt sig til i en workshop om konsekvenser for arbejdsgange

Vi vil bedre kunne opdage fejl ved en digital løsning.
Det er vores erfaring, at der opdages flere fejl ved online-registrering end ved fremsendelse af dokumenter på papir eller som pdf-fil.
Vi vil kunne reducere tidsforbrug til indhentning af udtalelse fra tilsynsmyndigheden ved en digital løsning, hvor der kan anvendes digital signatur.
Anvendelse af digital signatur anvendes med succes i vores virksomhed.
Vi ser frem til at bruge virk.dk endnu mere de kommende år til indberetninger til offentlige myndigheder.
Det vil være en hjælp, hvis alle virksomhedsoplysninger er fortrykt, og vi alene skal forholde os til rigtigheden heraf.
Det vil være en hjælp, hvis alle data fra sidste år kan ses, når indtastning sker.
Det vil spare os tid, hvis der sker en automatisk validering af data, der indberettes digitalt (sammenligning med udvikling i forhold til sidste år).
Det betyder ingenting for os, at vi skal forholde os til, hvilke data på postniveau, som er væsentlige, uden betydning, af mindre betydning, af nogen betydning. Det gør vi også i dag.
Hvis vi kunne angive på postniveau, hvem der må få adgang til data, ville det spare os tid i virksomheden til snak og overvejelser om, hvad vi vil oplyse offentligheden om, og hvad vi betragter som følsomme oplysninger.
Vi har brugt megen energi på at kategorisere vores data, så de optræder i grupper i vores grønne regnskab.
Det er en tidsrøver at finde frem til de stoffer, som vi skal medtage i vores grønne regnskab, fordi vi ikke kan søge på listerne over de stoffer, vi anvender i et digitalt søgemedie.
I vores virksomhed arbejder vi således, at alle forbrugsdata om energi, der skal indberettes til alle myndigheder, sker fra samme afdeling (eksempelvis oplysninger til tilsynsmyndigheder, Danmarks Statistik, Energistyrelsen, Told & Skat, Miljøstyrelsen, Erhvervs- og Selskabsstyrelsen (de grønne regnskaber) mv.).
I vores virksomhed arbejder vi således, at alle data om emissioner til luft, der skal indberettes til alle myndigheder, sker fra samme afdeling (eksempelvis oplysninger til tilsynsmyndigheder, Danmarks Statistik, Energistyrelsen, Told & Skat, Miljøstyrelsen, Erhvervs- og Selskabsstyrelsen (de grønne regnskaber) mv.).
Hvis data kunne sendes til tilsynsmyndighederne via det digitale grønne regnskab, ville det lette vores sagsbehandlingsforløb og dialogen med tilsynsmyndigheden.
Det vil være muligt at hente data fra andre datakilder ved en Excel-løsning. Det kan være fra andre regneark eller fra databaser, som den, der indtaster, har ODBC-adgang til. Dette vil vi gøre, og det vil spare os megen tid.
Vi påregner, at vi skal levere flere og flere data til Miljøstyrelsen de kommende år.
Vi bruger meget tid på at sikre, at de data, vi giver til offentligheden, er rigtige.
Vi bruger endnu mere tid på at sikre, at de data, vi giver til myndighederne, er rigtige.
Vi ville ønske en tjekliste, der holdt os oppe på, om vi har udarbejdet det grønne regnskab rigtigt med alle informationer.
Det ville være en lettelse for os, hvis vi konkret skulle tage stilling til, om vi anvender stoffer, som er oplistet forlods, i stedet for som nu, at det er os, der selv skal forholde os til virksomhedens miljøpåvirkninger
Vi står tit i den situation, at vi ved, at vi anvender et stof, men det registreres ikke.
Vi står tit i den situation, af vi ikke kan estimere mængden af et stof, fordi det ikke registreres.
Bekendtgørelsen til grønne regnskaber er en rammelovgivning. Det er derfor svært for os at vide, om vi har alt det med i de grønne regnskaber, som vi burde have.
Dialog med tilsynsmyndighederne vil ikke blive mindre med en digital indberetning.
Med differentieret brugeradgang ville vi kunne håndtere følsomme data meget bedre end nu.
Vi har fuld tillid til, at virk.dk er et sikkert sted, hvor data kun kommer til dem, som vi ved, og som vi har givet tilladelse til.

Deltagerne på møde om arbejdsgange med tilsynsmyndighederne:

Miljøcenter Fyn/Trekantsområdet I/S og Vestsjællands Amt.

Oversigt over de udsagn, som tilsynsmyndigheder har forholdt sig til i et møde om konsekvenser for arbejdsgange

1. Vi vil bedre kunne opdage fejl ved en digital løsning.

Det er vores erfaring, at der opdages flere fejl ved online-registrering end ved fremsendelse af dokumenter på papir eller som pdf-fil.
Vi vil kunne reducere tidsforbrug til afgivelse af udtalelse ved en digital løsning, hvor der kan anvendes digital signatur.
Anvendelse af digital signatur anvendes med succes hos os.
Vi ser frem til at bruge virk.dk endnu mere de kommende år til modtagelse af indberetninger fra virksomheder og fra andre myndigheder.
Det vil være en hjælp, hvis alle virksomhedsoplysninger er fortrykt, og vi alene skal forholde os til rigtigheden heraf i henhold til vores viden.

7. Det vil være en hjælp, hvis alle data fra sidste år kan ses – ikke på gruppeniveau – men på postniveau.

8. Det vil spare os tid, hvis der sker en automatisk validering af data, der indberettes digitalt (sammenligning med udvikling i forhold til sidste år).

9. Det betyder meget for os, at virksomheden har forholdt sig til, hvilke data på postniveau, som er væsentlige, uden betydning, af mindre betydning, af nogen betydning.

10. Hvis virksomheden kunne angive på postniveau, hvem der må få adgang til data, ville vi bruge dette, når vi aftaler med virksomheden, hvilke egenkontrolarbejder der skal udføres, således at virksomheden kan anvende det grønne regnskab til at dokumentere deres egenkontrol.

11. Vi bruger megen energi på at tale med virksomhederne om, hvordan de kan/skal kategorisere deres data, så de optræder i grupper i deres grønne regnskab.

12. Det er en tidsrøver at gennemlæse de grønne regnskaber for at se, om de stoffer, vi forventer at finde oplyst i regnskabet, også er omtalt. Det ville være en lettelse, hvis stoffer i det grønne regnskab er gengivet med identifikation efter de offentlige lister, som findes (PRTR etc.).

13. Vi anvender i vores tilsynsarbejde ofte data fra andre myndigheder om en given virksomhed.

14. Vi ville kunne udføre mere effektive kvalitetstjek, hvis det grønne regnskab blev indberettet efter portalløsningen eller filindberetningsløsningen.

15. Hvis data kunne sendes til tilsynsmyndighederne via det digitale grønne regnskab, ville det lette virksomhedens sagsbehandlingsforløb og dialogen med tilsynsmyndigheden – tror vi!

16. Det vil være muligt at overføre data til andre datakilder ved en Excel-løsning. Det kan være til andre regneark for eksempel. Det ville være en lettelse i vores samlede arbejde, hvis vi kunne hente data fra virksomheden ind i vores egne systemer!

17. Vi påregner, at vi skal indhente flere og flere data fra virksomhederne de kommende år.

18. Vi bruger meget tid på at sikre, at de data, vi videregiver fra virksomhederne til andre myndigheder, er rigtige.

19. Vi bruger endnu mere tid på at vurdere, om de data, vi modtager fra virksomhederne, er rigtige, inden vi afgiver vores udtalelse.

20. Vi ville ønske en tjekliste, der holdt os oppe på, om vi har gennemgået og læst det grønne regnskab rigtigt.

21. Det ville være en lettelse for os, hvis virksomheden konkret havde taget stilling til, om de har anvendt stoffer, som er oplistet i standardiserede lister, i stedet for som nu, at det er virksomhedens ledelse, der selv skal forholde sig til virksomhedens miljøpåvirkninger – og fastlægge væsentlighedskriteriet.

22. Vi står tit i den situation, at vi ved, at virksomheden anvender et stof, men det er ikke direkte omtalt i det grønne regnskab.

23. Vi står tit i den situation, af en virksomhed spørger os om, hvad de skal gøre, fordi de anvender et stof, men kan ikke – eller har ikke mulighed for at – estimere mængden af stoffet, fordi det ikke registreres.

24. Bekendtgørelsen til grønne regnskaber er en rammelovgivning. Det er derfor svært for os at vide, om virksomheden har alt det med i de grønne regnskaber, som de burde have.

25. Dialog med virksomhederne vil ikke blive mindre med en digital indberetning.

26. Med differentieret brugeradgang ville vi kunne samarbejde bedre med virksomheden om at håndtere følsomme data end nu.

27. Vi har fuld tillid til, at virk.dk er et sikkert sted, hvor data kun kommer til dem, som virksomheden giver tilladelse til.