[Forside]

Evaluering af miljøbevidst indkøbspolitik i staten

- undersøgelse af statslige institutioners efterlevelse af cirkulære om miljø- og energibevidste indkøb

Antal

Efter behov
En revision planlagt
Hvert andet år
Hvert halve år
Hvert kvartal
Årligt
Andet
Ingen revision

17
24
17
5
1
40
2
118

Alternativt indsatsområde

Antal

Affaldssortering

63

Batterier

4

Biler

11

Brændstoffer

1

Bygningsarbejde

11

Elektronisering af post

3

Energiforbrug generelt

82

EUs miljøblomst

2

Genbrugspapir

11

Glas og flasker

2

Hårde hvidevarer

1

Indsamling af metalaffald

1

Kemikalier

2

Kontorartikler

16

Kopiering (papir besparelse)

5

Køleskabe

2

Lavenergiapparater

23

Lim

1

Lysstofrør

4

Miljømærkede produkter generelt

3

Miljømærket papir

3

Opvarmning

23

Papir i alt

94

Produkter der er specifikke for institutionen

5

Udfasning PVC

5

Sikker genanvendelse

2

Svanemærkede produkter

2

Tonerpatroner

2

Tryksager

31

Vandbesparelser

42

Vedligeholdelse af bygninger

4

4. Interviewundersøgelsen

4.1 Gennemførelsen af interviewene
4.2 Hovedindtryk fra interviewene

CASA har interviewet 20 statslige institutioner og virksomheder om deres erfaringer med miljøbevidste indkøb. Formålet har været at skabe det bedst mulige grundlag for en justering af arbejdet med en miljøbevidst indkøbspolitik. De kvalitative interview skal bruges til at komme bag ordene i handlingsplanerne og få et indtryk af, hvordan cirkulæret er blevet modtaget, hvilke erfaringer institutioner har fået, og hvilken effekt det har og kan få i fremtiden. Samtidig har interviewene været vigtige som baggrund for udformningen af spørgeskemaet til telefoninterview undersøgelsen.

Hovedindtrykket har været, at cirkulæret er blevet positivt modtaget, og der er stor forståelse for, at en miljøbevidst indkøbspolitik er et vigtigt redskab for et bedre miljø. Få har været modstandere, men nogle har opfattet deres indkøb som uden betydning for miljøet. For hovedparten har det også resulteret i ændrede indkøb, og for en del har virkningen været, at man er begyndt at tale om miljøbevidste indkøb.

Mange af institutionerne møder også kravet om miljøhensyn fra anden side end cirkulæret, og dér er udviklingen godt i gang.

Bortset fra cirkulæret er incitamenterne til at gennemføre miljøbevidste indkøb mest betinget af samspillet mellem økonomi, holdninger og engagement hos indkøberne. Der er organisationer, der gør et stort arbejde i forhold til at købe miljøbevidst, men de fleste betoner, at det ikke er deres væsentligste mission.

Det kræver mange ressourcer at finde frem til de bedste produkter og opnå sikker viden. Det gør processen vanskelig for de mindre og ressourcekrævende for de store.

Indsatsen er især blevet koncentreret om de områder, hvor det er forholdsvis enkelt at ændre indkøbene i en mere miljøvenlig retning, og hvor det ikke er forbundet med de store omkostninger. Indsatsen har især fokuseret på produkter og kun i ringe grad på ydelser - med enkelte undtagelser.

I det følgende vil erfaringerne med indførsel af en miljøbevidst indkøbspolitik i statslige virksomheder blive behandlet i forhold til en række temaer. Et resumé af de 20 interview er optrykt i bilag 2.

4.1 Gennemførelsen af interviewene

CASA har i samarbejde med Miljøstyrelsen udvalgt 20 institutioner og virksomheder. Ved udvælgelsen er der blevet lagt vægt på, at repræsentere statens institutioner bredt mht. størrelse og indkøbsvolumen, kvalitet og ambitioner i de indsendte indkøbspolitikker samt både drifts- og kontorvirksomheder. Der er lagt vægt på at inkludere både statsinstitutioner og statsvirksomheder, og det er så vidt muligt tilstræbt at repræsentere forskellige ministerområder.

Følgende 20 institutioner blev interviewet:

Deltagerne ved interviewene var, for de mindre virksomheders vedkommende, typisk den person, der i det daglige foretager indkøbene samt den økonomiansvarlige. For de større institutioners vedkommende varierede sammensætningen af interviewpersoner mere, afhængigt af hvor ansvaret for den miljøbevidste indkøbspolitik var placeret og hvordan indkøbene er organiseret. I nogle tilfælde er den interviewede den, der i det daglige står for indkøbene. Nogle gange har det været de ansvarlige for udformningen af den miljøbevidste indkøbspolitik, andre gange en kombination og sammenfald. I nogle tilfælde har der kun været en enkelt til at besvare spørgsmål - i andre tilfælde har der været et panel af 3-4 personer med hver sin organisatoriske vinkel.

Sammensætningen har haft betydning for, med hvilken detaljeringsgrad vi har kunnet klarlægge institutionens indkøbspolitik. For de større virksomheders vedkommende har indholdet i interviewet, som følge af ovenstående, som tendens fokuseret på organiseringen af den miljøbevidste indkøbspolitik, hvor det for de mindre institutioners vedkommende især har været de konkrete indkøb, viden og kilder til viden.

Det var ganske tydeligt, at en del af institutionerne oplevede interviewet som en slags eksamination i miljøbevidste indkøb, og at de nu blev de set i kortene af Miljøstyrelsen. De var generelt velforberedte, og de ansvarlige chefer deltog i stor udstrækning, og gav i nogle tilfælde kun i ringe grad indkøberne mulighed for at komme til orde. Hovedparten ville gerne fremstå som nogen der tog miljøet og den miljøbevidste indkøbspolitik alvorligt, selvom deres indsats i mange tilfælde var begrænset.

Interviewguiden er blevet udformet i samarbejde med Miljøstyrelsen og undersøgelsens følgegruppe. Interviewguiden er vedlagt i bilag 3. Interviewene er forløbet som samtaler, hvor interviewguiden har virket som støtte og checkliste i forbindelse med gennemførelsen af interviewet. Interviewet eller samtalen har på den måde haft mulighed for udvikle sig i den retning, hvor det var mest relevant og hvor de interessante informationer var for den pågældende organisation. Alle temaer er blevet berørt i interviewene.

Interviewene er gennemført i august-september 1998 efter aftale med de enkelte institutioner og virksomheder. Interviewene er afrapporteret i korte artikler, og alle interviewede har haft mulighed for at komme med kommentarer og rettelser til CASAs afrapportering. Dette er sket af hensyn til at fjerne misforståelser og måske modificere udtalelser, der kan se skarpere ud i løsrevet form på papiret, end den forekom i samtalen. Det har ikke været muligt for interviewpersonerne at rette i CASAs egne vurderinger.

4.2 Hovedindtryk fra interviewene

I det følgende gennemgås hovedindtrykket fra interviewene med statens institutioner og virksomheder. CASA har identificeret en række temaer eller overskrifter, som konklusionerne kan samles under. Overskrifterne tager udgangspunkt i interviewguiden, men i denne sammenfatning er flere af de nært beslægtede temaer lagt sammen og beskrevet i forhold til følgende struktur:

Typen af statsinstitution

Cirkulæret har generelt været den vigtigste årsag til udformningen af en handlingsplan for en miljøbevidst indkøbspolitik blandt de institutioner, som er blevet udvalgt.

Almindeligvis har de statslige institutioner ikke mødt krav om miljøbevidst adfærd eller indkøb fra deres brugere. Dette hænger sammen med, at de statslige institutioner ikke sælger ydelser som så mange andre virksomheder, men at de typisk udfører administrative funktioner.

Andre kender miljøkravenes effekt fra deres egen virksomhed. Virksomheder som fx Slots- og Ejendomsstyrelsen, Statens Serum Institut, Combus, Post Danmark og Kriminalforsorgen, der alle sælger ydelser og produkter, har mødt miljøkrav fra de kunder, som de betjener.

Miljøkravene har resulteret i, at de finder den miljøbevidste indkøbspolitik vigtig i forhold til de aktiviteter, som de beskæftiger sig med, og forventer at det vil blive et voksende krav fra deres kunder. For Slots- og Ejendomsstyrelsen samt Kriminalforsorgen er det endda sådan, at de især leverer ydelser og produkter til statslige organisationer, og dermed leverer produkter og ydelser til institutioner, der er omfattet af cirkulæret om en miljøbevidst indkøbspolitik. Øresundsforbindelsen er speciel, da miljøindsatsen har været en del af lovgrundlaget for deres arbejde.

Post Danmark oplyste, at cirkulæret ikke havde ændret på den proces, de i forvejen havde igangsat mht. en miljøbevidst indkøbspolitik.

For visse institutioner har signalværdien ved en miljøbevidst indkøbspolitik også stor betydning. I den sammenhæng har en miljømæssige prioritering i udformningen af publikationer og tryksager fået en højere prioritering end det miljømæssigt måske er berettiget til, netop fordi det er det område, der er synligt for kunder og omgivelser i øvrigt.

Signalværdien har betydning for de foregående virksomheder, hvilket også gør sig gældende for Energistyrelsen. Men for dem har også virksomheds-kulturen og styrelsens funktion stor betydning for gennemførelsen af miljøbevidste indkøb. Ikke mindst mht. energiforbrug er der et stort engagement blandt medarbejderne.

Organisation

Organiseringen og størrelsen af institutionens indkøb må have indflydelse på gennemførelsen af en miljøbevidst indkøbspolitik, hvilket også var ganske tydeligt.

Mange mindre virksomheder bruger kun begrænset tid på indkøbsfunktionen. De køber ikke særligt meget ind og afsætter heller ikke megen tid på den funktion. At ændre indkøbene i en mere miljøvenlig retning kan derfor være vanskeligt, da de hverken har tid eller kompetence i forhold til en sådan indsats. Ofte oplevede de også deres indkøb som ubetydelige miljømæssigt set.

Virksomhedens størrelse har altså betydning for, hvor mange ressourcer der er til rådighed i forhold til indkøbsfunktionen, men også organiseringen af indkøbsfunktionen kan have betydning. Dette hænger sammen med at indkøbsfunktionen kan være decentraliseret, således at der er flere i den samme organisation, der er ansvarlige for de samme typer af indkøb. Indkøbet af fx papir bliver opsplittet på en række indkøbere, og den store organisation kommer på den måde indkøbsmæssigt til at ligne de mindre organisationer med et manglende fagligt indkøbsmiljø. En række af organisationer var undervejs med at strukturere og effektivisere deres indkøbsfunktion, hvilket vil kunne understøtte en mere miljøbevidst indkøbspolitik.

De fleste større institutioner har generelt ansat indkøbere, som beskæftiger sig fuld tid med indkøb, eller overvejende bruger deres tid på den funktion. Dette giver langt bedre muligheder for at gennemføre en miljøbevidst indkøbspolitik, da der er flere ressourcer til at vurdere produkterne. Indkøberne opfatter også i større grad en miljøbevidst indkøbspolitik som en faglig udfordring. For de helt store institutioner er der endda ansat miljømedarbejdere, hvis eneste funktion er at arbejde med miljøregnskaber, miljøbevidste indkøb og anden miljømæssige indsats De støtter desuden indkøbsafdelingerne i miljøbevidste indkøb.

Der var forskellige holdninger til medarbejdernes rolle og indflydelse på den miljøbevidste indkøbspolitik. Nogle af institutionerne var af den opfattelse, at købte indkøbsafdelingen de rigtige produkter, var der ingen grund til at inddrage medarbejderne. Andre steder var medarbejderne igangsættere og vigtige kilder i et samarbejde om at gennemføre en miljøbevidst indkøbspolitik. Gennemgående var medarbejderne ikke nogen hindring for at gennemføre en miljøbevidst indkøbspolitik, men der var undtagelser.

Kendskab og kilder

De mindre institutioner støtter sig i høj grad til de udsagn, de får fra deres leverandører, og hvad der i øvrigt er af nem tilgængelig viden. I den sammenhæng blev Indkøbs Service, Grøn Information og Forbrugerstyrelsen nævnt, men også medierne i øvrigt. De mindre organisationer efterspørger typisk konkrete handlingsanvisninger og produktspecifikke oplysninger i forhold til at kunne opføre sig miljøbevidst. De oplevede ofte at deres leverandører kom dem i forkøbet mht. at fremhæve produkternes miljøkvaliteter.

De mindre organisationer ønsker at få anvist de produkter, som de, ud fra en miljømæssig vinkel, skal købe frem for andre. I den sammenhæng er Indkøbs Service rammeaftaler et vigtigt redskab for at handle miljøvenligt, men flere havde den opfattelse, at benyttede man Indkøbs Services aftaler, var der altid taget hensyn til miljøet.

Der var en betydelig usikkerhed mht. at finde troværdig viden i forhold til at kunne købe miljøbevidst. Ikke mindst de indkøbere, der havde gode forudsætninger for at kunne købe miljøbevidst, var klar over, at det var svært og ressourcekrævende at opnå en sådan viden. Hvorimod flere af de mindre institutioner stod uforstående overfor, at de ikke kunne få nogle bedre redskaber i forhold til at købe miljøbevidst ind.

Vurderingen af de miljøvejledninger som Miljøstyrelsen har udarbejdet til offentlige indkøbere var meget forskellige afhængig af størrelsen af organisationen. De helt store institutioner, der kan selv, fandt informationen for almen, og de helt små havde ofte ikke benyttet dem. Ellers var der generelt ikke nogle særlige bemærkninger andet end, at de brugte dem og opbevarede dem. Nogle enkelte kendte dem ikke.

En meget vigtig kilde til informationer om, hvilke produkter der er miljøvenlige, er kontakt til andre indkøbere. Kontakterne var typisk etableret gennem konferencer og kurser, forskellige former for samarbejde og via erfa-grupper. De mindre indkøbere havde typisk ikke dette netværk til indhentning af information, og manglede, som tidligere nævnt, nem tilgængelig viden om miljøvenlige produkter.

Miljøcertificering og miljømærker blev nævnt som værktøjer, der gjorde arbejdet nemt for indkøberne, hvilket ingen var uenige i.

Erfaringer og processen

Udformningen af en miljøbevidst handlingsplan har voldt vanskeligheder, ikke mindst for de mindre organisationer. Handlingsplanerne er generelt blevet udformet af ledende medarbejdere, og ikke af dem, der foretager indkøbene. Dette har generelt haft den positive effekt, at ledelsen er blevet opmærksom på en miljøbevidst indkøbspolitik og diskussionen har bredt sig i organisationen og til andre end dem, der foretager indkøbene i det daglige. Samtidig er de indkøbere, der allerede havde foretaget sig noget i forhold til en miljøbevidst indkøbspolitik, blevet bakket op i deres bestræbelser.

Mulighederne for at agere miljøbevidst for mindre organisationer er i meget høj grad betinget af motivation og vejledning, og cirkulæret opfattes nogle som irriterende og temmelig ressourcekrævende. Dette har ført til, at større institutioner har oplevet, at deres handlingsplan er blevet kopieret af mindre organisationer på deres ressortområde, og dermed måske har fået en begrænset effekt. På andre ressortområder er handlingsplanen udformet på centralt niveau, selvom indkøbene ikke foregik centralt. Dette giver en risiko for, at handlingsplanen kun får ringe betydning for de underliggende institutioners indkøbspolitik, hvis ikke der følges op med anvisninger og ressourcer fra centralt hold. Det sidste var årsag til, at en enkelt organisation slet ikke var opmærksom på eksistensen af cirkulæret.

Handlingsplaner for udformningen af en miljøbevidst indkøbspolitik i de forskellige institutioner har varieret mellem at være en indsats, der meget præcist forsøger at finde frem til de miljømæssigt bedste produktvalg, til mere overordnede politikker for gennemførelsen af en miljøbevidst indkøbspolitik. Det ideelle i forbindelse med udformningen af en handlingsplan er en kombination, hvor der er overordnede rammer og principper, men hvor der også bliver arbejdet med detaljen. Problemet er, at detaljen ofte bliver meget ressourcekrævende. Dels fordi der er områder, hvor der ikke eksisterer viden endnu, og dels fordi udviklingen går meget hurtigt på de områder, hvor der eksisterer viden.

Økonomi og miljø svinger godt sammen, når det drejer sig om at spare. Det kan fx være at erstatte glødelamper med lavenergipærer for at spare på energien, eller beslutte at kopiere på begge sider af papiret for at spare papir. Men når sådanne lavthængende frugter er plukket, kan det ofte være vanskeligt at nå længere. Det er i høj grad de gode viljer og et miljømæssigt engagement, der bærer det miljøbevidste indkøb længere end til, hvor det er umiddelbart økonomisk fordelagtigt.

Ofte opfattes det som om, det er forbundet med øgede omkostninger at købe miljørigtigt, enten fordi indkøberne mener, de skal bruge yderligere arbejdstid på indkøb, eller fordi de mere miljøvenlige produkter opfattes som dyrere. Hvis der ikke er driftsmæssige eller økonomiske fordele ved den miljømæssige indsats, er incitamenterne til at opføre sig miljøvenligt små - trods cirkulæret.

Arbejdsmiljø og hensynet til medarbejderne har generelt højere prioritet end hensynet til miljø i forbindelse med indkøb, men i langt de fleste tilfælde har de to områder kunnet supplere hinanden. Arbejdsmiljøindsatsen har bl.a. omfattet området farlige materialer og stoffer, og reduceret indkøb og anvendelse at sådanne stoffer til gavn for det ydre miljø. (COWI er i øvrigt ved at lave en undersøgelse for Arbejdstilsynet om hensynet til arbejdsmiljø i forbindelse med indkøb.)

Formuleringen i cirkulæret om, at miljøforhold skal vægtes på lige fod med andre hensyn, er en formulering, institutionerne ikke finder vanskelig at leve op til, da på lige fod giver store fortolkningsmuligheder.

Dokumentation

Arbejdet med at dokumentere de miljøbevidste indkøb er yderst begrænset blandt de interviewede institutioner, store som små. Der, hvor der er gjort en indsats, er det næsten udelukkende i forbindelse med varme-, el- og vandforbrug og måske papirforbrug. Men ellers er dokumentationsarbejdet yderst begrænset, og mange fandt det ikke som et område, de ønskede at bruge ressourcer på.

Men der er organisationer, der brugte ressourcer på den indsats. For de institutioner, der anvender farlige stoffer og materialer foreskriver arbejdsmiljøloven en registrering, men visse organisationer havde også lavet aftale med renholdningsselskaber om at få vejet deres affald på de forskellig fraktioner. Dette skulle bruges i forhold til de målsætninger om at reducere forbruget på forskellige områder.

Indførelsen af forskellige edb-systemer ved indkøb, ville også give nogle organisationer mulighed for dokumentere deres indkøb. Flere institutioner overvejer dette redskab i forhold til at reducere og ændre forbruget i en mere miljøbevidst retning.

Holdninger

Holdninger har betydning for, i hvilken grad man har forsøgt at gennemføre en miljøbevidst indkøbspolitik, inden cirkulæret trådte i kraft og for den energi, der lægges i arbejdet nu.

Cirkulæret er generelt modtaget positivt af indkøberne, og vi er ikke støt ind i den store modvilje i interviewene. De indkøbere, der har været meget positive, er især dem, hvor denne indkøbsfunktion er en stor del af deres arbejde, men mange lagde vægt på, at cirkulæret bakkede dem op i et arbejde, de allerede var begyndt på, og cirkulæret havde struktureret deres indsats.

Ledelsens holdning er generelt mere blandet. Den mest udbredte holdning er, at man bør tage miljøhensyn, bare det ikke går ud over, det arbejde institutionen i øvrigt laver. I visse tilfælde har ledelsen også været modvillige og opfattet cirkulæret som en irritation. Dette har især været tilfældet, hvor det faglige engagement har været stort og hvor virksomhedskulturen har omhandlet andet end miljø.

Det har været bemærkelsesværdigt, at hvor institutioner er domineret af højt uddannede har interessen for miljø og miljøbevidst indkøb været meget afhængig af deres professionelle interesser for sådanne forhold. En typisk holdning har været: "Nu har vores opgaver jo intet med miljø at gøre."

Ellers har de fleste indkøbere ikke opfattet medarbejderne som nogen hindring for en miljøbevidst indkøbspolitik, snarere tværtimod

Et par steder har personligt engagement hos indkøbere og ledelse ført til en miljøbevidst indkøbspolitik langt inden cirkulærets ikrafttræden. Dette har været tilfældet, hvor ledelse og indkøbere har spillet sammen, men det vurderes at indkøberne sjældent har kunne trække en sådan udvikling alene. Organisationer som fx Arbejdsministeriet, Post Danmark og Det Kongelige Bibliotek har på grund af stort engagement været tidligt i gang.

Det Kongelige Bibliotek deltager, som en af de få statslige institutioner, i ISAK (Indkøbere i Stat, Amt og Kommune) samarbejdet, som er et samarbejde mellem kommuner, amter og statslige organisationer i forhold til miljøbevidste indkøb. Dette samarbejde har på et meget tidligt tidspunkt opbygget erfaring med miljøbevidste indkøb.

5. Telefoninterviewundersøgelse

5.1 Undersøgelsens design
5.2 Undersøgelsen
5.2.1 A. Status for miljøbevidste indkøb
5.2.1 B. Faktorer, der kan have betydning for de miljøbevidste indkøb

Som en del af undersøgelsen af de statslige institutioners efterlevelse af cirkulære om miljø- og energihensyn ved statsindkøb har CASA gennemført en repræsentativ stikprøveundersøgelse af omfanget af de miljøbevidste indkøb i statens institutioner. Formålet har været at give en generel beskrivelse af, hvordan statens institutioner efterlever cirkulæret om indkøb - og dermed hvilken effekt cirkulæret har eller kan få i fremtiden. Undersøgelsen, der er gennemført pr. telefon med 146 statslige institutioner, generaliserer nogle af de tendenser, der er observeret ved gennemførelsen af de kvalitative interview. Undersøgelsen kan bruges som inspiration for det videre, centrale arbejde med en offentlig, "grøn" indkøbspolitik.

Det overordnede indtryk er, at hovedparten af de statslige indkøbere i et eller andet omfang tager miljøhensyn i indkøbene. Men det sker ikke ved alle indkøb - og ikke med lige høj prioritering. De fleste indkøbere nævner kvalitet, arbejdsmiljø for brugerne og pris som de vigtigste hensyn - men 61% af indkøberne nævnte også miljø som det vigtigste eller næst vigtigste hensyn (v20c).

Cirkulære om miljø- og energihensyn ved statslige indkøb dikterer, at samtlige statslige institutioner og virksomheder skal være omfattet af en indkøbspolitik og en handlingsplan. Ved gennemgangen af indkøbspolitikker og handlingsplaner er der fundet en høj dækningsprocent. Miljøstyrelsens rådgivning på cirkulæret har været, at samtlige institutioner og virksomheder skulle være omfattet af en indkøbspolitik og en handlingsplan. Små institutioner har dermed kunnet gå sammen eller underlægge sig de overordnede myndigheders planer i staten. Telefoninterviewundersøgelsen har vist, at knap 30% af indkøberne svarer ja på spørgsmålet, om institutionen har skrevet - eller er omfattet af - en miljøbevidst indkøbspolitik. Forklaringen er sandsynligvis, at en række af de overordnede myndigheder ikke i tilstrækkeligt omfang har orienteret de berørte institutioner om eksistensen af en miljøbevidst indkøbspolitik. I tilfælde, hvor større og mere strategiske indkøb alligevel foregår på centralt niveau og hvor miljøhensyn alligevel indgår, er dette derfor ikke så kritisk.

Indkøbspolitik eller ej, så stiller de fleste statslige indkøbere - godt 90% - miljøkrav ved indkøb en gang imellem - over 60% svarer ofte eller hver gang.

Analysen viser, at en nedskrevet indkøbspolitik er vigtig. Der er stor og signifikant forskel på dem, der ikke har nedskrevet en indkøbspolitik og de institutioner, der har - eller påtænker at formulere - en nedskrevet indkøbspolitik. For det første er kendskabet bedre både blandt ledelse og personale og for det andet vurderes kendskabet til miljøkravene også at være større blandt leverandørerne. For mange ( knap 85%) har cirkulæret været det, der skulle til for at sætte processen med miljøhensyn ved indkøb i gang. Værdien af en nedskrevet indkøbspolitik vurderes generelt højere blandt dem, der har været gennem processen, end blandt dem, der ikke har.

På linie med undersøgelsen af indkøbspolitikker og handlingsplaner samt interviewundersøgelsen viser telefoninterviewundersøgelsen, at det er vanskeligt at dokumentere indsatsen. Registre over miljøvenlige leverandører og opgørelser på varenummer er de mest konkrete forslag. 2 ud af 3 indkøbere har intet forslag.

Interviewundersøgelsen gav indtryk af en forholdsvis stærk sammenhæng mellem omfanget af indkøb og miljøhensyn ved indkøb. Det har været vanskeligt at eftervise konklusionen i telefoninterviewene.

Indkøberne har kendskab til og bruger ganske mange af de redskaber, Miljøstyrelsen og andre stiller til rådighed for miljøbevidste indkøb. De bedst kendte er miljømærkningen - herunder energimærkningen samt miljøvejledningerne. Der er ingen stærk tradition for at samarbejde med indkøbere fra andre institutioner om miljøbevidste indkøb, men mange taler med andre indkøbskollegaer. Brugen af informationskilder har en signifikant sammenhæng med, om institutionen i øvrigt køber miljøbevidst ind. Det kan derfor betale sig for Miljøstyrelsen at styrke informationsindsatsen til indkøberne på alle områder - særligt fordi de færreste har ressourcer til selv at indsamle den ofte komplicerede viden om produkternes miljøforhold.

Undersøgelsen peger på, at de færreste institutioner har afsat ekstra ressourcer i form af penge, tid og årsværk til miljøbevidste indkøb. Langt de fleste steder indpasses opgaven i dagligdagen.

De indkøbsansvarlige er sjældent deciderede indkøbere. Ved spørgsmålet om deres stilling og baggrund blev der kun identificeret 2 uddannede indkøbere og 10 personer, der var ansat med stillingsbetegnelsen indkøber. Hovedparten af indkøbene bliver foretaget af TAPere (Teknisk-Administrativt Personale). Tallene er sandsynligvis underestimerede, da der bag titler som sekretær eller afdelingsleder kan være mere indkøbskompetence. De fleste indkøbere (3 ud af 4) bruger kun en mindre del af deres tid på indkøb (15%), og kun 3 har angivet at bruge al deres tid på indkøb.

Undersøgelsen har generelt vist en positiv indstilling til miljøbevidste indkøb. Selv blandt dem, der kun sjældent eller aldrig stiller miljøkrav og generelt prioriterer miljøhensyn lavt, er der 40%, der kan siges at have en positiv indstilling. Det er ikke noget ukendt fænomen, at der kan være stor forskel på holdning og handling. Det er tale om et potentiale, der bør udnyttes, og det viser, at miljøbevidste indkøb kan nå meget længere.

I det følgende gennemgås undersøgelsens design og resultaterne af undersøgelsen undersøges under to hovedoverskrifter:

A. Hvordan er situationen for de grønne indkøb.
B. Hvad har haft betydning i institutioner for de grønne indkøb.

5.1 Undersøgelsens design

CASAs undersøgelse er gennemført som et telefonsurvey med 161 indkøbsansvarlige i statens institutioner og virksomheder. 16 af interviewene kunne ikke gennemføres, da indkøberne ikke ønskede at svare, ikke havde tid eller ikke ville udtale sig til et selvstændigt analysecenter som CASA. Dermed er der gennemført i alt 146 interview. Antallet af interview er begrænset af ressourcehensyn, men dog tilstrækkeligt stort til generaliseringer af svar på de enkelte spørgsmål. Antallet af indkøbere har betydning for, hvor mange meningsfyldte kategorier data kan opdeles i. Med blot 146 interview er der grænser for, hvor vidt analyserne af svarene kan gå.

De indkøbsansvarlige er udvalgt på simpel, tilfældig vis. Metoden med simpel, tilfældig udvælgelse gør det muligt at generalisere fra stikprøve. Når udtrykket "signifikant" anvendes i undersøgelsen betyder det, at sandsynligheden for et sammenspil af tilfældigheder er mindre end 5%. Som mål på signifikans af sammenhænge har CASA i de fleste tilfælde benyttet chi², der er en beregning på sandsynligheden for, at en observeret sammenhæng skyldes tilfældigheder. chi² udtrykker intet om styrken af sammenhænge.

Udtrækket stammer fra en database over abonnenter hos Indkøbs Service. Det er Indkøbs Services vurdering, at mindst 95% af statens institutioner har abonnement hos Indkøbs Service. En del institutioner har flere abonnementer, således at større institutioner ofte har flere end små. Det er ikke muligt at afgøre endeligt, om de resterende max. 5% af statens institutioner udgør en systematisk underrepræsentation i populationen. Det er dog ikke Indkøbs Services indtryk, at der er tale om institutioner med særlige, fælles karakteristika. Databasen fra Indkøbs Service indeholder selvejende institutioner, men de blev sorteret fra på forhånd - bl.a. med bistand fra Indkøbs Service, idet selvejende institutioner ikke er omfattet af cirkulæret. Det er derfor CASAs skøn, at databasen er repræsentativ for indkøbets sammensætning og for populationen af indkøbsansvarlige/indkøbere i statens institutioner og virksomheder.

Udtrækket gav en oversigt over institutioner, Indkøbs Services kontaktperson samt et telefonnummer til institutionen. Af hensyn til bredden i undersøgelsens samlede resultat blev det besluttet, at et indkøbsansvarsområde på en institution ikke måtte dækkes af mere end et interview. Det var interviewerens opgave at sikre sig dette før interviewets start. Det er først og fremmest de indkøbsansvarlige og indkøberne, der er populationen i undersøgelsen. Derfor er det ikke nødvendigvis Indkøbs Services kontaktpersoner i de enkelte institutioner, der er interviewet. Intervieweren har spurgt efter den indkøbsansvarlige, og i de tilfælde, hvor der ikke har været en ansvarlig, har intervieweren som alternativ spurgt efter "den, der køber ind på institutionens vegne". Hvis ingen ville kendes ved indkøbsfunktionen, har intervieweren bedt om at tale med en leder. I analysen er alle respondenter omtalt som indkøbere.

Det er erfaringen fra interviewene, at særligt institutioner, der ikke har centralt organiserede indkøb, kan have svært ved entydigt at placere indkøbsfunktionen hos en bestemt person. Mange indkøb er uddelegeret til flere personer alt efter deres arbejdsfunktioner. Således køber de ind efter behov, men flere i samme afdeling kan siges at være "den, der køber ind på institutionen vegne."

Ved fortolkningen af svarene skal fortolkningen af små procentforskelle foretages med varsomhed på grund af den statistiske usikkerhed. Dertil kommer, at de interviewede i spørgeskemaundersøgelser gerne vil svare "rigtigt". Intervieweren kan fx komme ud for modspørgsmål fra den interviewede af typen: "Hvad synes du, jeg skal svare" - i andre tilfælde svarer den interviewede, hvad vedkommende tror intervieweren gerne vil høre - frem for at tænke over sin egen holdning. Det gælder for alle interviewundersøgelser. Der kan til dels kompenseres for fejlkilden, hvor der er mulighed for at stille mange spørgsmål til samme holdning; men det er en fejlkilde, det er nødvendigt at have i baghovedet ved analyser af interviewundersøgelser.

Svarene på spørgsmålene er afgivet under forudsætning af anonymitet for indkøberne, og alle referencer, der kan lede tilbage til de enkelte institutioner er fjernet fra datasættet, der er afleveret til Miljøstyrelsen ved undersøgelsens afslutning.

Undersøgelsen har haft karakter af en rundspørge blandt statens institutioner og virksomheder. Hensigten har været at få et indtryk af den generelle tendens i statens institutioner. Kommunernes Landsforening gennemførte i efteråret 1997 en interviewundersøgelse, og nærværende undersøgelse muliggør i nogen omfang en efterfølgende sammenligning mellem staten på den ene side og kommuner og amter på den anden.

Spørgeskemaet er vedlagt rapporten som bilag 4. Der er stillet to typer spørgsmål til indkøberne: Status for de miljøbevidste indkøb og faktorer, der kan have betydning for de miljøbevidste indkøb. Variabelnavne og værdierne for svarene fremgår af spørgeskemaet. Hvor det er nødvendigt for at kunne referere til spørgeskemaet er variabelnavnet nævnt i parentes, som fx (vXX).

Cirkulære om miljøhensyn ved statslige indkøb har givet anledning til en række spørgsmål om de væsentligste dele af status for de miljøbevidste indkøb:

§ 2 bestemmer, at miljøhensyn skal indgå på lige fod med andre hensyn ved indkøb. Derfor er der først og fremmest spurgt til, om miljøhensyn indgår ved indkøb (v7, v11, v12d) og om prioriteringen af forskellige hensyn ved indkøb (v20a-v20g).

§ 4 bestemmer, at hensynet til arbejdsmiljøet skal inddrages, og det er undersøgt med 2 spørgsmål (v20f1 og v20f2).

§ 6 bestemmer, at institutionerne skal udarbejde en miljøbevidst indkøbspolitik og en handlingsplan. CASA har undersøgt om indkøberne ved, om institutionen har udformet - eller er omfattet af - en miljøbevidst indkøbspolitik (v8) og om der er udpeget en ansvarlig (v13), sådan, som det er bestemt i § 6.Til de spørgsmål, der knytter sig til cirkulæret, kommer spørgsmål om kendskabet til institutionens miljøbevidste politik (v9a-v9f).

Dokumentation af indsatsen er de miljøbevidste indkøbs svage led, og der er derfor også spurgt til dokumentation (v14a og v14b). Dokumentationen kan indgå i grønne regnskaber og i miljøstyringssystemer, og der er derfor også medtaget spørgsmål om dette (v16 og v17).

b. Faktorer, der kan have betydning for de miljøbevidste indkøb.

Med inspiration fra bl.a. den kvalitative del af undersøgelsen og Kommunernes Landsforening har CASA stillet spørgsmål om faktorer, der vurderes at have betydning for det miljøbevidste indkøb i staten:

Institutionernes størrelse(v1-v4),

Indkøbenes organisering (v5a-v5e, v6a-v6c),

Redskaberne til indkøb (v5a,v19a1-v19h2),

Ressourcer (v15a-v15c),

Indkøbernes erfaring og baggrund (v22-v26)

Holdningerne til miljøbevidste indkøb (v12a-v12c,v18a-v18b, v21a-v21c).

5.2.1 A. Status for miljøbevidste indkøb

Status for de miljøbevidste indkøb i staten er målt ved at stille spørgsmål, der knytter sig til de enkelte paragraffer i cirkulæret om miljø- og energihensyn ved statslige indkøb. I det følgende gennemgås et udvalg af paragrafferne.

§ 2 Alle statslige institutioner og statsejede eller statskontrollerede virksomheder skal jf. § 51, nr. 7 i lov om miljøbeskyttelse, foretage miljøbevidste indkøb ved at inddrage miljøforhold ved indkøb af produkter og tjenesteydelser på lige fod (NB CASAs fremhævelse) med andre hensyn, fx pris, kvalitet, leveringsbetingelser m.m.

Det overordnede indtryk omkring miljø på lige fod er, at hovedparten af de statslige indkøbere i et eller andet omfang inddrager miljøhensyn ved indkøb. Men det sker ikke ved alle indkøb, og det sker ikke med lige høj prioritering. Miljøstyrelsens rådgivning om miljøbevidste indkøb har da også af flere hensyn koncentreret sig om udvalgte indsatsområder. Det handler om hensynet til, at der er i alle institutioner vil være tale om en proces, hvor det ikke er muligt at give alle indkøb lige høj prioritering, hvis miljøkravene skal have tilstrækkelig høj kvalitet. Miljøstyrelsen har bl.a. prioriteret de områder, hvor det miljøbevidste indkøb vil give mest miljø for pengene.

For at indkredse i hvilket omfang miljøforhold inddrages har CASA stillet en række spørgsmål ved telefoninterviewet: CASA har spurgt om miljøhensyn overhovedet indgår ved indkøb (v12), om prioriteringen af miljøhensyn (v7) og endelig om, hvor tit der stilles miljøkrav (v11).

Langt de fleste har inddraget miljøhensyn i et eller andet omfang i deres indkøbsbeslutninger.

Hele 92% af de adspurgte benægter således, at det "skal forstås således, at I ikke køber grønt ind" (v12d).

Note: Kun gyldige svar

Den høje andel skal sandsynligvis ikke tages som udtryk for massive statslige indkøb med miljømæssige hensyn. En mere nærliggende forklaring kan være, at indkøberne kommer i tanke om miljøvenlige produkter, som de har købt på et tidspunkt uden at det nødvendigvis er en del af en bevidst strategi.

Den tolkning understøttes af det næste spørgsmål (v7), hvor der blev spurgt, hvordan miljøhensynet indgår, når de køber ind. Her svarer 19% af indkøberne, at de enten slet ikke medtænker miljø eller betragter miljø som "et mindre vigtigt hensyn" ved indkøb. Hos de resterende 81% af indkøberne indgår miljø på lige fod eller som det vigtigste hensyn (v7).

Note: Kun gyldige svar

Men der er forskel på, hvor hyppigt der stilles miljøkrav (v11). Knap 2 ud af 3 indkøbere (61%) svarer, at de altid eller ofte stiller miljøkrav ved indkøb (v11). 9% af indkøberne stiller aldrig miljøkrav.

Note: Kun gyldige svar

CASA har forsøgt at komme nærmere på prioriteringen af miljøhensyn ved indkøb med endnu en række spørgsmål (v20a-v20g), hvor indkøberne bliver bedt om at fortælle, hvilke kriterier de vejer tungest ved indkøb. Det er gjort ved at give en karakter fra 1 til 5 til hvert hensyn, hvor 1 er vigtigst, og 5 er mindst vigtigt.

Note: Kun gyldige svar tæller i beregningen

I tabellen er faktorerne sorteret efter vigtighed. Stort set alle - 95% - sætter kvaliteten først. Arbejdsmiljø hos brugerne kommer på en anden plads, hvor 88% har vurderet hensynet som det vigtigste eller næstvigtigste. Pris er også med på top-3 over de vigtigste hensyn, hvor 4 ud af 5 indkøbere placerer det højt.

Miljøhensyn er placeret som nummer 5 ud af listen på 7 almindelige hensyn, og knap 2 ud af 3 (61%) regner miljøhensynet blandt de to vigtigste hensyn. Nederst kommer arbejdsmiljøet i fremstillingsprocessen, som 44% regner blandt de to vigtigste. Ganske få indkøbere har nævnt andre hensyn, men særligt "lokale hensyn", "systemsammenhæng", "Service", "Tillid" og muligheder for "bortskaffelse" er nævnt af flere. Kvaliteten er det afgørende ved et produkt - det skal kunne udfylde den forventede funktion.

Som beskrevet ovenfor tillægges arbejdsmiljøet i brugsfasen overordentlig stor vægt af de offentlige indkøbere. Hensynet til arbejdsmiljøet er hyppigere blandt de højst prioriterede hensyn end fx pris eller levering. Til gengæld rangerede hensynet til arbejdsmiljøet i fremstillingsprocessen meget lavere. I forhold til lovgivningen omkring offentlige indkøb er der ingen tvivl om, at det er relativt uproblematisk at stille krav til, at produkterne fungerer arbejdsmiljømæssigt fornuftigt i brugsfasen. Det er langt vanskeligere at stille kravet til fremstillingsprocessen.

Arbejdsmiljøsiden er sandsynligvis ofte inddraget. CASA har spurgt, hvem der kender til den miljøbevidste indkøbspolitik (v9a) og 62 % har nævnt sikkerhedsudvalget. Og på spørgsmålet om der er mulighed for at bruge interne konsulenter og rådgivere - herunder sikkerhedsrepræsentanten ved grønne indkøb - har 52% svaret ja (v19d1) og 19% har gjort brug af muligheden (v19d2).

Hovedpointen med § 6 er, at de statslige institutioner formulerer en indkøbspolitik og en handlingsplan. En indkøbspolitik tydeliggør de prioriteringer, der er når statens institutioner køber ind. I praksis er § 6 fortolket således, at de statslige institutioner skal være omfattet af en indkøbspolitik. Det er altså ikke forventningen, at hver eneste statsinstitution selv skal skrive, hvis den overordnede myndighed har en indkøbspolitik, som omfatter dem, er det tilstrækkeligt. Det forudsætter naturligvis, at indkøbspolitikken er kendt i alle de berørte underordnede institutioner.

CASA har spurgt institutionerne, om de er omfattet af - eller selv har nedskrevet - en grøn indkøbspolitik. Dertil har 30% svaret ja (v8). Det er overraskende i forhold til de indsendte indkøbspolitikker, der antyder en langt højere dækningsprocent. Til de 30% skal lægges 23%, der har kender til planer om at skrive en grøn indkøbspolitik (v8a).

Forklaringen er sandsynligvis, at en række af de overordnede myndigheder har skrevet og indsendt en indkøbspolitik, der også omfatter de underordnede myndigheder. Til gengæld kan de mere overordnede myndigheder i nogle tilfælde have svigtet, hvad angår informationen og vejledningen om indkøbspolitikken. De fleste indkøbere kender miljøvejledningerne og andet materiale og mange flere praktiserer miljøbevidste indkøb (se senere i analysen). Indkøbene er endvidere ofte både decentrale og centrale, således at de mere centrale, overordnede myndigheder står for større og mere strategiske indkøb, hvor der typisk vil være en miljøbevidst indkøbspolitik.

Det har været Miljøstyrelsens holdning og almene erfaring, at en succesfuld miljøbevidst indkøbspolitik kræver, at en bestemt person får overdraget opgaven med at følge op på processen. Bortset fra at der selvfølgelig er et generelt ledelsesansvar, så kan 2 ud af 3 indkøbsansvarlige ikke pege på den person i institutionen, der har fået ansvaret for miljøbevidste indkøb. Blandt dem, der nævnes som ansvarlige, er som oftest den indkøbsansvarlige, men også økonomiafdelingen, miljøkoordinatoren og sikkerhedsrepræsentanten bliver nævnt i den sammenhæng.

Selvom der ikke officielt er udpeget en ansvarlig, er det vigtigt, at medarbejdere, ledelse osv. kender til den miljøbevidste indkøbspolitik. CASA har derfor undersøgt, hvem der kender til indkøbspolitikken - uanset om den er nedskrevet eller mere uformel.

Der er stor og signifikant forskel på de institutioner, der har en indkøbspolitik (eller har planer om at skrive en) og de institutioner, der mere uformelt tager miljøhensyn ved indkøb. Det uformelle kommer tydeligt frem i tabellen, hvor en del sidder helt alene med at tage miljøhensyn og kun i 41% af institutionerne med mere uformelle indkøb vurderes det, at institutionens ledelse kender til indkøbene. Det er heller ikke tydeligt for leverandørerne, hvor 23% vurderer, at leverandørerne ved, at der bliver taget miljøhensyn.

Succesen for miljøbevidste indkøb bygger på leverandørernes forventning og oplevelse af kravene hos deres kunder. I sidste ende er det her produktudvikling og forandringer skal komme fra. 53% af dem, der har eller overvejer at skrive en indkøbspolitik, mener, at deres leverandører kender til den miljøbevidste indkøbspolitik. Tallene illustrerer, at miljøbevidste indkøb er en proces og debatten og dialogen internt i institutionerne og med leverandørerne om miljøforhold ved produkterne er nødvendig. Det er et godt argument for en nedskrevet indkøbspolitik, der fremtvinger den nødvendige dialog.

I traditionelle miljøstyringssystemer er dokumentation og registrering af data et vigtigt element. Uden overblik over udviklingen er det vanskeligt at træffe fornuftige beslutninger om, hvor indsatsen skal styrkes eller revideres. Det har også været et væsentligt element i Miljøstyrelsens omtale af miljøbevidst indkøbspolitik. Men der er ingen nemme løsninger, og det har hidtil været vanskeligt at finde en simpel og ubureaukratisk dokumentationsmetode, som generelt kunne anbefales til alle statsinstitutioner. En del af formålet med nærværende undersøgelse har derfor været at undersøge, hvordan denne del er grebet an i statens institutioner. Det har vist sig at være en vanskelig opgave, og kun 13% svarer, at de dokumenterer indsatsen. Det er dermed også begrænset, hvor mange gode bud på dokumentationsmetoder, der er kommet frem i interviewene.

Den mest udbredte metode er en subjektiv vurdering frem for mere stringente og kvantificerbare metoder. Derudover arbejdes der med:

· Måling af emballage forbrug, støjniveau og strømforbrug.
· Register over leverandører med produkter med et vist miljøhensyn.
· Diskussion i samarbejdsudvalget hvert 2 år.
· Varenummer opgørelse af grønne varer.

Endelig er der enkelte, der henviser til institutionens grønne regnskab. Rigtig mange - 85% har svaret, at institutionen laver miljøstyring - fx energi- og vandbesparelser eller affaldssortering (v16). Færre - 22 % har svaret at institutionen laver et grønt regnskab i år eller til næste år (v17).

5.2.1 B. Faktorer, der kan have betydning for de miljøbevidste indkøb

I det følgende gennemgås undersøgelsens resultater under overskrifterne:

	Institutionernes størrelse.
	Indkøbenes organisering.
	Redskaberne til indkøb.
	Ressourcer bag miljøbevidste indkøb.
	Indkøbernes erfaring og baggrund.
	Holdningerne til miljøbevidste indkøb.

Resultaterne sættes særligt i forhold til gennemførelsen af de miljøbevidste indkøb. CASA har undersøgt sammenhængen mellem prioritering af de miljøbevidste indkøb og gennemførelsen af disse og om institutionerne er omfattet af en indkøbspolitik. Af hensyn til tolkningen af analyserne har det været nødvendigt at slå kategorier sammen for variablerne.

De miljøbevidste indkøbere

Til brug for analysen har CASA defineret de miljøbevidste indkøbere. Det er indkøbere, der mener, at miljøhensyn indgår som det vigtigste hensyn eller som et hensyn på lige fod med andre hensyn (v7). Samtidig har de svaret, at de altid eller ofte stiller miljøkrav ved indkøb (v11). Således bliver 81 indkøbere eller 56% defineret som miljøbevidste indkøbere. Af de miljøbevidste indkøbere kommer 35 eller 43% fra institutioner, der er omfattet af en miljøbevidst indkøbspolitik. Nedenstående tabel illustrerer den signifikante sammenhæng.

Miljøbevidste indkøbere har en miljøpolitik

Note: Tabellen inkluderer ikke "ved ikke" svar for v8.

Det er bemærkelsesværdigt, at 81% af de miljøbevidste indkøbere er i institutioner med en indkøbspolitik - mod kun 46% procent i institutioner uden en indkøbspolitik. Om det er de miljøbevidste indkøbere, der presser på for en indkøbspolitik, eller om indkøbspolitikken skaber de miljøbevidste indkøbere, kan ikke afgøres entydigt. I interviewundersøgelsen med de 20 institutioner kunne begge årsagssammenhænge konstateres. Men som det vises senere i undersøgelsen, har 85% af indkøberne med en indkøbspolitik erklæret sige enige eller helt enige i, at en nedskrevet, grøn indkøbspolitik har bidraget væsentligt til at sætte gang i de grønne indkøb i institutionen (v12a).

Institutionernes størrelse og indkøbets omfang

Der er en tendens til, at institutioner, der køber ind for store beløb, eller institutioner, der gennemfører EU-udbud, også er omfattet af en miljøbevidst indkøbspolitik. Forklaringen er sandsynligvis, at større indkøb foregår mere systematisk - og dermed også ved hjælp af en miljøbevidst indkøbspolitik. Institutionernes størrelse, indkøbets omfang og antallet af EU-udbud er uden betydning for, om indkøberne tager miljøhensyn eller ej.

CASA har spurgt om, hvem der betaler for institutionernes drift (v1). Af de 146 institutioner kunne godt 6% ikke svare på, hvem der betaler for institutionens drift, og af de resterende var 59% udelukkende betalt af staten, og 35% havde også egen indtjening. Spørgsmålet om finansieringen er medtaget ud fra en hypotese om, at institutioner, der udelukkende er finansieret af staten i højere grad ville være opmærksomme på nye cirkulærer. Det kunne også antages, at institutioner, der har egen indtjening, føler sig mindre bundet af statslige cirkulærer og koncentrerer sig om deres egen drift. Enkelte af svarene fra de kvalitative interview kunne pege på dette. Men analysen viser, at finansieringen af institutionens drift er helt uden betydning for, om indkøberne tager miljøhensyn eller om institutionerne er omfattet af en miljøbevidst indkøbspolitik.

Undersøgelsen viser, at 61% af indkøbene er til under 100 ansatte, og 11% har over 500 ansatte at købe ind til (v2). 36% køber ind for mindre end 500.000 kroner om året og 10% køber ind for mere en 10 mio. kroner om året (v3).

Efter de kvalitative interview kunne man forvente en sammenhæng mellem indkøbets størrelse og miljøkrav ved indkøb. I nedenstående tabel er fordelingen af indkøbere opgjort efter antallet af ansatte (v2), som de køber ind til. Det kan dog ikke påvises, at antallet af ansatte, der købes ind til har b^etydning for, om indkøberne tager miljøhensyn, eller om indkøbene er omfattet af en miljøbevidst indkøbspolitik. Der kan heller ikke påvises nogen sammenhæng mellem størrelsen af indkøb i kroner (v3), og om indkøberne tager miljøhensyn. Størrelsen af indkøb i kroner har til gengæld betydning for, om institutionen er omfattet af en indkøbspolitik. Således at jo mere omfattende indkøb, jo større er sandsynligheden for, at institutionen er omfattet af en indkøbspolitik. Der er dog tale om svag tendens, hvilket ses i nedenstående tabel.

Hvor mange ansatte køber du ind til?

Hvor stort er det årlige indkøbsbudget? (v3)

Note: Tabellen inkluderer ikke "ved ikke" svarene. Chi2 signifikant på 0.062

Endelig er det undersøgt, hvor mange EU udbud der gennemføres om året. 71% laver aldrig EU udbud (82%, hvis dem der svarer "ved ikke" medregnes). 12% laver et EU udbud om året, og de sidste 6% laver mere end et EU udbud. Nedenstående tabel viser at der er en signifikant tendens til, at institutioner, der gennemfører EU udbud, også er omfattet af en indkøbspolitik. Der er til gengæld ingen signifikant sammenhæng mellem de miljøbevidste indkøbere og antallet af EU udbud. Det er bemærkelsesværdigt, da EUs udbudsregler ofte er til diskussion, når der tales om miljøbevidste indkøb. Forklaringen kan være, at miljøbevidste indkøb ofte diskuteres i professionelle indkøbssammenhænge, hvor indkøbere, der udarbejder EU udbud, færdes. Dermed kommer emnet højere på dagsordenen. Da stadig flere indkøbere vil komme til at lave EU udbud, og alle indkøb er omfattet af EUs regler, vil de utilstrækkelige udbudsregler i EU fortsat være relevante.

Hvor mange gange om året deltager du i et EU-udbud - ca.? (v4)

Note: Tabellen inkluderer ikke "ved ikke" svar for v8 - derfor n=139. Chi2 signifikant på 0.007

Indkøbenes organisering

CASA har stillet en række spørgsmål til indkøbets organisering i statens institutioner (v5a-v5e, v6a-v6c, v28, v29). Det er de færreste (3%) af medarbejderne i staten, der ved alle indkøb selv bestemmer, hvad de vil købe, og hvor de vil handle. I 52% af institutionerne er der lavet aftaler om indkøb, som alle medarbejderne skal bruge ved alle eller de fleste indkøb. Nedenstående tabel giver et indtryk af fordelingen. Knap 20% af institutionerne er underlagt retningslinier, der er udformet af den overordnede myndighed. Ikke overraskende har langt de fleste (72%) kontakt til Indkøbs Service (Indkøbs Services abonnements database udgør populationen - jf. s. 3).

Organisering af indkøb (v5a-v5d)

CASA har defineret centrale indkøb som de indkøb, hvor den overordnede myndighed laver aftaler, og institutionerne kun ved de færreste indkøb eller aldrig selv laver aftaler. Decentrale indkøb er de indkøb, hvor den overordnede myndighed kun ved de færreste indkøb eller aldrig laver faste aftaler. De resterende indkøb er en blanding. Indkøbene er i udpræget grad decentraliseret med 79% af indkøbene som decentrale, hvor den overordnede myndighed kun ved de færreste indkøb har lavet en indkøbsaftale.

Der er dog hverken sammenhæng mellem indkøbenes organisering og de miljøbevidste indkøb eller miljøbevidst indkøbspolitik.

CASA har stillet spørgsmål om indkøbernes samarbejdsrelationer ud fra den hypotese, at indkøbere, der arbejder sammen med andre om indkøb, får flere nye impulser omkring indkøb - herunder også til den miljøbevidste indkøbspolitik. Tendensen antydes i tallene, men er ikke signifikant. Hele 66% af indkøberne samarbejder med andre internt i institutionen omkring indkøb, og kun 8% sidder alene i institutionen med indkøbene. 16% er orienteret mod andre institutioner inden for samme ministerium, og med kun 5%, der altid eller ofte samarbejder med institutioner uden for ministerområdet, kan der næppe siges at være en tradition for eksternt samarbejde.

Samarbejde om indkøb (v6a-v6c)

I nedenstående tabel er ovenstående samarbejdsmål slået sammen til en variabel, der illustrerer samarbejdsmønstret, og som beskrevet ovenfor antydes en tendens, der dog ikke er signifikant.

Note: Tabellen inkluderer ikke "ved ikke" svar for V8 - derfor n=139. Chi² ikke-signifikant på 0.273

Redskaberne til indkøb

72% angiver, at de benytter Indkøbs Services rammekontrakter ved alle - eller de fleste indkøb. I det følgende gives en opgørelse over, hvilke informationsredskaber indkøberne i øvrigt kender til brug for deres indkøb - og hvilke de rent faktisk har brugt.

Kendskab og brug af informationsredskaber blandt statslige indkøbere (v19a1-v19h2)

Det bedst kendte og mest brugte redskab er miljømærker og energimærker, hvor hele 93% af indkøberne har svaret, at de kender nogle miljømærker og energimærker - og over halvdelen angiver at have brugt dem i forbindelse med miljøbevidste indkøb. Miljøvejledningerne er ligeledes slået godt igennem trods det stadig begrænsede antal. 80% angiver at kende til dem, og 37% angiver at have brugt dem i forbindelse med miljøbevidste indkøb. Ved indhentning eller udveksling af oplysninger taler de fleste med deres kollegaer (40%) og færre med private konsulenter (15%), interne rådgivere (19%) eller andre myndigheder (12%). 2 ud af 3 har haft mulighed for at deltage i kurser og seminarer om miljøbevidste indkøb, og knap hver fjerde har deltaget, hvilket ikke er nogen ringe andel. Endelig er det værd at bemærke, at over halvdelen (56%) har mulighed for at bruge internet, og 12% har allerede brugt muligheden.

Svarene giver et indtryk af, at en række af de væsentligste informationstilbud til indkøberne er blevet hørt og anvendt i større eller mindre grad.

For næsten samtlige spørgsmål om brugen af informationsredskaber er der signifikant positiv sammenhæng både til miljøbevidste indkøb, og til om institutionen er omfattet af en miljøbevidst indkøbspolitik. Det gælder dog ikke for kendskabet til miljømærker, der ikke påvirkes signifikant af om institutionen er omfattet af en indkøbspolitik. Ligeledes er der ingen signifikante sammenhænge til brugen af private konsulenter og rådgivere ved grønne indkøb.

Resultatet er således, at det kan betale sig for Miljøstyrelsen og andre at informere om miljøbevidste indkøb og informationsredskaberne bliver brugt til gennemførelsen af de miljøbevidste indkøb.

Ressourcer

Miljøbevidste indkøb kan kræve ekstra ressourcer - særligt i en indkøringsperiode. I telefoninterviewet er det undersøgt, hvilke ressourcer i form af tid, penge eller årsværk der er afsat ekstra til miljøbevidste indkøb (v15a-v15c).

Ekstra afsatte ressourcer til gennemførelse af miljøbevidste indkøb (v15a-v15c)

Det er begrænset, hvor mange ekstra ressourcer, der er afsat. 19% angiver, at der er afsat ekstra penge til kurser og informationsmateriale. Men spørgsmålet om informationsredskaber viste, at 24% har deltaget i kurser. 40% har angivet at have talt med indkøbskollegaer om miljøbevidste indkøb, mens 12% angiver, at der er afsat ekstra tid. Det peger på, at miljøbevidste indkøb i høj grad indpasses i dagligdagen - og at det kun er de færreste steder, der bliver afsat ekstra ressourcer. Kun i et enkelt tilfælde er indkøbsfunktionen styrket med ekstra personale til miljøbevidste indkøb. I alt har 26% af institutionerne afsat ekstra ressourcer til opgaven.

Der er en klar signifikant og positiv sammenhæng mellem miljøbevidste indkøb og om institutionen er omfattet af en miljøbevidst indkøbspolitik. Institutioner, der har afsat ressourcer klarer sig - ikke overraskende - bedre.

Indkøbernes erfaring og baggrund

Indkøberne er blevet spurgt om deres stillingsbetegnelse og deres uddannelse. CASA har efterfølgende grupperet svarene.

Som det ses i tabellen er der interviewet godt 40% ledere og 40% HKer og teknisk-administrativt personale (TAP). Der er relativt få, der har opgivet at være ansat som indkøbere eller indkøbschefer (7%), men en del af dem, der opgiver deres stilling som kontorchef eller afdelingschef kan også være indkøbere.

Indkøbernes stilling (v22)

Det er særligt personale med en HK/TAP-baggrund, der tager sig af indkøb - i alt 53%. Den anden store gruppe er akademikere på 16%. Der er kun 2 indkøbere, der angiver at have en indkøbsfaglig baggrund.

Indkøbernes uddannelse (v23)

Indkøberne angiver at have mellem 1 og 35 års erfaring med indkøb til arbejdspladsen - med et gennemsnit på 10,7 år (v24). De miljøbevidste indkøb har været en del af indkøbernes arbejde mellem 0 (14%) og 30 år (1%) - dog med et gennemsnit på 3,8 år (v26). Over halvdelen (55%) har arbejdet med miljø i indkøb mellem 2 og 5 år. Det miljøbevidste islæt i indkøbene er således noget, de fleste har gjort erfaringer med i større eller mindre omfang - og det passer tidsmæssigt med offentliggørelsen af Handlingsplanen for offentlig, "grøn" indkøbspolitik fra august 1994.

Knap 3 ud af 4 indkøbere angiver at bruge under 15% af deres tid ( en typisk arbejdsmåned) på indkøb (v25). 95% bruger under halvdelen af deres tid på indkøb og kun 3 angiver at bruge al deres tid på indkøb. I gennemsnit bruger indkøberne 13% af deres tid på indkøb.

CASA har set nærmere på de mere professionelle indkøbere - defineret som indkøbere, der bruger mere end 25% af en typisk arbejdsmåned på indkøb. Med denne definition af en professionel indkøber er der ingen sammenhæng mellem, om der foretages miljøbevidste indkøb, men der er en lille tendens til, at de professionelle indkøbere i højere grad er omfattet af en indkøbspolitik. Da en stor del (88%) af statens institutioner og virksomheder i virkeligheden er omfattet af en indkøbspolitik er denne sammenhæng sandsynligvis udtryk for, at de mere professionelle indkøbere er bedre orienteret om indkøbspolitikker og strategier i deres ministerium.

Holdningerne til miljøbevidste indkøb

Det er ofte blevet fremhævet, at holdningen hos den enkelte indkøber - som ildsjæl eller som modvillig deltager - har stor betydning for gennemførelsen af de miljøbevidste indkøb. Som en deltager i de kvalitative interview udtrykte det, så bliver miljøbevidste indkøb aldrig til noget, hvis ikke engang indkøberen selv tror på det. Indkøbernes opbakning og positive indstilling til at miljøbevidste indkøb er et vigtigt element i samfundsudviklingen kan derfor betragtes som et væsentligt element i en styrket miljøbevidst indkøbspolitik.

I første omgang blev indkøberne bedt om at tage stilling til tre påstande om effekten af en nedskreven, miljøbevidst indkøbspolitik. Den skrevne politik er et vigtigt element i cirkulæret om miljøhensyn ved statslige indkøb. Særligt de to første udsagn blev hyppigt gentaget i forbindelse med de kvalitative interview og er medtaget for at få et indtryk af, hvor generelle udsagn der er tale om.

85% af de indkøbere, der har lavet eller føler sig omfattet af en indkøbspolitik, mener, at den nedskrevne indkøbspolitik har bidraget væsentligt til at sætte gang i de grønne indkøb i institutionen. Med andre ord har cirkulærets krav om en nedskrevet indkøbspolitik været det, der skulle til for at sætte processen i gang - 60% mener, det er forkert at sige, at den nedskrevne indkøbspolitik er overflødig.

Nedskrevne politikker får stærk støtte fra dem, der har været igennem processen med at skrive en indkøbspolitik. 89% af dem, der har en indkøbspolitik mener, at det er helt eller delvist forkert at sige, at indkøbspolitikken er overflødig, og at de ikke har brugt indkøbspolitikken i forbindelse med indkøb. Blandt dem, der ikke har gået igennem processen, er tallet kun 54%. Efter at have skrevet en indkøbspolitik er kun 2 procent helt enige i udsagnet, mens 19% af dem, der ikke har skrevet en indkøbspolitik på forhånd, er helt enige i, at det er overflødigt.

En del af diskussionen om miljøbevidste indkøb handler om hhv. samarbejde og modarbejde fra ledelsen og medarbejderne i institutionen. I de kvalitative interview var der variationer institutionerne imellem fx mht. ledelsens opbakning og medarbejdernes inddragelse. CASA har stillet to spørgsmål omkring holdninger i institutionen. Svarene skal tolkes med forsigtighed, da CASA ikke har stillet nogen spørgsmål til alle medarbejderne og til hele ledelsen. Svarene er udtryk for den vurdering, indkøberen har af ledelsens og medarbejdernes holdninger og indstilling.

For både ledelsen og medarbejderne hælder resultaterne mod positiv, hvor medarbejderne vurderes som mere positive end ledelsen. Ved at sammenligne den gennemsnitlige score har CASA undersøgt sammenhængen med spørgsmålet om, hvorvidt institutionerne har eller er omfattet af en miljøbevidst indkøbspolitik.

Hvordan vurderes ledelsens og medarbejdernes holdning (v18a)

Note: Tabellen inkluderer kun gyldige svar

Der er kun ubetydelig og ikke signifikant forskel på scoren for vurderingen af medarbejdernes holdning. Derimod bliver ledelsen anset for væsentlig (og signifikant) mere interesseret i miljøbevidst indkøbspolitik i de institutioner, der er omfattet af en miljøbevidst indkøbspolitik.

Endelig har CASA undersøgt indkøbernes holdning til miljøbevidste indkøb nærmere med tre spørgsmål (v21a-v21c). De tre spørgsmål kan betragtes som et hierarki af meninger med udgangspunkt i en holdning til miljøbevidste indkøb. Den mest positive holdning handler om at være villig til at bruge lidt flere ressourcer og i øvrigt, at miljøbevidste indkøb er vigtige og relevante (v21b). Mellem holdningen giver udtryk for, at det er OK med miljøbevidste indkøb, blot det ikke koster for mange kræfter (v21c). Den mest forbeholdne indstilling er v21a, der næsten direkte siger, at det ikke er særlig relevant - indkøb handler om pris og kvalitet.

Under en tredjedel er enige i, at det ikke er særlig relevant at lave grønne indkøb i deres institution, og at det i stedet handler om at købe det rigtige til den rigtige pris. Miljøstyrelsen har argumentere for, at miljøhensyn er en del af et godt tilbud og det er rimeligt at antage, at den holdning er slået igennem hos flertallet af de indkøbsansvarlige.

Jeg vil gerne høre din holdning til grønne indkøb. Hvor rigtige eller forkerte er følgende tre udsagn i forhold til jeres institution? (v21a-v21c)

Offentlige budgetter er stramme. Derfor er det overraskende, at over 80% er enige i, at det offentlige skal gå foran - også, hvis det koster lidt ekstra. Forklaringen kan være, at det er gratis at være enig i princippet; men det afspejler ikke nødvendigvis de vilkår indkøberne har i dagligdagen. Det er overraskende få - 5% - der er helt uenige i, at miljøbevidste indkøb er vigtige - også hvis det koster lidt ekstra. Den sidste holdning handler om prioriteringen af miljø i indkøbene - "det må ikke tage for mange kræfter fra vores daglige opgaver". Det er måske ikke så overraskende, at mere end 3 ud af 4 er helt eller delvist enige i påstanden.

CASA har med det mest positive udtryk (v21b) og det mest negative udtryk (v21a) dannet et kombineret udtryk for holdningen til miljøbevidste indkøb kaldet "holdning til miljøbevidste indkøb". De miljøindkøbspositive, er de indkøbere der var enige i, at det er vigtigt og relevant med grønne indkøb (v21b) og uenige i, at ikke er særlig relevant med grønne indkøb. De negativt indstillede har svaret lige omvendt og så er dem midt i, der har svaret "ved ikke" eller positivt på det ene og negativt på det andet spørgsmål.

CASA har undersøgt, hvem der har "holdning til miljøbevidste indkøb" blandt de miljøbevidste indkøbere.

Miljøbevidste indkøb og holdningen til miljøbevidste indkøb

Note: Rækkeprocenter. Chi² signifikant på 0.000

Der er - ikke overraskende - en kraftig, signifikant og positiv sammenhæng, der i øvrigt går igen, når "holdning til miljøbevidste indkøb" - sættes i forhold til, hvem der er omfattet af en miljøbevidst indkøbspolitik (v8).

Det interessante er den positive holdning hos 40% af dem, der ikke kan betegnes som miljøbevidste indkøbere - der altså prioriterer miljøhensyn lavt og/eller kun sjældent inddrager miljø ved indkøb. Det er ikke ualmindeligt, at der er forskel på holdning og handling, hvilket her observeres. Det kan have mange forklaringer, men trods alt det positive aspekt, at nye initiativer fra Miljøstyrelsen med stor sandsynlighed har en positiv modtagerkreds blandt hovedparten af de indkøbsansvarlige. Det er et potentiale, der bør udnyttes.

Kommentarer til Miljøstyrelsen om miljøbevidste indkøb

Til sidst i interviewet er alle indkøberne blevet spurgt, om de eventuelt havde en kommentar eller et forslag til Miljøstyrelsen om miljøbevidste indkøb. Samtlige kommentarer er opstillet på en liste i nedenstående tabel. Hovedindtrykket er, at mange kommenterer pris og miljø. Miljø er for dyrt. Holdningerne er ganske positive, og kun få er helt imod miljøbevidste indkøb. Der ønskes mere information og Indkøbs Service nævnes en del gange.