| Forside | | Indhold | | Forrige | | Næste |

Den Grønne Fond årsberetning 1999

Bilag 5

Procedure for behandling af ansøgninger

Den Grønne Fonds bestyrelse holder 8-10 bestyrelsesmøder om året. Der er ansøgningsfrist 4-5 uger inden bestyrelsesmødet. Ansøgninger, der kommer efter ansøgningsfristen, medtages i det omfang det er muligt.

Ansøgningerne behandles af sekretariatet. Her skrives et kortfattet resume af projektansøgningen samt en vurdering af projektet. I et stort antal sager kræver vurderingen, at der indhentes information og faglig udtalelse fra andre myndigheder eller rådgivere. Sekretariatet kommer med et forslag til en indstillingskategori. Alle sager og indstillinger drøftes med formanden, som derefter kommer med den endelige indstilling.

Indstillingskategorierne er:

A. Indstilles til bevilling af det ansøgte.

B. Indstilles til bevilling af et mindre beløb end ansøgt eller på begrænsede vilkår.

C. Indstilles ikke til bevilling, men bør overvejes nærmere af bestyrelsen.

D. Indstilles til afslag.

E. Vurderes til at falde uden for støtteordningen.

Alle sager og bilag sendes til bestyrelsesformanden ca. 1 1/2 uge inden bestyrelsesmødet. Når indstillingerne har været gennemgået med formanden, sendes alle ansøgninger til de to øvrige bestyrelsesmedlemmer. Dette sker ca. en uge inden bestyrelsesmødet.

På bestyrelsesmødet gennemgås alle sager. Beslutningerne træffes i enighed. De indskrives i en protokol, som underskrives af bestyrelsesmedlemmerne efter mødet.

Efter bestyrelsesmødet udsendes en pressemeddelelse til bl.a. Ritzaus Bureau.

En del ansøgere ringer selv umiddelbart efter bestyrelsesmødet og får oplyst, hvad der er besluttet om deres ansøgning. Mange har derfor fået et mundtligt svar på deres ansøgning, inden de får det skriftligt. Ved alle afslag gives der en kortfattet, skriftlig begrundelse for afslaget.

Bevillingen bliver som udgangspunkt udbetalt, når projektet er afsluttet. Udbetaling kan dog foregå som forskud eller rater. Har bevillingsmodtageren løbende udgifter, som f.eks. løn eller udlæg til materialer, er der mulighed for udbetaling af bevilling som rater eller som forskud. Minimum 10.000 kr. tilbageholdes altid, indtil projektet er endelig færdigt. Inden udbetaling af hele bevillingen skal fonden have modtaget en skriftlig evaluering af projektforløbet samt et regnskab.

For regnskaber gælder der, at ved bevillinger på under 100.000 kr. kræves regnskab med originale bilag eller revisorpåtegnet regnskab, og for bevillinger over 100.000 kr. kræves et eksternt revideret regnskab. I 1997 blev kravene til de største bevillinger, dem over 500.000 kr., desuden udvidet med et krav om egentlig forvaltningsrevision.