Den Grønne Fond - Årsberetning 2000
Bilag 2
Procedure for behandling af ansøgninger
Den Grønne Fonds bestyrelse holder 8-10 bestyrelsesmøder om året. Der er ansøgningsfrist 4-5 uger inden bestyrelsesmødet. Ansøgninger der kommer efter ansøgningsfristen medtages i det omfang det er muligt.
Ved modtagelsen af en ansøgning vurderer sekretariatet om den skal forelægges bestyrelsen eller afslås af sekretariatet. Sekretariatet kan give følgende typer af sager et afslag uden foregående forelæggelse for bestyrelsen:
 | erhvervsvirksomhed |
| projekter der ligger klart uden for fondens formål, dvs. at de efter sekretariatets vurdering, hævet over diskussion, intet har at gøre med økologi, miljø, natur eller bæredygtig udvikling. |
| studierejser og enkeltpersoners udlandsrejser uden forbindelse med en formidling til en dansk offentlighed eller med et miljøpolitisk arbejde i en bredere kreds. |
| rene naturprojekter, herunder anlæg af naturlegepladser og lignende |
| anlægsudgifter ved om- og nybyggeri og tekniske anlæg, med mindre der er argumenter for en særlig demonstrationsværdi. |
Falder ansøgningen inden for fondens formål, skriver sekretariatet et kortfattet resume af projektansøgningen samt en vurdering af projektet. I et stort antal sager kræver vurderingen at der indhentes information og faglig udtalelse fra andre myndigheder eller rådgivere. Sekretariatet kommer med et forslag til en indstillingskategori. Alle sager og indstillinger drøftes med formanden som derefter kommer med den endelige indstilling.
Indstillingskategorierne er:
- Indstilles til bevilling af det ansøgte
- Indstilles til bevilling af et mindre beløb end ansøgt eller på begrænsede vilkår
- Indstilles ikke til bevilling, men bør overvejes nærmere af bestyrelsen
- Indstilles til afslag
- Vurderes til at falde uden for støtteordningen.
Alle sager og bilag sendes til bestyrelsesformanden ca. 1 1 /2 uge inden bestyrelsesmødet. Når indstillingerne har været gennemgået med formanden, sendes alle ansøgninger til de to øvrige bestyrelsesmedlemmer. Dette sker ca. en uge inden bestyrelsesmødet.
På bestyrelsesmødet gennemgås alle sager. Beslutningerne træffes i enighed. De indskrives i en protokol som underskrives af bestyrelsesmedlemmerne efter mødet.
Efter bestyrelsesmødet udsendes en pressemeddelelse til bl.a. Ritzaus Bureau.
En del ansøgere ringer selv umiddelbart efter bestyrelsesmødet og får oplyst hvad der er besluttet om deres ansøgning. Mange har derfor fået et mundtligt svar på deres ansøgning inden de får det skriftligt. Ved alle afslag gives der en kortfattet, skriftlig begrundelse for afslaget.
Bevillingen bliver som udgangspunkt udbetalt når projektet er afsluttet. Udbetaling kan dog foregå som forskud eller rater. Har bevillingsmodtageren løbende udgifter som f.eks. løn eller udlæg til materialer, er der mulighed for udbetaling af bevilling som rater eller som forskud. Minimum 10.000 kr. tilbageholdes altid indtil projektet er endelig færdigt. Inden udbetaling af hele bevillingen skal fonden have modtaget en skriftlig evaluering af projektforløbet samt et regnskab.
For regnskaber gælder det at ved bevillinger på under 100.000 kr. kræves regnskab med originale bilag eller revisorpåtegnet regnskab, og for bevillinger over 100.000 kr. kræves et eksternt revideret regnskab, og for dem over 500.000 kr. stilles der krav om en egentlig forvaltningsrevision.