Miljødialog med kollegaer

5. Hvordan går du i dialog med kollegaerne?

I dagligdagen er det de enkelte kollegaer, der har ansvaret for virksomhedens samlede miljøpræstation. Det er dem, som skal overholde sikkerhedsprocedurer og miljøinstruktioner. Og for det meste er det også dem, som har ideerne til, hvordan virksomheden kan forbedre miljøpræstationen uden de store anstrengelser.

Du skal derfor tilskynde kollegaerne til at komme med ideer og motivere dem til at overholde procedurer og instruktioner. Men kollegaerne har også en dagligdag, de skal have til at fungere. Du skal derfor afveje hvilke miljøinformationer, de har brug for og ikke bombardere dem med for meget.

5.1 Få overblik over kollegaernes synspunkter

Det øger kollegaernes interesse, hvis du henvender dig om miljøforhold, som kollegaerne prioriterer. Når du forbereder dine miljøargumenter, kan du ligeså godt rette dem mod de erfaringer og holdninger, som kollegaerne har. Du kan bl.a. bruge eksempler fra arbejdsmiljøet i stedet for kun at tale om de eksterne miljøeffekter, hvis et miljøforhold har begge dimensioner.

Du kan hurtigt få viden om kollegaernes synspunkter, hvis du tager et par samtaler med et bredt udsnit af kollegaerne fra:
• Administrationen 
• Produktionen
• Nyansatte og gamle i gårde 
• Tillidsmænd eller sikkerhedsrepræsentanter

5.2 Test kollegaernes miljøviden

Den enkelte kollegas behov for viden og færdigheder er forskellig. Derfor skal du for hver gruppe eller afdeling finde ud af, hvordan de kan påvirke virksomhedens miljøpræstation i positiv eller negativ retning.

For at teste kollegaernes miljøviden kan du anvende omstående tjekliste. Tjeklisten kan enten bruges som den er som spørgeramme på møder. Eller den kan omarbejdes til en quiz eller lignende, som på en underholdende måde kan give dig de informationer, du har brug for.

Tjekliste

5.3 Udvælg miljøtemaer til de forskellige grupper

Det er ikke alle grupper eller afdelinger, der har brug for at modtage alle de miljøinformationer, som du ligger inde med, for at de kan handle miljørigtigt i deres dagligdag.

Inden du går i gang med at kommunikere bredt, bør du tage stilling til, hvilke temaer du ønsker at formidle til hver gruppe. Du kan bruge de enkelte gruppers indflydelse på virksomhedens totale miljøpræstation til at prioritere, hvad du ønsker at formidle til de pågældende kollegaer.

5.4 Vælg former, der passer til formålet og gruppen

Når du skal tilrettelægge den interne miljødialog, bør du altid vælge en form, der egner sig til dit formål og til den gruppe, du skal i dialog med. Fx er møder med mange deltagere velegnede til, at ledelsen eller andre oplægsholdere kan videregive få informationer til mange deltagere på en gang. Derimod er møder med mange deltagere ikke den rigtige form, hvis du ønsker, at mødedeltagerne skal stille spørgsmål, komme med forslag eller fortælle om deres forbehold. Det kræver diskussioner i grupper med 4-8 deltagere.

Møder er gode, hvis du ønsker en hurtig tilbagemelding og videregivelse af en præcis besked, mens skriftlig kommunikation er bedre til generel orientering.

For at sikre at informationer og feedback kommer frem til de rigtige kollegaer på den hurtigste måde, er det vigtigt, at I aftaler, hvordan der skal kommunikeres om miljøarbejdet:
• Hvem skal orienteres?
• Hvad skal kommunikeres?
• Hvornår skal der orienteres?
• Hvordan skal der orienteres?

Det er en fordel at benytte så inspirerende kommunikation som muligt. Du kan fx bruge:
• Edb-programmer eller spil
• Kort undervisning under formelle og uformelle møder
• Lettilgængelig skriftlig kommunikation: memo’er, tryksager, nyhedsbreve, opslagstavler
• Eksterne eksperter. Fx folk fra tilsynsmyndigheder eller græsrodsorganisationer
• De mest engagerede kollegaer til at informere de andre 
• Interne annoncer eller symboler

Du kan også bruge større kantinemøder eller alternativt kan du lade årets idrætsdag, skovtur eller lignende blive erstattet af en miljøtemadag, hvor kollegaerne skal få væsentlige miljøforhold ind på livet gennem konkrete oplevelser.

Vær opmærksom på at billeder øger forståelsen. Du kan ved hjælp af følgende visuelle midler gøre dine budskaber lettere at forstå:
• Tabeller, grafer og lagkagediagrammer til at forklare tal
• Tegninger og tegneserier til at formidle sammenhænge eller instruktioner 
• Massebalancer og livscyklusskitser til at påvise miljøforhold og -påvirkninger
• Forbrugs- og sparebarometre til at følge op på mål 
• Dias og video til at supplere mundtlig formidling om problemer og løsninger

5.5 Sørg for regelmæssige diskussioner 

Du bør sikre, at der er et forum, hvor miljøforhold er et fast punkt på dagsordenen. Det kan fx være miljø- og sikkerhedsudvalget eller miljøgrupper i de enkelte afdelinger. De faste rammer skal gøre det muligt for kollegaerne at komme med forslag til miljøforbedringer. Hvis I allerede har et forum, der egner sig til at diskutere miljøspørgsmål, kan du anvende det. Ellers bliver I nødt til at oprette et.

Ud over det rigtige forum skal der være faste rutiner for, hvordan kollegaerne bliver informeret om nye initiativer på miljøområdet. Alle skal vide, i hvilket forum og hvor ofte de kan komme med idéer og synspunkter.

Hvis virksomhedens EDB-system er egnet, kan dine kollegaer anvende deres computer som en kanal til at give tilbagemeldinger på de miljøinformationer, som du har forsynet dem med. Men det kræver, at alle har adgang til en computer på arbejdspladsen, og at du tilskynder dem til at bruge denne kanal. Det kan du fx gøre gennem annoncer eller ved at lægge en miljøquiz eller –spil ud på nettet.

Er det ikke alle dine kollegaer, som har adgang til en computer i løbet af deres dagligdag, er du nødt til at overveje, hvordan de kan få det. Det kan fx være ved at opstille computere i kantinen. Permanent eller i en kortere periode. 
Du skal så også sikre, at de kan anvende computeren.

5.6 Behandl forslag og nye ideer seriøst

Mange virksomheder har forslagskasser eller lignende, hvor kollegaer kan komme med forslag eller påpege problemer på miljøområdet. Erfaringerne er ikke altid positive. Det skyldes, at mange virksomheder ikke behandler de indkomne forslag tilstrækkeligt seriøst. Du kan sikre en grundig behandling af indkomne forslag, hvis du:
• umiddelbart efter at have modtaget forslaget kvitterer og takker for det. Samtidig med at du informerer forslagsstilleren om, hvornår du eller ledergruppen tager stilling til, om forslaget skal implementeres eller ej
• over for forslagsstilleren begrunder din indstilling til forslaget
• opfordrer forslagsstilleren til at komme med nye forslag i fremtiden
• hænger en tavle op sammen med postkassen med information om antal forslag, behandlingstid, antal ikke gennemførte, udskudte og indførte forslag 
• udlodder præmier for implementerede forslag