Afprøvning af ISO 14031 SammendragISO 14031:1999 - en ny handlingsorienteret vejledning fra ISO med fokus på måling af indsats, fremdrift og resultater. 7 danske og 17 udenlandske eksempler (ISO TR 14032: 1999) demonstrerer, at ISO 14031:1999 - retningslinier for vurdering af indsats og resultater på miljøområdet - er en målrettet og nyttigt standard, der kan bruges som vejledning i etablering af simple miljøstyringssystemer, som værktøj til at få indhold i EMAS & ISO 14001 og som redskab til at måle og rapportere miljøforholds udvikling over tid. Baggrund og formål ISO 14031- retningslinier for vurdering af indsats og resultater på miljøområdet - har været under udvikling siden 1993 og publiceres med udgangen af 1999. Dette projekt har til formål at undersøge, om standarden kan bruges i praksis. Projektets resultater blev løbende bearbejdet og brugt som et vigtigt bidrag i Danmarks fortsatte arbejde med at påvirke, udvikle og færdiggøre ISO 14031. Personsammenfald mellem konsulenter og danske delegerede i standardiseringsarbejdet sikrede, at dette projektformål umiddelbart kunne efterleves. Eksemplerne blev desuden vurderet ved at holde de valgte indikatorer op mod krav om miljøoplysninger, som fremsat i bekendtgørelsen om grønne regnskaber. Formålet med denne vurdering var at afdække, om miljøindikatorer har potentiale som et nyt reguleringsinstrument. Princippet i vurdering af indsats og resultater på miljøområdet (Environmental Performance Evaluation) er, at virksomheden vælger de vigtigste miljøforhold ud fra en analyse af virksomhedens miljøforhold, ledelsens kriterier samt interessenternes ønsker og krav. Herefter udpeger ledelsen de indsatsområder, der ønsket styret. For hvert område konstrueres indikatorer, der viser udviklingen over tid i miljøindsats, fremdrift på miljø-handlingsprogram samt de miljømæssige resultater. Standarden opdeler indikatorerne i ledelsesindikatorer (MPI), driftsindikatorer (OPI) og tilstandsindikatorer (ECI). Virksomheden opsætter et system til "måling" af sådanne indikatorer, hvor målesystemet omfatter:
Oplysningerne fører til, at virksomheden får øget viden om årsags-virknings sammenhængene for udvalgte miljøforhold og øget viden om egne tekniske og organisatoriske processer. Virksomheden vurderer med passende intervaller om ændring i marked eller samfund gør det formålstjenligt f.eks. at styre på nye miljøforhold, finde nye indikatorer til brug for styringen eller på anden måde ændre i den etablerede metode til vurdering af indsats og resultater på miljøområdet. Undersøgelsen ISO 14031, Committed Draft 1 har været brugt som grundlag for undersøgelsen. Dokumentet foreligger kun på engelsk og afviger på nogle få punkter fra den endelige version af ISO 14031:1999. Materialet blev oversat til dansk under projektet, men tidsmæssige forhold gjorde, at piloterne kun havde den engelske tekst tilgængelig under afprøvningen. Disse forhold kan forklare nogle af de observerede misforståelser. 7 piloter har afprøvet ISO 14031 i samråd med konsulenter fra Deloitte & Touche, Rambøll, VKI samt Ernst & Young. Samlet analyse, bearbejdning og vurdering af eksemplerne er foretaget af Kristian Eg Løkkegaard fra Ernst & Young. Piloterne er Banestyrelsen, Frederiksborg Linnedservice A/S, Renholdningsselskabet af 1898 (R-98), McDonalds Danmark, Wewers Teglværker A/S, MD Foods og Toyota Risskov A/S. Projektets pilotvirksomheder er fundet blandt virksomheder med et miljøledelsessystem, virksomheder, der er i gang med at etablere et miljøledelsessystem og virksomheder, der ikke tidligere har beskæftiget sig med sådanne systemer. ISO 14031 har desuden været brugt som værktøj i forbindelse med indførelse af miljøstyring i galvaniske virksomheder og som middel til at rapportere elforbruget i en privat husstand. Piloternes afprøvning er rapporteret som eksempler, der kan læses uafhængigt af hinanden. Hovedkonklusioner Undersøgelsen viser, at ISO 14031 er et målrettet og nyttigt instrument, der kan bruges som
Brug af retningslinierne i ISO 14031:1999 fører til etablering af simple miljøstyringssystemer med fokus på:
De simple miljøstyringssystemer er kendetegnet ved, at:
Der er efter forfatterens mening oplagt at bruge ISO 14031 som udgangspunkt for etablering af miljøledelsessystemer; typisk som første trin mod et ISO 14001 eller EMAS system. Afprøvningen viser, at virksomheder uden miljøstyring kun har vage forestillinger om egne kriterier for miljøarbejdet. Det kan sandsynligvis tilskrives, at virksomhederne løser miljø-problemer som engangsprojekter, hvis de presses dertil af kunder, medier eller myndigheder. ISO 14031 er et nyttigt værktøj, der med fordel kan bruges når ISO 14001's kravpunkt 4.3.1 om miljøforhold skal udvikles. Brugen af ISO 14031 fører til en
ISO 14031 mangler et værktøj til brug for det praktiske kortlægningsarbejde. Standarden indeholder heller ikke et værktøj til brug for prioriteringen af de fundne miljøforhold. Forfatteren anser dette for at være en større mangel ved 14031 ISO 14031 er et nyttigt redskab, når virksomheden opstiller miljømålsætninger, -mål og -handlingsplaner; jf. ISO 14001, pkt. 4.3.3 og 4.3.4. Styringen bliver mere
ISO 14031 er et nyttigt redskab, når virksomheden skal udvikle ISO 14001s kravpunkter 4.5.1 og 4.4.6 om overvågning, måling og driftsstyring. ISO 14031 foreslår, at der for valgte miljøforhold etableres en "driftsstyringscirkel" med faserne:
Vi oplevede, at "driftsstyringscirklen" i praksis ikke altid kan etableres, hvis ambitionerne om indikatorernes nøjagtighed er urealistisk høje. Stor nøjagtighed i indikatoren kræver store mængder rådata, der skal registreres hyppigt med høj kvalitet. Vi oplevede handlingslammelse, fordi 1) mangel på tal fører til at 2) den ansvarlige ikke kan forholde sig til "miljøproblemets" omfang og natur, hvorfor 3) han ikke kan træffe beslutning om 1) at fremskaffe de manglende tal. ISO 14031 giver ingen retningslinier for datas nøjagtighed på trods af, at brugeren er tvungent til at tage aktiv stilling hertil. ISO 14031 kan med fordel bruges som tjekliste eller rettere revisionsgrundlag for ledelsens gennemgang af såvel målinger som systemopbygning; jf. ISO 14001, pkt. 4.6. Afprøvningen viser, at rapportering efter ISO 14031 indeholder samme elementer som grønne regnskaber, nemlig: stamdata, ledelsens redegørelse og talmateriale. Oplysningernes fokus styres af de valgte indikatorer. Afprøvningen viser, at virksomheders rapportering omhandler driftsindikatorer, evt. ledelsesindikatorer, men ikke tilstandsindikatorer. Redegørelsen er lig kommentarer til udviklingen. Det betyder, at en effektiv brug af ISO 14031 som grundlag for udarbejdelse af grønne regnskaber, kan forbedres, hvis myndighederne stiller krav om
Vi fandt, at ISO 14031 er i harmoni med ISO 14001, idet ISO 14031's systematik, som måler indsats, fremdrift og resultater, uden problemer kan udvikles efter ISO 14001's retningslinier, hvor fokus ligger på organisering. Vi kunne konstatere, at ISO 14031 er tung læsning for den almindelige virksomhed. Selv konsulenter kunne misforstå visse af standardens budskaber. Projektresultater ISO 14031 som værktøj i ISO 14001 - systemer De 7 piloter har været frit stillet i deres afprøvning af ISO 14031 eller udvalgte dele heraf. Rationalet var, at piloternes erfaring med miljøstyring var så forskellig, at ISO 14031s relevans nødvendigvis måtte være forskellig for piloterne. Afprøvningens resultater viser da også dette forhold. Nærværende rapportering forsøger at præsentere resultaterne som en mosaik, der følger 14031 processen; dvs. miljøforhold, interessenters synspunkter og ledelsens holdninger fører til valg af indikatorer, der "gøres levende" i driftsstyringen og bruges til forbedringer i efterfølgende beslutninger. ISO 14031, hjælpekasse 1, anviser syv forskellige synsvinkler, som virksomheden kan bruge til at finde sine miljøforhold. Frederiksborg Linnedservice, R-98 og andre virksomheder med etablerede miljøstyringssystemer afprøvede ikke denne del af vejledningen. Banestyrelsen, der er i færd med at etablere et miljøstyringssystem, gennemgik allerede kendte miljøforhold. Gennemgangen førte ikke til identifikation af nye miljøforhold, men til en erkendelse af, hvorfor de fundne miljøforhold var udpeget som væsentlige. Wewers Teglværker ønskede at indbygge miljøarbejdet i den eksisterende organisation. Ledelsen har en pragmatisk tilgang til arbejdet og valgte som udgangspunkt kun at beskæftige sig med miljøforhold, der har et stort besparelsespotential. Andre miljøproblemer tages op når de opstår. Wewers rettede testen mod at opsætte et registreringssystem, der kan måle udviklingen. Piloten har tilsyneladende ikke for alvor taget stilling til indikatorbegrebet og har nogen besvær med at adskille termerne "miljøforhold" og "indikatorer". Konsulent og virksomhed har en tabel med miljøindikatorer i deres eksempel. Tabellen, der stammer fra en anden pilot, var ment som inspiration til arbejdet med opstilling af indikatorer. Eksemplets tabel burde reflekteret den proces og de valg som piloten foretog, men opleves i stedet som en kravspecifikation. McDonald og Toyota Risskov har tydeligvis været hæmmet af manglen på tal i deres bestræbelser på at opstille indikatorer. Toyota Risskov i en sådan grad at arbejdet ikke kom i gang. Dette viser, at tankegangen om at vælge indikatorer, før data indsamles, kan være vanskelig at forstå. Hvis data eksisterer kan de omdannes til grafer, der viser udvikling over tid via en indikator (f.eks. et stigende elforbrug målt i kWh/dag over en periode på 5 år). Grafens påvirkning er magtfuld og fører til handling. Problemet er blot at eksisterende data ikke altid omhandler de væsentligste miljøforhold. Det er nødvendigt at have et iterativt samspil mellem indikatortanke og data. Banestyrelsen har brugt ISO 14031s anbefalinger i deres arbejde med at lave kvantificerbare miljømål. Banestyrelsen har korrekt valgt indikatorer, før der blev taget stilling til om data til beregning af indikatorerne faktisk fandtes. Rationalet bag standardens tilgang er, at indikatorerne er styreparametre og ikke blot en passiv registrering af et miljøforholds udvikling over tid. Valg af styreparametre kræver aktiv beslutning om, hvad man skal styre efter, og hvordan målinger skal foretages. Banestyrelsen fandt tilgangen bagvendt, men udsagnet fra Banestyrelsen om, at "Bane er godt på vej med at begrunde valg af væsentlige miljøforhold og valg af indikatorer ud fra relevante faktorer" indikerer en aktiv beslutningsproces. Ingen af de 7 piloter har redegjort for deres erfaringer med at indsamle data, analysere data og omdanne disse til oplysninger, bedømme oplysningerne samt rapportere og formidle resultatet heraf til diverse brugere. Vi kunne dog konstatere, at koncernerne MD Foods (Grenå Mejeri) og Sophus Berendsen (Frederiksborg Linnedservice) har etableret og udviklet systemer på koncernniveau til overvågning og måling af udviklingen i udvalgte miljøforhold. Disse systemer var bygget efter samme princip, som senere beskrevet i ISO 14031, pkt. 3.3. Begge koncerner har udviklet indikatorer, der bruges i benchmarking af egne virksomheder. R98 og Frederiksborg Linnedservice har brug ISO 14031, anneks A som værktøj ved ledelsens gennemgang. Begge virksomheder har fundet, at denne brug af 14031 er frugtbar. Anneks A har hos Banestyrelsen været brugt som tjekliste og inspiration ved revision af målinger for handlingsplaners fremdrift og resultat. Indikatorer, godkendelsesvilkår og miljørapportering En gennemgang af samtlige eksempler viser, at de valgte indikatorer skønsvis fordeler sig som følger (vel vidende, at tallene er påvirket af selve afprøvningens formål):
Heraf omhandler kun ca. 5 % af indikatorerne, miljøforhold, der er reguleret via miljøgodkendelsens vilkår. Et tal, der viser at relevante tilstandsindikatorer opleves som et job for de regulerende myndigheder. Det hører med til billedet, at 50-70 % af ledelsesindikatorerne, der blev identificeret under projektet, planlægges taget i brug, mens 30 % eller mindre rent faktisk bruges for nærværende. Eksemplerne viser, at ISO 14031 kan bruges til at skabe det talmæssige indhold i et grønt regnskab; evt. vist som grafer. Udviklingen kommenteres automatisk, idet miljøforholdets ejer uvægerligt forholder sig til udviklingen. Kommentarer med efterfølgende handlinger (planlagt eller gennemført) svarer til en ledelsens redegørelse. Tilbage mangler blot stamoplysninger, der skal tjene til at brugeren kan skabe sig et overblik over virksomheden som grundlag for at vurdere de oplysninger, der er ham forelagt. Der er for mig ingen tvivl om, at godkendelsesvilkår kan udformes som indikatorer, hvor dokumentationen for vilkårs overholdelse præsenteres som et grønt regnskab.
|