Livscyklusvurdering og produktorienteret miljøledelse hos
Gabriel A/S

6. Produktorienteret miljøledelsessystem

6.1 Projektforberedende arbejde
6.2 Systemopbygning
6.3 Systemindførelse

De projektmæssige mål fremgår af formål 1 og 2 i afs. 2.2.

Da disse mål allerede var fastlagt fra projektstarten (gennem projektansøgningen) var første aktivitet i projektets fase 2 at få udarbejdet en handlingsplan for opfyldelse af disse mål.

6.1.1 Handlingsplan

Formålet med handlingsplanen var:

• at skabe enighed og synlighed omkring udvidelse og implementering af produktorienterede rutiner i det nuværende miljø- og kvalitetsstyringssystem for opfyldelse af ISO 14040
• at fastlægge holdepunkter for projektets gennemførelse bl.a. til opfølgning på projektets fremdrift
• at give et billede på det reviderede miljø- og kvalitetsstyringssystem
• at tydeliggøre mål, ansvar og aktiviteter i projektet

Handlingsplanen indeholdt udover en indledning information om:

1. Projektmål og –afgrænsninger
2. Projektfaser
3. Tids-/aktivitetsplan
4. Projektorganisation og ansvar
5. Information og videnopbygning
6. Systemindhold

Handlingsplanen var et godt udgangspunkt for projektet. Som nævnt efterfølgende er der dog sket ændringer heri undervejs som følge af resultaterne af LCA-projektets fase 1.

Et vigtigt element i handlingsplanen var fastlæggelse af den projektorganisation, der skulle forestå projektet.

Et andet vigtigt element i handlingsplanen var det første bud på de systemændringer, der skulle gennemføres i Gabriel A/S kvalitets- og miljøstyringssystem for at dokumentere indsatsen omkring produktorienteret miljøledelse og samtidig opfylde ISO 14040. Der blev identificeret behov for 2 egentlige nye procedurer med tilhørende instruktioner, mens der skulle gennemføres ændringer i yderligere en række eksisterende procedurer, håndbogsafsnit og instruktioner.

De nye procedurer/instruktioner omfattende;

• Proc. 4.2 Miljøvurdering af produkter
• Proc. 4.3 Udarbejdelse af miljødeklarationer
• Instr. 4.2.1 Vedligeholdelse af miljødatabase
• Instr. 4.2.2 Fortolkning, kvalitetssikring og rapportering af LCA-resultater

Et tredje vigtigt element i handlingsplanen var fastlæggelse af projektfaser i LCA-projektets fase 2. Der blev identificeret 4 hovedfaser;

1. Planlægning
2. Systemopbygning
3. Systemindførelse
4. Systemrevision

Fase A. Planlægning omfattede følgende delaktiviteter:

• Lederseminar for nærmere introduktion til produktorienteret miljøfokus, projektmål og -status, livscyklusvurdering, miljødeklarationer og ISO 14040
• Info-skrift til alle medarbejdere om projektet efterfulgt af afdelingsmøder herom (se bilag
• Projektmappe til arbejdsgruppe og igangsættelse af denne på et opstartsmøde

6.1.2 Første lederseminar

Da systemarbejdet, lige som alle andre projekter, krævede ledelsesopbakning, ressourcetildeling og prioritering var det afgørende at få introduceret Gabriel A/S' ledergruppe nærmere til LCA-projektets fase 2.

Formålet med lederseminaret var derfor, at

• give ledergruppen en introduktion til livscyklusprojektet (LCA), herunder formål, indhold og hidtidige samt forventede resultater
• give ledergruppen en introduktion til, hvordan projektets resultater, specielt miljødeklarationer kan anvendes til at synliggøre miljøpåvirkningerne ved Gabriel A/S' møbelstoffer overfor kunderne og dermed skabe en merværdi for kunden
• diskutere, hvordan projektet gennemføres, så det bliver en succes, såvel i forhold til projektets formål som Gabriel A/S' behov og ønsker.

På lederseminaret var der specielt diskussion omkring den eksterne anvendelse af LCA-resultaterne. Der var enighed om, at der vil være en nytteværdi i, at miljøprofilere produkters miljøpåvirkninger, i hvert fald i forhold til miljøinteresserede kunder.

Men synliggørelse af produkters individuelle miljøpåvirkninger rejste en del spørgsmål i relation til fleksibilitet i leverandørvalg, handelsvaresalg, udlægning af visse produktioner etc.

Konklusionen blev, at ledergruppen skulle tænke videre over anvendelse, indhold og detaljeringsgrad af miljødeklarationer. Endvidere skulle der gives et overslag over driftsomkostningerne ved at gennemføre en produktorienteret miljøindsats efter projektets afslutning.

6.1.3 Indledende medarbejderinformation

Da systemarbejdet også krævede information og opbakning fra involverede og alle andre medarbejdere ved Gabriel A/S blev der herefter udarbejdet en info-folder. Folderen er vedlagt i bilag 5 og indeholdt informationer om:

1. Miljøindsats på produktområdet
2. Hvad er målet med LCA-projektet?
3. Hvordan får vi miljøviden om produkterne?
4. Hvordan sikrer vi en fortsat indsats?
5. Hvad betyder projektet for dig?

Info-folderen blev udleveret til alle medarbejdere og suppleret med mundtlig information i forbindelse med andre møder med medarbejderdeltagelse.

6.1.4 Projektmappe og opstartsmøde

Efter at såvel Gabriel A/S' ledergruppe og øvrige medarbejdere havde fået en introduktion til systemopbygningen ( fase B.) skulle projektets arbejdsgruppe "klædes nærmere på" gennem yderligere information om de opgaver, der skulle løses i projektet.

Projektmappe

Derfor udarbejdede vi en projektmappe med alle nødvendige informationer om projektet.

Projektmappen indeholdt følgende;

Faneblad 5 indeholdt en opgavebeskrivelse for hver af de påtænkte nye procedurer/instruktioner. I bilag 6 er vist et eksempel på opgavebeskrivelse for de nye produktorienterede procedure.

Opstartsmøde

Da projektmappen imidlertid ikke skulle stå alene, blev der også gennemført et opstartsmøde for arbejdsgruppen.

Formålet med opstartsmødet var at give arbejdsgruppen:

• et overordnet indtryk af livscyklusanalyser (LCA), anvendelse af disse i praksis samt ISO 14040, ISO 14001 og EMAS vedr. krav til LCA.
• et mere detaljeret kendskab til dokumentation af produktorienterede livscyklusrutiner i form af flowdiagrammer, procedurer og instruktioner til Gabriel A/S' kvalitetshåndbog
• en gennemgang af udvalgte projektopgaver, herunder de tilhørende, detaljerede krav i ISO 14040.

Opstartsmødet gav en god introduktion til opgaverne og udgjorde dermed et godt grundlag for det videre arbejde.

6.2 Systemopbygning

Efter opstartsmødet skulle fase B. Systemopbygningen iværksættes.

Systemopbygningen bestod jvf. handlingsplanen af følgende aktiviteter;

• Fastlæggelse af styringsrutiner baseret på LCA-projekts fase 1.
• Udarbejdelse af nye/reviderede procedurer og flowdiagrammer
• Udarbejdelse af arbejdsinstruktioner, blanketter, specifikationer baseret på fase 1.
• Kvalitetssikring af flowdiagrammer og procedurer og efterfølgende godkendelse i Gabriel A/Sī styregruppe.

6.2.1 Fastlæggelse af styringsrutiner

Da LCA-projektets fase 1 stadig var i gang og på det tidspunkt primært omfattede dataindsamling var det vanskeligt at fastlægge nye rutiner for produktorienteret miljøledelse i Gabriel A/S' kvalitets- og miljøstyringssystem.

Men et godt sted at begynde processen var, at fastlægge de ambitioner, som Gabriel A/S' ledelse havde med systemet. Elementer af disse fremkom i forbindelse med første lederseminar.

Miljømålsætning og -politikker

Arbejdsgruppen udarbejdede på baggrund af første lederseminar adskillige forslag til ændringer og udvidelse af Gabriel A/S' målsætning og politikker på miljøområdet.Det er vanskeligt på samme tid at udtrykke sig præcist og entydigt og give rum for en udvikling uden at målsætning og politikker nødvendigvis skal revideres.

De endelige forslag til ændringer af målsætningerne (Gabriels øverste strategiske niveau) blev (ændringer angivet i kursiv):

Denne ændring i målsætningerne blev suppleret med følgende nye politikker:

LCA-oplæg

For at fastholde den iterative arbejdsproces mellem projektets fase 1 og 2, bl.a. for at kunne kommunikere procesresultaterne til Gabriel A/S' ledelse, blev der tidligt i fase 2 udarbejdet et oplæg til produktorienteret miljøledelse til Gabriel A/S' ledelse.

Dette oplæg blev løbende opdateret med den nyeste viden. Det endelige oplæg er vist i bilag 7.

For at skabe og visualisere sammenhængen i den produktorienterede miljøindsats udviklede arbejdsgruppen følgende model.

Modellen for det produktorienterede miljøledelsessystem tager udgangspunkt i en LCA, som resulterer i såvel miljøforbedringer som i miljøprofilering. I takt med væsentlige ændringer i produktets livscyklus, gennemførte miljøforbedringer og tilbagemeldinger på miljøprofileringen skal LCA'en opdateres.

Et andet udgangspunkt for modellen er virksomhedens produktorienterede miljøpolitik og -målsætning. Derfra snor den sig i tre "sløjfer" på basis af et dokumenteret miljøstyringssystem (f.eks. efter ISO 14001). Omdrejningspunktet for modellen er LCA'en, som foregår efter ISO 14040 (se beskrivelse af ISO 14040 i bilag 2).

6.2.3 Flowdiagram

Efterhånden som fase 1 gled over i databehandling og -bearbejdning gennem UMIP samt anvendelse af LCA-resultaterne fik arbejdsgruppen et nærmere indtryk af, at det at gennemføre og vedligeholde en LCA er en krævende opgave.

Derfor blev målet med procedure for miljøvurdering af produkter (proc. 4.2) ændret undervejs i fase 2. Det skyldes for det første, at vedligeholdelse og gennemførelse af LCA stiller store kompetence- og ressourcekrav til Gabriel A/S' medarbejdere. For det andet fastlagde Gabriel A/S en generel strategi om at fokusere på virksomhedens kerneydelser og lægge udførelse af periferiydelser ud af huset (outsource).

Gabriel A/S valgte derfor at lade en miljøteknisk rådgiver (COWI), forestå vedligeholdelse af det eksisterende LCA-materiale. Det betyder, at Gabriel A/S' systemændringer nu skulle skabe input til og sikre anvendelse af resultaterne fra en LCA, som i fremtiden skulle gennemføres eksternt.

Flowdiagram

For at sikre overblik over og sammenhæng i rutinerne for livscyklusvurdering og den produktorienterede miljøledelse i forbindelse hermed udarbejdede arbejdsgruppen følgende flowdiagram:.

Flowdiagrammet blev kvalitetssikret og justeret i flere omgange og udgjorde på den måde det arbejdsmæssige udgangspunkt for det videre arbejde i systemopbygningen.

Ud fra flowdiagrammet blev der udarbejdet en række forslag til systemændringer. Disse fulgte i et vist omfang de planlagte systemændringer, men med de ændringer, som outsourcing af LCA'en medførte:

6.2.4 Systemændringer

Det vil føre for vidt at synliggøre alle systemændringer, men i korte træk blev følgende afsnit og procedurer ændret på baggrund af målsætning, politikker, flowdiagram m.v.

• Tilføjet "indkøb" samt ISO 14040 i målsætning
• Udvidet med 3 nye politikker

• Tilbud skal præcisere "produkters miljøegenskaber"

• Ved LCA anvendes rådgivere, der kan dokumentere ISO 14040, - kontrakt skal godkendes
• LCA-resultater dokumenteres i LCA-systemmappe
• Kvalitetsstyregruppen gennemgår også væsentlige ændringer i LCA én gang årligt

• Kvalitetsstyregruppen fastlægger også mål med udgangspunkt i LCA-systemmappe

• Besvarelse af henvendelser sker også med udgangspunkt i LCA-systemmappe

Alle dokumentændringerne ligger som forslag, idet de afventer nærmere kvalitetssikring og godkendelse i Gabriel A/S' kvalitetsstyregruppe. Efter godkendelse skal der udarbejdes nødvendige tilhørende instruktioner, blanketter etc.

Der blev ikke under projektet udarbejdet et egentligt forslag til Procedure 4.3 Udarbejdelse af miljødeklarationer, idet det ikke var muligt i tilstrækkelig grad at få præciseret muligheder og ambitioner hermed.

Det skyldes primært vanskelighederne med, på baggrund af LCA-projektets fase 1, at udarbejde en specifik miljødeklaration, se kapitel 5. Projektmålet ændres derfor til at udarbejde en kvalitativ miljødeklaration (miljøprofil, se afsnit 5.2), men desværre så sent i projektet, at det ikke var muligt at udarbejde en procedure herfor.

6.2.5 Eksempel på ændret procedure

Den vigtigste af disse, - proc. 3.6 Miljøpåvirkninger er angivet i bilag 8. Ændringer i forhold til eksisterende procedure er markeret med en * i margin.

Proceduren opfylder kravene i opgavebeskrivelse 4.2 Miljøvurdering af produkter (se afs. 6.1.4) i kombination med en aftale med en ekstern rådgiver om gennemførelse af LCA, idet den behandler igangsætning, dokumentation og rapportering af LCA-resultater.

Der ligger et forslag fra COWI vedrørende vedligehold og gennemførelse af LCA for Gabriel. Dette forslag skal indarbejdes i en kontrakt, der bl.a. vil forpligte COWI til at opfylde ISO 14040, når en LCA gennemføres.

6.3 Systemindførelse

Efter dokumentation af de ændrede systemrutiner skulle disse præsenteres for Gabriel A/S’ ledergruppe sammen med resultaterne fra LCA-projektets fase 1.

Der blev derfor gennemført yderligere et lederseminar forud for indførelse og revision af de ændrede systemrutiner.

6.3.1 Andet lederseminar

Formålet med lederseminaret var:

• At give ledergruppen en præsentation af det gennemførte LCA-projekt, herunder erfaringer og resultater fra processen
• At præsentere forslag til fremtidige Gabriel-aktiviteter vedr. LCA-dataindsamling, forbedringer, miljøkommunikation og system på baggrund af LCA-resultaterne
• At diskutere erfaringer, resultater og forslag og på den baggrund overveje/beslutte fremtidige tiltag.

UMIP PC-værktøjet blev demonstreret på lederseminaret, hvilket gav et godt indtryk af værktøjets styrker, men også dets svage sider.

Særligt blev det efter demonstrationen diskuteret, at resultatet af en normalisering og vægtning ser så utrolig præsis ud (med flere decimalers "sikkerhed"). Denne værdi dækker i virkeligheden over en ikke så gennemsigtig sammenlægning af en lang række beregnede effektpotentialer hver med en evt. meget stor usikkerhed.

Dette faktum gjorde ledergruppen blev utryg ved at skulle bruge resultaterne i markedsføringen (hvilket vi så kunne fortælle, at vi heller ikke kan anbefale (se kapitel 5), idet der er risiko for, at kunder og andre interessenter læser resultaterne ukritisk som endegyldige fakta.

Endvidere var der diskussion omkring finansiering af det fortsatte arbejde med LCA og produktorienteret miljøindsats. Der var enighed om, at LCA skulle outsources, men samtidig diskussion omkring de in- og eksterne omkostninger hertil og om de miljøinteresserede kunder er parate til at medfinansiere denne ekstra indsats.

Det blev på mødet oplyst, at Gabriel A/S allerede i stigende grad får miljøspørgsmål og at der anvendes en del interne ressourcer (timer) på at besvare disse henvendelser.

6.3.2 De videre aktiviteter

Forud for lederseminaret havde Gabriel A/S udarbejdet sit miljøhandlingsprogram for år 2000 og heri er et af indsatsområderne en fortsat produktorienteret miljøindsats. Ambitionerne heri skal nærmere fastlægges af en forbedringsgruppe bl.a. med deltagelse af Gabriels A/S' administrerende direktør. Derfor blev der ikke truffet egentlige beslutninger på lederseminaret.

De videre aktiviteter med produktorienteret miljøindsats på Gabriel A/S afhænger af den nedsatte forbedringsgruppe.

Ifølge handlingsplanen for fase 2 er der udover færdiggørelse/revision af procedurer, instruktioner m.v. lagt op til følgende aktiviteter i de to sidste projektfaser; C. Systemindførelse og D. Systemrevision;

Systemindførelse

Denne fase skal få systemet til at glide over i en rutinemæssig anvendelse af livscyklusvurderinger. Følgende skal gennemføres:

• Gradvis indførelse af nye/reviderede procedurer og instruktioner.
• Indførelse af system gennem informationsmøder som minimum i design-, produktudviklings- og salgsafdelingerne.
• Uddanne relevante medarbejdere i design-, produktudviklings-, og salgsafdelingerne.

Systemrevision

Denne fase skal sikre, at det indførte system efterleves i praksis. Følgende skal gennemføres:

• Uddannelse i intern LCA-review
• Gennemførelse af internt ISO-14040 systemaudit
• Tilretning af procedurer/instruktioner (eller tilretning af praksis)

I hvilken udstrækning disse aktiviteter gennemføres i praksis ved Gabriel A/S afhænger af den nedsatte forbedringsgruppe.

Under projektet blev muligheden for en certificering efter ISO 14040 ligeledes drøftet. I første omgang var det spurgte certificerende organ ikke begejstret herfor, men de ændrede senere holdning til, at de gerne ville gennemføre en certificering af et miljøledelsessystem, hvori kravene i ISO 14040 er implementeret. Det skal bemærkes, at en certificering efter ISO 14040 allerede er gennemført i bl.a. Italien.