www.benchmarks.dk
3 Ønsker til værktøjet
For at sikre et stort antal brugere skal nytteværdien af benchmarkingværktøjet være høj. Branchen er kendetegnet ved et stort antal små og mellemstore virksomheder. De er typisk drevet af ejeren, der har en praktisk baggrund inden for landevejstransport. Med et højt arbejdspres vil der ikke blive ofret lang tid på værktøjer med en dårlig sammenhæng mellem omkostninger og nytteværdi.
3.1 Benchmarking-metode
Der opereres i litteraturen med tre typer af benchmarking (Karlöf, 1996), intern, ekstern og funktionel benchmarking.
Den interne benchmarking er anvendelig for større virksomheder, der har sammenlignelige markeder, produktgrupper eller afdelinger i egen virksomhed. Fordelene ved denne form for benchmarking er, at man kan have stor åbenhed om data, da der ikke er konkurrenter inde i billedet. Ulempen er, at der kun er få danske vejtransportvirksomheder, der har en tilstrækkelig størrelse til at foretage og styre intern benchmarking.
Den eksterne benchmarking søger sammenligningen mellem virksomheder i samme branche og inden for de samme funktioner. Fordelen ved denne type er, at der er adgang til et stort grundmateriale, og at modellen er åben for både store og små virksomheder. Ulempen er, at deltagerne også er konkurrenter, og at data dermed skal være anonymiseret. Da de forskellige deltagere gør tingene på forskellig vis, og man ikke efterfølgende kan finde tilbage til den enkelte virksomhed, skal input være velbeskrevet og af generel karakter. Dermed mister man noget af den præcision og bredde, som kan opnås i den interne benchmarking.
Den tredje type er funktionel benchmarking, hvor man sammenligner generiske elementer mellem forskellige funktioner, idet man søger de ypperste præstationer at sammenligne sig med. Fordelene ved denne type er, at man kan undgå sammenligning med konkurrenter og dermed have stor åbenhed om data. Ulempen er, at det er en krævende form for benchmarking, der ofte vil være projektorienteret. Man foretager benchmarkingen, sætter et mål og arbejder frem imod dette mål, men får ikke sat en kontinuerlig proces i gang.
3.1.1 Valg af benchmarking-metode
Det er i dette projekt valgt at arbejde videre med den eksterne benchmarking på baggrund af fire væsentlige forhold:
- der kan fås en bred dækning af vejgodstransport, fordi benchmarkingen er åben for alle virksomhedsstørrelser
- der stilles overkommelige krav til inputdata
- ekstern benchmarking kan være anonym
- man måler sig mod ligemænd, så resultaterne har stor udsagns- og påvirkningskraft.
Der er ikke noget til hinder for at virksomhederne supplerer deltagelsen i andre former for effektivitetsfremmende tiltag. Det vil f.eks. være muligt for en vognmand, der indkøber kurser i energirigtig køreteknik, at følge forbedringerne i forhold til den generelle udvikling i branchen og dermed tage højde for almene påvirkninger, f.eks. fra vejret, der jo typisk betyder mindre dieselforbrug i sommermånederne.
3.2 Generelle krav til benchmarking
For at benchmarking kan få den ønskede effekt, er der tre forhold, der skal opfyldes:
 | det undersøgte område skal være relevant |
| der skal være et væsentligt potentiale for brugeren |
| der skal være tale om faktorer der kan måles og styres. |
Disse væsentlighedskriterier har indgået i udvælgelsen af hvilke faktorer, der skal medtages i www.benchmarks.dk. Der har også fra brugergruppen været ønske om, at deltagerne i systemet skal kunne anvende resultaterne til dokumentation og marketing. Derfor er der taget forhold ind, der har mere sigte på statusregistrering end driftsforbedring, men som kan medvirke til at vise transportvirksomhedens niveau i forhold til andre aktører på markedet.
For brugerne hænger nytteværdien snævert sammen med validiteten af dataene i systemet. Jo større grad af præcision i dataene og den gruppe man sammenligner sig med, des større styrke taler resultaterne med. Det er derfor et krav, at der er mulighed for at sammenligne sig med virksomheder eller afdelinger med samme profil som ens egen.
Betragter man de to typer benchmarking, hhv. økonomi og miljø, er der forskellige krav til input og output.
Figur 2.
Output kan vælges frit blandt de indtastede nøgletal for gruppen.
Det er kun muligt at få output for nøgletal, man selv bidrager til. Hvis man ikke bidrager med input for "Dæk" (0 kr. = ingen omkostninger i det pågældende kvartal accepteres som et input) er den linie skygget ud og kan ikke vælges til.
3.3 Kategorisering af virksomheder
Selve inddelingen af virksomhederne i grupper er blevet ofret megen opmærksomhed. Kategoriseringen skal være præcis, for at de resultater, brugerne trækker ud af systemet, giver mening som styringsredskab. På den anden side vil en meget fintmasket inddeling give risiko for, at der ikke er tilstrækkeligt med brugere i de enkelte grupper til at gennemføre en anonym benchmarking. Arbejdsgruppen startede derfor ud med en bruttoliste, der omfattede de følgende 10 kategorier, her vist med alle eller eksempler på de væsentligste typer:
| Ejerskabsform: ApS, A/S, selvkørende, datterselskaber af int. koncerner | ||
| økonomiske forhold: Omsætning, egenkapital | ||
| antal, medarbejdere: 0, 1, 2-5 etc., evt. fordelt på chauffører og administrative medarbejdere | ||
| kørselsart: International kørsel, national kørsel, distribution,
city-logistik, terminal kørsel, renovationskørsel, kran, container-trucking
| ||
| transportarbejde: Årlig transporteret godsmængde (liter, ton, m3, ladmeter, paller), årligt transportarbejde (tonkm, literkm, m3km, ladmeterkm), antal ture pr. år, gns. vægt/ordre, gns. volumen/ordre | ||
| godstype: Stykgods, volumengods, full-load, bulktransporter, tankvognstransporter, farligt gods, temperaturreguleret gods, dyretransport, flydende gods, affald | ||
| specielle faciliteter: Terminal, lager, kølelager, vaskehal | ||
| kundeforhold: Mange direkte kunder, få direkte kunder (omsætning via speditører) | ||
| markedsdækning: Mange geografiske markeder, få geografiske markeder. |
3.3.1 Endelig kategorisering til brug for profil for grupper
Figur 3.
Muligheder for kategorisering af grupper.
Efter en nøjere gennemgang af de potentielle klasser med speciel vægt på erhvervets behov blev listen reduceret noget. Denne reducerede liste blev testet på virksomhederne i brugergruppen, og den endelige ramme for gruppering blev følgende fire kategorier:
| Kørselsart: |
| By |
| lokal |
| regional |
| fjern/international |
| blandet |
| Hel læs/full load |
| del læs/part load |
| stykgods (fragtmandskørsel) |
| bygge- og entreprenørkørsel (inkl. industrirenovation) |
| renovation – komprimator |
| renovation – slamsugning |
| specialtransport (svær og/eller omfangsrig) |
| blandet |
| Forvogn |
| forvogn + hænger |
| trækker (ikke fast kombination) |
| trækker + trailer (fast kombination) |
| blandet |
| 3.500 - 10.000 kg |
| 10.001 - 19.000 kg |
| 19.001 - 26.000 kg |
| 26.001 - 36.000 kg |
| 36.001 - 42.000 kg |
| over 42.001 kg |
| blandet. |
Denne opdeling ligger tæt op ad branchens egen opfattelse af skillelinierne mellem virksomhedernes forretningsområder. For virksomheder, der ikke har et fast forretningsområde, er der i alle klasser indført muligheden for at vælge "blandet".
Der er på trods af denne reduktion stadig mulighed for 1.400 forskellige virksomhedsprofiler, hvoraf en stor del dog ikke er realistiske. Man forventer f.eks. ingen grupper med profilen: by, specialtransport, forvogn, over 42.001 kg.
Selve angivelsen af gruppe sker som første trin efter registreringen af den enkelte virksomhed som bruger på systemet.
Gruppe er ikke en statisk størrelse, men en måde at organisere data på der skaber overblik og reducerer brugernes inddatabelastning. Når der købes nye lastbiler, kan de indgå i en bestående gruppe og ændrer dermed gruppens resultater for bl.a. gennemsnitlig Euronorm. Tidligere kvartalers resultater påvirkes ikke af ændringer i gruppen, de er fortsat beregnet med gruppens daværende sammensætning og opgjort pr. km, time og køretøj.
Ligeledes hvis der frasælges lastbiler, eller hvis de overgår til en anden gruppe inden for virksomheden. På den måde er det sikret, at sammenligninger af nøgletal over tid er mulig.
3.4 Krav til miljø-benchmarking
Der var fra starten ønske om, at systemet kunne dække alle relevante miljøfaktorer og dermed bruges til komplet dokumentation for transportens miljøbelastning. Efter en nøjere gennemgang af de styrende elementer i dannelsen af bl.a. NOx og partikler blev det klart, at disse ud over motorens EURO-norm og dieselforbrug i høj grad afhang af belastningen af motoren. Der ville således være brug for angivelse af, hvor mange km der var kørt med forskellig belastning pr. lastbil for at få et korrekt resultat. En så specifik angivelse vil kun give udbytte til få brugere og betyde ulemper for mange, hvorfor denne mulighed blev fravalgt.
De brugere, der ønsker at opgøre udslip af NOx, CO, HC og partikler til brug for grønne regnskaber eller dokumentation til kunder, henvises derfor til beregningsmodellen "Beregn miljødata" på http://www.transit.dkhvorfra det er muligt at beregne og printe emissionsdata for lastbiltransport.
I www.benchmarks.dk opgøres følgende forhold af betydningen for miljøet:
| energieffektivitet (antal kørte km pr. liter diesel) |
| udslip af CO2 g/km |
| gennemsnitlig Euronorm |
| anvendelse af partikelfiltre i % |
| gennemsnitlig kapacitetsudnyttelse i % |
| antal kørte km pr. køretøj |
| tomkørsel i %. |
Alle faktorer opfylder kravene til relevans og potentiale, og de kan måles og styres. På nær to nøgletal, kørte km og dieselforbrug er deltagelse i www.benchmarks.dk a la carte. Brugerne vælger selv hvilke data de vil deltage med, med den begrænsning at man kun kan få specifikke resultater for faktorer, man selv bidrager til. Taster man ikke data ind for tomkørsel, kan man heller ikke se hvad de øvrige virksomheder præsterer på dette område.
3.5 Krav til økonomi-benchmarking
Økonomi-benchmarking skal medvirke til at sikre bedre økonomiske præstationer for de deltagende virksomheder og være så attraktiv, at den trækker brugere til miljø-benchmarkingen.
For deltagere, der ikke er medlemmer i brancheorganisationerne, er det også af værdi at følge markedsudviklingen. Øgede dieselafgifter og lønomkostninger er tidligere kommet som overraskelser for en række vognmænd, der ikke har fået væltet omkostningsstigningen over på kunderne. Følgerne har i de værste tilfælde været konkurs. Med deltagelse i www.benchmarks.dk får de advarslen i løbet af højest et kvartal og ikke først, når årsregnskabet kommer retur fra deres revisor.
De forskellige økonomielementer er relevante i forskellig sammenhæng, derfor beregnes følgende nøgletal i www.benchmarks.dk både pr. køretøj, kørte km eller driftstime:
| transportomsætning (eksklusive fremmede vognmænd) |
| transportomkostninger (total) |
| chaufførløn og tilknyttede udgifter |
| diesel og dieselafgift/-told |
| turudgifter vejskat, broafgifter, færgeomkostninger, m.m. |
| øvrige turudgifter |
| dækningsbidrag 1 |
| reparation og vedligeholdelse |
| dæk omkostninger |
| vægt- og vejbenyttelsesafgift |
| forsikring - ansvar/kasko + CMR/fragtføreransvar |
| øvrige vognomkostninger |
| dækningsbidrag 2 |
| udnyttelsesgrad (tid) |
| kørte km. |
Tillige er der mulighed for at trække oplysninger om dækningsgrad 1 og 2 pr. lastbil. Brugerne har kun mulighed for at benchmarke sig på nøgletal, hvor de selv bidrager som leverandør af data.
Output om økonomi har primært internt sigte som styringsværktøj. Der er tale om faktorer der måler både på indtægts- og omkostningssiden i regnskabet. Det er valgt at stoppe benchmarkingen før faste omkostninger og finansielle poster, fordi disse vil være vanskelige at fordele på forskellige grupper i en virksomhed og fordi de er individuelt påvirkede af ejer- og finansieringsform så sammenligneligheden forsvinder. Dertil savner disse forhold forbindelse til resultaterne af den miljømæssige benchmarking.
3.6 Anonymitet
Der er megen lukkethed i branchen om økonomi og kundeforhold, og det er derfor nødvendigt med anonymitet og en høj grad af datasikkerhed for ikke at skræmme potentielle brugere væk.
Det er løst ved at kryptere kommunikationen via en SSL-protokol (Secure Socket Layer) og sikre adgang til egne data via brugernavn og adgangskode. For en nærmere beskrivelse se bilag A.
Dokumentationen af datasikkerheden er endvidere lagt ud på hjemmesiden, så man kan få svar på evt. sikkerhedsspørgsmål, før man går videre ind i systemet.
Af hensyn til anonymiteten er det endvidere indsat som et krav, at der skal være fem virksomheder inden for en profil, før man kan benchmarke sig mod hinanden. Dermed er risikoen for, at en virksomhed inden for et lille segment kan regne baglæns og evt. via antal lastbiler gætte sig frem til konkurrenterne og deres præstationer, fjernet fuldstændigt.
I de tilfælde, hvor der ikke er 5 virksomheder med en given profil, er der fortsat mulighed for at foretage benchmarking i systemet. Det sker ved at man fravælger en eller flere kategorier og således måler sig med en bredere kreds af virksomheder.
Figur 4.
Skærmbillede ved færre end 5 virksomheder inden for en given profil.
Som det fremgår af figur 4, bliver der ikke vist resultater af benchmarkingen, når der er færre end 5 deltagende virksomheder inden for en given profil. Med 12 deltagere i alt er det dog muligt at benchmarke sig, det kan blot først ske, efter at profilen er gjort bredere, f.eks. ved at vælge Kørselsart fra som kriterium.