Dokument type Miljøhåndbog Dokument nr 00 Udarbejdet den 23.11.2001 Esbjerg Kommune Overskrift Kapitel 2 Procedurer Rev. Udarbejdet af Vandforsyningen / sli Godkendt Side af   2.8 Procedure for dokumentstyring. Formål: Formålet med denne procedure er at sikre styring af miljø- og risikostyringssystemets dokumenter. Gyldighedsområde: Denne procedure gælder for Ledergruppen og miljøkoordinator i Forsyningen. Ansvar: Hver enkelt håndbogsindehaver har ansvaret for at indrette/udtrække systemdokumenter af den enkelte håndbog. Miljøkoordinator har ansvar for følgende: at revidere systemdokumenter efter behov, at fremsende nye eller reviderede systemdokumenter til håndbogsindehaverne samt tilbagekalde forældede systemdokumenter fra håndbogsindehavere, at sørge for layout, referencer og den overordnede vedligeholdelse af håndbøgerne, at opbevare forældede dokumenter af betydning, at håndtere lister. Afdelingsingeniøren og ledergruppen skal godkende reviderede dokumenter. Fremgangsmåde: Der skal være en håndbog for hver afdeling. Håndbogen opbevares af afdelingslederen/sektionslederen. Der skal desuden være instrukser på de enkelte arbejdssteder vedrørende arbejdsområdet, hvis der er gældende instrukser for dette. Miljøkoordinatoren skal sikre, at systemdokumenter revideres efter behov. Sammen med systemdokumenterne fremsendes løbende (nummererede/daterede) dokumentoversigter over nye eller reviderede dokumenter til udskiftning. Håndbogsindehaverne er ansvarlige for udskiftning og vedligeholdelse af håndbøgernes dokumenter. Håndbogsindehaveren skal desuden informere berørte medarbejdere om de reviderede dokumenter. Udskiftningen foretages ifølge den medsendte dokumentoversigt. Miljøkoordinatoren er ansvarlig for dokumenternes layout, referencer og håndbøgernes overordnede vedligeholdelse.