VANDFORSYNINGEN - Birkerød PROCEDURE : REV. : 0 SIDE 1/1 UDFØRT AF :   GODKENDT AF :   2.15 IKRAFTTRÆD. :   2.15 Procedure for håndtering af brugerinformation og henvendelser. Formål : At sikre, at miljørelevante henvendelser fra kunder, myndigheder og andre interessenter modtages, belyses og besvares. Gyldighedsområder : Denne procedure er gældende for alle miljørelevante henvendelser til Vandforsyningen. Henvisninger : Instruktion nr.?. Ansvar : Fuldmægtigen har ansvaret for vedligeholdelse og implementering af denne procedure. Fremgangsmåde : Vandforsyningen er generelt åben for udlevering af information til borgerne. Al henvendelse til Vandforsyningen sker fortrinsvist via administrations-afdelingen . Personerne i administrationsafdelingen skal sørge for, at en henvendelse viderestilles den rette person i organisationen. Dette sker på følgende vis : Henvendelser der kan klares med standard informationsmaterialer medfører, at dette materiale sendes til den pågældende borger eller organisation mv.. Er henvendelsen angående økonomi, takster eller lignende, der ikke kan klares med standard informationsmaterialer, behandles henvendelsen af administrationsafdelingen. Det er herefter den pågældende afdeling der er ansvarlig for at henvendelse sendes videre til rette vedkommende. Er henvendelsen om miljøforhold, der ikke kan klare med standard informations materiale, omstilles til en medarbejder, der arbejder med pågældende område.   Henvendelser skal besvares indenfor 14 dage fra modtagelsen. Kan henvendelsen ikke besvares indenfor denne tidsramme, sendes en skrivelse til den pågældende borger, hvoraf det skal fremgå, at en besvarelse vil foreligge snarest muligt. Det er den person, der har modtaget og besvaret henvendelsen, der har ansvaret for at registrere denne henvendelse. En gang årligt opsamler administrationen alle henvendelser for herved at undersøge om der forekommer mange sammenfaldende henvendelser.