Boks 5.1 Skemalægning af miljøledelsessystemets opgaver – et eksempel Ref     Opgave Pers J F M A M J J A S O N D 1.5     Kontakt udvalg TK 15 15 31 17 2.1 Miljørevision 1 JA 15 2.1 Miljørevision 2 PC 20 2.5 Forberede Ledelsens Gennemgang TK 22 2.6 Ledelsens Gennemgang 5 Ledermøde 5 10 25 28 2.8 Miljøredegørelse 25 Årsberetning 25 Bestyrelsesmøde 12 3.4 Prøvetagning JA x x x x x x Ref:      Reference til miljøhåndbogen (procedure / instruks) Opgave: Hvilken opgave, der skal løses Pers:    Hvem, der skal løse den pågældende opgave J, F, osv. Kalendermåneder (hvornår skal opgaven løses) Skemaet viser, at der er fastlagt møder i kommunens kontaktudvalg hvert kvartal (hvor der er miljø- og risikospørgsmål på dagsordenen), at der er planlagt to miljørevisioner hhv. 15. maj og 20 sept., at Ledelsens Gennemgang er planlagt til 5. februar og at materialet til denne skal være klar senest 14 dage forinden – altså 22. Januar. Disse datoer er fastlagt for at kunne koordinere arbejdet med årsregnskab og –beretning. Endvidere ses, at der holdes ledermøder fast hvert kvartal, og at Ledelsens Gennemgang er et punkt på dagsordenen på årets første møde hvor også årsregnskab gennemgås. Miljøredegørelsen skal herefter være skrevet færdig d. 25. marts – samtidig med årsberetningen, begge dele fremlægges til godkendelse på bestyrelsesmøde d. 12. april. Endelig viser skemaet, at der foretages prøvetagninger hver anden måned, og at det præcise tidspunkt herfor afgøres af JA, der har ansvaret for det.