Udformning af skriftlig miljøkommunikation

1. Principper for skriftlig miljøkommunikation

Denne håndbog er henvendt til dig, som står over for at skulle udforme skriftlig kommunikation om virksomhedens miljøforhold til kunder, naboer, leverandører og medier.

Håndbogen tager udgangspunkt i, at virksomheden har besluttet sig for mål, målgrupper og midler. Din opgave består i at skrive tekst, formidle tal og bruge illustrationer. Håndbogen giver dig en række konkrete råd, som kan hjælpe dig i arbejdet. Miljø er nemlig af flere grunde et vanskeligt emne at kommunikere:

• Modtagernes viden er lille, 
men holdningerne skarpe
Bortset fra teknikere og miljøfolk med viden om miljøeffekter og produktionsforhold, har de fleste mennesker svært ved at forstå skriftlig miljøkommunikation fra virksomheder. Det afholder dog ikke folk fra at have faste holdninger til miljøproblemer og virksomheders ansvar for miljø, sikkerhed og sundhed.

• Miljøkommunikation handler ofte om fremtidige og ikke synlige effekter
Virksomheders miljøpåvirkninger har ofte en længere tidshorisont og en større geografisk rækkevidde end andre emner, virksomheder normalt kommunikerer om. Det kan være svært at engagere mennesker i problemer, som de ikke ser og oplever lige nu. Det kan fx være drivhuseffekten, der endnu ikke har påvirket os mærkbart, eller grundvandsforurening med farlige stoffer, som ikke kan ses, lugtes eller smages.


• Der kommer hele tiden ny viden 
om problemer og løsninger 
Ny viden kan afsløre nye problematiske forhold, der stiller spørgsmålstegn ved miljøbudskaber, som virksomheden tidligere har kommunikeret. Fx hvis virksomheden har substitueret et miljøfarligt stof med et mindre skadeligt alternativ, som siden viser sig at have andre uønskede miljø- eller sundhedseffekter.

• Miljøkommunikation kan være 
konfliktfyldt
En løsning af et miljøproblem for en gruppe kan ofte medføre problemer for en anden. Fx kan medarbejdere og myndigheder ønske mindre forurenende teknologier, der kræver investeringer, som barberer aktionærernes afkast.

• Samfundet har opstillet stramme 
retningslinjer for miljøkommunikation
For at beskytte kunder og forbrugere har Forbrugerombudsmanden udarbejdet stramme retningslinjer for, hvordan virksomheder må anvende miljøargumenter i markedsføringen. Flere virksomheder, der ikke har fulgt retningslinjerne, har indkasseret øretæver i den offentlige debat - med et forringet image til følge.

Du kan tage højde for ovenstående, 
hvis du udformer den skriftlige miljøkommunikation, så den bliver:

• Relevant: Den skriftlige miljøkommunikation er kun relevant, hvis den indeholder informationer, som modtagerne interesserer sig for.

• Troværdig: Den skriftlige miljøkommunikation er troværdig, hvis du giver 
en ærlig fremstilling af problemer og løsninger.

• Læsevenlig: Din tekst bliver mere læsevenlig og samtidig mere overbevisende, hvis du skriver i et sprog, der henvender sig til målgruppen.

• Visuel: Du kan forbedre din miljøkommunikation betydeligt ved at formidle budskabet i et samspil mellem tekst, fotos og grafisk visualisering.

Håndbogen vejleder dig i, hvordan du kan udforme den skriftlige miljøkommunikation, så den overholder disse fire principper.