Virksomhedsregnskab 1999

4. Personale, organisation og grønt regnskab

4.1. Indledning

Målsætningen er, at Miljøstyrelsen skal være en attraktiv arbejdsplads, hvor medarbejderne udvikles gennem udfordrende opgaver og en aktiv personalepolitik. Service, samarbejde, kvalitet og faglighed skal stå i centrum for Miljøstyrelsens arbejde.

I det følgende redegøres for, hvilke initiativer der i 1999 har været taget for at støtte op om disse mål.

4.2. Personale

Jo større trivsel, jo større kvalitet og effektivitet. Formålet med Miljøstyrelsens personalepolitik er at udvikle vilkår, som fremmer medarbejdernes trivsel. Lederudvikling og løn- og kompetenceudvikling har været prioriterede indsatsområder i 1999.

• Ledelsesudviklingen, der primært har været tilrettelagt som intern oplæring og gensidig coaching, har koncentreret sig om kommunikation, oprigtige tilbagemeldinger til medarbejderne, den svære samtale og håndtering af individuel løn. Dialogen mellem medarbejdere og chefer er blevet styrket, og cheferne er blevet bedre til at søge råd og vejledning. Projektet fortsætter i 2000 med fokus på uddelegering og lederevaluering.
• Strategisk løn- og kompetenceudvikling: De nye lønsystemer har sat øget fokus på kompetenceudvikling og løn. I 1999 vedtog styrelsen en lønpolitik, som indeholder et dialogværktøj om sammenhængen mellem kompetenceudvikling og løn, og som betyder, at løndifferentiering baseres på og forklares ud fra kvalifikationer, kvaliteten af opgavevaretagelsen, opgavernes belastningsgrad og medarbejdernes omstillingsberedskab. Dialogværktøjet har allerede vist sig nyttigt. Der er udarbejdet særlige kompetenceudviklingsplaner for enkelte medarbejdere. Lønpolitikken har været særdeles nyttig i forbindelse med den årlige lønforhandlingsrunde.
  I 2000 vil indsatsen blive koncentreret om at udvikle et cheflønssystem, der er baseret på tilsvarende principper.

Miljøstyrelsens personaleforbrug har været stigende i perioden 1994-98 som følge af tilførsel af nye opgaver – bl.a. international miljøbistand, direkte betjening af minister og Folketing samt nye lovbundne opgaver som f.eks. pulje til Grøn Beskæftigelse, jf. tabel 1. I 1999 har styrelsen som nævnt gennemført en intern prioriteringsrunde for at få ressourcer til en opprioritering af Kemikalieområdet. Tilpasningerne vil fortsætte og så vidt mulig blive gennemført ved en løbende stram prioritering af opgaver og anvendelse af personaleressourcer.

Tabel 1.
Personaleforbrug. Årsværk. 1996-2000.

Styrelsens chef / medarbejderratio er 1:20, jf. figur 1. Kontorerne er større end i mange andre ministerbetjenende institutioner, hvilket stiller store krav til chefernes ledelse og uddelegering. Der er i 1999 iværksat forsøg med styrkelse af ledelseskapaciteten. De indhøstede resultater er positive.

Figur 1.
Personalekategorier. Pct. 1999.

Det har i de sidste par år været Miljøstyrelsens ligestillingsmål at sikre en bedre balance mellem antallet af kvindelige og mandlige chefer samt kvindelige og mandlige kontormedarbejdere, jf. figur 2. Målet er ikke nået, men tendensen går i den rigtige retning.

Figur 2.
Kønsfordeling indenfor personalekategorier.
Pct. 1999.

I 2000 vil indsatsen bl.a. blive koncentreret om ændring af funktionsbetingelserne for chefer samt integration af medarbejdere med anden etnisk baggrund end dansk.

Det er Miljøstyrelsens opfattelse, at en jævn aldersfordeling både i styrelsen som helhed og i de enkelte kontorer er mest rationel på sigt (lønsum, oplæring og kontinuitet), jf. figur 3. Styrelsens rekrutteringspolitik er baseret på dette synspunkt. I 1999 er der rekrutteret nyuddannede, erfarne og seniorer, om end de fleste chefer helst vil rekruttere erfarne medarbejdere, navnlig teknikere. Det er styrelsens mål at fastholde den jævne aldersfordeling. Det kan dog blive vanskeligt i en overgangsperiode, hvor personaleomsætningen primært vil være præget af afgang fra Miljøstyrelsen.

Figur 3.
Aldersfordeling. Antal. 1999.

Fratrædelsesprocenten var lidt højere i 1999 end i tidligere år, jf. tabel 2. Det skyldes bl.a, at Miljøstyrelsen oplever en stor interesse for styrelsens medarbejdere i kommuner og private virksomheder, og at der er en stor mobilitet internt i Miljø- og Energiministeriet. Ud af de 52 fratrædelser i 1999 skyldes 12 rokering til andre institutioner inden for ministerområdet. Styrelsen ser det som et tegn på, at kompetenceudviklingen fungerer, og er tilfreds med det grundlag det giver for et positivt samspil med interne og eksterne samarbejdspartnere. Som nævnt har styrelsen i 1999 nedlagt en række stillinger i forbindelse med fratrædelser, hvorfor antallet af fratrædelser er større end antallet af nyansættelser.

Tabel 2.
Personaleomsætning. Antal og pct. 1996-1999⁴.

Note: Personaleomsætningen er opgjort som antal fratrådte i pct. af antal ansatte.

Personaleomsætningen bevirker, at der bruges en del ressourcer på at oplære nye medarbejdere. Samlet set er fordelene ved den fornyelse, som mobiliteten på det nuværende niveau bidrager til større end ulemperne (ressourcer til oplæring). Målet er fremover via god ledelse, løn- og kompetenceudvikling at fastholde de medarbejdere, som har de kernekompetencer, styrelsen efterspørger.

Miljøstyrelsens merarbejde stammer især fra ministerbetjening, herunder lovforberedende arbejde, forhandlinger af internationale konventioner m.v. samt tjenesterejser til miljøbistandsprojekter. Der arbejdes på at begrænse merarbejdet mest muligt gennem bedre planlægning, løbende prioriteringer og omfordeling af arbejdsopgaver. I 1999 fik hvert kontor tildelt en samlet pulje til honorering af over- og merarbejde. Initiativerne har båret frugt, idet udgifterne til kontant honorering af merarbejde blev reduceret med en million kroner uden en tilsvarende vækst i afspadseringen, jf. figur 4.

Figur 4.
Merarbejde. Antal timer incl. tillæg. 1996-1999.

Styrelsens sygefravær var som følge af enkelte meget lange sygdomsperioder højt i 1997 og 1998, jf. tabel 3. I 1999 faldt sygefraværet igen til et niveau svarende til det statslige gennemsnit. Styrelsen vil følge sygefraværet og videreudvikle konceptet for sygesamtaler med medarbejdere med et hyppigt sygefravær.

Tabel 3.
Sygefravær. Antal. 1996-1999.

Miljøstyrelsen vil fremover endvidere sætte øget fokus på det høje sygefravær blandt kontormedarbejderne, som formentlig skyldes funktionsbetingelserne i denne type jobs, jf. figur 5. Styrelsen arbejder derfor målrettet med jobindhold og kompetenceudvikling for kontormedarbejdergruppen.

Figur 5.
Gennemsnitligt antal sygedage pr. ansat. 1999.

Medarbejdersamtalen er omdrejningspunktet for kompetenceudvikling. Medarbejdersamtalen afsluttes med, at der udarbejdes en udviklingsplan for den enkelte medarbejder. Planen indeholder konkrete aktiviteter såsom arbejdsopgaver, samarbejdsrelationer, efteruddannelseskurser, udstationering og jobskifte, jf. figur 6.

Det er styrelsens erfaring, at man får den mest relevante og udbytterige kompetenceudvikling, når organisationen er med. Derfor er det styrelsens mål i højere omfang end hidtil at basere kompetenceudviklingen på løsning af nye opgaver og intern efteruddannelse.

Som led i denne målopfyldelse er konceptet for medarbejdersamtaler blevet revideret, og overensstemmelsen mellem jobbet, den faglige udvikling og arbejdsprogrammet er blevet synliggjort. Der er i 1999 endvidere iværksat følgende interne kompetenceudviklingsinitiativer:

• Kampagnen sprogligt serviceeftersyn. Målet er at styrelsens budskaber skal formidles i et klart, forståeligt og tidssvarende sprog. Sproget skal afspejle, at styrelsen yder en venlig, professionel og effektiv service. Kampagnen resulterede desuden i udarbejdelsen af en sprogpolitik og udpegning af sprogansvarlige i alle kontorer.
• Kursusforløb for stedfortrædere, souschefer og sektionsledere. Målet er at styrke kontorernes ledelse, at gøre stedfortræderne m.fl. til en mere aktiv del af ledelsesteamet og gøre flere – navnlig kvinder – interesserede i ledelsesjobbet.
• Pc-kørekort til superbrugere. Målet er at sikre løbende kompentenceudvikling hos superbrugerne og dermed et højt IT-niveau i hele styrelsen. I 2000 skal der indføres intranet, og kontormedarbejderne vil få en vigtig rolle i dette projekt.
• LFA-model til udarbejdelse af arbejdsprogram. Målet er at effektivisere anvendelsen af styrelsens ressourcer og styrke arbejdsprogramprocessen⁸. Arbejdsprogrammet er blevet mere resultatorienteret. Værktøjet skal videreudvikles i 2000.
• ERFA-gruppe for medarbejderne i forkontorfunktion. Målet er at sikre vidensspredning, etablering af netværk og optimal udnyttelse af kompetencer på tværs i styrelsen. Projektet vil i 2000 blive fulgt op med ekstern konsulentbistand.
• Medietræning for chefer. Målet er at ruste cheferne til mødet med pressen – såvel den skrevne presse som tv-mediet. Flere chefer har haft stor udbytte af kurset ved efterfølgende kontakt med pressen.

Figur 6.
Kursusaktivitet. Antal. 1996-1999.

I 2000 indfører Miljøstyrelsen tidsregistrering, og dette vil gøre det muligt at opgøre, hvor meget tid der anvendes på kursusdeltagelse. Det vil dog fortsat være vanskeligt at få et overblik over, hvor mange ressourcer der anvendes på kompetenceudvikling i bred forstand, fordi læring på jobbet er en delmængde af den tid, der anvendes på opgaveløsningen.

Der henvises endvidere til bilag 2.

4.3. Organisation

I 1999 blev der ved interne omprioriteringer oprettet et nyt kontor, som arbejder med biocid- og kemikalievurdering. For at give bedre faglig koordinering blev styrelsens fire kemikaliekontorer samlet i et kemihus. Samarbejdet startede med et fælles seminar, der er fulgt op af fælles introduktion af nye medarbejder samt ugentlige koordinationsmøder mellem cheferne.

Tabel 4.
Målsætninger for Miljø- og Energiministeriets interne miljøpolitik.

4.4. Grønt regnskab

Der blev i sommeren 1997 vedtaget en intern miljøpolitik og handlingsplan for hele Miljø- og Energiministeriet for årene 1997-2000. Handlingsplanen indeholder en række konkrete målsætninger, jf. tabel 4.

Udover de fælles indsatsområder i ministeriets handlingsplan omfatter Miljøstyrelsens lokale handlingsplan, der trådte i kraft i december 1997, også vandforbrug, kantinedrift, transport samt ombygning af styrelsens lejemål.

Miljøstyrelsen har i tidligere år opnået gode resultater med besparelser på forbruget af energi og vand. I 1999 har indsatsen derfor koncentreret sig om styrelsens indkøb, samtidig med at disse besparelser er fastholdt.

Der købes så vidt mulig miljømærkede produkter og anvendes miljøcertificerede leverandører, når der i styrelsen købes møbler, belysning, kon-torartikler, papir, kontormaskiner, tryksager og bortskaffes affald. Styrelsen arbejder løbende på at finde miljøvenlige produkter, jf. tabel 5.

Miljøstyrelsens papirforbrug var ekstraordinært stort i 1998, primært fordi styrelsen afholdt den fjerde fælleseuropæiske miljøministerkonference (Århus-konferencen), men faldt i 1999 til samme niveau som i tidligere år, jf. figur 7. Det vurderes, at det vil være vanskeligt at nedbringe forbruget yderligere, bl.a. fordi styrelsen modtager stadigt stigende mængder af elektronisk post, der efterfølgende udskrives. Hensynet til det interne arbejdsmiljø betyder, at et stigende papirforbrug må accepteres, for at medarbejderne ikke skal sidde foran edb-skærme hovedparten af arbejdstiden.

Tabel 5.
Indkøb af kontorartikler og inventar i Miljøstyrelsen 1999.

Figur 7.
Forbrug af fjernvarme, el, vand og papir.
Indeks. 1996-1999 (1993=100).

Styrelsen har i 1999 desuden arbejdet på at nedbringe miljøbelastningen som følge af transport. Som forberedelse til arbejdet med en egentlig transporthandlingsplan har styrelsen kortlagt medarbejdernes bolig-arbejdsstedsrejser. Kortlægningen viste, at ca. halvdelen af medarbejderne cykler til og fra arbejde, mens ca. 1/3 benytter kollektiv transport. Kun ca. 15 pct. benytter bil. Styrelsen har udvidet antallet af tjenestecykler og er ved at forbedre badefaciliteterne for cyklister. Ledelsen har meldt ud, at styrelsen kun i særlige tilfælde betaler for taxa-transport i det centrale København.

Der henvises endvidere til bilag 2.

1. Årsværkerne for 1996-1998 er korrigeret for ressortændringen pr. 1.1.1999 til Skov- og Naturstyrelsen og Energistyrelsen. Der er ikke i de øvrige tabeller vedr. personale korrigeret for ressortændringen.

2. Heri medregnet specialattachéer og langtidsrådgivere, i alt 6,5 ÅV. Disse indgår fejlagtigt ikke i 1997-98.

3. 8 årsværk i 1998-2000 vedrører det Europæiske Temacenter for Affald og indgår ikke i de efterfølgende opgørelser.

4. Opgørelsen omfatter ikke rokering med opgaver som følge af strukturændringer.

5. Ansættelser og fratrædelser af fastansatte indenfor perioden inklusive rokeringer fra og til andre institutioner indenfor ministerområdet.

6. Ved en fejl var en meget lang fraværsperiode, der strakte sig fra 1997 til 1998, i Virksomhedsregnskabet for 1998 indregnet som fravær i 1998. Fejlen er korrigeret i næværende regnskab.

7. Opgjort som antal fraværsdage på arbejdsdage på grund af sygdom (excl. barns første sygedag).

8. LFA står for logical framework approach. Det er en arbejdsmetode, som anvendes i internationalt projektarbejde. LFA sikrer målrettet projektstyring – fra planlægning til udførelse og evaluering af det enkelte projekt.

9. Miljømål for kontorvirksomhed i den interne miljøhandlingsplan for 1997-2000.