Målrettede værktøjer - Guide til miljøledelse i grafiske virksomheder

3. Afprøvning af værktøjerne

3.1 Udvælgelse af virksomheder
3.2 Organisering af miljøarbejdet
3.3 Projektforløb

3.1 Udvælgelse af virksomheder

4 virksomheder, heraf 3 arkoffset-trykkerier og 1 bogbinderi, deltog konkret i projekt "Målrettede værktøjer".

Virksomhederne er udvalgt repræsentativt inden for den grafiske branche, både med hensyn til størrelse og produktion.

I løbet af projektperioden skulle virksomhederne opbygge et miljøledelsessystem ved brug af "Guide til miljøledelse i grafiske virksomheder" og derigennem evaluere værktøjerne. Målet var, at virksomhederne enten skulle blive registreret under den europæiske forordning for miljøledelse, EMAS, eller certificeret efter ISO 14001 i projektperioden. 

3.2 Organisering af miljøarbejdet

Hver virksomhed skulle udpege en projektleder og oprette en projektgruppe.

Projektlederen var ansvarlig for at opbygge og implementere miljøledelsessystemet i virksomheden, herunder udarbejde miljøhåndbogen. Projektlederen skulle desuden deltage i evaluering af værktøjerne.

Desuden skulle der oprettes en projektgruppe (miljøgruppe), som skulle hjælpe projektlederen med at løse konkrete opgaver i virksomheden og medvirke til løsning af diverse problemstillinger.

Hver virksomhed fik tilknyttet en af GA's miljøkonsulenter under projektet. Miljøkonsulentens rolle var dels at styre virksomheden mod det opstillede projektmål, dels at virke som sparringspartner.

I skema 2 ses en oversigt over de deltagende virksomheder og deres projektorganisationer.

Se her!

3.3 Projektforløb

Informationsmøde

Som start på projektet blev der afholdt et fælles informationsmøde, hvor projektlederne fra de 4 virksomheder blev informeret om projektets formål og indhold, miljøledelse efter EMAS og ISO 14001, miljø og marked, muligheden for at inddrage arbejdspladsvurdering og Svanemærket i projektet, organisering i virksomheden, medarbejderressourcer og økonomiske ressourcer, GA's opgaver og virksomhedens opgaver samt projektplan.

Første møde på virksomheden

På det første møde med den tilknyttede miljøkonsulent skulle virksomhedens mål med projektet afklares, det vil sige, om virksomheden ønskede at opnå en registrering under EMAS-forordningen eller miljøcertificering efter ISO 14001, og om virksomheden sideløbende ville søge licens til Svanemærket. Desuden blev det afklaret, om virksomhedens arbejdsmiljø-arbejde skulle integreres i miljøledelsessystemet, eventuelt i form af arbejdspladsvurdering, og om virksomheden eventuelt havde et kvalitetsstyringssystem, som miljøledelsessystemet skulle integreres i.

Desuden blev projektlederens rolle gennemgået og virksomhedens projektorganisation fastlagt.

Projektets fase 1, den indledende miljøgennemgang, blev sat i gang.

Indledende miljøgennemgang

Virksomheden foretog selv en indsamling af data for de væsentligste råvarer, produkter, ressourcer og affaldsmængder.

De 4 virksomheder inddrog deres netværk efter ønske og behov.

Således blev kommunerne bedt om at vurdere, om virksomhederne overholdt miljøloven, og blev desuden spurgt til råds om blandt andet håndtering af affald samt udledning af spildevand og udledning til luft.

Brandmyndighederne blev bedt om at vurdere, om virksomhedernes brandforhold var i orden, herunder opbevaring af brandfarlige væsker.

El-forsyningsselskaberne foretog en energikortlægning og informerede om mulighederne for energieffektiviseringer og tilskud.

Et par af virksomhederne inddrog BST (Bedriftsundhedstjenesten) i forbindelse med arbejdspladsvurderingen.

Miljøkonsulenten udarbejdede en rapport for den indledende miljøgennemgang på baggrund af dataindsamlingen og bemærkninger fra kommune, brandmyndighed og el-forsyningsselskab.

Strategiseminar med ledelsen

Der blev afholdt et strategiseminar med ledelsen, hvor der blev udarbejdet en miljøpolitik for virksomheden samt mål og målsætninger.

Opbygning og implementering

I november 1997 blev der afholdt et kursus, hvor projektlederne fra de 4 virksomheder fik information om miljøledelse og specielt miljøhåndbogen og værktøjernes opbygning.

Det var tanken at udlevere værktøjerne, efterhånden som de skulle bruges i projektforløbet, men i stedet blev den samlede værktøjsmappe udleveret for at højne forståelsen af miljøledelsessystemet og projektets omfang.

Ét af værktøjerne blev gennemgået på kurset som en opgave mellem virksomhedens projektleder og den tilknyttede miljøkonsulent som eksempel på fremgangsmåden for anvendelsen af værktøjerne.

Fra november 1997 og indtil EMAS-registreringen/ISO 14001-certificeringen besøgte miljøkonsulenterne virksomhederne ad hoc. Ved hvert besøg blev et passende antal værktøjer diskuteret igennem ved hjælp af guiderne. På nogle virksomheder var hele projektgruppen samlet til disse møder, mens det på andre kun var projektlederen og miljøkonsulenten, der deltog.

Mellem konsulentbesøgene udarbejdede projektlederen de gennemgåede procedurer i miljøhåndbogen, og sideløbende blev systemet implementeret i virksomheden.

Intern miljørevision

Da håndbogen var færdig, foretog virksomhedens tilknyttede miljøkonsulent en intern miljørevision for at undersøge, om miljøledelsessystemet var implementeret i virksomheden.

Registrering/certificering

Ét af de certificerende firmaer kontrollerede ved en præaudit, om det opbyggede miljøledelsessystem dækkede virksomhedens miljøforhold, og om virksomhedens håndbog overholdt kravene i ISO-standarden/EMAS-forordningen.

Ved den efterfølgende certificering/registrering blev det kontrolleret, om miljøledelsessystemet konkret var implementeret på virksomheden.

Projektet i virksomhederne varede fra august 1997 til december 1998. Forløbet var planlagt til at slutte i marts 1998. Forlængelsen skyldtes blandt andet, at implementeringen i virksomhederne tog længere tid end beregnet, og at konflikten på arbejdsmarkedet i maj 1998 betød, at 2 af virksomhederne måtte udskyde certificeringen til efter sommeren 1998.

Andre kurser

Der var planlagt endnu 2 kurser fælles for de 4 virksomheder under projektforløbet. Emnerne var henholdsvis "Miljørevision" med en gennemgang af teknikker til auditering og forståelse af miljøledelsessystemer samt "Miljøorienteret salg" med håndtering af miljøspørgsmål i salgssituationer og gennemgang af typiske kundekrav til virksomheden.

I stedet for at afholde kurserne fælles for virksomhederne blev der informeret om emnerne ude på den enkelte virksomhed, fordi virksomhederne ikke var lige langt i opbygningen af miljøledelsessystemet.