Målrettede værktøjer - Guide til miljøledelse i grafiske virksomheder

2. Udvikling af de målrettede værktøjer

2.1 Baggrund
2.2 Præsentation af værktøjerne
2.3 Præsentation af værktøjsmappe

2.1 Baggrund

I den gennemførte forundersøgelse til "Miljøstyring - Branchepakke for grafisk branche" udpegede en række grafiske virksomheder med praktisk erfaring med miljøledelse de områder, hvor der var særlige vanskeligheder.I

Indledende miljøgennemgang

De fleste af virksomhederne anså den indledende miljøgennemgang for vanskelig, blandt andet fordi de eksisterende generelle manualer blev opfattet som tunge at arbejde med. Det var specielt vanskeligt at afgrænse miljøgennemgangen til de væsentligste miljøpåvirkninger. Til gengæld gav arbejdet med miljøgennemgangen gode erfaringer, når virksomheden selv foretog det praktiske arbejde, og fremover ville virksomhederne selv kunne opdatere miljøgennemgangen, fordi de havde lært metodikken.

Miljøledelsessystemet

Virksomhederne havde vanskeligt ved at opbygge et miljøledelsessystem alene på baggrund af indholdet i miljøledelsesstandarderne, ligesom det var nyt at arbejde med procedurer og instruktioner. Forundersøgelsen viste yderligere, at en lang række systemelementer kunne gøres branchespecifikke og standardiseres uden, at det ville svække indlæringsprocessen.

Arbejdsmiljø

Generelt tog virksomhederne arbejdsmiljøet med i deres miljøledelsessystem ved at integrere Arbejdsmiljølovens krav om gennemførelse af en arbejdspladsvurdering. Virksomhederne fandt det ulogisk at skille miljø og arbejdsmiljø, og de mente desuden, at arbejdsmiljøforbedringer er en motivationsfaktor, der medvirker til at opbygge en miljøbevidst virksomhedskultur. Der fandtes dog ingen færdige vejledninger om integrationen af miljø og arbejdsmiljø.

Energi

De fleste virksomhederne havde energi som en væsentlig miljøparameter, men havde ikke egentlig energiledelse som en integreret del af miljøledelsessystemet, blandt andet fordi der ikke var færdige vejledninger til dette.

Disse erfaringer ledte frem til, at de målrettede værktøjer som udgangspunkt skulle bestå af to elementer:

1. Overskuelige metodebeskrivelser, der guider virksomheden gennem de aktiviteter, der skal gennemføres ved opbygning og implementering af et miljøledelsessystem
2. Udkast til beskrivelser for alle væsentlige branchespecifikke og generalisérbare dele af et miljøledelsessystem.

2.2 Præsentation af værktøjerne

Med udgangspunkt i GA's erfaringer med miljøledelse og forundersøgelsens resultater blev der udviklet en række værktøjer målrettet til grafiske virksomheder.

Værktøjerne kan bruges til opbygning af et miljøledelsessystem efter EMAS-forordningen eller ISO 14001-standarden, eller virksomheden kan "plukke" enkelte værktøjer og opbygge egen miljøledelse efter ambitioner og behov.

Et eksempel på et værktøj findes i bilag 1.

Alle værktøjer har samme opbygning og består af to dele, en guide og en skabelon.

Guiden

Guiden beskriver formålet med at arbejde med det pågældende område og indeholder en række spørgsmål til, hvordan virksomhedens miljøledelsessystem skal se ud, hvem der har ansvar for hvad, og hvordan forskellige arbejdsgange skal gennemføres.

Guiden findes i papirudgave og kan anvendes som dagsorden, når virksomheden planlægger opbygningen af de enkelte dokumenter. For hvert spørgsmål er der gode råd om de overvejelser, man skal gøre i virksomheden, før man noterer beslutningerne - svarene - i guiden.

Guiden er opbygget som en række spørgsmål:

Skabelonen

Skabelonen indeholder beskrivelser af arbejdsgange. Her findes også bilag med skemaer til f.eks. registreringer og vurderinger.

Skabelonerne findes både i papirudgave og som edb-filer på diskette. De beslutninger, som er truffet ved at svare på spørgsmålene i guiden, skrives ind i edb-filen, hvor dette er markeret med kursiv.

Skabelonerne udfyldes og udleveres, efterhånden som de bliver færdige, til de relevante medarbejdere. Når alle dokumenter er vurderet og godkendt, samles de til færdige miljøhåndbøger.

2.3 Præsentation af værktøjsmappe

De udarbejdede værktøjer blev samlet i en "værktøjsmappe" sammen med en introduktion til brug af værktøjsmappen og en introduktion til opbygning af selve miljøhåndbogen. Værktøjerne blev systematiseret i de 5 faser, som opbygning af et miljøledelsessystem generelt inddeles i. I skema 1 ses indhold i og opbygning af værktøjsmappen i den udgave, der blev afprøvet af de 4 projektvirksomheder.

Skema 1. Værktøjsmappens indhold og opbygning (1. udgave)

For at tydeliggøre forløbet med opbygning af miljøledelsessystemet blev nedenstående figur indsat i Guiden til alle værktøjer med markering af hvilken fase, værktøjet hørte under.