Styr på miljøet i vognmandsvirksomheder
4. Handlingsplan
4.1 Indledning
Modulet "Handlingsplan" giver forslag til, hvordan dine politikker og mål for virksomheden kan omsættes til praktisk arbejde, som sikrer en forbedring i din virksomheds påvirkning af miljøet.
Handlingsplanerne er ofte den praktiske måde til at indføre ændringer på. Ændringer som skal forbedre miljøet. Det vil sige, når du har besluttet at igangsætte en indsats til miljøforbedring, skal der udarbejdes en handlingsplan herfor.
4.2 Fremgangsmåde
Med modulet "Handlingsplan" er du gået skridtet videre i arbejdet med miljøet og ønsker løbende at forbedre din virksomheds påvirkning af miljøet gennem igangsætning af forskellige ændringer.
I modulet "Handlingsplan" beskrives hvordan, hvornår og hvem, der er ansvarlig, samt den forventede virkning. Når en handlingsplan er gennemført kan nye igangsættes. Dette sikrer, at din virksomheds miljøforhold løbende udvikles og forbedres.
Det anbefales at nøjes med at igangsætte en handlingsplan ad gangen, da det ofte er sværere at overskue og magte håndteringen af flere på en gang.
Når du arbejder med handlingsplaner på miljøområdet, har du været igennem de tidligere moduler, som er vist nedenfor.
Der er et sammenhæng mellem modulerne, som er vist ved hjælp af pilene i figuren.
Gennem "Registreringer og målinger" kan niveauet for virksomhedens miljøbelastning aflæses. Dette kan give anledning til udarbejdelse af en "Handlingsplan" for forbedringer. I det efterfølgende modul "Forbedrings-forslag" kan du få inspiration/forslag til forbedringer af miljøet. Forbedringerne af miljøet kan give anledning til ændring af din virksomheds "Politikker og mål" samt udarbejdelse af en ny "Miljøkortlægning".
Vi er nu i gang med det egentlige miljøarbejde, som kan udvikle dit arbejde og din virksomhed løbende.
4.3 Formål
Nedenfor har du mulighed for at vælge en beskrivelse af formålet med at opstille handlingsplaner på miljøområdet i din virksomhed.
Herigennem er du i gang med at arbejde med ændringer, som kan skabe forbedringer for din virksomhed. Denne proces medvirker til, at omfanget af miljøarbejdet løbende udvikles ved at gennemføre modulet flere gange.
Vær opmærksom på, at de handlingsplaner, der arbejdes med skal stemme overens med de politikker og målsætninger, du har beskrevet i modulet "Politikker og mål". Ellers må du tilbage til dette modul og formulere nye politikker og mål
Beskriv med egne ord eller vælg mellem følgende eksempler:
 | Via handlingsplaner ønsker vi at opnå en stadig forbedring af miljøforholdene i vor virksomhed. |
| Igangsatte handlingsplaner skal være afsluttet senest 1 ½ år efter opstart. |
| Der skal minimum igangsættes 2-3 handlingsplaner om året. |
| Egen formulering ……… |
4.3 Formål
| Indsæt tekst:
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
4.4 Ansvarlig
Nedenfor har du mulighed for at beskrive, hvem der er ansvarlig for opstilling, igangsættelse og opfølgning på handlingsplaner på miljøområdet i din virksomhed.
Du kan enten vælge selv at stå i spidsen for udarbejdelsen dvs. opstille alle handlingsplaner eller at involvere de fleste medarbejdere i arbejdet ved at bede alle om at komme med forslag til ændringer, der kan føre til miljøforbedringer i din virksomhed.
Det kan anbefales at inddrage flere medarbejdere, da virkningen erfaringsmæssigt er størst, når flest muligt bliver involveret. Arbejdet kan virke overvældende, men det er vigtigt, at du selv beslutter, hvilke forbedringsforslag, der skal føre til nye handlingsplaner, da disse kan have afgørende indflydelse på din virksomheds resultater.
Beskriv med egne ord eller vælg mellem følgende eksempler:
| Vognmanden er ansvarlig for igangsættelse og opfølgning på handlingsplaner. |
| ________________(navn, kørselsleder, miljøleder) er ansvarlig for igangsættelse og opfølgning på handlingsplaner. |
| Alle medarbejdere opfordres til at komme med forbedringsforslag og er ansvarlige for at medvirke til gennemførelse af handlingsplaner. |
| Egen formulering ……….. |
| Vognmanden er ansvarlig for at udforme al information til interne og eksterne parter. |
| Vognmanden igangsætter udformningen af al information til interne og eksterne parter. |
| _________________ udarbejder al information. |
| Egen formulering ……….. |
Nedenfor udfyldes og overføres oplysninger om hvordan arbejdet med handlingsplaner skal foregå i din virksomhed.
| Alle handlingsplaner samles i en mappe, som opbevares hos __________________ _______________________. |
| Alle medarbejdere kan, når de ønsker det, orientere sig om igangværende eller afsluttede handlingsplaner hos ____________________________________. |
| Egen formulering ……….. |
4.4 Ansvarlig
| Indsæt tekst:
|
||||||||||||||||||||||||
|
4.5 Vor arbejdsgang
| Indsæt tekst:
|
||||||||||||||||||||||||
|
4.6 Kommunikation
Nedenfor har du mulighed for at beskrive, hvordan der skal informeres om virksomhedens miljøarbejde både internt og eksternt.
Det kan kun anbefales, at holde et højt informationsniveau internt dvs. holde alle medarbejdere underrettet om, hvad der foregår.
Den eksterne information overfor kunder og offentlige myndigheder kan foretages mere selektivt afhængig af behov og ønske om ekstern profilering.
Beskriv med egne ord eller vælg mellem følgende eksempler:
Intern kommunikation:
| Gennem interne møder vil vi løbende holde alle vore medarbejdere orienteret om kommende og igangsatte handlingsplaner på miljøområdet. |
| Møde indkaldes ved ___________________. |
| Ansvarlig person ____________________. |
| Deltagere ____________________. (alle medarbejdere eller særlige grupper) |
| Vore handlingsplaner på miljøområdet vil løbende blive sat op på opslagstavlen __________________ (sted) til information for virksomhedens medarbejdere. |
| Egen formulering ……….. |
Ekstern kommunikation:
| Vore handlingsplaner vil fremgå af ’Miljøstatus’, som vil blive udsendt til alle interesserede parter, f.eks. kunder, kommune, medier. |
| Vore handlingsplaner vil fremgå af ’Miljøstatus’, som vil blive udsendt til alle interesserede parter, der henvender sig til virksomheden med et relevant ønske herom f.eks. kunder, kommune o.lign. |
| Egen formulering ……….. |
4.6 Kommunikation
| Indsæt tekst:
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
4.7 Skemaer
Følgende skemaer anvendes til "Handlingsplan":
4.7.1 Handlingsplan – Skema til at beskrive ændring eller aktivitet til miljøforbedring i virksomheden. Ved at nedfælde ændringen eller aktiviteten sikres muligheden for, at der sker noget på det område, man ønsker forbedret.
Vejledning til medarbejdermøder – Skemaer, der indeholder forslag til punkter i dagsorden, i forbindelse med medarbejdermøder, kan findes i modulet "8. Miljørapportering" i afsnittet 8.7.1 Vejledning til medarbejdermøder. Punkterne til dagsordenen skal sikre, at al vigtig information bliver kommunikeret videre til medarbejderne, så de dermed arbejder ud fra et fælles grundlag.
Miljøstatus – Skemaer til opgørelse over de vigtigste data fra dette - og foregående moduler - findes i modulet "8. Miljørapportering" i afsnittet 8.7.2 Miljøstatus. Skemaerne i Miljøstatus kan anvendes som informationsmateriale til kunder, myndigheder m.m.
Vejledning og skema til handlingsplan
Vejledning
Følgende punkter skal udfyldes i en handlingsplan:
Navn og evt. nummer på handlingsplan:
Noter navnet og evt. nummeret på handlingsplanen. Dermed kan du hurtigt skelne de
forskellige handlingsplaner fra hinanden.
Mål:
Beskriv hvad der forventes opnået med den aktuelle handlingsplan. Målet eller målene
skal så vidt muligt være målbare og realistiske, da det er motiverende at arbejde hen
imod mål, som er opnåelige.
Aktiviteter:
Beskriv de arbejdsopgaver og handlinger, der skal til for at opfylde målet eller
målene.
Tidsplan:
Beskriv hvornår de enkelte mål skal være opfyldt. Din virksomhed kan godt have flere
forskellige mål, hvoraf nogle kan opfyldes inden for en uge, mens andre vil tage længere
tid.
Ressourcer:
Beskriv hvor mange ressourcer, der afsættes til gennemførelse af handlingsplanen.
Ressourcer omfatter både de direkte omkostninger, f.eks. investering i ny teknik (kr.),
og indirekte omkostninger f.eks. til arbejdskraft (timer).
Ansvar:
For at sikre, at aktiviteterne gennemføres hensigtsmæssigt og i overensstemmelse
med målet, bør der ske en fordeling af ansvaret. Der skal udpeges en ansvarlig for hver
aktivitet, der iværksættes, og denne skal have de nødvendige beføjelser til at styre
aktiviteten.
Opfølgning:
For at sikre, at handlingsplanen gennemføres, skal der allerede ved opstart af
handlings-planen bestemmes, hvem der skal følge op på handlingsplanen, og hvor ofte
opfølgningen skal finde sted, f.eks. hver kvartal, måned eller uge.
Effekt:
Effekten af handlingsplanen vurderes efter afslutningen – gerne 3-6 måneder efter
– for at vurdere om, der skal igangsættes nye aktiviteter på dette område.
Handlingsplan |
||||||||||||||||||
| Navn eller nummer på handlingsplan:
|
||||||||||||||||||
| Mål:
|
||||||||||||||||||
| Aktiviteter:
|
||||||||||||||||||
| Tidsplan:
|
||||||||||||||||||
| Ressourcer:
|
||||||||||||||||||
| Ansvar og beføjelser:
|
||||||||||||||||||
| Opfølgning:
|
||||||||||||||||||
Effekt Vurderes efter handlingsplanens afslutning
|