| Forside | | Indhold | | Forrige | | Næste |

Offentlige grønne indkøb

1. Dokumentation af offentlige grønne indkøb

Miljøstyrelsen har sammen med koordinationsgruppen for offentlige grønne indkøb i slutningen af november 1999 indgået aftale med KPMG om at gennemføre et projekt vedrørende etablering af et enkelt og ubureaukratisk system for årlig dokumentation af miljø- og energibevidste indkøb i det offentlige.

Projektet er opbygget i 4 faser, med følgende indhold:
Fase 1: Udbygning af videngrundlaget med det formål at tilvejebringe en referenceramme for det offentliges indkøb. Det vil sige kortlægning af indkøb i den offentlige sektor samt kortlægning af, hvilke aktørgrupper der besidder hvilke data, og hvilke økonomisystemer der sædvanligvis anvendes. Herunder skulle datakvalitet og -tilgængelighed hos de forskellige aktører vurderes. Derudover skulle der i fase 1 udarbejdes en opgørelse for det samlede årlige indkøb i den offentlige sektor.

Fase 2: Udvikling af spørgeskema, der kan anvendes til en periodisk tilbagevendende spørgeskemaundersøgelse, som dokumenterer fremdriften i det offentlige grønne indkøb.

Fase 3: Afprøve, evaluere og tilpasse spørgeskemaundersøgelsen, så den kan udgøre en fast del af dokumentationsmodellen for offentlige grønne indkøb. Herunder tilvejebringe den første basisdokumentation for offentlige grønne indkøb. Spørgeskemaundersøgelsen skulle i første omgang gennemføres blandt maks. 600 indkøbsansvarlige, derefter skulle svarene analyseres og spørgeskemaet evalueres.

Fase 4: Udvikling af et modulopbygget system til dokumentation af offentlige grønne indkøb. På baggrund af de tidligere faser i projektet skal der udvikles moduler til registrering af offentlige grønne indkøb, og disse moduler skal vurderes i forhold til deres anvendelighed, fleksibilitet og robusthed.

Denne rapport er en gennemgang af spørgeskemaanalysen i fase 3, men der vil være en kort opsummering af de væsentligste konklusioner fra de foregående faser i det efterfølgende kapitel.

1.1 Baggrund for projektet

Der er stigende fokus på den miljøbelastning, der stammer fra produktion, brug og bortskaffelse af produkter, og der er behov for en styrket miljøindsats, der retter sig mod dette.

Da den offentlige sektor er storforbruger af produkter og tjenesteydelser, er det naturligt, at det offentlige går foran og viser et godt eksempel ved at efterspørge renere produkter. Dette vil dels betyde en mindre miljøbelastning fra den offentlige sektor, dels føre til, at markedet for renere produkter stimuleres.

Efter Miljøloven skal offentlige myndigheder virke for lovens formål ved anlæg og drift af offentlige virksomheder samt ved indkøb og forbrug.

I Cirkulære om miljø- og energihensyn ved statslige indkøb af 7. februar 1995 er det mere detaljeret fastlagt, at alle statslige institutioner skal inddrage miljø- og energihensyn ved indkøb på lige fod med andre hensyn, f.eks. pris, kvalitet m.m., og at dette skal gennemføres ved at institutionen formulerer en miljøbevidst indkøbspolitik, udarbejder en handlingsplan for gennemførelsen og løbende dokumenterer de opnåede resultater.

Da der ikke findes tilsvarende regler for amter og kommuner, har Miljø- og Energiministeriet, Amtsrådsforeningen, Kommunernes Landsforening samt Københavns Kommune og Frederiksberg Kommune november 1998 indgået aftale om, at hele den offentlige sektor bør inddrage miljøforhold ved indkøb og forbrug, og at dette bør ske i et nært samarbejde mellem parterne.

Parterne er enige om, at indførelsen af miljø- og energibevidste indkøb i hele den kommunale sektor bør ske ved aftale. Kommunernes Landsforening, Amtsrådsforeningen, Københavns Kommune og Frederiksberg Kommune er enige om at arbejde for, at alle kommuner og amter gennemfører en miljø- og energibevidst indkøbspolitik. Udgangspunktet skal tages i de intentioner, der ligger i cirkulæret for de statslige institutioner, og i de rammer, som aftalen afstikker for den videre indsats. De enkelte kommuner og amter fastsætter mål, vælger indsatsområder samt udarbejder planer for, hvordan målene nås. Parterne gør status for indsatsen 2 år efter aftalens indgåelse, dvs. inden udgangen af år 2000, og det er aftalt, at aftalen udløber i år 2004 med henblik på revision.

For at understøtte og fremme gennemførelsen af en miljøbevist indkøbspolitik i hele den offentlige sektor er der nedsat en koordinationsgruppe med repræsentanter for Kommunernes Landsforening, Amtsrådsforeningen, Københavns Kommune, Frederiksberg Kommune og Miljø- og Energiministeriet.

Nærværende projekt er iværksat af Miljøstyrelsen i samarbejde med koordinationsgruppen for offentlige grønne indkøb. Til projektet har været nedsat en arbejdsgruppe bestående af medlemmerne fra koordinationsgruppen. Denne arbejdsgruppe har fungeret som styregruppe for projektet. Projektets formål har været at give en samlet fremstilling af grønne indkøb i det offentlige samt danne udgangspunkt for at vurdere fremdriften inden for området

1.2 Opsummering af konklusionerne fra de foregående faser

1.2.1 Udbygning af videngrundlaget - fase 1

Udbygning af videngrundlaget har taget afsæt i de erfaringer, der blev indhentet i forprojektet⁴.

En central del af fase 1 var at kortlægge en række forhold vedrørende indkøb i det offentlige. Det blev blandt andet gjort ved en omfattende telefonrundspørge hos alle amter og kommuner, baseret på et standardspørgeskema. Spørgsmålene var centreret omkring organisering af indkøb, indkøbspolitikker samt valg af IT-systemer.

Telefonsurveyet viste, at kommunerne er meget forskelligt organiseret med hensyn til indkøb. De store kommuner er generelt mere centralt organiseret end de små. Størstedelen af kommunerne har decentralt koordineret indkøb, det vil sige, at der fra centralt hold indgås indkøbsaftaler, som kommunens institutioner kan anvende, men kun i ca. en fjerdedel af kommunerne er institutionerne forpligtet til at benytte centralt forhandlede aftaler. Ca. en fjerdedel af kommunerne har en central indkøbschef, og i de små kommuner er det mindre end 20 procent, der har en fuldtidsmedarbejder med ansvar for indkøb. Amterne er på flere områder organiseret som de store kommuner og dermed mere centralt orienteret i deres indkøbsorganisering.

Langt hovedparten af kommunerne registrerer deres indkøb på artskonto i finansbogholderiet med beløbsangivelse og ca. 10 procent af kommunerne (lidt højere for amterne) har et indkøbssystem, hvor der både registreres på varenummer, -mængde og -beløb. Dette medfører, at man for hovedparten af indkøbene ikke registrerer, hvilke konkrete varer, der bliver købt ind, og at det derfor er vanskeligt at dokumentere andelen af grønne indkøb.

Samlet set medfører disse forhold, at der er store forskelle i den information om grønne indkøb, de forskellige amter og kommuner er i besiddelse af, både hvad angår omfanget af information, men også kvaliteten af den information, der kan tilvejebringes.

Langt hovedparten af kommunerne og amterne benytter Kommunedatas system, men der er en del, der har angivet, at de er på vej over i andre systemer. Staten bruger hovedsagligt SCR, men er ved at konvertere til Navision Stat.

Det var centralt for projektet, at der blev etableret en afgrænsning af den offentlige sektor, der matcher Danmarks Statistiks, således at de grønne indkøb som andel af det samlede indkøb estimeres på en ensartet og konsistent måde fremover. Det blev aftalt med koordinationsgruppen og Danmarks Statistik, at "det offentlige" blev afgrænset til integrerede offentlige institutioner, sociale kasser og fonde og offentlige, selskabslignende virksomheder.

KPMG kontraherede med Danmarks Statistik for at få udviklet en robust og fremtidssikret opgørelse over de samlede offentlige indkøb, der kunne bruges som referenceværdi i forhold til grønne indkøb. Der viste sig store problemer med dels at få afgrænset den offentlige sektor i forhold til sådan en værdi, dels at få præciseret de offentlige standardkonti, så opgørelsen vil være brugbar som referenceværdi. Danmarks Statistik arbejder stadig på sagen, men har givet et foreløbigt tal for offentlige indkøb på ca. 140 mia.kr.

I projektet er set detaljeret på data tilgængeligheden for aktørgrupperne Amter, Kommuner, Staten og Kommunernes Indkøbscentral (SKI) og IT-leverandører og kun i mindre grad på leverandører af varer og tjenesteydelser.

E-handel må forventes radikalt at ændre den måde, som mange af de daglige indkøb foretages på. Det vil via e-handel blive langt lettere at informere om, hvilke varer der er indgået rammeaftaler for, om varen er registreret som grøn, priser, leveringsbetingelser osv.

De fleste kommuner angiver, at de har decentralt koordineret indkøb. Via e-handel vil det være muligt at koordinere indkøbene for de enkelte institutioner og andre indkøbsenheder. Et stærkt statistikmodul kombineret med en registrering af, om varen er grøn eller ikke grøn, vil give et meget detaljeret billede af kommunens indkøb. Det vil dog fortsat være tidskrævende at registrere, om en vare er grøn, da varerne skal miljøvurderes, inden de bliver lagt ind i indkøbsmodulet.

1.3 Udarbejdelse af spørgeskema - fase 2

Udarbejdelsen af spørgeskemaet tog udgangspunkt i spørgsmål og svar fra telefonsurveyet, som blev anvendt til at målrette spørgeskemaet og udarbejde det første udkast. Spørgeskemaet samt vejledning (med den tilhørende definition af offentlige grønne indkøb, se bilag 1 og 2) blev diskuteret med Styregruppen for projektet, og der blev udarbejdet et revideret udkast.

Der blev efterfølgende nedsat et brugerpanel med institutioner fra de respektive dele af den offentlige sektor. De blev undervejs bedt om dels at kommentere på spørgeskemaet, dels at kommentere vejledningen til spørgeskemaet, definition af grønne indkøb og definition af e-handel. Brugerpanelets svar blev ligeledes brugt til at revidere spørgeskemaet samt til at tjekke forståeligheden og anvendeligheden af de til spørgeskemaet vedlagte papirer.

Megafon, som er et professionelt research- og analyseinstitut, blev bedt om at kommentere spørgeskemaet samt kvalitetssikre spørgsmålene. Megafons input blev anvendt til udarbejdelse af et nyt udkast til spørgeskema, der igen blev diskuteret med styregruppen. Megafon blev ligeledes bedt om en vurdering af det endelige spørgeskemas kvalitet, og deres kommentarer findes som bilag 3 i denne rapport. Megafon har haft to forskellige eksperter til henholdsvis at kommentere og rådgive på udkast samt kvalitetsvurdere det endelige resultat.

Kommunernes Landsforening, Amtsrådsforeningen og Miljø- og Energiministeriet udfærdigede forsidebreve på eget brevpapir og spørgeskemaet blev sendt ud til 275 kommuner, 14 amter, 20 departementer, 100 statslige institutioner og 25 offentlige selskabslignende virksomheder. Med spørgeskemaet blev der sendt en vejledning indeholdende en definition på grønt indkøb og e-handel (bilag 2).

En uge efter at svarfristen var overskredet, blev der sendt rykkerskrivelse ud til de enheder, der ikke havde besvaret spørgeskemaet, og ca. tre uger efter blev der lukket for flere besvarelser.

1.4 Usikkerhedsmomenter i undersøgelsen

Spørgsmålet om grønne indkøb er et meget komplekst og informationskrævende område. Som de indledende faser afdækkede, er der mange aktører, og indkøb er i den offentlige sektor meget forskelligt organiseret. Lige fra en central indkøber, der forestår den offentlige enheds samlede indkøb og selv formulerer krav i indkøbsaftaler, til at indkøbskompetencen er decentraliseret og fordelt på flere ansvarlige. Det gør det vanskeligt at få et samlet overblik over grønne indkøb i den offentlige sektor. Ligeledes kan anvendes forskellige definitioner af grønne indkøb i de offentlige enheder, selvom der til vejledningen er udarbejdet en operationel definition som respondenten skulle tage udgangspunkt i. Der kan være steder, hvor man har benyttet andre og selvudviklede definitioner, som det kan være svært at se bort fra.

Resultatet af denne første undersøgelse giver en status for offentlige grønne indkøb. Spørgeskemaundersøgelsen når først sit fulde potentiale som basisdokumentation, når den har været udført et par gange, og der er flere år med samme dokumentationsmateriale at sammenligne med.

I gruppen af amter og kommuner er der sendt spørgeskemaer ud til alle, mens der kun er udsendt til en lille gruppe af statslige institutioner og virksomheder. Dette indebærer, at man skal være forsigtig med at drage direkte sammenligninger imellem stat, amt og kommune. I analysen har vi endvidere valgt at fjerne gruppen af offentlige selskabslignende virksomheder, fordi gruppen, der har svaret, er meget lille.

Gruppen af amter består af i alt 13 besvarelser og hver amts besvarelser tæller således ca. 8%. Dette giver nogle meget store spring i procentsatserne i undersøgelsen, selvom det er et meget lille antal, der flytter sig, hvilket man skal være opmærksom på, når man sammenligner de 3 grupper.

Sammensætningen af gruppen, der ikke har besvaret spørgeskemaet, er ikke analyseret nærmere. Denne gruppe udgør 8% i amterne, 18% i staten og 23% i kommunerne.

Der er ikke taget højde for enhedernes størrelse i analysen. Således indgår eksempelvis små og store kommuner med lige stor vægt i analysen. Det samme gælder for staten, hvor der er stor forskel på de respektive enheder, der har besvaret spørgeskemaet. Hvorvidt de i analysen påpegede forskelle mellem stat, amt og kommune skyldes forskellig størrelse på de respektive enheder, kan ikke afgøres på baggrund af denne undersøgelse.

⁴ Forprojektet "Dokumentation af offentlige grønne indkøb" som KPMG udarbejdede for Koordinationsgruppen for offentlige grønne indkøb og som blev offentliggjort juni 1999

| Forside | | Indhold | | Forrige | | Næste | | Top |