| Forside | | Indhold | | Forrige |

Grøn elektronik i offentlige indkøb

Bilag A

10 beretninger om miljøbevidste indkøb

1. Interview med et ministerium

Den interviewede er edb-assistent, og har været ansat i 18 år i dette ministerium. Deraf har hun de sidste 8 år været i edb-afdelingen. I al den tid har hun haft indkøb under sig.

Hun bruger omkring 5-10% af sin arbejdstid på indkøb, men det er meget varierende. Hun er ikke med i nogen netværk, der diskuterer indkøb af IT, men mener at indkøbsafdelingen deltager i indkøbsfaglige netværk.

1.1 Organisering af kontorelektronikindkøbet

De er 2 medarbejdere i IT-afdelingen, som står for indkøb af IT-udstyr. Alle andre indkøb foretages af ministeriets centrale indkøbsafdeling. Indkøbet af kontorelektronik er skilt ud fra indkøbsafdelingen, da de ikke har den faglige kompetence til det i indkøbsafdelingen.

Det sidste indkøb, der blev foretaget, var skærme. Der blev valgt 7 skærme af forskellige mærker, som var inde til afprøvning i ministeriet. De blev testet af medarbejderne og af IT-sektionen. De blev sammenlignet og vurderet og der blev taget højde for både miljø og pris og kvalitet.

1.2 Erfaringer med miljøbevidste indkøb

Den interviewede ved ikke om ministeriet har en grøn indkøbspolitik. Der findes nogle generelle retningslinier omkring køb af PCer som sikkerhedsudvalget har udarbejdet. Det er mest omkring arbejdsmiljø. Disse retningslinier følger den interviewede, når hun køber IT-udstyr ind.

På arbejdspladsen er der erfaring med at stille miljøkrav omkring PCers energiforbrug, stråling fra skærme, samt bortskaffelsen af PCerne. Indkøberen nævner selv, at hun ikke er ekspert i miljømærkerne, og primært tager brugernes udgangspunkt, når hun køber kontorelektronik.

Kravene til energiforbrug forsøger de at kigge på hver gang. Alle deres skærme og printere kører med nedslukningsfunktion.

Sidst de skulle købe PCer, havde de flere på prøve, og der blev også tænkt på energi. De vidste, at dem, de havde haft før, ikke var så "smarte med hensyn til energiforbruget". Det var primært energiforbruget, der blev stillet krav til. Til dette indkøb af PCer blev der nedsat et udvalg på 9-10 medarbejdere, herunder medarbejdere fra sikkerhedsudvalget. De var med til at træffe beslutning om hvilke PCer, der skulle indkøbes, og de var rundt i hele huset og vise den valgte PC frem.

De valgte en model, der er service på. Servicen har stor betydning for valg af leverandør. Det skyldes, at de tidligere har haft problemer på dette område. Deres erfaring er, at de hellere vil bruge flere ressourcer på en god leverandør, der yder god service end at stå med store problemer senere.

De bruger ofte Statens og Kommunernes Indkøbs Service. Den interviewede vurderer, at 90% af deres indkøb foregår via rammekontrakter.

Deres indkøb er af og til i EU-udbud. Hun har ikke erfaring med at stille miljøkrav ved EU-udbud, da de har sagsbehandlere til dette arbejde.

Det brugte udstyr, bliver bortskaffet gennem et firma, der sorterer og genbruger delene. Det er et firma, de har valgt efter, at der er kommet regler om bortskaffelse af kontorelektronik. Førhen kunne de sælge udstyr til alle mulige, der var interesserede. Nu gør de det omvendt, de betaler for at komme af med det.

1.3 Information og kilder til miljøviden

Den interviewede kender Svanemærket, og hun mener, hun kan bruge det i kraft af, at hun kender det. Hun understreger, at hendes viden omkring mærket ikke er bred. Problemet ved at bruge mærket er, at hun ikke møder mærket så mange steder, og hun ville kunne bruge det mere, hvis det var mere udbredt.

Hun kender ikke Miljøstyrelsens Miljøvejledninger, men mener, at indkøbskontoret kender dem. IT-brancheforeningens miljødeklarationer kendes heller ikke.

Den interviewede føler, at hun står meget til ansvar over for brugerne af kontorelektronikken. De fortæller hende, hvad de mener om de indkøbte produkter på godt og ondt, og det må hun tage til efterretning, når der købes nyt udstyr.

1.3.1 Kommunikation mellem sælgerne og indkøber

Kontakten til leverandørerne foregår både telefonisk og personligt. Den interviewede oplever, at sælgerne ikke altid lytter til de krav og spørgsmål der stilles. Når de kommer ud, så er det ofte med et fast program, de har tilrettelagt hjemmefra. Generelt går de ikke så meget op i det med miljø, og hun oplever ikke, at miljø er en væsentlig konkurrenceparameter. Det er som regel prisen og navnet på varen, der konkurreres på.

Hun oplever, at miljøinformationen fra leverandørerne som regel er noget der refererer til godkendelser. Det er så op til indkøberen selv, hvis man vil søge mere viden, om hvad god-kendelserne står for.

Den interviewede mener, at de miljøvenlige produkter stadig er noget dyrere, men økonomien i den sammenhæng er ikke en barriere for ministeriet, da der er så mange andre hensyn, der også skal afvejes i forhold til pris og kvalitet.

1.4 Holdninger, barrierer og behov

Den interviewede oplever, at hun mangler mere viden om miljøhensyn ved indkøb af kontorelektronik. På arbejdsmiljøsiden kan hun læne sig op ad sikkerhedsudvalget, men en tilsvarende opbakning har hun ikke på miljøsiden.

Hun savner noget materiale at slå op i. Måske kunne et seminar om indkøb af grøn kontorelektronik også være interessant. Hvis hun skal prioritere, så vil et edb-kursus blive valgt først.

I fremtiden håber hun, at miljøhensyn bliver noget leverandørerne automatisk tager højde for. Hun forventer, at man i fremtiden ikke bare konkurrerer på pris, som det stort set er i dag. Desuden forventer hun, at det bliver mere naturligt for sælgerne at kunne fortælle om miljøsiden.

Hun mener, hendes eget ansvar for at reducere miljøbelastningen som offentlig indkøber er pænt stor. Det er vigtigt, at hun tager et ansvar som indkøber på alle medarbejdernes vegne.

2. Interview med et ministerium

Til interviewet deltog servicechefen og edb-chefen. Servicechefen har det overordnede ansvar for indkøb af kopimaskiner, telefoner, fax-maskiner og AV-udstyr. Edb-chefen har det overordnede ansvar for indkøb af PCer, printere m.v. De har været ansat i dette ministerium i henholdsvis 1 1/2 år og 35 år.

2.1 Organisering af kontorelektronikindkøbet

Det er udelukkende de 2 afdelinger, serviceafdelingen og edb-afdelingen, der står for indkøb i ministeriet.

De 2 interviewede bruger ca. 1 time om dagen på indkøb i hver afdeling. Tiden til indkøb i serviceafdelingen vedrører ikke kun elektronik. Den indbefatter også indkøb af møbler, kontorartikler m.v. I realiteten bruger de i øjeblikket ikke meget tid på indkøb af kontorelektronik, da de har en leasingaftale for deres kopimaskiner. I den aftale er der ikke tænkt på miljø, men det vil ministeriet stille krav om, næste gang den skal fornyes.

Ministeriet har en miljøhandlingsplan, som også indeholder en grøn indkøbspolitik. Her er kontorelektronik også med som et specifikt område.

De anvender Statens og Kommunernes rammekontrakter, for ca. 75% af indkøbene. Sidst de købte PCer brugte de ikke rammekontrakterne, da der ikke fandtes en SKI-aftale med den pågældende leverandør. De syntes, der er et problem ved, at rammekontrakten på datamater kun fornyes hver fjerde år. De turde ikke bruge den ved deres sidste PC-køb, da aftalen her var 4 år gammel og de var bange for, at aftalen ikke havde fulgt med den teknologiske udvikling på markedet.

Deres holdning er, at SKI er nødt til at genforhandle IT-rammekontrakterne meget oftere, så de altid har noget af det nyeste udstyr.

2.2 Erfaringer med miljøbevidste indkøb

Ministeriet har en miljøhandlingsplan, hvor miljøbevidste indkøb indgår. Her er det præciseret, at den grønne indkøbspolitik også omfatter kontorelektronik.

Den ansvarlige IT-indkøber har mange erfaringer med, at stille miljøkrav når hun køber PCer og skærme. Det er både krav om miljø, energi og arbejdsmiljø. Fx at der skal være energibesparende nedslukningsfunktioner, ingen bromerede flammehæmmere og mulighed for genanvendelse.

De stiller det altid som et krav når der laves kontrakter, at produkterne skal være miljømæssigt og ergonomisk i orden.

Begge indkøbere er meget opmærksomme på de arbejdsmiljømæssige forhold. Når de skal prioritere mellem arbejdsmiljø og miljø, er det arbejdsmiljø, der kommer i første række. Fx havde IT-indkøberen valget mellem "en meget grøn computer" og en mindre grøn. Her larmede den grønne computer for meget, og blev derfor fravalgt.

Medarbejderne kan ikke holde en larmende PC ud, og deres krav lytter indkøberne generelt meget til. I serviceafdelingen opfatter de ministeriets medarbejdere som deres kunder, så de baserer meget af deres arbejde på medarbejdernes ønsker.

Prisen er ikke en forhindring for at stille miljøkrav. De går efter gode og gedigne kvalitetsprodukter og accepterer, at de koster mere end de andre. De er parate til at betale lidt ekstra for en god kvalitet, og det indbefatter også miljø og arbejdsmiljø.

De interviewede gør opmærksom på, at de opfatter miljø meget bredt, og at det i deres bevidsthed også omfatter arbejdsmiljømæssige forhold.

De kender begge Svanemærket, men møder det meget sjældent på kontorelektronikprodukter. Deres kendskab til mærket kommer fra deres private forbrugererfaringer.

Til gengæld møder de ofte TCO-mærket, og det bruger de meget. Det beskrives som et af holdepunkterne, når de skal stille miljø- og arbejdsmiljøkrav til skærme. Det betyder meget for dem, at miljømærkerne er troværdige, og at de er kontrollerede af en tredje part.

De interviewede er skeptiske over for IT-Brancheforeningens miljødeklarationer, de foretrækker at få oplysningerne fra et uvildigt sted. De mener, at Brancheforeningens indsats er fornuftig nok, det viser at de gør noget på området, men deres oplysninger kan ikke stå alene.

Med hensyn til bortskaffelsen bliver tonerpatronerne genanvendt, det har de et firma til at stå for. De skrottede PCer afleveres til Slots- og Ejendomsstyrelsen som sørger for at de bliver korrekt destrueret. De garanterer at det bliver gjort efter lovens regler. Der er ikke noget elektronik, der bliver smidt i det almindelige affald i ministeriet.

2.3 Information og kilder til miljøviden

Indkøberen der står for indkøb af PCer finder sine oplysninger og miljø og arbejdsmiljø på Internettet, hos leverandørerne.

Inden for indkøb af kopimaskiner vil de fremover stille miljøkrav til udlejerne af maskinerne. De oplever, at leverandørerne af kopimaskiner gør meget opmærksom på det miljømæssige især omkring genanvendelsen af maskinerne. Gennem leverandørernes markedsføring er de blevet opmærksomme på, at det er relevante krav at stille til udlejerne.

Indkøberen af kopimaskiner havde for nylig et større indkøb af mobiltelefoner, og her fandt han oplysninger i fagblade samt i Slots- og Ejendomsstyrelsen, og det endte med, at de formidlede et køb, men der var ikke nogen miljømæssige overvejelser med ind over.

HK er blevet brugt, når der skal formuleres arbejdsmiljømæssige krav til produkterne. Her er også Arbejdstilsynets vejledninger om edb-arbejdsmiljø blevet brugt.

Indkøberen af PCer er opmærksom på, at hvis produkterne overholder de svenske krav til miljø og ergonomi, så er de meget langt. Det henter hun oplysninger om på Internettet.

De kender godt Miljøstyrelsens Miljøvejledninger, men bruger dem ikke så meget. De søger som regel oplysningerne selv fra indkøb til indkøb. På IT-området sker der hele tiden noget, og oplysningerne skal derfor være helt nye.

De mener at Miljøstyrelsen er for lidt synlige med deres Miljøvejledninger. De kender og bruger arbejdstilsynets vejledninger, men oplever ikke, at Miljøstyrelsen kommer så godt ud til indkøberne med deres vejledninger sammenlignet med Arbejdstilsynets vejledninger.

2.3.1 Kommunikationen med leverandørerne

Kommunikationen med leverandørerne foregår direkte. De 2 interviewede oplever, at leverandørerne selv gør noget ud af at oplyse om det miljømæssige.

"Man har jo opdaget, at man kan kapre kunder ved at reklamere for de grønne tiltag. (..)Vi kan regne med, at dem der ikke siger noget, de har nok heller ikke rigtigt gjort noget ved det".

De interviewede oplever, at der er sket meget på det miljømæssige område i de seneste år. Leverandørerne er blevet meget mere opmærksomme på, at imødekomme de miljømæssige krav de stilles over for i hvert fald leverandørerne af kvalitetsprodukter.

De oplever også, at leverandørerne er bevidste om, at ministeriet er en statsinstitution, og derfor har miljøbevidste indkøb på dagsordenen.

Leverandørernes miljøoplysninger oplever de interviewede troværdige, når der fx refereres til en ISO-standard. Ellers har de en vis skepsis med, når leverandørerne anpriser deres egne produkter fx med hensyn til miljø og arbejdsmiljø.

2.4 Holdninger, barrierer og behov

De interviewede er generelt meget interesserede i at stille krav til leverandørerne om miljø og arbejdsmiljø. Den kvindelige informant (som er chef for edb-afdelingen) oplever, at det har haft betydning, at de i mange år har været 2 kvinder i edb-afdelingen. Deres værdier er anderledes end på andre lignende arbejdspladser, og det har bl.a. betydet, at miljø og arbejdsmiljø har været i højsædet gennem mange år.

De interviewede mener, at forhindringerne ved at stille miljøkrav blandt andet ligger i, at miljømæssige hensyn halter bagud den øvrige IT-udvikling. Man har udviklet teknikken, men miljødelen er ikke blevet prioriteret i den udvikling. Sådan har det i hvert tilfælde været tidligere, måske er det i bedring nu, fortæller den interviewede IT-chef.

De ser miljøudviklingen inden for kontorelektronik som fremadskridende i en positiv retning, det er deres klare indtryk. Leverandørerne undrer sig ikke over, at de stiller miljøkrav, det er de forberedt på. De 2 interviewede forventer, at den udvikling vil fortsætte.

Hvis de skulle have mere information om miljøbevidste indkøb, så skulle det være noget der lå i en samlet form. I dag er det en kunst at få opsamlet information på den letteste måde, og de vil gerne have hjælp til det.

"Det skal samles, så det hele står på et sted, det som man har brug for. Nogen skal sidde og plukke det ud for mig, så jeg lige kan gå ind og se en nem og overskuelig oversigt".

IT-indkøberen savner, at der bliver afholdt et seminar om emnet. Hun ville gerne prioritere at bruge en dag på det. Hun har aldrig set seminarer udbudt inden for miljøbevidste indkøb. Hvis hun skulle deltage, skulle det handle specifikt om IT-indkøb.

3. Interview med en institution under Forsvaret

Den interviewede institution er en afdeling i Forsvaret, det vil sige en statslig institution. Institutionen har i alt ca. 2000 ansatte, hvor indkøbsafdelingen står for et centralt indkøb af alle former for indkøb til alle de ansatte. Budgettet for indkøb af kontorelektronik var sidste år omkring 5 millioner kr.

Den interviewede person er en blandt 9 personer, der står for hele institutionens indkøb herunder også indkøb af edb-udstyr og andet kontorelektronik. Den interviewede har en titel af indkøber og regnskabsfører, og har siddet i indkøbsafdelingen de sidste 8 år.

3.1 Organisering af kontorelektronikindkøbet

Der eksisterer en central IT-afdeling, der står for support, installation af udstyr, samt anbefalinger vedrørende indkøb af kontorelektronik. Selve indkøbene står den centrale indkøbsafdeling for. Den interviewede person er ansat i indkøbsafdelingen.

IT-indkøb foregår derfor på den måde, at IT-afdelingen i samarbejde med brugeren finder ud af, hvad der skal købes ind. Herefter kontaktes indkøbsafdelingen, der står for selve indkøbet. Indkøbsafdelingen følger de rammekontrakter Forsvaret enten selv har indgået (via Forsvarets Informatiktjeneste eller Materiel Kommandoen) eller rammekontrakterne fra Indkøbs Service. For alt indkøb gælder, at 60% af indkøbene foregår via Forsvarets egne rammekontrakter og 30% foregår gennem Indkøbs Services rammekontrakter. For edb-området gælder derimod, at det er Indkøbs Services rammekontrakter, der følges, dog kombineret med Forsvarets yderligere krav. Forsvaret stiller store krav til sikkerheden af systemerne, hvorfor der for computere, printere og andet edb-udstyr, der kobles på nettet, er stillet krav til hvilke specifikationer, udstyret skal overholde. Der er således udarbejdet rammekontrakter på udstyr og modeller, der overholder disse krav. Der er derfor på dette område på forhånd udvalgt modeller, der skal vælges imellem ved indkøb.

På denne måde adskiller IT-indkøbet sig fra det øvrige indkøb, fordi der er stillet specielle krav til sikkerhedsforhold ved systemerne. Derudover adskiller IT-indkøbet sig også ved, at der er en speciel IT-afdeling, som fastsætter, hvad der skal købes ind, hvorefter ordren sendes til indkøbsafdelingen. For PCer er det dog ikke altid, at bestillingen går gennem indkøbsafdelingen. IT-afdelingen kan tage direkte kontakt til leverandørerne på rammekontrakten, hvorefter ordren og betalingen foregår gennem indkøbsafdelingen.

For alle andre indkøb har indkøbsafdelingen en lidt større indflydelse på selve indkøbet. Valget foregår dog altid i samarbejde med brugeren eller de enkelte afdelinger. Indkøbet er generelt karakteriseret ved, at der foregår mange små "her og nu"-indkøb.

Generelt forsøger man at tage hensyn til miljøet i indkøbsafdelingen. Der er opstillet en indkøbspolitik, der foreskriver, at der skal tages hensyn til miljøforhold som returordninger, miljøvenlig bortskaffelse og lavt energiforbrug. Det er dog ikke i alle tilfælde, at miljøforholdene er den primære indkøbsfaktor. Ofte prioriteres en god service og hurtig levering højere, hvorfor der ofte handles ind lokalt, og hvorfor rammekontrakter ikke altid følges på alle områder.

3.2 Erfaringer med miljøbevidste indkøb

Der eksisterer en grøn indkøbspolitik på IT-området, hvor IT-udstyr med lavt energiforbrug, udstyr der kan genanvendes, eller returordninger prioriteres højest. Institutionen har egen afdeling, hvor IT-udstyr og andet elektronisk udstyr skilles ad og dele om muligt genanvendes. Herfra sendes det videre til genanvendelse eller korrekt bortskaffelse.

Den interviewede person har ingen erfaringer med miljøbevidste IT-indkøb, da det i langt de fleste tilfælde er Forsvarets fælles rammekontrakter, der følges på området. Den interviewede har således heller ingen erfaring med brug af indkøbsværktøjer på IT-området.

3.3 Information og kilder til miljøviden

Ifølge den interviewede er der en forholdsvis lav miljøviden i indkøbsafdelingen. Heller ikke IT-afdelingen, der står for det endelige valg af PCer, printer m.m., har den store viden om elektronikprodukters miljøforhold. Der eksisterer uddannede miljømedarbejdere andet sted i organisationen, men hverken i indkøbs- eller IT-afdelingen.

Da IT-afdelingen er adskilt fra indkøbsafdelingen, indgår miljøforhold kun ved indgåelse af rammekontrakter, hvor sikkerhedsforhold og leveringsbetingelser dog har meget høj prioritet. Det er desuden Indkøbs Service eller Forsvarets Informatiktjeneste, der indgår i rammekontrakterne, hvorfor selve institutionen ikke har anvendt redskaber til miljørigtige indkøb i forbindelse med indkøb af edb-udstyr.

3.4 Holdninger, barrierer og behov

Holdningen til miljøaspektet ved indkøb er forholdsvis positiv. Især energiforbrug, genanvendelse og returordninger bliver prioriteret, men i sidste ende er det ofte leveringssikkerhed, driftssikkerhed og sikkerhedskravene til edb-udstyret, der har den største betydning. På grund af disse prioriteringer sker det derfor også, at der indkøbes edb-udstyr uden om rammekontrakterne for at få en hurtig lokal service. I disse tilfælde bliver der ikke taget hensyn til miljøforhold, da det er leveringsbetingelserne, der er det primære i handlen.

Barriererne hos denne afdeling af Forsvaret er således dels store sikkerhedskrav, som muligvis kan betyde, at miljøvenlige produkter ikke vælges. Der er dog ikke nødvendigvis sammenfald mellem sikkerhed og miljøvenlighed. Derudover er der ønske om lokal hurtig service, der også kan tilsidesætte miljøkrav.

På nuværende tidspunkt har miljøet således ikke altid første prioritet ved indkøb og indgåelse af rammekontrakter, men den interviewede kan fornemme, at miljøet får en højere og højere prioritet. Der er inden for de sidste par år sket meget inden for miljøområdet, og det forventes, at det vil prioriteres meget højere i fremtiden.

Den interviewede erkender imidlertid, at viden om miljøforhold i forbindelse med indkøb er lav, hvorfor det også er simple forhold som returordninger og energiforbrug, der udelukkende tages hensyn til. Større krav til miljøet i fremtidens indkøb betyder således, at der vil være et behov for miljøkurser, der direkte henvender sig til indkøbere. Hensyntagen til miljøet skal imidlertid besluttes øverst i organisationen for at have en effekt. Miljøforhold bør desuden indgå mere aktivt ved indgåelse af rammekontrakter samtidig med, at der bør opstilles regler for miljøkrav ved lokale indkøb.

4. Interview med en undervisningsinstitution

Den interviewede afdeling er en del af en større statslig undervisningsinstitution. På undervisningsinstitutionen er indkøbet delt op i flere afdelinger, der følger de enkelte enheder eller afdelinger på institutionen. Afdelingen, den interviewede person kommer fra, er en IT-afdeling, der står for indkøb af edb-udstyr, repro-udstyr og AV-udstyr til et par hundrede ansatte, hvilket er ca. en femtedel af hele undervisningsinstitutionens ansatte. Denne IT-afdeling købte edb-udstyr for ca. 3 millioner kroner sidste år.

Den interviewede person er teknisk chef for IT-afdelingen, og står for det overordnede ansvar for afdelingen. IT-afdelingen står for indkøb, installation af edb-udstyr, samt IT-drift, administration og support. Den interviewede har været i IT-afdelingen i 2 år, og har tidligere arbejdet med IT-rådgivning i en kommune. Den interviewede er cand.scient. af uddannelse.

Der er i alt 11 personer ansat i afdelingen, hvoraf ca. en tredjedel årsværk går til indkøb. Heraf bruges hovedparten af tiden på indkøb af kontorelektronik. Der er en person i afdelingen, der fast står for det praktiske ved indkøbet – bl.a. kontakten med leverandørerne.

4.1 Organisering af kontorelektronikindkøbet

Uddannelsesinstitutionen består af flere enheder og afdelinger, hvoraf IT-indkøbet følger disse enheder. Det vil sige, at der foregår IT-indkøb decentralt flere stedet på institutionen. Der er omkring 7-10 afdelinger med hver deres IT-afdeling og indkøb af IT-udstyr. Der er generelt stor forskel på, hvordan indkøbene i de enkelte afdelinger er organiseret. Den interviewede afdeling samler eksempelvis selv deres computere ud fra dele, der indkøbes hos forskellige leverandører. De andre afdelinger køber færdige computere hos leverandører. De beskrevne forhold vedrørende indkøb er således kun repræsentative for den interviewede afdeling.

Tidligere blevet IT-indkøbet administreret centralt for hele uddannelsesinstitutionen, men det er flere år siden, da institutionen var mindre. Der er således med tiden sket en opdeling af indkøbene i lidt mindre enheder.

IT-indkøbet i den interviewede afdeling foregår altid ved, at markedet vurderes fra gang til gang. Afdelingen vil ikke binde sig op på faste leverandører eller for få leverandører. IT-afdelingen benytter sig ikke af Indkøbs Services rammekontrakter. Den interviewede mener, at de er alt for dyre. Det kan gøres meget billigere ved selv at tage kontakt til leverandører, og desuden fås en fordelagtig pris, når afdelingen selv samler sine computere. Delene til computerne købes hos flere forskellige leverandører, og det er udelukkende på grund af økonomien, at afdelingen har valgt at købe computere ind i dele og samle dem selv.

Når der indkøbes IT-udstyr foregår det i samarbejde med brugerne. Brugerne lister ønskerne, og IT-afdelingen vurderer, hvad der er behov for, for IT-afdelingen står for selve indkøbet. Når det drejer sig om udstyr til eleverne, står IT-afdelingen udelukkende for beslutningen.

Når det gælder kontorudstyr er det fortrinsvist det tunge udstyr, der indkøbes via IT-afdelingen. Andet mindre kontorudstyr som kuglepenne, plastiklommer m.m. indkøbes hver for sig i mindre afdelinger. IT-indkøbet adskiller sig således ved at være mere centralt end det øvrige indkøb af kontorudstyr.

4.2 Erfaringer med miljøbevidste indkøb

IT-afdelingen har ingen erfaring med miljøbevidste IT-indkøb. Den interviewede kender til miljø- og energimærker, og de har da også købt udstyr, der er mærket, men det har været en ren tilfældighed. Det har udelukkende været pris og leveringssikkerhed, der har været afgørende for købet. Miljøet indgår ikke ved indkøb, men derimod bliver der altid sørget for korrekt bortskaffelse af udstyr og tonerpulver. Det er derimod økonomien, der helt klart har den afgørende prioritet ved indkøb. Herudover prioriteres forhold som service, leveringshastighed, funktionalitet og kvalitet.

Den interviewede har ikke oplevet, at der er nogle af brugerne, der efterspørger miljøvenligt udstyr, ligesom IT-afdelingen heller ikke selv efterspørger miljøvenlige produkter. Det er der ikke tradition for.

4.3 Information og kilder til miljøviden

IT-afdelingen har ikke erfaringer med miljøbevidste indkøb, hvorfor de heller ikke har anvendt nogen af redskaberne. Den interviewede har imidlertid i tidligere arbejde haft kendskab til bl.a. Miljøstyrelsens Miljøvejledninger. Den interviewede mener, at Miljøstyrelsens Miljøvejledninger er alt for omstændige. De er ikke nemme at bruge - især ikke for folk, der ikke er vant til at læse. Den interviewede vil derfor langt hellere anvende miljø- og energimærker, da de er meget nemmere at gå til. De informerer på en let og overskuelig måde om et miljø- eller energirigtigt indkøb. Brugeren kan så selv vælge at sætte sig ind i de kriterier, som ligger bag de enkelte mærker, hvis man vil vide mere om baggrunden, omfanget og troværdigheden af mærkerne.

4.4 Holdninger, barrierer og behov

Grunden til, at der ikke foretages miljøvenlige indkøb i dag er, at det ikke har været en tradition på institutionen. Økonomien spiller desuden en meget stor rolle ved indkøb. I takt med udviklingen ser det imidlertid ud til, at miljøet vil blive taget ind i overvejelserne i fremtiden.

Den interviewede forventer, at der i fremtiden vil være et øget fokus på miljøbevidste indkøb. Der har fra undervisningsinstitutionens side været meldinger om, at miljø skal have et større fokus ved indkøb. Der er imidlertid ikke kommet en endelig udmelding endnu.

Den interviewede forventer således, at der fremover kan komme krav til hvilke miljøforhold, der skal tages hensyn til i forbindelse med indkøb. Det forventes desuden, at ledelsen ved en sådan udmelding vil have sat sig ind i miljøforhold ved indkøb, og vil meddele, hvilke krav forskellige produkter skal opfylde. Eksempelvis krav til energimærker for edb-udstyr. Den interviewede forventer ikke, at der så vil blive afsat flere penge til miljøvenlige indkøb. Det behøver ikke at være dyrere at købe miljøvenligt IT-udstyr. Derimod kan der muligvis være problemer med kvaliteten af det miljøvenlige udstyr.

Den interviewede føler sig rustet til at foretage miljøvenlige indkøb, hvis der skulle komme krav om dette fra uddannelsesinstitutionens side. Denne udtalelse hænger sammen med, at den interviewede udelukkende vil gå efter miljø- og energimærkede produkter ved indkøb. Manglende tid til miljøvenlige indkøb opleves derfor ikke som en barriere.

Den interviewede er af den holdning, at det bedste redskab til miljøvenlige indkøb er mærker: Energi- og miljømærker. For simple produkter som køb af computere bør det ikke være besværligt at foretage miljørigtige indkøb. Produkterne bør forsynes med de enkelte mærker, så valget kan foretages hurtigt. Det er således også op til indkøberen selv, hvor meget man vil sætte sig ind i den miljøinformation, der ligger bag mærkerne og mærkningsordningerne.

Miljøstyrelsens Miljøvejledninger er for komplicerede til sådanne simple indkøb. Disse vejledninger bør i stedet anvendes på produktionsvirksomheder. Det bør ikke være indkøberens rolle, at skulle sende lange lister af forskellige spørgsmål ud til forskellige leverandører, når der findes simple mærkningsordninger, der simpelt kan vise hvilke produkter, der er miljø- og energivenlige.

5. Interview med et hospital

Den interviewede institution er et hospital, det vil sige en amtslig institution. Hospitalet har i alt mere end 5000 ansatte, hvoraf ikke alle fast arbejder med edb. Der eksisterer i alt ca. 2500 edb-arbejdsstationer, som en central indkøbsafdeling står for at indkøbe udstyr til. Sidste år blev der indkøbt edb-udstyr for i alt 11,5 millioner kroner.

Den interviewede person er en blandt 2 centrale personer, der står for hele hospitalets indkøb af edb-udstyr. Den interviewede har en amtskommunal kontoruddannelse, og har i de sidste 5 år været ansvarlig for hospitalets indkøb af edb-udstyr. Den interviewede har titlen assistent - indkøber af IT-udstyr.

Halvdelen af den interviewede persons dagligdag går med indkøb og edb-support, hvoraf størstedelen af denne tid bliver brugt på indkøb og service i forbindelse med indkøbet. Det vil sige, at en tredjedel af den interviewedes arbejdsdag går med indkøb.

5.1 Organisering af kontorelektronikindkøbet

Hospitalet indkøber edb-udstyr centralt via IT-afdelingen, der står for både indkøb, installation, support, samt drift og administration. Hver enkelt afdeling på hospitalet har deres eget IT-budget, og skal således selv holde hus med hvor meget udstyr, der kan fås for pengene. Indkøbene foregår normalt på den måde, at de enkelte afdelinger kontakter IT-afdelingen, og udtrykker deres ønsker og behov, hvorefter IT-afdelingen anbefaler et indkøb og står for selve indkøbet. Det sker dog enkelte gange, at afdelingen selv vælger at foretage indkøbet, men langt størstedelen af indkøbene går via IT-afdelingen.

Langt hovedparten af IT-indkøbene foregår via Indkøbs Services rammekontrakter. Det skønnes, at ca. 95% af indkøbene foregår på denne måde, hvorimod kun ca. 5% af indkøbene foregår decentralt i de enkelte afdelinger og dermed uden om Indkøbs Services rammekontrakter.

Der indkøbes efter nogle overordnede retningslinjer som ledelsen har udstukket. For 6 til 7 år siden besluttede ledelsen sig for et bestemt mærke computere og printere, som man har holdt sig til at indkøbe lige siden. Da hospitalet har et meget stort netværk (i alt ca. 2500 arbejdsstationer) er det et ønske, at arbejdsstationerne skal være ensartede, hvorfor man holder fast i udstyr af samme mærke og type til hele organisationen. Andre retningslinjer, der indkøbes efter, er først og fremmest pris og leveringssikkerhed. Da organisationen har et stort IT-indkøbsbudget, forhandler IT-afdelingen ofte selv med leverandørerne på Indkøbs Services rammekontrakter for at opnå en bedre pris. I og med at hver enkelt afdeling har deres eget IT-budget, der skal overholdes, bliver der således fokuseret meget på prisen af udstyret.

IT-indkøbet adskiller sig ikke væsentligt fra indkøbet i øvrigt, der også foregår centralt i organisationen.

5.2 Erfaringer med miljøbevidste indkøb

Der er ikke nogen erfaringer med miljøbevidste IT-indkøb, da miljøforhold i praksis ikke indgår ved IT-indkøb. Der er ikke nogen tradition for at tage hensyn til miljøforhold ved indkøb af IT-udstyr i organisationen. Den interviewede har ikke kendskab til, om organisationen har nedskrevet en generel indkøbspolitik, men mener ikke, der eksisterer en indkøbspolitik for kontorelektronikområdet.

Der stilles således ikke miljøkrav i forbindelse med indkøb af kontorelektronik. Der stilles derimod høje krav til pris og leveringsbetingelser. Dette gælder generelt for alle kontorelektronikprodukter som computere, printere og kopimaskiner. Den interviewede behandler kun miljøspørgsmål, hvis medarbejdere i organisationen stiller spørgsmål om de anvendte IT-produkter. Det er dog primært spørgsmål vedrørende arbejdsmiljø, der stilles.

5.3 Information og kilder til miljøviden

Den interviewede indkøber har kendskab til miljømærkerne Svanen og Blomsten, energimærket Energy Star, samt miljø- og arbejdsmiljømærket TCO, men kender derudover ikke de nævnte redskaber til at foretage miljørigtige indkøb. Selvom der er et kendskab til disse mærker, er de ikke anvendt i forbindelse med indkøb af IT-udstyr, da miljøet ikke prioriteres ved indkøb. Den interviewede har derfor ikke kendskab til, hvordan disse mærker og redskaber fungerer i forbindelse med indkøb, men udtrykker generelt et behov for et større kendskab til hvilken information, der ligger bag mærkerne, samt information om de andre listede redskaber.

Den interviewede oplever generelt et godt forhold til leverandørerne. For de enkelte miljøspørgsmål, der er stillet til leverandørerne (på opfordring fra medarbejdere i organisationen), har der ikke været problemer med at få svar på spørgsmålene. Leverandørerne er generelt villige til at svare på alle spørgsmål.

5.4 Holdninger, barrierer og behov

I øjeblikket stilles der ikke miljøkrav i forbindelse med indkøb af IT-udstyr i organisationen. Den interviewede forventer imidlertid, at miljøforhold vil spille en større rolle ved IT-indkøb i fremtiden, men foreløbig ser det ud til at indkøbspolitikken, der prioriterer pris og leveringsbetingelser, vil fortsætte. Miljøforhold har i dag så lav en prioritet i organisationen, at det ikke vil være acceptabelt eksempelvis at bruge en halv arbejdsdag til at læse om miljø og sætte sig ind i produkternes miljøforhold.

Årsagen til denne manglende hensyntagen til miljøforhold skyldes helt klart økonomiske forhold. Dels er det prisen på IT-produkterne, der er det vigtigste, og dels er der ikke tid til at sætte sig ind i mange forhold vedrørende produkterne i forbindelse med indkøb.

Den interviewede mener, at der skal ske en udmelding fra ledelsen om ændret indkøbspolitik på området, før der vil ske en hensyntagen til miljøforhold ved IT-indkøb. Det er ikke nok, at nogle få medarbejdere stiller spørgsmål om miljøforhold for det eksisterende edb-udstyr, eller at den indkøbsansvarlige begynder at sætte sig ind i IT-produkters miljøforhold, for det er der simpelthen ikke tid til. En sådan udmelding fra ledelsen skal selvfølgelig efterfølges af en prioritering af efteruddannelse inden for miljø samt en accept af, at det tager tid at holde sig ajour med miljøforhold og at tage hensyn til miljøforhold ved indkøb.

Selvom den interviewede ønsker og har behov for efteruddannelse inden for miljø for at kunne være i stand til at stille miljøkrav i forbindelse med indkøb af IT-udstyr, så kræver det en opprioritering af miljøet fra ledelsens side, da efteruddannelse er dyrt, og således ikke altid kan forventes at blive godkendt af ledelsen.

Blandt andet af denne årsag har den interviewede den holdning, at det er en central opgave at stille miljøkrav til leverandører og deres produkter. Myndighederne bør centralt sørge for, at leverandørerne generelt leverer mere miljøvenlige produkter. Desuden bør det være en central organisation, eksempelvis Indkøbs Service eller andre, der står for en miljøvurdering af de eksisterende produkter på markedet. Denne centrale organisation bør udstede retningslinjer for hvilke typer produkter, der bør indkøbes, og i bedste fald udarbejde en liste over hvilke miljøvenlige produkter der eksisterer på markedet. Det er for meget dobbeltarbejde, hvis alle indkøbere skal foretage den samme miljøvurdering af de eksisterende produkter på markedet.

Den interviewede mener således, at det bør være miljøspecialister, der vurderer eksisterende produkters miljøforhold. Omvendt er den interviewede som indkøber også interesseret i selv at indsamle miljøoplysninger og tage stilling til dem, da der kan være forskel på, hvad forskellige organisationer prioriterer højest. Der er imidlertid stadig forhold som tid og penge til uddannelse og til at foretage en miljøvurdering ved indkøb, hvorfor den interviewede indkøber ser en liste over de mest miljøvenlige produkter på markedet som det bedste redskab i forbindelse med indkøb af IT-udstyr.

Den interviewede mener, at det er indkøberne, der i fremtiden vil få ansvaret for, at der indkøbes miljøvenlige IT-produkter. Indkøberen skal således have en form for basisviden om miljø, men det kan ikke forventes, at alle indkøbere skal være miljøspecialister. Indkøberens ønsker til efteruddannelse er dels at opnå et bredt kendskab til miljø generelt, dels at blive orienteret om hvad der stilles af krav i forbindelse med de forskellige mærkningsordninger. Desuden vil det være ønskeligt at arrangere et specielt efteruddannelseskursus specielt rettet mod IT-indkøbere.

Den interviewede har desuden ikke kendskab til en lang række af redskaberne til miljørigtige indkøb. Selvom den interviewede indkøber ville få kendskab til, hvor informationer om miljø og redskaber til indkøb skulle søges, så er der ikke i hverdagen tid til at sætte sig ind i hverken redskaber eller miljøforhold. Disse forhold skal først og fremmest være prioriteret af ledelsen, og være fastsat og planlagt før de føres ud i livet.

6. Interview med en specialskole

Den beskrevne institution er en amtslig specialskole for multihandicappede børn. De har 50 elever og 35 ansatte. Den interviewede er afdelingsleder, og har været ansat i 2 år. Hans uddannelsesmæssige baggrund er folkeskolelærer. Han er ansvarlig for indkøbet af kontorelektronik, hvilket han har været i de 2 år, han har været ansat. Han vurderer, at han bruger omtrent 2 timer på indkøb om ugen.

6.1 Organisering af kontorelektronikindkøbet

Skolen står selv for indkøbet af kontorelektronik. Det er afdelingslederen, der beslutter hvad der skal købes. Han får hjælp fra skolens IT-vejleder, der har styr på det pædagogiske område. Når han køber ind til administrationen af skolen, inddrager han kollegaerne i afdelingen. De er 5 medarbejdere i administrationen, bestående af 3 ledere og 2 sekretærer.

Skolen køber en del specialudstyr inden for IT-området, da PCer bruges aktivt som et led i specialundervisningen af børnene.

Budgettet til kontorelektronik varierer meget fra år til år, men var eksempelvis på 50.000- 75.000 kroner sidste år. Skolen har aldrig været i EU-udbud med deres elektronikindkøb.

De bruger ofte rammekontrakter fra Indkøbs Service til kontorelektronik. Der er ikke det store samarbejde mellem indkøberne på skolen og amtets indkøbsafdeling.

Skolen har ikke sin egen grønne indkøbspolitik, men er med under amtets grønne indkøbspolitik.

6.2 Erfaringer med miljøbevidste indkøb

Afdelingslederen har ingen erfaringer med at stille miljøkrav eller energikrav ved indkøb af elektronik. Ligeledes har han ikke erfaring med at stille krav til arbejdsmiljøet. Det er dog ikke sådan, at miljøbevidste indkøb er helt fremmede for skolen, da de har erfaringer med at stille miljøkrav inden for indkøb af kontorartikler.

Deres indkøb af IT-udstyr til undervisningen er begrænset af, at der ikke er så mange leverandører til specialudstyr, til undervisning af handicappede børn. Det er vigtigere for dem, at de kan få netop det udstyr som IT-vejlederen anbefaler ud fra en pædagogisk betragtning, end at det opfylder nogle miljøkriterier.

Han oplever, at den største barriere for at købe grøn elektronik er økonomien. De har et meget lille budget som amtslig institution, og kan ikke afsætte ekstra midler til at prioritere det miljømæssige på IT-området. Han forestiller sig, at de grønne PCer er noget dyrere end andre, men ved det ikke med sikkerhed, da de ikke har erfaring med at købe nogen.

6.3 Information og kilder til miljøviden

Den interviewede kender Svanemærket, men ikke Miljøstyrelses Miljøvejledninger, Blomsten, TCO, Energy Star, eller IT-brancheforeningens miljødeklarationer.

Til gengæld har amtet udarbejdet nogle miljøvejledninger som han kender. Det er for kopimaskiner, møbler og kontorartikler. Han har primært brugt dem inden for indkøb af kontorartikler.

Han kan ikke huske at have set Svanemærket på elektronikprodukter, men kender det fra andre sammenhænge. Fremover vil han prøve at holde mere øje med, om det findes inden for elektronikken.

Hvis han skulle finde informationer om, hvordan miljøkrav kan formuleres ved et indkøb, så ville han henvende sig til amtets centrale indkøbsafdeling. Ellers ville han gennem sit kendskab til Svanemærket høre dem, om hvordan leverandørerne forholder sig til det. Det er nok noget, han vil være mere opmærksom på næste gang, han skal købe elektronik ind.

Han har en gang været med til et møde i en miljøgruppe under amtet. Der diskuterede man miljøbevidste indkøb, men det blev ikke til mere end det ene møde. Han oplevede det som en form for beskæftigelsesprojekt, der løb ud i sandet med tiden. Det gav ham dog en følelse af, at miljø er noget man forholder sig til på andre institutioner i amtet.

Ellers deltager han ikke i netværk, der diskuterer IT eller miljø. Det foregår mest internt. Deres IT-vejleder er med et fagligt netværk, og deres skoleleder er med i et ledernetværk. Det er primært de pædagogiske temaer, de mødes om.

Han bruger generelt leverandørerne til at få oplysninger fra. Han synes at deres oplysninger er troværdige, men har ikke erfaringer med at få særlige miljøoplysninger fra dem. Han har altid en naturlig skepsis med, når han får oplysninger fra dem. Kommunikationen foregår oftest gennem telefonen, da leverandørerne ofte ringer og hører, om skolen har brug for noget nyt.

6.4 Holdninger, barrierer og behov

Den interviewede vil gerne deltage i et kortere kursus eller møde om miljøbevidste indkøb. Det er primært det pædagogiske område samt det IT-faglige område han prioriterer efteruddannelse inden for, men han er åben for at afsætte lidt tid til miljøbevidste indkøb. De må ikke være så dyre, som kurserne inden for brug af software er. Det er priser, der retter sig mod det private erhvervsliv.

Han vil også gerne have noget skriftligt materiale, han kan slå op i, når han planlægger indkøbet.

Amtet har en aftale med Siemens og dem vil de bruge fremover, men den nåede de ikke at bruge ved sidste indkøb af PCer, da aftalen ikke eksisterede på det tidspunkt. Ellers kigger de primært på leverandørernes muligheder inden for specialudstyr til multihandicappede.

Han oplever, at der er opbakning til miljøbevidste indkøb fra amtets side fx ved igangsættelsen af miljøgruppen. Han oplever, at man førsøger at støtte dem til igangsættelse af de miljøbevidste indkøb. Dog støttes de ikke økonomisk til de øgede udgifter til miljøbevidste produkter.

Inden for almindelig kontorartikler oplever han ikke, at de grønne produkter er meget dyrere. Han ved ikke, om det også er gældende for elektronik, da de ikke har nogen erfaringer med køb af grøn elektronik. Han har en forestilling om, at det er dyrere.

I fremtiden forventer han, at miljø bliver en større konkurrenceparameter inden for IT-branchen. Hans indtryk er, at det er noget man generelt interesserer sig mere og mere for fx i amtets andre institutioner herunder på hospitalerne. Han har også oplevet, at man inden for rengøringsområdet er meget opmærksomme på miljø. Det har ikke umiddelbar interesse hos dem, da deres rengøring er udliciteret.

7. Interview med IT-chef i en kommune

Den interviewede er IT-chef i en mindre kommune med 17.000 indbyggere. Han står for indkøb til i alt 400 brugere af kontorelektronik i kommunen.

Den interviewede bruger omkring 1 time om ugen på indkøb, og indkøbsbudgettet er på ca. 15 millioner kroner,

Hans uddannelsesmæssige baggrund er biolog/geolog, og han har tidligere arbejdet inden for miljøområdet. Han har været ansat i kommunen siden 1995 og har i al den tid også haft IT-indkøb under sig.

Kommunen har en skriftlig indkøbspolitik, som også omfatter kontorelektronikområdet.

7.1 Organisering af kontorelektronikindkøbet

Størstedelen af de generelle indkøb i kommunen foregår decentralt i de enkelte institutioner og afdelinger. Indkøb af kontorelektronik foretages udelukkende af IT-afdelingen i kommunen. Det er primært den interviewede, der træffer beslutning om indkøb.

30% af indkøbene foregår gennem Indkøbs Services rammekontrakter, 40% gennem faste leverandører, og endelig indkøbes 30% efter vurdering af marked og produkter fra gang til gang.

Den interviewede IT-chef indgår i et uformelt netværk, der drøfter økonomi og servicekontrakter. Det er et netværk som består af interessenter, der har fælles interesse i at få de bedste produkter og ydelser så billigt som muligt fx gennem stordrift og indkøbsrabatter. Det foregår sammen med andre kommuner og andre store offentlige indkøbere, og de arbejder i øjeblikket på at gøre samarbejdet mere formaliseret.

7.2 Erfaringer med miljøbevidste indkøb

Kommunen har en miljøhandlingsplan, hvor miljøbevidste indkøb indgår som et element. IT-afdelingen har i den sammenhæng formuleret nogle stikord om miljøhensyn ved elektronikindkøb. Det er ikke blevet beskrevet så detaljeret, da de ellers ville blive overhalet af udviklingen inden for IT-området.

Sidste gang, der blev indkøbt kontorelektronik, var få dage inden interviewet. Da blev der ikke stillet andre miljøkrav end dem, der blev stillet sidste gang han købte PCer. Da blev der stillet krav om energiforbrug, adskillelse af PCerne og krav om tilbagetagning.

Særligt på affaldsområdet har IT-afdelingen været opmærksomme. De har tidligere stået med 8 containere med skrottet kontorelektronik, som de ikke vidste, hvad de skulle gøre ved.

Nu køber de kun kabinetter, der kan skilles ad. Vægtmæssigt er affaldsmængderne reduceret med 80% på den måde.

Den interviewede oplever, at der konkurreres på miljø i IT-branchen. Producenterne accepterer, at man skal kunne det samme som konkurrenterne, ellers er man ikke med længere.

Han mener, at producenter og leverandører oplever miljøkrav som en naturlig del. Leverandørerne lytter, ellers får de inden kunder. Der er en generel forståelse for miljøkrav, det har producenter og leverandører vænnet sig til. Det gælder også arbejdsmiljøkrav. Nogle slår sig endda også op på det, og informerer selv om miljø.

7.3 Information og kilder til miljøviden

Den interviewede fortæller, at det er begrænset, hvad han bruger af redskaber til miljøbevidste indkøb. Han kender Miljøstyrelsens Miljøvejledninger, og har nogle erfaringer med at bruge dem. Han synes, det er et problem at tiden hurtigt løber fra dem, og derfor bruger han primært Internettet som kilde til nye oplysninger.

Oplysninger om miljøkrav finder han primært på ministeriernes hjemmesider. Han synes, de er gode til at lægge alle deres publikationer på Internettet. Det, der er "hot" inden for deres områder, er som regel er godt dækket ind.

Hans viden om miljø har han i øvrigt fra sit tidligere job, hvor han arbejdede med miljø i 5 år. På den måde føler han sig godt klædt på til at stille miljøkrav, men han oplever også, at det er en usædvanlig baggrund at have i IT-branchen.

Derudover får han produktoplysninger fra leverandørerne. Han oplever, at oplysninger er troværdige. Det er ikke altid, at sælgerne ved noget som helst, men de er hurtige til at finde informationerne.

Den interviewede bruger ikke miljøafdelingen i kommunen.

7.4 Holdninger, barrierer og behov

Den interviewede mener, at der ligger et stort ansvar på de offentlige indkøbere med hensyn til at stille miljøkrav. Alle de ting indkøberne ikke forholder sig til, det lander et andet sted, fx som et affaldsproblem.

Det er for den interviewede vigtigt, at der ikke skabes for meget affald. Det, der er alfa og omega, er, at der er så stor genanvendelighed som muligt. Hvis han efter brug kan komme af med en vare uden de store affaldsmængder, så er det perfekt.

Han fortæller, at der indimellem er nogen producenter, der finder på noget smart. Fx at man kan nøjes med at skifte en mindre del i en skærm eller PCer når den er forældet i stedet for at skifte det hele ud. Han oplever, at producenterne efterhånden er blevet bedre til at producere i passende klumper med mulighed for at skifte enkeltdele ud. Det er en barriere, der begynder at komme løsninger på.

Den interviewede føler, han har opbakning fra kommunen til at gennemføre miljøbevidste indkøb, idet kommunen siden 1995 har haft indkøb af kontorelektronik med i deres miljøhandlingsplan.

Det er ikke hans indtryk, at miljøvenlig kontorelektronik er væsentlig dyrere end almindelig. Desuden nævner han, at et lavere energiforbrug kan give nogle besparelser på længere sigt. Det, at kunne skifte enkeltdele i en skærm eller PCer, giver også besparelser.

Den interviewede oplever ikke, at der er forskel på kvaliteten, når der er tale om en miljøvenlig PCer.

Dog har han oplevet, at leverandører, der ikke kan leve op til miljøkravene, prøver at dumpe prisen på deres produkter. Det virker som et restudsalg nogen gange. Det har de ikke succes med.

Det er ikke tid til at foretage indkøb af kontorelektronik, der mangler. Indkøbene fylder tidsmæssigt forholdsvis lidt, og han styrer selv, hvor meget tid han vil afsætte.

Han oplever ikke et behov for yderligere viden. I de tilfælde han mangler nogle oplysninger, finder han dem på Internettet. Det kræver bare, at man er god til at søge.

Problemet ligger ikke i manglende viden, men om tingene bliver gjort mest miljøvenligt i det pågældende led. Fx stod han på et tidspunkt med en masse bundkort med batterier, der blev videregivet til affaldsafdelingen. Om de så blev behandlet korrekt og sorteret, det ved han ikke. Når ansvaret er uden for hans rækkevidde, er det svært for ham at gøre noget.

Han forventer, at indkøb af kontorelektronik i fremtiden vil være uforandret med hensyn til miljø. Miljø vil ikke have den allerstørste bevågenhed. Måske vil det være integreret som en mere naturlig del af produktion og salg af PCer.

8. Interview med IT-chef i en kommune

Den interviewede er IT-chef i en mindre kommune med 11.000 indbyggere, og 150 ansatte. Han bruger 4-5 timer om ugen på indkøb, men det svinger en del. Han er ansvarlig for indkøb af IT-udstyr til kommunens ansatte i administrationen samt til alle skoleeleverne i kommunen.

Den interviewede har en økonomisk baggrund, derudover er han selvlært inden for IT. Han har været ansat i kommunen siden 1982. Det er primært inden for de seneste 10 år, han har stået for indkøb af elektronik.

8.1 Organisering af kontorelektronikindkøbet

Kommunens IT-indkøbsbudget er af varierende størrelse. Det ligger et sted på mellem en og 5 millioner kr. om året. Indkøbene kommer i portioner, hvilket kan give meget store variationer fra år til år. Kommunen har en central indkøbsafdeling, der står for øvrige indkøb i kommunen. Det er kun indkøb af IT, der er skilt fra indkøbsafdelingen. Kommunen har ingen skriftlig grøn indkøbspolitik. Kommunen indkøber fast 2 typer af PC mærker, en type til administrationen og en anden til skolerne. Nu, hvor de er begyndt at købe disse typer af PCer, holder de fast i de mærker.

95% af indkøbene foregår gennem Indkøbs Services rammekontrakter.

Brugerne i administrationen er med til at beslutte, hvilken type PCer der indkøbes. Ved sidste PC-indkøb var der opstillet 4 typer, som medarbejderne kunne prøve. Der var nogen, der blev sorterede fra på grund af støj. Mange ønsker de flade skærme, men det kan ikke lade sig gøre af økonomiske grunde, selv om der kan være miljøfordele ved dem i forhold til energiforbrug.

8.2 Erfaringer med miljøbevidste indkøb

IT-chefen fortæller, at han har erfaring med at stille krav om støj, stråling, og om de er lette at adskille. Det er hans erfaring, at det er sværere at adskille PCerne, når det er mærkevarer. Miljøkravene er ikke nogle, der er skrevet ned, men formuleres fra gang til gang.

Sidste gang, der skulle købes PCer til skolerne, stødte han på en undersøgelse, der viste, at Siemens var bedst på den miljømæssige side, og det passede med, at der var et godt tilbud på dem. Hvis de ikke havde været på tilbud, kunne det måske lige så godt være blevet IBM, de købte. Miljø er et forhold der tilgodeses, men prisen er vigtigere. Med hensyn til funktion og miljø mener han, at han vægter det ens.

Brugerne af IT-udstyret hjælper med at formulere kravene fx med hensyn til støj. Brugerne lægger stor vægt på, om computerne larmer og er i langt mindre grad opmærksomme på andre miljømæssige forhold.

8.3 Information og kilder til miljøviden

Den interviewede bruger af og til miljøvejledningerne, men ikke slavisk. Hans holdning til dem er, at de er udmærkede og anvendelige.

"Jeg kigger da lige i dem, og fanger det af det, jeg kan bruge".

IT-Brancheforeningens miljødeklarationer kender han også, og han bruger dem til inspiration. Han synes dog, de er meget detaljerede.

"Det kan godt lyde, som om man næsten glemmer, det er en PC vi snakker om. Det skal også være sådan, at man tager nogen hensyn til, hvordan den i øvrigt fungerer. Der er for mange detaljer".

IT-chefen får også information om miljø fra leverandørerne, men han er med egne ord bevidst om at tage oplysningerne med et gran salt. Han supplerer oplysningerne fra leverandørerne med tests af PCer fx fra Forbrugerstyrelsen og andre uafhængige steder. Han understreger vigtigheden af at supplere leverandørernes oplysninger med uafhængige oplysninger.

Miljømærkerne kender han, især TCO og Energy Star, og synes, at de er anvende-lige. Dem, der sidder på skærmen, er udtryk for en vis standard, og det er godt. Han oplever, at de er tilstrækkeligt udbredte. Han har erfaring med, at nogle gange står mærket ikke på PCeren, men kun på regningen.

Mærkerne på skærmene er ikke afgørende, når han køber ind, det er vigtigere, at skærmen er tydelig.

Når de gamle PCer skal bortskaffes, bliver de som regel brugt et andet sted i kommunen fx på skolerne. Når de skrottes endeligt, bliver de afleveret til en genbrugsstation.

Endelig får den interviewede informationer fra Kommunernes IT-Forening, hvor det sker, at miljø og indkøb er på dagsordenen. Det er en forening, hvor kommunernes IT-chefer mødes ca. en gang i kvartalet, ofte regionalt arrangeret. Der er ca. 150 kommuner med i netværket.

8.4 Holdninger, barrierer og behov

Kommunikationen mellem den interviewede og leverandørerne foregår ofte pr. telefon. Ved større projekter/indkøb holder de et møde.

Han oplever ikke, at leverandørerne bliver overraskede over at møde krav om mil-jø. Det virker som, at de er vant til de krav, og arbejder i den retning med deres produkter.

"Hvis du som indkøber lægger vægt på det miljømæssige, så vil leverandørerne også interessere sig for det".

De forskellige producenter er meget opmærksomme på at gøre tingene bedre. Han ved ikke, om de ligefrem konkurrerer på det, men nogle leverandører snakker mere om miljø end andre.

Kommunen har ikke en grøn indkøbspolitik. På spørgsmålet om der er politisk opbakning til miljøbevidste indkøb, svarer han, at han ikke møder modstand:

"Hvis det ikke ligefrem koster en masse mere. Så har de da ikke noget imod det".

Han føler heller ikke, at hans tid til IT-indkøb er en barriere. Han har tid til at gå i dybden med indkøbet, hvis han prioriterer det.

Tilsvarende oplever han ikke, at manglende viden er en barriere.

"Det er muligt, at jeg ikke ved det hele, men jeg synes, det er rigeligt, det jeg ved".

Han kunne godt forestille sig at deltage i et kort kursus eller møde om at stille miljøkrav, men det skulle ikke være af længerevarende karakter.

Hans holdning er, at det gør en forskel, om han stiller miljøkrav eller ej. Det er ikke ligegyldigt at gøre en indsats på det område. Desuden er han meget opmærksom på vigtigheden af at tilfredsstille brugernes krav ved indkøb af kontorelektronik.

9. Interview med en boligforening

Den interviewede institution er en andelsboligforening. Der er i alt kun omkring 15 personer ansat. I afdelingen, hvor den interviewede er regnskabschef, er der i alt 6 personer. Der er således ikke et stort budget til indkøb af IT-udstyr. Den interviewede kan ikke fastsætte et beløb for hvor meget, der indkøbes af IT-udstyr. Normalt er forbruget småt og der indkøbes, når der er brug for det.

Den interviewede er regnskabschef, og har været i afdelingen i 3 år, men har ikke i tidligere ansættelser haft med indkøb at gøre.

9.1 Organisering af kontorelektronikindkøbet

Andelsboligforeningen er en lille organisation, hvorfor der ikke eksisterer en selvstændig IT-afdeling. Den interviewede står for indkøb af IT-udstyr samt at sætte retningslinjerne for indkøbet, men det er hans chef, der har det overordnede ansvar for beslutningerne vedrørende indkøbet.

Indkøbet foregår, når der er behov for det. Den interviewede vurderer i hver enkelt situation, hvad der er behov for, hvorefter tilbud indhentes. Der vælges ikke samme leverandør hver gang, der købes udstyr. Markedet vurderes derimod fra gang til gang.

Der eksisterer ikke nogen indkøbspolitik, hverken på IT-området eller generelt, men man skeler lidt til miljøforhold i forbindelse med IT-indkøb.

9.2 Erfaringer med miljøbevidste indkøb

Normalt kigger man på energimærker og Svanemærket ved indkøb af IT-udstyr. Miljøet er imidlertid ikke den afgørende faktor, da pris og kvalitet helt klart også har noget at sige i forbindelse med indkøb. Generelt er det en sammenblanding af mange forhold, der afgør, hvad der indkøbes.

Den interviewede gav et eksempel på, hvor de forsøgte at indkøbe miljøvenligt. De havde bestilt en Svanemærket kopimaskine på prøve, dels på grund af Svanemærket og dels på grund af prisen, men de måtte gå over til et andet ikke-mærket produkt, da den ikke levede op til deres kvalitetskrav. Kopierne var simpelthen for dårlige.

9.3 Information og kilder til miljøviden

Institutionen har anvendt energi- og miljømærker i forbindelse med IT-indkøb, men som eksemplet ovenfor beskriver, har de haft dårlige erfaringer med køb af et Svanemærket produkt, da kvaliteten ikke levede op til deres krav.

Den interviewede vurderer, at der ikke er nogen problemer med at skaffe oplysninger fra leverandørerne vedrørende miljøet. Energiforbrug er altid opgivet på forhånd, og andre specifikationer er ikke noget problem.

9.4 Holdninger, barrierer og behov

Holdningen til miljørigtige indkøb er, at der godt må skeles til miljøforhold og energiforbrug, men pris og kvalitet vægtes generelt højere. I fremtiden vil miljøet sandsynligvis få en større betydning.

Der er ikke den store viden om miljøforhold i forbindelse med kontorelektronik i afdelingen, hvorfor der også primært skeles til miljø- og energimærker, når der skal indkøbes. Et miljø- eller energimærke er således et godt redskab til indkøb. Den interviewede havde kun kendskab til nogle miljø- og energimærker, og kendte ikke Miljøstyrelsens Miljøvejledninger.

I takt med at der efterhånden kommer mere og mere fokus på miljøet, kan der derfor blive behov for mere viden om miljørigtige indkøb. Der er behov for et større fokus på og en større prioritering af miljøområdet, før der vil blive afsat midler til efteruddannelse i miljø i en så lille organisation.

10. Interview med en undervisningsinstitution

Den interviewede afdeling er en IT-afdeling, der er en del af denne selvejende undervisningsinstitution. IT-afdelingen står for indkøb af kontorelektronik som PCer, printere og kopimaskiner til både ansatte og undervisningsbrug. Der er i alt 2000 PC’ere installeret på institutionen. IT-afdelingen købte edb-udstyr for ca. 13 millioner kroner sidste år.

Den interviewede person er informatikchef for IT-afdelingen, og står for det overordnede ansvar for afdelingen. IT-afdelingen står for indkøb, installation af edb-udstyr, samt IT-drift, administration og support. Den interviewede har været i IT-afdelingen i 8 år, og har tidligere arbejdet med udvikling af IT-løsninger. Den interviewede har ikke i tidligere ansættelser haft med indkøb at gøre.

Der er i alt 14 personer ansat i afdelingen, hvoraf kun et par ansatte står for det direkte indkøb. Der bruges kun en mindre del af afdelingens tid på selve indkøbet. Der bruges mere tid på at analysere behovet før indkøbet.

10.1 Organisering af kontorelektronikindkøbet

Uddannelsesinstitutionen har en central IT-afdeling, der står for det samlede indkøb af elektronikprodukter. Indkøbet har tidligere været delt op i flere decentrale enheder, der hver især stod for indkøb til de respektive afdelinger. Indkøbet blev dog slået sammen for nogle år siden for at undgå suboptimering af indkøb, og for at kunne få en bedre pris ved at indkøbe i større mængder. Desuden gør decentrale indkøb det svært at styre en central indkøbspolitik.

IT-afdelingen står for alle indkøb af PCer, printere og kopimaskiner, hvorimod indkøb af fax-maskiner er placeret et andet sted, delvist på grund af, at der sjældent indkøbes fax-maskiner. Ligeledes er indkøb af produkter som tonerpulver placeret andetsteds, men det er dog IT-afdelingen, der står for bortskaffelse og returnering til genbrug.

Indkøbet af edb-udstyr er som sagt placeret på få personer i IT-afdelingen, der dog langt fra bruger al deres tid på indkøb. Selve indkøbsprocessen bruges der ikke meget tid på. Der bruges mere tid på at analysere behovet for indkøb. IT-afdelingen står for at lave årlige behovsanalyser af edb-udstyret på institutionen. Der udarbejdes således en tidsplan for udskiftning af edb-udstyret til både ansatte og undervisning. På baggrund af denne plan er det således muligt at indkøbe få, men store, portioner af udstyr af gangen. Der indkøbes typisk mellem 20 og 100 PCer hver gang, og der indkøbes typisk 400 PCer om året. Langt størstedelen af indkøbene er disse store indkøb. Det er kun, hvis der går noget "galt", at der indkøbes mindre portioner som en til 2 PCer.

Indkøbet foregår kun gennem Indkøbs Services rammekontrakter. 75% af indkøbene foregår direkte gennem Indkøbs Services rammekontrakter, hvorimod der i de sidste 25% af tilfældene er udarbejdet tillægskontrakter til Indkøbs Services rammekontrakter. Tillægskontrakterne indeholder forhold som rabatter og leveringsbetingelser.

Planlægningen af indkøbene af edb-udstyr foregår i IT-afdelingen, men i samarbejde med sikkerhedschefen for også at vælge arbejdsmiljøvenlige edb-løsninger. Desuden indgår energiforbrug, og forhold som at udstyret let kan skilles ad igen i overvejelserne ved indkøb.

Institutionen har ikke defineret nogle specifikke krav til miljø ved indkøb af edb-udstyr, men der eksisterer en overordnet miljøpolitik på institutionen, der indeholder nogen meget generelle retningslinjer for alt indkøb.

10.2 Erfaringer med miljøbevidste indkøb

Ved indkøb lægger IT-afdelingen vægt på forhold som energiforbrug, at udstyret er bygget til let at kunne skilles ad, og at de forskellige plasttyper er mærket. Der eksisterer ikke nogen decideret miljøpolitik for IT-indkøb, men nogle generelle retningslinier om miljøbevidsthed på institutionen. Disse retningslinjer efterleves ved alle former for indkøb i IT-afdelingen.

Tidligere har IT-afdelingen købt udstyr hos en leverandør, der lagde vægt på genbrug, og at computerne kunne skilles ad. Denne leverandør blev udvalgt blandt leverandørerne på Indkøbs Services rammekontrakter. På grund af leveringssvigt har man imidlertid droppet denne leverandør. Den interviewede mener, at man gav leverandøren rimelig "lang snor" på grund af det positive på miljøsiden, men til sidst gav det for mange problemer med leveringen, hvorfor man gik over til en anden leverandør.

Der er således også forhold som pris og leveringssikkerhed, som spiller ind ved valg af leverandører, men den interviewede mener, at miljøet indgår på lige fod med andre parameter ved indkøb.

10.3 Information og kilder til miljøviden

Der købes ind efter Indkøbs Services rammekontrakter, men derudover går man efter at købe produkter, der har energimærker. Miljømærker kender den interviewede ikke så meget til, men indkøbspersonalet drøfter det ved forhandlinger med nye leverandører. Den interviewede har hørt om Miljøstyrelsens Miljøvejledninger og IT-Brancheforeningens miljødeklarationer, men kender dem ikke, og anvender dem ikke. Der har således ikke været anvendt andre redskaber end energimærker i forbindelse med indkøb. Ellers fokuseres der udelukkende på de førnævnte miljøforhold.

Den interviewede mener ikke, at der er nogen problemer med at få miljøoplysninger ud af leverandørerne, da de i dag opfatter miljø som en væsentlig konkurrenceparameter.

10.4 Holdninger, barrierer og behov

Institutionen har den overordnede holdning til miljø, at det er noget, der skal og bør prioriteres. Det afspejler sig blandt andet ved, at der også kigges på miljøforhold, når der vælges leverandører fra Indkøbs Services rammekontrakter.

Den interviewede mener ikke, at tid mangles til at prioritere miljøhensyn ved indkøb. Der mangler generelt tid til, at nå det man skal, men det behøver nødvendigvis ikke at gå ud over miljøhensyn ved indkøb. Det er desuden en væsentlig fordel, at en del af forarbejdet ved indkøbet er gjort via Indkøbs Services rammekontrakter.

En væsentlig grund, til at institutionen anvender Indkøbs Services rammekontrakter, er, at det ville blive for omfattende, hvis de selv skulle stå for at lave EU-udbud. Så ville det være nødvendigt at ansætte jurister også. Det er en væsentlig fordel, at udbudene foregår centralt, hvorfra det er muligt at udvælge leverandører.

Den interviewede mener ikke, at de i indkøbsafdelingen ved meget om miljøforhold, men at de til gengæld ved nok, til at foretage de valg de skal. Den interviewede mener desuden, at der ikke skal ligge en detaljeret miljøekspertise hos hver enkelt indkøber. Ekspertisen bør ligge et centralt sted som staten, der via lovgivning bør sætte krav til miljøforhold.

Den interviewede mener, at produkterne (PCer og printere) i dag er meget ens på miljøsiden. Der er selvfølgelig nogen, der er bedre end andre, men generelt ligger produkternes miljøforhold meget tæt på hinanden. En af årsagerne til, at der er sket en udvikling på miljøområdet indenfor edb-udstyr, er blandt andet, at Indkøbs Service stiller krav til miljø i forbindelse med udbud. Det er en sådan efterspørgsel fra indkøbernes side, der vil sikre den løbende produktudvikling inden for miljøområdet.

For kopimaskiner kan den interviewede derimod mærke, at der er andre forhold, der gælder. På dette område er der ikke så mange leverandører, hvilket betyder lavere konkurrence. Det går derfor ikke så hurtigt på kopimaskineområdet rent miljømæssigt.

Da produkterne generelt ligger så tæt på hinanden miljømæssigt, er det således først ved større teknologiskift, at den interviewede mener, at der rigtigt er behov for at undersøge markedet. For eksempel er afdelingen i øjeblikket ved at skulle undersøge, om de skal gå over til fladskærme. De er nu i en pris, hvor man kan betale for dem, og de har et mindre energiforbrug end almindelige skærme, men den interviewede er ikke sikker på, om fladskærme er mere miljøvenlige end almindelige skærme.

Den interviewede regner med at tage dette emne op i samarbejde med sikkerhedschefen. De vil starte med at lede efter undersøgelser af skærmene. De vil dog starte med at lede hos Miljøstyrelsen. Leverandørerne er de sidste, de vil gå til, da de ikke er uafhængige.

I fremtiden regner den interviewede med, at der vil blive sat endnu mere fokus på miljøet. Leverandørerne vil finde ud af (hvis de ikke allerede har gjort det), at indkøberne går mere og mere efter miljørigtige produkter. Staten er derudover en så betydelig en indkøbsfaktor, at der automatisk vil komme mere fokus på miljøet fra leverandørernes side, hvorfor forskning og udvikling indenfor miljøforhold vil komme mere i fokus.

Det er således fra centralt hold, at miljøvenlig produktion skal fremmes. På EU-plan bør der løbende stilles krav til materialer, strømforbrug m.m. Dette eventuelt via afgifter, da PC-området er meget prisfølsomt, eller via beskatning så det ikke er en fordel at producere ikke-miljøvenlige produkter.