12. Checklister, Miljøstyrelsen

I det følgende er givet nogle checklister til brug for både den offentlige institution, den offentligt ansatte og projekhaverne. Checklisterne kan hjælpe til dels at gøre den offentlige institution og dens medarbejdere bedre forberedt til deltagelse i projekteksport, og til at forbedre og lette samarbejdet mellem projektpartnerne, når et samarbejde om projektekport påbegyndes.

Hvad kan en offentlig institution gøre for at øge dens engagement i projekteksport? Har vi:

	den nødvendige politiske accept?
	overordnede politikker for deltagelse i internationalt arbejde?
	afsnit om internationalt arbejde i overordnet personale politik? Er nærmere vilkår for internationalt arbejde specificeret?
	gjort institutionen gearet til internationalt arbejde? Er der overordnede retningslinier for, hvordan udsendte medarbejders arbejdsopgaver kan varetages i dennes fravær?
	bearbejdet holdninger hos ledere, integreret politikken i organisationen og hos medarbejderne?
	Udarbejdet retningslinier for henvendelse fra projekthavere og eksportorganisationer om deltagelse i projekter?
	Udarbejdet klare retningslinier for økonomisk kompensation af afdelinger med udsendte medarbejdere?
	Identificeret de medarbejdere, der kunne have interesse i at arbejde med projekteksport? Sørget for at deres CV er udarbejdet?
	Kommunikeret eksportydelser og CVer på interesserede medarbejdere til projekthavere og eksportorganisationer?

Hvad bør en offentlig institution gøre, hvis den bliver kontaktet om at udlåne medarbejder til projekteksport?

	Vurder om der findes den nødvendige kompetence i institutionen til at løse opgaven
	Vurder hvilken samarbejdsmodel, der er mest relevant i forhold til opgavens art og længde, samt i forhold til de forhåndenværende ressourcer i institutionen. Brug manualens kapitel 3, 4 og 5 som vejledning.
	Brug vedlagte standardkontrakt udkast samt honorerings guidelines som udgangspunkt for kontraktforhandlingen med projekthaver og/eller eksportorganisationen.
	Informer relevante medarbejdere og ledelsesniveauer om opgavens art og længde, og planlæg arbejdet under medarbejderens fravær.

Hvad skal en offentligt ansat gøre hvis han/hun er interesseret i at komme med på udlandsopgaver?

	Få forhåndsgodkendelse fra familien til deltagelse i udlandsopgaver. Få klarlagt hvor langt et ophold familien kan acceptere, diskuter om familien vil/kan komme med på en længere udstationering.
	Få forhåndsgodkendelse fra chefer samt den politiske ledelse for deltagelse i udlandsopgaver. Diskuter eventuelt vilkårene for en udlandsopgave (de økonomiske vilkår (orlov eller gennem ansættelsen i institutionen, løn under opholdet, afspadseringsmuligheder), samt vilkår for arbejdets tilrettelæggelse under fraværet).
	Tænk igennem, hvorledes dine arbejdsopgaver kan varetages under dit fravær. Mange ting kan først endelig fastlægges, når den egentlige længde og timing af udlandsholdet er kendt. Forberedelses fasen inden et ophold er imidlertid ofte meget tidskrævende, og tiden knap. Det er derfor en god ting at have tænkt tingene igennem på forhånd, inden en konkret anmodning om udlandsarbejde kommer.
	Udarbejd et brutto CV på engelsk efter de angivne retningslinier i manualen.
	Indlæg dit CV hos private projekthavere og eksportorganisationer (check at det ikke allerede er fremsendt af din arbejdsgiver).
	Undersøg om der er nogle af dine kolleger eller bekendte, der står for at skulle på et udlandsophold. Undersøg om der er mulighed for at komme med som føl/praktikant (se kapitel 9 om følordninger).
	Ansøg om og deltag i relevante kurser - f.eks. sprogkurser for at ruste dig til et eventuelt udlandsophold (se kapitel 8 om uddannelsesmuligheder).

Hvad skal en offentligt ansat gøre, hvis hanhun er blevet kontaktet med hensyn til at deltage i en udlandsopgave?

Inden opholdet:

	Få accept fra familien til at deltage i opgaven.
	Kontakt ledelsen (hvis denne ikke allerede er orienteret) og fa grønt lys for deltagelsen. Diskuter de konkrete vilkår for opgaven (se foroven) - se endvidere www.udstationering.dk, og www.djoef.dk for checklister omkring ansættelsesforhold. Brug standardkontrakt forslag og honorerings guidelines fra denne manual som udgangspunkt for forhandlingen.
	Hvis nødvendigt: skræddersy dit CV til den konkrete opgave
	Få kontaktperson hos projekthaver (eller eksportorganisationen) der kan være behjælpelig med information om projektstatus, herunder den endelige timing for opholdet. Det er ofte meget svært for projekthaver at give en præcis dato for opholdet, og tit tages den endelig beslutning om afrejsedatoen meget tæt på afrejsetidspunktet. Kontakt projekthaver (eller eksportorganisationen) ofte for at følge udviklingen i planlægningen af opholdet.
	Forbered fraværet. Udarbejd sammen med ledelsen og kolleger en plan for hvilke opgaver skal sættes i bero, hvilke skal uddelegeres, til hvem de skal uddelegeres, og hvem der skal varetage evt. nye opgaver, der dukker op under fraværet.
	Forbered dig fagligt på opholdet:

-	læs relevante projektdokumenter grundigt (typisk vil det være: opgavebeskrivelsen (Terms of Reference), projekthavers tilbud, projektdokumentet). Projekthaver (eller eksportorganisationen) leverer de relevante dokumenter.
-	Få en så præcis udmelding som muligt fra projekthaver (eller eksportorganisationen) om de faglige forventninger til dit arbejde.
-	Hvis relevant, kontakt projektlederen på projektet (via projekthaver) og få hans/hendes planer om dit ophold.
-	Forbered dig kulturelt på opholdet: find oplysninger om landet via bøger, internettet, folk der har rejst i landet. Søg f.eks. information via www.udstationering.dk.
-	Hvis tiden og finansiering tillader det - find relevante kurser, der kan ruste dig til udlandsopholdet. Se kapitel 8 i manualen om uddannelsesmuligheder.

Under opholdet

	Tag ikke arbejde med hjemmefra. Sørg for at have delegeret alt ud inden afrejse.
	Sørg for at have hjælpemidler til det sproglige med: PC ordbøger, stavekontrol programmer, tidligere relevante rapporter.
	Gør så vidt muligt arbejdet - og rapporten - helt færdig på stedet, med mindre der er afsat tid i kontrakten til rapportskrivning efter hjemkomst.
	Generelt: vær altid ydmyg, agtpågivende, afventende og lyttende i starten af et ophold. Forsøg af aflæse, fornemme og forstå den lokale kulturelle kontekst, inden du kommer frem med dine ideer og løsninger.
	Afsæt tid (ferie) til turisme i forbindelse med opholdet.

Efter opholdet

	Aflæg mundtlig afrapportering til projekthaver og evaluering af opholdet udover den skriftlige afrapportering. Det medvirker til en god afslutning på opgaven, og hjælper dig selv til at se, hvor du kunne gøre det bedre næste gang.
	Aflæg eventuel en lille afrapportering om opholdet til nærmeste medarbejdere. Det øger forståelsen for udlandsarbejde og motiverer måske andre til deltagelse i projekteksport arbejde.

Hvad skal en medarbejder tage højdefor og chekke, hvis ham/hun skal udstationeres i længere tid?

Se angivne links til nyttige bøger, piecer og hjemmesider i manualens kapitel 11.

Hvad skal projekthaver gøre for at sikre det bedst mulige samarbejde med en offentlig institution eller offentligt ansat?

	Kontakt den offentlige institution i overensstemmelse med eventuelle retningslinier for henvendelser.
	Giv den offentlige medarbejder en god, grundig introduktion til opholdet, herunder en så detailleret beskrivelse som muligt af de faglige forventninger til den offentlige medarbejders input på projektet. Uddyb Terms of Reference så meget som muligt.
	Udpeg kontakt person for den offentlige institution og/eller den offentlig medarbejder, der kan være behjælpelig med alle spørgsmål og rådgive om den faglige forberedelse til opholdet.
	Vær omhyggelig med at holde de(n) offentlige medarbejder(e) underrettet om planlægningen af opholdet. Giv besked i så god tid som muligt om timingen af opholdet for at den offentlige medarbejder har så meget tid som muligt til at omlægge arbejdsopgaver og bemanding.
	Brug forslag til standardkontrakter samt honorerings guidelines givet i denne manual som udgangspunkt for kontraktforhandlingen med den offentlige institution (eller eksportorganisationen).