| Forside | | Indhold | | Forrige | | Næste |

Fuldskalaforsøg i Hovedstadsområdet

Bilag H:
Informationsstrategien

Notat

Til
Projektgruppe og følgegruppe
      

Fra
RAMBØLL

Der skal udarbejdes en informationsstrategi for projektet. Nærværende notat udgør forslag til informationsstrategi for projektet og hvordan den tænkes udført i praksis.

Der er i forslaget lagt vægt på både den skriftlige del af informationsindsatsen, og den elektroniske del. Det er meget vigtig for informationsstrategien succes, at de to ting koordineres.

Det foreslås, at der udarbejdes et fælles logo med tilhørende illustrationer for projektet. Logoet bør indgå i alle informationsmaterialer såvel trykte som elektroniske.

RAMBØLL tilknytter grafisk konsulent og konsulent til journalistisk bearbejdning af materialet til at varetage følgende opgaver:

	Udarbejdelse af logo for hele projektet
	Varetage alt layoutarbejde inklusive sorteringsvejledningen
	Faglig sparring/layout på udarbejdelse af de elektroniske og trykte informationsmaterialer.
	Journalistisk bearbejdning af al informationsmateriale.

2. Målgrupper

Informationsindsatsen i projektet retter sig mod følgende målgrupper:

Primær målgruppe

De private borgere i de husstande der deltager i forsøget (ca. 17.500 husstande)

Sekundær målgruppe

De affaldsansvarlige for forsøget i de deltagende kommuner.

Denne gruppe medarbejdere og chefer som har ansvar for drift og beslutninger, der vedrører forsøget - indsamling af dagrenovation (restaffald og organisk fraktion) er vigtige informationsbærere. Disse personer har ansvar for at formidle information om projektet til de deltagende borger i forsøgsområdet.

Der er ligeledes en række aktører i den sekundære målgruppe, der kan fungere som bindeled mellem kommune/affaldsselskab og borgerne, og som har tæt kontakt med borgerne. Disse omfatter:

	affaldstransportører
	vicevært/gårdmand
	lokale afdelingsbestyrelser/grundejerforeninger
	lokal agenda 21 medarbejdere/grønne guider

Andre målgrupper

Der vil derudover være behov for en informationsindsats over for:

	ikke deltagende borgere i kommunerne og øvrig offentlighed
	presse
	andre teknisk interesserede (kommunale sagsbehandlere, tekniske chefer, biogasinteresserede m.v.)
	Sagsparter i forvaltningen i de deltagende kommuner/affaldsparter
	Projektorganisationen (udvalgsmedlemmer mv.)

3. Informationsstrategi generelt

Informationsstrategien er reelt igangsat via projektets hjemmeside og prospektet.

Informationen om projektet vil blive formidlet gennem henholdsvis hjemmeside og gennem trykte materialer, hvor alle materialer som udgangspunkt vil kunne findes på hjemmesiden.

I forhold til den trykte informationsindsats starter projektet med at alle kommuner indbydes til møde i følgegruppen d. 2000-09-19. Her gennemgås informationsstrategien.

Hjemmesiden tjener således som formidlingskilde til alle målgrupper.

Hjemmesiden opdeles som udgangspunkt i 2 niveauer, hvor alle har adgang til niveau 1, og hvor de deltagende kommuners ansvarlige og projektorganisationen har adgang til niveau 2 via password.

Hensigten er at sikre, at de deltagende kommuner får brugbare, handlingsanvisende informationsmaterialer, der kan tilpasses de valgte indsamlingssystemer i kommunerne og som kan anvendes i den direkte kontakt til borgerne, herunder samarbejde med de øvrige aktører i den sekundære målgruppe.

Der vil således fra projektets side blive udarbejdet informationsmateriale der vil være ens for alle kommuner og der vil blive udarbejdet materiale der er kommunespecifikt. Oplæg til materiale udarbejdes af projektets rådgiver. Det er således projektets rådgiver der står for indhentning af oplysninger til kommunespecifikt materiale.

Projektets rådgiver sørger for at trykke alle materialer og sender disse ud til kommunerne, der selv sender disse til husstandene i forsøgsområderne.

De kommuner der selv har en designmanual som de vil anvende i forbindelse med udsendelse af informationsmateriale til dette projekt, vil få materialet stillet til rådighed på elektronisk form. Disse kommuner sørger efterfølgende selv for trykning og udsendelse af materialet.

Projektets rådgiver sørger for at oversætte generelle materialer til engelsk, tyrkisk, samt et arabisk sprog. Projektets rådgiver stiller disse oplysninger til rådighed for kommunerne. Det er op til kommunerne selv at kopiere og udsende oversatte materialer til relevante husstande i forsøgsområderne.

Projektets rådgiver udarbejder oplæg til generelle artikler om projektet i projektperioden. Kommunerne sørger selv for indrykning af artikler i lokalpresse om projektet. Som inspiration til yderligere oplysninger kan kommunerne hente information på projektets hjemmeside.

Kommunerne sørger selv for afholdelse af informationsmøder med boligforeninger/husstande og lign. om projektet.

Alle materialer udarbejdes i udkast af projekts rådgiver i tæt dialog med redaktionsudvalget for projektet.

Alle informationsmaterialer med undtagelse af sorteringsvejledningen trykkes som udgangspunkt uden farver. Sorteringsvejledningen trykkes som udgangspunkt i flere farver og i en sådan kvalitet at denne bl.a. kan tåle vand.

Logo og illustrationer udarbejdes af projektets rådgiver i samarbejde med grafisk konsulent og forelægges redaktionsudvalget.

I det nedenstående gennemgås henholdsvis hjemmeside og de trykte materialer i hvert sit afsnit. På vedlagte bilag illustreres informationsstrategien overordnede indhold for henholdsvis hjemmeside og trykt materiale.

Hjemmesiden www.bioprojekt.dk bør være omdrejningspunktet for fuldskalaforsøgets informationsindsats. Hjemmesiden giver mulighed for hurtig informationsleverance og et varieret udbud af information til projektets forskellige målgrupper. Hjemmesiden er en nem, billig og tidsbesparende måde at distribuere information på.

Hjemmesiden er ved at blive omstruktureret efter følgende struktur/forslag fra projektets redaktionsudvalg:

Generelle oplysninger

	Kort om baggrunden for forsøget
	Ansøgning og tilsagn (evt. resumé)
	Prospektet til kommunerne
	Projektorganisationen; kort beskrivelse
	Transport
	Behandling (f.eks. forklaring af bioforgasningsprocessen, o.l.)
	"Sidste nyt" / status for projektet
	Links

Kommunespecifikke oplysninger

Hjemmesiden bør underinddeles således, at der for hver deltagende kommune indgår oplysninger om:

	Baggrund for kommunens og forsøgsområdets deltagelse i forsøget (politisk statement fra kommunen)
	Forsøgsområdets beliggenhed (kort)
	Antal deltagende husstande
	Sorteringsvejledning
	Tids- og aktivitetsplan for kommunerne
	Kontaktperson hos den pågældende kommune
	Resultater for lokalområderne

Oplysninger rettet mod medlemmer af projektorganisationen

	Oversigt over arbejdsgrupper/udvalg med navn, tlf. og e-mail på medlemmerne
	Information om hver arbejdsgruppe/hvert udvalg med mødedatoer, dagsordner og referater m.v. fordelt på en "indgang" for hver gruppe.
	Detaljeret tids- og aktivitetsplan
	Økonomien i projektet

5. Den trykte informationsindsats over for borgere

Hjemmesiden kan ikke stå alene ved formidling af væsentlige informationer til borgere der deltager i forsøget. Der skal derfor også udformes en række skriftlige informationsmaterialer til borgerne.

Disse materialer er:

1. Introduktionsbrev med generel information om hele forsøget
2. Brev om materiel m.v. der er kommune specifikt
3. En konkret sorteringsvejledning
4. Brev om forsøgsstart
5. Opfølgende materialer
6. Materialer til brug ved fejlsortering/problemadresser

Det overordnede forslag til den trykte informationsindsats tager udgangspunkt i, at information om projektet målrettet til borgerne har den enkelte kommune som synlig afsender. Samtidigt kan der være en fordel i at informationen fremsendes som en del af et større projekt, hvori andre kommuner indgår.

Det forslås, at der på hjemmesiden etableres en form for informationsservice over for de deltagende kommuner der ønsker at anvende egen designmanual.

Det anbefales, at hjemmesiden kommer til at indeholde alle ovenstående materialer, i form af breve, sorteringsvejledning, pjecer, illustrationer etc.

Kommunerne kan fra projektets hjemmeside downloade informationsmaterialerne og hvis de ønsker det tilpasse dem til egen kommunes designmanualer og individuelle ønsker.

I det følgende beskrives indholdet i de enkelte trykte informationsmaterialer i punktform, som der skal udsendes til de deltagende husstande før og under forsøgsperioden.

1. Introduktionsbrev/pjece med generel information om hele forsøget

	Baggrund for kommunens deltagelse i forsøget
	Baggrund for forsøgsprojektet - hvorfor er det igangsat –
	Hvem står bag projektet, deltagende kommuner m.m.
	Hvem og hvor mange deltager i forsøgsprojektet
	Hvornår foregår forsøgsprojektet
	Hvordan foregår forsøgsprojektet, herunder hvor og hvordan affaldet behandles
	Hvad er de forventede resultater af forsøgsprojektet
	Hvornår får borgerne mere information om forsøgsprojektet
	Hvor kan borgeren få information om forsøgsprojektet

2. Brev om materiel m.v. der er kommune specifikt

Indeholder en række konkret oplysninger til borgerne om:

	Generelle oplysninger om forsøgsprojektet i kommunen - kort ! - gentagelse fremmer forståelsen
	De nye krav/regler for sortering, herunder nye køkkenstativer beholdere/poser (indsamlingsmateriel)
	Indsamlingsfrekvens
	Det er vigtigt at sortere rigtigt (organisk affald og restaffald)
	Kontaktperson hos den pågældende kommune
	I vil få mere information d. og d. dato.

3. En konkret sorteringsvejledning

Sorteringsvejledeningen er et vigtigt led i informationsindsatsen til borgerne. Den skal være:

	Præcis, ren og glad i sit layout
	Inspirere til at den hænges op på opslagstavlen eller på køleskabet.
	Må gerne være farverig og lidt fræk - modsat lidt kedelig grumset og "skraldemandsagtig" som Grindsted modellens layout

Det er vigtig at vi får forklaret borgerne hvordan de skal sortere - ikke kun med ord ! - der vil derfor være er en del visuel bearbejdning/formidling i sorteringsvejledningen.

4. Brev om forsøgsstart

Kortfattet skrivelse, der udsendes sammen med sorteringsvejledningen.

	Nu går forsøget i gang
	Praktiske råd (udover sorteringsvejledning )

5. Opfølgende materialer

Breve indeholdende information om:

	Hvordan går det
	Typiske fejlsorteringer

6. Materialer til brug ved fejlsortering/problemadresser

Der skal udarbejdes en minipjece/indstik som den enkelte skraldemand kan anvende i forbindelse med observation af fejlsorteringer ved den enkelte husstand.

Der sendes ikke yderligere materiale ud til husstandene om projektet. Det er således op til de enkelte kommuner, at oplyse om projektets resultater gennem artikler i lokalaviser eller gennem afholdelse af borgermøder. Dette skal ses i sammenhæng med at projektet gennem hele projektforløbet formidles via projektets hjemmeside.

6. Tidsplan

Efter følgegruppens møde den 19-09-2000, vil informationsstrategien blive tilrettet efter de kommentarer der fremkommer på mødet.

Udkast til samtlige informationsmaterialer skal ligge klar i udkastform 3 dage før mødet i projektgruppen den 24-10-2000. Før denne dato skal udkast til informationsmaterialerne forelægges redaktionsudvalget på møde den 12-10-2000 .

Alle informationstiltag koordineres løbende i hele perioden med udarbejdelse af projektets hjemmeside.

Primo oktober indgås aftale med trykkeri om trykning af sorteringsvejledning.

Onsdag d. 4. oktober fremsendes elektronisk en beskrivelse af projektet til de deltagende kommuner. Denne beskrivelse skal indgå i et brev til alle husstande i forsøgsområderne sammen med kommunens redegørelse for hvorfor de ønsker at deltage i projektet. Skrivelsen udsendes herefter til forsøgsområdets beboere.

Ultimo november udsendes brev 2. "Brev om materiel m.v." til kommunerne, som udsender materialet i løbet af uge 47.

Minipjece/indstik om fejlsortering/problemadresser udsendes til kommunerne i uge 48, hvorefter kommunerne fordeler disse til den relevante renovatør.

I løbet af december leveres materiel til køkken og udendørs opsamlingsmateriel til husstandene.

Lige før opstart af forsøget 1 jan. 2001, skal husstandene i uge 1 - 2001 modtage brev 3 om opstart af forsøg, samt sorteringsvejledning. Kommunerne får tilsendt materialet i uge 50 og sørger for udsendelse til husstandene.

Når forsøget har været i drift i et halvt år udsendes brev 4 "Opfølgningsbrev".

Informationsstrategi for Fuldskalaforsøg med indsamling og bioforgasning af organisk dagrenovation i Hovedstadsområdet
      

Informationsstrategi

 

| Forside | | Indhold | | Forrige | | Næste | | Top |