Vandværkssamarbejde mellem private vandforsyninger

Bilag K: Kontaktudvalgets vedtægter

Hvordan skal vandværkerne organisere sig i et kontaktudvalg?

Det er et godt spørgsmål, som vandværkerne altid bør sørge for at få afklaret på et af de første møder i kontaktudvalget.

Selvom der måske ikke umiddelbart er behov for vedtægter på de indledende møder i kontaktudvalget, så anbefaler FVD, at vandværkerne udarbejder et sæt vedtægter for kontaktudvalget. Og det selvom kontaktudvalgt blot har aftalt at mødes for at udveksle erfaringer og diskutere forskellige problemstillinger af fælles interesse.

Efter aftale med kommunen kan kontaktudvalgets møder eventuelt holdes på kommunekontoret, der ofte råder over egnede lokaler.

Som minimum skal det afklares, hvem der er ansvarlig for at indkalde til det næste møde i kontaktudvalget, herunder at udarbejde en dagsorden for mødet. I kommuner med få vandværker kan denne opgave eventuelt gå på omgang imellem vandværkerne, således at alle på skift bliver ansvarlige for kontaktudvalgets møder i et år.

Det anbefales desuden, at alle vandværkerne indbetaler et mindre beløb til kontaktudvalget til dækning af fælles udgifter til mødelokale, kaffe mv. Beløbet kan for eksempel opkræves som et fast beløb pr. vandværk, eller som et fast beløb pr. forbruger i vandværkerne.

Derudover skal det afklares, hvem der skal repræsentere kommunens vandværker i FVDs amtskontaktudvalg. Amtskontaktudvalget består af 1-2 repræsentanter fra hver kommune i amtet, og normalt vil det være formand og næstformand i kontaktudvalget, der vælges til amtskontaktudvalget.

FVD har udarbejdet en vejledning – Vedtægter for kontaktudvalget – der direkte kan anvendes som udkast til vedtægter for alle kontaktudvalg.

VEDTÆGTER

FOR KONTAKTUDVALGET FOR VANDVÆRKER

........................ KOMMUNE

§ 1 - Navn og hjemsted

Udvalgets navn er "Kontaktudvalget for vandværker i .................... Kommune".

Dets hjemsted er .................... Kommune.

§ 2 - Formål

Kontaktudvalgets formål er primært at virke som kontaktorgan for et nærmere samarbejde mellem alle almene vandværker i .................... Kommune i alle forhold af fælles interesse, herunder at optræde som forhandler for og med de enkelte vandværker i deres forhold til offentlige myndigheder, specielt med henblik på koordinering af:

vandindvindingsrettigheder, vandforsyningsplaner, kildepladsbeskyttelse, regulativer, vandforsyning i det åbne land, vandanalyser etc.

Kontaktudvalget kan i øvrigt bistå vandværkerne i spørgsmål af vandteknisk, administrativ og økonomisk art, hvor der er tale om fællesinteresser, f.eks. vedrørende nødforsyninger, ringledninger, lækagesporing etc.

§ 3 - medlemmer

Ethvert alment vandværk i .................... Kommune er berettiget til at blive tilsluttet kontaktudvalget. Udmeldelse skal ske skriftligt til formanden med mindst 3 måneders varsel til en 1. januar. Således udmeldte medlemmer har intet økonomisk krav til kontaktudvalget.

§ 4 - Repræsentantskabet

Repræsentantskabet er kontaktudvalgets øverste myndighed i alle dets anliggender.

Repræsentantskabet består af formanden og 1 yderligere repræsentant for hvert vandværk. Repræsentanterne udpeges blandt de enkelte vandværkers bestyrelsesmedlemmer.

Øvrige bestyrelsesmedlemmer kan deltage i repræsentantskabets møder uden stemmeret.

Repræsentantskabet afholder normalt et årligt møde i april måned. Mødet indkaldes af bestyrelsen ved brev til formændene for de tilsluttede vandværker med mindst to ugers varsel.

Dagsorden skal medfølge indkaldelsen.

På repræsentantskabsmødet i april aflægger formanden årsberetning og endvidere forelægges det af bestyrelsen og revisoren underskrevne regnskab for det forløbne år med status pr. 31. december til godkendelse. Eventuelle forslag til behandling skal tilsendes formanden skriftligt senest den 10. marts.

Ekstraordinære repræsentantskabsmøder afholdes, når bestyrelsen skønner det fornødent, eller når repræsentanterne fra mindst to vandværker til kontaktudvalgets formand indgiver skriftlig begæring derom, ledsaget af forslag til dagsorden. Sådanne møder, som skal afholdes senest 6 uger efter indgivelsen af begæringen, indkaldes af bestyrelsen på samme måde som det ordinære repræsentantskabsmøde.

Der føres protokol over forhandlinger på repræsentantskabsmøderne, der underskrives af dirigenten.

§ 5 - Afstemninger

Hvert vandværk har 2 stemmer.

Der kan stemmes ved skriftlig fuldmagt til en anden repræsentant, men ingen repræsentant kan afgive mere end i alt 2 stemmer.

Møderne ledes af en af mødet valgt dirigent, der afgør alle spørgsmål vedrørende sagernes behandlingsmåde og stemmeafgivningen. Alle spørgsmål afgøres ved simpel stemmeflerhed.

Til vedtagelse af beslutninger vedrørende ændringer i kontaktudvalgets vedtægter eller dets opløsning kræves dog, at mindst 2/3 af de stemmeberettigede er til stede, og at mindst 2/3 af de afgivne stemmer er for forslaget.

Er repræsentantskabsmødet ikke beslutningsdygtigt, skal bestyrelsen, såfremt mindst 2/3 af de på mødet afgivne stemmer er for forslaget, inden 6 uger indkalde til et nyt møde, hvor forslaget kan vedtages med 3/4 af de afgivne stemmer uanset antal fremmødte.

§ 6 - Regnskab

Årskontingent fastsættes af repræsentantskabet. Kassereren udsender kontingentopkrævning senest den 31. oktober. Kontingentet skal betales senest en måned efter modtagelsen af opkrævningen. Samtidig skal hvert vandværk oplyse sit medlemsantal.

Regnskabsåret er kalenderåret. Kassebeholdningen indsættes på en af bestyrelsen godkendt bank, sparekasse, på girokonto eller anbringes på anden betryggende måde.

I den udstrækning kontingentindtægterne ikke kan dække de med kontaktudvalgets arbejde forbundne udgifter, herunder bl.a. udgifter til sagkyndig bistand opkræves overskridelsen særskilt, i forhold til vandværkernes medlemstal.

§ 7 - Bestyrelsen

Kontaktudvalget ledes af en bestyrelse på 5 medlemmer, valgt blandt medlemmerne i Repræsentantskabet for 2 år ad gangen, idet der hvert år på det ordinære Repræsentantskabsmøde, hvor der samtidigt vælges en suppleant, afgår skiftevis 2 og 3 medlemmer. Den første bestyrelse samt suppleant vælges på det stiftende møde. På det første ordinære Repræsentantskabsmøde i april 1999 er alle bestyrelsesmedlemmer og suppleant på valg.

Bestyrelsen konstituerer sig selv med formand, kasserer og sekretær. Genvalg kan finde sted. Bestyrelsesmøder afholdes efter formandens bestemmelse, eller når to bestyrelsesmedlemmer ønsker dette.

Der føres protokol over forhandlingerne. Kopi sendes til medlemmerne, senest 14 dage efter mødets afholdelse.

Bestyrelsesmedlemmer er ulønnede. Dokumenterede udgifter kan refunderes. Der kan antages lønnet medhjælp, hvis dette skønnes nødvendigt.

§ 8 - Tegningsret

Kontaktudvalget tegnes af formanden i forening med et bestyrelsesmedlem.

§ 9 – Opløsning

Kontaktudvalget kan opløses jfr. de i § 5 angivne afstemningsregler. Forinden endelig opløsning kan finde sted, skal der tages stilling til fordeling af kontaktudvalgets formue.

Således vedtaget på det ordinære møde den .................... 200_.

Vandværkernes underskrifter

........................................