|
Digitalisering af grønne regnskaber - Hovedrapport 2 Sammenfatning og konklusioner
Sammenfatningen omfatter forhold omkring effektivitet, fremtidig databasestruktur og indberetning via virk.dk, valg af indberetningsløsning, standardisering, brugervenlighed og funktionalitet, fordele og videndeling, fordele i øvrigt, ulemper i øvrigt og opsummering. 2.1 EffektivitetEn udfordring er at opfylde de stigende krav til miljørapportering mest effektivt for både virksomhederne og det offentlige. Effektiviteten vurderes at være størst på sigt, hvis Miljøstyrelsens systemer tilpasses operationelt til at modtage og behandle informationer fra virksomhedernes indberetninger via virk.dk. Miljøstyrelsen kan via det nationale PRTR-system[1] lave en automatiseret datafangst og derved mere ressourceeffektivt opfylde de danske forpligtelser til international rapportering. Virksomhedernes 10 års erfaringer med udarbejdelse af grønne regnskaber vurderes at være relevante at bruge som grundlæggende indberetningsformat til opfyldelse af både de nuværende og kommende krav. En digital indberetning af de grønne regnskaber kan samtidig være med til at smidiggøre virksomhedernes arbejde, hvis der i det digitale indberetningsformat eksempelvis indlægges link til relevante søge-tjek, huske- og hjælpelister (PRTR- listen, LOUS-listen, CAS-numre, listepunkter, generelle grænseværdier mv.). Ubevidste indberetningstastefejl vil hurtigt kunne fanges af en digital valideringsprocedure. Selv om der foretages validering af data inden indberetningen, vil en digital valideringsprocedure formodentlig bidrage som selvvurderingsværktøj ved kontrol af rigtigheden af data, der indberettes specielt for små og mellemstore virksomheder. Tilsynsmyndighederne og Miljøstyrelsen ser validitetsprocedurer ved digitalisering som en fordel, fordi disse kan spare den tid, der i dag bruges til at gøre virksomheder opmærksomme på, at konkrete data ”ikke kan passe” (indberetningsfejl). Reduktion af dobbeltindberetninger vurderes umiddelbart opnåeligt vedrørende basisoplysninger, hvis der anvendes et offentligt, centralt indberetningssted. På sigt vurderes det at være en forudsætning for, at dobbeltindberetninger kan reduceres på tværs af forskellige myndigheder. Virksomhederne efterlyser således standarder og metoder til opgørelse af data, således at dobbeltindberetning kan reduceres. Samtidig peger virksomhederne på, at dette arbejde er ganske omfattende og må forventes at tage en del år. Der kan imødeses meget store udfordringer i det offentlige regi i forbindelse med udarbejdelse af fælles standarder og metoder til opgørelse af data fra samme datakilde, hvor hver myndighed samtidig kan fastsætte egne kriterier. I et længerevarende perspektiv kan der formodentlig også forventes en udvikling, hvor der fra EU-Kommissionen stilles større og mere detaljerede krav til anvendelse af standarder og metoder for opgørelse af miljødata, som er harmoniseret i Europa. Denne udvikling betyder, at et dansk tiltag for reduktion af dobbeltindberetninger til alene forskellige danske myndigheder nødvendigvis må koordineres med processen i EU, hvilket gør området yderligere kompliceret. 2.2 Indberetning via virk.dkBaggrunden for at pege på virk.dk som indberetningssted er, at virk.dk er uafhængig af dataejere og fælles for alle myndigheder. Det er logisk og enkelt for virksomheder at indberette data og informationer til det offentlige ét sted. Med virk.dk gives der mulighed for, at Miljøstyrelsen kan indrette egne brugerflader. Det er endvidere en fordel, at virk.dk tilbyder systemintegration og kan håndtere sagsstyring. Da virk.dk. benyttes af flere offentlige myndigheder, åbnes der principielt for en reduktion af dobbeltindberetninger, i det omfang dataforespørgsler koordineres mellem offentlige myndigheder. Men et offentligt, centralt indberetningssted kan imødese en barriere fra tilsynsmyndighederne. Deres rolle er ikke løbende at føre uopfordret, aktiv kontrol med data og informationer, som der måtte være adgang til via et centralt indberetningssted. 2.3 Valg af indberetningsløsningI projektet er to web-baserede indberetningsløsninger (prototyper) testet som betaversioner. Den ene løsning er en portal på Internettet, hvor virksomhederne indtaster data. Den anden løsning er en filindberetningsløsning, hvor virksomhederne kan indberette data via regneark i Excel. Testen viste, at begge løsninger vil være enkle at bruge for virksomhederne. Filindberetningsløsningen med Excel vil formodentlig blive foretrukket af de fleste virksomheder, fordi det kan være effektivt og enkelt at hente data fra virksomhedernes andre datakilder (regneark og databaser) og via regneark i Excel foretage indberetninger af data. En særlig fordel ved en filindberetningsmodel med mulighed for systemintegration er, at virksomhederne ved, hvordan de skal forholde sig fremover, fordi det officielt ville være meldt ud, hvilken teknisk platform det offentlige bruger. I takt med, at deres it-systemer udskiftes, ændres mv., vil virksomhederne fremadrettet kunne integrere registrering af miljødata i deres øvrige systemer, efterhånden som disse fornys. En fordel ved denne løsning er også, at en virksomhed med flere anlæg kan kopiere Excel-regnearket fra en afdeling til brug ved indtastning af den næste afdeling etc. For nogle virksomheder kan denne løsning være omfattende set i forhold til deres behov, hvor en portalløsning med indtastning af data er mere enkel og ligner andre indberetningsskemaer, som findes på virk.dk. 2.4 StandardiseringBekendtgørelsen om grønne regnskaber er en rammelovgivning. Forudsætningen for, at grønne regnskaber kan indberettes digitalt, er udvikling af en standardisering af de data og informationer, som lovpligtige grønne regnskaber skal indeholde. Hvis det enkelt skal kunne lade sig gøre at foretage en egentlig databehandling, forudsætter det, at data forefindes i elektronisk og standardiseret, struktureret form og ikke som indskannede, flade grafikfiler. Med en standardiseret løsning, hvor virksomhederne kan indberette i henholdsvis faste og åbne felter eller subsidiært med mulighed for at vedlægge supplerende oplysninger i et grønt regnskab som pdf, vil en digitalisering ikke belaste virksomhederne i nævneværdig grad. Med faste felter forstås felter, som virksomhederne skal udfylde og dermed forholde sig til. Data til indtastning i faste felter vil være sådanne typer af miljøforhold, som skal indberettes i henhold til bekendtgørelsen om grønne regnskaber eller andet lovmæssigt grundlag. Der kan indbygges forskellige former for fleksibilitet i en standardiseret, digital indberetning. Eksempelvis kan der indlægges en facilitet til begrænset publicering, så den enkelte virksomhed har en medbestemmelse i at vælge, til hvem konkrete data skal tilgå og på hvilket aggregeringsniveau. Med hensyn til tilsynsmyndighedernes udtalelse om det grønne regnskab ser virksomhederne en fordel (effektivitet for virksomhederne) i at standardisere myndighedsudtalelsen og at lade tilsynsmyndighederne udtale sig med digital signatur. Dialogen med tilsynsmyndighederne er af betydning både for virksomhederne og for tilsynsmyndighederne, men ingen af parterne ser en effekt af dialogen som følge af en Digitalisering af grønne regnskaber - Hovedrapport. Men som bruger vil Miljøstyrelsen få mulighed for at forholde sig til data og vurdere udvikling af data over tid, sammenligne virksomheder mv. Fordelen ved en standardisering i et digitalt medie vil være, at analysearbejdet effektiviseres både for så vidt angår ressourcer og for det analytiske resultat. 2.5 Brugervenlighed og funktionalitetI de testede løsninger betegnes indtastning af forbrugsdata som enkel og overskuelig for begge indberetningsløsninger, mens indtastning af emissionsdata vurderes som mere besværlig og kompliceret og ikke så brugervenlig. Arbejdsgangene i virksomhederne ændres ikke væsentligt som følge af en digitalisering. Data skal indsamles, bearbejdes, registreres, og relevant tekst skal udarbejdes. Dette arbejde ændres ikke som følge af, at indberetningen sker i et digitalt medie. Selve rapporteringen og afleveringen af det grønne regnskab udgør kun en mindre del af regnskabsaflæggelsen. Via de såkaldte ”faste felter” tvinges virksomhederne til at forholde sig til anvendelse af konkrete stoffer (ud fra en fast liste) og dernæst klassificere de i virksomheden afvendte stoffer efter væsentlighedskriteriet. Dette arbejde anses af nogle virksomheder for at være mere omfattende end i dag, hvor virksomheden selv skal identificere, hvilke stoffer der anvendes. Endvidere peges der fra virksomhederne på, at der kan være tvivl, om anvendelse af et stof finder sted. Denne tvivl kan ikke rummes i en standardiseret indberetning med faste felter. Tilsvarende gælder, hvis et stof anvendes, men ikke registreres, og/eller estimering af mængde ikke er mulig med en rimelig sikkerhed Omvendt peger virksomhederne på, at en digital indberetning med en standardisering, ”tvinger” dem til at tage stilling til, hvilken grad af væsentlighed de enkelte data har. Det vil have den fordel, at den enkelte virksomhed ”skubbes” til en mere målrettethed og internt dialog derom. Anvendelse af digital signatur er ikke anvendt af alle virksomheder i dag, og der er en vis træghed i udviklingen heraf. Dette bidrager til reduceret brugervenlighed på nuværende tidspunkt. 2.6 Fordele og videndelingLøsningsmodellerne rummer mulighed for, at der kan ske sammenligninger af de data, der indberettes som faste felter. Sammenligninger, der kan bruges af tilsynsmyndigheder som analyse af miljøpåvirkninger hos ensartede virksomheder. Disse informationer kan anvendes i tilsynsarbejdet, herunder i udvikling af sagsbehandling med øget samarbejde på tværs af tilsynsmyndighederne. Anvendelse kan også ske i den løbende dialog med virksomhederne. Sammenligninger har et videndelingsperspektiv, som også giver virksomhederne mulighed for at foretage selvvurderinger ved sammenligninger med virksomheder i egen branche mv. Dette perspektiv skal ses i sammenhæng med mulighed for anvendelse af begrænset publicering. Sammenligninger har endelig et formål hos Miljøstyrelsen i evalueringsarbejdet for sikring af valid, international rapportering om danske miljøforhold. 2.7 Fordele i øvrigtPå sigt skal virksomheder rapportere til opfyldelse af PRTR-protokollen[2], og ved anvendelse af det grønne regnskab i en standardiseret, digitaliseret form vil der være en fremtidig besparelse af ressourcer dertil. Ved anvendelse af en Excel-løsning kan indhentning af data fra andre datakilder lette rapporteringsarbejdet efter år 1 for virksomhederne. 2.8 Ulemper i øvrigtFor nogle virksomheder kan det være en ressourcemæssig meromkostning at skulle tage stilling til, om der anvendes stoffer, som skal indtastes i faste felter, hvis dette har været undladt tidligere. For virksomheder, som ikke har Microsoft Excel, skal dette skaffes ved Excel-løsningen. Alternativt udarbejdes løsning til små virksomheder uden adgang til Microsoft Excel. Miljøstyrelsen skal påregne omkostninger til tilpasning af ”SIMI”[3]. Endvidere omkostninger til drift og vedligeholdelse af faciliteter på virk.dk. - samt udviklingsomkostninger til gennemførelse af en digitaliseringsplatform. Udarbejdelse af grupperingskriterier i en digital løsning vil nødvendiggøre et arbejde for Miljøstyrelsen, som kan være ressourcekrævende, også selvom det er et ønske fra virksomhederne, at disse involveres med repræsentative grupper af de regnskabsaflæggende virksomheder. 2.9 OpsummeringHelt overordnet har projektet vist, at en digitalisering af de grønne regnskaber baseret på en standardisering af de data, som skal indberettes, kan påvirke virksomheder, tilsynsmyndigheder og Miljøstyrelsen på denne måde:
Figur 1: Opsamlende oversigt over fordele og ulemper Fodnoter[1] Miljøstyrelsens informationssystem om industriens miljøforhold. [2] PRTR er et register over emissioner fra enkeltvirksomheder. Rapporteringskravet til registeret har hjemmel i PRTR-protokollen under Århus-konventionen. [3] Miljøstyrelsens informationssystem om industriens miljøforhold.
|