Digitalisering af grønne regnskaber - Hovedrapport
3 Baggrund
Projektet tager afsæt i hele arbejdet med at digitalisere den offentlige sektor, hvor Den Digitale Taskforce under Finansministeriet har prioriteret regnskabsområdet, herunder de grønne regnskaber. Ligeledes er Virksomhedsudvalget, nedsat af Miljøministeren, kommet med anbefalinger i deres rapport om ”Forenkling af miljøgodkendelsessystemet, effektivisering af miljøtilsynet med virksomhederne og virksomhedernes miljørapporteringer”.
3.1 Motivation for projektet
En væsentlig motivation for projektet er, at Virksomhedsudvalget var enigt i, at ”informationsflowet af miljøoplysninger mellem virksomheder og myndigheder og mellem forskellige myndigheder skal koordineres og tilrettelægges så enkelt og effektivt som muligt, så virksomhederne belastes mindst muligt, samtidig med at myndighedernes og offentlighedens behov for oplysninger bliver tilfredsstillet”. En fremtidig vision for virksomhedernes miljøindberetninger vil således indeholde et mål om at etablere et rapporteringssystem, der kan imødegå dobbeltrapporteringer.
EU-krav i forbindelse med etablering af det Europæiske forureningsregister (EPER) og tilsvarende internationale krav i PRTR-protokollen er konkrete eksempler på koordinering af rapporteringer, hvor Miljøstyrelsen ønsker at anvende de grønne regnskaber til at indsamle de nødvendige oplysninger fra virksomhederne. Hermed er der samordnet to sæt rapporteringskrav, og det er undgået at pålægge virksomhederne endnu et særskilt rapporteringskrav.
Herudover er der mulighed for, at de grønne regnskaber på lidt længere sigt vil kunne anvendes i forbindelse med andre typer af rapporteringsforpligtelser.
I dag er de grønne regnskaber udelukkende tilgængelige som indskannede dokumenter, der ligger på Erhvervs- og Selskabsstyrelsens hjemmeside - www.cvr.dk - sammen med de økonomiske regnskaber. Digitaliseringen er en forudsætning for et øget genbrug af de miljøoplysninger, der ligger i de grønne regnskaber.
3.2 Projektets formål
Projektets resultater har til formål at give et bidrag i en bredere diskussion og beslutning om digital indberetning af miljødata ved dels at skabe konkrete erfaringer med digitalisering af dele af informationerne i et grønt regnskab og dels ved at klarlægge nogle af de muligheder og barrierer, der er knyttet til arbejdsgangene ved en sådan digitalisering.
Projektets primære formål er helt konkret at beskrive og afprøve, hvordan data fra virksomhedernes grønne regnskaber mest effektivt kan indberettes digitalt til Miljøstyrelsen.
Projektet skal belyse fremtidige arbejdsgange ved en digitalisering af de grønne regnskaber og kunne indgå i et grundlag til udarbejdelse af egentlig kravspecifikation til et fremtidigt system.
Der lægges i projektet vægt på at skabe konkrete erfaringer med virksomhedernes digitale indberetning af miljødata.
Projektets resultater skal give et vigtigt bidrag til en beslutning om, hvordan en digital løsning kan udformes ved dels at skabe konkrete erfaringer med digitalisering af dele af et grønt regnskab, og dels at klarlægge nogle af de muligheder og barrierer, der er knyttet til arbejdsgangene ved en sådan digitalisering.
3.3 Projektets afgrænsning
Projektet behandler alene indberetningsdelen ved aflæggelse af grønne regnskaber og ikke den videre formidling og præsentation over for offentlige brugere af de grønne regnskaber.
Det har ikke været formålet at tilvejebringe en færdigudviklet model eller et færdigudviklet indberetningssystem.
De datatyper, som projektet koncentrerer sig om, er energiforbrug, vandforbrug, forurenende stoffer, der udledes til luften eller med spildevandet, samt råvarer og hjælpestoffer, der er forurenende.
De datatyper, som adresseres i projektets debatter og tekniske test, omfatter således ikke alle de datatyper eller informationer, som er at finde i et lovpligtigt grønt regnskab.
Ved angivelse af myndighedskrav skal dette ses konkret i forhold til ordlyden og den deraf mulige tolkning i bekendtgørelsen om grønne regnskaber.
Det falder ikke under dette projekts rammer at inddrage aspekter omkring de juridiske aspekter i forbindelse med offentliggørelse af informationer i Danmark, herunder i hvilken udstrækning virksomheder vil kunne påberåbe sig begrænsning, selvom tilsagn derom gives af en individuel myndighed.
Projektet er gennemført med inddragelse af en række interessenter, som har givet deres holdninger og synspunkter til kende. Konklusionerne er derfor dannet på grundlag af tilkendegivelser, som ikke nødvendigvis er repræsentative for de samlede aktører omkring grønne regnskaber i Danmark.
3.4 Projektets metode
Det samlede projekt er gennemført med stor inddragelse af en række interessenter. Disse er samlet i tre hovedgrupper: Virksomhedsgruppen, myndighedsgruppen og høringsgruppen. En nærmere beskrivelse af de tre grupper er oplistet i bilag A.
Projektet er gennemført med tre overordnede milepæle.
- Den første milepæl omfatter selve datastandardiseringen og herunder gennemførelse af en diskussion af, på hvilken måde en datastandardisering af grønne regnskaber ville kunne finde sted.
- Den næste milepæl omfatter digitaliseringen. Det vil sige teknisk test af et design af en portalløsning, hvor der kan indtastes direkte på nettet, og af en filindberetningsløsning, hvor der kan indlæses data via en XML-fil fra et regneark.
- Den tredje milepæl omfatter funktionalitet, brugervenlighed og effektivitet i løsningsmodellerne.
3.4.1 Datastandardiseringen
Inddragelse af virksomheder og tilsynsmyndigheder har været en væsentlig faktor for projektets fremdrift og resultat i standardiseringsfasen.
Workshops har været den metodiske tilgang til at debattere og synliggøre de forhold, som virksomheder og tilsynsmyndigheder finder er vigtige at adressere i forbindelse med standardisering af de grønne regnskaber.
På disse workshops har begge grupper diskuteret fordele og ulemper ved en standardisering af grønne regnskaber og prioriteret de aspekter, som hver interessentgruppe finder er vigtige at tage hensyn til.
De to workshops giver et billede af, i hvilken retning en standardisering kan udvikles for at skabe værdi for virksomhederne og for tilsynsmyndighederne – og dermed, hvilke rammer der som minimum skal arbejdes med ved selve digitaliseringen af de grønne regnskaber.
Udgangspunktet for diskussionerne var virksomhedernes oplevelse af potentialet i datastandardiseringen med den efterfølgende digitalisering. Et særligt forhold var muligheden for at undgå dobbeltregistreringer/dobbeltindberetninger og mulighederne for at skabe effektivitet i virksomhederne.
Et andet særligt forhold er væsentlighedsbegrebet. I lov om grønne regnskaber er det virksomhedens ledelse, der vælger og definerer væsentlighed, og dermed hvilke oplysninger der oplyses om i regnskabet. I forbindelse med Miljøstyrelsens behov for data til videre indrapportering og skabe muligheder for at kunne sammenligne brancher på tværs kan ledelsens vurdering af væsentlighed medføre, at oplysningerne i det grønne regnskab ikke altid er tilstrækkelige; enten som følge af udeladelse eller gruppering og sammenlægning af data.
Der var to formål med inddragelse af tilsynsmyndigheder i projektet. Det ene formål var at afdække og vurdere, hvordan en digitalisering vil kunne effektivisere arbejdsgangene med tilsynsmyndighedens udtalelse om det grønne regnskab. Det andet formål var at vurdere, på hvilken måde datastandardisering og digitalisering kunne understøtte myndighedernes tilsynsopgave, herunder reduktion af dobbeltregistreringer mv.
Efter diskussionen af datastandardiseringen blev fokus rettet mod selve den digitale løsning.
En væsentlig forudsætning for en succesfuld digitalisering af de grønne regnskaber er, at de muligheder, problemer og barrierer, der er i virksomhederne og hos tilsynsmyndighederne, bliver synliggjort. Samtidig er det vigtigt at få vurderet de it-mæssige udfordringer, der opstår i forbindelse med en digitalisering, herunder systemkrav. De virksomheder, der indberetter grønne regnskaber, befinder sig, hvad miljøsystemer angår, på forskellige niveauer. Generelt kan man dog sige, at de fleste ikke har store miljøsystemer, men i høj grad forlader sig på regnearksbaserede arbejdsgange. Dette betyder, at der skal findes en digitaliseringsstrategi, som kan realiseres, så virksomhedernes it-mæssige virkelighed ikke bliver en barriere for udbredelsen af en digital indberetning. Men samtidig skal strategien pege fremad for at være i tråd med den overordnede digitaliseringsstrategi, som den er udarbejdet af IT- og Telestyrelsen, men også således, at den viser kursen mange år frem og dermed bliver en løftestang snarere end en barriere for nye investeringer i mere automatiserede og integrerede miljøsystemer i virksomhederne. Virksomhederne skal vide, hvordan morgendagens krav ser ud, så de kan planlægge deres egen transition og strategi.
Med udgangspunkt i virksomhedernes og tilsynsmyndighedernes prioriteringer af, hvad der for dem var vigtigt ved en standardisering, blev der opstillet et design/en datamodel for en digitaliseret indberetning og derpå udviklet to prototyper til test.
Sigtet var rettet mod virksomhederne, deres indberetninger og anvendelse af interfaces (brugergrænseflade), herunder web-interface, hvor data indtastes eller indlæses via en regnearksfil.
I testfasen var fokus alene rettet mod to løsninger, der begge var let tilgængelige. Den ene er en portalløsning, hvor oplysningerne kan indtastes direkte på nettet, og den anden løsning er baseret på at kunne danne en XML-fil på baggrund af en regnearksfil. Regnearksmodellen er valgt, fordi tidligere undersøgelser har vist, at langt de fleste virksomheder bruger regneark til bearbejdningen af data til de grønne regnskaber.
Seks virksomheder fra virksomhedsgruppen deltog i test af de to løsninger. En test, som indebar, at virksomheder efter en introduktion forsøgte at arbejde med de to løsninger i deres virksomhed. Efterfølgende overdrog testvirksomhederne deres vurdering af løsningsmodellerne til projektgruppen, som opsamlede vurderingerne til en helhed og et samlet testresultat.
Funktionalitet og brugervenlighed i den opstillede standardiseringsmodel og de to løsningsmodeller for digitalisering blev testet. Der blev gennemført en vurdering af datamodellen, test af de to løsningsforslag (prototyper), herunder indhentning af testrapporterede data fra udvalgte virksomheder til Miljøstyrelsens informationssystem om industriens miljøforhold (”SIMI”) og afprøvning af funktionalitet i forhold til Miljøstyrelsens kvalitetstjek af datamaterialet i det grønne regnskab.
3.4.2 Funktionalitet, brugervenlighed og effektivitet
Overblikket over funktionalitet og brugervenlighed var rettet mod:
- Arbejdsgangene i virksomhederne og omkring dialogen med tilsynsmyndighederne og tilsynsmyndighedernes efterfølgende udtalelse om de digitaliserede miljøoplysninger.
- Miljøstyrelsens modtagelse og håndtering af de digitaliserede miljødata, herunder hvordan de rapporterede data kan kvalitetstjekkes.
Virksomhedsgruppen blev inviteret til deltagelse i endnu en workshop med det formål at diskutere, hvilken effekt en standardisering med tilhørende digitalisering ville have for virksomhedernes arbejdsgange.
Efterfølgende deltog repræsentanter fra tilsynsmyndighederne i en tilsvarende diskussion af effekt for tilsynsmyndighedernes arbejder med de grønne regnskaber.
3.4.3 Supplerende interviews
Til understøttelse af projektets arbejder blev der i takt med dets fremdrift gennemført interviews med en række offentlige styrelser og andre organisationer.
Disse interviews har haft til formål at indhøste deres viden om erfaringer med at digitalisere indberetninger og regnskaber samt med at reducere dobbeltindberetninger.
3.4.4 Et overblik
Sammenfattende kan projektet illustreres med følgende overblik:
Figur 2: Overblik over projektet
Version 1.0 August 2006, © Miljøstyrelsen.