Digitalisering af grønne regnskaber - Delrapport 1
6 Et beslutningsgrundlag for datastandardisering af grønne regnskaber
6.1 Anvendt metode
Inddragelse af virksomheder og tilsynsmyndigheder har været en væsentlig faktor for projektets fremdrift og resultat i standardiseringsfasen.
Workshops har været den metodiske tilgang til iværksættelse af en debat om, hvordan de grønne regnskaber kan standardiseres med henblik på en efterfølgende digitalisering og derigennem synliggøre de forhold, som henholdsvis virksomheder og tilsynsmyndigheder finder er vigtige at adressere.
Resultatet er opnået via afholdelse af en workshop med henholdsvis virksomheder og tilsynsmyndigheder. På disse workshops har begge grupper diskuteret fordele og ulemper ved en standardisering af grønne regnskaber og prioriteret de aspekter, som hver interessentgruppe finder er vigtige at tage hensyn til.
De to workshops giver et billede af, i hvilken retning en standardisering kan udvikles for at skabe værdi for virksomhederne og for tilsynsmyndighederne – og dermed, hvilke rammer der skal arbejdes med ved selve digitaliseringen af de grønne regnskaber.
Udgangspunktet for diskussionerne var virksomhedernes oplevelse af potentialet i datastandardiseringen med den efterfølgende digitalisering. Et særligt forhold var muligheden for at undgå dobbeltregistreringer og skabe effektivitet i virksomhederne.
Et andet særligt forhold var væsentlighedsbegrebet. Som rammelov tilsigter lov om grønne regnskaber, at det er virksomhedens ledelse, der vælger og definerer væsentlighed, og dermed hvilke oplysninger der oplyses om i regnskabet. I forbindelse med Miljøstyrelsens behov for data til videre indrapportering kan ledelsens vurdering af væsentlighed medføre, at oplysningerne i det grønne regnskab ikke altid er fuldstændige; enten som følge af udeladelse eller grupperinger med sammenlægning af data.
Under væsentlighedsaspektet var det ud over virksomhederne relevant at inddrage tilsynsmyndighederne og deres arbejde med afgivelse af udtalelser om grønne regnskaber. En anden vinkel var således rettet mod tilsynsmyndighederne og deres krav til og brug af data. Der var således to formål med inddragelse af tilsynsmyndigheder i projektet. Det ene formål var at afdække og vurdere, hvordan en digitalisering ville kunne effektivisere forretningsgangene med tilsynsmyndighedens udtalelse om det grønne regnskab. Det andet formål var at vurdere, på hvilken måde datastandardisering og digitalisering kunne understøtte myndighedernes tilsynsopgave, herunder reduktion af dobbeltregistreringer mv.
6.1.1 Workshops
6.1.1.1 Workshop med virksomheder
Workshop med virksomhederne blev gennemført i maj 2005. 14 virksomheder deltog. Der henvises til bilag A.
Fokus for workshoppen var en debat for at identificere, hvilke forhold, virksomhederne fandt, vil være af stor betydning i en standardiseringsmodel for et grønt regnskab, og hvordan de grønne regnskaber efter virksomhedernes opfattelse kan standardiseres med henblik på en efterfølgende digitalisering.
6.1.1.2 Workshop med tilsynsmyndigheder
Workshop med tilsynsmyndighederne blev gennemført i maj 2005. Seks tilsynsmyndigheder deltog. Der henvises til bilag A.
Ligeledes på denne workshop var fokus en debat for at identificere, hvilke forhold som tilsynsmyndighederne fandt, vil være af stor betydning i en standardiseringsmodel for et grønt regnskab, og hvordan de grønne regnskaber - efter tilsynsmyndighedernes opfattelse - kan standardiseres med henblik på en efterfølgende digitalisering.
6.2 Resultatet af de gennemførte workshops
I dette afsnit er samlet resultaterne fra de to afholdte workshops med henholdsvis virksomheder og tilsynsmyndigheder.
Resultatet er et billede af, hvilken retning en standardisering kan udvikles set fra virksomhedernes side og set fra tilsynsmyndighedernes side - og dermed, hvilke rammer det må anbefales at arbejde med ved selve digitaliseringen af grønne regnskaber.
Figur 2: Oversigtsbillede
Som det fremgår af ovenstående oversigtsbillede, er der en række forhold, som både virksomheder og tilsynsmyndigheder tillægger stor betydning. Samtidig er der forhold, som de to interessentgrupper vægter forskelligt.
Oversigtsbilledet er dannet på baggrund af de forhold, som blev debatteret på de afholdte workshops. I nedenstående oversigt gengives de syv primære forhold, som har været debatteret. Under disse syv forhold er der en række naturligt knyttede forhold, som ligeledes er oplistet i oversigten.
Et forhold, der er knyttet til datakvalitet, er eksempelvis måle- og opgørelsesmetoder. I oversigtsbilledet er datakvalitet vægtet højt af tilsynsmyndighederne, mens det er netop opgørelsesmetoderne, som virksomhederne finder, har en stor betydning. Derfor indeholder oversigtbilledet både forhold af primær karakter og forhold, som er tilknyttet dertil, men som får en selvstændig opprioriteret vægt i det samlede billede.
De forhold, som principperne for en standardisering af grønne regnskaber med efterfølgende digitalisering ifølge de to interessentgrupper må tage hensyn til, er datasikkerhed, fleksibilitet, opgørelsesmetoder, datakvalitet, datastandardisering, følsomme data, benchmarking og for virksomhederne også reduktion af dobbeltregistreringer og forhold omkring offentliggørelse.
| Primære forhold | Hertil naturligt underliggende knyttede forhold |
| 1. Datasikkerhed | 1a. Følsomme data |
| 2. Datakvalitet | 2a. Væsentlighed 2b. Måle- og opgørelsesmetoder 2c. Egenkontrol 2d. Identifikationskriterier 2e. Identifikationsniveau |
| 3. Offentliggørelse | 3a. Benchmarking |
| 4. Fleksibel model | 4a. Gennemsigtighed 4b. Forståelighed |
| 5. Dobbeltregistreringer | 5a. Et rapporteringssted |
| 6. Interne processer | 6a. Effektivitet i eget arbejde som følge af standardisering 6b. Effektivitet i eget arbejde som følge af digitalisering |
| 7. Frekvens |
Figur 3: De syv primært debatterede forhold
Det samlede billede og prioriteringen af de enkelte forhold er sket på baggrund af de udsagn mv., som virksomheder og tilsynsmyndigheder gav udtryk for på de afholdte workshops. I afsnit 6.2.1 gengives de udsagn, som har givet anledning til det opsamlende billede, og som er fremkommet af notater, der har været udsendt til kommentering hos hver af de to interessentgrupper.
6.2.1 Virksomheders og tilsynsmyndigheders udsagn om udvikling af en standardiseringsmodel for de grønne regnskaber
6.2.1.1 Datasikkerhed
Tilsynsmyndighederne og datasikkerhed
”Sikkerheden for, at rette bruger modtager rette data - og alene disse” anses af tilsynsmyndighederne som en vigtig faktor, herunder også under iagttagelse af, at tilsynsmyndighederne ofte efterspørger data af en sådan detaljeringsgrad, at disse må betragtes som følsomme og fortrolige for virksomheden.
Virksomhederne og datasikkerhed
Datasikkerhed er en vigtig faktor for virksomhederne, herunder især i forbindelse med følsomme data og data, som indekseres til udvalgte brugere, og som fremgår med faktuelle tal for andre brugere.
Ved opsætning af en digital database efterspørger virksomhederne, hvordan fortrolighed kan garanteres.
Tilsynsmyndighederne og følsomme data
Tilsynsmyndighederne kan se en risiko for, at virksomhederne af konkurrencemæssige hensyn vil være tilbageholdende med at give oplysninger om følsomme data i et digitaliseret medie.
Virksomhederne og følsomme data
Ifølge virksomhederne er der et stærkt behov for fortrolighed, hvis samtlige data til tilsynsmyndighederne skal fremgå af det grønne regnskab.
Det blev påpeget fra virksomhedsside, at der er stor forskel på kommunikation til tilsynsmyndighederne, idet en andel vedrører oplysninger om planer, tekniske udredninger mv., men en anden andel vedrører konkrete data og herunder typer af egenkontrolhandlinger.
En andel af data og oplysninger er ikke konkurrencemæssigt følsomme, men er tekniske informationer, der ikke egner sig for ikke-fagfolk.
Virksomhederne ville være bekymrede for, at konkurrencemæssigt følsomme data blev sværere at holde inde i en begrænset kreds ved en digitalisering. Samtidig skal det bemærkes, at definitionen af, hvad konkurrencemæssigt følsomme data er, ikke altid opfattes entydigt.
6.2.1.2 Datakvalitet
Med datakvalitet forstås, at data er målt, beregnet eller estimeret med en sådan ensartethed, at udviklingen af den samme type data fra år til år kan tillægges en værdi som værende pålidelig. Herunder er også, at data er opgjort mv. efter de almindelige regnskabskriterier som fuldstændighed, nøjagtighed, periodisering mv.
Med væsentlighed menes her det forhold, at det er virksomhedens ledelse, der skal vælge og begrunde valg af de miljødata, der medtages i det grønne regnskab under iagttagelse af, hvad denne finder er væsentlige miljøforhold i virksomheden.
Med kriterier for identifikation forstås det forhold, at der i dag ikke findes en entydig måde, hvorpå data skal identificeres i det grønne regnskab. Virksomheden kan vælge at identificere data efter (i) deres miljøpåvirkninger (luftemission), efter (ii) deres miljøeffekt (drivhuseffekt) eller via (iii) de processer og aktiviteter, som de indgår i hos virksomheden (forurenende stoffer ved overfladebehandling).
Med identifikationsniveau forstås den grad af detaljering, som data skal have i en standardiseret model for et grønt regnskab for at kunne tilfredsstille alle relevante brugere.
Tilsynsmyndighederne og datakvalitet
Datakvalitet anses som vigtig. Tilsynsmyndighederne ser en mulighed for og et ønske om, at en standardisering kan ske med et system, som understøtter ”bogholderidelen” og dermed reducerer risici for manglende kvalitet i data. Endvidere præciserer tilsynsmyndighederne, at det vil være nødvendigt at udarbejde en detaljeret vejledning for udfyldelse af data og indarbejdelse af informationer i et standardiseret format af et grønt regnskab.
Virksomhederne og datakvalitet
Især i et digitalt medie med mulighed for at lægge data ind løbende vil der i virksomhederne skulle struktureres validitetshandlinger, der sikrer, at datakvalitet er til stede ved frigørelsen.
Dette kan illustreres med denne tænkte situation. Data om energiforbrug måles hver måned og registreres i dag i en papirfortegnelse over forbrug. Hver måned gennemgår den ansvarlige for energiledelse i virksomheden fortegnelsen og vurderer, om periodens forbrug synes rigtig. I forbindelse med udarbejdelse af det grønne regnskab overføres data fra papirfortegnelsen til regnskabet af den miljøansvarlige i virksomheden, som også har opgaven med at udarbejde virksomhedens grønne regnskab. I et digitalt medie vil aflæseren af forbrug direkte taste dette ind i det digitale medie. For at sikre, at den energiansvarlige fortsat kan foretage sin validitetshandling, skal der i mediet være en facilitet, der sikrer, at den miljøansvarlige ikke kan hente data til det grønne regnskab, før den energiansvarlige har ”frigivet” data som kvalitetssikrede.
Tilsynsmyndighederne og væsentlighed
Det er ifølge tilsynsmyndighederne vigtigt, at det er ledelsens valg og især ledelsens ansvar, at der i det grønne regnskab rapporteres om væsentlige forhold efter ledelsens synspunkt. Herigennem får tilsynsmyndighederne et billede af, hvordan ledelsen vælger og prioriterer deres miljøarbejder. Det er endvidere af betydning, at det er virksomhedens ledelse, som er ”synlig” via rapportering i det grønne regnskab; dvs. at det er ledelsen, som er regnskabsaflæggeren og ”underskriveren”.
Samtidig mener tilsynsmyndighederne, at når det er ledelsen, der vælger ”væsentlighed”, kan de miljøparametre, der rapporteres i det grønne regnskab, variere fra virksomhed til virksomhed. Dermed reduceres muligheden for benchmarking, og sammenligning mellem de grønne regnskaber vanskeliggøres.
Virksomhederne og væsentlighed
Virksomheder kan se en fordel ved at erstatte ledelsens valg af og begrundelse for væsentlighed med objektive krav til, hvilke data og datatyper der skal indgå i det grønne regnskab for så vidt angår muligheder for benchmarking.
Men samtidig peger virksomhederne på det forhold, at en standardisering eventuelt ville reducere dialogen med tilsynsmyndighederne, hvilket virksomhederne opfatter som en ulempe.
Virksomhederne gør også opmærksom på, at eliminering af væsentlighed ingen værdi har for virksomhederne, og at risikoen for, at det bliver laveste fællesnævner, som udvikles, er til stede.
Ved at fjerne væsentlighedsbegrebet til fordel for standardiseret rapportering sker der en ændring fra en regnskabsaflæggelse til en slags selvangivelse.
En sådan udvikling kan for nogle virksomheder være relevant, mens det for andre virksomheder vil være et stort irritationsmoment, hvis der skal rapporteres om data og forhold, som virksomheden har defineret som uvæsentlige. Derfor er der også virksomheder, som ønsker, at væsentlighedsbegrebet ikke skal undergå en forandring som følge af en standardisering.
Det skal tilføjes, at virksomhederne ikke mener, at det er muligt at standardisere væsentlighed på tværs af virksomheder, blandt andet fordi væsentlighed kan ændres over tid som følge af politik, indsats og tilsvarende beslutninger.
Tilsynsmyndighederne og måle- og opgørelsesmetoder
Måle- og opgørelsesmetoder er meget forskelligartede. Standardisering af måle- og opgørelsesmetoder kan have relevans, men det er ifølge tilsynsmyndighederne en opgave, der er stor, og som det vil tage en årrække at opnå.
Det ville være ”fint” med indberetning direkte fra virksomhedernes leverandører af konkrete data set fra tilsynsmyndighedernes side.
En barriere ved en standardisering vil være ensretning af enheder. I dag har virksomhederne frihed til at vælge, med hvilke enheder data skal rapporteres. Med en standardisering vil der naturligt komme visse begrænsninger i denne frihed.
Omvendt vil det ved standardisering af enheder via eksempelvis beregningsmodeller blive muligt at gennemføre sammenlignelige analyser på tværs af sektorer, brancher og geografisk mellem de enkelte myndigheders virkeområder.
Der er en risiko for, at en ”for meget” fokusering på tal via en standardisering forsinker eller reducerer den ”gode realistiske og verbale redegørelse” til tilsynsmyndigheden fra virksomheden og dermed skaber en hindring for planlægning af tilsynsarbejdet i form af gennemlæsning af det grønne regnskab.
En af de større fordele ved en standardisering af måle- og opgørelsesmetoder er, at en standardisering nødvendiggør et system, der understøtter bogføringsdelen i virksomhederne og dermed bidrager til højere datakvalitet. Det vil sige, at virksomhederne bliver mere vejledt i, hvorledes data skal måles og opgøres, og herigennem reduceres bevidste og ubevidste fejlkilder.
Via en standardisering kan udpegning af væsentlige data fra virksomhedernes side blive mere synlig, hvis der vælges ud fra konkrete standardlister eksempelvis liste over forurenende stoffer.
Virksomhederne og måle- og opgørelsesmetoder
Virksomhederne anser sikring af ensartethed i måle- og opgørelsesmetoder som afgørende for en standardisering. ”Samme metode for samme data”. Ens metoder vil give mulighed for benchmarking og konsolidering.
Men der ses en række problematikker dermed, og der efterlyses egnede standarder for entydighed og målemetoder/beregninger, herunder standarder til anvendelse for internationale virksomheder, der opererer i flere forskellige lande.
Endvidere ser virksomhederne en værdi i større mulighed for at kunne sammenligne og foretage benchmarking, hvorved behovet for ensartede måle- og opgørelsesmetoder aktualiseres.
Men det anføres samtidig, at der også skal være en valgfrihed i forbindelse med opgørelsesmetoder, og det primært er krav til dataformat, der er i centrum.
Samtidig påpeger virksomhederne, at der ofte er meget komplekse beregninger bag de tal, der indgår i virksomhedernes vilkårsdokumentation ved egenkontrol mv. Ved en samlet rapportering af alle data til tilsynsmyndighederne rejses der en række problematikker, idet beregninger sker efter aftale om måle- og opgørelsesmetode indgået med den pågældende tilsynsmyndighed. En form for standardisering af måle- og opgørelsesmetoder vil være relevant, men det er ifølge virksomhederne en stor og omfattende opgave, som forudsætter, at der udvikles standarder, som tilsynsmyndigheder og virksomheder kan bruge.
Det blev endvidere fremført, at det er væsentligt, at fleksibiliteten også indebærer, at det er muligt at rapportere samtlige de data, der kræves af tilsynsmyndighederne. Hermed menes også data, som rapporteres som en andel af virksomhedernes opfyldelse af miljøgodkendelseskrav mv.
Fra virksomhedernes side gøres der opmærksom på, at indeksberegninger kan være komplekse. En standardisering kan således ikke forventes at kunne omhandle indeksberegninger generelt, men alene indberetningsfelter til indekstal.
Tilsynsmyndighederne og egenkontrol
Generelt anser tilsynsmyndighederne det ikke som realistisk at inddrage virksomhedernes data fra egenkontrol i en standardisering af de grønne regnskaber.
De data, som virksomhederne skal indhente og opbevare som et led i deres egenkontrol i f.eks. miljøgodkendelsen, har tilsynsmyndighederne ikke generelt en interesse i standardisere i et digitaliseret medie.
Tilsynsmyndighederne anser egenkontroldata som typer af data, der alene skal være til stede på selve virksomheden, og som er tæt forbundne med virksomhedens eget kontrolarbejde.
Endvidere er den overvejende del af egenkontrollen, specifikt emissionsmålinger, ikke data med sådanne karakteristika, at de kan opfylde regnskabskonventionen om fuldstændighed for en regnskabsperiode. De fleste egenkontrolmålinger er alene stikprøver, der måler koncentrationen af et stof på et eller flere tidspunkter over en periode.
Sådanne stikprøver kan sjældent omregnes til helårstal med en anvendelsesværdi for tilsynsmyndighederne. Det vil sige, hvis regnskabskonventionen om fuldstændighed skal opfyldes, reduceres tilsynsmyndighedernes anvendelsesværdi.
Virksomhederne og egenkontrol
Virksomhederne har meget forskellige vilkår og dermed implicit også meget forskellige egenkontrolmålinger. Data vedrørende egenkontrol har ifølge virksomhederne så forskellige karakteristika, at de ikke vil være velegnede eller kan tilpasses en standardisering.
Hvis der arbejdes hen mod en digitalisering af egenkontrolmålinger, vil det for at have en værdi for virksomhederne være en forudsætning, at egenkontrolopgaver derved ville kunne løses væsentligt hurtigere end i dag.
Tilsynsmyndighederne og identifikationskriterier
Tilsynsmyndighederne vil foretrække identifikation af data opdelt i processer og aktiviteter som det primære kriterium, fordi en virksomheds miljøgodkendelse bygges op herefter.
Virksomhederne og identifikationskriterier
For virksomhederne er det vigtigt at bibeholde en fleksibilitet. Det vil sige, at virksomhederne kan vælge at identificere data efter (i) deres miljøpåvirkninger (luftemission), efter (ii) deres miljøeffekt (drivhuseffekt) eller via (iii) de processer og aktiviteter, som de indgår i hos virksomheden (forurenende stoffer ved overfladebehandling).
Udgangspunktet for virksomhederne er mere kriterier for miljøpåvirkninger og virksomhedens vurdering af, om disse er væsentlige og dermed skal medtages i virksomhedens rapportering.
Et synspunkt fra virksomhederne er, at identifikationskriterier er væsentlige, idet forskellige miljøpåvirkninger kan have forskellig effekt på forskellige virksomheder.
Ved valg af identifikationskriterier påpeger virksomhederne endvidere, at det er afgørende, om data skal anvendes til benchmarking, og at metodik for identifikation er af stor betydning, når virksomheders miljøforhold skal sammenlignes.
Endelig blev der fra virksomhedernes side efterlyst en model for identifikation af miljøpåvirkninger/effekter.
Tilsynsmyndighederne og identifikationsniveau
Med identifikationsniveau forstås den grad af detaljering, som data skal have i en standardiseret model for et grønt regnskab for at kunne tilfredsstille alle relevante brugere.
For tilsynsmyndighederne er dette forhold ikke relevant, idet efterspørgslen efter detaljerede data i dag sker via egenkontrolvilkår, og denne proces ifølge tilsynsmyndighederne ikke vil være egnet i en regnskabsmodel.
Virksomhederne og identifikationsniveau
Ved en standardisering ser virksomhederne det som urealistisk at skulle forholde sig til anvendelse af stoffer på et detaljeringsniveau, som svarer til effektlisten. Den ressourcemæssige indsats i at skulle forholde sig positivt hvert år til anvendelse af mere end 6.000 stoffer anses for at blive meget stor, ligesom det forventes ikke at være muligt at fremskaffe informationer om stoffer fra leverandører, især ikke fra udenlandske leverandører.
En værdi af et eventuelt sådant arbejde vil ikke være til stede for virksomheden, herunder fordi effektlisten ikke konsekvent i virksomhederne kan bruges i miljøarbejdet. Dette skyldes blandt andet, at der ikke alene ligger rene miljøargumenter for optagelse af stoffer på listen, ligesom der tilgår og udgår stoffer fra denne liste periodisk. For særlige stoffer, som Miljøstyrelsen måtte ønske indrapportering om, peger virksomhederne på, at der må opstilles konkrete tærskelværdier for, hvornår data skal fremskaffes og indgå i rapporteringen til Miljøstyrelsen.
Et synspunkt fra virksomhederne er et detaljeringsniveau, som kræver, at man positivt forholder sig til anvendelse af typer og mængder af stoffer på Listen over uønskede stoffer, og som vil være acceptabelt i forbindelse med en standardisering af grønne regnskaber. Et subsidiært synspunkt er, at der ikke ønskes positiv oplysningspligt, men alene angivelse af aktuelle, kendte stoffer hos virksomheden, og at det er nødvendigt med angivelse af tærskelværdier for rapportering. For nogle virksomheder vil et sådant detaljeringsniveau ikke kunne accepteres, fordi det vil afsløre fortrolige oplysninger om produkters indhold eller over for leverandører om deres leveranceforhold til virksomheden. En accept forudsætter således mulighed for indeksering. Et supplerende synspunkt er, at farlighed ændres over tid, og en dataudvikling ikke over tid kan forventes at være retvisende for en virksomheds håndtering af miljøforhold. Derimod kan informationer om udfasningsplaner og gennemførelse heraf have større værdi for eksterne regnskabslæsere.
Under hensynstagen til muligheden for at indeksere følsomme data over for valgte databrugere mener virksomhederne ikke umiddelbart, at en standardisering af forbrug af råvarer vil give særlige problemer. Dog er der visse krav: Ved en erstatning af valg af væsentlighed i det grønne regnskab med objektive krav, må objektiviteten ske med udgangspunkt i enkle og let tilgængelige lister; muligheden for anvendelse af stofgrupper tilstræbes på listerne, og der må gives flere valgmuligheder for enheder. Det forudsættes, at der kan opnås enkle procedurer for vedligeholdelse af sådanne lister.
Vedrørende forbrugsdata for energi og vand vil en stor detaljering sandsynligvis give anledning til hyppig revidering af måle- og opgørelsesmetoder. Ved lav detaljeringsgrad reduceres myndighedernes mulighed for brug af data til deres respektive forhold, herunder til afgiftsberegninger, kontrolberegninger, statistiske oplysninger, vilkårstilsyn, afregning af CO2-kvoter mv. Problematikken er at finde det rette niveau for de fleste myndigheder, hvilket ikke er en opgave, som virksomhederne kan løse.
Et synspunkt på virksomhedssiden er, at hvis ikke myndighederne kan standardisere kravene til egenkontrollen, skal den digitale løsning kunne rumme ikke-standardiserede data, da det anses for hensigtsmæssigt, at muligheden for at indberette resultater af egenkontrollen via det grønne regnskab bevares.
Endvidere blev der fra virksomhedernes side rejst spørgsmålet, om afgiftsberegninger vedrørende el, vand og varme rent praktisk kan standardiseres, idet regelsættet er meget forskelligartet fra virksomhed til virksomhed, fra proces til proces etc. Hvis standardiseringen alene kan tjene som dokumentation i et nyt medie for, hvad virksomhederne har liggende i dag som grundlag for afgiftsberegninger, bidrager digitaliseringen alene til at give mulighed for kontrol af beregninger fra myndighedernes side.
6.2.1.3 Offentliggørelse
Tilsynsmyndighederne og offentliggørelse
Tilsynsmyndighederne har behov for adgang til flere og mere detaljerede oplysninger end den brede offentlighed. Via en digitalisering er der mulighed for, at forskellige brugere kan have adgang til forskellige niveauer af data og informationer. Det kunne indebære den potentielle fordel, at alene tilsynsmyndighederne ville kunne se konkrete data efter aftale med en virksomhed, herunder eksempelvis egenkontroldata.
Virksomhederne og offentliggørelse
Et standardiseret grønt regnskab rejser blandt virksomhederne flere synspunkter i forhold til offentliggørelse. Et synspunkt er, at de grønne regnskaber virker i den eksisterende form, og der ikke imødeses fordele i at ændre form eller rapporteringsmåde.
Men generelt påpeger virksomhederne, at offentliggørelse har en begrænset betydning for virksomhederne, fordi interessen for at læse de grønne regnskaber er lille i offentligheden. De grønne regnskaber har fundet sit leje i dialogen med tilsynsmyndighederne og andre særligt interesserede.
Med nye og mere deltaljerede krav til indholdet i det grønne regnskab kan det bevirke, at det bliver sværere at læse og forstå. Hvis behovet for standardisering ligger i myndighedernes indberetningskrav til EU, kan disse krav være en del af de grønne regnskaber. Virksomhederne mener da, at de må lave et læsevenligt regnskab til offentligheden og anfører, at de fleste virksomheder i dag laver deres eget produkt med grafiske præstationer til brug for egen hjemmeside. En præsentation af virksomhedernes miljøforhold og påvirkninger er ifølge virksomhederne ”noget andet end detaljerede datasæt”.
Et synspunkt fra virksomhederne er alene at arbejde mod en digitalisering af de data, som skal bruges til vidererapportering - og så lade resten af regnskabet være, som det er i dag.
Et argument fra virksomhederne er, at de grønne regnskaber internt i virksomhederne er et betydningsfuldt redskab for miljøafdelingerne. Det grønne regnskab understøtter virksomhedens interne opmærksomhed på miljøområdet. Derfor er der en risiko for, at en ændring til et digitalt medie vil kunne reducere den interne værdi af det grønne regnskab, herunder ledelsens ”commitment”.
Der er blandt virksomhederne enighed om, at standardisering kan understøtte en udvikling med mulighed for flere sammenligninger; at der kan være en fordel i udvikling mod en ensartethed, så benchmarking muliggøres, men at dette forudsætter ensartede standarder og behov for krav til datakvalitet.
Ved offentliggørelse er det for virksomhederne særligt afgørende, at der etableres en datasikkerhed, så virksomhederne sikres en garanti for, at adgangskontrol virker effektivt og fyldestgørende.
Opmærksomheden rettes mod brug af indekstal og indeksberegninger, og med en digitalisering kan der med en passende datasikkerhed ske en rapportering med valg fra virksomhedens side; hvem der må få adgang til de absolutte tal, og hvem der alene må se de indekserede tal..
Tilsynsmyndighederne og benchmarking
Ved standardisering skabes der muligheder for benchmarking dels over tid og dels mellem sektorer og virksomheder i samme listekategori. Benchmarking kan have en fremtidig værdi for tilsynsmyndighederne ved, at de vil kunne opnå større videndeling. En deling af viden om udviklingen i sammenlignelige virksomheder vedrørende miljøpåvirkninger; indsigt i hvilke typer af data, typer af stoffer mv. som sammenlignelige virksomheder måler og rapporterer om i grønne regnskaber; og dermed grundlag for større synlighed i ligheder og forskelle mellem miljøgodkendelser til ensartede virksomheder.
Virksomhederne og benchmarking
Ifølge virksomhederne forudsætter benchmarking, at der både er ensartethed i måle- og opgørelsesmetoder og i en entydig kategorisering i forbindelse med identifikation af miljøforhold (identifikationskriterier). Virksomhederne har ikke direkte taget stilling til, om benchmarking har en værdi for dem.
6.2.1.4 Fleksibel model
Tilsynsmyndighederne og fleksibilitet
Tilsynsmyndighederne lægger stor vægt på fleksibiliteten i de grønne regnskaber.
Tilsynsmyndighederne ser en mulighed i, at det grønne regnskab via en standardisering og digitalisering kan gøres mere anvendeligt for de enkelte typer af interessenter, herunder eksempelvis få informationer med enkelte nøgletalsdata til naboer; uddybende forklaringer til andre interessenter og omtale af særlige forhold efter aftale med tilsynsmyndighederne til disse virksomheder.
I en standardiseret form kan få nøgletal være ønskelige, men under iagttagelse af en overordnet fleksibilitet.
Virksomhederne og fleksibilitet
Virksomhederne lægger stor vægt på fleksibilitet i de grønne regnskaber.
En mulighed fremdraget af virksomhederne er at lade de digitaliserede grønne regnskaber omfatte de krav, der stilles til oplysning om typer og mængder af stoffer til bl.a. EPER-registeret og andre offentlige krav, herunder krav til oplysninger i henhold til PRTR-protokollen. Men samtidig lade det være fleksibelt for virksomhederne, hvilke yderligere data og andre oplysninger, herunder egenkontrollen til tilsynsmyndighederne, der rapporteres via det grønne regnskab.
Fleksibilitet opnås ikke, hvis indberetning bliver bundet til en række lange lister af data, som virksomheden positivt skal forholde sig til. Et eksempel er effektlisten med ca. 6.400 stoffer.
Tilsynsmyndighederne og gennemsigtighed
Tilsynsmyndighederne lægger vægt på, at det grønne regnskab er gennemsigtigt og overskueligt.
Der kan være en risiko for, at de kvantitative data får en stor vægtning ved en standardisering og dermed kommer til at ”fylde for meget” i forhold til de kvalitative informationer. Herved mister det grønne regnskab gennemsigtighed for tilsynsmyndighederne i deres brug af regnskabet som et enkelt og hurtigt, overskueligt ”øjebliksbillede” af en virksomhed, deres miljøarbejde og ledelsesmæssige tilgang til miljøforhold.
Endvidere ser tilsynsmyndighederne en risiko for, at det grønne regnskab bliver for ”stort”, og at det samtidig ikke bliver overskueligt for offentligheden.
Virksomhederne og gennemsigtighed
Som indberetter er der blandt virksomhederne en vis angst for, at en standardiseret rapportering kan blive for kompliceret, hvis den skal indeholde mange og forskelligartede data og oplysninger til forskellige interessenter.
Tilsynsmyndighederne og forståelighed
I et standardiseret, digitalt kommunikationsmedie nærer tilsynsmyndighederne en vis frygt for, at data kan blive svære at forstå, fordi de kan komme til at fremstå uden forklarende tekst. ”Historien” kan mangle, og det kan betyde, at sammenhængen mellem ledelsens valg af væsentlighed og udviklingen af kvantitative data ikke altid ses i det rette lys. En standardisering af data kan risikere at give misvisende data, fordi de kan være taget ud af en verbal kontekst, som giver en forklaring om en udvikling eller om forudsætninger for en datas kvantitet.
Virksomhederne og forståelighed
Ved en standardisering kan der opstå misforstået brug af data, idet der bliver eller kan blive ”afstand” mellem forklaringen omkring de enkelte data og de nominelle tal. Dette forhold afhænger af, hvorledes præsentationer og udskriftsfaciliteter udvikles, samt hvem der har læseadgang til data.
6.2.1.5 Dobbeltregistreringer
Tilsynsmyndighederne og dobbeltregistreringer
Tilsynsmyndighederne oplever ikke, at de modtager dobbeltindberetninger fra virksomhederne. Tilsynsmyndighederne hører ofte tale om, at der er dobbeltregistreringer, men konkret er der alene kendskab til stamoplysninger fra virksomhederne.
Data i det grønne regnskab bruges af tilsynsmyndighederne til at iagttage udviklingstrends i virksomheden. Kun i enkelte, konkrete tilfælde anvendes det grønne regnskab efter aftale mellem virksomhed og tilsynsmyndighed til at formidle konkrete data og opgørelser. For tilsynsmyndighederne er det grønne regnskab sekundært, idet et regnskab aldrig ville kunne rumme de typer af informationer, som et tilsyn har behov for i det direkte tilsynsarbejde.
Virksomhederne og dobbeltregistreringer
Virksomhederne anser dobbeltrapportering og reduktion heraf som en væsentlig faktor for at opnå en værdi af en standardisering med en efterfølgende digitaliseret indrapportering af miljøoplysninger til myndigheder.
Virksomhederne oplever, at de indberetter de samme typer af oplysninger til flere myndigheder, herunder også dobbeltrapporteringer til tilsynsmyndighederne. En del af virksomhederne ser et potentiale i, at alle data til tilsynsmyndighederne samles i én rapport; for eksempel det grønne regnskab. Flere af virksomhederne gav også udtryk for, at det i det fremtidige arbejde ville være mere relevant at tage afsæt i, hvilke miljøoplysninger myndighederne efterspørger, og fokusere på en digitaliseret løsning af miljøoplysninger fra virksomheder til myndigheder i bred forstand frem for de grønne regnskaber.
Fra virksomhedernes side er der et formål med at indberette data et sted, hvorfra myndigheder selv kan hente de nødvendige data. Det kunne være det grønne regnskab. Ifølge virksomhederne er det tilsynsmyndighederne, som modtager flest data og med størst detaljeringsgrad. En mulighed er derfor, at indberetning sker med fokus på tilsynsmyndighedernes behov, og at andre myndigheder kan hente deres databehov herfra.
For reduktion af dobbeltregistreringer anfører virksomhederne, at data vedrørende forbrug af el, vand og varme sker til flere myndigheder, og at Miljøstyrelsen principielt kunne indhente disse data direkte fra andre myndigheder. Men samtidig bemærkes det, at det totale forbrug af el, vand og varme, som rapporteres i dag i de grønne regnskaber, ikke altid er lig det forbrug, der skal betales afgift af.
Et forhold, som virksomhederne afdækker, er en vis frygt for misbrug af data, hvis konkrete data bliver tilgængelige for alle offentlige myndigheder. Baggrunden herfor er blandt andet, at data oftest ikke kan anvendes uden supplerende viden om forudsætninger for og karakteristika omkring den pågældende data.
Endvidere rejses opmærksomheden mod, at jo flere data, som myndighederne har adgang til, jo flere spørgsmål rejses der over for virksomhederne - med dermed større arbejdsbyrder for virksomheden til at besvare spørgsmål.
Fra virksomhederne blev det angivet, at den væsentligste interessent i at undgå dobbeltregistreringer er virksomhederne selv. Det er virksomhederne, der oplever, at der anvendes tid i virksomheden til at levere de samme informationer til offentlige myndigheder flere gange, mens den oplevelse givetvis ikke er at finde hos de forskellige myndigheder.
Tilsynsmyndighederne og et rapporteringssted
Med et rapporteringssted sker en indberetning af data fra virksomheden alene en gang og på et sted. At rapportering alene finder sted i en ”kanal” er ifølge tilsynsmyndighederne måske en god ide.
En ensrettet tilgang til myndighederne kan være hensigtsmæssig for virksomhederne. Men internt hos tilsynsmyndighederne finder journalisering i dag sted efter en fastlagt systematik, som indebærer, at informationer via et digitalt medie alligevel skal udskrives til brug for arkivering efter de gældende regler.
Med en indberetning og en digital arkivering af grønne regnskaber ser tilsynsmyndighederne en barriere. Arkivering til brug for håndtering af aktindsigt kan give problemer, hvis nogle informationer alene er til stede i et særskilt digitalt medie.
Virksomhederne og et rapporteringssted
En synlig barriere for et rapporteringssted er, at data i de grønne regnskaber sker på anlægsniveau. Andre myndigheder efterspørger som regel ikke data på anlægsniveau, men på selskabsniveau eller lignende. Denne barriere har sammenhæng med dobbeltregistreringer og muligheder i praksis for reduktion heraf.
Forudsætningen for ét rapporteringssted er, at alle de nødvendige informationer er til stede og synlige på rapporteringsstedet for brugerne af de indberettede data fx forskellige måle- og opgørelsesmetoder.
6.2.1.6 Interne processer
Tilsynsmyndighederne og effektivitet i eget arbejde som følge af standardisering
I forbindelse med afgivelse af udtalelse om det grønne regnskab fra tilsynsmyndighederne kan der ses en eventuel effektivitet ved en standardisering, idet det kan være hurtigere for tilsynsmyndighederne at vurdere, om alle typer af informationer er med, eller om konkrete data ikke er rapporteret. Endvidere bemærkes det, at arbejdet med afgivelse af udtalelser i dag er meget forskelligt i de enkelte tilsynsmyndigheder.
Tilsynsmyndighederne ser ikke en effektiviseringsgevinst ved en digitalisering, fordi de ressourcer, der anvendes til udtalelsen om de grønne regnskaber, er begrænset. Eksempelvis er det oplyst fra Københavns Amt, at der i 2003 blev registreret et ressourceforbrug på 320 timer for alle de grønne regnskaber, som amtet gav udtalelse om. Det svarer til ca. 10 timer pr. regnskab.
Virksomhederne og effektivitet i eget arbejde som følge af standardisering
Virksomhederne ser ikke umiddelbart, at der opnås nogen væsentlig effektivitet i deres arbejde med aflæggelse af grønne regnskaber ved en standardisering.
Der kan opnås en mindre effektivitet, hvis der gives let tilgang til registrering af data ved anvendelse af konkrete lister over stoffer som fx EPER-listen og Listen over uønskede stoffer. Det forudsætter dog, at listerne ikke er for lange og uoverskuelige.
I relation til samarbejdet med tilsynsmyndighederne om udtalelsen om det grønne regnskab oplever virksomhederne, at der er stor forskel på myndighedernes sagsbehandling, hvilket eventuelt kunne harmoniseres via en standardisering.
Virksomhederne påpeger endvidere, at forurenende stoffer i produkter ikke kan opgøres uden væsentlig ressourceindsats, at produktbeskrivelser ikke er relevante i de grønne regnskaber (da målgruppen primært er tilsynsmyndighederne), og at en standardisering af data vedrørende forurenende stoffer i produkter kun ville kunne ske med tærskelværdier, der begrænser ressourceforbruget for virksomhederne.
Tilsynsmyndighederne og effektivitet i eget arbejde som følge af digitalisering
Tilsynsmyndighederne peger på, at en digitaliseret proces ikke vil effektivisere deres arbejde med at give udtalelse.
Dialogen, der finder sted mellem myndighed og virksomhed, betragtes som en vigtig delmængde af arbejdet med udtalelsen, og ved digitaliseret kommunikation kan denne dialog risikere at blive reduceret. Subsidiært vil der komme en dobbeltkommunikation.
Virksomhederne og effektivitet i eget arbejde som følge af digitalisering
Virksomhederne finder tilsvarende, at en digitaliseret proces ikke vil effektivisere arbejdet i forbindelse med modtagelse af tilsynsmyndighedernes udtalelse om det grønne regnskab. Virksomhederne har ofte en dialog med tilsynsmyndigheden om udtalelsen - en dialog, som ved digitaliseret kommunikation kan risikere at blive reduceret. Subsidiært vil der komme en dobbeltkommunikation.
6.2.1.7 Frekvens
Tilsynsmyndighederne og frekvens
I et digitalt medie åbnes mulighed for, at data og informationer ikke kun kommunikeres en gang om året. Frekvensen kan være kortere, eventuelt efter aftale med virksomhedens tilsynsmyndighed.
Tilsynsmyndighederne ser dog en problematik i, at virksomheder kan rapportere med en kortere frekvens eller med variabel frekvens for forskellige typer af data. Tilsynsmyndighederne ser det ikke som sit ansvar løbende at følge med i, hvad en virksomhed lægger ind af oplysninger og data i et digitalt medie med en variabel frekvensmulighed.
Tilsynsmyndighederne ser en risiko for, at ansvaret flyttes til en overvågning af, hvad virksomhederne oplyser i et digitalt medie, hvor virksomhederne forventer, at tilsynsmyndighederne aktivt overvåger indlagte data og informationer. Myndighederne ønsker, at det er virksomhedernes ansvar at give aktivt besked om indtrufne hændelser i virksomheden.
Generelt vil det være mindre effektivt for tilsynsmyndighederne, hvis der ikke modtages et samlet grønt regnskab en gang årligt.
Virksomhederne og frekvens
I et digitalt medie med mulighed for, at data og informationer kan kommunikeres løbende - eventuelt efter aftale med virksomhedens tilsynsmyndighed - kan en variabel frekvens skabe forenkling internt i virksomhederne ved lagring af data, idet man kan registrere sine data i takt med, at de indsamles i det digitale medie og således gøre data klar henover regnskabsåret.
Fra virksomhedernes side er denne mulighed for at lade data registrere i frekvenser efter eget behov og kortere end pr. år dog ikke af væsentlig betydning.
Fra virksomhedernes side er der endvidere en vis frygt for, at hyppigere offentliggørelse end en gang om året kan blive oplevet som øget rapporteringskrav.
Nogle virksomheder påpeger et ønske om alene at lade kalenderåret være regnskabsåret, mens andre ikke er enige heri. I dag følger det grønne regnskab virksomhedens økonomiske regnskab. Synspunktet for at følge kalenderåret har formodentlig en sammenhæng med virksomheders oplevelse af, at målgruppen for det grønne regnskab er tilsynsmyndighederne, og at udvalgte, andre myndigheder kræver rapportering pr. kalenderår.
Et andet synspunkt fra virksomhederne er relateret til sammenhæng mellem oplysninger om miljø i virksomhedens årsrapport, som der stilles krav om i årsregnskabsloven. For virksomheder, der anvender grunddata fra det grønne regnskab til udarbejdelse af informationer til årsrapporten, vil det være mest hensigtsmæssigt, at der er analogi mellem regnskabsperioden for det grønne regnskab og for det økonomiske regnskab.
6.2.1.8 Særligt om målgrupper
Tilsynsmyndighederne og målgrupper for grønne regnskaber
Tilsynsmyndighederne opfatter ikke dem selv som den primære målgruppe for de grønne regnskaber. Det er offentligheden, som de grønne regnskaber har som målgruppe.
Det grønne regnskab anvendes til at skabe dialog med virksomhederne som inspiration til forhold til behandling på kommende møder og som en måde at få et overblik over, hvad der sker i en virksomhed, og hvordan virksomhedens ledelse prioriterer miljøarbejde.
De kvantitative data anvendes ikke direkte af tilsynsmyndighederne, men anses for at være et slags ”støtteværktøj”. Det er de kvalitative informationer i det grønne regnskab, som tilsynsmyndighederne anvender, og tilsynsmyndighederne mener ikke, de kan standardiseres på meningsfuld vis. En standardisering vil true de nuancer, som tilsynsmyndighederne i dag kan læse om de enkelte virksomheder via deres grønne regnskaber.
Alt i alt mener tilsynsmyndigheden ikke, at en standardisering af det grønne regnskab målrettes tilsynsmyndighedernes behov.
Virksomhederne og målgrupper for grønne regnskaber
De grønne regnskaber er rettet mod offentligheden og mod lokalsamfundet. På trods af dette opfatter virksomhederne i dag, at den primære målgruppe er tilsynsmyndighederne. Ifølge virksomhederne bevæger de grønne regnskaber sig hen imod opfyldelse af tilsynsmyndighedernes behov, og virksomhederne gav udtryk for, at denne udvikling for dem er ønskværdig - forstået som en praktisk løsning på den kommunikationsudvidelse, som finder sted med rapportering af informationer og data fra virksomheder til myndigheder.
Målgrupper som aktionærer og offentlighed tilegner virksomhederne oftest miljørapporteringer med andet informationsomfang og indhold i en ikke så miljøteknisk ramme, som bekendtgørelsen om grønne regnskaber tilsiger.
En andel af virksomhederne anvender det grønne regnskab som internt styringsværktøj til synliggørelse af miljøarbejdet og udviklingen af kvantitative data, herunder involvering af ledelsen i forbindelse med blandt andet mål og resultater.
En standardisering rettet mod tilsynsmyndighederne, hvor alle data og informationer fra det gældende grønne regnskab og fra øvrige rapporter og redegørelser samles til en koordineret helhed, har interesse for virksomhederne. Dette forhold gør sig især gældende, hvis standardiseringen kan indebære, at tilsynsmyndighederne også indberetter deres viden om data mv. i det digitaliserede medie. I et sådant billede ville det grønne regnskab være erstattet af en kommunikationsflade mellem virksomheder og tilsynsmyndigheder.
Men herudover mener virksomhederne, at målgruppen for et standardiseret grønt regnskab principielt bør være alle myndigheder, hvortil der i dag rapporteres om miljødata. Alene herved ser virksomhederne, at der kan ske en reduktion af dobbeltrapporteringer.
6.2.2 Opsamling på virksomheders og tilsynsmyndigheders synspunkter ved udvikling af en standardiseringsmodel for de grønne regnskaber
Formålet med afholdelse af workshops og afdækning af virksomhedernes og tilsynsmyndighedernes prioriteringer var at skabe et grundlag for at designe et standardiseret indberetningsformat (en datamodel), som i en digitaliseret form kunne testes som betaversioner (to prototyper), og som kan give input til det videre arbejde.
Beslutningsgrundlaget for datastandardisering i dette projekt har derfor taget udgangspunkt i virksomhedernes og tilsynsmyndighedernes prioriteringer af, hvad der er vigtigt for disse to grupper ved en standardisering, nemlig:
- Datasikkerhed
- Opgørelsesmetoder
- Følsomme data
- Fleksibilitet
- Datakvalitet
- Dobbeltregistreringer.
I dette afsnit opsamles de seks prioriteringer med en forklaring om, hvorledes de er imødeset ved udviklingen af en standardiseringsmodel til efterfølgende test.
6.2.2.1 Datasikkerhed
Datasikkerhed imødeses generelt ved at pege på virk.dk som indberetnings- og transmissionssted og en model for digital indberetning, hvor virksomheden selv markerer, hvilke typer af data og informationer der må tilgå hvilke brugere. Med begrænset publicering sikres en metodik for offentliggørelse/anvendelse af data fra forskellige brugergrupper, hvis virksomheden giver tilladelse dertil. Principper for godkendelse sker efter regelsættet om digital signatur, der er til stede ved anvendelse af virk.dk.
6.2.2.2 Opgørelsesmetoder
Opgørelsesmetoder med fokus på ”samme metode for samme data” er en barriere i dette projekt og en konkret udfordring ved en bred implementering. I dette projekt er alene medtaget de aktuelle krav til angivelse af, hvorvidt data er målt, beregnet eller anslået.
6.2.2.3 Følsomme data
Følsomme data imødeses ved, at der i datamodellen findes flere parametre, der kan bruges til at sikre, at de følsomme data forbliver fortrolige. Det er parametre som begrænset publicering, angivelse af data som indekstal samt summering på gruppe.
6.2.2.4 Fleksibilitet
Den fleksibilitet, som der er i dag for virksomhederne med muligheden for at udvide informationerne i det grønne regnskaber efter ønske og behov, forbliver uændret.
De typer af miljøforhold, som der i dag i bekendtgørelse om grønne regnskaber faktuelt er indberetningspligt for, indberettes i såkaldte ”faste felter”. Det er alene de faste felter, som skal indberettes i det standardiserede format.
Virksomhederne kan for øvrige informationer vælge mellem brug af supplerende frie/frivillige felter og indberetning via en pdf-fil. Fleksibilitet imødeses ved, at virksomhederne selv kan vælge mellem brug af supplerende frivillige felter og indberetning via en pdf-fil, hvilket svarer til den fleksibilitet, som der er i dag ved aflæggelse af grønne regnskaber.
Fleksibilitet imødeses endvidere ved, at virksomheden ved indberetning kan markere, om data af virksomheden anses for væsentlig, af nogen betydning, af mindre betydning eller uden betydning.
Subsidiært kunne det alene være de data, som virksomheden anser for væsentlige, der skulle indberettes. Ved udvikling og test af model er denne mulighed ikke anvendt. Begrundelse derfor har været, at projektets formål er at vurdere, hvorledes data fra virksomhedernes grønne regnskab mest effektivt kan indberettes digitalt til Miljøstyrelsen og konkret at efterprøve indberetning digitalt og derved skabe erfaringer med virksomhedernes digitale indberetning af miljødata. De indberetninger, som Miljøstyrelsen har behov for, er fuldstændige indberetninger, som giver et datagrundlag for opgørelse af de samlede emissioner mv. Ved at lægge virksomhedernes væsentlighedskriterium til grund derfor, vil de samlede opgørelser ikke indeholde den konsoliderede kvantitet, som i virksomhederne på virksomhedsplanet er anset for ikke væsentligt.
Endelig kan det være en fleksibilitet for nogle virksomheder, at flere medarbejdere i en virksomhed kan foretage indberetning af de data, som medarbejderen har ansvar for.
6.2.2.5 Datakvalitet
Datakvalitet kan imødeses med validitetskontroller.
En type kontrol er forebyggende og konkretiseres eksempelvis ved, at en række af de virksomhedsrelaterede stamdata (CVR-nummer, P-nummer mv.) er fortrykte data.
En anden type kontrol er opklarende og konkretiseres eksempelvis ved, at faste felter skal være udfyldt for at afslutte indberetningen.
En tredje kontrol er korrigerende og konkretiseres eksempelvis ved, at inkonsistente data (fx indre sammenhæng mellem kvantitet og enhed) eller afvigelsesprocenter i forhold til tidligere års data afvises ved første indtastning.
Den form for datakvalitet, der kan understøttes ved en digital indberetning, er givetvis alene indberetningsfejl.
6.2.2.6 Dobbeltregistreringer
Dobbeltregistreringer kan umiddelbart reduceres, hvis flere myndigheder anvender samme centrale indberetningssted for så vidt angår de virksomhedsrelaterede stamdata, herunder basisoplysninger til det grønne regnskab.
For de aktivitetsrelaterede data såsom forbrug og emissioner forudsætter en reduktion, at myndighederne ensretter deres informationsbehov for samme datatype, herunder især opgørelsesmetoder, indberetningstidspunkter og frekvenser for indberetning. Der må imødeses meget store udfordringer i det offentlige regi, fordi der ikke er fælles standarder og metoder for opgørelse af data fra samme datakilde til forskellige offentlige brugere, men hver myndighed fastsætter egne kriterier.
En anden type barriere ved reduktion af dobbeltregistreringer kan komme fra tilsynsmyndighederne, hvis rolle ikke er at føre aktivt tilsyn med data og informationer, som der måtte være adgang til via et centralt indberetningssted.
Version 1.0 August 2006, © Miljøstyrelsen.