Arbejdsrapport fra Miljøstyrelsen 29/2006 – Digitalisering af grønne regnskaber - Delrapport 1 – 7 Design af standardiseret indberetningsformat med metodik for offentliggørelse af data fra forskellige brugergrupper og principper for godkendelse

Digitalisering af grønne regnskaber - Delrapport 1

7 Design af standardiseret indberetningsformat med metodik for offentliggørelse af data fra forskellige brugergrupper og principper for godkendelse

7.1 Design af indberetningsformat

7.1 Design af indberetningsformat

I dette afsnit beskrives designet af det standardiserede indberetningsformat (datamodellen), som i en digitaliseret form efterfølgende i to prototyper blev testet af virksomheder for dets funktionalitet og brugervenlighed.

Som det er omtalt i afsnit 3 om projektets formål og afgrænsning, omfatter designet ikke alle typer af data og informationer i et grønt regnskab.

Basisoplysninger

Indberetning af basisoplysninger er analoge med de konkrete oplysninger, som følger af bekendtgørelse om grønne regnskaber. Indberetning sker i tekstfelter.

Oplysninger om miljøforhold

Oplysninger om miljøforhold deles i to indberetningsskemaer.

I et skema indberettes data, der er relateret til virksomhedens forbrug. Det vil sige forbrug af vand, energi og råvarer og hjælpestoffer.

I et andet skema indberettes data, der er relateret til emissioner til luft og vand.

Indtastningsforløbet

I skemaerne er der forlods angivet en række typer af miljødata; eksempelvis energi i forskellige energiformer.

Indberetter kan indsætte nye typer af miljødata i skemaerne ved at tilføje nye linjer. Ved indtastning af emissioner til luft og vand er designet suppleret med bagvedliggende lister.

Når en indberetter markerer feltet ”tilføj stof” kommer et nyt skema, hvor der kan slås op i en konkret stofliste fra Miljøstyrelsen.

Bagvedliggende lister

Ved indberetning af data skal indberetter anvende én bagvedliggende liste. I designet er PRTR-listen medtaget. Heri er indeholdt de stoffer, som findes på EPER-listen. Indberetter ”tvinges” til at tage stilling til, om virksomheden anvender stoffer, der er at finde på denne liste.

Ved indberetning af data kan indberetter anvende en anden type bagvedliggende liste. I designet er LOUS-listen medtaget. Indberetter kan anvende denne liste som hjælpeværktøj ved valg af, hvilke typer af stoffer virksomheden anvender.

En række stoffer i stoflisterne er markeret som hyperlink til en uddybende forklaring på Miljøstyrelsens hjemmeside.

Opgørelsesmetode

For hvert felt i skemaerne skal der markeres, om de pågældende data er fremkommet ved måling, ved beregning eller ved en estimering.

Ledelsens redegørelse

Ledelsens redegørelse kan indberettes på to måder efter virksomhedens valg. Enten kan virksomheden vedhæfte ledelsens redegørelse som en pdf-fil, eller redegørelsen kan skrives som fritekst i felter, der er til rådighed i indberetningen.

Resume af egenkontrol

Virksomhedens resume af egenkontrol er ikke medtaget i det design, som testes. Indberetning af resume af egenkontrol ville designmæssigt være analogt med de to valgmuligheder under ledelsens redegørelse.

7.1.1 Felter til indberetning

7.1.1.1 Faste felter

I designet er en række miljødata angivet i såkaldte faste felter. Det betyder, at indberetter skal foretage en indberetning i feltet efter følgende struktur.

Enhed vælges; eksempelvis kan vandforbrug angives i liter eller m³, energiforbrug i Kwh, Mwh, Gwh, GJ, kg, tons, m³, Nm3, liter og i designet råvareforbrug i kg/år eller tons/år.

Opgørelsesmetode angives som målt, beregnet eller estimat. Estimat er default-værdien.

Dernæst vælges, på hvilken måde data skal offentliggøres. Der henvises til afsnit 7.1.2.1.

Det angives, i hvilken udstrækning virksomhedens ledelse anser data for væsentlig enten som følge af dens mængde eller type af miljøeffekt. Der henvises til afsnit 7.1.2.1.

Der vælges, om denne data skal indgå i en gruppe af data. Der henvises til afsnit 7.1.2.2.

Et eksempel er de emissioner af stoffer, som findes i PRTR-listen. Virksomheden skal tage stilling til, om disse stoffer udledes fra virksomheden.

7.1.1.2 Frivillige felter

De frivillige felter vælges af virksomheden. Indtastning i de frivillige felter er designet som de faste felter. Forskellen er, at virksomheden vælger, om den vil foretage en indberetning.

Eksempelvis er forbrug af råvarer frivillige felter. Virksomheden indberetter de typer af råvarer, som denne anser for relevant af indberette.

Et andet eksempel er emissioner af stoffer, som findes på LOUS-listen, bortset fra den andel af stoffer heri, som også er opført på PRTR-listen.

7.1.1.3 Tekstafsnit

Tekstafsnit i det grønne regnskab, herunder ledelsens redegørelse og resume af egenkontrol, angives i tekstfelter. Et tekstafsnit er eksempelvis virksomhedens miljøpolitik, krav til leverandører, mål mv. Et tekstafsnit kan indeholde kvalitativ information, kvantitative data, grafer mv.

Virksomheden kan vælge, om den vil anvende tekstafsnit, eller om den vil vedlægge tekstafsnit mv. som en pdf-fil.

7.1.2 Metodik for offentliggørelse

7.1.2.1 Differentieret publicering

I forbindelse med indtastning af data får virksomheden mulighed for i det opstillede design at differentiere publiceringen af den konkrete datatype.

De valgkriterier, der gives, er en afkrydsning af en af følgende muligheder.

Denne indberettede datatype med den angivne mængde må offentliggøres til:

Kun offentlige, berettigede miljøinstanser
Kun offentlige, berettigede instanser
Branchestatistikker
Fuld offentliggørelse.

Default-værdien er fuld offentliggørelse.

Der er i designet ikke taget stilling, hvem berettigede instanser skal være. Dette må afgøres med virksomhederne ved en implementering i et senere forløb.

Formålet med at inddrage begrænset publicering i det standardiserede indberetningsformat skal ses i sammenhæng med virksomhedernes prioritering af opmærksomheden mod både datasikkerhed og følsomme data.

Ved konkret udvikling af en digitaliseret løsningsmodel med mulighed for afsender at angive begrænset publicering til udvalgte myndigheder af konkrete data og/eller informationer skal en sådan begrænsning ses under iagttagelse af den generelle lovgivning om offentliggørelse af informationer i Danmark. Det falder ikke under dette projekts rammer at inddrage juridiske aspekter omkring offentliggørelse af informationer.

I forbindelse med indtastning af data kan virksomheden vælge mellem fire kategorier for væsentlighed.

Ved afkrydsning markeres, om den angivne mængde for hver af de indberettede data af virksomheden anses for at være miljømæssigt:

Uden betydning
Mindre betydning
Nogen betydning
Væsentlig.

Default-værdien er væsentlig.

Det er ledelsen i virksomheden, der skal vælge og begrunde de miljøforhold, som denne finder væsentlige, og som derfor medtages i det grønne regnskab.

I forbindelse med Miljøstyrelsens behov for data til videre indrapportering kan ledelsens vurdering af væsentlighed medføre, at oplysningerne i det grønne regnskab ikke altid er fuldstændige; enten som følge af udeladelse eller gruppering med sammenlægning af data.

For de typer af data, som skal anvendes til national videre indrapportering, får virksomheden således en pligt til at oplyse om den kvantitative mængde, selvom ledelsen anser dette for uvæsentligt.

Samspillet mellem valg af væsentlighed og differentieret publicering medfører, at virksomheden kan vælge, hvem de enkelte typer af data skal tilgå, og dermed ændres den i dag gældende rapporteringspligt til offentligheden via det grønne regnskab ikke ved en standardisering med efterfølgende digitalisering.

Hvorvidt der ved en konkret udvikling af en digitaliseret løsningsmodel skal anvendes fire parametre eller færre vil være en vurdering, der anbefales foretaget af Miljøstyrelsen i samråd med virksomheder, tilsynsmyndigheder og øvrige interessenter, der er brugere af virksomhedens kvantitative data.

7.1.2.2 Summering på grupper

I forbindelse med indtastning af data kan virksomheden vælge at summere på grupper for udvalgte stoffer.

Det vil sige, at der ud for det konkrete stof angives, at dette skal summeres på gruppeniveau, således som summering er mulig i dag ifølge bekendtgørelse om grønne regnskaber.

Type og mængde vil derved ikke være specificeret, men kun indgå i en gruppetotal ved datapræsentation over for de interessenter, der ikke har et reguleret krav på information på stofniveauet.

Eksempelvis vil et stof, der er optaget på EPER-listen, ikke kunne summeres på gruppeniveau over for Miljøstyrelsen, men i det grønne regnskab til offentligheden kan virksomheden lade stoffet indgå i en gruppe med beslægtede stoffer.

7.1.3 Principper for godkendelse

7.1.3.1 Godkendelse internt i virksomheden

Med en standardiseret indberetning i et digitaliseret medie kan virksomheden opnå følgende fordele:

Indberetning kan ske af flere medarbejdere eller funktioner. Det vil eksempelvis sige, at data ikke behøver at skulle videregives internt, før de kan indarbejdes i et grønt regnskab. Det standardiserede medie bliver således også et internt værktøj.

Ved indberetning kan det digitale medie indeholde en række enkle valideringsprocedurer. Det er sådanne procedurer, som at alle faste felter skal være udfyldt, for at indberetningen kan afsluttes. Det kan være, at indberetter gøres opmærksom på forskellen mellem sidste års data og det netop indtastede tal og derved ”tvinges” til at reflektere over rigtigheden heraf mv.

Endvidere kan ledelsens interne godkendelse ske i takt med udarbejdelsen.

Den interne proces kan ikke ses af andre end de interne medarbejdere i virksomheden, som er givet adgang dertil.

Først når virksomhedens ledelse har godkendt det grønne regnskab, åbner virksomheden for, at tilsynsmyndigheden kan se dette for at give dens udtalelse.

Men det er virksomheden, der vælger processen for godkendelse. I det tilfælde, hvor tilsynsmyndigheden ønskes inddraget før ledelsens godkendelse, lader virksomheden denne åbning finde sted.

Når det grønne regnskab er færdigt til offentliggørelse, underskriver virksomhedens ledelse dette med digital signatur.

7.1.3.2 Myndigheders udtalelse

I designet for en standardiseret indberetning i det digitaliserede medie foregår tilsynsmyndighedens arbejder med afgivelse af udtalelse ved, at denne med digital signatur afgiver dens udtalelse.

Dialogen mellem virksomhed og tilsynsmyndighed ændres ikke derved.

Tilsynsmyndigheden læser regnskabsudkastet på det digitale medie og kan vælge at kontakte virksomheden om konkrete forhold, der ønskes behandlet. Alternativt eller supplerende kan tilsynsmyndigheden vælge at kommentere oplysninger eller data i regnskabsudkastet over for virksomheden.

På dette stadie i offentliggørelsesprocessen er regnskabsudkastet alene til rådighed for virksomheden og tilsynsmyndigheden. Tilsynsmyndigheden har skriveadgang i regnskabet, men således at det kan ses, hvad tilsynsmyndigheden skriver ind.

Når virksomheden og tilsynsmyndigheden er enige, om regnskabet kan offentliggøres som endeligt, sker dette af virksomheden. Herefter sætter tilsynsmyndigheden dens digitale signatur.

Med digital signatur inddrages implicit det ønske fra virksomhederne, at tilsynsmyndighedernes udtalelse standardiseres. Det falder uden for dette projekts ramme at standardisere tilsynsmyndighedens udtalelse i et digitalt medie. Men ved en konkret udvikling af en digitaliseret løsningsmodel vil inddragelse heraf være relevant.

I den udstrækning, at der afgives en tredjepartserklæring fra revisor, vil anvendelse af digital signatur analogt være relevant at udvikle.

7.1.3.3 Miljøstyrelsens arbejder

Godkendelse af det grønne regnskab er ikke reguleret til at tilfalde Miljøstyrelsen, men Miljøstyrelsen er bruger af de grønne regnskaber.

Med en standardiseret indberetning i et digitaliseret medie er formålet også at skabe større elektronisk samspil mellem det digitale medie og Miljøstyrelsens systemer. Hvorledes dette samspil kan finde sted, er behandlet i delrapport 2.

I relation til principper for godkendelse vil Miljøstyrelsen ved modtagelse af data fra virksomhedernes grønne regnskaber ikke have en godkendelsesrolle. Som bruger vil Miljøstyrelsen dog forholde sig til data og regnskabsanalytisk vurdere udvikling af data over tid, sammenligne virksomheder mv.

Fordelen ved en standardisering vil være, at analysearbejdet effektiviseres både for så vidt angår ressourcer og det analytiske resultat.

Med en standardisering vil der kunne skabes et direkte systemmæssigt transaktionsspor mellem den indberetning, som Miljøstyrelsen foretager til eksempelvis EU-Kommissionen, og det datagrundlag, som er modtaget fra de individuelle virksomheder.

Endvidere vil det grønne regnskab kunne anvendes direkte i forbindelse med de nye krav, der stilles i EU’s PRTR-forordning, hvormed virksomhederne undgår nye rapporteringskrav.