|
| Forside | | Indhold | | Forrige | | Næste |
Digitalisering af grønne regnskaber - Delrapport 1
8 Konsekvenser for arbejdsgange i virksomheder og hos tilsynsmyndigheder af et standardiseret indberetningsformat i et digitalt medie
8.1 Anvendt metode
Efter designet for en standardiseret indberetning (datamodellen) var udviklet og testet som betaversioner (i de to prototyper), som uddybet i delrapport 2, blev virksomheder og tilsynsmyndigheder inddraget igen.
Formålet hermed var at debattere, på hvilken måde et standardiseret indberetningsformat i et digitaliseret medie ville få konsekvenser for henholdsvis virksomhedernes og tilsynsmyndighedernes arbejdsgange mv.
Workshop var den metodiske tilgang. Indledningsvist blev datamodellen præsenteret, og deltagerne fik en orientering om resultaterne af det gennemførte testforløb.
Debatten fandt sted, ved at deltagerne blev præsenteret for en lang række udsagn om mulige konsekvenser. Hver deltager vurderede indledningsvist egne holdninger til hvert udsagn. Dernæst blev alle udsagn diskuteret i plenum og konsensus fra deltagergruppen samlet som resultat.
Resultatet er således deltagernes afvejning af, på hvilken måde en standardisering i et digitalt medie kan skabe fordele, ulemper eller er neutrale for arbejdsgange.
8.1.1 Workshops
8.1.1.1 Workshop med virksomheder
Virksomhedsgruppen blev inviteret til deltagelse i en workshop til afholdelse i september 2005. Fem virksomhedsrepræsentanter fra tre virksomheder deltog. Der henvises til bilag B.
Fokus for workshoppen var en debat for at afdække, hvilken effekt en standardisering med tilhørende digitalisering ville have for virksomhedernes arbejdsgange.
Deltagerne fik scenen sat ved at blive stillet følgende åbne spørgsmål, som de ikke skulle svare på, men alene have i tankerne under debatten:
Hvad kunne være konsekvenserne af en digital indberetning i virksomhederne:
-
- Aktuel ressourcebesparelse
- Nemmere intern kommunikation
- Effektivitet op
- Det bliver sjovere
- Ingenting
- Ineffektivitet
- Fremtidig ressourcebesparelse
- Bedre kvalitet i data
- Nemmere kommunikation med tilsynsmyndigheder
- Bedre vidensøgning
- Nemmere at sammenligne sig med andre virksomheder
- Større målrettethed.
Hvad kunne påvirkes?
-
- Valg af miljøpåvirkninger, der skal med i det grønne regnskab
- Måling af data
- Dataindsamling
- Databehandling
- Datakontrol
- Dataindarbejdelse i regnskabet
- Interne godkendelser i virksomheden
- Indhentning af udtalelser fra tilsynsmyndighed
- Rapportering til offentligheden
- Rapportering til myndigheder
- Internt genbrug af data i virksomheden
- Genbrug af data fra andre myndigheder
- Arkivering af data
- Genfremfindelse af data
- Flere brugere af de grønne regnskaber (flere eksterne interessenter)
- Lettere at overskue, hvad virksomheden oplyser i deres grønne regnskab.
Derefter fik deltagerne 27 udsagn til egen vurdering og plenumdiskussion. De 27 udsagn er oplistet i bilag B.
8.1.1.2 Workshop med tilsynsmyndigheder
Repræsentanter fra tilsynsmyndighederne blev inviteret til deltagelse i et møde i oktober 2005 om konsekvenserne for deres arbejdsgange mv. To repræsentanter deltog. Der henvises til bilag B.
Deltagerne fik scenen sat ved at blive stillet følgende åbne spørgsmål, som de ikke skulle svare på, men alene have i tankerne under debatten:
Hvad kunne være konsekvenserne af en digital indberetning for tilsynsmyndighederne?
-
- Aktuel ressourcebesparelse ved kvalitetstjek
- Nemmere kommunikation med virksomhederne
- Hurtigere at afgive udtalelsen om det grønne regnskab, og det grønne regnskab kan offentliggøres hurtigere
- Det bliver sjovere
- Ingenting - Ineffektivitet - Effektivitet
- Fremtidig ressourcebesparelse
- Bedre kvalitet i data giver bedre tilsyn
- Bedre vidensøgning/videndeling
- Nemmere at sammenligne med andre virksomheder
- Større målrettethed i dialogen
- De grønne regnskaber fra SMV bliver mere rigtige, fordi vi kan fange flere fejl i et standardiseret digitaliseret koncept.
Hvad kunne påvirkes i tilsynsarbejdet?
-
- Forarbejdet før behandling af ansøgning om miljøgodkendelse fra en virksomhed
- Behandlingsarbejdet
- Dialog med virksomheden
- Afgivelse af godkendelse
- Løbende dialog med virksomheden
- Udveksling af data og information mellem tilsynsmyndigheder
- Udveksling af data og information med andre myndigheder
- Udveksling af data og information med andre funktioner i kommunen/amtet
- Kommunikationsformen eller kommunikationsfrekvensen med virksomheden ved rapportering om overskridelser
- Kommunikationsformen eller kommunikationsfrekvensen med virksomheden om egenkontrolhandlinger.
Hvad kunne påvirkes ved afgivelse af udtalelse om det grønne regnskab?
-
- Udtalelse afgives med digital signatur
- Udtalelse afgives efter standardformat (øget harmonisering)
- Dialogen inden afgivelse dokumenteres via kommunikation på virk.dk i ”lukket kredsløb”
- Udtalelsens omfang målrettes/afgrænses til/fra konkrete faste felter
- Udtalelsens omfang strømlines efter konkrete tekstafsnit og frivillige felter
- Udtalelsens omfang linkes til indrapporteringsstrukturen
- Generel viden om virksomhedernes data
- Indsigt i, hvorledes virksomheden måler konkrete data
- Indsigt i, hvorledes virksomheden konkret vurderer væsentlighed på dataniveau
- Lettere at overskue, hvad virksomheden oplyser i deres grønne regnskab.
Hvad kunne der være af andre påvirkninger?
-
- Internt genbrug af data hos tilsynsmyndigheden
- Genbrug af data fra andre myndigheder
- Arkivering af data
- Genfremfindelse af data
- Flere brugere af de grønne regnskaber (flere eksterne interessenter).
Derefter fik deltagerne 27 udsagn til egen vurdering og diskussion. De 27 udsagn er oplistet i bilag B.
8.2 Resultatet af de gennemførte workshops/møder
Resultatet af den gennemførte workshop med virksomheder og det afholdte møde med tilsynsmyndigheder er samlet og gengivet i dette afsnit. Deltagerne kan ikke tillægges en repræsentativ gyldighed for alle virksomheder og alle tilsynsmyndigheder. Men de forhold, som der var enighed om, er medtaget som konsekvenser, der er relevante ved en konkret udvikling af en digitaliseret løsningsmodel.
8.2.1 Virksomheders og tilsynsmyndigheders udsagn om konsekvenser for arbejdsgange
8.2.1.1 Datafangst i virksomheder
Arbejdsgangene i virksomhederne ændres ikke væsentligt som følge af en digitalisering. Dette begrundes i, at arbejdet med at registrere og rapportere data ikke påvirkes som følge af, at indberetningen sker i et digitalt medie.
Fra virksomhederne peges der på, at en digital indberetning med en standardisering, der ”tvinger” virksomhederne til at tage stilling til, hvilken grad af væsentlighed som de enkelte data har, vil have den fordel, at den enkelte virksomhed ”skubbes” til en målrettethed internt og en dialog derom.
8.2.1.2 Kontrolhandlinger i virksomheder
For en række virksomheder foretages validering af data, inden indberetning skal finde sted. For disse virksomheder vil det alene være ubevidste indberetningstastefejl, som fanges af en digital valideringsprocedure.
For nogle virksomheder kan en digital valideringsprocedure formodentlig bidrage som selvvurderingsværktøj om rigtigheden af data, der indberettes.
Tilsynsmyndighederne ser validitetsprocedurerne ved digitalisering som en fordel, fordi det kan spare tid for myndighederne med at gøre virksomheder opmærksomme på, at konkrete data ”ikke kan passe” (indberetningsfejl).
8.2.1.3 Indberetning fra virksomheder
En af de klare fordele er, at en digital indberetning kan være med til at smidiggøre virksomhedernes arbejde med de grønne regnskaber - eksempelvis hvis der i det digitale indberetningsformat indlægges link til relevante søge-tjek, huske- og hjælpelister (PRTR-listen, LOUS-listen, CAS-numre, listepunkter, generelle grænseværdier mv.).
Konsekvenserne for virksomhederne ved en standardiseret mulighed for gruppering af stoffer er helt afhængig af, hvorledes grupperingen opbygges. Der er et ønske fra virksomhederne om selv at udvikle standardiserede grupperinger, der kan understøtte en brugervenlig tilgang.
Anvendelse af digital signatur er ikke anvendt af alle virksomheder i dag, og der er en vis tilbageholdenhed i udviklingen heraf. Dette bidrager til reduceret brugervenlighed.
Anvendelse af en digital løsningsmodel, hvor data kan integreres med og hentes fra virksomhedens egne databaser, regneark eller andre systemer, kan være en fordel for formodentlig de større og mellemstore virksomheder. Der henvises til delrapport 2, hvor en af de to testede løsninger (filindberetningsløsning med Excel) har denne facilitet.
8.2.1.4 Dialog mellem virksomheder og tilsynsmyndigheder
Dialogen med tilsynsmyndighederne er af betydning både for virksomhederne og for tilsynsmyndighederne, men ingen af parterne ser en effekt af dialogen som følge af en digitalisering af grønne regnskaber.
8.2.1.5 Udtalelse fra tilsynsmyndigheder
Med hensyn til tilsynsmyndighedernes udtalelse om det grønne regnskab ser virksomhederne en fordel (effektivitet for virksomhederne) i at standardisere myndighedsudtalelsen og at lade tilsynsmyndighederne udtale sig med digital signatur.
Ifølge tilsynsmyndighederne er det ikke deres rolle at føre aktivt tilsyn med data og informationer. Tilsynsmyndighederne kan se en risiko for, at deres arbejder med grønne regnskaber tillægges en større forventningsværdi om at vurdere og udtale sig om data, hvis indberetning af data adskilles fra den tekstmæssige side af det grønne regnskab. Denne forventning kan tilsynsmyndighederne have svært ved at indfri, ligesom arbejdsgange ikke ændres ved en standardisering med digital indberetning.
8.2.1.6 Tilsynsarbejdet hos myndigheder
De digitale løsningsmodeller, som er uddybet i delrapport 2, rummer mulighed for, at der kan ske sammenligninger af de data, der indberettes som faste felter.
Sammenligninger, der kan bruges af tilsynsmyndigheder som analyse af, hvilke miljøpåvirkninger og størrelsen heraf der er hos ensartede virksomheder.
Disse informationer kan anvendes i tilsynsarbejdet, herunder i udvikling af sagsbehandling med øget samarbejde på tværs af tilsynsmyndighederne.
Anvendelse kan også ske i den løbende dialog med virksomhederne.
8.2.1.7 Videndeling, gennemsigtighed og validitet i øvrigt
Sammenligninger har et videndelingsperspektiv, som også giver virksomhederne mulighed for at foretage selvvurderinger ved sammenligninger med virksomheder i egen branche mv. Opmærksomheden henledes på muligheden for anvendelse af begrænset publicering i den opstillede design og testmodel.
Sammenligninger har endelig et formål hos Miljøstyrelsen i evalueringsarbejdet ved sikring af valid rapportering til EU med flere om danske miljøforhold.
| Forside | | Indhold | | Forrige | | Næste | | Top |
Version 1.0 August 2006, © Miljøstyrelsen.
|