| Forside | | Indhold | | Forrige | | Næste |

Digitalisering af grønne regnskaber - Delrapport 2

6 Resultater af testet design af portalløsning og af testet filindberetningsløsning (prototyperne)

• 6.1 Datamodel og prototyperne
  • 6.1.1 Datamodellens indhold og elementerne i prototyperne
  • 6.1.2 Karakteristika ved prototypen af portalløsningen
  • 6.1.3 Karakteristika ved prototypen af filindberetningsløsningen
• 6.2 Test
  • 6.2.1 Konklusioner på test af portalløsningen
  • 6.2.2 Konklusioner på test af filindberetningsløsningen
  • 6.2.3 Systemintegration til virksomhedernes andre systemer
• 6.3 Opsamlende konklusioner på test

6.1 Datamodel og prototyperne

Resultatet af standardiseringsfasen i projektet, som er beskrevet i delrapport 1, var opstilling af et design for et indberetningsformat (en datamodel). I dette afsnit beskrives de elementer, som indgår i datamodellen. Formålet med datamodellen var at skabe et grundlag for udvikling af to prototyper; en portalløsning og en filindberetningsløsning.

De to prototyper, der efterfølgende blev testet, bygger således på samme grundlæggende model. I sammenhæng med beskrivelsen af datamodellen defineres, hvilke elementer der indgår i de testede prototyper.

Figur 2: Oversigt over datamodellens indhold og elementerne i prototyperne. Parenteserne betyder, at parameteren indgår i datamodellen, men kun har været testet i begrænset omfang.

6.1.1 Datamodellens indhold og elementerne i prototyperne

6.1.1.1 Basisoplysninger

Basisoplysningerne svarer til de krav, der stilles i § 5 i bekendtgørelse om grønne regnskaber med tillæg af få basisoplysninger, der ofte ses medtaget som supplerende informationer, bl.a. i EPER. Basisoplysningerne omfatter virksomhedens navn og beliggenhed, CVR- og P-nummer, miljøtilsynsmyndighed, branchebetegnelse og listepunkt, hovedaktivitet og væsentlige biaktiviteter, miljøgodkendelser og spildevandstilladelse, dato for seneste revision af virksomhedens godkendelser, fremhævelse af væsentlige ressource- og miljømæssige parametre vedrørende aktiviteter, produktionsvolumen (optional), antal af installationer (optional), antal produktionstimer p.a. (optional), antal medarbejdere (optional). Disse oplysninger indgår både i datamodellen og i prototyperne.

6.1.1.2 Oplysninger om miljøforhold

Oplysninger om miljøforhold svarer modelmæssigt til de typer af miljøforhold, som følger af § 7 i bekendtgørelsen om grønne regnskaber.

I prototyperne er det alene forbrug af energi, vand og råvarer samt emissioner til luft og vand, som er medtaget.

I prototypen er der indlagt både faste felter og frie felter.

Som test er EPER-listens stoffer indlagt som faste felter i testversionen. På sigt vil det være PRTR-listen, som vil ligge som faste felter.

Miljøstyrelsen skal udarbejde den endelige liste, der skal danne grundlag for de faste felter på basis af Miljøstyrelsens behov for data til intern og ekstern rapportering.

I datamodellen er det muligt for brugerne i overensstemmelse med bekendtgørelsens § 8 at angive sammenligningstal for de foregående fire år. Dette er ikke med i prototyperne, da det ville give testvirksomhederne ekstra arbejde uden egentlig værdi, da præsentation af dataene ikke er en del af projektet. Dette er årsagen til (X)-markeringen i figur 2.

6.1.1.3 Opgørelsesmetode

Det er muligt at angive opgørelsesmetode som en parameter på de opgivne værdier.

I datamodellen og prototyperne kan der vælges mellem: Målt, beregnet eller estimeret.

6.1.1.4 Ledelsens redegørelse

Formålet med projektet var ikke primært rettet mod tekstafsnittene i det grønne regnskab.

Ledelsens redegørelse svarende til informationskravet i bekendtgørelsens § 6 blev alligevel testet med henblik på at få et mere fuldstændigt billede.

I datamodellen kan redegørelsen angives samlet i et felt som fritekst eller som pdf-fil, der uploades. Det markeres ved indtastning, om redegørelsen er indeholdt med et automatisk ja/nej-felt.

I en endelig portalløsning vil man kunne dele ledelsens redegørelse op i de delkomponenter, der er beskrevet i lovgivningen. Det vil sikre, at virksomhederne husker alt og giver mulighed for en automatisk kontrol af, at oplysningerne er til stede.

Delkomponenterne er følgende afsnit: Ledelsens væsentlighedskriterier, miljøpolitik og væsentlige miljømål, resultater af miljøarbejdet, miljøkrav til leverandører, medarbejderinddragelse, arbejdsmiljømæssige risici, overtrædelse af vilkår, klager og afvigelser i forhold til forrige aflæggelse af grønt regnskab.

6.1.1.5 LOUS-listen

I datamodellen og i prototyperne blev LOUS-listen indlagt som hjælpeliste. Stoffer, som en virksomhed anvender, kan hentes fra hjælpelisten, ligesom hjælpelisten kan anvendes som en tjekliste.

Det, Miljøstyrelsen skal udarbejde, må være den eller de hjælpelister, der skal danne grundlag for de valgfrie felter i den endelige model. Listerne bør være så udtømmende som muligt.

6.1.1.6 Resultat af egenkontrol

Resultat af egenkontrol kan i datamodellen angives i en række frie felter eller via et pdf-dokument. Dette er ikke med i prototypen – kun som en mulighed i at vedhæfte en pdf-fil.

6.1.1.7 Differeret publicering på postniveau

Det er i datamodellen muligt at angive, om og i hvilket omfang en datatype skal publiceres. Der kan vælges mellem:

• Kun offentlige miljøinstanser
• Kun offentlige instanser
• Branchestatistikker
• Fuld offentliggørelse.

Forudsætningen for differentieret publicering er, at løsningen understøtter en brugerdifferentieret adgangskontrol til databasen. Dette er ikke muligt i prototyperne, da publiceringen ikke er en del af dette projekt, men funktionaliteten er medtaget i prototyperne for emissioner til luft og vand.

6.1.1.8 Væsentlighedskriterier

I datamodellen er det muligt at angive en miljøparameters væsentlighed set med virksomhedens øjne. Data kan vurderes som:

• Uden betydning
• Mindre betydning
• Nogen betydning
• Væsentlig.

I prototyperne er denne funktionalitet medtaget for emissioner til luft og vand.

6.1.1.9 Indeks ved præsentation

I datamodellen kan angives med markering, at en værdi skal indekseres ved præsentation til andre end Miljøstyrelsen og tilsynsmyndighederne.

Der skal da angives et indeksår og grundlag eller et beregnet indekstal. Men der skal altid oplyses om den reelle værdi. Dette er ikke medtaget i prototypen.

6.1.1.10 Summering på gruppeangivelse

For en række af stofferne under EPER-listen og LOUS-listen kan der i datamodellen i dens version som testmodel angives med markering, at de ved præsentation til andre end Miljøstyrelsen og tilsynsmyndighederne alene skal kunne ses på gruppesumsniveau.

I prototyperne er denne parameter medtaget for emissioner til luft og vand.

Det anbefales, at der til en endelig model udarbejdes en officiel gruppering eller et grupperingshierarki, da man sagtens kan forestille sig, at oplysningerne kan gruppers på flere måder og niveauer, hvilket der ikke er taget højde for i projektets prototyper. Det gør sig gældende både for data til faste felter og til frivillige felter.

6.1.1.11 Udvidet opgørelsesmetode

I datamodellen er medtaget mulighed for udvidet opgørelsesmetode.

Det betyder, at der under opgørelsesmetode kan refereres direkte til, hvilken metode der er brugt til at opgøre data (eksempelvis den ISO-standard, der er anvendt ved en måling).

Denne funktion er ikke medtaget i prototypen.

6.1.2 Karakteristika ved prototypen af portalløsningen

I afsnit 6.1.2 og 6.1.3 beskrives karakteristika ved de to prototyper og med hvilke funktionaliteter fem overordnede opgaver en digital løsning skal kunne løse.

De fem opgaver er:

• Verifikation af bruger.
• Oprettelse og indtastning af et grønt regnskab.
• Upload af XML-fil, som er dannet via Excel-løsningen, og visning af disse data.
• Upload af andre dokumenter (fx pdf), som indeholder yderligere oplysninger, uanset hvilken registreringsmetode der er valgt.
• Eksport af data til eksternt system (her Miljøstyrelsens informationssystem) i veldefineret XML-format.

I forbindelse med udformningen af de to prototyper er der taget hensyn til regnearkets og webportalens forskellige forcer. Det betyder, at de to løsninger ikke er fuldstændig identiske.

Portalløsningen som indberetningsplatform har karakteristika, der særligt er rettet mod:

• Virksomheder, som bruger få ressourcer på grønne regnskaber.
• Virksomheder, der ikke i dag har oplysningerne til dannelse af grønt regnskab i andet system, hvorfra de ville kunne hentes.
• Virksomheder, der ikke benytter Microsoft Excel.

Login-siden

Her udfylder virksomheden brugernavn og kodeord.

Når en bruger er logget ind på web-siden, vises virksomhedsoplysninger for den virksomhed, brugeren er tilknyttet.

Siden har en topmenu med følgende menupunkter:

• Virksomhed
  Dette link bringer brugeren til siden Virksomhedsoplysninger
• Indberetninger
  Dette link bringer brugeren til siden Indberetninger
• Log af
  Dette link bringer brugeren til at logge af.

Virksomhedsoplysninger

Her har virksomheden mulighed for at rette i følgende oplysninger:

• CVR-nummer
• Virksomhedens navn
• Virksomhedens adresse
• Virksomhedens branchekode.

Når man trykker på ”gem”, bliver oplysningerne gemt i en database.

Indberetninger

På denne side er det muligt at indlæse, slette, redigere eller tilføje indberetninger.

En indberetning af et grønt regnskab er på indberetningssiden opdelt i fire undersider for indberetning af henholdsvis:

• Basisoplysninger (Indberetning – Stamdata)
• Miljøforhold input (Indberetning – Ressourcer)
• Miljøforhold output (Indberetning – Stoffer)
• Upload (Indberetning – Upload af filer).

Undersiden Basisoplysninger vises, når indberetningssiden åbnes, mens de andre sider kan vises ved at klikke på de tilsvarende menupunkter øverst på siden.

Indberetning – Basisoplysninger

Denne side benyttes til indtastning af basisoplysninger i tekstfelter.

Miljøforhold input

Denne side benyttes til at indtaste oplysninger om ressourceforbrug.

På siden er der følgende muligheder:

• Tilføj ressource
  Sender brugeren til siden Indberetning - Ressourceforbrug
  Giver mulighed for at oprette en ny indberetning vedrørende et ressourceforbrug ved type og mængde.
• Rediger (ressource)
  Sender brugeren til siden Indberetning - Ressourceforbrug
  Giver mulighed for at redigere en eksisterende indberetning.
• Slet (ressource)
  Giver mulighed for at slette en eksisterende indberetning vedrørende et ressourceforbrug.
  NB. Prototypen advarer ikke brugeren, men sletter ressourcen uden varsel.

Indberetning - Ressourceforbrug

Under den enkelte valgte type af ressourceforbrug bliver brugeren til siden ”bedt” om at indberette mængde, enhed og opgørelsesmetode.

Miljøforhold output

Denne side benyttes til at indtaste oplysninger om udledninger af stoffer til luft og vand.

På siden er der følgende muligheder:

• Tilføj Stof
  Sender brugeren til siden Indberetning - Emission
  Giver mulighed for at oprette en ny indberetning vedrørende en emissionstype og mængde.
• Rediger (Stof)
  Sender brugeren til siden Indberetning - Emission af stof
  Giver mulighed for at redigere en eksisterende indberetning.
• Slet (Stof)
  Giver mulighed for at slette en eksisterende indberetning vedrørende en stofudledning.
  NB. Prototypen advarer ikke brugeren, men sletter emissionen uden varsel.

Tilføj Stof

På denne side er det muligt at tilføje et stof.

For at tilføje eller erstatte et stof trykkes på knappen Slå op. Herefter bliver CAS-nr. og Stofnavn erstattet af to ”drop down”-bokse. Den øverste ”drop down”-boks indeholder de typer af stoffer, som er oprettet i prototypen. Dette giver mulighed for at holde listen af stoffer på en overskuelig længde.

Bemærk, hvis der er udledninger både til vand og luft med forskellige parametre, skal de angives to gange.

Når man har valgt, hvilken stoftype man vil angive, bliver listen med alle stoffer af den angivne type vist.

Når man har valgt det ønskede stof, trykkes på OK (til højre for ”drop downs”). Herefter indsættes det valgte stof i henholdsvis rubrik for CAS-nr. og stof.

Når man trykker på Slå op bliver Gem-knappen slået fra. Denne bliver slået til, i det øjeblik man trykker på OK.

Prototypen forventer, at man udfylder alle de felter, som menuen indeholder.

Under det enkelte valgte stof bliver brugeren til siden ”bedt” om at indberette mængde, enhed, opgørelsesmetode, væsentlighedsniveau, publiceringskategori, og hvorvidt stoffet skal summeres på gruppe.

Upload

Denne side benyttes til at tilknytte dokumenter til det grønne regnskab. Dette kunne fx være ledelsens redegørelse eller et andet dokument.

6.1.3 Karakteristika ved prototypen af filindberetningsløsningen

Filindberetningsløsningen (Excel-regnearket) er i princippet baseret på en meget simpel model.

Virksomheden sender en fil i OIO XML-format til en portal, som sørger for al videredistribuering.

Kendskabet til XML er ikke lige stort i alle virksomheder. Derfor er der brug for en brugerflade, så virksomheden hjælpes til at generere XML-filen uden at skulle bekymre sig om XML. Der benyttes en transparent løsning, således at virksomheden selv kan danne og validere den korrekte fil direkte, såfremt den er i stand til dette.

Dette er en væsentlig egenskab, da det gør virksomhederne i stand til fremover at stille helt præcise krav til leverandørerne af fremtidige miljøregistreringssystemer. Virksomheden kan stille krav om, at deres systemer skal være i stand til at danne en XML-fil, der overholder et givent OIO-skema.

I prototypen er Excel-regnearket valgt som det led, der bygger bro mellem virksomhedens miljødata og XML-indberetningsformatet. Excel-regneark er valgt ud fra to overordnede hensyn:

• Excel-regneark er i stand til at løse opgaven, idet de nyere versioner er fuldt integreret og baseret på XML.
• Undersøgelser har vist, at langt hovedparten af alle danske virksomheder benytter Excel-regneark som deres primære værktøj i arbejdet med miljødata. Se rapporten Muligheder for digitalisering af de grønne regnskaber, udarbejdet til Miljøstyrelsen af PricewaterhouseCoopers og Handelshøjskolen i Århus, december 2003.

Den indsendte XML-fil valideres ved brug af XSD-fil. I en endelig løsning vil denne XSD-fil overholde OIO-standarderne og være registreret i InfoStrukturBasen^[2], så den er tilgængelig for alle interessenter og hermed også virksomhederne.

Excel-løsningen har tre indberetningsfaneblade:

1. Basisoplysninger
2. Miljøforhold input
3. Miljøforhold output.

Under fanebladet ”Basisoplysninger” findes indtastningsfelter til de generelle basisoplysninger, og her findes knappen til generering af XML-fil til brug ved indberetningen.

Felter, der er markeret med en asterisk (*), er frivillige felter.

Alle faste (obligatoriske) felter i løsningen vil blive valideret, når man trykker på knappen ”Indberet forbrug”. Denne funktion kan kun benyttes, når alle obligatoriske felter på forsiden er udfyldt. Hvis ikke dette er sket, kommer der en boks, som vist nedenfor. Ellers dannes filen, og der kommer en boks med oplysninger om, hvor den ligger, og hvad den hedder. XML-filen kan derefter uploades til Miljøstyrelsen via en portalløsning.

Miljøforhold input

Her angives forbrugsdata om de tre kategorier; vand, energi og råvarer analogt med portalløsningen.

Der er muligt i alle tre kategorier at tilføje yderligere linjer.

Vandforbrug kan angives i liter eller m³.

Energiforbrug kan angives i Kwh, Mwh, Gwh, GJ, kg, tons, m³, Nm3 eller liter.

Råvareforbrug kan angives i kg/år eller tons/år.

Opgørelsesmetoder for alle kategorier er målt, beregnet eller estimat. Estimat er defaultværdien.

Miljøforhold output

Her angives emissioner til luft og/eller vand. De viste stoffer er i testen de stoffer, som er at finde på EPER-listen (og i fremtiden vil PRTR-listen være denne liste). Ved at brugeren eksplicit præsenteres for listen, tvinges brugeren til i større grad at overveje lige netop disse stoffer. Andre stoffer kan naturligvis også indberettes, men de skal positivt vælges til.

Det er brugerens valg, om en emission til både luft og vand skal deles i to felter eller kan rummes i samme linje.

Valget vil afhænge af de øvrige oplysninger, som skal angives for hver emission: opgørelsesmetode (i), væsentlighed (ii), publicering (iii) og summering i grupper (iiii).

Ved klik på knappen ”Tilføj” vil der blive mulighed for at søge og udvælge yderligere stoffer fra en fast defineret liste.

En række stoffer i stoflisten er markeret som hyperlink til en uddybende forklaring på Miljøstyrelsens hjemmeside.

Væsentlighed angives til uden betydning, mindre betydning, nogen betydning eller væsentlig. Defaultværdien er væsentlig.

Publicering angives til: Kun offentlige miljøinstanser, kun offentlige instanser, indgå i branchestatistikker og eksplicit (fuld offentliggørelse). Eksplicit er defaultværdien.

Endelig kan der på det konkrete stof angives, at dette skal summeres på gruppeniveau. Derved vil dette i type og mængde ikke blive specificeret, men kun indgå i en gruppetotal ved datapræsentation over for de interessenter, der ikke har et reguleret krav på information på stofniveau.

De væsentlige forskelle i de to prototyper er:

• Valg af stoffer forgår i portalløsningen via ”drop down”, mens der til Excel-løsninger er lavet avanceret søgefunktion. Når der anvendes ”drop down”-funktion, er man nødt til sikre sig, at listerne ikke er for lange. Dette er gjort ved at bruge en gruppering af stofferne. Dette har ikke været nødvendigt ved søgefunktionsløsningen.
• I Excel-løsningen er det eksplicit visning af stofferne, der skal bruges til videre rapportering. De fremstår altså eksplicit med nulværdi, hvis der ikke er rapporteret noget, mens der ved portalen kun vises de stoffer, der rapporteres mængder på.
• Excel-løsningen indebærer muligheden for at kopiere et ark, hvorefter der kan rettes i det og på den måde genbruge informationerne, hvis man fx har flere anlæg. En sådan kopifunktion er der ikke lavet til portalløsningen.

Der er ikke noget til hinder for, at man kunne lave fx søge- eller kopifunktionen, portalløsningen eller ”drop down”-funktioner i Excel. Som nævnt er dette ikke gjort for at samle den bredest mulige tilbagemelding på brugervenligheden af forskellige komponenter til brug for anbefalingerne til den fremtidige løsning.

6.2 Test

Formålet med test af prototyperne var dels at få tilbagemelding på brugervenligheden ved to forskellige løsninger og dels at få konkrete erfaringer med de to løsningsmodeller.

I dette afsnit opsamles resultaterne af de gennemførte test. Der henvises til bilag A vedrørende anvendt metode og involverede aktører. Resultaterne omfatter indhøstede erfaringer og dermed konklusioner på funktionalitet og brugervenlighed ved de to prototyper og den mulige integration til virksomhedernes andre systemer.

6.2.1 Konklusioner på test af portalløsningen

I det følgende er samlet de tilbagemeldinger, der er kommet fra testvirksomhederne. I lyset af, at der er tale om en betaversion, er der naturligt en del fejlrapporteringer vedrørende manglende funktionalitet, som ville være implementeret i en endelig løsning. Disse rapporteringer tages dog med her, da de er værdifuldt input i forbindelse med en fremtidig udvikling og implementering af en endelig version.

Generelt er en af de fordele, man opnår gennem en portalløsning, ved at de fleste stamoplysninger kan hentes allerede gennem virksomhedens login, ikke opnået i den testede version. Dette giver naturligt en noget unødig tung arbejdsgang, som ikke ville være tilfældet fx gennem brug af virk.dk, Miljøportalen eller Miljøstyrelsens web-side.

Virksomhederne, der deltog i testen, har givet følgende tilbagemeldinger:

6.2.1.1 Bemærkninger til funktionalitet

• Det vil være nemmere at taste CAS-nummer, frem for at skulle slå det op, når man kender det i forvejen.
• Det er ikke muligt at vælge alle de emissioner, der er i en virksomheds godkendelse, og det er ikke muligt selv at oprette dem som i Excel-løsningen.

6.2.1.2 Bemærkninger til brugervenlighed

• På indberetningssiden kan man se de tidligere indberetninger i takt med indberetninger, hvilket er fundet brugervenligt.
• Ved mulighed for anvendelse af søgekriterier ville det være lettere at finde frem til de typer af emissioner, som der ønskes rapporteret på.
• ID-feltet har forvirret. Der er ikke oplyst, hvad feltet skal bruges til. Endvidere udfyldes feltet ikke automatisk ved oprettelse af nye linjer. Det må derfor overvejes, hvilken værdi feltet skal have ved generering af rapporter hos Miljøstyrelsen og i forbindelse med benchmarking.

6.2.1.3 Teknisk funktionalitet til adressering ved udformning af kravspecifikationer mv.

• Ved angivelse af navn og adresse er der angivet tre niveauer: moderselskab, firma og anlæg. I bekendtgørelsen for grønne regnskaber er der alene krav om angivelse på anlægsniveau og om det ultimative moderselskab. De tre niveauer har skabt forvirring, hvorfor angivelse på firma alene bør være et frivilligt felt med tilknyttet vejledning. Det vil sige, at det felt kan anvendes, hvis firmanavn og adresse (det primære moderselskab) er forskelligt fra anlægsnavn og adresse eller for det ultimative moderselskab. Det kan i denne sammenhæng overvejes, om ikke referencen mellem de forskellige niveauer bør være baseret på CVR- og CVR-P-numre, således at der ikke skal indtastes adresseoplysninger. Disse kan efterfølgende hentes hos CVR-registret eller i stamdata for virk.dk.
• Virksomhedsoplysningerne fra virksomhedsfanen tages ikke automatisk med ind på indberetningsformatet. Med en kobling til virk.dk vil dette ikke være noget problem, da oplysningerne allerede er til stede og kan være udfyldt på forhånd. Ved brug af Miljøstyrelsen som indberetningssted bør der ske et opslag i CVR-registret, så data også her er udfyldt på forhånd for brugeren.
• Miljøtilsynsmyndighed er for en række virksomheder ikke én, men kan være to forskellige myndigheder, herunder reguleres drift eksempelvis af amtet og spildevand af kommunen. Der burde være felter til angivelse af flere tilsynsmyndigheder. Dette skal medtages i datamodellen og i OIO XML-skemaet.
• Det er ikke muligt at angive enhed på vand.
• Tryk ”gem” medfører ikke, at det er gemt, før man også har været retur. Dette er ikke synligt, når man kun trykker ”gem” og arbejder videre.
• Der kan ikke angives forskellige opgørelsesmetoder for stoffer, der udledes til både luft og vand.
• Et regnskabsår skal kunne angives med dag/måned/år for start og slut. Kravspecifikationen skal specificere, hvorledes man ønsker, at løsningen skal håndtere forskellen mellem regnskabsår og kalenderår, så dette er klart for indberetter og bruger.
• Visse basisoplysninger skal indtastes to gange. Ved en egentlig løsning skal alle basisoplysninger alene indberettes én gang.

6.2.2 Konklusioner på test af filindberetningsløsningen

Virksomheder, der deltog i testen, har givet følgende tilbagemeldinger:

6.2.2.1 Bemærkninger til funktionalitet

• Der ønskes en opslagsmulighed ved angivelse af listepunkt. Ved indberetning til Miljøstyrelsen kan dette felt være udfyldt på forhånd.
• De frivillige felter for angivelse af aktivitetsniveau er blevet anvendt af virksomhederne, hvorfor disse felter kan fortsætte som anbefalede felter.
• I forbindelse med summering på gruppeniveau oplyses det ikke, hvilken gruppe et felt vil blive opsummeret i. Dette må anføres eksplicit ud for hvert felt.

6.2.2.2 Bemærkninger til brugervenlighed

• Det ville være mere brugervenligt, hvis der var mere plads at skrive på under felterne i basisoplysningerne, såsom under felt for hovedaktivitet, biaktivitet, miljøgodkendelse, beskrivelse af væsentlige ressource- og miljømæssige parametre mv.
• ID-feltet har forvirret. Det er ikke oplyst, hvad feltet skal bruges til. Endvidere udfyldes feltet ikke automatisk ved oprettelse af nye linjer. Det må derfor overvejes, hvilken værdi feltet skal have ved generering af rapporter hos Miljøstyrelsen og i forbindelse med benchmarking.
• På output-siden har der blandt virksomhederne været tvivl om, hvorvidt de skulle forholde sig til alle stofferne i de linkede lister.
• For at øge brugervenligheden er der rejst ønske om at kunne angive intervaller i stedet for eksakte data. Dette gør sig gældende for de typer af stoffer (i) som ikke tidligere har været opgjort, (ii) om de typer af stoffer, som der ikke hidtil har været vurderet anvendelse af, (iii) og om de typer af stoffer, hvor virksomheden ikke ved, om de anvendes. I sidstnævnte kategori er der efterlyst et felt, der hedder ”ved ikke”.

6.2.2.3 Teknisk funktionalitet til adressering ved udformning af kravspecifikationer mv.

• Datofelterne er tekstfelter. Det burde være to felter med validering af, at input er en valid dato. Generelt skal der være formatvalidering på alle felter i løsningen, således at datoer valideres mod et fast format, tal valideres mod et format osv. Valideringen bør ske to steder: Først og fremmest i arket, så brugeren informeres, lige så snart der er indtastet noget, som ikke er gyldigt. Dernæst skal valideringen ske i XSD-arket (OIO-skemaet), så der ikke kan indsendes noget, som ikke overholder kravene til dataformater.
• Miljøtilsynsmyndighed er for en række virksomheder ikke én, men kan være to forskellige myndigheder, herunder reguleres drift eksempelvis af amtet og spildevand af kommunen. Der burde være felter til angivelse af flere tilsynsmyndigheder. Dette skal medtages i skemaet og i OIO XML-skemaet.
• Det ville reducere fejltastninger, hvis der var 1000-talsseparator ved indtastning af mængder. Generelt skal der være fast format på alle felter (tekstfelter skal være højrestillet, tal skal have separator, beløb skal have møntenhed, datoer skal være datofelter osv.).
• Der mangler enheden stk. under felter for råstoffer. I kravspecifikationen skal det anføres præcist, hvilke enheder der er gyldige for hvilke felter. Hvis der skal ske en kobling mellem dataindholdet og mulige enheder, må dette specificeres. Fx kan man forestille sig, at visse stoffer altid måles i rumfang, mens andre altid måles i vægt.
• Der mangler et felt til angivelse af registreringsnummer hos Erhvervs- og Selskabsstyrelsen (eventuelt ikke relevant ved en digitalisering). I forbindelse med en digitalisering skal det fra starten være klart, hvad der som minimum er nødvendigt, for at man ikke afskærer sig fra at dele data med andre myndigheder, som skal have adgang til data.
• Et regnskabsår skal kunne angives med dag/måned/år for start og slut. Kravspecifikationen skal specificere, hvorledes man ønsker, at løsningen skal håndtere forskellen mellem regnskabsår og kalenderår, så dette er klart for indberetter og bruger. Dette felt vil kunne være udfyldt på forhånd på baggrund af oplysninger i Miljøstyrelsens system.

6.2.3 Systemintegration til virksomhedernes andre systemer

Den overordnede løsningsmodel med de to prototyper, portal til indtastning og/eller upload af XML-fil og Excel med funktionalitet til dannelse af XML-fil, indeholder også mulighed for en system til system-løsning i kraft af det definerede XML-format. Det betyder med andre ord, at virksomhederne kan generere en XML-fil, der overholder formatets standarder direkte i deres ordinære systemer. Omvendt må man forvente, at det vil blive et krav til de fremtidige miljødatasystemer, at disse kan generere en sådan XML-fil.

Det er væsentligt for virksomhederne, at fremtidens udvekslingsformat er kendt. Dermed vil det også være muligt at opstille præcise krav til leverandører.

6.2.3.1 Erfaringer opnået via testforløbet

I forbindelse med testforløbet var det ikke muligt at foretage egentlige systemintegrationer. Dette ville involvere store ressourcer hos de involverede virksomheder. Der er derfor i forbindelse med testen beskrevet to former for systemintegration for virksomhederne.

Indirekte systemintegration beskriver den situation, hvor data fra virksomhedernes systemer hentes automatisk via dynamisk link af felter i det udarbejdede regneark fra felter i virksomhedens eget regneark.

Direkte systemintegration beskriver den situation, hvor XML-filen dannes direkte og automatisk i virksomhedens egne systemer. Via indberetningsservice kan filen sendes direkte til portalen.

En virksomhed gav under præsentationen af prototyperne udtryk for, at de ville udvikle deres miljødatasystem, så XML-filen kunne genereres direkte i dette, men eftersom der stadig kun er tale om prototyper, ville virksomheden ikke påbegynde udviklingen, før den endelige løsning foreligger.

Den indirekte systemintegration kan relativt let implementeres uden store udgifter eller kendskab til IT. Dette åbner op for, at den kan benyttes af mindre virksomheder. Samtidig har denne form for integration den fordel, at man kan nøjes med at implementere den for de felter, hvor det umiddelbart er muligt at gøre det. Resterende felter kan så udfyldes manuelt. Dette gør løsningen meget fleksibel og mindre omkostningstung.

Men alligevel stiller det krav om, at virksomheden i nogen grad har en ensartet måde at producere sit grønne regnskab på.

Den direkte systemintegration kræver omvendt, at alle data er tilgængelige i systemet. Det betyder, at virksomhedens systemer skal være tilpasset til at indeholde alle de oplysninger, som er nødvendige for at danne et grønt regnskab.

Det betyder, at der skal implementeres en særlig løsning for at realisere denne mulighed. Dette kan naturligvis ske på to måder. Enten ved at virksomheden implementerer en separat løsning i forhold til de eksisterende systemer eller som en løsning, der indarbejdes i fremtidige produkter af udviklere af systemer og komponenter på miljøsystemområdet.

Ud fra samtaler med virksomhederne om deres eksisterende IT-systemer er situationen for de fleste virksomheder, at deres data til det grønne regnskab befinder sig i flere systemer og regneark. Dette betyder igen, at udarbejdelsen af det grønne regnskab vil variere fra virksomhed til virksomhed.

Dette taler for, at direkte systemintegration i praksis vil blive implementeret som en specialløsning for hvert firma. Kun hvor der er tale om meget store og omfattende systemer, kan man forestille sig, at det grønne regnskab kan være implementeret fra standardsystemleverandørens side.

6.3 Opsamlende konklusioner på test

Virksomhederne har været præsenteret for de to forskellige måder at indberette data på.

Eftersom stort set alle virksomheder arbejder med deres data i Excel-regneark, kunne det forventes, at det ville være naturligt og enkelt at arbejde med grønne regnskaber i Excel-regneark. Dette har vist sig at holde stik.

Samtidig måtte man formode, at en web-brugerflade ville være brugevenlig og enkel at arbejde med. I indtastningen af basisoplysninger har de fleste virksomheder været enige i, at portalløsningen har været bedst. Dette kan bedømmes ud fra de forslag til ændringer, der har vedrørt denne del af indtastningen. Omvendt er det lettere at indtaste taldata i Excel-regnearket.

En del tilbagemeldinger har vedrørt udformningen af datamodellen for grønne regnskaber. Der er fx et ønske om at kunne indtaste intervaller for mængder i stedet for at skulle opgive én værdi.

De fleste kommentarer har koncentreret sig om skærmelementer (feltstørrelser, tekstformatering m.m.). Disse informationer er væsentlige i forbindelse med specifikation og udbud til en endelig løsning og sætter således ikke spørgsmålstegn ved den overordnede strategi.

Fodnoter

^[2] OIO XML-definitioner udtrykkes i XSD-skemaer. Et sådant skema beskriver regler og formater for en given rapportering. For at disse kan være fælles på tværs af offentlige og private myndigheder, institutioner og virksomheder, opbevares disse i en søgbar og emneopdelt database kaldet InfoStrukturBasen. Denne befinder sig hos IT- og Telestyrelsen.

| Forside | | Indhold | | Forrige | | Næste | | Top |

Version 1.0 August 2006, © Miljøstyrelsen.