|
Panel for professionelle miljøbevidste indkøb Bilag B: Handlingsplan 2004-2005Handlingsplan for panel for professionelle miljøbevidste indkøb 2004-2005 Indhold
1 IntroduktionPanelet for professionelle miljøbevidste indkøb blev nedsat af Miljøstyrelsen i 2003 på baggrund af et ønske om at fremme miljøbevidste indkøb af varer og tjenesteydelser. Panelet skal i henhold til dets kommissorium foreslå løsninger til, hvordan indkøbere (såvel offentlige som private) og leverandør af varer eller tjenesteydelser kan fremme miljøbevidste indkøb, herunder fjerne barrierer for miljøhensyn. Indsatsen kan være i form af udvikling af konkrete værktøjer til målgruppen, informationsaktiviteter eller øget opmærksomhed på eller gennemførelse af projekter inden for særlige indsatsområder. Panelet skal foreslå, hvordan man kan videreudvikle indikatorer og rutiner, så man løbende kan indhente relevant information om miljøhensyn ved indkøb i staten, amter, kommuner – og eventuelt i private virksomheder – til brug for beslutningstagere og til omverdenen generelt. Panelet skal bidrage til, at Danmark efterlever internationale forpligtelser og anbefalinger fra OECD, EU m.v. i relation til miljøbevidste indkøb. Panelet arbejder både for at fremme miljøbevidste indkøb i den offentlige sektor samt i den private sektor gennem indsatser for de private virksomheders indkøb. Panelet er foreløbigt nedsat for årene 2004 og 2005. Forud for etableringen af panelet har CASA udarbejdet rapporten “Status og idékatalog for miljøbevidste indkøb” for Miljøstyrelsen. Rapporten har fungeret som afsæt for panelets arbejde. Der kan læses mere om panelets arbejde på hjemmesiden www.indkoebspanel.dk 2 Panel for professionelle miljøbevidste indkøbPanelet er sammensat af repræsentanter for virksomheder, offentlige organisationer samt interesseorganisationer:
Mette Lise Jensen fra CASA er sekretær for panelet. 2.1 Afholdte møder i paneletPanelet har hidtil afholdt 5 møder: 21. november 2003: Opstartsmøde 19. januar 2004: Forslag til relevante indsatsområder 3.- 4. marts 2004: Identifikation af relevante aktiviteter - dannelse af handlingsplan 29. april 2004: Diskussion af handlingsplan 7. juni 2004: Vedtagelse af handlingsplan 3 Vision og overordnede målPanelets overordnede mål er:
Panelet skal arbejde for at fremme miljøbevidste indkøb. Panelets opfattelse er, at det bedst sker gennem implementeringsprojekter. I Danmark har vi en omfattende baggrundsviden om miljøbevidste indkøb. Med andre ord er der ikke behov for flere analyser af barrierer og virkemidler, men behov for konkrete aktiviteter. Panelet vil arbejde for at sikre sammenhænge og bygge bro mellem de mange aktørgrupper, der er involveret i indkøbsprocesserne, specielt mellem leverandører og indkøbere. Panelet har formuleret følgende delmål for indsatsen i panelets levetid:
4 Indsatsområder, mål og aktiviteterIndkøbspanelet har grebet arbejdet med at udforme en handlingsplan an ved at beskrive og nedbryde hele indkøbsprocessen i beslutningsområder for at identificere de områder, hvor det vil give størst effekt at igangsætte initiativer. Panelet har valgt følgende 4 indsatsområder for perioden 2004-2005, som bærer hovedoverskrifterne:
Under hver at disse 4 indsatsområder vil panelet igangsætte aktiviteter. Handlingsplanens struktur kan illustreres på følgende vis: Figur 2. Handlingsplanens struktur For hvert indsatsområde nedsætter panelet en arbejdsgruppe, hvor også repræsentanter uden for panelet inviteres til at deltage. Arbejdsgrupperne beskriver projekterne henover sommeren 2004, hvorefter projekterne forventes igangsat efterår 2004. Projekterne afsluttes senest ultimo 2005. 4.1 Indsatsområde 1: Indkøbspolitik og organisering4.1.1 BaggrundVedtagelsen af en miljøbevidst indkøbspolitik er et centralt virkemiddel til at fremme de miljøbevidste indkøb, idet den er et udtryk for ledelsens opbakning. Undersøgelser har vist en sammenhæng mellem vedtagelsen af miljøbevidste indkøbspolitikker og omfanget af det miljørigtige indkøb i organisationerne. Ligeledes spiller organiseringen af indkøbet en afgørende rolle. I en decentral organisering bliver det op til indkøbere på de enkelte institutioner eller i de enkelte enheder at træffe beslutning om produktvalg. I en central organisering ligger det miljøbevidste indkøb i hænderne på en central indkøbsafdeling. Samtidig kan der være forskel på graden af samarbejde mellem indkøbsfunktion og miljøafdeling. Forskellige organisationsmodeller rummer forskellige fordele. Men fælles er det, at miljøbevidste indkøb fremmes, når det tænkes systematisk ind i organiseringen. Panelet vil bidrage med initiativer, der understøtter en organisering, hvor også miljøhensynet inddrages i indkøbene, og hvor der arbejdedes systematisk med miljø. Dette gælder for såvel de offentlige som private indkøbere. Med en kommende strukturreform vil også kommuners og amters indkøb blive genstand for organisatoriske forandringer. Et led i kommunesammenlægningerne vil være at tage stilling til den fremtidige organisering af indkøbet. Panelets udfordring bliver at udnytte strukturforandringerne positivt således, at også det miljøbevidste indkøb kommer på topledelsens dagsorden i processen. 4.1.2 MålAt levere information og vejledning, der kan bidrage til at fremme den systematiske indsats for miljøbevidste indkøb, herunder at fremme: - formulering og vedtagelse af miljøbevidste indkøbspolitikker - effektivisering, professionalisering og koordinering af indkøbet - samarbejdet mellem miljø- og indkøbsafdelinger. At arbejde for, at organiseringen af indkøbet bliver tænkt med i de kommende strukturforandringer, således at reformen også bliver en platform for en effektivisering af det offentlige indkøb. En effektivisering rummer bl.a. potentialer for direkte økonomiske besparelser samt øget miljøhensyn. 4.1.3 MålgruppeMålgruppen er beslutningstagere, såvel i det offentlige som i det private, fx kommunalbestyrelser, bestyrelser og direktioner. Som led i sammenlægningen af kommuner vil der i mange tilfælde blive etableret et sammenlægningsudvalg, som vil få til opgave at fastlægge organisation og administrativ indretning af den nye kommune. Sammenlægningsudvalgene vil være en relevant målgruppe. Sekundært er målgruppen indkøbschefer og miljømedarbejdere i amter, kommuner og virksomheder, da de vil kunne fungere som ambassadører for miljøbevidste indkøb i forhold til det ledelsesmæssige niveau. 4.1.4 Aktiviteter 2004-2005Udvikling af Best Practice Redskab Hovedaktiviteten består af udarbejdelsen af en kortfattet publikation, der indsamler og formidler eksempler på gevinster ved at tænke bevidst i en fornuftig organisering af det professionelle indkøb. En organisering, der sikrer effektivisering og professionalisering af indkøbet, der blandt andet kan medvirke til, at miljøhensyn indarbejdes systematisk i indkøbet. Publikationen om organiseringen af miljøbevidste indkøb vil kunne indeholde følgende hovedelementer: Vejledning og anbefalinger til beslutningstagere, indkøbere og miljøfaglige medarbejdere om en hensigtsmæssig organisering af indkøbsfunktionen. Cases og konkrete eksempler på forskellige organiseringsmodeller. Gode historier, der illustrerer besparelsespotentialer ved miljøbevidste indkøb. Step for step grøn indkøbsanalyse af egen organisation. Publikationen vil få form af en kortfattet pjece bestående af en række korte artikler med tydelige pointer og anvisninger. Indholdet til pjecen tilrettelægges, således at indholdet kan ombrydes og anvendes til en internetbaseret og uddybet version af publikationen, fx suppleret med en uddybet “Step for step”-internetbaseret vejledning til en grøn indkøbsorganisering som vejen til det gode indkøb (a la de tolv trin til udbud). Udarbejdelse af pjece og redskab vil involvere centrale rådgivere inden for indkøb og organisation. Formidling af redskabet Formidling af publikation og hjemmeside bør ske gennem de kanaler og fora, hvor ovennævnte målgruppe i forvejen orienterer sig. Det kunne være:
4.1.5 Arbejdsgruppe for projektet
Arbejdsgruppen suppleres med eksterne medlemmer. 4.2 Indsatsområde 2: Hjælp til miljøbevidste indkøb4.2.1 BaggrundDer er gennem de seneste 10 år udviklet en række hjælpeværktøjer til offentlige indkøbere. Det er primært værktøjer, der giver hjælp til at definere de miljømæssige krav/spørgsmål til produkterne. Panelets medlemmer oplever, at der er behov for at skabe overblik over de eksisterende værktøjer samt for at udvikle enkelte nye værktøjer, der kan supplere den eksisterende værktøjskasse. Med de nye værktøjer er det panelets hensigt at lette indkøberes arbejde gennem forenklede redskaber til at opstille kravspecifikationer. Det vil samtidig være en hjælp for leverandørerne, at indkøbernes miljøkrav ensrettes, hvor der ikke er særlige hensyn, der taler for lokalt definerede miljøkrav i kravspecifikationerne. 4.2.2 MålPanelet ønsket at bidrage til:
4.2.3 MålgruppeDen primære målgruppe for aktiviteterne er de centrale indkøbere, såvel offentlige som private. Gennem de centrale indkøbere ønskes en spredningseffekt til de decentrale indkøbere, der dermed er en sekundær målgruppe for aktiviteterne. Endelig er de miljøfaglige miljømedarbejdere omkring indkøberne en relevant målgruppe. 4.2.4 Aktiviteter 2004-2005Portal for miljøbevidste indkøb Der er behov for en portal, som samler information om og linker til alt, der er værd at vide om miljøbevidste indkøb. Portalen skal kvalificere indkøberne og leverandørerne til at gå i dialog om miljøvenlige indkøb. Målgruppen er både private og offentlige indkøbere. Portalen skal henvise og informere om de eksisterende værktøjer, der allerede er udviklet til indkøberne. Blandt andet vil portalen henvise til hjemmesiden for de kommende opdaterede miljøvejledninger. Herunder den nye miljøvejledning for tropisk træ. Panelet vurderer, at der er behov for at supplere de eksisterende værktøjer med en række internetbaserede værktøjer, der ligeledes placeres under den nye portal. Disse er beskrevet i det følgende. Hjælp i indkøbs-/udbudssituationen En række relevante supplerende værktøjer har været diskuteret i panelet, og det vil være arbejdsgruppen under dette indsatsområde, der vurderer, hvilke værktøjer der er de vigtigste at udvikle og implementere. Kriteriet er, at nye redskaber skal bidrage til at lette og forenkle indkøbernes arbejde med kravspecifikationer yderligere. Eksempler på relevante værktøjer kunne være:
4.2.5 Viden om miljøbevidste indkøbFølgende elementer kunne være supplerende ingredienser til en portal for miljøbevidste indkøb:
4.2.6 Værdien af miljøbevidste indkøbDer er behov for en formidling og stimulering til flere miljøbevidste indkøb. Dette kan portalen give input til gennem udarbejdelse af konkrete regneeksempler, der viser, hvor meget miljøet kan spares, hvis der købes grønt. Desuden ønsker panelet at stimulere de miljøbevidste indkøb gennem en beskrivelse af facts og myter om miljøbevidste indkøb med henblik på at få succeshistorierne frem og få aflivet myterne, fx at genbrugspapir ødelægger kopimaskinen. 4.2.7 Arbejdsgruppens deltagere
Arbejdsgruppen suppleres med eksterne medlemmer. 4.3 Indsatsområde 3: Samarbejde mellem indkøbere og leverandører4.3.1 BaggrundDet er panelets ønske at fremme samarbejde og dialog mellem indkøbere og leverandører for at nå målet om en øget produktion og afsætning af grønne produkter. Netop innovationen af nye grønne produkter sker ofte i samarbejde med producenter og aftagere. Panelet er nedsat med deltagere fra både indkøber- og leverandørside, og dermed er forudsætningerne til stede for at etablere et samarbejde, hvor sælger og køber kan gå i dialog. Der er gode erfaringer med en branchedialog fra andre produktpaneler som en metode til fremme af udvikling og fremstilling af mere miljøvenlige produkter. Der er tale om en dialog, der vedrører producenternes marketing samt design- og innovationsafdelinger. 4.3.2 Mål
4.3.3 MålgruppeMålgruppen for branchedialogen er producenter og leverandører, som har kontakt til de professionelle indkøbere. Da branchedialogen gerne skal fokusere på udviklingen af nye produkter, vil det være virksomhedernes marketings-, design- og innovationsmedarbejdere, der er relevant målgruppe. 4.3.4 Aktiviteter 2004-2005Branchedialog mellem panel og producenter Panelet ønsker at gennemføre en branchedialog med producenter af produkter/ydelser, der anvendes af offentlige indkøbere. De relevante brancher er endnu ikke udpeget. Branchedialogen består af møder mellem et antal panelmedlemmer og repræsentanter fra producenter/leverandører til det offentlige. Temaerne for møderne kunne være at drøfte produktspecifikke udfordringer, barrierer for miljøbevidste indkøb eller den videre kommunikation mellem leverandører og indkøbere. 4.3.5 ArbejdsgruppeDenne aktivitet kan ikke videregives til konsulenter eller rådgivere, men skal gennemføres af panelet selv. Det samlede panel vil arbejde for dette indsatsområde, og branchedialogen vil være en løbende ad hoc aktivitet i panelet.
4.4 Indsatsområde 4: Dokumentation og evaluering4.4.1 BaggrundPanelet mener, at der er behov for at evaluere indsatsen for miljøbevidste indkøb på flere niveauer, og derfor har panelet fundet det vigtigt at medtage “Dokumentation og evaluering” som et indsatsområde i handlingsplanen. Der er behov for en status for indsatsen for miljøbevidste indkøb på nationalt niveau. Der er tidligere gennemført statusmålinger i det offentlige i 1998 og i 2000, og dermed er der udviklet en ramme for en statusmåling. Der er behov for evalueringer af indsatsen for miljøbevidste indkøb på organisationsniveau til brug for organisationerne selv. Derfor vil panelet arbejde for udvikling af et selvevalueringsværktøj til dette formål. En hidtil næsten uudnyttet opgørelsesmetode er dokumentation via leverandørerne. De fleste leverandører har registreringer af deres salg af mindre miljøbelastende produkter til forskellige kunder. Dermed kan metoden over tid bidrage med data om stigninger og fald i afsætningen af de mindre miljøbelastende produkter dels i en given branche, dels hos den enkelte kunde. Metoden kan supplere og validere de oven for nævnte opgørelsesmetoder. 4.4.2 Mål
4.4.3 MålgrupperDer er tale om evalueringer på forskellige niveauer og dermed også forskellige målgrupper. Ønsket er dels, at direktioner i såvel det offentlige som i private virksomheder stiller skarpt på og begynder at måle organisationens indsats for miljøbevidste indkøb, dels at panelet selv samt Miljøstyrelsen er målgruppe for statusopgørelsen for den danske indsats. 4.4.4 Aktiviteter 2004-2005Status på nationalt niveau Der er behov for en opdatering af, hvordan det går med de miljøbevidste indkøb på nationalt niveau. Der er gennemført opgørelser af den kommunale, amtskommunale og statslige indsats for miljøbevidste indkøb i 1998 samt i 2000. Den nye status vil være baseret på de tidligere statusundersøgelser, men vil være knap så omfangsrig. I forlængelse af de tidligere statusundersøgelser vil panelet sørge for, at der udarbejdes et internetbaseret spørgeskema, der rundsendes til indkøbere i det offentlige. På baggrund af erfaringerne med værktøjet til de offentlige indkøbere ønsker panelet dernæst at udvikle en version af spørgeskemaet til de private indkøbere. Selvevaluering på organisationsniveau Panelet oplever, at der er behov for evaluering på organisationsniveau, og at der i de enkelte indkøbsafdelinger er behov for viden om: Hvor langt er vi med miljøbevidste indkøb sammenlignet med organisationer, der ligner os? Hvad kan vi gøre bedre? Hvordan kan vi måle de miljøbevidste indkøb? Det er panelets ønske at arbejde på en metode til selvevaluering af organisationens indsats for miljøbevidste indkøb. For eksempel et selvevalueringsværktøj som gør brugeren/indkøberen opmærksom på, hvor indkøbsorganisationens styrker og svagheder er placeret. Værktøjet vil i første omgang blive orienteret mod de offentlige indkøbere, og dernæst videreudviklet til de private indkøbere. Panelet ser gerne et samarbejde med brancheorganisationerne om dette. Det undersøges om værktøjet til selvevaluering kan integreres i spørgeskemaet til den nationale statusopgørelse for miljøbevidste indkøb. Evaluering fra en leverandørvinkel Når pressen fokuserer på miljøbevidste indkøb, er det som ofte på områder, hvor det går mindre godt. Panelet ønsker med sine opgørelser af det miljøbevidste indkøb at kunne give et modspil til de dystre billeder med eksempler fra brancher og produktgrupper, hvor det går fremad. Erfaringen er, at mange leverandører har opgørelser over, hvilke mængder grønne produkter de sælger til hvem. Dermed er det muligt via leverandører og brancheorganisationer at få tegnet kvantitativt baserede udviklingsbilleder af indsatsen for de miljøbevidste indkøb. Leverandørernes oplysninger om deres salg af de mindre miljøbelastende produkter er hidtil kun udnyttet i et ringe omfang. Der er tidligere kun gennemført en enkelt minisurvey af det offentliges miljøbevidste indkøb på baggrund af leverandørernes oplysninger. Det ville være interessant at udbygge den leverandørbaserede analyse og rette den mod særlige brancher. 4.4.5 Arbejdsgruppens deltagere
Arbejdsgruppen suppleres med eksterne medlemmer. 5 Samarbejde på tværs af grænser5.1 Udvikling af fællesnordiske kriterier for miljøbevidste indkøbNordisk Ministerråd har iværksat et forprojekt, som skal afdække mulighederne for at udvikle fælles kriterier/guidelines for miljøbevidste indkøb i Norden[1]. Projektet gennemfører en udredning af praksis i de nordiske lande i dag med hensyn til hjælpeværktøjer og kriterier for miljøbevidste indkøb. På baggrund af denne udredning vil forprojektet pege på muligheder og barrierer ved fælles nordiske kriterier. Panelet ser positivt på et øget samarbejde med de øvrige nordiske lande om miljøbevidste indkøb, herunder fælles kriterier og værktøjer for miljøbevidste indkøb. 5.2 Europæisk kampagne for miljøbevidste indkøbSammenslutningen af lokale miljømyndigheder i Europa, ICLEI Europe vil gennemføre en omfattende kampagne for “Bæredygtige indkøb”. Kampagnens titel bliver Procura +. Der er i alt 11 lande med i kampagnen, herunder Kolding Kommune som er hovedansøger til EU-kommissionens LIFE pulje. CASA og KL får til opgave at koordinere den danske indsats dels nationalt, dels på europæisk niveau. Det forventes, at kommissionen bevilger LIFE ressourcer til kampagnen i år 2005. Panelet vil arbejde for en koordinering mellem panelets initiativer og aktiviteterne i “Procura +”-kampagnen, idet kampagnens fokuspunkter på flere måder er relevante i en dansk indsats for miljøbevidste indkøb. 5.3 OECD’s arbejde med miljøbevidste offentlige indkøbOECD har i nogle år arbejdet med offentlige miljøbevidste indkøb og har udgivet forskellige publikationer om emnet. I 2002 vedtog OECD’s medlemmer en anbefaling om forbedring af de miljømæssige karakteristika ved offentlige indkøb. På baggrund af disse anbefalinger arbejdes der nu med at udvikle indikatorer for offentlige miljøvenlige indkøb, der skal anvendes til et spørgeskema til medlemslandene. Panelet vil, hvor det er relevant, anvende OECD’s arbejde som input til panelets egne aktiviteter. 6 FormidlingFormidlingen af panelets arbejde er en tværgående aktivitet på tværs af indsatsområder og aktiviteter. Formidling er et vigtigt mål for panelet. Der er gennem 10 år udarbejdet materialer og værktøjer i Danmark, mens formidlingen af arbejdet i flere tilfælde har haltet. Panelet ønsker øget klarhed og gennemsigtighed omkring. hvilke hjælpemidler der allerede er udviklet til indkøbere, såvel centrale som decentrale indkøbere. Panelet for professionelle miljøbevidste indkøb ønsker løbende at være synlige og vil blande sig debatten, hvor det er relevant. 6.1 Aktiviteter 2004-2005Formidlingen af panelets arbejde skal ske under flere former:
Portal for miljøbevidste indkøb Panelet ønsker at oprette en portal for miljøbevidste indkøb, jf. afsnit 4.2. Når denne går i luften, vil det samtidig skabe en platform for en markedsføring af panelets indsats. Portalen henviser og koordineres med eksisterende hjemmesider om miljøbevidste indkøb. Desuden har panelet sin egen hjemmeside på www.indkøbspanel.dk. Her findes information om panelmedlemmerne samt om visioner, mål og indsatser i panelets arbejde. Formidling af panelets projekter Det er ambitionen, at hvert projekt, der iværksættes af panelet, indeholder en formidlingsfase. Dermed er formidling ikke alene en tværgående aktivitet for panelets arbejde, men også en projektrelateret aktivitet. Formidling gennem panelmedlemmernes netværk Alle medlemmerne af panelet er placeret i organisationer, der interesserer sig for miljøbevidste indkøb. Alle panelmedlemmerne har stærke netværk til formidling af panelets aktiviteter samt til formidling af meningen med miljøbevidste indkøb. Disse kanaler vil blive udnyttet, fx med artikler i diverse tidsskrifter og udgivelser. Information via konferencer om indkøb og miljø Panelet for miljøbevidste professionelle ønsker at deltage på relevante konferencer om miljø og indkøb i løbet af 2005 med henblik på at fremlægge resultaterne af panelets arbejde. Panelet afventer planlægningen af denne konference, til resultaterne af panelets arbejde træder tydeligere frem. Desuden vil panelet gerne markere sig på andre konferencer i relation til professionelle indkøb. Koordinering med Procura +-kampagne Panelet vil arbejde for en tæt koordinering mellem den europæiske kampagne Procura + om miljøbevidste indkøb og panelets øvrige indsatser. Formidling og kontakt til medier er et centralt indsatsområde i kampagnen, hvorfor panelet ønsker at benytte denne formidlingsindsats til at markedsføre miljøbevidste indkøb generelt. EU-møde mellem panelformænd og kommissionen EU er i forbindelse med dets arbejde med IPP (Integrated Product Policy) interesseret i de danske erfaringer med “multistakeholderfora” i form af Miljøstyrelsens paneler. En række af formændene for produkt- og aktørpanelerne er interesseret i et møde med EU-kommissionen (DG Environment), hvor de danske erfaringer kan viderebringes. Panelet for professionelle indkøb vil samarbejde med de øvrige paneler om planlægning af møde mellem kommissionen og panelformændene. Flower Week Der er europæisk kampagne for miljømærket Blomsten d. 18.-24. oktober 2004. Panelet ønsker at samarbejde med Flower Week-kampagnen, fx omkring udsendelse af en folder til indkøbere om, hvordan de kan anvende Blomsten, herunder udbudsdirektivernes muligheder for at stille krav om miljømærkede produkter. Panelet er ikke færdigt med drøftelsen af, hvad samarbejdet med Flower Week skal indeholde og tilrettelæggelsen af samarbejdet. Evaluering af panelets indsats Panelets aktiviteter og indsatser skal evalueres, når panelet udløber. Der vil blive gjort status for hvert enkelt projekt igangsæt under panelet. Det er arbejdsgrupperne under hvert indsatsområde, der er ansvarlige for evalueringen af projektforløbet og projektoutput. Panelet udvikler en fælles ramme til evaluering af projekterne. En mere brugerorienteret evaluering kan overvejes gennemført, når der laves statusmålinger af det miljøbevidste indkøb på nationalt niveau. Undersøgelsen kan suppleres med et par spørgsmål til indkøberne om panelets indsats og indkøbernes kendskab til panelet. Endelig vil panelets samlede indsats blive evalueret ud fra egne mål samt ud fra kommissoriet, og panelet vil give anbefalinger til en fremtidig indsats. Fodnoter[1] GRIP i Norge er projektleder – CASA er underleverandør til den danske del af projektet.
|