Miljøledelse i Asfaltbranchen

Bilag 8:
Planlægning og gennemførelse af intern miljørevision

Virksomheden skal udarbejde et program og en procedure for, hvordan opgaver, ansvar og beføjelser ved gennemførelsen af intern miljørevision er fastlagt, jævnfør punkt 4.5.4 i ISO 14001 standarden. Det skal være nedskrevet og alle involverede skal være informeret om og trænet i deres opgaver og ansvar.

I ISO 14000 – familien findes 3 standarder, som alle vedrører miljørevision:
14010: Retningslinier for miljørevision, almene principper
14011: Retningslinier for miljørevision, revisionsmetoder
14012: Retningslinier for miljørevision, kvalifikationskrav til miljørevisorer

Der er ingen krav i ISO 14001 om, at retningslinierne i disse tre skal følges, men det kan anbefales. De følgende anbefalinger er da også i overensstemmelse med disse standarder, men ikke fyldestgørende for alle de forhold, der omtales, da standarderne også vedrører de forhold, som bør gælde, hvis man bruger en ekstern tredjepart, som miljørevisor.

Hvad er en miljørevision?

En miljørevision er en „helbredsundersøgelse“ af, hvordan virksomhedens miljøledelsessystem fungerer. Der findes flere forskellige officielle definitioner af miljørevision, men fem kodeord går igen i dem alle:

Nogle anvender ordet miljørevision, fordi det er det ord der anvendes i ISO 14001 og EMAS, mens andre anvender ordet „audit“, som er den tilsvarende betegnelse fra kvalitetsstyring.

Formålet med en miljørevision er derfor systematisk at gennemgå miljøledelsessystemet og vurdere om systemet fungerer efter de retningslinier der er fastlagt. Det vil sige, om alle lever op til de ansvar, de er pålagt (revision af systemet), og om virksomheden opfylder de miljømæssige mål, den vil nå (revision af den miljømæssige indsats). Virksomheden vil hermed identificere eventuelle problemer og muligheder for forbedringer.

Udfordringen er at få miljørevisionen væk fra alene at være en politiagtig kontrolfunktion. Det er langt mere fordelagtigt også at bruge miljørevisionen til at finde ud af, hvor systemet fungerer uhensigtsmæssigt, og hvordan de enkelte opgaver kan udføres mere smidigt og effektivt. Derfor skal en revision altid indeholde spørgsmål til medarbejderne, om de har forbedrings- eller ændringsforslag – de bedste inputs til forbedringer kommer ofte frem her.

Det faste revisionsprogram

De certificerende organer vil efterspørge et revisionsprogram, som beskriver de enkelte revisioner i den samlede miljørevisionscyklus. MiljørevisionscyklusÕen er den samlede periode, hvor man når igennem med miljørevision i hele virksomheden. Revisionsprogrammet indeholder således den overordnede beskrivelse af miljørevisionscyklusÕen og går ikke i detaljer med den enkelte miljørevision.

Programmet angiver:

• emner (miljøforhold, procedurer eller instruktioner) eller områder (afdelinger, aktiviteter, anlægsområder), der skal revideres
• hyppighed af revisionerne
• de ansvarlige revisorer

Programmet bør evalueres efter hver revisionscyklus.

Valg af områder/emner til revisionsprogrammet vil afhænge af:

• miljøforholdenes type og kompleksitet
• tidligere systemafvigelser og manglende opfyldelse af lovkrav
• ændringer af miljøledelsessystemet

Der findes ingen faste krav til, hvor hyppigt en miljørevision skal gennemføres. Der er mulighed for at lade nogle emner eller områder revidere ofte, mens andre har en mindre hyppighed. Hyppigheden kan afhænge af:

• om der er risiko for afvigelser
• om der er risiko for at miljølovkrav overtrædes
• om der er risiko for miljøuheld
• om der er risiko for klager
• de tilgængelige ressourcer og antallet af revisorer
• antallet af anlægsområder

For de procedurer og instruktioner, hvor miljø er integreret i kvalitetsstyringssystemets forretningsgange og driftsinstruktioner, anbefales den samme hyppighed som for kvalitetsaudits. Det kan f.eks. være forretningsgange for dokumentstyring, uddannelse samt overvågning og målinger.

Med hensyn til procedurer for bedømmelse og registrering af miljøforhold samt udarbejdelse af miljømål og -handlingsplaner, som udgør grundlagt for miljøledelsessystemet, anbefales det, at der gennemføres miljørevision Žn gang om året.

Den samlede revisionscyklus må ikke være længere end tre år.

Revisionsmetoder

Der kan være tre indgange til, hvordan revisorerne udvælger, hvordan de forskellige områder af virksomheder og emner i miljøledelsessystemet skal revideres. Indgangene kan enten være:

• et miljøforhold
• en aktivitet, en afdeling eller en funktion
• en procedure eller en instruktion

Indgangen kan f.eks. være et miljøforhold som energi, og hvor revisorerne gennemgår alle aktiviteter og procedurer på tværs af anlægsområder, som vedrører energi. Indgangen kan f.eks. også være at man tager anlægsområde for anlægsområde, og hvor man gennem alle systemet elementer som vedrører det enkelte anlægsområde. Det trejde eksempel kan være at man tager en procedure, f.eks. dokumentstyring og gennemfører en revision af den på tværs af alle anlægsområder.

Hvilken indgang revisorerne anvender må bero på en vurdering af, hvad der fungerer bedst i den enkelte virksomhed, dvs. hvad der er tradition og kultur for, og hvad revisorerne foretrækker.

En metode til at strukturere revisionen kan være at anvende en „Miljørevisions-sti“. Ved sti forstås, at man tager fat i den valgte indgang og følger den ud i alle de dele af systemet, som har betydning for eller bliver berørt af denne indgang.

Ofte kan det være sværere at overskue en sti, der tager udgangspunkt i et miljøforhold eller en afdeling, da det vil berøre så mange forskellige funktioner i virksomheden, fremfor en sti der tager udgangspunkt i en procedure eller en instruktion, men det vil afhænge meget af, hvilket udgangspunkt revisoren har.

Hvis virksomhedens revisorer kan overskue det, kan det være en fordel at variere sine revisioner mellem de forskellige indgange, da revisionen dermed vil komme til at få emnerne belyst fra forskellige sider.

 (5 kb)

Revision med udgangspunkt i et væsentligt miljøforhold

Ved revision med udgangspunkt i et miljøforhold vil revisoren f.eks. tage fat i energi, materialeforbrug eller luftemissioner. Nedenfor er givet et eksempel på de overordnede forhold revisoren vil undersøge.

Eksempel på miljørevisions-sti

Revision med udgangspunkt i en aktivitet/funktion/område

Ved revision med udgangspunkt i en aktivitet, en funktion eller en afdeling vil revisoren f.eks. tage fat i laboratoriet, asfaltanlægget eller indkøbsfunktionen. Nedenfor er der givet et eksempel på de overordnede forhold, man vil undersøge.

Fordelen ved denne indgang kan være, at både kvalitets- og miljørevisioner kan gennemføres samtidigt, hvilket sparer tid for de produktionsfolk (revidenten), som skal revideres.

Eksempel på miljørevisions-sti

Revision med udgangspunkt i en procedure og/eller instruktion

Ved revision med udgangspunkt i en procedure og/eller instruktion vil revisoren f.eks. tage fat i kommunikationsproceduren, proceduren for ledelsens gennemgang eller instruktionen for håndtering og dossering af råvarer. Nedenfor er der givet et eksempel på de overordnede forhold, man vil undersøge.

Hvis de medarbejdere, som skal revideres, er meget godt inde i systemets elementer kan det være en fordel at benytte denne indgang, da den giver et klart indtryk af, om systemets enkelte elementer fungerer.

Eksempel på miljørevisions-sti

Revisorholdet

Til at gennemføre miljørevisionen skal der udpeges et hold af miljørevisorer, og de skal have den fornødne træning i at gennemføre miljørevisioner.

Holdet bør bestå af medarbejdere med en passende kombination af viden, kvalifikationer og erfaring indenfor følgende emner/forhold:

• Projektledelse
• Miljøledelsessystemer og standarderne
• Miljørevision, herunder revisionsprocedurer og metoder
• Miljølovgivning
• Miljøforhold og miljøteknologi
• Produktionstekniske forhold

Hvis kendskabet til disse forhold ikke kan skaffes inden for virksomhedens egne række, bør man supplere med eksterne folk.

Ved udpegning af medarbejdere til miljørevisorer er det vigtigt, at personerne:

• er nysgerrige og initiativrige
• er åbne og gode til at tale med folk og optræder ydmygt overfor personalet og deres arbejdssituation
• har analytisk sans, arbejder systematisk og er gode til at planlægge
• er både tålmodige og vedholdende
• kan vurdere objektive beviser fair
• kan forblive tro mod miljørevisionens formål
• har et ønske om at arbejde for at forbedre virksomhedens miljøforhold og miljøledelsessystem.

Revisionslederens opgaver

Det er almindeligt og formålstjenligt at udpege en revisionsleder. Revisionslederens opgaver er, at:

• udvælge revisionsholdets medlemmer
• sørge for træning og vejledning af uerfarne revisorer
• lede revisionsholdets indsats
• lede diskussion ved det indledende møde
• præsentere revisionsholdets medlemmer ved alle møder
• tage endelig beslutning om hvad der skal rapporteres i revisionsrapporten
• holde virksomheden underrettet om resultater, konklusioner og anbefalinger
• overvåge og koordinere udarbejdelsen af de individuelle rapporter og den endelig rapport, der dokumenterer resultater af revisionen.

De ønskelige egenskaber hos revisor er naturligvis særligt aktuelle og vigtige at tage hensyn til ved udvælgelse af en revisionsleder.

Miljørevisor opgaver

Miljørevisors ansvar og opgaver er, at:

• følge retningslinier og hjælpe revisionslederen
• effektivt og virkningsfuldt at planlægge og udføre de opgaver, der er tildelt i revisionsholdet
• indsamle og analysere relevante vidnesbyrd for at afgøre, hvorvidt de mål der er sat med miljørevisionen er opnået
• forberede og udarbejde arbejdsdokumenter efter anvisning fra revisionslederen
• dokumentere/registrere egne resultater af revisionen
• assistere ved udarbejdelse af revisionsrapporten

Træning

Behovet for træning i miljørevision må bero på en individuel vurdering af de kvalifikationer, som de medarbejdere allerede har i form af enten dokumenterede kvalifikationer eller erfaring. Det vil være en fordel at revisionslederen som et minimum har taget en miljørevisoruddannelse.

Der findes en lang række udbydere at træning/uddannelse i miljørevision på det danske marked, hvor man enten kan sende medarbejderne på kursus ude af huset eller få kursusudbyderne til at sammensætte et kursus specielt til virksomhedens forhold, og som foregår hos virksomheden. Alternativt kan virksomheden selv uddanne miljørevisorerne, hvis man har kvalifikationerne til dette i virksomheden.

Asfaltvirksomheder, som har ISO 9000, vil allerede have kendskab til revisionsprincipperne. Det vil være hensigtsmæssigt, at de metodemæssige erfaringer udnyttes enten ved uddannelse af nye miljørevisorer eller ved, at „kvalitetsrevisorerne“ indgår i et miljørevisorhold. Samtidig kan det være hensigtsmæssigt at gennemføre kvalitets- og miljørevision samtidigt for at udnytte tiden optimalt for produktionsfolkene.

Den enkelte miljørevision af et område eller emne

En miljørevision består oftest af følgende trin:

1. Planlægning af miljørevisionen
2. Gennemførelse af miljørevisionen
3. Udarbejdelse af miljørevisionsrapport

Hvert enkelt trin gennemgås i det følgende.

1. Planlægning af miljørevisionen

Planlægning af den enkelte miljørevision omfatter:

• udarbejdelse af revisionsplan, der angiver revisionens emner/områder, tidsplan og hvilke medarbejdere, der skal revideres
• valg af miljørevisions-sti
• udarbejdelse af revisionsskema med checkspørgsmål

Omfang og hyppighed af revisionerne kendes fra miljørevisionsprogrammet, men den præcise tidsplan for hvornår den enkelte revision foregår de aktuelle år fastlægges i revisionsplanen. Planen er et vigtigt værktøj, fordi den guider revisoren i at indsamle ÓbeviserÓ og samtidig fungerer den som dokumentation for, hvordan revisionen er gennemført.

Hvis virksomheden er lille eller består af flere mindre anlægsområder og har relativt få væsentlige miljøforhold kan det være en fordel at udføre hele revisionscyklusÕen på en gang over et par dage, men mange steder forløber revisionen som et rulleskema over året. Eksempel på revisionsplan er vedlagt.

Udarbejdelsen af revisionsskemaer med checkspørgsmålene kan mest hensigtsmæssigt laves af hele revisorholdet i fællesskab. Checkspørgsmålene bør som minimum være orienteret mod elementer, hvor der tidligere har været afvigelser og gennemført korrigerende handlinger eller elementer, hvor der er sket ændringer siden sidste revision. Derudover vil checkspørgsmålene afhænge af den valgte sti. Eksempel på revisionsskema er vedlagt.

En gang i mellem kan det også være nødvendigt at gennemføre „ikke-planlagte“ revisioner, f.eks. hvis der har været:

• en udskiftning i personalet på centrale funktioner for at sikre at nye medarbejdere er blevet fortrolige med deres opgaver i relation til systemet,
• en udskiftning af procesteknologi, for at sikre at teknologien ikke giver anledning til forringelser af miljøpåvirkningerne
• en væsentlig ændring af miljølovgivningen, for at sikre at den overholdes
• en væsentlig ændring i antallet af klager, for at udpege årsagen
• en ændring af antallet af rapporterede uheld, for at udpege årsagen og igangsætte forebyggende handlinger.

2. Gennemførelse af miljørevisionen

Første gang, virksomheden gennemfører en miljørevision, bør der være et indledende møde. Formålet med dette er, at:

1. præsentere de involverede for hinanden
2. 
   
3. gennemgå omfang, formål og revisionsplan og dermed skabe en fælles forståelse for at en miljørevision kan være et konstruktivt værktøj til at opnå nogle forbedringer til gavn for alle
4. give et kort sammendrag af de metoder og fremgangsmåder, som vil blive brugt, når revisionen gennemføres
5. fastlægge den formelle kommunikationsvej
6. få bekræftet, at ressourcer og faciliteter er tilgængelige
7. få bekræftet tidspunktet og datoen for revisionerne
8. fremme medarbejdernes aktive deltagelse

Efterhånden som virksomheden bliver mere vant til rutinerne i en miljørevision kan det indledende møde blive mindre formelt.

Herefter skal der indsamles tilstrækkelige revisionsbeviser til at gøre det muligt at vurdere om miljøledelsessystemet er i overensstemmelse med egne krav og standardens krav. Dette omfatter:

• gennemførelse af interviews med de udvalgte medarbejdere med udgangspunkt i checkspørgsmålene, som eventuelt præciseres yderligere i forhold til den enkelte medarbejder, der skal interviewes
• undersøgelse af dokumenter og iagttagelse af aktiviteter og forhold, hvor tegn på afvigelser registreres, for at efterprøve oplysninger indsamlet under interviewene. Hvis udtalelserne ikke kan efterprøves, bør de registreres som sådanne.

Revisionsholdet gennemgår herefter alle revisionsbeviser. Holdet bør sørge for, at revisionsresultater, der viser afvigelser, er dokumenteret på en klar og kortfattet måde og underbygget.

Før udarbejdelsen af revisionsrapporten, bør revisionsgruppen afholde et møde med ledelsen og dem, der er ansvarlige for de reviderede funktioner. Det væsentligste formål med dette møde er at fremlægge revisionsresultaterne på en sådan måde, at de pågældende klart forstår og kan tiltræde det faktiske grundlag for revisionsresultaterne. Hvis muligt, bør uenighed afklares, før revisionslederen udarbejder rapporten.

Interviewteknik

Ved gennemførelse af interviews i forbindelse med en revision er det vigtigt, at revisoren får de rigtige svar på de stillede spørgsmål. Nedenfor er der nogle vigtige regler, som revisor bør planlægge og gennemføre sine spørgsmål efter.

Begynd med selv at blive klar over formålet med samtalen:

• Hvad skal du have at vide?
• Hvilke informationer har du nytte af?

Det er oftest bedst at gøre rede for formålet med samtalen allerede fra begyndelsen.

Undgå ledende spørgsmål frem for alt – dvs. spørgsmål, der er formuleret således, at der kun kan svares på Žn bestemt måde, en måde som spørgeren på forhånd måske har ønsket. Ved ledende spørgsmål lægger man svaret i munden på den adspurgte. Disse spørgsmål er kun egnede, hvis revisor selv ønsker at blive styrket i sine antagelser, men er uegnede til at få en selvstændig mening frem.

Anvend uddybende spørgsmål af typen: hvordan, hvad, hvorfor osv. Herved hjælper man dels andre til at formulere sig på forskellige måder i hele sætninger, dels sikrer man sig i højere grad, at andre bedre forstår, hvad meningen er. Uddybende spørgsmål er også med til at skabe tillid mellem revisor og den adspurgte, og de er velegnede til at få den adspurgte til at demonstrere og vise, hvad der egentlig foregår. Samtidig har revisor bedre mulighed og tid til at observere og vurdere den pågældende aktivitet.

Eksempler på checkspørgsmål kan være:

• Hvor ser du, hvordan du skal ............
• Hvor står der, hvad du skal gøre, når ............
• Hvilken forretningsgang gælder for dette område ............
• Hvem har ansvaret for ............
• Hvad gør du, når du opdager en fejl
• Hvem ............

Følgende spørgsmål fra og attituder hos revisor kan også anvendes til at skaffe yderligere dokumentation for om revidentens påstande er korrekte:

• Vil du vise mig................?
• Jeg forstår ikke helt.........?
• Hvad nu hvis...................?
• Siger du at .....................?
• Stilhed - ved ikke at sige noget tvinger du den reviderede til selv at gå videre !
• Forvirret udtryk - tvinger den reviderede til selv at gå videre !

Derudover er det en god idé:

• uanset hvilken metode der vælges at indlede med: „Hvilke større forandringer er der sket siden sidst jeg var her?“
• at gå hurtigt til sagen
• lade den anden tale: Ved at tale mindre selv giver du den anden mulighed for at komme frem med synspunkter og oplysninger
• at tage én ting ad gangen – Hold de forskellige spørgsmål ude fra hinanden
• ikke at moralisere, og undgå at rette eller kritisere, når den adspurgte redegør for sin handlemåde eller opfattelse af situationen
• ikke blot at lytte, du skal se dokumentationen
• altid at spørge medarbejderne, om de har forbedrings- eller ændringsforslag – de bedste inputs til forbedringer kommer ofte frem her.

3. Udarbejdelse af revisionsrapport

Revisionsrapporten skal udarbejdes under vejledning af revisionslederen, som er ansvarlig for revisionsrapportens nøjagtighed og fuldstændighed. Emnerne, der behandles i rapporten, bør være de emner, som blev fastlagt i revisionsplanen. Ethvert ønske om ændringer, som fremlægges under udarbejdelsen af revisionsrapporten, bør godkendes af de involverede parter.

Revisionsrapporten bør være dateret og underskrevet af den ledende revisor. Revisionsrapporten bør indeholde revisionsresultater og/eller et sammendrag heraf med henvisning til de underbyggede beviser. Revisionsrapporten kan indeholde følgende:

1. det aftalte formål, omfang og plan for revisionen
   
2. de aftalte kriterier, inklusive en liste over dokumenter, der er henvist til, og mod hvilke revisionen blev udført
   
3. den tidsperiode, som revisionen dækker og dato(erne) for dens udførelse
   
4. omtale af de medvirkende
   
5. omtale af personerne i revisionsgruppen
   
6. en liste over dem, der har modtaget revisionsrapporten
   
7. et sammendrag af revisionsprocessen, herunder redegørelse for eventuelle hindringer, som blev mødt undervejs
8. revisionskonklusioner, såsom
   
   • miljøledelsessystemets overensstemmelse med kravene
   • om systemet er ordentligt indført og vedligeholdt
   • om ledelsens gennemgang er i stand til at bevirke, at miljøledelsessystemet fortsat er passende og hensigtsmæssigt

Alle som er blevet revideret bør se rapporten inden den afleveres til ledelsen. Hvis der løbende laves revisioner hen over året samles resultater løbende sammen, og der laves en endelig revisionsrapport en gang om året op til ledelsens gennemgang.

Eksempel på skema til udarbejdelse af revisionsrapport er vedlagt.

Revisionsskema

link til tabel

Revisionsplan

link til tabel

Revisionsrapport