Miljøledelse i Asfaltbranchen

Bilag 7:
Leverandørstyring og miljøbevidste indkøb

A: Leverandørstyring
B: Miljøbevidste indkøb
 

Dette bilag indeholder:

1. forslag til håndtering af miljøkrav til leverandører, inklusiv vurdering af leverandørernes miljøindsats
   
2. forslag til miljømæssig vurdering i forbindelse med indkøb, hvor kun selve produktetvurderes

Bilaget fokuserer på konkrete metoder og anbefalinger, mens fastlæggelsen af ansvar og opgavefordeling er beskrevet i manualens afsnit 4.4.8: Indkøb og leverandørstyring. Betegnelsen „leverandører“ dækker i det følgende over bådeegentlige leverandører af råvarer, tjenesteydelser m.m. ogunderleverandører af halvfabrikata og andre forarbejdede produkter.
 

A: Leverandørstyring

Formålet med systematisk at inddrage miljø- og arbejdsmiljøforhold i vurdering af leverandører, entreprenører og andre, der arbejder på virksomhedens vegne, er at sikre, at miljøbelastende opgaver ikke „blot“ lægges ud til leverandører. Desuden skal leverandører m.fl. leve op til asfaltvirksomhedens miljøpolitik i det omfang, politikken vedrører dem. Det vil sige, at der både kan være tale om forhold hos selve leverandøren og forhold, når leverandører m.fl. arbejder på asfaltanlæggets område eller i forbindelse med udlægning af asfalt. Desuden skal I sikre, at de leverandører m.fl., der arbejder på jeres anlægsområder m.m., får de nødvendige instruktioner om miljø- og arbejdsmiljøforhold – se manualens Bilag 9.

I princippet skal virksomheden stille krav til alle sine leverandører, men da dette kan være ret omfattende, hvis virksomheden bruger mange leverandører, bør I foretage en opdeling og prioritering af, hvilke leverandører, det er vigtigst at få „på plads“. Det kan være kvalitetskritiske leverandører, hovedleverandører eller leverandører, hvor I – f.eks. ud fra en livscyklusvurdering – ved, at der er væsentlige miljøpåvirkninger forbundet med produktionen/leverancen. Overvej ligeledes, om I vil gøre en særlig indsats over for de leverandører, hvor I ved, at I er hovedaftagere af deres produkter/ydelser. Det kan være en idé at starte med de leverandører, som I i forvejen har kontrakt med. Men I skal under alle omstændigheder have en plan for, hvornår alle jeres leverandører m.fl. vil være vurderet og godkendt. Tidsmæssigt bør planen ligge inden for 3 år, som er den maksimale tidsramme for en miljørevisionscyklus.

Forløbet omkring leverandørstyring vil typisk bestå af følgende faser:

1. Afklar jeres ambitionsniveau og ønsker
2. Gennemfør en indledende forespørgsel
3. Fastlæg miljø„krav“ til leverandørerne
4. Vurder og godkend leverandørerne ud fra konkret dokumentation

Disse 4 trin uddybes i det efterfølgende.

1. Afklaring af ambitionsniveau og ønsker

Fastlæggelse af miljøkrav til leverandører er, ligesom det øvrige miljøstyringsarbejde, en løbende proces, hvor det er hensigtsmæssigt at finde et passende „kom-i-gang“ niveau, og så udvikle indsatsen efterhånden som I får erfaringer. I forbindelse med opstilling af krav til leverandørerne er det naturligvis vigtigt at overveje, hvad der er realistisk for (flertallet af) jeres leverandører at leve op til, så I ikke afskærer jer fra at få leverancer på et rimeligt økonomisk grundlag, men så I alligevel er med til at fremme leverandørernes miljøindsats.

Samtidig er det vigtigt at lægge op til dialog og samarbejde mere end at stille hårde krav. Der kan selvfølgelig være enkelte ufravigelige punkter, men det vil typisk dreje sig om indholdsstoffer i selve produktet (se afsnit B), og ikke om miljøforholdene hos leverandørerne. Her vil det generelt være mest hensigtsmæssigt at søge at motivere dem til systematisk at arbejde for miljøforbedringer. Overvej desuden om I selv via jeres driftsplanlægning, forretningsprincipper m.m. påvirker/begrænser leverandørernes muligheder for at gennemføre miljøforbedringer.

Inden I går i dialog med leverandørerne, bør I tage principiel stilling til, hvordan miljøkravene skal hænge sammen med pris, kvalitet m.m. Hvis I på forhånd ved, at miljøforhold hos leverandørerne normalt kun vil komme i betragtning, hvis pris og kvalitet er lige, bør jeres henvendelse afspejle dette. Omvendt bør I overveje, om der er særlige, belastende miljøforhold, som I ikke kan/vil acceptere.

2. Indledende forespørgsel

Hvis I er i tvivl om, hvor aktive jeres leverandører er på miljøområdet og dermed om, hvilket niveau det vil være rimeligt at stille „krav“ på, kan I gennemføre en indledende forespørgsel. (Se forslag til spørgeskema i Annex 1 bagest i dette bilag). Ud fra svarene kan I så tage stilling til, hvad der skal til for at godkende hhv. ikke-godkende en leverandør.

3. Fastlæggelse af miljø„krav“ og behov for dokumentation

I en efterfølgende dialog med leverandørerne bør I tydeliggøre, hvad der skal til for at blive godkendt. Disse kriterier kan være meget overkommelige i starten, hvorefter I kan vælge at stramme op og eventuelt stille mere specifikke krav. Formålet med leverandørstyringen er ikke at „hægte leverandørerne af“, men nærmere at vise et godt eksempel. Det betyder bl.a., at I, når I sender spørgeskemaer eller lignende ud til leverandørerne, kun bør bede om de oplysninger, I har tænkt jer at bruge, når I skal vurdere og godkende leverandørerne.

Generelle miljøkrav

Ud fra det overblik I får via den indledende forespørgsel, kan I fastlægge hvilket generelt niveau, I mener, det er realistisk at leverandørerne til en start skal leve op til. Hvis alle jeres kvalitetskritiske leverandører f.eks. har en skriftlig miljøpolitik og evt. en tilhørende miljøhandlingsplan, vil det være rimeligt, at I stiller det som et generelt „minimumskrav“ til jeres leverandører. Det behøver ikke at berøre jeres nuværende leverancer, men det må i sagens natur have den konsekvens, at I ikke kan skifte til en leverandør, som ikke har en skriftlig miljøpolitik. Hvis enkelte af jeres leverandører ikke kan opfylde „kravet“ kan I fastlægge en rimelig tidsfrist for opfyldelsen og/eller gå i dialog med leverandøren og søge at motivere ham til en aktiv miljøindsats. Dette er specielt relevant, hvis I har en formodning om, at leverandørens miljø/arbejdsmiljøforhold kan blive væsentlig bedre, eller hvis I er hovedaftager af leverandørens produkter (aftager en stor andel af hans produktion).

Ved at tage udgangspunkt i de generelle miljøkrav sikrer I, at leverandørerne arbejder aktivt med deres miljøforhold, uden at I styrer/blander jer i deres konkrete indsats. På sigt kan I overveje, om det er hensigtsmæssigt, at jeres leverandører – eller udvalgte nøgleleverandører - selv er miljøcertificerede.

Specifikke miljøkrav

Ud over de generelle krav bør I supplere med specifikke miljøkrav, hvis I ved at der er særlige miljøproblemstillinger i tilknytning til leverandørens produktion/ydelser, som I har mulighed for at påvirke. F.eks. hvis leverandøren udfører opgaver, som I selv kunne gøre eller har gjort. Et eksempel er knusning af sten og andre materialer. Hvis I selv vurderer, at der er behov for en særlig indsats for at begrænse støj og støvemissionerne, bør I overføre dette som krav til leverandørerne. Eventuelt i form af maksimalt acceptable emissions- eller immisionsværdier. Endvidere er der på europæisk niveau ved at blive gennemført en livscyklusvurdering af asfalt, og når resultatet foreligger (sidst i 1999) vil det kunne indgå i overvejelserne.

I forhold til asfaltbranchen er det relevant at skelne mellem krav til følgende typer af leverandører m.fl.:

1. Producenter af råvarer, især sten- og grusmaterialer, men også bitumen, fillermaterialer og andre tilsætningsstoffer
2. Transportører af råvarer, hjælpestoffer, færdig asfalt, affald

1. Producenter af råvarer

En generel anbefaling er, at I bør vælge nærmestliggende leverandør med henblik på at minimere transporten – især hvis pris og kvalitet er lige. Dette er specielt relevant for de leverancetyper, som I får leveret hyppigt og i store mængder, f.eks. sten og grus. Derudover bør I overveje nedenstående:

Sten og grus:

• Grusgravens miljøhandlingsplan bør bl.a. omfatte
• plan til genopretning af naturen efter endt udgravning (dette er et krav for at få en gravetilladelse)
• støj- og støvafskærmning, hvis der kan være gener for naboer
• beredskabsplaner

Bitumen:

• Leverandørens miljøhandlingsplan bør bl.a. omfatte
• reduktion af flygtige organiske forbindelser
• oplagring og håndtering af kemikalier
• spildhåndtering, herunder evt. gammel jordforurening
• risikostyring

Filler:

• Leverandørens miljøhandlingsplan bør bl.a. omfatte
• støvgener
• oplagring og håndtering

Tilsætningsstoffer m.m.:

• Leverandørens miljøhandlingsplan bør bl.a. omfatte
• reduktion i brugen af organiske opløsningsmidler
• støvgener
• oplagring og håndtering
• risikostyring

2. Transportører

Transport er en væsentlig del af aktiviteterne i forbindelse med produktion og udlægning af asfalt, og miljøpåvirkningerne er især knyttet til bilernes teknologi, kørslen samt vedligehold. Der kommer stadig mere fokus på miljøpåvirkningerne fra transport, og nedenstående publikationer kan bruges ved kortlægning, vurdering m.m. af sådanne:

• COWI: Miljøstyring og transport. Håndbog for små og mellemstore virksomheder. Foreløbig udgave, november 1997
• FDE -Foreningen af Danske Eksportvognmænd i samarbejde med Erhvervenes Transportudvalg: Miljø og sikkerhed. Håndbog for vejtransport

Ud fra en gennemgang af anbefalingerne i disse publikationer samt god praksis i branchen bør I specielt overveje følgende miljøkrav til transportører/vognmænd:

• lastbilerne skal som minimum opfylde EURO-I normen – eller endnu bedre EURO-II eller III normerne (se nedenfor)
• valg af mindst miljøbelastende brændstoftyper, f.eks. miljødiesel med et lavt svovlindhold
• benzindrevne køretøjer skal være udstyret med katalysator
• lastbilerne skal være udrustet med spoilere ved kørsel over længere afstande (mindsker vindmodstanden og dermed brændselsforbruget væsentligt)
• transportøren/vognmanden bør have en plan for vedligeholdelse af bilerne
• skrotning af biler bør ske gennem autogenbrugsvirksomheder, der har indført miljøstyring.
• chaufførerne bør være bekendte med eller uddannet i energirigtig kørsel (undgå tomgangskørsel, unødig acceleration og meget andet)
• kørselsplanlægning
• brug af andet energibesparende udstyr (f.eks. dæktyper, elektronisk styret gearskift,…)
• brug af termocontainere ved transport af varm asfalt
• lastbiler, der kører varm asfalt til udlægning, skal have udstødning over tag

Med undtagelse af de sidste punkter, er ovenstående udvalgt ud fra, at indsatsen erfaringsmæssigt medfører væsentlige miljøforbedringer i form af reduktioner af brændstofforbrug og/eller emissioner i størrelsen 8-10% eller mere.

Oversigt over EURO-normer for lastbiler og lignende

EURO-normerne er et udtryk for de krav, som køretøjer produceret efter det nævnte årstal skal leve op til for at blive godkendt. Ovenstående eksempel gælder for en gennemsnitlig 40 tons lastbil, der kører på diesel.

4. Vurdering og godkendelse af leverandører

Ved vurdering og godkendelse af leverandørerne kan I f.eks. bruge et skema som dette (fastlæg gyldighedsperiode for vurdering/godkendelse):

I skal fastlægge kriterier for vurderingen af leverandørerne, og disse kriterier bør svare til det ambitionsniveau, I har valgt dels i forhold til styring af leverandører og dels i jeres miljøpolitik generelt. Et eksempel kan være:

Godkendt

Leverandøren har en skriftlig miljøpolitik med tilhørende miljøhandlingsplan og har ingen udeståender med miljø- og arbejdsmiljømyndighederne.

Som dokumentation bør leverandørerne fremsende følgende:

1. En formuleret miljøpolitik på skrift, gerne suppleret med en miljøhandlingsplan, der viser at de aktivt arbejder for en forbedret miljøindsats.
2. En skriftlig erklæring om, at leverandøren overholder alle relevante miljølovkrav og ikke har nogen udestående med myndighederne, eller – hvis det skulle være tilfældet – en plan for, hvornår forholdene er bragt i orden.

Kan anvendes, men forhold bør forbedres

• Leverandører, som I er i dialog med, men som ikke har opfyldt jeres „krav“
  Dokumentation: Korrespondance mellem jer og leverandøren, hvor det er tydeligt at leverandøren er positivt indstillet på at gennemføre miljøforbedringer
   
• Leverandører, som arbejder for miljøforbedringer, men hvor der er uløste miljøproblemer, som I ved kan løses (f.eks. fordi andre leverandører har fundet en løsning, eller fordi I selv har tilsvarende, men mindre miljøbelastende aktiviteter)
   
  Dokumentation: Som under Godkendt, evt. suppleret med jeres skriftlige anmodninger eller forslag til specifikke indsatsområder

Ikke godkendt

• Leverandøren har ikke opfyldt jeres „krav“ eller ønsker om oplysninger trods påmindelse og dialog
  Dokumentation: Skriftlige henvendelser fra jer til leverandøren, incl. „rykkere“ på tidligere henvendelser
   
• Leverandøren har længerevarende udeståender med myndighederne (dette bør vurderes nærmere)

I bør orientere leverandørerne om jeres kriterier, hvilken kategori de er placeret i, samt betingelserne for at vurderingen bliver ændret. Specielt for leverandører i grupperne „Kan anvendes“ og „Ikke godkendt“ bør I – hvis leverandøren ønsker at få ændret vurderingen – overveje at gennemføre en audit hos leverandøren i sammenhæng med en kvalitetsaudit.

I bør endvidere overveje, om I vil prioritere leverandørerne. I første omgang kunne det jvf. skemaet være: „Leverandører skal som hovedregel være Godkendt. Leverandører i gruppen Kan anvendes, men forhold bør forbedresmå kun bruges, hvis der ikke er tilsvarende leverandører i gruppen Godkendt, som lever op til virksomhedens pris- og kvalitetsprincipper. Leverandører i gruppen Ikke godkendtmå kun bruges efter dispensation, hvis der er særlige begrundelser for dette.

Fastlæggelse af miljøkrav med efterfølgende vurdering og godkendelse af leverandørerne er en tilbagevendende proces. Dels med henblik på at få alle leverandører omfattet af systemet og dermed vurderet med passende mellemrum, og dels for at overveje, om der er behov for ændringer eller videreudvikling/detaljering af kriterierne for godkendelse.
 

B: Miljøbevidste indkøb

1. Vurdering og godkendelse af råvarer/hjælpestoffer

For at bevare et overblik over hvilke miljøpåvirkninger, der er forbundet med de råvarer og hjælpestoffer I anvender, og samtidig foretage en vurdering/godkendelse af produkterne, kan I udarbejde skemaer som nedenstående eksempler:

Skemaerne udfyldes på følgende måde:

• Produktnavn: skriv de konkrete navnepå de produkter, I anvender inden for hver af de produktgrupper, der er nævnt i skemaet (f.eks. „Nynäs B 60“ under gruppen Bitumen). Se evt. manualens Bilag 1, del A: Skemaer til indsamling af miljødatafor uddybning af produktgrupperne.
• Godkendt indtil videre: Sæt kryds ved de produkter, I vurderer det er acceptabelt/nødvendigt at anvende. Noter hvis I ved, at produktet er problematisk, men at I af hensyn til produktionen er nødt til at anvende det indtil videre. I bør løbende aktivt arbejde for bedre alternativer eller som minimum undersøge, om sådanne findes.
• Anbefales: Sæt kryds ved det/de produkter, I vurderer er miljømæssigt mest hensigtsmæssige, hvis I har denne viden
• Må ikke bruges: Sæt kryds ved det/de produkter, det er „forbudt“ at bruge – f.eks. på grund af myndighedskrav, brancheaftaler eller jeres egne, interne beslutninger. Noter om der kan dispenseres i visse, nærmere angivne tilfælde

Sæt kun ét kryds ved hvert produkt.

Fastlæg kriterier for, hvad der er „ikke acceptabelt/forbudt“ inden I udfylder skemaet. F.eks. hvis produktet indeholder stoffer, som myndighederne ønsker at afvikle brugen af inden for en årrække. Et andet kriterie kan være, at der findes miljømæssigt bedre alternativer, og at I derfor ønsker at undgå brugen af visse produkter. Hvis der ikke findes brugbare/bedre alternativer, kan I være nødt til at acceptere et produkt, I helst vil undgå. I så fald bør I notere dette, og være opmærksomme på – og gerne søge at fremme – udvikling af et bedre alternativ. Noter de miljømæssige og praktiske begrundelser for jeres valg i kolonnen Begrundelser.

I manualens Bilag 5: Metode til prioritering af miljøindsatsen, afsnittet om råvarer og hjælpestoffer, er der en systematik til bedømmelse af potentielt miljø- og sundhedsskadelige stoffer. I følge denne metode kan stofferne opdeles i uacceptable(= x ved „Må ikke bruges“ i skemaerne), problematiske(= x ved „Godkendt indtil videre“ eller evt. „Må ikke bruges“ i skemaerne) samt håndterbare (= x ved „Godkendt indtil videre“ eller „Anbefales“ i skemaerne). Inden I sætter krydserne, bør I dog overveje om jeres brug og håndtering af produktet i praksis ændrer på denne vurdering.

I nedenstående skemaer er vist udvalgte eksempler for asfaltfirmaet „Den Gode Vej A/S“. De skraverede felter er produktgrupper, og under hver af disse listes de konkrete produktnavne. Eksemplerne afspejler, at virksomheden har besluttet at reducere brugen af produkter med organiske opløsningsmidler, alle steder hvor det er praktisk muligt.

Råvarer til asfaltproduktion

Hjælpestoffer på værksted

Hjælpestoffer i laboratorie

Hjælpestoffer på sprøjte- og vaskepladser

Hjælpestoffer til produktion af emulsion og asfaltopløsning

Råvarer, hjælpestoffer og brændstoffer ved udlægning

2. Anbefalinger i tilknytning til øvrige indkøb: kontordrift, kantine, rengøring, vedligeholdelse af bygninger m.m.

For en asfaltproducerende virksomhed vil de væsentligste miljøpåvirkninger være tilknyttet de aktiviteter, der er relateret til selve produktionen eller udlægningen. Forhold vedrørende administration, kantine, rengøring og andre former for servicefunktioner vil derfor typisk ikke have en høj prioritet i miljøarbejdet. I bør dog være opmærksomme på, at I ved en forholdsvis lille indsats også kan tage miljøhensyn ved indkøb relateret til disse områder.

Følgende kilder til information kan støtte jeres valg af mere miljøvenlige produkter ved indkøb:

• Miljøvejledninger til offentlige indkøbere
• Miljømærker (den nordiske „Svane“og EU's „Blomst“)
• Grøn Informations „Miljøfakta/Grønne Råd“

Miljøvejledninger
Miljøstyrelsen har taget initiativ til udarbejdelse af en række miljøvejledninger til offentlige/professionelle indkøbere, med anbefalinger omkring miljø- og arbejdsmiljøforhold knyttet til specifikke produktgrupper. Miljøvejledningerne kan rekvireres i Miljøstyrelsens Miljøbutik (tlf.:33 37 92 92).

Miljømærker
Miljømærkerne det nordiske Svanemærke og EU's Blomst kan tildeles produkter, der opfylder en række fastlagte kriterier på miljø- og arbejdsmiljøområdet. Der udvikles løbende kriterier for nye produktgrupper, lige som kriterierne for eksisterende produktgrupper revideres hvert 3. år. En opdatering af miljømærkede produkter og kriterierne herfor kan fås hos Miljømærkesekretariatet (tlf.: 39 69 35 36).

Grøn informations „Miljøfakta/Grønne Råd“
Grøn information udgiver kortfattede 2 siders informationsblade „Miljøfakta/Grønne Råd“ omkring udvalgte produktgruppers miljøbelastninger. Informationsbladene, som specielt er udarbejdet til private forbrugere, er gratis og opdateres løbende både i forhold til allerede beskrevne og nye miljøforhold. Grøn Information tlf. 33 13 66 88. Internetadresse (www.greeninfo.dk).

Nedenstående skemaer er en oversigt over de for asfaltbranchen relevante produkter, der primo oktober er omfattet af en af de nævnte informationskilder. I kolonnen Goderåder opsummeret de væsentligste anbefalinger for hver produktgruppe, men mere detaljerede oplysninger kan fås ved at læse publikationerne.

link til tabel
 

3. Retningslinjer i forbindelse med jævnlige og/eller mindre indkøb

Tag stilling til hvilket ambitionsniveau I vil arbejde med i tilknytning til miljøhensyn ved indkøb. Vil I f.eks. altid købe de miljømæssigt bedste produkter, også selv om det kan koste ekstra og medføre et større arbejde for jer med at vurdere mulighederne? Eller vil I primært basere jeres indkøbsvurderinger på kendt viden, f.eks. ved at købe miljømærkede produkter, følge anbefalingerne i Miljøstyrelsens „Miljøvejledninger til indkøbere“ og følge med i ny viden i branchen? Sidstnævnte er klart det mest overkommelige, men det kræver dog, at I fastlægger et ansvar for at opdatere jeres informationer om, hvilke produkter der findes miljørelateret information om.

Uanset hvilket ambitionsniveau I vælger, skal I udarbejde retningslinjer til de personer, der har ansvaret for indkøbene. Retningslinjerne kan enten være i form af specifikke anvisninger på, hvilke produkter, der skal bruges til hvilke formål. Eller i form af overordnede anbefalinger, gerne suppleret med „negativlister“ over produkter, I har besluttet ikkeat anvende i virksomheden. Brug f.eks. skemaer og anbefalinger i de ovenstående afsnit. Retningslinjerne bør opdateres mindst en gang om året.

4. Miljøvurdering i forbindelse med større investeringer i produktionsanlægget

Brug prioriteringsmodellen i Bilag 5 samt edb-rapporteringssystemets oversigt over renere teknologi m.m. til at afklare, hvilke muligheder der findes for at nedsætte miljøbelastningerne fra hele eller dele af produktionsanlægget.

Generelt bør I derudover undersøge og vurdere eventuelle alternativer i forhold til:

• Levetid
• Krav til vedligehold, herunder muligheder for at udskifte/forbedre enkelte dele
• Energiforbrug
• Støjforhold
• Påvirkning af arbejdsmiljøet
• Risiko for uheld og ulykker
• Mulighed for miljømæssig forsvarlig bortskaffelse, når produktionsenheden er udtjent
• Andet:

(17 Kb)

Spørgeskema til leverandører, side 2