Miljøledelse i Asfaltbranchen

Bilag 6:
Forretningsgange og instruktioner i miljøledelsessystemet

1. Bedømmelse og registrering af miljøforhold
2. Lovkrav og aftaler
3. Udarbejdelse af miljømålsætninger, mål og handlingsprogrammer
4. Struktur og ansvar
5. Uddannelse samt miljø- og arbejdsmiljøbevidsthed
6. Intern information om miljø og arbejdsmiljø på virksomheden
7. Kommunikation med eksterne interesseparter
8. Dokumentstyring
9. Beskrivelse af miljøledelsessystemet
10. Etablering og vedligeholdelse af registre
11. Identifikation af behov for miljø- og sikkerhedsinstruktioner
12. Indkøb og leverandørstyring
13. Nødberedskab og afværgeforanstaltninger
14. Overvågning og målinger
15. Afvigelser og korrigerende handlinger
16. Miljørevision
17. Ledelsens gennemgang

Miljøkravene i ISO 14001 kan struktureres i 17 forretningsgange som vist i nedenstående oversigt. Oversigten viser desuden, hvordan manualens beskrivelser og hjælpeværktøjer hænger sammen med opbygningen af miljøledelsessystemet.

For hver af de 17 forretningsgange indeholder bilaget en beskrivelse af formål samt anbefalinger til, hvordan den kan integreres med kvalitetsstyringssystemet jvf. oversigten i kapitel 5, hvilke opgaver der skal fastlægges ansvar og handlingsforløb for og hvilke registre, der skal oprettes. Endvidere er der udvalgte, asfaltrelaterede eksempler.

Hvor det er oplagt at integrere arbejdsmiljøforhold, er dette ligeledes beskrevet. I de 17 forretningsgange vil begreberne miljøpolitik, mål, handlingsprogrammer og lignende således også rumme arbejdsmiljøforhold i det omfang, I selv vælger at inddrage dette. Den anden versigt viser, hvor og hvordan arbejdsmiljøforhold er indarbejdet i beskrivelserne.

Den person, der er ansvarlig for at opbygge miljøledelseshåndbogen, bør starte med at læse alle forretningsgange igennemfor at få et samlet overblik over opgaverne. Derefter kan I bruge dem som et opslagsværk, idet det ikke er nødvendigt at starte med at udarbejde forretningsgang nummer 1 og slutte med nummer 17.

Oversigt over de efterfølgende 17 forretningsgange

- og manualens tilhørende hjælpeværktøjer

Oversigt over integration af arbejdsmiljø i de efterfølgende 17 forretningsgange

1. Bedømmelse og registrering af miljøforhold

Formål
Formålet med denne forretningsgang (ref: ISO 14001 pkt. 4.3.1; EMAS bilag I,B,3+4) er at sikre, at virksomheden:

• har et opdateret register over de væsentligste miljø- og arbejdsmiljøpåvirkninger for alle de aktiviteter, der er omfattet af miljøledelsessystemet
• regelmæssigt gennemgår og bedømmer miljø- og arbejdsmiljøpåvirkningerne fra de aktiviteter, der er omfattet af miljøledelsessystemet
• regelmæssigt gennemfører arbejdspladsvurderinger
• gennemgår og bedømmer miljø- og arbejdsmiljøpåvirkningerne fra nye aktiviteter inden disse tages i anvendelse
• gennemgår og bedømmer miljø- og arbejdsmiljøpåvirkningerne i forbindelse med entrepriser og andre opgaver

Sammenhæng med ISO 9001
Der er ingen tilsvarende krav i ISO 9001, og der skal derfor tilføjes en ny forretningsgang. I eksemplet på opbygning af en kvalitets- og miljøhåndbog i manualens kapitel 5 er forretningsgangen tilføjet som nummer 2.4.21 Miljø og arbejdsmiljøforhold.

Ansvar og handlingsforløb
Normal drift:

1. Fastlæg hvem der har ansvaret for at planlægge og gennemføre den nødvendige indsamling af data og viden til den regelmæssige bedømmelse og vurdering af miljøpåvirkningerne. Fastlæg, hvem der har ansvaret for, at kortlægningen af arbejdsmiljøforholdene gennemføres og opdateres. Det behøver ikke at være den samme person, men hvis det er forskellige, bør den ene have et ansvar for at sikre koordinering af miljø- og arbejdsmiljøindsatsen.
    
   Fastlæg ligeledes hvem der skal involveres i arbejdet. F.eks. er det et krav at en arbejdspladsvurdering gennemføres sammen med Sikkerhedsorganisationen, ligesom den enkelte medarbejder bør inddrages. Miljøvurderinger bør planlægges i samarbejde med den driftsansvarlige for det område, der skal kortlægges og vurderes.
    
2. Opret registre over væsentlige miljøpåvirkninger og arbejdsmiljøpåvirkninger. Manualens Bilag 1 og 2 om kortlægning og vurdering af miljø- og arbejdsmiljøpåvirkninger støtter arbejdet med at indsamle oplysninger samt bedømme, hvad der er de væsentligste påvirkninger.
    
3. Fastlæg hyppigheden for hvor ofte der skal foretages en ny bedømmelse. Ifølge EMAS skal dette ske senest hvert 3. år, mens ISO 14001 kun nævner, at det skal ske „med passende mellemrum“. Det er hensigtsmæssigt at skelne mellem områder, hvor der er udpeget væsentlige påvirkninger, og øvrige områder. Dog skal der altid foretages en bedømmelse, såfremt der ændres væsentligt på aktiviteterne. Registret over væsentlige miljøpåvirkninger opdateres i forhold til resultatet af disse bedømmelser.
    
4. Fastlæg hyppigheden for gennemførelse af arbejdspladsvurderinger på samtlige arbejdspladser. Minimumskravet er hvert 3. år, men hvis der sker ændringer i arbejdet med betydning for arbejdsmiljøet skal der foretages en ny APV. Specielt for de ansatte på vejholdene kan det være hensigtsmæssigt at gennemføre en APV minimum en gang årligt, f.eks. ved sæsonstart. Registret over væsentlige arbejdsmiljøpåvirkninger opdateres i forhold til resultatet af arbejdspladsvurderingerne.
    
5. Fastlæg hvem der har ansvaret for at udarbejde et notat til ledelsens gennemgang, hvoraf det fremgår, hvilke miljøpåvirkninger, der er udpeget som væsentlige, og om dette er ændret siden sidst.
    
6. Fastlæg, hvem der har ansvaret for, at SiO får en oversigt over, hvilke arbejdsmiljøpåvirkninger, der er udpeget som de væsentlige.

Nye aktiviteter:

1. Fastlæg hvem der skal informeres om nye, planlagte aktiviteter, herunder ændrede arbejdsrutiner, indførelse af ny teknologi, nye processer og produkter og hvornår det skal ske. Der skal være tid til at gennemføre den nedennævnte miljøvurdering inden den nye aktivitet sættes i værk.
    
2. Beslut hvem der skal gennemføre miljøvurderingen, og hvordan det skal foregå, Herunder skal der også foretages en vurdering af behovet for miljøinstruktioner i tilknytning til den nye aktivitet. Hvis virksomheden anvender branchemanualens metode (Bilag 1: Oversigt over væsentlige miljøpåvirkninger) til miljøvurdering af aktiviteter - herunder også nye -, bør der i forretningsgangen være en henvisning til denne metode.
    
3. Beslut, hvordan en arbejdsmiljøvurdering af nye aktivteter, arbejdsrutiner, indførelse af ny teknologi, produkter og processer skal foregå samt hvem der har ansvaret for at den gennemføres. Herunder skal der foretages en vurdering af behovet for sikkerhedsinstruktioner. SiO skal inddrages i vurderingen.
    
4. Fastlæg hvem der – i tilfælde af, at miljø- og arbejdsmiljøvurderingen viser, at den nye aktivitet vil medføre væsentlige miljø- eller arbejdsmiljøpåvirkninger – skal sikre, at der gennemføres passende foranstaltninger, så den nye aktivitet kan leve op til miljøpolitikken og de fastlagte mål og handlingsprogrammer. Ved aktiviteter, der medfører ændrede arbejdsmiljøforhold, skal SiO inddrages i valg af foranstaltninger.
    
5. Fastlæg hvem der skal godkende den nye aktivitet og en eventuel nødvendig miljø- og arbejdsmiljøindsats. Dette vil normalt være en ledelsesbeslutning. SiO skal inddrages ved godkendelse af aktiviteter, der kan have betydning for arbejdsmiljøet.
    
6. Fastlæg hvem der skal opdatere de tilhørende registre over væsentlige miljøpåvirkninger, væsentlige arbejdsmiljøpåvirkninger, miljøhandlingsprogrammet samt registeret over miljø- og sikkerhedsinstruktioner.

Entrepriser og andre opgaver:

1. Fastlæg hvem der har ansvaret for at gennemføre en miljø- og sikkerhedsvurdering i forbindelse med tilbudsgivning. Som minimum skal vurderingen foretages, hvis det er et krav fra kunden, men virksomheden kan vælge at fastlægge andre situationer, hvor det også skal ske. I så fald bør der være en fast praksis/metode for, hvordan vurderingen skal foretages.

   Følgende forhold kan f.eks. indgå i vurderingen:
   

   • sikkerhedsrisici og andre særlige arbejdsmiljøforhold
   • risiko og arbejdsområdets følsomhed for miljøuheld, herunder jordforurening, grundvandssænkning, udledning af spildevand, påvirkning af plante- og dyreliv
   • affalds- og spildhåndtering
   • gener i form af støj, vibrationer, støv, lugt og visuelle forhold
   • nødvendig viden hos medarbejderne om miljø- og arbejdsmiljøforhold i tilknytning til opgaven
   • behov for prøvetagning, kontrol og opfølgning
   • styring af underleverandører
   • indkøb (brug af særlige rå- og hjælpestoffer)

Vejdirektoratet udgiver i løbet af 1999 en ny vejledning med tilhørende forslag til krav i forbindelse med vejentrepriseopgaver. I vejledningen (Paradigma for særlig arbejdsbeskrivelse, SAB-P) er der for første gang defineret „krav“ til miljø og sikkerhed. Blandt andet lægges der op til, at alle leverandører bør have et miljøledelsessystem, der omfatter entrepriseopgaver, eller på tilsvarende vis kan dokumentere en systematisk forebyggende miljø- og sikkerhedsindsats i forbindelse med opgaven.
 

2. Lovkrav og aftaler

Formål
Formålet med forretningsgangen (ref. ISO 14001 pkt. 4.3.2; EMAS Bilag I,B,3) er at sikre:

• opdateret viden om gældende miljø- og arbejdsmiljølovgivning og andre relevante regler og aftaler
• viden om kommende lovgivning, som kan påvirke virksomhedens aktiviteter

Sammenhæng med ISO 9001

Der er ingen tilsvarende krav i ISO 9001. Dog skal relevante krav i love og regulativer identificeres og dokumenteres i forbindelse med produktudvikling og konstruktionsopgaver. Det kan således være hensigtsmæssigt at oprette en ny forretningsgang med fokus på miljø- og arbejdsmiljølovgivning, og så tilføje de kvalitetsrelaterede lovkrav og regulativer. I eksemplet på opbygning af en kvalitets- og miljøhåndbog i manualens kapitel 5 er forretningsgangen tilføjet som nummer 2.4.22 Lovbestemte krav og andre bestemmelser.

Ansvar og handlingsforløb

1. Fastlæg hvem der ansvaret for at
   
   • sikre opdateret viden om gældende og aktuelle, kommende lovkrav samt om andre forpligtende aftaler.
   • oprette og opdatere „Register over miljø- og arbejdsmiljølovgivning samt relevante regler og aftaler“. Manualens Bilag 3 indeholder en oversigt over den lovgivning m.m., der pr. 1. januar 1999 er gældende for asfaltbranchen.
   • informere relevante personer om konsekvenser og behov for ændringer samt sikre de nødvendige tilpasninger i forhold til drift, miljøpolitik, miljøprogram og miljøledelsessystem
      
2. Beskriv hvordan virksomheden vil holde sig orienteret, f.eks. via medlemskab af brancheorganisationen, via Retsinformation på Internettet eller abonnement på Schultz' Miljølovsamling mv.
    

3. Udarbejdelse af miljømålsætninger, mål og handlingsprogrammer

Formål
Formålet med forretningsgangen (ref. ISO 14001 pkt. 4.4.3 og 4.3.4; EMAS Bilag I,A, 4+5) er at sikre løbende forbedring af miljøpræstationen ved at fastlægge miljømålsætninger og mål samt handlingsprogrammer for, hvordan målene skal nås.

I forhold til arbejdsmiljøindsatsen, skal målsætninger, mål og handlingsprogrammer afspejle virksomhedens ambitionsniveau og dermed politik for arbejdsmiljøarbejdet. Hvis ønsket er at overholde kravene til APV, er virksomheden forpligtet til at overholde de opstillede mål m.m., men hvis ønsket er et fuldt udbygget arbejdsmiljøledelsessystem, skal den også sikre løbende forbedring af arbejdsmiljøpræstationen.

Sammenhæng med ISO 9001
Der er ingen tilsvarende krav om regelmæssig fastlæggelse af målsætninger, mål og handlingsprogrammer i ISO 9001. Virksomheden skal dog have procedurer for at styre og verificere produktudviklings- og konstruktionsopgaver. Eftersom udviklingsprojekter også miljømæssigt kræver særlig håndtering, er det hensigtsmæssigt at behandle sådanne i en særlig forretningsgang, hvor både miljø- og kvalitetsforhold bliver behandlet. Nedenstående anbefalinger til forretningsgang gælder derfor kun det løbende arbejde med miljømålsætninger, mål og handlingsprogrammer. I eksemplet på opbygning af en kvalitets- og miljøhåndbog i manualens kapitel 5 er forretningsgangen tilføjet som nummer 1.4 01.4 Miljømålsætninger, mål og handlingsprogrammer.

Ansvar og handlingsforløb

1. Fastlæg hvem der har ansvaret for, at miljømålsætninger og miljømål bliver fastlagt, at der udarbejdes miljøhandlingsprogrammer, som er i overensstemmelse med miljøpolitik, målsætninger og mål, og at tilhørende registre bliver oprettet og opdateret. Det er et krav til APV, at der som minimum udarbejdes en handlingsplan. SiO skal inddrages i fastlæggelsen af målsætninger og mål indenfor arbejdsmiljø.
    
2. Beslut hvem der skal inddrages i arbejdet med at fastlægge målsætninger, mål og handlingsprogrammer, og hvem der skal give den endelige godkendelse. Det kan være en god idé at nedsætte en miljøgruppe med repræsentanter fra flere områder i virksomheden, herunder repræsentanter fra SiO. Gruppen kan så stå for den løbende evaluering, planlægning, vurdering og prioritering samt udarbejde forslag til miljømål m.m. Ledelsen skal give den endelige godkendelse, f.eks i forbindelse med den årlige gennemgang. Se også forretningsgang 17 om „Ledelsens gennemgang“.
    
3. Beskriv hvordan arbejdet med at fastlægge målsætninger, mål og handlingsprogrammer skal foregå. (Se eksemplet).

4. Struktur og ansvar

Formål
Formålet med forretningsgangen (ref. ISO 14001, pkt. 4.4.1; EMAS Bilag I,B,2) er at sikre, dels at opgaver og ansvar bliver fastlagt, og dels at der bliver udpeget en ledelsesrepræsentant, som har ansvaret for at opbygge, implementere og vedligeholde miljøledelsessystemet samt at udarbejde grundlaget for ledelsens gennemgang og fortsatte udvikling af miljøledelsesarbejdet.

Sammenhæng med ISO 9001
ISO 9001 har tilsvarende krav om fastlæggelse og beskrivelse af ansvar og opgavefordeling samt udpegning af ledelsesrepræsentant. I forhold til eksemplet på opbygning af en kvalitets- og miljøhåndbog i manualens kapitel 5 er ISO 14001 kravene tilføjet i håndbogens forretningsgang 1.4.01.2 Organisation.

Ansvar og handlingsforløb

1. Fastlæg hvem der skal være den ansvarlige ledelsesrepræsentant, og hvordan samarbejdet med ledelsen skal foregå. Herunder hvordan den miljøledelsesansvarlige skal rapportere til ledelsen i forbindelse med ledelsens gennemgang (se også forretningsgang nr. 17)
    
2. Sørg for at ledelsen afsætter tilstrækkelige ressourcer til opbygning og implementering af miljøledelsessystemet – og til løsning af de opgaver, der er fastlagt i systemet.
    
3. Tag stilling til hvordan medarbejderne får kendskab til (og dermed kender) fordelingen af opgaver og ansvar i miljøledelsessystemet.
    
4. Fastlæg hvem der har ansvar for at opdatere ansvarsfordelingen og eventuelt hvornår og hvordan det skal ske.

5. Uddannelse samt miljø- og arbejdsmiljøbevidsthed

Formål
Formålet med forretningsgangen (ref. ISO 14001 pkt. 4.4.2; EMAS Bilag I,B,2) er at sikre, at alle medarbejdere har den fornødne viden til i det daglige arbejde at kunne overholde miljøpolitikken og kravene i miljøledelsessystemet. På arbejdsmiljøområdet skal forretningsgangen sikre, at medarbejdere på alle niveauer er tilstrækkeligt oplært og instrueret i at udføre deres arbejde uden fare og kan deltage aktivt i at forhindre og forebygge risici.

Sammenhæng med ISO 9001
ISO 9001 har tilsvarende krav om at identificere uddannelsesbehov og om at gennemføre nødvendig uddannelse af medarbejderne. Håndteringen af miljø- og arbejdsmiljøuddannelse kan således skrives ind i den eksisterende forretningsgang, men selve indholdet af uddannelsesprogrammet kan være meget forskelligt, og der er ikke nødvendigvis sammenfald i hvilke medarbejdergrupper, der har behov for uddannelse. I eksemplet på opbygning af en kvalitets- og miljøhåndbog i manualens kapitel 5 er forretningsgangen tilføjet som nummer 2.4.18 Uddannelse og træning.

Ansvar og handlingsforløb

1. Fastlæg hvem der har ansvaret for at
   • kortlægge de ansattes behov for uddannelse og oplæring
   • den nødvendige uddannelse bliver gennemført
   • medarbejdernes uddannelse og oplæring vedligeholdes
   • de tilhørende registre bliver oprettet og opdateret
      
2. Beskriv hvordan kortlægningen bliver gennemført og opret Register over uddannelsesbehov. Uddannelsesbehovet skal kortlægges i forhold til omfanget af og ambitionsniveauet for miljøledelsessystemet og miljøpræstationen samt arbejdsmiljøarbejdet, herunder med særlig fokus på de medarbejdere, hvis aktiviteter er forbundet med væsentlige miljøpåvirkninger eller risici. Medarbejderne skal med andre ord have tilstrækkelige kvalifikationer til at kunne realisere miljøpolitik, -mål og handlingsprogrammer i praksis samt gennemføre og følge op på APV.
    
   Vær opmærksom på uddannelse af nye medarbejdere og medarbejdere, der får nye funktioner. Hvis virksomheden i sin miljøpolitik fokuserer på forebyggelse og renere teknologi, skal medarbejderne f.eks. også have tilstrækkelig viden og forståelse for miljøproblemstillinger til at handle derefter. Det kan være en god idé at udarbejde et overblik over de kvalifikationer, de enkelte medarbejdergrupper har brug for, f.eks. i form af en kvalifikationsmatrix – se nedenstående eksempel.
    
   Udarbejd et uddannelsesprogram, der dækker de behov, der er blevet afdækket, og som modsvarer medarbejdernes ansvar og kompetence. Uddannelsesprogrammet bør omfatte såvel generel miljø- og arbejdsmiljøviden for alle medarbejdere som opbygning af konkret kompetence og viden om at forebygge og undgå forurening hos de pågældende medarbejdere/funktioner. Medarbejderne skal også kende de grænseværdier, tolerancetærskler m.m., som deres arbejde skal foregå inden for. Oplæring og instruktion af nyansatte samt instruktioner ved indførelse af nye arbejdsrutiner/processer, ny teknologi mv. er særligt vigtige, og i forhold til arbejdsmiljøet er det et krav. Underleverandører og midlertidig arbejdskraft bør også være omfattet af uddannelsesprogrammet alt efter, hvilke risici de kan blive udsat for, eller risici og miljøpåvirkninger de kan forårsage.
    
   I kan etablere jeres eget uddannelsesforløb eller benytte jer af eksterne kurser, f.eks. på AMU-centrene.
    
   Eksempel på kvalifikationsoversigt for Den Gode Vej A/S

   (15 Kb)

3. Fastlæg en rutine for opdatering af uddannelsesbehov og uddannelsesprogram samt opdatering af de tilhørende registre.

Mange af de emner, der er nævnt i eksemplet, er også relevante i forbindelse med forretningsgang 6 om Intern information om miljø på virksomheden. Men hvor sidstnævnte mest har fokus på information og motivation, f.eks. orientering om de beslutninger, ledelsen har truffet og medarbejdernes input til det løbende miljøarbejde, har uddannelsen til formål at sikre konkret viden og kvalifikationer hos medarbejderne.
 

6. Intern information om miljø- og arbejdsmiljø på virksomheden

Formål
Formålet med forretningsgangen (ref. ISO 14001 pkt. 4.4.3; EMAS Bilag I,B,2) er at sikre, at

• henvendelser fra medarbejderne, herunder klager, i relation til miljøledelsesarbejdet samt arbejdsmiljøforhold bliver registreret og besvaret
• beslutninger, viden og erfaringer kommunikeres mellem de forskellige niveauer og funktioner i virksomheden.

Sammenhæng med ISO 9001
ISO 9001 har ingen tilsvarende krav om intern dialog, men medarbejderklager skal registreres og behandles i forbindelse med korrigerende handlinger. De klager, der har relation til miljøledelsesarbejdet, kan indarbejdes i den eksisterende forretningsgang – nummer 2.4.14 i eksemplet på opbygning af en kvalitets- og miljøhåndbog i manualens kapitel 5. Desuden er der tilføjet en ny forretningsgang som nummer 2.4.23 Kommunikation om miljø.

Nedenstående anbefalinger vedrørende henvendelser fra medarbejderne handler kun om forslag, idéer m.m. til videreudvikling af miljøarbejdet.

Ansvar og handlingsforløb

1. Fastlæg, hvordan henvendelser og forslag fra medarbejderne skal håndteres samt hvem, der har ansvaret for at registrere og besvare henvendelserne. Med håndtering menes, hvem der skal tage stilling til henvendelserne, og hvordan det skal ske. Skal der f.eks. være belønning af gode forslag? Skal der være tidsfrister for besvarelse af henvendelserne? Det skal være let for medarbejderne at komme med deres forslag til og begrundelser for miljø- og arbejdsmiljøforbedringer, f.eks. på møder, ved henvendelse til bestemte personer eller ved at udfylde et skema.
    
2. Opret et register over forslag og henvendelser fra medarbejdere.
    
3. Fastlæg, hvordan den interne dialog om virksomhedens miljøpolitik, opfyldelse af mål og handlingsprogrammer osv. – herunder også for arbejdsmiljøforhold – skal foregå, og hvem der har ansvaret for, at dialogen finder sted. Det kan f.eks. ske ved møder med fastlagt dagsorden (se eksemplet med Colas' Miljøkaskade), via SiO specielt vedrørende arbejdsmiljø, ved brug af opslagstavler, interne blade osv. For at sikre, at der er tale om dialog, bør der etableres nogle rammer, der sikrer såvel ledelsens information til medarbejderne som medarbejdernes tilbagemeldinger til ledelsen. I forretningsgang 5 om uddannelse af medarbejderne er der et eksempel med forslag til emner, der bør inddrages i uddannelserne, men emnerne er også relevante i forbindelse med den interne dialog.

7. Kommunikation med eksterne interesseparter

Formål
Formålet med forretningsgangen (ref. ISO 14001 pkt. 4.4.3; EMAS artikel 5, Bilag I,B,2 og I,D,10) er at sikre, at:

• henvendelser og klager bliver registreret, behandlet og besvaret.
• virksomheden har taget stilling til, hvordan medarbejderne skal håndtere dialogen med eksterne interesseparter, herunder myndighederne.
• virksomheden udarbejder en verificeret miljøredegørelse inden for fastlagte tidsrammer (kun EMAS krav)

Der er stor forskel på de to standarder på dette punkt, idet EMAS kræver, at virksomheden aktivt informerer om sine miljøforhold. Dels i form af miljøredegørelsen, og dels ved at forholde sig til, hvordan kunder/brugere skal informeres om miljøpåvirkninger ved brug af produktet.

Sammenhæng med ISO 9001
ISO 9001 har ingen tilsvarende krav om ekstern information, dog skal klager og henvendelser registreres og besvares i forbindelse med korrigerende handlinger. De henvendelser og klager, der har relation til miljøledelsesarbejdet kan således indarbejdes i den eksisterende forretningsgang nummer 2.4.14 i eksemplet på opbygning af en kvalitets- og miljøhåndbog i manualens kapitel 5, med tilhørende register.

Nedenstående anbefalinger vedrører for det første de forhold, virksomheden skal tage stilling til i.f.m. håndtering af miljørelaterede henvendelser, og for det andet forhold omkring dialog med virksomhedens omverden. I eksemplet i manualens kapitel 5 er dette en del af forretningsgang nummer 2.4.23 Kommunikation om miljø.

Ansvar og handlingsforløb

1. Fastlæg, hvordan eksterne henvendelser, forslag og klager skal håndteres. Med håndtering menes, hvem der skal tage stilling til henvendelserne og hvordan, det skal ske, herunder hvilke tidsfrister der skal være for besvarelse af henvendelserne, hvem i organisationen, der skal informeres, og om henvendelsen giver anledning til korrigerende handlinger. Det er endvidere vigtigt at fastslå, om nogle oplysninger er fortrolige, og hvilke medarbejdere der i givet fald må/skal give oplysninger til eksterne personer.
    
2. Tag stilling til hvilke eksterne interesseparter, virksomheden ønsker at være i dialog med. Hvis ønsket om et åbent og konstruktivt samarbejde med myndighederne er prioriteret i miljøpolitikken, bør virksomheden f.eks. beslutte, om dette betyder, at man aktivt vil opsøge myndighederne med henblik på dialog og udvikling af miljøindsatsen. Dette gælder også ved inddragelse af arbejdsmiljø.
    
   Hvis ekstern kommunikation generelt er prioriteret eller hvis virksomheden ønsker at være i dialog med flere eksterne interesseparter, er det relevant at udarbejde kommunikationsplaner, der sikrer løbende information om miljøtiltag og opnåede resultater, f.eks. via det lovpligtige grønne regnskab, i nyhedsbreve eller i årsberetninger. Hvis I bruger alle mulighederne i det brancherettede edb-miljørapporteringssystem kan I bl.a. få udskrevet både interne månedsrapporter på anlægs-og firmaniveau, oversigter over jeres status i forhold til anvendelse af renere teknologi/ forureningsbegrænsende foranstaltninger samt eksterne grønne regnskaber. Fordelen ved at bruge systemet som et samlet hele er, at I derved sikrer sammenhæng i de oplysninger, som I styrer efter internt og de oplysninger, som I fortæller myndigheder og offentligheden bredt set. I manualens bilag 10 er der eksempler på de rapporttyper, I kan udskrive fra edb-systemet.
    
   Vær opmærksom på, at EMAS ud over miljøredegørelsen kræver, at virksomheden aktivt informerer om sine miljøforhold og søger at påvirke leverandører og gerne kunder. Dette kan f.eks. være at få udvalgte kunder til at forstå de miljømæssige konsekvenser af at køre mange små batches, så de forsøger at planlægge deres ordrer mere hensigtsmæssigt.
    
3. Fastlæg hvem der har ansvar for at udarbejde og opdatere kommunikationsplanerne. Det er frivilligt at udarbejde kommunikaitonsplaner, men hvis virksomheden gør det, er det hensigtsmæssigt at oprette et register over disse.
    

8. Dokumentstyring

Formål
Formålet med forretningsgangen (ref. ISO 14001, pkt.4.4.5; ingen EMAS krav) er at sikre, at alle dokumenter vedrørende miljøledelsessystemet altid er opdaterede, lette at finde og genfinde, samt at de kan forstås af de medarbejdere, der skal bruge dem.

Sammenhæng med ISO 9001
ISO 9001 har tilsvarende krav til styring af dokumenter, men med følgende forskelle:

1. ISO 14001 kræver periodevis gennemgang af dokumenterne. Til gengæld kræver ISO 14001 ikke, at dokumenterne skal gennemgås og godkendes af de samme funktioner, som oprindeligt gennemgik og godkendte dokumenterne.
2. ISO 14001 præciserer, at dokumenterne skal være let læselige og forståelige for de medarbejdere, der skal bruge dem, og at der skal fastlægges en periode for, hvor længe dokumenterne skal opbevares.

I forhold til eksemplet på opbygning af en kvalitets- og miljøhåndbog i manualens kapitel 5 vil ISO 14001 kravene umiddelbart kunne tilføjes i håndbogens afsnit 2.4.05 Dokument- og datastyring.

Ansvar og handlingsforløb

1: Fastlæg hvem der har ansvaret for at sikre, at alle miljøledelsessystemets dokumenter bliver opdateret, og at den til enhver tid gældende version findes hos brugerne. „Dokumenter“ er både forretningsgange, instruktioner, hjælpeværktøjer (metoder, skemaer m.m.) og registre. Dette gælder også for APV skemaer og checklister.
 

2: Fastlæg hvordan dokumenterne skal styres, dvs:

• hvordan skal dokumenterne nummereres, så de passer sammen med strukturen for kvalitetsstyringssystemet?
• hvem skal rent fysisk have et eksemplar af hvilke dele af håndbogen, og hvor skal instruktionerne placeres? Alle de informationer, som den enkelte medarbejder har brug for, skal være let tilgængelige for vedkommende.
• hvordan skal udskiftningen af forældede dokumenter foregå, så det sikres, at brugerne altid arbejder efter den seneste, gyldige version?
• hvor længe skal de forældede dokumenter opbevares, og hvordan bliver de beskyttet mod utilsigtet brug? (Se eksempel)
  

Eksempel på mærkning af dokumenter Dokumenter, som opbevares af lovbstemte årsager, af hensyn til dokumentation af tidligere beslutninger/praksis eller med det formål at opsamle erfaring, stemples med „Ugyldig“ på alle sider. For dokumenter, f.eks. Vejregler, hvor der er kommet en ny version, men hvor den gamle stadig bruges i specielle tilfælde (kundekrav og lignende), skal den gamle version stemples med „Ny udgave fra (årstal) findes“.

3: Vurder om forretningsgange og især instruktioner kan læses og forstås af de medarbejdere, som de er rettet mod. En instruktion er først og fremmest en brugervejledning, og kan således variere fra et skilt ved en maskine „Stop motoren før dækslet åbnes!“ til en mere omfattende beskrivelse af et handlingsforløb.
 

4: Fastlæg et fælles lay-out for alle dokumenter som sikrer, at det fremgår:

• hvilken version og hvilken del af af håndbogen, der er tale om
• dato for seneste revidering
• hvem der har revideret, og hvem der har godkendt revisionen
• sidetal ud af det samlede antal sider i dokumentet
   

Instruktioner, der mere har karakter af betjeningsvejledninger, (omtalt som „Niveau 4“ på side 2) behøver ikke at være underlagt det fastlagte dokument lay-out, men der kan f.eks. henvises til dem og så vedlægge en nedfotograferet kopi i håndbogen.
 

5: Vurder om (nogle af) dokumenterne skal være fortrolige, specielt ved henvendelser udefra. Fastlæg i givet fald hvilke dokumenter, der kan udleveres, og hvem der evt. skal give tilladelse.
 

9. Beskrivelse af miljøledelsessystemet

Formål
Formålet med beskrivelsen af systemet (ref. ISO 14001, pkt. 4.4.4) er at give et overblik over, hvilke aktiviteter, der er omfattet af miljøledelsessystemet, hvordan systemet er bygget op og hvordan opgaver og ansvar er fordelt i forhold til standardernes krav.

Sammenhæng med ISO 9001
ISO 9001 har tilsvarende krav om beskrivelse af systemet og dets sammenhænge. I forhold til eksemplet på opbygning af en kvalitets- og miljøhåndbog i manualens kapitel 5 er ISO 14001 kravene tilføjet i håndbogens afsnit 2.4.02 Kvalitets- og miljøledelsessystemet.

Ansvar og handlingsforløb

1. Start med at udarbejde et første udkast til beskrivelsen som et arbejdsgrundlag for opbygning af systemet som helhed. Beskrivelsen skal omfatte:
• jeres miljøpolitik
• hvilke dele af virksomheden, der er omfattet af miljøledelsessystemet
• hvordan miljøledelsessystemet og kvalitetsstyringssystemet er bygget sammen
• hvordan arbejdsmiljøforhold er inddraget
• sammenhænge i systemet, f.eks. hvordan der henvises fra et niveau til et andet
• hvordan I opfylder standardernes krav. Udarbejd f.eks. et kryds-matrixskema med kravene på den ene side og jeres system på den anden side. Eksemplet i kapitel 5 svarer til en sådan krydsmatrix.

Beskrivelsen bør desuden omfatte et overblik (f.eks. et organisationsdiagram med tilhørende forklaringer) over ansvarsfordelingen i forhold til de opgaver, der er defineret i systemet.

2. Færdiggør og revider beskrivelsen, når I har opbygget det samlede system. I kan godt udarbejde en samlet beskrivelse for kvalitets- og miljøledelsessystemet.
    
3. Fastlæg hvem der har ansvaret for at opdatere beskrivelsen af miljøledelsessystemet - det vil typisk være miljøchefen.
    

10. Etablering og vedligeholdelse af registre

Formål
Formålet med forretningsgangen (ref. ISO 14001 pkt 4.5.3; EMAS adskillige steder) er at sikre, at alle miljø- og arbejdsmiljømæssige registreringer kan genfindes, og at de vedligeholdes, opdateres og bortskaffes på passende vis.

Sammenhæng med ISO 9001
ISO 9001 har tilsvarende krav om etablering, vedligeholdelse og bortskaffelse af registre. Vær dog opmærksom på eventuelle særlige miljørelaterede myndighedskrav om opbevaringstid m.m. (f.eks. krav i miljøgodkendelsen om, at resultatet af xx målinger skal opbevares i mindst xx år). I forhold til eksemplet på opbygning af en kvalitets- og miljøhåndbog i manualens kapitel 5 vil ISO 14001 kravene umiddelbart kunne tilføjes i håndbogens afsnit 2.4.16 Styring af registreringer vedrørende kvalitet og miljø.

Ansvar og handlingsforløb

1. Beslut hvordan registrene skal udformes, så de er lette at bruge og genkende. Ansvaret for at etablere og opdatere det enkelte register hører naturligt sammen med den opgave/funktion, registret skal dokumentere, og det er derfor nævnt i de relevante forretningsgange. Af håndbogens indholdsfortegnelse eller tilsvarende oversigt bør det fremgå, hvilke registre, der er knyttet til kvalitets- og miljøledelsessystemet.
    
2. Fastlæg en periode for, hvor længe det enkelte register skal gemmes, og hvordan det skal bortskaffes når perioden udløber. F.eks. bør registre med fortrolige oplysninger makuleres.
    
3. Fastlæg hvor registrene skal opbevares. Det kan være hensigtsmæssigt rent fysisk at samle registrene – både nye og forældede – ét sted (f.eks. hos den systemansvarlige), fordi man så slipper for at opdatere registrene ude hos brugerne. Dog skal „fremadrettede“ registre (miljøhandlingsprogrammer, uddannelsesprogrammer, revisionsprogrammer osv.) findes og opdateres hos de relevante brugere.
    

11. Identifikation af behov for miljø-og sikkerhedsinstruktioner

Formål
Formålet med forretningsgangen (ref. ISO 14001 pkt. 4.4.6; EMAS Bilag I,B,4) er at sikre, at alle medarbejdere, hvis aktiviteter kan medføre væsentlige miljøpåvirkninger eller afvigelser fra miljøpolitikken, har instruktioner for, hvordan de skal undgå eller begrænse påvirkningerne. Forretningsgangen skal endvidere sikre, at der udarbejdes sikkerhedsinstruktioner i overensstemmelse med arbejdsmiljølovgivningen og i det omfang det er nødvendigt for at arbejdet kan udføres sikkerheds- og sundhedsmæssigt fuldt forsvarligt.

Sammenhæng med ISO 9001
ISO 9001 har tilsvarende krav om at identificere behov for arbejdsinstruktioner samt oprette og opdatere et register over de gældende instruktioner. Vær dog opmærksom på, at der kan være store forskelle dels på, hvilke arbejdsfunktioner der skal være instruktioner for, dels instruktionernes konkrete indhold. I kvalitetsstyringssystemet er der typisk instruktioner for mange/næsten alle arbejdsfunktioner, mens antallet af nødvendige miljøinstruktioner er langt færre.

Det er ikke nødvendigt at etablere en egentlig forretningsgang, hvis virksomheden har fastlagt, hvem der er ansvarlig for at opdatere de forskellige forretningsgange, herunder også miljø-/arbejdsinstruktionerne. F.eks. fremgår det af forretningsgang 1 Bedømmelse og registrering af miljøforhold, at behovet for miljø- og sikkerhedsinstruktioner også skal vurderes i forbindelse med nye aktiviteter.

I eksemplet på opbygning af en kvalitets- og miljøhåndbog i manualens kapitel 5 fremgår det, at driftsinstruktionerne er tilføjet i forbindelse med flere forretningsgange. I virksomhedens indholdsfortegnelse over håndbogens indhold kan det være en god idé at nævne de konkrete driftsinstruktioner, idet et egentligt register over disse så kan undværes.

Ansvar og handlingsforløb

1. Fastlæg hvem (typisk de driftsansvarlige) der har ansvaret for at
• finde ud af, hvor der skal være miljø- og sikkerhedsinstruktioner
• sikre at instruktionerne bliver skrevet
• oprette og opdatere det tilhørende register (eller indholdsfortegnelsen til håndbogen, hvis denne fungerer som register)
   
2. Beskriv hvordan behovet for miljø- og sikkerhedsinstruktioner bliver identificeret. Det er ikke nødvendigt at udarbejde miljøinstruktioner for samtlige arbejdsfunktioner. Kun der, hvor en manglende instruktion enten kan medføre væsentlige miljøpåvirkninger eller at vilkår i miljøgodkendelsen, miljøpolitik, mål eller handlingsprogrammer ikke overholdes. På arbejdsmiljøområdet er der krav om, at der ved arbejde med sundhedsskadelige stoffer og materialer skal foreligge en brugsanvisning/sikkerhedsdatablad. Ved brug af maskiner og tekniske hjælpemidler skal der også findes en brugsanvisning.

   Udgangspunktet for kortlægning af behovet vil således være en oversigt over kilderne til de væsentlige miljø- og arbejdsmiljøpåvirkninger (se branchemanualens Bilag 1 og 2) samt miljøgodkendelser, Arbejdstilsynets kapitel 6-godkendelser, miljøpolitik, mål og handlingsprogrammer. I branchemanualens Bilag 9 er der en vejledende oversigt over de arbejdsfunktioner, som virksomheden bør overveje at udarbejde miljø- og sikkerhedsinstruktioner for.

   Udarbejd de konkrete miljø- og sikkerhedsinstruktioner. Det er vigtigt at inddrage de medarbejdere, der efterfølgende skal bruge instruktionerne, så det sikres at de forstår og kan bruge instruktionen. Overvej også hvordan instruktionen bedst formidles i forhold til brugerne (skiltning, enkle skemaer, automatisk „husker“ bygget ind i styre- og overvågningssystemet osv.). Jo lettere instruktionen er at bruge, jo større er chancen for at den bliver fulgt!

3. Fastlæg en rutine for opdatering af behov, instruktioner og det tilhørende register. Vær specielt opmærksom på at vurdere om der er behov for nye eller reviderede miljø- og sikkerhedsinstruktioner i forbindelse med nye aktiviteter (se også forretningsgang 1 Bedømmelse og registrering af miljøforhold).

12. Indkøb og leverandørstyring

Formål
Formålet med forretningsgangen (ref. ISO 14001 pkt. 4.4.6; EMAS Bilag I, B, 4) er at sikre, at:

• miljø- og arbejdsmiljømæssige kriterier systematisk bliver inddraget ved køb af råvarer og hjælpestoffer samt ved valg af leverandører og entreprenører.
• entreprenører og leverandører har kendskab til og følger de relevante krav og bestemmelser i virksomhedens miljøledelsessystem

Sammenhæng med ISO 9001
ISO 9001 har omfattende krav til udvælgelse, godkendelse og kontrol med leverandører samt krav til dokumentation i forbindelse med indkøb. I forhold til eksemplet på opbygning af en kvalitets- og miljøhåndbog i manualens kapitel 5 vil ISO 14001 kravene vedrørende indkøb og leverandørstyring umiddelbart kunne tilføjes i forretningsgang 2.4.06 Indkøb og leverandørstyring, med henvisning til de metoder og hjælpeværktøjer, der anvendes.

For at sikre at leverandører og entreprenører følger relevante bestemmelser i virksomhedens kvalitets- og miljøstyringssystem, bør der udarbejdes instruktioner, hvor det er nødvendigt. Disse instruktioner – eller henvisning til dem – bør fremgå af kvalitets- og miljøhåndbogens i manualens kapitel 5 afsnit 2.4.09 Processtyring.

Ansvar og handlingsforløb

1. Fastlæg, i hvilket omfang og på hvilke områder miljø- og arbejdsmiljø skal inddrages ved indkøb og ved valg af leverandører.
    
2. Fastlæg hvem der er ansvarlig for, at miljø- og arbejdsmiljømæssige kriterier inddrages ved indkøb samt valg af leverandører og entreprenører. Større opgaver, f.eks vurdering og godkendelse af leverandører vil typisk være indkøbschefens ansvar enten i samarbejde med miljøchefen eller ud fra fastlagte metoder. Mindre „standardindkøb“ vil typisk være den ansvarlige driftsleders ansvar.

   Fastlæg hvordan vurdering og godkendelse af leverandører og entreprenører skal foregå, herunder hvilken vægt miljø- og arbejdsmiljøforhold skal have i forhold til andre parametre som pris og kvalitet. Er virksomheden f.eks. villig til at betale en merpris for en miljøvenlig løsning? Det kan være et omfattende arbejde at vurdere samtlige leverandører, og virksomheden bør derfor starte med de væsentligste, dvs. storleverandører og leverandører af varer/ydelser med en væsentlig miljøpåvirkning.

   Der bør fastlægges en metode til indsamling af leverandøroplysninger samt vurdering og godkendelse af leverandørerne. I manualens bilag 7 er der forslag til en sådan metode.

3. Fastlæg ligeledes produktrelaterede miljø- og arbejdsmiljøkrav i forbindelse med indkøb. I manualens bilag 7 er der en oversigt over de mest almindeligt anvendte hjælpestoffer i branchen, hvor det er hensigtsmæssigt og/eller muligt at fastlægge miljøkrav – specielt hjælpestoffer, der indeholder klassificerede stoffer. Sørg for at leverandørdatablade og brugsanvisninger findes og er opdaterede.

   For „almindelige“ produkter som f.eks. kontorartikler kan virksomheden beslutte at købe miljømærkede produkter, hvis der findes sådanne. Miljømærkesekretariatet tlf. 39 69 35 36 kan give en opdateret oversigt over, hvilke produkter/produktgrupper, der er miljømærker for. Desuden er der udarbejdet eller ved at blive udarbejdet indkøbsvejledninger („Vejledning i miljørigtigt indkøb“) for en lang række produkter, og disse vejledninger kan fås ved henvendelse til Miljøbutikken, tlf. 33 37 92 92.

4. Fastlæg hvilke instruktioner leverandører og entreprenører skal følge, når de arbejder for/på virksomheden. I forbindelse med entrepriser kan der være specifikke kundekrav, som skal inddrages, f.eks. vedrørende minimering af støv- eller støjgener (Se også side 10, afsnittet om entrepriser og andre opgaver). Nedenfor er der desuden en oversigt over forhold, der bør overvejes i forbindelse med leverandørers og entreprenørers færden på virksomhedens anlægsområde. Fastlæg også hvem der skal sørge for, at leverandører og entreprenører får de relevante oplysninger.
    

   Oversigt over instruktioner til leverandører m.fl. Aflæsning af råvarer m.m. på bestemte steder Tidspunkter for levering af varer (af hensyn til støj) Transportveje til/fra og på anlægsområdet Placering af mobilt knuseanlæg Rengøring af lastbiler (hvor og hvordan) Påføring af slipmidler (hvor og hvordan) Afdækning af lad ved transport af varm asfalt Håndtering af affald Mobile tanke med f.eks. brændstof skal være dobbeltbundede eller placeres i tankgrav Påfyldning af tanke (undgå spild) Aktion i tilfælde af spild

5. Fastlæg hvem der er ansvarlig for at udarbejde og opdatere de tilhørende metoder, hjælpeværktøjer og instruktioner samt registre over godkendte leverandører og produkter.
    

13. Nødberedskab og afværgeforanstaltninger

Formål
Formålet med forretningsgangen (ref. ISO 14001 pkt. 4.4.7; EMAS Bilag I, C 9/10 og I, D, 8) er at sikre forebyggelse af uheld, og i tilfælde af uheld og ulykker er i stand til at reagere hurtigt og korrekt for at mindske skadernes omfang for såvel medarbejdere som miljø.

Sammenhæng med ISO 9001
Der er ingen tilsvarende krav i ISO 9001, og der skal derfor tilføjes en ny forretningsgang. I eksemplet på opbygning af en kvalitets- og miljøhåndbog i manualens kapitel 5 er forretningsgangen tilføjet som nummer 2.4.24 Nødberedskab og afværgeforanstaltninger.

Ansvar og handlingsforløb

1. Fastlæg hvem der har ansvaret for at identificere potentielle uheld og nødsituationer og vurdere risici. Tidligere uheld eller „nær-ved“ uheld kan være en retningsgiver for, hvor der kan være potentielle risikoforhold.

   Oversigt over forhold, hvor virksomheden bør vurdere risici Udsivning fra nedgravede tanke og rørføringer Brud på posefiltre Overophedning af hedtolieanlæg Eksplosion/brand i tanke Spild i f.m. påfyldning af brændstof og bitumen Udsivning fra oplag af farligt affald og lignende (f.eks. tærede/revnede beholdere) Indsprøjtning af bitumen Slangebrud/utæthed ved indblæsning af filler materialer Sammenbrud af silo Svigt af temperaturstyringer (f.eks. bitumen, røggas, færdigvare) Lækage i brændersystem

2. Fastlæg hvem der har ansvaret for at udarbejde beredskabsplaner samt forebyggende driftsinstruktioner for alle risikoforhold.
   Beredskabsplanen skal indeholde instrukser for, hvad der skal gøres for at begrænse skadernes omfang i tilfælde af uheld og ulykker. Det er en god idé at udarbejde oversigtskort over anlægsområdet, hvor risikostederne er tegnet ind sammen med placering af udstyr, der skal bruges til begrænsning af skaderne, herunder brandsluknings- og førstehjælpsudstyr. I forbindelse med udarbejdelse af beredskabsplanen skal virksomheden søge en dialog med relevante myndigheder, især de kommunale beredskabschefer og tilsynsmyndighederne.
3. Fastlæg ansvar og hyppighed for opdatering af beredskabsplanen. Som minimum skal det ske efter uheld, ulykker eller nødsituationer.
4. Fastlæg ansvar og hyppighed for afprøvning af beredskabsplanen. Planen skal afprøves periodevis alle steder, hvor det er praktisk muligt. Der skal være foretaget en afprøvning inden certificering.
5. I forbindelse med nødberedskabet er information vigtig, både under og efter uheld eller ulykker. Beredskabsplanen bør således fastslå, hvem der skal informere om hvad og til hvem i umiddelbar tilknytning til uheldet. Desuden bør der være et afsnit om efterfølgende rapportering, se nedenfor.

   Information under uheld Stop årsagen til uheldet/ulykken hvis det er muligt Advar personer, som er i fare for at blive omfattet af uheldet Giv nødvendig førstehjælp, f.eks. ved brandsår med varm asfalt Tilkald nødvendig hjælp – ring 112 i tilfælde af personskade og/eller akut forurening. Alarmeringscentralen (112) sørger for at tilkalde politi, brandvæsen, miljøvagt og kommune Advar naboer og andre, hvis der er risiko for at de vil blive omfattet af uheldet Rapportering efter uheld, arbejdsulykker og lignende (inkl. tidsfrister) Anmeldelse af arbejdsulykker til Arbejdstilsynet og evt. Arbejdsskadestyrelsen og forsikringsselskab. Kopi af anmeldelse til Asfaltindustriens BST Anmeldelse af udslip m.m. (omfang og skade) til tilsynsmyndighederne Intern rapportering til brug for evaluering af beredskabsplanen, miljøledelsessystemet og arbejdet i SiO m.h.p. forebyggelse af lignende hændelser

   
    

14. Overvågning og målinger

Formål

Formålet med forretningsgangen (ref. ISO 14001 pkt. 4.5.1; EMAS Bilag I, B, 4) er at sikre kontrol med:

• om miljø- og arbejdsmiljølovkrav og andre regler – som minimum kravene i virksomhedens miljøgodkendelser og kravene i APV – er og vil blive overholdt
• de fastsatte mål er eller vil blive nået
• det udstyr, der anvendes til måling/kontrol, er i orden – dvs. kalibreret og vedligeholdt
• de metoder, der anvendes til overvågning og måling, er tilstrækkelige

Sammenhæng med ISO 9001

ISO 9001 har omfattende krav til inspektion og prøvning samt styring af det udstyr, der bruges til inspektion, måling og prøvning. I forhold til eksemplet på opbygning af en kvalitets- og miljøhåndbog i manualens kapitel 5 vil ISO 14001 kravene kunne tilføjes i forretningsgang 2.4.10 Inspektion og prøvning samt i 2.4.11 Styring af inspektions-, måle- og prøvningsudstyr.

Ansvar og handlingsforløb

1. Fastlæg det nødvendige måleprogram, dvs. hvilke parametre, der skal måles for – herunder også arbejdsmiljøforhold - og hvor ofte det skal ske. Det er hensigtsmæssigt at skelne mellem løbende kontrol (driftsstyring) og præstationsmålinger, hvor der med passende mellemrum foretages kontrol eller målinger, evt. af eksterne måleteknikere. Måleprogrammet skal som minimum omfatte kravene i miljøgodkendelserne samt de parametre, der er fastlagt miljømål for (f.eks. reduktion af energiforbruget til tørring eller antal sygedage), se nedenstående eksempler.
    
2. Fastlæg ansvaret for at gennemføre og kontrollere målingerne.
    

Følgende parametre kan være omfattet af den løbende kontrol/driftsstyring i.f.t. krav i miljøgodkendelser eller egne mål: Lambda eller CO Temperatur i færdigvaresiloer Røggastemperatur Spildprocent Energiforbrug til tørring

3. 
   

   Følgende parametre bør kontrolleres via præstationsmålinger eller lignende: Støj Støv (totalstøv og < 10µm) Lugt Perkolat (hvis der er vilkår) Funktion af olieudskiller Elforbrug Forbrug af brændstof til rullende materiel Forbrug af methylenchlorid på laboratorie Mængden af oplagret affald Mængden af anvendte kemikalier, elforbruget til udvalgte processer, papirforbruget i administrationen,... i f.t. de mål virksomheden har fastlagt

   
   

   Arbejdsmiljøparametre, som indsatsen kan måles på: Antal af påbud og forbud Antal arbejdsulykker, herunder også ikke-anmeldte ulykker Tæt-på hændelser Sygefravær Omfang af arbejdsbetingede lidelser Eksponeringsmålinger, herunder støj, støv, asfaltrøg Antal møder i SiO Kendskab til virksomhedens arbejdsmiljøpolitik Antal medarbejdere med uddannelse og træning inden for arbejdsmiljø Omfang af brugen af personlige værnemidler

   
   

4. Fastlæg et program for kontrol og kalibrering af det anvendte udstyr, dvs. hvilket udstyr skal kontrolleres/kalibreres hvor ofte, og skal det ske internt eller eksternt, se eksemplet nedenfor.

   Plan for kontrol og kalibrering af udstyr med betydning for ressourceforbrug og miljøpåvirkninger

   Udstyr:	Tidspunkt:	Udføres af:
   Doseringskasser	I.f.m. vinterstop	Internt
   Dosering af klæbeforbedrer	Ved 1. opstart i sæson m. klæbeforbedrer	internt
   Tromle
   - brænder	Min. 1 gang pr år	Autoriseret firma
   - tætninger	2 gange pr sæson	Internt
   Brænder, hedtolieanlæg
   Iltmåler	I.f.m. vinterstop	Aut. firma eller leverandør
   Støvmåler:
   - kontrol	Min. 1 gang pr år	Internt
   - kalibrering	I.f.m. præstationsmåling	Akkrediteret firma
   Posefiltre over fillersilo	Min. 1 gang pr år	Internt
   Temperaturmålere:
   - stennedløb	I.f.m. vinterstop	Internt
   - bitumentanke	I.f.m. vinterstop	Internt
   - røggas	I.f.m. vinterstop	Internt
   - klæbeforbedrer	I.f.m. vinterstop	Internt
   - håndinstrumenter	I.f.m. vinterstop	Internt
   - IR-måler	I.f.m. vinterstop	Internt
   - færdigvaresiloer
   Termostater	I.f.m. vinterstop	Internt
   Brovægt	Hvert 4. år	Aut. firma eller leverandør
   Procesvægte (sten, bitumen, filler, genbrug)	I.f.m. vinterstop	Akkrediteret firma
   Trykluftbeholder	Hvert 2. år Hvert 4. år	Internt Autoriseret firma
   Rullende materiel	I.f.m. vinterstop	Internt

   
    

5. Fastlæg hvem der har ansvaret for at oprette og opdatere de tilhørende registre med resultaterne af den gennemførte kontrol, herunder målinger og kalibreringer. I følge brancheorienteringens anbefalinger til vilkår i miljøgodkendelser skal der føres journal over kontrollen med det kontinuerte måleudstyr, omfattende:
   
   • garantiafprøvning/kvalitetskontrol
   • kalibreringer/parallelmålinger
   • løbende vedligeholdelse

   
   

6. Sørg for at der findes de nødvendige driftsinstruktioner for:
   
   • prøvetagning, måling og analysemetoder
   • behandling og fortolkning af data
   • kontrol, kalibrering og vedligeholdelse af det udstyr, der anvendes til driftsstyring og målinger
7. Fastlæg hvornår og hvordan virksomheden fører tilsyn og kontrol med de løsninger, der er udpeget i forbindelse med APV.
8. Fastlæg hvem der har ansvar for at udarbejde et notat til ledelsens gennemgang, som viser virksomhedens overholdelse (eller manglende ditto) af lovkrav, mål m.m..

   De virksomheder, der bruger edb-systemet til miljørapportering i asfaltbranchen kan via månedsrapporterne på anlægs- og firmaniveau få et overblik til brug for denne status, se også branchemanualens Bilag 10.
    

15. Afvigelser og korrigerende handlinger

Formål

Formålet med forretningsgangen (ref. ISO 14001 pkt. 4.5.2; EMAS Bilag I, B, 4) er at sikre, at der for alle typer af afvigelser fra miljøpolitikken og miljøledelsessystemets bestemmelser bliver iværksat korrigerende og forebyggende handlinger, så miljøpåvirkninger og arbejdsmiljørisici begrænses og fremtidige afvigelser undgås.

Sammenhæng med ISO 9001

ISO 9001 har mere detaljerede krav til korrigerende og forebyggende handlinger end ISO 14001, herunder specielt vedrørende afvigende produkter. I forhold til eksemplet på opbygning af en kvalitets- og miljøhåndbog i manualens kapitel 5 kan ISO 14001 kravene tilføjes i forretningsgang 2.4.14 Korrigerende og forebyggende handlinger. Det kan ligeledes være relevant at tilføje miljø- og arbejdsmiljøforhold i forretningsgang 2.4.13 Styring af afvigende produkter, især hvis virksomhedens miljøpolitik også omfatter miljøforbedring af virksomhedens produkter, f.eks ud fra en livscyklus (vugge til grav) betragtning.

Ansvar og handlingsforløb

1. Fastlæg hvordan afvigelserne konstateres. Alle medarbejdere skal vide, hvad de skal være opmærksomme på, og hvad de skal gøre hvis de opdager en afvigelse.
    
2. Fastlæg hvem der i tilfælde af afvigelser har ansvaret for at finde årsagen samt om muligt begrænse omfanget af de umiddelbare miljøpåvirkninger og arbejdsmiljørisici.
    
3. Fastlæg hvem der har ansvaret for at udarbejde en handlingsplan, der skal sikre mod gentagelser og for om nødvendigt at rapportere overskridelsen til myndighederne.
    
4. Tag stilling til, hvilken funktion SiO skal have i forhold til at behandle henvendelser fra medarbejderne.
    
5. Fastlæg hvem der har ansvaret for at vurdere og om nødvendigt justere forretningsgange og instruktioner i miljøledelsessystemet, så gentagelser kan undgås fremover.
    
6. Fastlæg hvem der har ansvaret for at oprette og opdatere registre over afvigelser og korrigerende handlinger samt tilhørende nødvendige ændringer af miljøledelsessystemet.

16. Miljørevision

Formål

Formålet med forretningsgangen (ref. ISO 14001 pkt. 4.5.4; EMAS Artikel 3d, 4, Bilag I, B, 6 og Bilag II) er at:

• sikre at miljøledelsessystemet er effektivt og hensigtsmæssigt i forhold til at opfylde virksomhedens miljøpolitik, herunder også den fastlagte håndtering af arbejdsmiljøforhold, og at det opfylder standardens krav
• fastslå om aktiviteterne er gennemført i praksis

Sammenhæng med ISO 9001

ISO 9001 har samme principielle krav om revision af ledelsessystemet, men der vil være stor forskel på indholdet af en miljørevision og en kvalitetsrevision. I forhold til eksemplet på opbygning af en kvalitets- og miljøhåndbog i manualens kapitel 5 kan ISO 14001 kravene tilføjes i forretningsgang 2.4.17 Interne kvalitets- og miljøaudits.

Ansvar og handlingsforløb

1. Udarbejd et miljørevisionsprogram, som sikrer at alle de aktiviteter, der er omfattet af miljøledelsessystemet, med passende mellemrum (1-3 år alt efter, hvor store de potentielle miljø- og sundhedspåvirkninger er) bliver gennemgået og vurderet i forhold til de ovenstående punkter under Formål. I manualens Bilag 8 er der et forslag til indholdet af et miljørevisionsprogram og de tilhørende krav til revisorernes kvalifikationer. Revisionsprogrammet skal fastlægge:
   
   • hvem der har ansvaret for at gennemføre revisionen
   • hvad og hvem revisionen skal omfatte og hvornår den gennemføres
   • hvordan revisionen skal gennemføres, herunder om der skal være særlig fokus på udvalgte områder
   • hvordan resultaterne skal afrapporteres for at sikre entydige konklusioner
      
2. Vurder hvilke kvalifikationer, de personer, som skal gennemføre revisionerne, skal have, herunder:
   
   • kendskab til miljøledelsessystemet
   • kendskab til kravene i ISO 14001
   • forståelse for ledelsesforholdene i virksomheden
   • kendskab til de aktiviteter, der skal revideres
   • uvildighed i forhold til det område, der skal revideres
   • tilstrækkelig faglig viden indenfor miljø og arbejdsmiljø, herunder forureningstyper og bedste tilgængelige teknologi

   Det kan være hensigtsmæssigt at uddanne et internt revisorkorps samt sørge for løbende erfaringsopsamling og -udveksling blandt revisorerne.

3. Fastlæg hvem der har ansvaret for at oprette og opdatere miljørevisionsprogrammet og registret med rapporter over gennemførte revisioner.
    
4. Udarbejd en revisionsplan for indeværende år, og fastlæg hvem der har ansvaret for at opdatere planen en gang om året. Den 1. plan skal som minimum være i gang før certificering.

I forbindelse med revisionsplanerne er det en god idé at udarbejde følgende hjælpeskemaer (se også bilag 8):


• skema til udarbejdelse af det pågældende års revisionsplan for hver enkelt miljørevision med angivelse af, hvem der udfører de enkelt revisioner og hvornår, og med plads til at anføre at de er gennemført
• revisionsskema, som udfyldes med de checkspørgsmål, der skal bruges ved hver enkelt revision, og med plads til at udfylde om der blev svaret korrekt eller der er en afvigelse
• skema til udarbejdelse af revisionsrapport, som rapporterer om miljørevisionens omfang, forløb og samler op på eventuelle afvigelser.
   

17. Ledelsens gennemgang

Formål

Formålet med forretningsgangen (ref. ISO 14001 pkt. 4.6; EMAS Bilag I, B, 1) er at sikre:

• ledelsessystemets egnethed og effektivitet
• eventuelle, nødvendige tilpasninger af miljøpolitik eller beslutninger vedrørende håndtering af arbejdsmiljø
• løbende forbedringer af miljøpræstationen

Sammenhæng med ISO 9001

ISO 9001 har samme principielle krav om ledelsens evaluering, men hvor ledelsens evaluering af kvalitessystemet har fokus på systemets effektivitet, skal ledelsen i forhold til miljøforholdene desuden sikre den løbende forbedring af miljøpræstationen og forholde sig til udviklingen inden for arbejdsmiljøområdet. Det vil i praksis sige, at ledelsen skal godkende målsætninger og mål for det kommende år og sørge for, at der er tilstrækkelige ressourcer til at gennemføre beslutningerne.

I forhold til eksemplet på opbygning af en kvalitets- og miljøhåndbog i manualens kapitel 5 kan ISO 14001 kravene tilføjes i forretningsgang 1.4.01.3 Ledelsens evaluering.

Ansvar og handlingsforløb

1. Beslut hvem der skal deltage i ledelsens gennemgang. Som minimum bør virksomhedens øverste ansvarlige (på virksomheds- og eventuelt regionsniveau), miljøchefen og sikkerhedschefen deltage. Ledelsen skal have gennemført mindst én gennemgang før certificering.
    
2. Fastlæg hvor ofte ledelsens gennemgang skal foregå. Som minimum 1 gang om året, men det kan være hensigtsmæssigt med 2 årlige møder, specielt hvis miljøledelsessystemet omfatter flere anlægsområder/aktiviteter. Der bør udarbejdes en fast dagsorden for møderne, så alle emner bliver behandlet. Specielt er det vigtigt at sikre ledelsens vurdering af, om der er behov for at tilpasse/ændre miljøpolitikken eller ledelsessystemet (er ambitionsniveauet, også vedrørende arbejdsmiljø passende?) og om flere af virksomhedens aktiviteter skal omfattes af systemet (hvis ikke alle aktiviteter allerede er med).
    
3. Fastlæg hvilket materiale, der skal danne grundlag for ledelsens gennemgang, og hvem der har ansvaret for at fremskaffe dette, se eksemplet nedenfor.
    

Baggrundsmateriale til ledelsens gennemgang: Revisionsrapporter Oversigt over afvigelser, herunder påbud og forbud fra myndigheder, samt gennemførte korrigerende og forebyggende handlinger Klager og andre henvendelser fra medarbejdere eller eksterne interesseparter Eventuelle ændringer i virksomhedens organisation og aktiviteter Dokumentation for, at de fastlagte mål er eller vil blive nået inden for tidsfristerne. Her kan edb-systemets årsrapport være med til at give et overblik Notat om ændringer i væsentlige påvirkinger, arbejdsmiljørisici, overholdelse af lovkrav, opfyldelse af fastlagte mål osv. samt forslag til nye målsætninger og mål Evt. gode og dårlige erfaringer

4. 
    
5. Fastlæg hvem der har ansvaret for at følge op på ledelsens beslutninger i form af eventuelle nødvendige revideringer af miljøpolitik, -målsætninger, -mål, -handlingsprogrammer, ledelsessystem og beslutninger vedrørende arbejdsmiljøforholdene.
    
6. Fastlæg hvem der har ansvaret for at oprette og opdatere registret med rapporter (beslutningsreferater) fra ledelsens gennemgang.