Status for miljøbevidst indkøbspolitik i kommuner og amter 1997/1998

14. Anbefalinger om en fremtidig indsats for grønne indkøb i kommuner og amter

14.1 Dokumentation og registrering af indsatsen
14.2 Informations-, kursus- og efteruddannelses- aktiviteter
14.3 EU-udbudsreglerne – afklaring af mulighederne for at stille miljøkrav
14.4 Organisering af indkøb i kommuner og amter, herunder netværk
14.5 Fortsat udvikling af "værktøjer" til indkøbere
14.6 Lister over grønne produkter
14.7 Information som modtræk til rygter

Styregruppens anbefalinger

Styregruppen er på baggrund af undersøgelsens resultater kommet med følgende anbefalinger om, hvordan en fremtidig indsats for grønne indkøb i kommuner og amter kan styrkes. Der er i anbefalingerne ikke taget hensyn til, hvordan den nærmere tilrettelæggelse af aktiviteter m.v. skal foregå, om det er muligt inden for en kort tidshorisont, samt hvordan aktiviteterne skal prioriteres.

14.1 Dokumentation og registrering af indsatsen

Forudsat at miljøhensyn er medtaget i kommunens eller amtets indkøbs- eller rammeaftaler, er det i dag muligt for en del kommuner og amter, at redegøre for i hvor høj grad miljøhensyn er inddraget ved indkøb. Den enkelte kommune eller det enkelte amt kan bede leverandørerne om f.eks. en gang årligt at afrapportere, i hvor høj grad indkøbsaftalerne er blevet brugt af institutioner og forvaltninger, og hvor stort et beløb der er købt ind for under de enkelte varegrupper. Det samme er muligt, hvis kommunen eller amtet anvender Indkøbs Services rammekontrakter. I takt med, at elektroniske indkøb (EDI) vinder frem, vil det efter al sandsynlighed blive væsentlig lettere at registrere og dokumentere, hvor stor en del af indkøbene, der er "grønne".

Med mindre alle amtets eller kommunens indkøb foregår via indkøbsaftaler eller lign., vil leverandørernes afrapportering kun dække en del af de samlede indkøb, idet en større eller mindre del af indkøbene foretages i den enkelte institution uden om indkøbsaftaler. Der er altså tale om minimumstal.

I mange kommuner og amter er budgetansvaret og dermed indkøbene blevet lagt ud til institutionerne. Med mindre kommunen eller amtet har ansat en indkøbskoordinator, indkøbschef eller lign., der gør det muligt for institutionen at anvende centrale indkøbsaftaler samt koordinerer indsatsen, vil det være institutionen selv, der skal registrere indkøbene.

En del – især mindre – kommuner samt enkelte amter arbejder endvidere ikke systematisk med indkøb og indgår derfor heller ikke indkøbsaftaler. For disse kommuner er det ikke muligt uden en ekstraordinær indsats her og nu at registrere og dokumentere, i hvor høj grad miljøhensyn inddrages ved indkøb.

Der er behov for et udviklingsarbejde, sådan at det bliver muligt for kommuner og amter på en enkel og ubureaukratisk måde at registrere andelen af grønne indkøb. En registrering kan både bruges i forhold til en ekstern afrapportering f.eks. som led i et grønt regnskab og internt f.eks. i forbindelse med en opgørelse af, om politiske målsætninger nås. I udviklingen af dokumentationsværktøjer skal man være opmærksom på, at ikke alle vil være interesserede i at offentliggøre/afrapportere direkte på indkøbsaftaler.

Det anbefales,
at der centralt tages initiativ til udvikling af værktøjer, som kommuner og amter kan anvende i forbindelse med registrering og dokumentation af andelen af grønne indkøb. I udviklingen af værktøjerne bør der tages hensyn til, at registreringen og dokumentationen skal foregå på en let, fleksibel og ubureaukratisk måde. Derudover bør der tages højde for, at kommuner hhv. amter har forskellig organisering af indkøbene, hvilket sætter krav til, at registrerings"værktøjet" kan anvendes i forskellige indkøbsstrukturer, samt at det skal være muligt at tilpasse dokumentationen til de politiske målsætninger (f.eks. om indsatsområder), de enkelte kommuner og amter har opstillet.

14.2 Informations-, kursus- og efteruddannelsesaktiviteter

Behov for vidensopbygning

Et stort antal medarbejdere i kommuner og amter har indkøbskompetence. Af undersøgelsen fremgår det, at der er et behov for vidensopbygning hos både centrale og decentrale indkøbere, men at behovet er størst hos de decentrale, dvs. ikke-faguddannede, indkøbere. Vidensopbygningen kan ske både gennem information og forskellig kursusaktivitet, herunder temadage.

Der er udarbejdet forskelligt informationsmateriale til indkøbere. Her kan f.eks. nævnes:

• Bedre miljø gennem indkøb – Håndbog til miljø- og energibevidst indkøb i det offentlige
• Miljøvejledninger til indkøbere (se senere)
• Grøn Informations faktablade, der giver grønne råd om produkter
• Debatpjecen om Grøn indkøbspolitik i kommunerne, der er udgivet i forbindelse med dette projekt.

Derudover er der kommuner og amter, der selv har udarbejdet informationsmateriale.

Der kan imidlertid konstateres et udækket behov for information til offentlige indkøbere. I forhold til de centrale indkøbere drejer det sig især om information om registrering og dokumentation af de grønne indkøb, mens de decentrale indkøbere vurderes at kunne have god brug for en kortfattet, informativ pjece om grønne indkøb.

Oplysningskampagne

Udover ovennævnte forslag bør det overvejes, om der er brug for en generel informationsindsats, f.eks. i form af en oplysningskampagne om grønne indkøb, der sigter på en holdningspåvirkning af befolkningen som sådan. En oplysningskampagne må forventes at have en afsmittende effekt på de kommunale og amtskommunale engagement og indsats for grønne indkøb.

Kurser og temadage

Det har i de senere år været muligt for både centrale og decentrale indkøbere at deltage i kurser og temadage om grønne indkøb udbudt i f.eks. IKA- eller MIOS-regi. Derudover har konsulentfirmaer, AMU (Efteruddannelsesudvalget for statsligt uddannede) samt kommuner og amter også selv arrangeret kurser, temadage m.v.

De kurser, der udbydes til indkøbere i kommuner og amter vurderes til generelt at have en høj og tilfredsstillende standard. Med undtagelse af AMU-kurserne anses prisen dog i mange tilfælde at være for høj, hvilket er en reel hindring for deltagelse for specielt decentrale indkøbere. En lavere pris for deltagelse i temadage om grønne indkøb vil efter al sandsynlighed betyde større deltagelse af både centrale og decentrale indkøbere.

Hvis alle medarbejdere med indkøbskompetence i kommuner og amter skal have mulighed for at deltage i en eller anden form for efteruddannelse i grønne indkøb, er det nødvendigt med et samspil af flere ting; først og fremmest skal grønne indkøb prioriteres politisk i de enkelte amter og

kommuner. Dernæst vil det betyde et løft, hvis Miljøstyrelsen økonomisk støtter udvikling af efteruddannelsesaktiviteter, og endelig vil det styrke indsatsen, hvis flere faglige organisationer i højere grad prioriterede grønne indkøb og f.eks. tilbød kurser om grønne indkøb til deres medlemmer.

Det anbefales,
at der udarbejdes informationsmateriale til decentrale indkøbere. Informationsmaterialet bør have karakter af en kortfattet pjece indeholdende en inspirationsliste, som indkøberne selv kan plukke af. Derudover bør behovet for information til indkøbere i fremtiden undersøges.

Det anbefales endvidere,
at der udarbejdes en pjece til de centrale indkøbsansvarlige i kommuner og amter om registrering og dokumentation af inddragelse af miljøhensyn ved indkøb.

Endelig anbefales det,
at Miljøstyrelsen støtter udvikling af (regionale) temadage og kurser, således at deltagergebyret bliver holdt på et minimum. Derudover bør muligheden af, at få faglige organisationer, der er tilknyttet det offentlige arbejdsmarked til at sætte grønne indkøb på dagsordenen, herunder at tilrettelægge kursusaktiviteter om grønne indkøb for medlemmerne, undersøges.

14.3 EU-udbudsreglerne – afklaring af mulighederne for at stille miljøkrav

Reglerne for offentlige udbud af henholdsvis varer, tjenesteydelser, samt bygge og anlæg er uklare med hensyn til mulighederne for at stille miljøkrav. Indkøbere i både stat, amter og kommuner har derfor i flere år afsøgt grænserne for, hvad der er muligt.

Det virker urimeligt, at kommuner og amter i øjeblikket kan risikere sagsanlæg fra virksomheder, der er stillet miljøkrav til, fordi EU’s regler og praksis på området er uklare. I kommuner og amter er der derfor også udtrykt ønske om at få nogle klare retningslinier for, hvornår et indkøb, hvor der er stillet miljøkrav, er i overensstemmelse med EU-reglerne for offentlige udbud.

Kommissionen arbejder i øjeblikket med at få nogle klarere og mere enkle regler for offentlige udbud, herunder også retningslinier for det offentliges mulighed for at stille miljøkrav. Det er dog på ingen måde givet, hvad udfaldet af dette arbejde bliver.

Det er styregruppens håb, at det bliver muligt at stille miljøkrav til produkterne i hele livscyklussen, herunder også til produktionsprocesser, sådan at indkøberne kan stille miljøkrav, der går videre, end hvad virksomhederne skal leve op til ifølge de enkelte landes lovgivning. Det er endvidere håbet, at der også i forbindelse med udbud af tjenesteydelser (herunder også rådgivning) bliver vidtgående muligheder for at stille miljøkrav.

Det anbefales,
at Miljøstyrelsen fortsat arbejder på at få afklaret, hvilke muligheder offentlige indkøbere har for at stille miljøkrav og for i øvrigt lade miljøforhold vægte ved udbud af varer og tjenesteydelser samt bygge- og anlægsprojekter.

Det anbefales endvidere,
at Miljøstyrelsen tager initiativ til at formidle, hvilke muligheder der er for at stille miljøkrav i forbindelse udbud af tjenesteydelser.

Endelig anbefales det,
at Miljøstyrelsen i samarbejde med Erhvervsministeriet får miljøkrav ind i standardbetingelserne for udbud af tjenesteydelser.

14.4 Organisering af indkøb i kommuner og amter, herunder netværk

I både kommuner og amter er der en tendens til en øget decentralisering af ansvar og budgetter til de enkelte institutioner. Det betyder – som tidligere nævnt – at indkøb varetages af den enkelte institution.

Erfaringen fra både kommuner og amter er, at der imidlertid kan være god fornuft i at koordinere indkøbene og dermed indsatsen for grønne indkøb. Der er brug for, at der er en medarbejder, der kan koordinere indsatsen og f.eks. stå for udarbejdelse af indkøbsaftaler, hvor miljøkrav er indarbejdet, tilrettelægge og gennemføre informations- og efteruddannelsesaktiviteter, samt løbende følge op og bistå de decentrale indkøbere.

Miljøstyrelsen har lagt op til, at offentlige grønne indkøb prioriteres i det nye Program for Renere Produkter m.v., sådan at det bliver muligt for amter og kommuner at søge støtte til f.eks. efteruddannelsesaktiviteter, ansættelse af "grønne" indkøbskoordinatorer m.m.

Det har i undersøgelsen vist sig, at samarbejde på tværs af kommunegrænser eller med amtet om indkøb eller miljø virker fremmende på indsatsen for grønne indkøb. Specielt for mindre kommuner kan samarbejde med andre kommuner nogle gange være en forudsætning, men også større kommuner og amter har høstet fordele af samarbejde og netværk.

Hvis kommunen ikke har ressourcer til at ansætte en indkøbskoordinator, kan et samarbejde på tværs af kommunegrænser også give en mulighed for at få ansat en koordinator, der kan varetage de grønne indkøb.

Det anbefales,
at Miljøstyrelsen og Miljørådet for renere produkter under det nye Program for Renere Produkter prioriterer at yde tilskud til ansættelse af koordinatorer af grønne indkøb i kommuner og amter.

14.5 Fortsat udvikling af "værktøjer" til indkøbere

Både miljømærker og miljøvejledninger ses som væsentlige elementer i amter og kommuners muligheder for at realisere grøn indkøbspolitik. Miljømærkerne (herunder også Ø-mærket) nyder generelt stor tillid blandt indkøberne, og mange ser dem som vejen til grønne indkøb for decentrale indkøbere.

Miljøvejledningerne spås især at få betydning for de centrale indkøbere, men her er man generelt også glade for dem. Det er derfor styregruppens anbefaling, at Miljøstyrelsen fortsætter arbejdet med at udvikle nye miljøvejledninger til indkøbere. Udover de planlagte miljøvejledninger, foreslås det desuden at udvikle miljøvejledninger om udbud af tjenesteydelser (se ovenfor) samt retningslinier for miljøkrav i forbindelse med byfornyelse, nybyggeri og anlæg.

Det anbefales,
at Miljøstyrelsen fortsætter udarbejdelsen af miljøvejledninger til offentlige indkøbere, samt at denne indsats gerne forstærkes.

Derudover anbefales det,
at det undersøges, hvordan mulighederne for at stille miljøkrav ved udbud bedst formidles. Derudover bør der tages initiativ til at formidle og evt. opstille retningslinier for at stille miljøkrav i forbindelse med byfornyelse, nybyggeri og anlæg til indkøbere.

14.6 Lister over grønne produkter

Mange indkøbere i både kommuner og amter angiver manglende viden om muligheder og produkter som en stor barriere for at gennemføre grønne indkøb. Dette skal ses i sammenhæng med, at det samtidig er vanskeligt for mange indkøbere at stille miljøkrav og efterfølgende at vurdere besvarelser fra virksomheder og leverandører om miljøforhold.

Der er ingen tvivl om, at det ville være langt mindre besværligt for de offentlige indkøbere (både centrale og decentrale) at vælge og indkøbe "grønne" produkter, hvis der var lister over de mest miljøvenlige produkter. På denne måde ville hver enkelt indkøber slippe for at "opfinde den dybe tallerken", hvilket nogle gange – når der tales om grønne indkøb – kan være en ret omstændelig proces.

I forbindelse med udarbejdelse af lister over grønne produkter skal opmærksomheden i øvrigt henledes på projektet "Det Grønne IndkøbsNet", som Indkøbs Service har igangsat i dette efterår. Formålet med projektet er at udvikle og etablere en internetside om grønne indkøb og om miljøkrav til udvalgte produktgrupper.

Styregruppen er opmærksom på, at det ikke er problemfrit at udarbejde lister, der anbefaler bestemte produkter, men i erkendelse af det udbredte ønske, der er blandt offentlige indkøbere, bør muligheden alligevel overvejes. Hvordan det nærmere design kan være (f.eks. om listerne skal være tilgængelige på Internettet), samt hvordan de reelle muligheder er for at udarbejde lister over grønne produkter, tager styregruppen ikke stilling til.

Det anbefales,
at der tages initiativ til udarbejdelse af en liste over grønne produkter. En liste kunne f.eks. indeholde en oversigt over miljømærkede produkter.

14.7 Information som modtræk til rygter

Urigtige oplysninger om miljøforhold

Der har været flere tilfælde af, at der har cirkuleret urigtige oplysninger om produkters reelle miljøvenlighed. Grunden til, at rygterne opstår, skal sandsynligvis søges i, at der altid vil være en miljøbelastning ved en produktion – og har man afhjulpet en form for miljøbelastning, er det muligt, at der opstår en ny. Hvorvidt den nye miljøbelastning er større end den gamle, og hvorvidt de "nye oplysninger" om produkters miljøvenlighed er korrekte eller ej, kan være svært at afgøre for udenforstående uden speciel indsigt i det pågældende produkts produktionsmetode m.v.

Det anbefales,
at der f.eks. gennem fagblade og lign. informeres i de tilfælde, hvor forkerte oplysninger om produkters miljøbelastning cirkulerer, sådan at der ikke opstår uheldige misforståelser eller usikkerhed om miljøvenlige produkters reelle miljøvenlighed.