Tilrettelæggelse af miljødialog
3. Hvilke emner skal indgå i dialogen?
Når du sammen med ledelsen har valgt hvilke interessenter, virksomheden
vil bruge kræfter på, skal du identificere deres ønsker og jeres forslag til dem. Med
den viden bliver det muligt at opstille mål og vælge midler. Du kan kun opstille
realistiske mål, når du ved, om begge parter ønsker at diskutere de samme emner og hvor
stor afstand, der er mellem interessenternes ønsker og jeres muligheder.
Uarbejd et skema over ønskerne fra interessenter på den ene side og virksomhedens
muligheder og forslag på den anden. I det viste eksempel har virksomheden medtaget
kunder, leverandører og naboer. Når du skal udfylde skemaet, skal du begynde med at
indsætte interessenternes ønsker. Råd 3.1 og 3.2 fortæller, hvordan du kan afdække
deres ønsker. Noter derefter de muligheder og forslag, du ønsker at fremlægge for
interessenterne. Råd 3.3 fortæller, hvordan du afdækker virksomhedens muligheder.
| Interessent | Interessenternes ønsker | Vores muligheder | Vores forslag til interessenterne |
| Nuværende kunde | Kunden efterspørger produkter, der er miljømærket med Svanen. | Ændring af produkterne, så de opfylder kriterierne for Svanen, vil tage et år og koste ca. 1 million kr. | (Vi kan ikke informere kunden før næste bestyrelsesmøde, hvor det besluttes, om vi skal investere i miljømærkning). |
| Udvalgte kunder | Vi har opbygget et system, så vi kan tage emballage fra vores produkter retur mod gebyr. | Vi foreslår en prøveperiode, hvor de kan afprøve fordele ogulemper ved tilbagtagningsordningen. | |
| Leverandør af nøgleprodukter | Leverandøren foreslår et samarbejde om mindre miljøbelastende produkter. | Vores indstilling til leverandørens forslag afhænger af kundernes behov. | Vi beder leverandøren afvente møder med kunderne. |
| Alle leverandører, der opfylder vores miljøkrav | Vi kan informere om, hvordan vores miljøledelsessystem fungerer. | Vi inviterer til en diskussion om, hvordan leverandørerne kan leve op til vores politik. | |
| Naboer | Naboer vil ikke finde sig i støj om natten som følge af levering af varer til os. | Vi kan omlægge vores kørsel, så vi kun modtager varer om dagen. Det vil tage ca. 1/2 år. | Vi beder naboer have tålmodighed med os i det halve år, omlægningen varer. |
3.1 Få overblik over interessenternes ønsker
Hvis ikke du har en præcis fornemmelse af interessentens ønsker, risikerer du at
bruge tid og penge på en kommunikationsindsats, der ikke opfylder deres forventninger, og
derfor er dømt til at mislykkes. Når ønskerne kommer frem, finder du ud af, hvor langt
der er mellem jer, og om det overhovedet er realistisk at finde en fælles forståelse.
Du kan kortlægge interessenternes ønsker inden for fire områder. I hvert område, kan
du notere de ønsker, som de har til virksomheden på miljøområdet:
• Produkter. Produkternes belastning af miljøet gennem livscyklusen (fra
råmaterialer til bortskaffelse) og virk-
somhedens indflydelse på produkternes miljøegenskaber
• Aktiviteter. Virksomhedens belastning af miljøet gennem forbrug af ressourcer,
udledninger o.lign. og virksomhedens evne til at holde styr på belastningen
• Miljøpolitik. Virksomhedens miljøpolitik og indsatsområder
• Dialog. De måder, som interessenterne ønsker at modtage miljøinformationer på
og diskutere miljø med virksomheden
3.2 Brug den daglige kontakt
Den daglige kontakt mellem virksomheden og interessenterne er det bedste middel til at
få overblik over ønskerne. Hvis du forsyner sælgere, indkøbere og andre med
tjekspørgsmål, kan de undervejs i det daglige arbejde undersøge, hvilke ønsker deres
samarbejdspartnere har på miljøområdet.
Kundernes interesse for virksomhedens miljøforhold er en vigtig faktor, når du
fastlægger indholdet i miljødialogen. Sælgerne kan fortælle dig hvilke kunder, der
interesserer sig for miljø og hvilke spørgsmål, de stiller. Når du taler med
sælgerne, skal du sikre dig, at I har en fælles opfattelse af, hvad miljø er. Ellers
risikerer du at gå glip af relevante spørgsmål fra kunderne, fordi sælgerne mener, at
de ikke handler om miljø. Fx brug og bortskaffelse af produkterne.
Leverandørernes interesse for miljø er et andet område, du bør undersøge. Gennem
deres leverancer har de indflydelse på virksomhedens miljøpræstation. Det er de
indkøbsansvarlige, der har den daglige kontakt med leverandørerne. Spørg dem, hvilke
miljøspørgsmål leverandørerne ønsker at diskutere. Måske vil en leverandør sælge
mindre miljøbelastende produkter, mens en anden leverandør har et forslag til mindre
emballageforbrug.
3.3 Beskriv jeres forslag
Inden du formulerer virksomhedens forslag, bør du fremskaffe dokumentation, så du
kender mulighederne for at opfylde interessenternes ønsker. På baggrund af
dokumentationen kan du ud for hvert af interessenternes ønsker notere, om det er
økonomisk og teknisk muligt at opfylde ønsket.
Dokumentationen kan bestå af interne data for aktiviteternes og produkternes
miljøpåvirkninger. Men det kan også være andres undersøgelser af miljøforholdene i
produkternes livscyklus. Som miljøansvarlig vil du allerede have adgang til en stor del
af disse informationer. Hvis interessenterne ønsker at diskutere forhold, som
virksomheden endnu ikke har kortlagt, bør du afveje de ressourcer, du vil bruge på at
fremskaffe informationerne i forhold til, hvor vigtigt spørgsmålet er for interessenten.
Og hvor vigtig interessenten er for virksomheden.
Når du har overblik over mulighederne, skal du overveje, om der er forslag, som
virksomheden kan have interesse i at bringe ind i dialogen, men som den pågældende
interessent ikke selv har bedt om. Find ud af hvorfor interessenten ikke af sig selv har
udtrykt interesse. Hvis det skyldes, at de pågældende ikke kender til problemet eller
virksomhedens muligheder, kan løsningen være mere information og dialog. Er det
tilfældet, kan du i skemaet tilføje de forslag, som virksomheden kan tilbyde.
|
|