Tilrettelæggelse af miljødialog

5. Hvordan vælger du midler?

Du kan vælge midler, når du er sikker på, hvem virksomheden skal i dialog med og de mål, dialogen skal opfylde. Du kan vælge mellem fire grupper midler, som alle egner sig til miljødialog. Det drejer sig om distribution af miljøinformation, personlig miljødialog, udbud af miljøinformationer og indsamling af miljøinformationer. Hver gruppe består af en række midler, der er præsenteret her på siderne i form af lister.

Du får den mest effektive dialog, hvis du kombinerer midler fra alle fire grupper. En mere detaljeret beskrivelse af de enkelte midler finder du i Katalog over midler til miljødialog, der er udgivet i samme serie som denne håndbog.

Du skal overveje to ting, når du vælger midler:
• Hvor aktivt vil virksomheden og interessenten gå ind i dialogen? Hvis du har udarbejdet et dialogkort og beskrevet interessenterne, kender du aktivitetsniveauet
• Hvilke former for kommunikation lægger virksomhedens dialogmål op til? Formidling af miljøinformationer, samtaler om miljø, øget kendskab til hinanden eller udbud af informationer, så interessenterne selv kan vælge?

Som det fremgår af eksemplet her på siden, skal du bruge de dialogmål, som du har formuleret, når du skal vælge midlerne. Ud for hvert mål, som du overfører til skemaet, noterer du det eller de midler, der egner sig til at opfylde målet. Hvis du bruger listerne med midler i 5.1, 5.2, 5.3 og 5.4, undgår du at overse relevante midler.

5.1 Distribuer dine miljøinformationer

Hvis din virksomhed er mere aktiv i dialogen end interessenten, er der behov for at præsentere forskellige miljøinformationer, så virksomhedens informationer, holdninger og forslag fremstår præcist og overskueligt. Du kan vælge blandt følgende midler, der egner sig til at distribuere miljøinformationer:

• Annonce
• Dagblade
• Direct mail
• Emballage
• Etiketter
• Fagblade
• Foldere og brochurer
• Lokalblade
• Magasiner
• Manual til fælles markedsføring
• Miljøbrugsanvisning
• Miljøledelsescertifikater
• Miljømærker
• Miljøoplysninger i økonomisk regnskab
• Miljørapport 
• Miljøvaredeklaration
• Nyhedsbrev
• Personligt brev
• Point-of-sale materiale 
• Postkort
• Pressemøde
• Radio
• Tv
• Tv-reklame
• Video

Da der er stor konkurrence om modtagerens opmærksomhed, stiller midler fra denne gruppe store krav til virksomhedens evne til at udforme dem, så de virker interessante og overbevisende. Der er altid en fare for, at modtagerne ikke læser de informationer, de modtager fra virksomheden. Og selvom de læser dem, er det ikke sikkert, at de fortolker dem, som du ønsker. Derfor er du for det meste nødt til at kombinere skriftlig og elektronisk miljøkommunikation med andre midler, der gør det muligt for interessenten at komme til orde.

Når du vælger skriftlig og elektronisk miljøkommunikation, skal du overveje, om det er nok kun at bruge midler, som virksomheden selv får udformet – fx breve og tryksager - eller om informationerne også skal ud gennem pressen.

Hvis du vælger at bruge pressen, skal du afveje fordele og ulemper. Fordelen er, at informationerne fremstår mere troværdigt og kommer ud til mange modtagere på en gang. Ulempen er, at du ikke kan være sikker på, at pressen omtaler virksomhedens miljøforhold på den måde, du ønsker. Hvis du vil kommunikere om miljø gennem pressen, kan du få gode råd i en anden af håndbøgerne i denne serie: Miljødialog gennem pressen.

5.2 Anvend personlig miljødialog til at diskutere forslag

Du vil ofte have brug for at tale med interessenterne, hvis dialogmålet er et forslag om, at de skal handle på en bestemt måde. Den personlige kontakt er som regel nødvendig, hvis I skal blive enige. Det er der to grunde til: Samtaler er bedre egnet til at få hurtige og uddybende svar på spørgsmål end andre midler, og de fleste foretrækker at indgå aftaler ansigt til ansigt eller pr. telefon.

I forhold til andre midler er den personlige dialog den mest forpligtende kommunikationsform, fordi begge parter på forhånd har besluttet at bruge tid på hinanden. Og næsten altid med bestemte resultater for øje.
Du kan vælge mellem følgende former for personlig dialog til at diskutere miljøspørgsmål:
• Messer
• Besøg på virksomheden
• Møder

Hvis du vælger personlig dialog som middel, skal du være opmærksom på, at det stiller krav til de kollegaer, der skal føre dialogen. Derfor skal du sørge for, at de løbende får uddannelse i relevante miljøspørgsmål.

Du er også nødt til at kombinere den personlige dialog med forskellige former for skriftlig og elektronisk miljøkommunikation til forberedelse af møder og arrangementer. 

5.3 Gør virksomhedens miljøinformationer tilgængelige

Hvis interessenterne selv er aktive og interesserede i at få informationer om virksomhedens miljøarbejde, kan du stille miljøinformationer til rådighed på en hjemmeside, så de selv har mulighed for at vælge de oplysninger, de har behov for. Ved hjælp af ny informationsteknologi kan du opbevare og præsentere store mængder information om jeres miljøforhold.

Hvis du vælger at bruge hjemmesiden, skal du være sikker på, at du har de nødvendige ressourcer til at opdatere informationerne. Miljøinformationer på hjemmesiden er velegnede til alle, der selv har lyst til at finde dem. Men det er sjældent nok. Folk er nødt til at vide, at informationerne er tilgængelige, før de på egen hånd kan finde dem frem.

Ud over hjemmesiden kan du også gøre dine miljøinformationer tilgængelige for interessenterne ved hjælp af:
• intra- og extranet for udvalgte interessenter 
• virksomhedens omstilling 
• hotline til miljøspørgsmål

5.4 Indsaml viden om interessenterne

Et grundigt kendskab til hinandens ønsker og muligheder på miljøområdet er en vigtig del af dialogen. Indsamling af information om interessenten før og undervejs i dialogen forbedrer dine muligheder for at tilrettelægge miljøarbejdet, så det gavner begge parter. 
En løbende opdatering af viden om interessenternes behov er nødvendig, fordi viden og holdninger forandres hurtigt på miljøområdet.

Informationsindsamlingen skal undersøge, hvordan interessenterne forholder sig til forskellige forslag, og på hvilke områder virksomheden skal forbedre sine miljøpræstationer og service for at opfylde interessenternes ønsker og krav.

Du kan vælge blandt følgende midler, hvis der er behov for at vide mere om virksomhedens interessenter: 
• Spørgeskemaundersøgelse
• Gruppeinterviews
• Individuelle interviews