Udformning af skriftlig miljøkommunikation

8. Hvordan udformer du miljørapporter?

De miljøaktive virksomheder i Danmark rapporterer om deres miljøarbejde. Enten i form af et grønt regnskab, en EMAS-redegørelse eller en frivillig miljørapport. Hvis det også gælder for din virksomhed, har du sikkert oplevet, at udformning af miljørapporter kan være en tidskrævende og kompliceret opgave.

Der findes mange håndbøger og vejledninger i, hvordan virksomheder indsamler data og præsenterer miljøinformationer i grønne regnskaber, miljøredegørelser og andre miljørapporter. Her får du råd om, hvordan du kan gøre din miljørapport mere relevant og læsevenlig for målgruppen.

8.1 Fastlæg indhold og form i dialog med interessenterne

Hvis du vil sikre, at miljørapporten bliver læst og forstået, er det en god idé at undersøge, hvilke emner interessenterne ønsker at læse om i miljørapporten. 
Fx ved at invitere repræsentanter fra interessenterne ind på virksomheden til at deltage i en diskussion.

Hvis virksomheden allerede har udgivet en miljørapport, kan du sende den ud til deltagerne på forhånd. Når I mødes, kan du bede deltagerne enkeltvis fortælle om deres umiddelbare reaktioner på rapporten. Derefter kan gruppen diskutere de forskellige reaktioner. På den måde får du en fornemmelse af, hvilke ønsker, der er størst enighed om. 

Undervejs i diskussionen kan du bruge de 9 tjekspørgsmål fra kapitel 2 råd 2.3 til at sikre, at du får besvaret de vigtigste spørgsmål.

Hvis det er første gang, virksomheden skal udgive en miljørapport, og du derfor ikke har en færdig rapport at give til deltagerne, kan du i stedet invitere til en diskussion af de emner, som de synes, miljørapporten skal omhandle.

For at få belyst de vigtigste områder kan du anvende en oversigt over virksomhedens ressourceforbrug og udledninger og en oversigt over miljøpåvirkningerne i produkternes livscyklus. Med de to oversigter foran dig kan du følge med i, om deltagerne af sig selv kommer ind på alle de emner, som du synes er væsentlige. Hvis der er væsentlige emner, som deltagerne ikke af sig selv tager op, kan du til sidst bede dem kommentere disse. 

Begge former for afprøvning kan resultere i nye emner og nøgletal, som repræsentanterne fra målgruppen foreslår kommer med næste gang. Det kan også være, at de foreslår at droppe et eller flere emner, som de mener, er uvæsentlige. I begge tilfælde må du sammen med ledelsen vurdere, hvordan I skal forholde jer til disse forslag. Og hvis der er tale om nye emner, er I nødt til at vurdere, om I har mulighed for at rapportere om de pågældende spørgsmål, og om det er i jeres interesse at gøre det.

8.2 Skriv om de væsentlige miljøforhold i et livscyklusperspektiv

Miljørapportens læsere interesserer sig ikke kun for den produktion, som virksomheden er direkte ansvarlig for. De er ofte i lige så høj grad optaget af produkternes miljøpåvirkning gennem hele livscyklusen. Fra udvinding af råvarer, over produktion og brug til bortskaffelse af de færdige produkter. Og hvad virksomheden gør for at nedbringe produkternes miljøbelastning i samarbejde med leverandører og kunder.
Derfor er det relevant at beskrive virksomhedens miljøbelastning i et livscyklusperspektiv. Det gælder både for producerende virksomheder og for handelsvirksomheder. Du kan vise produkternes livscyklus og beskrive, hvor i livsforløbet de største miljøpåvirkninger er. 

Produktionsvirksomheder kan synliggøre, hvor meget virksomhedens udledninger og affald fra produktionsprocessen bidrager med set i forhold til produkternes samlede miljøbelastning. Handelsvirksomheder kan vise betydningen af de valg, der træffes ved indkøb, fx transportform og produkternes indhold af farlige stoffer.

På den måde kan du bruge livscyklusbetragtninger til at levere argumenterne for virksomhedens prioriteringer af miljøarbejdet. Fx hvis miljøindsatsen er koncentreret om at påvirke forbrugere/kunder eller leverandører til at nedbringe deres bidrag til miljøbelastningen. På den måde kan miljørapporten også bruges til at lægge op til en dialog om samarbejde med leverandører og kunder om fælles løsninger.

Hvis der er gennemført livscyklusvurderinger (LCA) på virksomhedens produkter, har du mulighed for at kvantificere dine påstande og budskaber. En kvantificering af dine påstande vil altid være at foretrække, fordi det styrker din argumentation. Men en LCA er ikke en forudsætning for, at du kan anlægge et livscyklusperspektiv i miljørapporten.

8.3 Skriv om både ydre miljø, arbejdsmiljø og social ansvarlighed

Din virksomheds miljøarbejde er et godt emne for dialog med interessenterne. Især hvis I virkelig har noget positivt at fortælle. Men det er ikke nok at kunne fremvise gode miljøpræstationer i det lange løb. Jeres interessenter vil sikkert også gerne vide, om de gode miljøresultater er opnået på bekostning af mennesker eller natur andre steder i verden.

Derfor bør du overveje at supplere miljøkommunikationen med kommunikation og dokumentation for virksomhedens holdninger til fx børnearbejde, arbejdsmiljø og miljøeksport. De flotte miljøresultater i Danmark er ikke meget værd, hvis de er tilvejebragt ved at eksportere problemerne eller er udtryk for anden social dumpning. I har ganske givet holdninger til det. Beskriv dem kort og konkret, så de ikke bliver en boomerang i jeres miljøkommunikation.

8.4 Kvantificér mål og resultater

Du skal sørge for, at der er en sammenhæng mellem de ambitioner, din virksomheds miljøpolitik signalerer og de indsatsområder og resultater i miljøarbejdet, du beskriver i miljørapporten.

Det gør miljørapporten mere troværdig, hvis du kan præsentere kvantitative mål for miljøarbejdet og samtidig vise i hvor høj grad, målene er opfyldt. Kvantitative mål og resultater gør det nemmere for læseren at forstå betydningen af de aktiviteter, I har sat i gang for at sikre, at målene nås.

Der er tre typer indikatorer, som du kan bruge til at formidle mål og resultater i miljøarbejdet:
• Driftsindikatorer, der udtrykker produktionens ressourceforbrug og udledninger. Ressourceforbrug og udledninger kan være vigtige oplysninger for myndigheder og andre, der kan vurdere betydningen
• Tilstandsindikatorer, der udtrykker effekten på miljøet. Det centrale spørgsmål for de fleste læsere er, hvordan forbrug og udledninger påvirker miljøets tilstand i form af fx bidrag til drivhuseffekt, forsuring og ozonlagsnedbrydning. Miljøstyrelsen anbefaler, at man anvender UMIP-metoden til at beregne bidrag til miljøeffekter. Læs om UMIP på Miljøstyrelsens hjemmeside www.mst.dk
• Ledelsesindikatorer, der udtrykker effektiviteten af miljøarbejdets organisering. Disse forhold vil typisk interessere medarbejderne og finansielle interessenter

Eksempler på indikatorer

Indikatorerne kan vise både absolutte og relative tal. Set fra modtagerens synspunkt er der fordele og ulemper ved begge typer:
• Absolutte tal. Læseren kan sammenligne de absolutte tal for fx virksomhedens udledninger år for år, og se de reelle ændringer i miljøbelastningen og dermed eventuelle reelle miljøforbedringer. Ulempen er, at mange læsere har svært ved at forholde sig til opgørelser af ressourceforbrug og udledninger i absolutte tal, med mindre de har et indgående branchekendskab.
• Relative tal. De relative tal viser miljøbelastningen set i forhold til produktionens størrelse. Typisk mængden af producerede produkter i vægt, volumen eller antal. For miljøpåvirkninger, der ikke direkte afhænger af produktionen, kan belastningen også relateres til andre forhold fx antal ansatte eller antal driftstimer. Fordelen ved de relative tal er, at læseren kan sammenligne den relative miljøbelastning med tidligere års belastning, hvilket gør det muligt at vurdere, om virksomheden fx er blevet bedre til at optimere ressourceforbruget og minimere affaldsmængderne. Ulempen er, at de relative tal kan snyde, fordi et fald i den relative miljøbelastning ikke behøver at udtrykke et fald i absolutte tal. Derfor er det en god idé altid at supplere relative tal med absolutte tal.

8.5 Tag højde for andres sammenligninger 

En del af virksomhedens interessenter vil bruge tallene fra miljørapporten til at sammenligne præstationerne med konkurrenterne eller med virksomheder uden for branchen. Så hvis virksomheden ikke selv fremlægger de parametre, den ønsker at blive målt på, vil læseren selv vælge sig nogle.

Det første du kan gøre, er at kontakte jeres brancheorganisation for at høre, om branchen har defineret en række indikatorer, som det er rimeligt at måle branchens miljømæssige stade på. Hvis det 
er tilfældet, bør du vise disse nøgletal i rapporten.

Derudover kan du forebygge fejlagtige sammenligninger ved at beskrive:
• særlige produktionsforhold i virksomheden, der gør det svært at sammenligne med nøgletal fra andre virksomheder i eller uden for branchen
• hvordan virksomhedens prioritering af miljøarbejdet og miljøpræstationer ligger i forhold til niveauet i branchen
• muligheden for og virksomhedens holdning til at anvende mindre forurenende produktionsteknologier, som anvendes af andre virksomheder inden for branchen

Forskelle i produkter, produktionskapacitet, forarbejdningsgrad og produktionsteknologier gør det svært at sammenligne nøgletal. Derfor vælger læserne ofte at sammenligne emnerne og vurderer virksomhederne ud fra, om det pågældende emne er tilstrækkeligt belyst. Det kan være i hvilket omfang:
• virksomheden redegører for sine aktiviteter og væsentlige miljøpåvirkninger
• der er sammenhæng mellem ledelsens miljøforpligtelser og de opnåede resultater
• miljø er integreret i virksomhedens forretningskoncept og i udviklingen af processer og produkter
• miljøarbejdet er forankret i hele organisationen og ledelsen bakker op om miljøarbejdet
• virksomheden redegører for de økonomiske effekter af miljøarbejdet, herunder muligheder og risici
• virksomheden beskriver relationerne til virksomhedens interessenter, herunder miljødialog og -samarbejde
• virksomhedens miljøindsats bidrager til en bæredygtig udvikling i et livscyklusperspektiv

Du kan bruge listen til at øge sandsynligheden for, at eventuelle sammenligninger falder ud til virksomhedens fordel.