Katalog over midler til Miljødialog

3. Udbud af miljøinformation

3.1 Hjemmesider på Internet

Internettet kan enten være en elektronisk opslagstavle for trykt reklame eller et interaktivt, brugerdrevet medie.

På den elektroniske opslagstavle præsenterer virksomheder sig selv ved at oploade eksisterende kommunikation som fx produktblade eller uddrag af årsregnskabet til Internettet. Her opfattes nettet som en distributionskanal, der ikke adskiller sig fra andre. Der er to fordele ved at anvende nettet på denne måde. For det første bliver hjemmesiderne billigere at producere. For det andet er det en billig måde at distribuere store tekst- eller talmængder. Denne tilgang 
til Internettet er velegnet til at formidle komplekse informationer, som fx virksomhedens miljøregnskab og supplerende data til miljøregnskabet eller dokumentation for andre miljøbudskaber.

Hvis du betragter Internettet som et interaktivt, brugerdrevet medie, er det modtagerne, der har kontrollen, fordi det er dem, der aktivt søger information. Denne type hjemmesider varierer meget, men følgende går igen:
• der er et underholdningsmoment
• der er mulighed for interaktion med afsenderen
• der er taget højde for, at læseprocessen er anderledes på en skærm end på papir
• det er nemt at finde rundt på hjemmesiden, og det ikke tager for lang tid at downloade de enkelte sider 
• der er et nyhedselement
• den gør modtagerens hverdag lettere

Du kan bruge denne type hjemmesider til at øge modtagerens interesse for og generelle viden om miljø gennem fx miljøspil, quizzer, uddannelse i miljøforhold og diskussionsemner. 
Som udgangspunkt er der ingen, der besøger den samme side to gange, hvis de ikke forventer, at siden er blevet opdateret i mellemtiden. Derfor afhænger en hjemmesides levetid af, hvor ofte den bliver opdateret.

Fordele
• hurtig og billig kommunikation
• fleksibel
• mulighed for at komme i kontakt med interessenter over hele kloden
• multimedie med både tekst, lyd og grafik
• mulighed for at modtageren kan skrive sine kommentarer på e-mail
• større hjemmesider kan have en søgeinformation, så modtageren let kan finde de informationer, der har interesse
• mulighed for at lave statistik på, hvem der logger sig på hjemmesiden, og hvor lang tid de bruger på de enkelte sider og i alt

Ulemper
• ikke alle bruger Internettet
• modtageren ser kun hjemmesiden én gang, medmindre vedkommende har en forventning om, at den løbende bliver opdateret
• det kan være svært for modtagerne at finde hjemmesider på Internettet. Derfor skal modtagerne både kunne søge på virksomhedsnavn, produkter og temaer, som du mener, kan interessere modtagerne
• kræver at der anvendes andre midler til at informere om hjemmesiden

Kombination med andre midler
Det er vigtigt, at du bruger andre midler til at informere om hjemmesidens miljøinformationer. Fx. miljørapporter, produktfoldere, nyhedsbreve, annoncer, direct mail og tv-reklamer.

3.2 Hotline

En hotline er en bemandet telefonlinie eller en e-mail adresse, som en bred gruppe af interessenter kan kontakte for at få svar på spørgsmål. Det kan fx være en linie, hvor forbrugere kan få viden om miljørigtig brug og bortskaffelse af visse typer produkter, eller hvor den nærmeste forhandler af virksomhedens produkter findes. Det kan også være medarbejdere, som kontakter et centralt sted for at få svar på spørgsmål, som de er blevet konfronteret med. I dag er det blandt andet muligt at ringe til Københavns Belysningsvæsen, Dansk Center for Affald og aluminiumsbranchens sekretariat for Aluminium og Miljø. 

Hvis der er tale om en telefonisk hotline, skal bemandingen kunne klare spidsbelastninger. Det værste er at ringe og komme i kø uden at vide, hvornår ens opkald bliver besvaret. Det næstværste er at ringe og få at vide, at man er nummer 13 i køen. Til gengæld holder de fleste linien, hvis der er udsigt til, at det snart bliver deres tur. 

Hvis der ikke er ressourcer til en telefon hotline, kan du også vælge at lave et opslagsværk, der giver svar på de mest typiske spørgsmål fra virksomhedens interessenter. Opslagsværket kan eventuelt lægges på en hjemmeside. På den måde kan interessenterne selv skaffe sig adgang til de informationer, de søger. 

Fordele
• reducerer behovet for at uddanne andre medarbejdere i miljøforhold, fordi de kan henvise til telefon hotlinen 
• forstærker virksomhedens miljøprofil

Ulemper
• det kræver, at der er folk til at tage telefoner
• det kræver distribution af information om, hvilke spørgsmål man kan få svar på

Kombination med andre midler
Produktfoldere, etiketter, hjemmesider og miljørapporter.

3.3 Intra- og extranet

Den seneste udvikling i den digitale kommunikation er at kombinere Internet med virksomhedens interne net.

Når det drejer sig om intern kommunikation kaldes det populært Intranet. Det giver mange nye muligheder for at kommunikere med medarbejdere uden for virksomheden, fx sælgere eller reparatører på kundebesøg. De kan ved hjælp af en bærbar pc og en mobiltelefon koble sig på virksomhedens computer via Internet og hente detaljerede oplysninger, som fx miljødatablade, materialevalg og -forbrug mv.

Flere virksomheder vælger også at åbne egne informationsbaser for leverandører og faste kunder. Det kaldes Extranet. Det kan fx give en møbelfabrikant mulighed for at se, om et bestemt stykke stof er på lager hos tekstilproducenten. Eller sætte møbelhandleren i stand til at give et præcist svar på leveringstiden for en reol, hvis han kan se ordre-flowet hos sin leverandør. Men Extranettet er også et oplagt sted at placere fælles manualer om fx miljømarkedsføring, fordi du har nemt ved at opdatere informationerne og slipper for omkostninger til fremstilling af supplerende løsblade.

Både Intranet og Extranet er en del af den fremtidige kommunikation internt i virksomheden og med samarbejdspartnere.

Fordele
• informationer bliver hurtigt spredt til de personer, som skal anvende dem
• giver adgang til medarbejdere eller samarbejdspartnere, som befinder sig et andet sted
• det er let at få adgang til den nyeste version af forskellige dokumenter

Ulemper
• er relativt dyrt at opbygge
• kræver, at organisationen er af en vis størrelse, eller har tætte samarbejdspartnere, for at det kan betale sig

Kombination med andre midler
Nyhedsbreve, personaleblade, seminarer og manual til fælles markedsføring.

3.4 Virksomhedens omstilling

Telefonen er et af de vigtigste kommunikationsmidler, når interessenterne søger information om miljøforhold ved virksomhedens produkter eller produktion. Det er nemt at ringe op og stille de spørgsmål, man ønsker svar på. Derfor skal du sikre dig, at de medarbejdere, der har ansvaret for at besvare telefonopkald til virksomheden, kender virksomhedens miljøpolitik og indholdet i de skriftlige kommunikationsmidler om miljø, du har udarbejdet for virksomheden. På den måde sikrer du dig, at det første møde med virksomheden er positivt. Når de mest banale spørgsmål er besvaret, skal opkaldet stilles videre til den rette person i virksomheden. En grundig uddannelse og introduktion til virksomhedens miljøholdninger har en langvarig effekt, der rækker ud over telefonbetjeningen.

Fordele
• den styrker virksomhedens miljøprofil
• den øger miljøpolitikkens troværdighed
• den engagerer medarbejderne

Ulemper
• omstillingen fungerer ikke uden, at du støtter og uddanner receptionisterne 
• den stiller krav til receptionistens viden om jeres miljøarbejde

Kombination med andre midler
Al personlig kommunikation med virksomheden og informationsmateriale, du efterfølgende kan fremsende.