Afprøvning af ISO 14031 3. Erfaringer med brug af ISO 140313.1 ISO 14031 - kort fortalt 3.1 ISO 14031 - kort fortaltISO 14031 er en vejledning i vurdering af indsats og resultater på miljøområdet. Sætningen er den danske oversættelse af environmental performance evaluation også forkortet EPE. ISO 14031 er opbygget som en arbejdsproces, hvor forskellige elementer undersøges og bearbejdes ved brug af vejledningens forslag til indhold; dvs. brug af ISO 14031 som arbejdsredskab Arbejdsgangen kan være fastlagt før brug af ISO 14031, i fald virksomheden allerede har etableret et miljøstyringssystem efter ISO 14001, EMAS eller tilsvarende. I så fald bruges ISO 14031 kun som værktøj. Modsætningsvis kan ISO 14031 bruges til at etablere et miljøstyringssystem med fokus på:
ISO 14031:1999 er i harmoni med ISO 14001:1996 og kan bruges som udgangspunkt for etablering og udvikling af et miljøstyringssystem, der uden tilpasning kan udbygges med de organisatoriske krav, som ISO 14001 foreskriver, i fald virksomheden ønsker en certificering. Princippet i vurdering af indsats og resultater på miljøområdet (EPE) er, at virksomheden vælger de vigtigste miljøforhold ud fra en analyse af virksomhedens miljøforhold, interessenternes holdninger og ledelsens kriterier. Herefter udpeger ledelsen de indsatsområder, der ønskes styret. For hvert indsatsområde konstrueres indikatorer, der viser den tidsmæssige udvikling i miljøindsats, fremdrift på handlingsprogrammet og de opnåede resultater; f.eks. reduktion af miljøbelastning, besparelser, mv. Virksomheden opsætter et system til "måling" af indikatorerne omfattende indsamling, analyse, bedømmelse og rapportering. Oplysningerne fører til, at virksomheden får øget viden om årsags-virknings sammenhængene for udvalgte miljøforhold og øget viden om egne tekniske og organisatoriske processer. Virksomheden vurderer med passende intervaller om ændring i marked eller samfund gør det formålstjenligt f.eks. at styre på nye miljøforhold, finde nye indikatorer til brug for styringen eller på anden måde ændre i den etablerede metoden til vurdering af indsats og resultater på miljøområdet. 3.2 Generelle erfaringerNærværende projekt har haft til formål at afprøve anvendelsen af ISO 14031 for at afdække "huller" i vejledningen og for at få bekræftet, at vejledningen kan hjælpe virksomhederne i deres arbejde med at styre udvalgte miljøforhold. Afprøvningen har været gennemført i 7 virksomheder, hvoraf
Desuden har ISO 14031 været brugt i projekter om
De løbende tilbagemeldinger under projektet førte til erkendelse af behovet for eksempler fra "den virkelige verden". Danmark og England foreslog ISO, at der blev samlet eksempler fra hele verden, der viste, hvordan forskellige organisationer gennemførte en EPE. Resultatet blev en teknisk rapport ISO TR 14032:1999, der indeholder 17 eksempler fra organisationer i hele verden, heriblandt Banestyrelsen og Frederiksborg Linnedservice A/S. Denne rapport publiceres af ISO med udgangen af 1999. De tilgængelige rapporter for afprøvninger, gennemført under nærværende projekt, er indsat i kapitel 5. Erfaringer beskrives i dette afsnit, mens detaljer, der kan henføres til ISO 14001’s krav, behandles i de resterende afsnit af dette kapitel. Vi fandt, at ISO 14031s arbejdsgang og værktøjer er gode og kan bruges som
ISO 14031, hjælpekasse 1, anviser forskellige synsvinkler, der kan bruges ved identifikation af virksomhedens miljøforhold. Brug af samtlige synsvinkler synes at føre til en dækkende identifikation. ISO 14031 indeholder dog ingen vejledning i, hvordan miljøkortlægningen bedst kan gennemføres; en fejl, der kan tilskrives manglende konsensus i SC4. ISO 14031 anviser ikke, hvordan ledelsen kan prioritere de fundne miljøforhold. Eksempler viser, at ledelsens overvejelser har rod i driftsresultat, beredskab og etik. Ledere i danske virksomheder opfører sig miljømæssig korrekt (dvs. overholder lovgivningen) og håndtere miljøforhold med rettidig omhu; dvs. at virksomheden først reagerer, når markedet kræver det eller, hvis virksomhedens handlefrihed trues af ny lovgivning. ISO 14031, A.3.1 anviser ti forskellige synsvinkler, som organisationen bør overveje ved valg af indikatorer. Erfarings-materialet tyder på, at virksomhederne vælger indikatorerne med vægt på, at indikatoren:
En af piloterne (MD Foods) oplevede, at standarden beskrev den arbejdsproces, som virksomheden indførte allerede i 1993. En af piloterne fandt, at opsætning af indikatorer forudsætter, at der findes relevante og tilgængelige data; en typisk mening, der ikke nødvendigvis har hold i virkeligheden. To af piloterne savnede indikatorer til måling af arbejdsmiljø-forhold. Denne type indikatorer er udeladt af ISO 14031 på grund af manglende enighed blandt de delegerede, som har udarbejdet ISO 14031. Indikatorerne kan naturligvis let laves. Flere af piloterne oplevede, at ISO 14031 er teoretisk, indviklet og skrevet i tungt sprog. Dette er sandt og kan tilskrives selve standardiseringsprocessen, der reelt er en forhandling mellem repræsentanter fra de nationale delegationer. Fortolknings-muligheder og uklarheder er ofte et udtryk for den "elastik", der er indsat for at kunne håndtere kulturelle forskelligheder. 3.2.1 Planlægning Vurdering af indsats og resultater på miljøområdet (= EPE = environmental performance evaluation) er en arbejdsmetode, der med tal (indikatorer) sammenligner virksomhedens indsats & resultater med de kriterier (mål), som ledelsen har opstillet. Forudsætningen for en god planlægning er, at ledelsen ved, hvad resultaterne skal bruges til. Dette indebærer, at erkendelse af egne kriterier for miljøarbejdet skal vægtes meget højt. En godt system kræver, at vage forestillinger om kriterier gøres eksplicitte. ISO 14031 har opdelt processen efter den traditionelle model: planlægning, gennemførelse, opfølgning og tilpasning. Planlægningsfasen i ISO 14031 sætter fokus på fundamentet for virksomhedens miljøarbejde, jf.
og på nødvendigheden af at gøre miljøarbejdet synligt gennem måling af både indsats (ledelsesindikatorer = MPI) og resultat (driftsindikatorer = OPI), herunder virkning på miljøtilstanden (tilstandsindikator = ECI). Oplysninger om fundamentet er af afgørende betydning for udpegning af virksomhedens væsentligste miljøforhold. Eksemplerne viser, at virksomheder med miljøstyring (R-98, Frederiksborg Linnedservice, m.fl.) har kriterier for miljøarbej-det (miljøpolitik), kender egne miljøforhold og har udpeget de væsentligste interessenter. Disse er typisk pressen, naboer, medarbejdere, myndigheder, kunder, bestyrelse og direktion. Eksemplerne viser, at virksomheder uden miljøstyring kun har vage forestillinger om egne kriterier for miljøarbejdet. Viden om miljøforholdene er dels skabt af myndighederne i kraft af diverse miljøgodkendelser og dels af det økonomiske fokus, som virksomheden har på de omkostningstunge miljøforhold. Det betyder også, at virksomhederne traditionelt tænker i driftsindikatorer, når talen falder på målinger. Eksemplerne viser da også, at samtlige piloter ved projektets start talte om driftsindikatorer, som eneste mål for miljøarbejdet. Afprøvningen af ISO 14031 førte til, at piloter med miljøledelse inkluderede ledelsesindikatorer i måleprogrammet, mens visse af virksomhederne uden miljøstyring stadig ikke kunne se værdien af ledelsesindikatorerne. En enkelt pilot mente endog, at indikatorer slet ikke kan opstilles, før data eksisterer. Som eneste pilot udvalgte Banestyrelsen nogle få tilstands-indikatorer. De øvrige piloter følte, at miljøgodkendelsens vilkår burde sikre, at sådanne indikatorer fremkom. Planlægningsfasen i ISO 14031 modsvarer i store træk ISO 14001’s kravpunkter om miljøforhold (4.3.1), miljøpolitik (4.2), målsætninger & mål (4.3.3) og miljøhandlingsprogram (4.3.4). Mangel på ledelsesindikatorer (måling af indsatsen) i 14001-systemer antyder svagheder, idet overvågning af og opfølgning på miljøindsatsen ikke kan gennemføres systematisk uden målinger. Systemerne kan ende som passive systemer, der blot produceret tal til eksternt brug. ISO 14031 har fokus på måling og handling, mens ISO 14001 har fokus på organisering. 3.2.2 Gennemførelse Brug af data og oplysninger opdeles i ISO 14031 som følger:
De 4 punkter udgør tilsammen en driftsstyringscirkel, hvor oplysningerne løbende bedømmes mod en fastlagt værdi (sæt- punkt). Sætpunktet fastsættes af ledelsen; (f.eks. et miljømål). Pilotvirksomheder med miljøledelsessystemer har ikke afprøvet denne del af ISO 14031, idet brug af data og oplysninger er dækket af ISO 14001s krav om driftsstyring (4.4.6) og af krav om overvågning & målinger (4.5.1). MD Foods har brugt processen siden 1993 - længe før den var beskrevet i ISO 14031. McDonalds har brugt denne del af ISO 14031 som en logisk fortsættelse af, hvordan styring af et kunde/leverandør forhold kunne gennemføres i praksis. 3.2.3 Opfølgning og tilpasning ISO 14031 foreslår, at den sidste fase i arbejdet med vurdering af indsats og resultater på miljøområdet er en gennemgang af det udførte arbejde; dvs. af såvel arbejdsmetode som arbejds-omfang (scope) og opnåede resultater. Formålet er at analysere erfaringerne med henblik på at effektivisere arbejdsprocessen, tilpasse miljøarbejdets omfang og mindske miljøbelastningen. Vurderingen er en parallel til ledelsens gennemgang som foreskrevet i ISO 14001:1996; pkt. 4.6. Frederiksborg Linnedservice og R-98, der begge har miljø-styringssystemer, har kun haft behov for at bruge ISO 14031s anneks A som tjekliste i ledelsens gennemgang. Anneks A indeholder eksempler på indikatorer, opdelt i:
Hver af klasserne er opdelt i underklasser. Banestyrelsen, der er knapt så langt i deres arbejde med at opbygge et miljøledelsessystem, har brugt såvel anneks A som ISO 14031’s hovedtekst i en arbejdsproces, der minder meget om en egentlig ledelsens gennemgang. Piloter uden miljøledelsessystem har ikke afprøvet denne del af ISO 14031 standarden. MD Foods (Grenå Mejeri) brugte vurderingens resultater som grundlag for tekniske forbedringer i anlægget. Erfaringerne viser, at brug af ISO 14031 fører til ændringer i teknik og adfærd og til øget positivitet overfor øget omfang af miljøarbejdet. 3.3 Miljøforhold og miljøkortlægningFrederiksborg Linnedservice, R98, Banestyrelsen og MD Foods havde kortlagt deres miljøforhold som element i etablering af diverse miljøledelsessystemer. Banestyrelsen fandt det formålstjenligt at gennemgå de væsentligste miljøforhold igen under brug af retningslinierne i ISO 14031; hjælpekasse 1, der anviser 7 forskellige synsvinkler, der alle bør bruges, når virksomheden identificerer de væsentligste miljøforhold. Banestyrelsens gennemgang af egne miljøforhold førte ikke til identifikation af nye miljøforhold, men til en erkendelse af, hvorfor de fundne miljøforhold var udpeget som væsentlige. Denne viden er nødvendig for at opstille mere operationelle kriterier for miljøarbejdet. Vi oplevede, at ISO 14001, pkt. 4.3.1 - miljøforhold – udvikles ved brug af ISO 14031 som værktøj til:
Afprøvningen hos Toyota Risskov afslørede et paradoks. Uden tal kan ledelsen ikke forholde sig til et problems størrelse og omfang, hvorfor beslutning om at iværksætte en udredning af problemet udskydes, hvorefter de nødvendige tal ikke bliver tilvejebragt. Virksomhederne er sig ikke bevidst om, hvorfor arbejdet er relevant. Mangel på tal føret til mangel på handling, fordi arbejdet ikke opleves som relevant. Paradokset skal ses i lyset af, at mangel på viden og pres på ressourcerne tid og penge, har afgørende betydning for en virksomheds prioriteringer og valg. Eksemplerne fra McDonalds og Wewers viser, at brugerne af ISO 14031 kan have svært ved at forstå termerne. Forskellen mellem et miljøforhold (ISO 14031 definition: enkeltdel af en organisations aktiviteter, produkter eller tjenesteydelser, som kan påvirke miljøet) og en driftsindikator (14031 def.: specifikt udtryk, der indeholder information om en organisations indsats og resultater på miljøområdet) er tydeligvis uklar. McDonalds og Wewers har ikke lagt særlig vægt på valg af indikatorer, der alle er driftsindikatorer af typen: mængde per år eller mængde per kg færdigvare. I stedet har arbejdet været rettet mod at etablere et registreringssystem for vand, el og affald. 3.4 Målsætninger og mål; handlingsprogrammerISO 14031 kan bruges som værktøj ved udvikling af miljømålsætninger, miljømål og miljø-handlingsprogram; jf. ISO 14001, 4.3.3 & 4.3.4. Piloter med miljøledelsessystemer samt piloter, der er langt med indførelse af samme (R-98, Frederiksborg Linnedservice, Banestyrelsen), har alle miljøpolitik, -målsætninger, -mål og miljøhandlingsprogrammer. Piloter, der er påbegyndt opbygning af miljøledelsessystemer (Wewers), har etableret en miljøpolitik eller gjort sig tanker i den retning (McDonalds). Det er i den sammenhæng tankevækkende, at synliggørelse af udviklingen over tid som graf, automatisk fører til en form for miljøpolitik, med tilhørende mål og handling. R-98 og Frederiksborg Linnedservice har brugt ISO 14031, anneks A som tjekliste i forbindelse med gennemgang af de allerede eksisterende målsætninger og mål. Resultatet blev en systematisering af eksisterende indikatorer i ledelses-, drifts- og tilstandsindikatorer. Hos begge piloter førte afprøvningen til en erkendelse af, at måling af miljøindsatsen er utilstrækkelig. Piloterne udbyggede efterfølgende måleprogrammet med nye ledelsesindikatorer til måling af indsatsen. Banestyrelsen har brugt ISO 14031s anbefalinger i deres arbejde med at opstille kvantificerbare miljømål. Piloten har korrekt valgt indikatorer, før der blev taget stilling til om data til beregning af indikatorerne faktisk findes. Rationalet bag standardens tilgang er, at indikatorerne er styreparametre og ikke blot en passiv registrering af et miljøforholds udvikling over tid. Valg af styreparametre kræver aktiv beslutning om, hvad man skal styre efter, og hvordan målinger skal foretages. Banestyrelsen fandt tilgangen bagvendt, men udsagnet fra Banestyrelsen om, at "Bane er godt på vej med at begrunde valg af væsentlige miljøforhold og valg af indikatorer ud fra relevante faktorer" indikerer en aktiv beslutningsproces. Eksemplet fra Banestyrelsen viser, at valg af indikatorer før kortlægning af eksisterende rådata er den rigtig arbejdsgang, idet den fører til en aktiv beslutningsproces i virksomheden og en fokusering af miljøarbejdet. Banestyrelsen fremhæver desuden, at ISO 14031s opdeling af indikatorerne i ledelses-, drifts- og tilstandsindikatorer har ført til præcisering af miljømålene og øget deres målbarhed. Eksemplet fra Wewers Teglværk er lærerigt. Wewers kender sine væsentligste miljøforhold, der er
Wewers har en miljøpolitik, der omfatter de viste miljøforhold. Energipolitikken er en vigtig del af miljøpolitikken. Wewers har fremhævet målsætningen "at effektivisere energi-forbruget rettet mod især tørring og brænding af produkterne" Wewers ønsker at bruge indikatoren samlet energiforbrug per kg færdigvare for at kunne følge resultatet af effektiviseringstiltaget. Wewers måler tilsyneladende ikke på indsatsen. Pilot og konsulent kommer tilsyneladende ikke helt i bund med at vælge indikatorer og har nogen besvær med at adskille termerne "miljøforhold" og "indikatorer". Således har pilot og konsulent ikke brugt den tabel over indikatorer, der sidder i deres eget eksempel, men pligtskyldigt udfyldt den, som var det en kravspecifikation. Tabellen stammer oprindeligt fra eksemplet lavet af Frederiksborg Linnedservice. Konsulent og pilot har efter min bedste overbevisning ikke forstået ISO 14031s retningslinier til bunds. Det må konstateres, at ISO 14031 kan være vanskelig at forstå. 3.5 Overvågning og måling; driftsstyringIngen af de 7 piloter har redegjort for deres erfaringer med at indsamle data, analysere data og omdanne disse til oplysninger, bedømme oplysningerne samt rapportere og formidle resultatet heraf til diverse brugere. Vi kunne dog konstatere, at koncernerne MD Foods (Grenå Mejeri) og Sophus Berendsen (Frederiksborg Linnedservice) havde etableret systemer på koncernniveau til overvågning og måling af udviklingen i udvalgte miljøforhold. Disse systemer var bygget efter samme princip, som senere beskrevet i ISO 14031, pkt. 3.3. Begge koncerner havde udviklet indikatorer, der blev brugt til benchmarking af egne virksomheder. Vi kan konstatere, at visning udviklingen over tid målt med driftsindikatorer er et af de bærende elementer i enhver styring. McDonalds Danmark nævner dog, at restauranterne har haft problemer med
Manglende forståelse kan føret til uklar logik, manglende motivation og dårlig driftsstyring. R-98 og Banestyrelsen oplyser, at de har udarbejdet grønt regnskab og miljøberetning gennem flere år. Piloterne oplyser desværre ikke om målgrupper og om oplysningernes brug. R-98 eksemplet illustrerer, hvorledes oplysninger kan gives via indikatorer. Samtlige indikatorer i tabeller og grafer er OPIer; dvs. driftsindikatorer. De offentligt tilgængelige miljørapporter indeholder heller ikke ledelses- eller tilstandsindikatorer. Afprøvning af 14031 hos Banestyrelsen har ført til et ønske om at indarbejde så mange indikatorer som muligt i det grønne regnskab og miljøberetningen. Banestyrelsens miljørapporter vil i fremtiden indeholde såvel driftsindikatorer som ledelses- og tilstandsindikatorer, hvis tankerne kan realiseres. ISO 14031 er et godt værktøj til brug for udvikling af ISO 14001, pkt. 4.4.6; driftsstyring og af ISO 14001, pkt. 4.5.1; overvågning og målinger. ISO 14031 indeholder ingen vejledning i, hvilke forhold der er relevante, når brugeren skal tage stilling til nøjagtigheden af data og indikatorer. Standarden henviser blot til de kriterier som virksomheden (teoretisk) har opstillet for arbejdet. Det er værd at fremhæve, at en ambitiøs og beslutningsorienteret miljøpolitik øger kravene til oplysningernes troværdighed med risiko for en voldsom stigning i datamængde, -kvalitet og arbejdsomfang, hvis processen ikke styres omhyggeligt. Pas på for store ambitioner. Det er bedre at gå 3 skridt i den rigtige retning i stedet for at gå i stå pga. for mange dårlige data. 3.6 Ledelsens gennemgangR98 og Frederiksborg Linnedservice har brug ISO 14031, anneks A som værktøj ved ledelsens gennemgang. Begge virksomheder har fundet, at denne brug af 14031 er frugtbar. 3.7 Miljøstyring efter husmandsmodellenProjekt miljøstyring i galvanobranchen viser, at ISO 14031 er et glimrende værktøj, der kan bruges af virksomheden, hvis den påtænker at indføre miljøstyring. Det omtalte projekt er udført for Dansk Galvanisør Union og gennemført med støtte fra Miljøstyrelsens og Erhvervsfremme Styrelsens ordning til fremme af miljøstyring i små og mellemstore virksomheder. Yderligere oplysninger kan findes i rapporten for dette projekt. Projektet bestod af en kursusrække på 12 kurser, der blev kædet sammen af hjemmearbejde. Kurserne blev afholdt efter et fast skema med ca. en måneds mellemrum. Hvert kursus-modul indeholdt teori (kravpunkter i ISO 14001), eksempler og øvelser samt deltagernes fremlæggelse af periodens arbejde til efterfølgende diskussion. Piloterne opstillede miljøhandlingsplaner og demonstrerede fremdrift på disse planer på de månedlige kurser. Fokus lå på driften som følge af vores brug af ISO 14031 som værktøj. Projektets afvikling førte hos flere af piloterne til ændring af såvel teknik som arbejdsgang og organisation. Arbejdet førte til etablering af simple systemer, der er kendetegnet ved, at:
Som konkrete resultater kan nævnes, at:
En lære fra projekt var, at usikkerheden på data kan være så stor, at indikatoren ikke kan bruges til beslutninger. Brugeren skal som konsekvens heraf revurdere egne ambitioner i forhold til datas nøjagtighed. Ambitionerne kan sænkes. Alternativt skal målesystemet forbedres. Den løbende revision kan erstattes af den periodiske vurdering af data. Hvis virksomheden kun har et eller få miljøforhold, der ønskes styret, er et miljøledelsessystem efter ISO 14031 ideelt, idet det er ubureakratisk og målrettet. Hvis virksomheden har mange eller komplekse miljøforhold, der ønskes styret, bør virksomheden arbejde på at indføre miljøstyring efter ISO 14001. Start med ISO 14031, hold det operationelle fokus og udbyg systemet efter retningslinierne i ISO 14001. 3.8 Indikatorer og godkendelsesvilkårISO 14031 opdeler indikatorerne i 3 typer (ledelsesindikatorer, driftsindikatorer og tilstandsindikatorer). Opdelingen er tænkt som en hjælp til brugeren i dennes tankeproces, hvorfor det ikke har praktisk betydning, hvis indikatoren placeres i en forkert gruppe. Eksemplerne viser, at forkert placering finder sted, selv om det er relativt begrænset. Piloterne har svært ved at skelne mellem en tilstandsindikator og en driftsindikator, hvis denne kun opleves relevant i forhold til miljøgodkendelsens vilkår. Det hører med til billedet, at 50-70 % af ledelsesindikatorerne, der blev identificeret under projektet, planlægges taget i brug, mens 30 % eller mindre rent faktisk bruges for nærværende. Vi kan konstatere, at miljøstyring med udgangspunkt i ISO 14001 fører til brug alene af OPIer, mens brug af ISO 14031 fører til valg af både OPIer og MPIer. En gennemgang af samtlige eksempler viser, at de valgte indikatorer skønsvis fordeler sig som følger (vel vidende, at tallene er påvirket af selve afprøvningens formål):
Heraf omhandler kun ca. 5 % af indikatorerne, miljøforhold, der er reguleret via miljøgodkendelsens vilkår. Et tal, der viser at relevante tilstandsindikatorer opleves som et job for de regulerende myndigheder. Det er dog tankevækkende at notere sig, at andre 5 - 10 % af indikatorerne måler på miljøforhold, der er i mediernes og / eller miljømyndighedernes søgelys. 3.9 Grønne regnskaber med udgangspunkt i ISO 14031Eksemplerne viser, at ISO 14031 kan bruges til at skabe det talmæssige indhold i et grønt regnskab; evt. som grafer. Udviklingen kommenteres automatisk, idet miljøforholdets ejer uvægerligt forholder sig til udviklingen. Kommentarer med efterfølgende handlinger (planlagt eller gennemført) svarer til en ledelsens redegørelse. Tilbage mangler blot stamoplysninger, der skal tjene til at brugeren kan skabe sig et overblik over virksomheden som grundlag for at vurdere de oplysninger, der er ham forelagt. Der er for mig ingen tvivl om, at godkendelsesvilkår kan udformes som indikatorer, hvor dokumentationen for vilkårs overholdelse præsenteres som et grønt regnskab. Myndigheder og medier har mulighed for at påvirke virksomhedernes miljøarbejde ved at kræve eller udbede sig oplysninger om f.eks. antal vilkårsoverskridelser, antal arbejdsskader eller om detaljer, der formidles som stamdata eller miljøteknisk beskrivelse.
|