Håndbog i produktorienteret miljøarbejde 5. Produktorientering i miljøledelsessystemet5.1 Forudsætninger og formål 5.1 Forudsætninger og formål I håndbogens tidligere kapitler er der fokus på afklaring, planlægning og udarbejdelse af handlingsplaner for den produktrettede miljøindsats (kapitel 3), og I har fået nogle konkrete redskaber til at tænke produktet ind i forskellige afdelinger og aktiviteter i jeres virksomhed (kapitel 4). Det forudsættes, at I allerede arbejder systematisk med miljøarbejde helt eller delvist på baggrund af kravene i ISO 14001 eller som minimum har kendskab til styringssystemer (f.eks. ISO 9001 eller 14001). Hvis I ikke allerede arbejder med miljøledelse i virksomheden, kan I i dette kapitel hente inspiration til, hvad I skal være opmærksomme på eller checke, når I indfører systemet, men kapitlet omfatter ikke generelle vejledninger i, hvordan I kan opbygge og implementere miljøledelse. Metoder og værktøjer til det formål er udviklet andre steder, se f.eks. Miljøstyrelsens hjemmeside for mere information ( www.mst.dk ). Anbefalingerne i kapitlet er skrevet så de passer til et eksisterende miljøledelsessystem efter ISO 14001. Hvis I ikke har et sådant system, må I i stedet "fortolke" anbefalingerne, så de passer til jeres egen situation. I kan vælge at opbygge miljøledelse sideløbende med den produktorienterede indsats. I ISO 14001 står, at systemet også skal omfatte de indirekte påvirkninger ved virksomhedens aktiviteter. Populært sagt er det de påvirkninger, der ligger udenfor virksomhedens produktionssted. Dette er netop den produktorienterede tilgang, hvor alle faser i produktets livscyklus - afhængig af jeres ambitionsniveau – i større eller mindre omfang også styres.
Formålet med at inkorporere produktindsatsen i et egentlig miljøledelsessystem (ISO 14001) er at sikre, at I medtager produkttankegangen på det strategiske (ledelsesmæssige) niveau i virksomheden. Det er der flere grunde til:
Hvis I allerede arbejder med miljøledelse er produkttilgangen for så vidt kun et supplement til det eksisterende system. I behøver således ikke at ændre grundlæggende i strukturen. 5.2 Hvordan implementeres produkttankegangen? Håndbogens anbefalinger til implementering af produkttankegangen i miljøledelsessystemet sker i overensstemmelse med strukturen i ISO 14001. I figur 5.1 er elementerne i ledelsessystemet vist. Figur 5.1
Figuren ovenfor viser også, hvor i kapitlet, I kan finde mere information om de enkelte elementer I tabel 5.2 er angivet, hvor og hvad der kan være behov for at udbygge i forbindelse med at inddrage produktet(erne) i miljøledelsessystemet. Tabel 5.2
5.2.1 Fra virksomhedsorienteret til produktorienteret I et "traditionelt" miljøledelsessystem, der f.eks. er bygget op efter kravene i ISO 14001 standarden, er der naturlig fokus på produktionen og miljøpåvirkningerne herfra.Andre funktioner som indkøb, salg, markedsføring eller produktudvikling er i miljøledelsessammenhæng ofte mindre direkte involverede. Det er naturligt, når det drejer sig om at reducere miljøpåvirkningerne fra produktionen. Når man vil indarbejde livscyklustankegangen og sætte fokus på produkternes samlede miljøpåvirkning, får de andre funktioner derimod større betydning – ikke mindst udviklingsfunktionen. Ligeledes bliver de eksterne relationer – især i produktkæden - vigtigere. Forløbet er vist i figur 5.3: Figuren illustrerer, at de forskellige funktioner i virksomheden som regel er inddraget på ad hoc basis i virksomhedsorienteret miljøledelse. Markedskrav fra f.eks. kunder og forbrugere bliver inddraget, men fokus ligger i forhold til miljøpåvirkninger i produktionen. I produktorienteret miljøledelse deltager de fleste funktioner i virksomheden aktivt. Krav og forventninger fra markedet bliver håndteret i forhold til hele produktets livscyklus. Figur 5.3
I forbindelse med produktorienteringen, bør I vurdere hvilke funktioner, der er de vigtigste for jeres indsats, og hvad de kan/skal gøre. Herunder hvilket ansvar de enkelte funktioner skal have. Hvem der er vigtigst varierer fra virksomhed til virksomhed, ligesom det afhænger af, hvad I vil opnå med produktorienteringen. Her er nogle eksempler:
I kapitel 4, afsnit 4.2 er de forskellige funktioner og deres muligheder gennemgået. Herunder også med forslag til, hvilke "værktøjer" funktionerne kan bruge i den produktrettede miljøindsats.
I det følgende gives nogle anbefalinger til, hvor der kan være væsentlige ændringer i forhold til jeres nuværende ledelsessystem, og hvad I skal være opmærksomme på i jeres gennemgang af systemet. Og ikke mindst hvordan I kan indarbejde produkttankegangen i praksis. 5.3 Hvad skal I være særligt opmærksomme på? Miljøledelsessystemet har først og fremmest til formål at fastlægge ansvar og kompetencer for bestemte opgaver, herunder sikre løbende forbedringer, og at dokumentere indsatsen.Vær også opmærksomme på, at der er en rød tråd fra jeres produktorienterede miljøpolitik over målsætninger og mål og til handlingsplanerne.
I forbindelse med produktorienteringen bør I se nærmere på den nuværende ansvarsfordeling. Hvis en stor del af ansvaret for miljøindsatsen er placeret i en central miljøfunktion, viser erfaringerne at ansvaret for de enkelte opgaver ved produktorienteringen bør decentraliseres. Ansvaret skal placeres der, hvor opgaverne løses i dagligdagen. Samtidig er det vigtigt at sikre en god koordinering og information på tværs. Især hvis organisationen er så stor, at koordineringen ikke sker naturligt, bør I overveje at indarbejde det i selve procedurerne. På dokumentationssiden kan der være særlige krav, som I ønsker at leve op til, f.eks. miljømærkekriterier, bestemte informationer til brug for en miljøvaredeklaration eller oplysninger, der efterspørges af kunderne. Hvor I tidligere formentlig havde indrettet jeres dokumentation efter myndighedskrav og egne styringsbehov, bliver dokumentationsgrundlaget nu meget bredere og skal tilfredsstille flere behov. Disse behov kan sagtens ændre sig med mellemrum, så sørg for at have et datagrundlag, som I kan tilpasse efter behov. Af figur 5.4 og 5.5 fremgår nogle centrale forskelle og ligheder mellem et "traditionelt" miljøledelsessystem og et produktorienteret. Figur 5.4
Den tilhørende dokumentation har til formål at
Eksterne krav indgår også i et "traditionelt" miljøledelsessystem, men ofte på et meget overordnet niveau (f.eks. ønske om at have et certificeret miljøledelsessystem). Den systematiske dialog med interessenterne om produktforhold set i et livscyklusperspektiv er mindre udtalt. Markedets forventninger til produktet er som regel ikke en vigtig del af prioriteringsgrundlaget. Figur 5.5
Den tilhørende dokumentation har til formål at
Figur 5.4 og 5.5 viser, at de eksterne krav og forventninger får en større vægt i et produktorienteret miljøledelsessystem, og kravene vil ofte være ret specifikke på udvalgte områder. Kortlægning, væsentlige miljøpåvirkninger, nøgletal, prioriteringer samt mål og handlingsplaner bliver nu relateret til hele produktets livscyklus. For Coloplast har skiftet fra traditionel til produktorienteret miljøledelse f.eks. haft betydning.
De enkelte elementer/områder, hvor der skal være særligt fokus og hvor der vil være brug for supplerende værktøj/checklister mv. er beskrevet i de følgende afsnit. 5.4 Kortlægning af miljøpåvirkninger 5.4.1 Miljøkortlægning Overordnet har den indledende kortlægning til hensigt at skabe et overblik over miljøbelastninger relateret til såvel jeres egen produktion som til jeres produkt(er). I skal på den baggrund finde frem til de væsentlige miljøbelastninger og identificere, hvor belastningerne er knyttet til (virksomhedens egen produktion eller til andre led i produktkæden). Suppleret med arbejdspladsvurderinger giver dette et godt grundlag for at vurdere, hvilke miljø- og arbejdsmiljøbelastninger, I skal starte med at tage fat på (se også værktøj 1 i Del B). Udgangspunktet for den produktorienterede indsats er, at I skal indsamle og håndtere data for den fastlagte produktindsats. Disse data skal herefter indarbejdes, registreres og overvåges i miljøstyringssystemet.
Hvis I har et miljøledelsessystem foreligger mange – især produktions data – allerede (illustreret i figur 5.6). Jeres arbejde vil skulle koncentreres om, hvilke af de allerede registrerede data, der kan anvendes i den produktorienterede sammenhæng, og hvilke der mangler. I har således allerede et driftstyrings- og registreringssystem. Men I kan have behov for at udvide disse – se afsnit 5.4.3 - fordi I nu skal overvåge og måle nye data relateret til produktet, således at I kan opnå forbedringer og leverer dokumentation for jeres produkter. Procedurer og instruktioner for overvågning og måling skal I også justere. Hvis I skal i gang med at opbygge miljøledelse, har I en god mulighed for at tænke produktets livscyklus ind fra starten. I skal fokusere på at skabe et overblik over miljøpåvirkninger i hele produktets livscyklus. I skal opbygge et driftsstyrings- og registreringssystem, der sikrer, at I løbende overvåger og måler nøgledata. Det er vigtigt, fordi det er jeres værktøj til at styre miljømål og handlingsplaner. Men det er også et redskab til at levere dokumentation for jeres produkter. I figur 5.6, er den traditionelle tilgang vist som det grå område, hvor de små bokse er jeres miljøforhold (processer knyttet sammen med forbrug af ressourcer og emissioner til jord, luft og vand samt affald og andet). Figur 5.6
Uanset om I har et miljøledelsessystem eller skal i gang, skal I i forhold til det produktorienterede miljøarbejde i et eller andet omfang udvide jeres fokus til at omfatte alle led i produktets livscyklus. Udover faserne råvare/råvarefremstilling, brug og bortskaffelse, vil kortlægningen også skulle omfatte transportfasen, som dækker alle transporter i produktsystemet. Omfanget vil naturligvis afhænge af, hvilket ambitionsniveau I har valgt. I håndbogens Del B er der konkrete anvisninger på, hvilke data, I bør fremskaffe og hvordan. Den indledende miljøkortlægning kan f.eks. baseres på data fra indkøb, bogholderi, spildevandstilladelser o.lign. Erfaringerne viser, at I givetvis har mange livscyklusdata i jeres systemer, men at I skal grave dem frem fra forskellige kilder.
Det er også vigtigt, at I tænker på, at I ikke skal klarlægge alle produktforhold på én gang, og at alle produktforhold ikke behøver at være lige detaljeret belyst. Produktorientering er som andet miljøarbejde en trinvis proces, hvor I gradvist strammer kravene til jer selv og omverdenen. 5.4.2 Miljøforhold udenfor virksomheden Uanset hvad jeres valg af produktindsats er, vil der være behov for at se udenfor jeres eget hegn, som skitseret i figur 5.6. I skal f.eks. se på fremstilling af råvarer, der indgår i produktet/-erne, distribution, brug og bortskaffelse af jeres produkter. I værktøj 1 i del B, er det beskrevet, hvordan I kan etablere et overblik over produkternes miljøforhold i og udenfor virksomheden. Der er her tale om opstilling af materialelister, opstilling af flowdiagrammer, hvor I gennemløber hele livsforløbet af produktet, de ind- og udgående strømme, og dermed får et overblik over forbrug, emissioner og affald. I værktøj 2-4 i Del B, er det beskrevet, hvordan I kan arbejde konkret i forhold til miljømærker, miljøvaredeklarationer og eksterne for ventninger. Værktøjerne kan anvendes som underliggende hjælpeskemaer til den produktorienterede dataindsamling. Hjemtagning af dokumentation fra leverandører, f.eks. specifikke krav til testmetoder, som det er krævet i miljømærkekriterierne kan I med fordel inddrage i kortlægningen. I praksis kan I således udarbejde et standardbrev (formular) til de relevante leverandører, hvor I beder dem besvare, om de lever op til kravene, som de er udformet i f.eks. miljømærkekriterierne. Besvarelserne bør derefter registreres i jeres system, og I bør mindst én gang årligt undersøge, om de stadig overholder kravene. Udformningen af spørgeskemaer, og hvilke overvejelser, I kan medtage i den forbindelse er behandlet i kap. 4 afsnit 4.2.5. 5.4.3 Miljøforhold på virksomheden For miljøforhold, der allerede er kortlagt på virksomheden, skal I måske øge detaljeringsniveauet. De konkrete processer, der indgår i fremstilling af det eller de udvalgte produkter, skal I kortlægge så detaljeret, at forbrug og emissioner kan tilskrives det enkelte produkt. I forbindelse med miljøledelsessystemer har man som regel opstillet nøgletal for forbrug og emissioner per ton færdigvarer, per overfladeareal eller lignende, eller I har et samlet forbrug for virksomheden. Det er heller ikke sikkert, at alle processer i virksomheden indgår i produktionen af det eller de produkter, I har fokus på. Hvis jeres produktorienterede indsats omfatter arbejdsmiljø, kan I også have behov for at inddrage arbejdsmiljø mere aktivt. I skal derfor gennemgå jeres registreringer og se, om de kan bruges som de er, eller om I skal supplere dem med mere detaljerede kortlægninger. Det er specielt relevant, hvis I producerer flere forskellige typer produkter, og jeres nuværende registreringer af f.eks. energiforbruget er på et overordnet virksomhedsniveau. Her skal I enten måle eller beregne energiforbruget på den enkelte proces, I anvender til fremstilling af produktet(erne). Hvis I fremstiller flere produkter på det samme anlæg, skal i fordele (allokere) f.eks. energiforbruget på de enkelte produkter. Dette kan I gøre ved et kvalificeret skøn f.eks. baseret på værdien af produktet. I skal også vurdere om I har alle data, som er nødvendige for miljøvurderingen. Men husk, at I ikke skal blive alt for detaljerede inden I ved, om det er en væsentlig miljøbelastning I ser på:
5.4.4 Ansvar Inden dataindsamlingen igangsættes er det også nødvendigt, at I fastlægger, hvem der skal have ansvar for og deltage i kortlægningsarbejdet. Idet kortlægningen både er relateret til jeres egen produktion og produktlivscyklussen, er det vigtigt, at de involverede medarbejdere har et vist kendskab til miljøbelastninger inden for de forskellige områder. Nye medarbejdergrupper eller nøglepersoner fra forskellige afdelinger skal inddrages, når miljøarbejdet bliver produktorienteret. Det kan f.eks. være hensigtsmæssigt, at indkøberen står for kontakten til leverandørerne, sælger for kontakt til bruger/kunde mv. (se afsnit 4.2 i kap. 4).
5.4.5 Hvilke data skal med? Hvis I har valgt en specifik produktstrategi, f.eks. miljømærkning af produkterne, giver kravene herfra et væsentligt fingerpeg om, hvilke data der skal indsamles og registreres. Men I skal dog være opmærksomme på, at selv om det er fastlagt i de forskellige kravsæt, hvilke faser og hvilke fokusområder, der er relevante i et produktperspektiv, så er det ikke ensbetydende med, at det nødvendigvis er de væsentligste indsatsområder set ud fra jeres synspunkter. I bør derfor ikke kun fokusere på disse krav, men bruge dem som en ledetråd i forbindelse med en mere helhedsorienteret betragtning af virksomhedens miljøforhold og planlægning af miljøtiltag. 5.5 Vurdering, prioritering, løbende forbedringer 5.5.1 Vurdering og prioritering Ud fra miljøkortlægningen skal I vurdere de direkte og indirekte miljøpåvirkninger med henblik på at udpege de væsentligste miljøbelastninger og opstille mulige miljøforbedringer. Hvis jeres produktindsats er styret af eksternt definerede krav, er det specielt vigtigt, at I er opmærksomme på, at det i forhold til miljøledelsesarbejdet ikke nødvendigvis er tilstrækkeligt blot at opfylde disse krav – certificeret miljøledelse forudsætter, at I forholder jer til de væsentlige miljøbelastninger og løbende forbedrer disse. I bør derfor kunne dokumentere, om de eksternt definerede krav også er de væsentligste, eller om der sideløbende bør inddrages andre miljøbelastninger. F.eks. er revisionen af miljømærkekriterierne eller en ny indkøbsvejledning for en produktgruppe ikke en automatisk garanti for løbende forbedringer af jeres væsentlige påvirkninger. Udpegning af væsentlige miljøpåvirkninger er centralt for formulering af jeres miljøpolitik, prioritering, mål og handlingsplaner. På dette punkt kan I derfor også have behov for at udvide listen over miljøpåvirkninger, når produktet inddrages, og udvide jeres prioriteringskriterier for væsentlige miljøpåvirkninger. Som en hjælp til vurdering og udpegning af væsentlige miljøbelastninger bør I udarbejde kriterier for, hvordan miljøbelastningerne vurderes. Vurderingskriterierne er langt hen ad vejen de samme som ved almindelig miljøledelse – dog set i et livscyklusperspektiv. Ved den efterfølgende prioritering af indsatsen, bør prioriteringskriterierne afspejle formålet med jeres produktindsats. I både miljømærkekriterierne og miljøvejledningerne er de væsentlige miljøpåvirkninger ved produktet i et livscyklusperspektiv udpeget og prioriteret. De miljøpåvirkninger I skal kunne dokumentere (f.eks. emissioner, anvendelse af kemikalier osv.) er i forbindelse med udarbejdelse af kravsættet fundet væsentlige og prioriteret. Derfor kan det godt være, at I skal supplere med andre væsentligshedskriterier. I er måske underlagt særlige restriktioner f.eks. spildevandstilladelser eller særlige forhold, som knytter sig til bortskaffelse af produktet. For at foretage en vurdering og den efterfølgende prioritering, kan I have behov for yderligere hjælpeskemaer eller checklister. I boksen nedenfor er der givet nogle eksempler på, hvor I kan finde information.
Pointen for prioriteringen er, at I skal inddrage langt flere elementer end jeres egne miljøforhold/miljøpåvirkning i produktionen, f.eks. brug og bortskaffelse eller anden produktfokus, når I skal arbejde produktorienteret. I prioriteringen af jeres miljøforhold bør følgende faktorer som minimum inddrages:
5.5.2 Løbende forbedringer For at sikre løbende forbedringer, bør I fastlægge miljømål for de enkelte funktioner/områder, som er væsentlige for produktindsatsen, f.eks. i forbindelse med produktudvikling, ved indkøb eller som en del af jeres service og vedligeholdelse efter salg. 5.5.2.1 Produktudvikling I forhold til miljøforbedringer på produktet er produktudviklingsfunktionen helt central. Det er i udvikling af produktet, herunder valg af design og funktion samt valg af materialer, at I tager afgørende beslutninger, som påvirker produktets samlede miljøbelastning i livsforløbet. Valg af materialer og processer og mulighed for substitution vil have betydning for hele livsforløbet, mens design vil ha ve stor betydning for, hvordan og om produktet kan skilles ad i komponenter, når det skal bortskaffes. Funktionen vil have betydning for levetid og brug af produktet. Den produktorienterede indsats vil således stille nye krav til, hvilke områder/elementer, der skal overvåges, måles og styres. Afhængig af hvilke områder, I prioriterer, vil der være behov for at udarbejde procedurer, særlige checkskemaer og nye hjælpeskemaer, som sikrer og dokumenterer, at I struktureret og målrettet inddrager relevante miljøspørgsmål ved ændring af eksisterende produkter eller ved udvikling af nye. I procedurer, instruktioner og hjælpeskemaer bør I forholde jer til:
Når I forholder jer til ovennævnte punkter, skal I sørge for, at I ser på produktet i et livscyklusperspektiv. Se også kapitel 4.2.3 for en uddybning af disse forhold. Udformningen af disse skriftlige fremgangsmåder bør selvfølgelig ske i overensstemmelse med jeres øvrige dokumenter.
5.5.2.2 Råvarer En bedre dialog med leverandører om kemikalier og materialer kan være en forudsætning for, at I kan miljøforbedre jeres produkt. f.eks. i forhold til at foretage substitution af miljøskadelige stoffer eller ikke fornyelige ressourcer. Eller i forhold til adgang til viden om miljøforhold ved råvarefremstillingen. Det er i forbindelse med produktindsatsen væsentligt at overveje, om leverandørerne anvender tilstrækkelige metoder og målinger som grundlag for deres dokumentation af miljøbelastninger. D.v.s. at de metoder, der anvendes til overvågning og måling/registrering er tilstrækkelige, således at jeres miljømål kan nås. Forholdet til leverandørerne bør løbende vurderes og en procedure for hvordan I tackler leverandører, hvordan I følger op på deres dokumentation og ikke mindst, hvilke spørgsmål og krav I skal stille til leverandørerne bør udvikles og indarbejdes i miljøledelsessystemet. I kan således have behov for at supplere jeres nuværende system med checklister for spørgsmål og krav samt nye procedurer og instruktioner. Grundfos har i sin miljøredegørelse for 1998 fremlagt følgende mål og strategier for miljøhensyn ved indkøb:
5.5.2.3 Brug og bortskaffelse Det samme gælder for oplysninger om brug og bortskaffelse af produktet. For begge gælder, at I løbende bør overvåge og vurdere på baggrund af tilbagemeldinger fra kunder og affaldsbehandlere (ændrede brugsmønstre eller nye affaldsteknologier), om der er grund til at justere produktet. Overvågningen kan ske på forskellige måder, enten i direkte dialog med interessenterne (f.eks. kunder) eller i form af jævnlige spørgeskemaundersøgelser. Der kan således være behov for særlige procedurer og instruktioner for dette område. Dialog med kunderne er beskrevet i kapitel 4. I afsnit 4.2.6 er der eksempler på konkrete værktøjer. Mere viden om affald kan I hente hos Dansk Center for Affald (www.affaldsinfo.dk). Her er der oplysninger om håndtering af forskellige affaldstyper, bortskaffelsesmetoder og -teknikker, leverandører af udstyr, litteratur m.v. 5.5.2.4 Nyinvesteringer Miljøledelsessystemet omfatter som regel også procedurer vedrørende indkøb at nyt udstyr. Vigtige parametre udover de tekniske/kvalitetsmæssige er, at råvareforbruget og forbruget af hjælpestoffer ikke stiger markant, og ikke mindst at energiforbruget pr. produceret enhed er uændret. Før I foretager større investeringer bør I via procedurer og instruktioner ved indkøb sikre, at I vurderer behov og konsekvenser i et livscyklusperspektiv. 5.6. Lovkrav og andre krav 5.6.1 Lovkrav og andre krav Ved indførelse af miljøledelse i en virksomhed er det vigtigt at få listet de krav på miljøområdet, som virksomheden er underlagt. Normalt er de lovkrav, man forholder sig til, relateret til virksomhedens produktion og de sammenhørende emissionskrav, herunder bl.a. krav til håndtering af farligt affald, grænseværdier for indholdsstoffer i luftemission og spildevand mv. Når I skal indarbejde produktvinklen skal I være opmærksomme på, om produktet/-erne er omfattet af specielle lovkrav relateret til fremstilling, brug og bortskaffelse både i Danmark og på eksportmarkederne.
Når der er tale om lovkrav til produkter er det ofte igennem krav vedrørende specifikke indholdsstoffer (kemikalier) i produktet, og særlige regler vedrørende håndtering af disse ved brug og bortskaffelse f.eks. nikkeldirektivet og batteriindsamling, håndtering af brugte elektronikprodukter og skrotning. Meget lovgivning er relateret til indholdsstofferne og ikke konkretiseret i produkter, fordi dette vanskeligt lader sig gøre. Emballagedirektivet adskiller sig fra dette generelle billede ved at give specifikke krav til både indholdsstoffer, materialeforbrug og ikke mindst krav til bortskaffelse. Jeres kunder er en væsentlig kilde til information. Etablering af dialog med den eller de miljøansvarlige hos jeres kunder vil være en god måde at få oplysninger om lokale krav, f.eks. til affaldshåndtering, sortering og bortskaffelse. En anden vigtig kilde kan være jeres brancheforening, der blandt andet på jeres vegne måske indgår frivillige aftaler om udfasning af bestemte stoffer, f.eks. PVCaftalen. Hvis I bruger stoffer, som er omfattet af regulering både som hjælpestoffer eller i produktet, er de formentlig allerede medtaget i jeres miljøstyringssystem. Men I bør sikre jer, at krav vedrørende produktforhold udenfor virksomheden også er undersøgt og medtaget. F.eks. krav til emissioner i brug – bl.a. ozonudledning fra kontormaskinerkrav til bortskaffelse - f.eks. krav vedr. genanvendelse/genvinding af materialer eller emissionskrav ved forbrænding mv. 5.6.2 Overvågning Som i traditionel miljøledelse skal I holde jer ajour med ændringer i lovkrav, og jævnligt opdatere jeres lovkartotek. For nogle kemikalier er der lovgivet om deres anvendelse, men de fleste er endnu ikke undersøgt og underlagt lovkrav. Miljøstyrelsen har udgivet en liste over uønskede kemikalier, hvilket kan give en indikation af, hvad der fremover er særlig opmærksomhed omkring. Det er derfor en god idé at overvåge krav på området stoffer og materialer, og sikre at lovgivning vedrørende brug og bortskaffelse af virksomhedens produkter er kendt stof. Dette vil samtidig gøre informationsmuligheder til kunder og andre interessenter betydeligt bedre. På Statens hjemmeside over lovstof mv. ( www.retsinfo.dk ) kan I søge på specifikke stoffer og få et overblik over, hvad der sker på lovgivningsområdet. Schultz Lovservice ( www.schultz.dk ) og andre udgiver på kommerciel basis love, bekendtgørelser mv. (CD-rom eller papir format), så I kan følge med i ændringer.
5.7 Hvordan kan miljøpolitik, mål og handlings planer se ud? Den valgte produktorienterede indsats bør fremgå af jeres miljøpolitik, f.eks. som nedenstående eksempler viser. Eksempler klippet fra forskellige virksomheders miljøpolitikker
5.7.1 Målsætninger, mål og handlingsplaner Miljømålsætninger, mål og handlingsplaner skal være nedskrevet, afspejle miljøpolitikken og forebygge forurening.
Der skal således lægges op til forbedring af miljøindsatsen også på produktområdet. Handlingsplanerne skal omfatte ansvar, tidsfrist og beskrivelse af de konkrete tiltag. Husk at afsætte tid og penge.
I det traditionelle miljøledelsessystem er handlingsplaner ofte begrænset til at omfatte én enkelt afdeling eller i alle tilfælde et begrænset antal medarbejdere. Handlingsplaner i forhold til den produktorienterede indsats kan være noget bredere og inddrage flere afdelinger, hvis I skal opnå en reel forbedring. Nedenstående eksempel er baseret på, at I f.eks. har valgt at have en indsats i forhold til kemikaliesubstitution i et specifikt produkt f.eks. i forbindelse med at opnå et miljømærke. Tabel 5.7
Eksemplet på handlingsplanen for at opnå miljømærke adskiller sig i sin opbygning ikke fra et traditionelt miljøledelsessystem. Men det skal medvirke til at understrege, at der er behov for input fra forskellige afdelinger på virksomheden. I skal i underliggende procedurer og instruktioner sikre, at I løbende følger op på fremdriften, og at de involverede medarbejdere mødes og udveksler informationer jævnligt. 5.8 Hvordan organiseres arbejdet med den pro duktorienterede miljøindsats? 5.8.1 Organisation og ansvarsfordeling Hvis I allerede har et miljøledelsessystem kan der være behov for at vurdere/tage stilling til, om det er den samme personkreds, der skal være ansvarlig for de miljømæssige aspekter af produkter, som allerede er udpeget til at varetage opgaver i forbindelse med miljøledelsessystemet – typisk en miljøkoordinator. For mange mindre virksomheder vil det være naturligt, at det er den samme personkreds, der har ansvaret for opgaverne. Mens det kan vise sig mest hensigtsmæssigt at inddrage flere, f.eks. medarbejdere i produktudvikling, indkøb, salg/marketing, service mv. i større organisationer. Uanset om I har miljøledelse eller ej, skal I derfor beskrive kompetencer og ansvar for de medarbejdere, der har opgaver i forhold til miljøledelsessystemet. Kompetencer og ansvar kan I både tildele enkeltpersoner og hele g rupper. I bør udnævne en miljøansvarlig i hver afdeling. Det produktorienterede miljøarbejde stiller, som nævnt, nye krav til flere tværgående aktiviteter. Vi anbefaler derfor, at I nedsætter en tværgående miljøgruppe, hvor den miljøansvarlige fra hver afdeling og jeres overordnede miljøansvarlige får til opgave at drøfte produkt155 aspektet på tværs. Dette vil sikre, at informationer bliver videreformidlet. 5.8.2 Behov for uddannelse og checklister Det er væsentligt, at I overvejer, hvordan medarbejderne bliver inddraget i jeres produktorienterede arbejde, og hvilke kompetencer og ansvar de skal tildeles. Herunder også at udarbejde/supplere med konkrete uddannelsesplaner. Overvejelserne bør udmøntes i nedskrevne procedurer og instruktioner. Formen tilpasses jeres normale arbejdsgange eller nuværende system. Jeres medarbejdere vil måske have behov for særlig uddannelse eller særlige instruktioner og checklister, der sætter dem i stand til at udfylde de nye opgaver. Uddannelsesniveauet for den enkelte medarbejder vil selvfølgelig skulle differentieres afhængig af medarbejdernes tiltænkte rolle og funktion. For nogle af jeres medarbejderkategorier vil der måske være behov for skræddersyede kurser (specialistkurser), for andre er det nok med generel viden. Alle medarbejdere i jeres virksomhed bør ikke alene informeres om, at I nu arbejder produktorienteret, men undervises i, hvad det betyder for deres daglige arbejde, og hvad I forventer af dem. For de medarbejdere, I tiltænker specifikke opgaver og ansvar, bør I sikre, at de kan løfte opgaven. Flere konsulentfirmaer og uddannelsesinstitutioner (Erhvervsskoler, Tekniske skoler mv.) udbyder både specialist og mere generelle kurser rettet mod forskellige medarbejderkategorier og funktioner. Hvis I ønsker yderligere information kan I henvende jer direkte dertil. Hos APC Denmark ApS har miljøkoordinatoren udarbejdet en uddannelsesplan i form af en matrix over de forskellige medarbejdergruppers behov for uddannelse. Som led i produktorienteringen bliver matrix'en suppleret med viden om produkternes livsforløb samt konkrete produktrettede informationer. Uddannelsesplanen indeholder dels et generelt modul, som alle medarbejdergrupper skal have og dels en række specialmoduler, som er målrettet udvalgte grupper. Nogle af specialmodulerne er kun aktuelle for en enkelt medarbejdergruppe, mens andre specialmoduler vil have deltagere på tværs i organisationen. På det generelle modul er der også deltagere på tværs af afdelingerne. Modulerne varer hver især nogle timer, og de afsluttes med en test af, hvilken viden deltagerne har fået. Undervisningen varetages primært af interne personer, fordi det er vigtigt at få indholdet så tæt på medarbejdernes hverdag som muligt.Til enkelte emner inviteres udefra kommende eksperter. Princippet i uddannelsesplanen er vist i efterfølgende oversigt.
5.9 Hvordan skal kommunikationen foregå? Kommunikation skal her opfattes i bredeste forstand, da det omfatter både kommandovejene og dialog på tværs i jeres virksomhed og den kommunikation, I har med omverdenen – jeres interessenter. Det er væsentligt, at I tager stilling til, om jeres nuværende miljøledelsessystem og organisering af miljøledelsesarbejdet er gearet til at håndtere den brede kommunikation. Behovet for at sætte dialogen i system vil selvfølgelig afhænge noget af jeres virksomhedsstørrelse og organisering. 5.9.1 Internt i virksomheden For at sikre at væsentlige informationer når frem til den eller de relevante medarbejdergrupper, er det en god idé, at I beskriver, hvilke typer af information, der skal videregives til hvem og hvordan, gerne med en tidsfrist. Dertil kommer, at det kan være vigtigt, at I diskuterer væsentlige produktforhold i et bredere forum (med repræsentanter for de relevante medarbejdergrupper) med jævne mellemrum, eller når der er behov. I bør beskrive informationsstrategien på dette punkt også. Hvad der udløser behov for handling, og hvem der skal handle. Beskrivelserne bør fremgå af jeres procedure for kommunikation, eventuelt underbygget med instruktioner for forskellige medarbejdergrupper. I det viste eksempel på handlingsplan i afsnit 5.7.1 kan I se, at der er behov for mange medarbejderkategorier for at inddrage alle miljørelevante aspekter ved produkter. 5.9.2 Ekstern kommunikation/dialog Den eksterne dialog er et væsentligt element i alt miljøstyringsarbejde, og det gælder også oplysninger og kommunikation om produktets miljøpræstation. Ikke mindst fordi produktindsatsen hænger direkte sammen med markedsbetingelserne. Den eksterne kommunikation/ dialog omfatter især leverandører og kunder, men også jeres øvrige interessenter (naboer, myndigheder, aktionærer mv.) kan have et ønske om livscyklusrelaterede oplysninger. Miljøstyrelsen har udgivet en række publikationer om miljødialog (se referenceliste). Jeres produktrelaterede kommunikation med omverdenen kan bestå af mange forskellige komponenter, f.eks.
Det er vigtigt, at I samler op på henvendelser udefra, således at I systematisk får videreformidlet dem internt i jeres organisation. Her adskiller produktorienteret miljøledelse sig ikke fra den traditionelle. Dialogens betydning og redskaber til at gennemføre dialogen kan I finde i kapitel 4. 5.10 Ledelsens gennemgang I et produktorienteret miljøledelsessystem skal ledelsens fokus udvides til også at omfatte de produktrelaterede målsætninger, mål og procedurer. Derfor skal I udbygge dagsordenen for ledelsens periodiske gennemgang. Når I arbejder produktorienteret vil nye overvågningsresultater fra salg, marketing, service og indkøb være særligt interessante:
Fra jeres miljøansvarlige er der vigtige input angående (forventede) ændringer i lovgivningskrav på produktniveau i ind- og udland. Det kan f.eks. dreje sig om nye krav til bortskaffelse af hele produkter eller delkomponenter, eller f.eks. krav til kemikalier eller materialer. Desuden vil jeres miljøansvarlige også sidde inde med viden om nye eller ændrede miljøvejledninger, der har betydning for jeres produkt. Eller om nye stramninger i miljømærkekriterierne. Det er selvfølgelig ikke nok at overvåge. Derfor er det også væsentligt, at ledelsen tager stilling til, om jeres interne arbejdsgange (= procedurer og instruktioner), som skal sikre at viden fra markedet og interessenter bliver formidlet, diskuteret og anvendt aktivt, er tilstrækkelige. Den viden, der af forskellig vej indgår i virksomheden, og som er produktrelateret, vil meget ofte være relevant for flere af jeres medarbejdergrupper. Nye punkter på ledelsens dagsorden kan derfor være:
De nye punkter skal sikre, at I får vedligeholdt og opstillet nye miljø-mål, der inddrager produktet i livscyklusperspektiv, og at ledelsen prioriterer indsatsen og sørger for de nødvendige ressourcer og kompetencer. 5.11 De øvrige elementer i miljøledelsessystemet. Vi har valgt at fokusere på de områder i miljøledelsessystemet, hvor der er behov for særlig fokus for at inddrage produkttankegangen. De resterende elementer som:
skal selvfølgelig også tilpasses den produktorienterede indsats. F.eks.
|
||||||||||
