| Forside | | Indhold | | Forrige | | Næste |

Håndbog i miljøledelse for vandforsyninger

1 Indledning og overblik

1.1 Hvorfor miljøledelse?

Motiverne –hvorfor overhovedet starte?

Der findes mange årsager til, at en virksomhed vælger at etablere miljøledelse. Pres fra forbrugere, myndigheder, kunder, ejere mv. er almindelig kendte årsager.

Andre årsager kan være markedsmæssige forhold (f.eks. en forventning til en konkurrencemæssig fordel), ledelsens egne holdninger, hensynet til den politiske forbruger mv.

Men disse bevæggrunde vil sjældent være relevante for vandforsyninger, som i almindelighed opfattes som ikke-forurenende virksomheder. Et af deres store problemer er, at den naturressource, de anvender (grundvandet), er udsat for forurening og en vandforsyning, der ikke er opmærksom på dette forhold risikerer alvorlige problemer og i sidste ende måske sin egen eksistens.

Beskytte grundvands ressourcerne og sikre en bedst mulig drikkevandskvalitet

Vandforsyningens væsentligste motiv til at etablere miljøledelse er derfor ofte ønsket om at beskytte grundvandsressourcerne, samtidig med at forbrugerne sikres størst mulig forsyningssikkerhed med rent og velsmagende drikkevand.

For kommunale vandforsyninger og vandforsyninger, der indgår i et større vand- eller forsyningsselskab, kan begrundelsen også ligge i en overordnet beslutning/politik om at indføre miljøledelse for den samlede virksomhed herunder også vandforsyningen.

Vandforsyningens fokus

Disse forhold bevirker, at miljøstyring i en vandforsyning vil have et andet fokus end i en almindelig industrivirksomhed – fokus er de risici som grund- og drikkevand er udsat for – på vejen ”fra jord til bord”, som det hedder indenfor landbruget.

Det er vandforsyningens ledelse, som må vurdere disse forhold og derefter forberede en beslutning om at gå ind i et arbejde, der kan føre til etablering af miljøledelse under en eller anden form. Denne håndbog giver grundlaget for at kunne vurdere og tilrettelægge det videre forløb i et miljøledelsesprojekt. Derved hjælpes ledelsen til at træffe de rette beslutninger og valg ved projektstarten og i det videre forløb.

1.2 Miljøledelse – i store træk

Indførelse af miljøledelse vil typisk følge en faseopdelt model, som er vist i fig. 1.1 Pilotprojektet blev gennemført efter denne model, og håndbogen har derfor fået samme struktur med et kapitel for hver fase i modellen.

Modellen er bevidst tegnet med en ”bred pensel” – i de enkelte kapitler gennemgås detaljerne i de enkelte faser.

Hvad enten der er tale om en lille eller stor vandforsyning, kan man i princippet gå frem nogenlunde på samme trinvise måde, men i detaljen og i ambitionsniveauet kan der naturligvis være store forskelle. Flere af de forhold, der beskrives her, vil kun være relevante for den store eller lidt større vandforsyning. Dette gøres der opmærksom på overalt i håndbogen, og den lille vandforsyning kan, hvis den ønsker det, vælge disse forhold fra. Der er i praksis stor forskel på, hvorledes en stor og en lille vandforsyning takler udvikling og drift af miljøledelse. Denne forskel vil der blive stillet skarpt ind på i de efterfølgende kapitler.

Nedenfor en kort gennemgang af de enkelte faser vist i fig. 1.1.

FASE A

I fase A etableres en projektgruppe (mere herom i afsnit 1.3.1), der som sin første opgave gennemfører en indledende miljøgennemgang.

Der startes med en afgrænsning af systemets omfang, hvorpå vandforsyningens miljø- og risikoforhold kortlægges indenfor disse grænser. Dette indebærer, at vandforsyningen identificerer og sætter tal både på miljøpåvirkninger og risikopåvirkninger, således som de påvirker vandforsyningen fra grundvandsdannelsen, over indvinding, vandbehandling og distribution ud til forbrugernes tappesteder.

Denne tekniske og miljømæssige synsvinkel suppleres med en gennemgang af den lovgivning og de tilladelser mv., som vandforsyningen er underlagt (en juridisk synsvinkel), samt en gennemgang af de eksisterende nedskrevne retningslinier (f.eks. drifts- og kvalitetshåndbøger), hvis sådanne findes (den organisatoriske synsvinkel).

I fase A introduceres forskellige værktøjer til brug for dataindsamlingen, således at denne kan foregå struktureret, ligesom data og datafangst kan fastholdes.

Resultatet af fasens arbejde sammenfattes i en miljødatarapport, som viser den øjeblikkelige status over vandforsyningens miljø- og risikoforhold. Den svarer således til åbningsbalancen i et regnskabssystem og udgør ledelsens beslutningsgrundlag (planlægningsgrundlaget) for det videre arbejde, og udgør ligeledes det sammenligningsgrundlag, som vandforsyningen vil anvende, når dens fremtidige resultater på miljøområdet skal vurderes.

Fase A er beskrevet i detaljer i kapitel 2.

FASE B

I fase B, planlægningsfasen introduceres værktøjer til brug for en systematisk vurdering af vandforsyningens miljø- og risikopåvirkninger, således at ledelsen kan foretage en prioritering af hvilke, der skal anses for væsentlige, og som derfor skal have prioritet i det videre miljøarbejde. En vigtig del af denne fase er derfor at få fastlagt væsentlighedskriterier.

Bl.a. herudfra udarbejdes en miljøpolitik, og der opstilles mål for miljøindsatsen, ligesom der udarbejdes en handlingsplan for det videre miljøarbejde, der skal sikre, at de opstillede mål nås indenfor den tid og de ressourcer, der er afsat.

Resultatet af fase B er

• en begrundet opstilling over hvad ledelsen anser for de væsentligste miljø- og risikoforhold
• vandforsyningens miljøpolitik
• vandforsyningens miljømål for de kommende år
• vandforsyningens miljøhandlingsplan

hvilket udgør grundlaget for det videre arbejde med implementering af miljøledelsessystemet.

Fase B er beskrevet i detaljer i kapitel 3

FASE C

I implementeringsfasen, fase C etableres miljøorganisationen, der i fasens forløb gradvis vil tage over fra projektorganisationen.

Den synlige del af arbejdet består i at udarbejde en miljøhåndbog og få den til at fungere sammen med miljøhandlingsplanen indenfor rammerne af miljøledelsessystemet.

Væsentligst er at få identificeret de drifts- og ledelsesopgaver, som indgår i miljøledelsessystemet og få disse fordelt og indpasset i vandforsyningens hverdag.

Desuden færdiggøres, som en afslutning på implementeringen, den første samlede miljøredegørelse, i form af en rapport, som gradvis har taget form gennem de første to faser (A og B).

Det umiddelbare resultat af fase C er således en miljøhåndbog og en miljøredegørelse, hvoraf førstnævnte danner grundlaget for vandforsyningens aktiviteter i forbindelse med miljøledelse. Miljøredegørelsen, som er en tilbagevendende rapport over vandforsyningens miljøarbejde og –status, udsendes hvert år, på samme måde som vandforsyningen hvert år udsender et regnskab og beretning om driften af vandforsyningen i det forløbne år.

Fase C er gennemgået i detaljer i kapitel 4.

FASE D, E og F

De tre foregående faser markerer udviklingen af vandforsyningens miljøledelsessystem. Vandforsyningen er herefter klar til at iværksætte driften af systemet. Driften er ligeledes delt op i tre faser (D, E og F).

Fase D omhandler den daglige, rutinemæssige drift, dvs. de løbende drifts- og ledelsesopgaver, således som de fremgår af miljøhåndbogen og miljøhandlingsplanen. Dette betyder i praksis, at man i det daglige

• foretager de nødvendige registreringer, målinger mv. for at overvåge miljø-og risikoforholdene
• reagerer på eventuelle afvigelser fra normer, lovbestemte grænseværdier, samt uheld og uventede hændelser og i øvrigt udfører de opgaver, som fremgår af miljøhåndbogen.
  kommunikerer med vandforsyningens interessenter (herunder forbrugerne) om f.eks. vandkvalitet
• er opmærksom på forhold udefra herunder ikke mindst nye risikoforhold og ny lovgivning.
• hvert år udarbejder en (gerne kortfattet) miljøredegørelse, hvori virksomhedens drift beskrives med miljøbriller overfor omverdenen.
• følger op på miljøhandlingsplanen og dens aktiviteter – afslutter dem og tilføjer nye efter behov.

Fase E og F omhandler nogle væsentlige ledelsesmæssige opgaver i forbindelse med miljøledelsessystemets drift, nemlig Miljørevision og Ledelsens Gennemgang.

Selvom der i realiteten også her er tale om driftsopgaver, så er de så væsentlige i et miljøledelsessystem, at vi har valgt at omtale dem som særskilte faser.

Miljørevision (fase E) omhandler således ledelsens regelmæssige kontrol med om systemets opbygning, funktion og daglige anvendelse fortsat er hensigtsmæssig, eller om der skal ske justeringer.

Ledelsens gennemgang (fase F) omhandler ledelsens regelmæssige evaluering af hele systemets funktion og hvilke beslutninger og tiltag, der evt. skal foretages for at sikre dette.

Hvor miljørevision har en klar lighed med den økonomiske revision af vandforsyningens regnskabssystem, så svarer ledelsens gennemgang mest til det (de) bestyrelsesmøde(r), hvor ledelsen gennemgår regnskab og beretning og vedtager budget for det kommende år.

Drift af miljøledelsessystemet er omtalt detaljeret i kapitlerne 5, 6 og 7.

FASE G

Vandforsyningen kan vælge at lade sig miljøcertificere efter en international standard (EMAS, ISO 14.001).

Certificeringen (fase G) er en bekræftelse på, at miljøledelsessystemet opfylder de krav, der er fastsat i den pågældende standard. Certificeringen er helt frivillig. Certificeringen kan i princippet foretages i umiddelbar forlængelse af fase C, men det bedste er at udskyde certificeringen, til miljøledelsessystemet har været i drift i nogen tid og er godt indarbejdet i det daglige arbejde.

At blive certificeret må betragtes som en investering med visse driftsomkostninger, og i beslutningen herom vil derfor som regel indgå både markedsmæssige og økonomiske overvejelser. Ønsket om at blive miljøcertificeret kan også være politisk motiveret, f.eks. hvis vandforsyningen indgår i en større organisation eller samarbejde, og man dér ønsker at alle medlemmer skal certificeres.

Certificering af en vandforsyning er omtalt detaljeret i kapitel 8.

1.3 At komme godt i gang

Ovenfor er nævnt en række eksempler på forhold, der hver for sig eller i fællesskab kan føre til en beslutning om at indføre miljøledelse i en vandforsyning.

Når beslutningen er truffet, er det vigtigt at komme hurtigt i gang og gennemføre de første faser koncentreret og i et sammenhængende forløb. Organisationen må ikke køre træt og miste motivationen, og den må heller ikke bruge for megen tid på petitesser og på at skabe det ”perfekte” system. Derfor er det af afgørende betydning, at ledelsen ikke bare afsætter personressourcer til at ”køre løbet” men også, at den selv afsætter tid til at følge med i processen, tage stilling til forhold, træffe væsentlige beslutninger undervejs og i det hele taget er synlige på en måde, der ikke efterlader tvivl om at ledelsen bakker projektet op.

En af årsagerne til at udviklingen af miljøledelsessystemet er faseopdelt, er, at afslutningen af hver fase markerer en milepæl, hvor ledelsen vurderer om projektet er på rette spor, om det evt. skal korrigeres, tilføres nye og/eller ekstra ressourcer, eller – i værste fald – om det helt skal nedlægges. Denne håndbog gør det muligt for vandforsyningens ledelse at vurdere og tilrettelægge miljøledelsesprojektets videre forløb.

1.3.1 Projektorganisation og medarbejderne

Medarbejderne

Ledelsen i den lidt større vandforsyning skal sikre sig, at medarbejderne overalt i organisationen informeres om, at man påtænker at igangsætte miljøledelse i vandforsyningen og hvorfor. Medarbejderne skal efterfølgende deltage aktivt i projektgennemførelsen, og det er derfor afgørende, at de informeres og involveres fra starten. Herved gøres projektet til et fællesprojekt både for ledelse og medarbejdere. Medarbejderne, der oftest ved, hvor problemerne er, skal gerne føle et medejerskab og et medansvar for projektet, og bør derfor fra starten gives indflydelse på tilrettelæggelsen af projektet.

Den store vandforsyning

Når beslutningen er taget, kan der etableres en projektgruppe e.l. til at føre projektet igennem. Projektgruppen består typisk af en projektleder og nogle få medarbejdere, gerne "ildsjæle”, som kan sikre forankringen længere ude i organisationen – ikke bare medens projektet kører, men også senere i den daglige drift, når miljøledelsen er etableret.

Den mindre vandforsyning

I en mindre vandforsyning med få medarbejdere vil projektlederen og den udførende kraft i projektet naturligt være vandforsyningens leder (driftschef).

Arbejdet med at etablere miljøstyring kan imidlertid være krævende, og det vil derfor være en stor fordel, hvis der kan etableres et projektsamarbejde med andre, ligesindede vandforsyninger.

- og de helt små

Dette er i endnu højere grad gældende for de helt små vandforsyninger, der måske ikke har fastansatte medarbejdere. Her kan det være altafgørende, at man kan arbejde sammen i et fællesprojekt med andre vandforsyninger med fælles interesser og problemer f.eks. indvinding fra samme indvindingsområde og samme grundvandsmagasin. I dette tilfælde er det meget vigtigt, at målsætning og rammer er fastlagt på forhånd, og at der derefter udpeges én projektleder med udstrakt kompetence til at handle indenfor disse rammer.

Projektsamarbejder –hvordan?

Projektsamarbejder kan f.eks. ske med udgangspunkt i DVF vejledning nr. 20 om vandforsyningssamarbejder. Vejledningen er udgivet af DVF (nu DANVA), FVD og Kommunernes Landsforening i fællesskab og er derfor også udgivet som FVD standard nr. 173 og som KL vejledning.

Det kan også være en mulighed at lade projektsamarbejdet udspringe af de kommunale kontaktudvalg.

Projektsamarbejder kan f.eks. etableres som vækstgrupper – mere herom i bilag E

Boks 1.1  Bilag E Pilotprojektet, hvis erfaringer denne håndbog for en stor del bygger på, blev organiseret efter vækstgruppeprincippet. Bilag E giver en omtale om hvad en vækstgruppe er og hvilke fordele, der kan være ved at organisere et samarbejdsprojekt mellem flere vandforsyninger efter dette princip.

1.3.2 Hjælp udefra

Hvor søger man hjælp?

Selvom det er tilstræbt, at denne håndbog skal være fuldt dækkende og give svar på de fleste spørgsmål, vil der naturligvis altid dukke spørgsmål op, hvor håndbogen ikke slår til. Hvad gør vandforsyningen så?

Hos pilotprojektets deltagere?

Det er altid muligt for en vandforsyning at søge råd og vejledning hos de branchekolleger, som allerede har indført miljøledelse, eller er i færd med det. Deltagerne i pilotprojektet har alle en viden og erfaring, som de gerne deler med andre. Adresser og navne på kontaktpersoner kan findes i forordet.

Hos konsulenter?

Man kan vælge at inddrage konsulentstøtte for at sikre en hurtigere og mere direkte vej igennem processen. Herved får man støtte fra en ekstern sparringspartner og indpisker, men omfanget af konsulentinddragelsen vil naturligvis afhænge af det budget, der kan stilles til rådighed (og også her er det være en fordel at være flere deltagere i projektet, ikke mindst for de mindre vandforsyninger).

Miljømedarbejder-til-deling?

En anden mulighed kan være i fællesskab at oprette et udviklingsselskab, der ansætter en fælles projektmedarbejder - en ”miljømedarbejder-til-deling”, hvorved man umiddelbart vil få tilført den nødvendige miljømæssige ekspertise. Det vil naturligvis være en stor fordel, hvis den nye medarbejder også på forhånd har et vist kendskab til branche og teknik.

Dette stiller større krav om engagement til udviklingsselskabets bestyrelse og bestyrelserne for de deltagende vandforsyninger. En god løsning vil i dette tilfælde være at oprette en styregruppe med ledelsesrepræsentanter fra de involverede vandforsyninger og supplere den med en ekstern konsulent.

1.3.3 Interne eller eksterne kurser

På markedet findes flere generelle kurser i, hvorledes en organisation indfører miljøledelse. Inden man beslutter sig for at deltage i et sådant kursus, bør man vurdere det forventede udbytte op mod tidsforbrug og pris.

Man skal også huske, at en vandforsynings miljømæssige problemstilling er markant anderledes end en gennemsnitlig dansk industrivirksomheds. Man kan derfor ikke forvente, at vandforsyningernes væsentligste problemstilling – at beskytte en råvare mod risikoen for forurening – er dækket ind i et generelt miljøledelseskursus.

Brancheforeningerne

Har man etableret en fælles projektgruppe med deltagelse af flere vandforsyninger, kan det måske være en fordel at få arrangeret et skræddersyet kursus, evt. i kombination med konsulentstøtte. I påkommende tilfælde, tal med DANVA / FVD herom.

1.3.4 Beslutninger og beslutningstagere

Altid involvere den politiske ledelse Det er nødvendigt, at beslutningen om at etablere miljøledelse i en vandforsyning, stor eller lille, træffes af dens politiske ledelse, dvs. af bestyrelsen, hvis det er et privat vandværk eller af det politiske system, hvis der er tale om en offentligt ejet vandforsyning. Dette for at sikre opbakning og accept af, at der bruges ressourcer på miljøledelse, og at alle parter fra starten går ind i projektet med åbne øjne.

Boks 1.2 Involvere den politiske ledelse Det er ikke tilstrækkeligt ”blot” at få en accept fra den politiske ledelse til at iværksætte et miljøledelsesprojekt. Den politiske ledelse skal stille krav til projektet og sikre at det hele tiden er synligt og at alle væsentlige beslutninger lægges frem for den politiske ledelse for drøftelse og accept. Fra begyndelsen skal der etableres en detaljeret projektplan, der indeholder de væsentlige milepæle (som godt kan være andre end afslutningen på en fase) og som samtidig fastlægger en køreplan for den politiske ledelses involvering, dvs. på hvilke steder i projektforløbet, der rapporteres om status, hvem, der skal modtage disse rapporter, hvilke beslutninger der skal træffes, hvilket materiale der skal danne grundlag herfor mv. På denne måde kan ledelsen på forhånd se hvad der forventes, den skal tage stilling til og føler således både tryghed og medansvar som projektejer.

Samtidig med beslutningen i det politiske system, skal det også fastlægges, hvordan og hvornår det politiske system efterfølgende ønsker at blive inddraget i projektet og i formidlingen af projektets resultater til offentligheden.

Hvis ikke projektet er kendt og accepteret politisk, risikerer man efterfølgende vanskeligheder, når konsekvenserne af projektet (f.eks. i form af nye tiltag for at beskytte udsatte grundvandsressourcer) bliver synlige i lokalsamfundet og måske bliver genstand for mediernes interesse.

Når den politiske beslutning er truffet, skal det efterfølgende være åbenlyst for medarbejderne, at projektet sættes i gang på den administrative ledelses foranledning og med fulde støtte og opbakning fra vandforsyningens politiske ledelse.

| Forside | | Indhold | | Forrige | | Næste | | Top |