Håndbog i miljøledelse for vandforsyninger
2 Den indledende kortlægning – Fase A2.1 Introduktion til kapitlet2.2 Kortlægning af andforsyningens processer, miljø- og risikoforhold – de første 7 trin 2.3 Dataindsamling – kortlægningens trin 8 2.4 Udarbejde miljødatarapport – kortlægningens trin 9 2.5 Hvad gør man i den lille vandforsyning? 2.6 Checkliste til fase A 2.1 Introduktion til kapitletProjektgruppen er nedsat og har fået afstukket de nærmere retningslinier (se herom i afsnit 1.3.1), og nu skal den i gang med at gennemføre kortlægningen. Selve processen i denne første fase af miljøledelsesprojektet kan vises skematisk som i figur 2.1 nedenfor, der viser de overordnede aktiviteter sammen med de resultater (dokumenter), der produceres. Aktiviteterne i fasen er sammenfattet i boks 2.1 – af disse er de væsentligste aktiviteter beskrivelse af vandforsyningens processer og miljø- og risikopåvirkninger. Disse begreber beskrives nærmere i afsnit 2.2 Det er i arbejdet med at kortlægge, overvåge og imødegå disse risici, at vandforsyningens miljøledelse og miljøarbejde adskiller sig fra de fleste andre virksomheders miljøledelse.
Figur 2.1
Til støtte for kortlægningen anvendes som allerede nævnt forskellige skemaer (som benævnes PROCESBESKRIVELSE, BRUTTOLISTE, MILJØPÅVIRKNINGSSKEMA, RISIKOPÅVIRKNINGSSKEMA). Disse skemaer er beskrevet i bilag B.
Skemaerne anvendes til beskrivelse og registrering af processer og miljø- og risikopåvirkninger. Skemaerne nummereres systematisk efter et nummersystem, således at det er let at genfinde og anvende de indsamlede data. Procesbeskrivelserne sammenfattes til en egentlig (kortfattet) beskrivelse af vandforsyningens indretning og drift evt. også historie, alt set med miljømæssige briller. Skemaerne tilsammen giver således det samlede overblik over vandforsyningens miljø- og risikopåvirkninger fordelt både efter påvirkningstype og på den enkelte proces. Endelig udarbejdes en oversigt over de love, bekendtgørelser, regulativer, normer, tilladelser mv. der er af betydning for vandforsyningens miljøforhold, ligesom der foretages en gennemgang af eksisterende vejledninger, håndbøger o.l. for evt. at kunne genbruge eksisterende materiale og for at forhindre overlap. Planlægnings-grundlaget Alle aktiviteterne i fase A sammenfattes i en miljødatarapport, der først og fremmest er ledelsens beslutningsgrundlag og udgangspunkt for det videre arbejde i projektet (planlægningsgrundlaget). Denne rapport danner en del af grundlaget for vandforsyningens første miljøredegørelse, der udarbejdes når miljøledelsesprojektet er afsluttet (efter fase C – se kapitel 4). Nedenfor beskrives hele kortlægningsprocessen i 9 trin fordelt over de tre hovedaktiviteter vist i figur 2.1. 2.2 Kortlægning af andforsyningens processer, miljø- og risikoforhold – de første 7 trin
Dette afsnit beskriver hvorledes en vandforsyning kan kortlægge og beskrive sine processer samt kortlægge og beskrive sine miljø- og risikopåvirkninger. Inden der startes på selve kortlægningen er det væsentligt, at vandforsyningen gør sig nogle tanker over hvor stor en del af dens virke, der i første omgang skal inddrages under miljøstyringssystemet. Det er nemt at gøre arbejdet for uoverskueligt fra begyndelsen, og i en vandforsyning med flere indvindingsområder og flere vandværker, bør det overvejes fra starten at nøjes med at inddrage f.eks. ét indvindingsområde og/eller ét vandværk i arbejdet. På denne måde kan man holde projektet på et overskueligt plan, således at man lærer af sine fejltagelser og inddrager egne erfaringer, når man senere måske gradvis inddragerresten af vandforsyningen. Fremgangsmåden i forbindelse med kortlægning er angivet trin for trin i det følgende: TRIN 1 Trin 1: Tegn et procesdiagram med miljø- og risikopåvirkninger. Vandforsyningen inddeles i tre overordnede processer, som er:
I procesdiagrammet tegnes vandet vandets vej gennem processerne, fra grundvand til forbrugernes tappehaner, med en tyk pil og vi har så det grundlæggende procesdiagram (se figur 2.2 nedenfor).
TRIN 2 Trin 2: Påfør miljøpåvirkninger på de enkelte processer I dette procesdiagram påføres de miljøpåvirkninger, der vedrører den enkelte proces (se boks 2.4 ) som tynde pile ind i eller ud fra processerne. Herefter kan procesdiagrammet komme til at se ud som vist nedenfor i fig. 2.3:
Husk, at vi indtil videre kun identificerer miljøpåvirkningerne (sætter pile på). Miljøpåvirkningernes størrelse kommer i et senere trin. TRIN 3 Trin 3. Påfør risikopåvirkninger på de enkelte processer Diagrammet kan nu færdiggøres ved at påføre risikopåvirkningerne (se boks 2.5). Risikopåvirkningerne tegnes som stiplede pile ind i processerne og vil sædvanligvis være mest omfattende for vandindvindingsprocessen. En procestegning med miljø- og risikopåvirkninger for hovedprocessen ”vandindvinding” kan herefter f.eks. se ud som vist i fig. 2.4. Fig. 2.4
Ved at gennemføre trin 1 – 3, har vandforsyningen nu skaffet sig et første, visuelt overblik over sine miljø- og risikoforhold. Indtil videre er der ikke sat tal på påvirkningerne, så der er altså heller ikke tale om nogen form for prioritering eller vurdering af hvilke påvirkninger, der er ”værst”. Der er alene tale om et indledende, grafisk overblik, som man kan arbejde videre med. TRIN 4 Trin 4: Opdel om nødvendigt de enkelte hovedprocesser i delprocesser. Hovedprocesserne vil også blive benævnt som processer på niveau 1. I visse tilfælde er et procesdiagram på niveau 1 dog ikke tilstrækkeligt til at give det nødvendige overblik. Dette kan forekomme, hvis man f.eks. i vandindvindingsprocessen vil opdele risikopåvirkninger på de forskellige kildepladser (måske fordi de enkelte kildepladser er udsat for vidt forskellige risici), eller hvis der i vandbehandlingsprocessen er flere mindre delprocesser, der har samme type miljøpåvirkninger, som man ønsker at adskille. I dette tilfælde kan det blive nødvendigt at bryde proceskassen ned til niveau 2. Dette er illustreret nedenfor i fig. 2.5 og fig. 2.6 hvor hovedprocesserne vandindvinding hhv. vandbehandling er brudt ned til niveau 2.
I fig. 2.5 er indvindingsområdet opdelt i de tre kildepladser, og på hver af disse er markeret hvilke risikopåvirkninger, der er væsentlige netop for den pågældende kildeplads. Alle pumperne bruger el – derfor er der markeret en miljøpåvirkning for el forbrug på hver kildeplads, men vandforsyningen kan vælge at behandle elforbruget under ét og således opgøre denne miljøpåvirkning på niveau 1. I så fald markeres dette som en pil, der går ind i hovedprocessen, og de enkelte delprocessers elforbrug tegnes ikke ind i diagrammet – se figur 2.5. Fig. 2.6 – Vandbehandlingsprocessen nedbrudt til niveau 2
Figur 2.6 viser en eksempel hvor vandbehandlingsprocessen er delt op i de velkendte delprocesser, der forekommer i mange vandforsyninger. Man kan se, at der indenfor vandværkets 4 vægge forekommer et el-forbrug (en miljøpåvirkning) i forbindelse med distribution, iltning og beluftning og i forbindelse med filterskylning (grundvandspumper og trykpumper til distributionsnettet medtages ikke her). Denne opdeling kan være nødvendig, hvis vandforsyningen ønsker at vurdere hvilken pumpegruppe, der kører mest optimalt. Her kan man dog også vælge i første omgang at behandle el forbruget under ét – jfr. fig. 2.5. Så mister man ikke overblikket og kan senere vende tilbage og gå tættere på. På papiret er det simpelt at bryde yderligere ned til niveau 3, og f.eks. i indvindingsoplandet betragte de enkelte boringer i en given kildeplads. Men pas på – man kan meget nemt miste overblikket, derfor følgende: Datanød - Datadød
TRIN 5 Trin 5: Beskriv de administrative og generelle miljøpåvirkninger
Sidste del af kortlægningen består i at identificere og beskrive de administrative miljøpåvirkninger – dvs. de påvirkninger, der hører til processer, som ikke umiddelbart vedrører indvinding, vandbehandling eller distribution. De kaldes også for de ”generelle” miljøpåvirkninger. Der er tale om miljøpåvirkninger knyttet bl.a. til vandforsyningens administration (indkøb af kontormaterialer, papirforbrug, brug af benzin i firmabiler, administrationens affald, spildevand, lokaleopvarmning og elforbrug mv.), desuden kan også arbejdsmiljøbetingede miljøforhold (hygiejne, sikkerhed, arbejdspladsvurderinger) indgå, hvis man fra ledelsens side har ønsket at medtage disse faktorer. For at håndtere og synliggøre dette, kan man vælge at definere en administrativ proces og henføre de administrative og generelle miljøpåvirkninger til denne – se boks 2.6.
TRIN 6 Trin 6: Foretag en systematisk nummerering af processer, miljø- og risikopåvirkninger Vandforsyningen afslutter denne del af kortlægningen ved at nummerere de enkelte processer og de fundne miljøpåvirkninger systematisk og derpå (trin 7) beskrive dem på de blanketter, som følger med denne håndbog (bilag B). Det er vigtigt, at nummereringen sker entydigt og uden risiko for misforståelser og forvekslinger. Det ideelle er, at processerne nummereres således, at det umiddelbart kan ses, på hvilket niveau processen er beskrevet, ligesom nummereringen skal vise, hvorledes en given miljøpåvirkning hænger sammen med en given proces. Det kan gøres på flere måder – fig. 2.7 viser således et eksempel på nummerering af processer og miljø- og risikopåvirkninger, som er hentet fra Odense Vandselskab. Et andet eksempel på anvendelse af et nummersystem er figur 2.8, hentet fra Odder Vandværk I/S:
Læg mærke til følgende i figur 2.8:
Senest som afslutning på trin 6 udfyldes et skema med navn og nummer for hver proces og for hver enkelt miljø- og risikopåvirkning omfattet af kortlægningen. Skemaerne er beskrevet i bilag B. Man kan dog godt tage skemaerne i brug tidligere og starte med at udfylde dem i takt med at processerne tegnes op. Beskrivelsen af, hvorledes skemaerne anvendes, er for en nemheds skyld samlet nedenfor i beskrivelsen af trin 7. TRIN 7 Gør nu skemaerne færdige Vandforsyningen afslutter kortlægningen ved at overføre navne og numre på processer og påvirkninger til de respektive skemaer, som er vist og beskrevet i bilag B. Gå frem som følger:
Når dette er sket, er kortlægningen af vandforsyningens miljø- og risikoforhold i princippet færdig. Vandforsyningen har et godt overblik over dens miljøforhold, men mangler dog at sætte tal på miljøpåvirkningerne og udarbejder en beskrivelse af de enkelte risikopåvirkninger. Dette beskrives nærmere i afsnit 2.3 – dataindsamling. Det virker nok lidt mere kompliceret end det er, så prøv at se i bilag B, hvor der er vist en række eksempler på udfyldte skemaer hentet fra deltagerne i pilotprojektet. 2.3 Dataindsamling – kortlægningens trin 8Trin 8 Med de aktiviteter, som er blevet gennemført i forbindelse med kortlægningen (se afsnit 2.2) er vandforsyningen nu godt rustet til det videre arbejde. Kortlægningen, der er en af de største enkeltaktiviteter i projektet, har givet et godt overblik og har udpeget de miljø- og risikoforhold, der må anses for væsentlige (dog uden at prioritere dem indbyrdes). Der skal nu sættes tal på forholdene – dette udgør trin 8 i kortlægningsmodellen – de første syv trin blev beskrevet i afsnit 2.2. Hertil anvendes de to skemaer MILJØPÅVIRKNINGER og RISIKOPÅVIRKNINGER, som er vist og beskrevet i bilag B. Der er en væsentlig forskel på disse, idet det sædvanligvis ikke vil være muligt uden videre at sætte tal på en risikopåvirkning. I det følgende gennemgås de to typer af skemaer mht. deres dataindhold. Miljøpåvirkninger Man vil som regel altid kunne finde data (beskrivelser og talstørrelser) på de miljøpåvirkninger, der er medtaget i kortlægningen. Nogle eksempler:
Alle data bør så vidt muligt opgøres i kg. eller ton pr. år – evt. i m3 (elforbrug i kWh) – men ikke i stk., liter eller antal. De indsamlede tal skal henføres til den periode, der betragtes – dvs. regnskabs- eller kalenderår. For at få nøjagtige tal, kan det blive nødvendigt at periodisere, dvs. omregne ”skæve” data til et egentligt årsforbrug. Det er meget vigtigt at notere, hvorfra data er hentet (datakilden) og, hvis der er foretaget beregninger eller skøn, at dokumentere og fastholde beregningen eller begrunde det foretagne skøn. For det første, fordi det at fremskaffe data bliver en tilbagevendende begivenhed. For det andet, fordi det er muligt, at datafangsten ved enkle midler kan rationaliseres - en lille tilpasning i vandforsyningens administrative system kan måske ”servere” de ønskede data næste gang, der er brug for dem, og således spare personalet for et stort arbejde fremover.
Risikopåvirkninger En risikopåvirkning er som nævnt i boks 2.5 en hændelse, som kan finde sted med en eller anden, lille eller stor sandsynlighed, og som, hvis det sker, vil få en eller anden konsekvens, lille eller stor, for vandforsyningens muligheder for at levere drikkevand til sine brugere. Konsekvenserne af disse hændelser kan være alvorlige – f.eks. lukning af en boring, midlertidigt stop for vandforsyningen, eller i værste fald nedlæggelse af vandforsyningen som selvstændig virksomhed (hvor forsyningen af vand derefter bliver varetaget af en anden forsyningsvirksomhed). Kortlægningen (se afsnit 2.2) har identificeret en række risikopåvirkninger, hvoraf nogle ved nærmere vurdering måske kan anses for uvæsentlige – disse fremgår af de BRUTTOLISTER, der er blevet udfyldt. Nu skal vandforsyningen så detaljeret som muligt beskrive de resterende risikopåvirkninger med de oplysninger, der er indsamlet i forløbet af fase A., således at man bedst muligt kan vurdere konsekvenserne, hvis hændelsen skulle indtræffe . Endelig skal man på skemaet for den enkelte risikopåvirkning beskrive hvilke oplysninger, der måtte mangle i, at man har et dækkende billede af den enkelte risikopåvirkning. Vandforsyningen må beslutte om man her og nu vil bruge kræfter på at finde de manglende oplysninger, eller om man vil vente. Det er vigtigt, at kortlægningsarbejdet i første omgang ikke strækker sig over for lang tid, dels fordi data som bekendt forældes, dels fordi det er vigtigt, at projektet ikke går i stå, blot på grund af nogle få manglende oplysninger. Indsamling af de manglende oplysninger, kan derfor f.eks. indgå som et led i miljøhandlingsplanen (som introduceres i fase B, se kapitel 3). Vandforsyningen vil ofte kunne få vigtige oplysninger om risikopåvirkningerne fra kommunen (som kan ligge inde med væsentlige oplysninger både fra sit tilsynsarbejde og fra sit øvrige miljøarbejde) og amtet (der ligger inde med oplysninger fra eget tilsynsarbejde, om registrerede affaldsdepoter, indsatsplaner, geologiske forhold mv.). Amtet har selv en væsentlig rolle i forbindelse med indsatsplanlægning i medfør af vandforsyningsloven og ved at starte en dialog med amtet på dette tidspunkt i projektet kan vandforsyningen komme væsentligt nemmere gennem projektets senere faser. Det væsentlige lige her og nu er, at kortlægningen har resulteret i et datamateriale, der er så solidt, at vandforsyningen på dette grundlag kan træffe beslutning om at gå videre med fase B – Planlægning. 2.4 Udarbejde miljødatarapport – kortlægningens trin 9Trin 9 - Dokumentere den indledende miljøgennemgang Som afslutning på miljøkortlægningen udarbejder vandforsyningen en sammenfatning af arbejdet i en rapport, der dokumenterer den indledende miljøgennemgang. Denne rapport kaldes en miljødatarapport. Formålet med miljødatarapporten er at fastholde resultaterne fra fase A sammen med baggrundsmateriale, kildeangivelser mv. Rapporten fungerer som dokumentation af vandforsyningens øjeblikkelige miljøstatus og som et udgangspunkt (en revisor vil kalde det en åbningsbalance) for en vurdering af det fremtidige miljøarbejde. Den er samtidig det nødvendige arbejdsgrundlag for næste fase i projektet (fase B). Ønsker vandforsyningen at blive certificeret efter ISO 14.001 eller EMAS, er det et uomgængeligt krav, at vandforsyningens ”miljøstatus” er dokumenteret. Miljødatarapporten opfylder dette krav. Miljødatarapporten kan f.eks. udarbejdes efter følgende model:
Ledelsen og beslutningstagerne i vandforsyningen kan på forhånd have stillet krav til afrapporteringen – disse krav skal naturligvis tilgodeses. Under alle omstændigheder vil det være en god idé at skrive en sammenfatning af selve kortlægningsprocessen med et resumé af de erfaringer, man har gjort undervejs Miljøredegørelsen Når miljøledelsessystemet er færdigt, skal der udarbejdes en miljøredegørelse. Denne er omtalt nærmere i kapitel 3 og 4. Udarbejdelse af den første miljøredegørelse vil ofte føles som et stort arbejde, men ved gradvis at bygge den op gennem hele projektet, vil arbejdet med den første miljøredegørelse føles overkommeligt. Dele af miljødatarapporten fra fase A vil således indgå som en naturlig del af den første miljøredegørelse. Det samme gælder afrapporteringen fra fase B. I bilag C, er vist et kommenteret forslag til indholdsfortegnelse for en miljøredegørelse. Det fremgår heraf hvilke afsnit i miljøredegørelsen, der kommer fra hvilke faser af projektet.
2.5 Hvad gør man i den lille vandforsyning?Kortlægning i den lille vandforsyning Kortlægningen er forarbejdet til det endelige miljøledelsessystem og skal derfor udføres med omhu. Overses nogle væsentlige forhold i denne fase, vil det få store konsekvenser for det videre arbejde. De seks vandforsyninger, der deltog i pilotprojektet, har alle lagt et stort arbejde i denne fase, og det er derfor klart, at dette arbejde for en lille vandforsyning med ingen eller kun få ansatte, kan forekomme at være en uoverstigelig barriere for at komme i gang. Nøgleordet i kortlægningen for den lille vandforsyning er afgrænsning. Hvor den store vandforsyning ofte vil beslutte sig til indledningsvis at kortlægge miljøforholdene hele vejen fra grundvand til forbruger, kan den lille vandforsyning i første omgang koncentrere sig om at kortlægge miljø- og risikoforholdene i dele af indvindingsoplandet i stedet for at tage det hele på én gang. Start med at betragte indvindingsforholdene omkring en enkelt kildeplads og vent med at inddrage de øvrige kildepladser til senere. Den lille vandforsyning bør heller ikke gå i gang med at kortlægge vandbehandling og –distribution uden at have kontaktet en vandforsyning, der har etableret miljøledelse (f.eks. en af de vandforsyninger, der deltog i pilotprojektet – se listen i håndbogens forord). Årsagen hertil er, at vandbehandling og –distribution i Danmark, foregår på stort set den samme måde i langt de fleste vandforsyninger. Dette betyder, at hvor kortlægningen for vandindvinding for det meste vil være individuel for den enkelte vandforsyning, så er der store lighedspunkter mellem vandforsyningerne i, hvorledes disse håndterer vandbehandling og –distribution. Kortlægningen af disse hovedprocesser kan derfor ofte foregå ud fra en struktur, som i det store og hele er fælles for de fleste vandforsyninger. Dette betyder i praksis, at den lille vandforsyning, for så vidt angår kortlægning af vandbehandling og vanddistribution, i vidt omfang vil kunne ”kikke de øvrige vandforsyninger over skulderen” – naturligvis med egne tal og forudsætninger. Samarbejde om kortlægningen Kortlægningsarbejdet i indvindingsoplandet kan i sig selv være en stor opgave, også selv om det i første omgang afgrænses til en enkelt kildeplads. Såfremt grundvandsmagasinerne deles med andre vandforsyninger, kan man her gå sammen om opgaven, idet de data, man finder frem, vil være af interesse for alle deltagerne. Selv om man er alene i sit indvindingsopland, kan man godt søge kontakt til andre vandforsyninger f.eks. via branchens to organisationer (DANVA / FVD), og måske danne en vækstgruppe2, hvori man således kan yde hinanden gensidig støtte og inspiration. Såfremt en nærliggende, større vandforsyning går i gang med et kortlægningsarbejde, bør man undersøge muligheden for et samarbejde og således udnytte, at denne har større ressourcer og adgang til et større datamateriale. Samarbejde om kortlægning af miljø- og risikoforhold i et indvindingsområde vil også kunne gennemføres indenfor de rammer, som er beskrevet i vejledningen om vandforsyningssamarbejde (DVF Vejledning nr. 20 / FVD standard nr. 175), ligesom et samarbejde også kan finde sted indenfor rammerne af det kommunale kontaktudvalg. 2.6 Checkliste til fase AKortlægningen er nu overstået – prøv at gennemgå resultatet op mod nedenstående spørgsmål:
|
