Håndbog i miljøledelse for vandforsyninger
3 Planlægning – Fase B3.1 Introduktion til kapitlet3.2 Planlægningsfasens 6 trin 3.3 Planlægningsfasen i den lille vandforsyning 3.4 Checkliste efter fase B 3.1 Introduktion til kapitletVandforsyningens projektgruppe har nu kortlagt vandforsyningens miljø- og risikoforhold og har udarbejdet en miljødatarapport, der dokumenterer den øjeblikkelige status - en status som er vores sammenligningsgrundlag, når vi senere skal konstatere forbedringerne i vandforsyningens miljø- og risikoforhold. Rapporten udgør ledelsens og projektgruppens grundlag for arbejdet i fase B (planlægningsgrundlaget). Planlægningsfasen, som vi nu tager fat på, er karakteriseret ved en tæt dialog mellem projektgruppen, vandforsyningens daglige ledelse og dens politiske ledelse (bestyrelsen eller det kommunale politiske system), således som det blev aftalt ved projektets start – se boks 1.2. Hvorledes planlægningsfasen forløber i praksis vil bl.a. afhænge af følgende forhold:
Resultatet af fasen vil være:
- under ét kaldt for implementeringsgrundlaget – dvs. grundlaget for fase C.
I praksis må projektgruppen forvente, at beslutningstagerne vil ønske at få forelagt og belyst flere alternative planer herunder konsekvensberegninger af mulige ændringer. Dette bevirker, at processen i denne fase kan vise sig at være iterativ, hvilket kan betyde meget for ressource- og tidsforbruget. Det bevirker ligeledes, at man ikke uden videre kan opstille en fast model eller tidsplan for, hvorledes fasen vil forløbe. Vi har derfor valgt at beskrive fasens forløb som en trinvis proces, hvor forløbet afhænger af de beslutninger, ledelsen træffer undervejs således som beskrevet i boks 3.1 og illustreret i fig. 3.1 I denne model sker godkendelsen af implementeringsgrundlaget i to omgange – i trin 3, hvor de væsentligste miljø- og risikopåvirkninger godkendes sammen med miljøpolitik og miljømålsætninger, og i trin 5 hvor miljøhandlingsplanen og det tilsvarende budget (som en konsekvens af hvad der blev godkendt i trin 3) debatteres og godkendes. Bemærk, at dialogen som finder sted i trin 3 meget vel kan betyde, at trin 1 og 2 skal gentages, måske flere gange. Tilsvarende kan den dialog, som finder sted i trin 5 betyde, at trin 4 skal gentages, måske også trin 1 og 2. Det er disse gentagelser - iterationer, der bevirker, at tidsplanen kan skride, men jo bedre forarbejdet er gjort i fase A (kortlægningsfasen), og jo klarere aftaler, der er indgået med den politiske ledelse ved projektstart, des bedre står projektgruppen rustet her i fase B. Læs evt. afsnit 1.3.4 og boks 1.2 igen.
3.2 Planlægningsfasens 6 trinTrin 1 at finde de væsentligste miljø- og risikopåvirkninger I første omgang skal vandforsyningen udpege de miljø- og risikopåvirkninger, som den anser for de væsentligste, og som den derfor vil arbejde på at nedbringe. Grundlaget for denne aktivitet er de skemaer, der blev udfyldt under fase A (MILJØPÅVIRKNINGER og RISIKOPÅVIRKNINGER – se bilag B). Opgaven er nu at foretage og begrunde en prioritering.3 Nedenfor beskrives en metode, hvor både miljø- og risikopåvirkninger vurderes og prioriteres samlet. Dette svarer i en vis grad til at sammenligne æbler og pærer, og kan kun anvendes, fordi miljøpåvirkningerne i en vandforsyning, der anvender normal vandbehandling, er få, små og først og fremmest lette at håndtere. En vandforsyning, der anvender særlig vandbehandling, bør som udgangspunkt ikke anvende den her beskrevne metode til at vurdere miljøpåvirkningerne, men kun risikopåvirkningerne. Årsagen er, at særlig vandbehandling kan involvere metoder, der kan medføre miljøpåvirkninger, som skal håndteres separat, f.eks. anvendelse af klor i større mængder. I stedet kan man anvende nogle værktøjer, der er beskrevet i bilag G. Her er gennemgået en metode, hvorefter de mere komplicerede miljøpåvirkninger kan vurderes separat og uden sammenhæng med risikopåvirkningerne. Bilag G indeholder også en metode, der kan anvendes ved mere komplicerede forhold omkring risikopåvirkninger.
Boks 3.2 – Bilag G. Bilag G indeholder hjælpeværktøjer til vurdering af de mere komplicerede miljø- og risikoforhold. Værktøjerne skal anvendes separat – miljøpåvirkninger og risikopåvirkninger hver for sig. Vurdering af risiko- påvirkninger Udgangspunktet for vurdering af vandforsyningens miljøforhold er de risiko- og miljøpåvirknings skemaer, som blev udfyldt under kortlægningen. Vandforsyningen starter med at behandle risikopåvirkningerne, og af hensyn til den vurdering, der nu skal foretages, er det vigtigt, at den enkelte risikopåvirkning er beskrevet så udførligt som muligt. Vandforsyningen går nu frem på følgende måde (se eksemplet fra Birkerød Vandværk I/S i fig. 3.2): Risikoprofil 1. Fastlæg vandforsyningens risikoprofil: Vandforsyningen udarbejder et risikovurderingsskema som vist i fig. 3.2. Bemærk at de to akser i skemaet markerer dels sandsynligheden for at en given hændelse indtræffer, dels konsekvensen af samme hændelse – skulle den indtræffe. Dernæstvælger man hvilke kombinationer af risiko og konsekvens, der vil være uacceptable4. I første omgang anvendes blot det bedst mulige skøn - det kan ske, at man senere skal ændre på disse valg som følge af bl.a. den miljøpolitik, der udarbejdes senere i processen (jfr. afsnit 3.1). De felter, der således er udtryk for uacceptable kombinationer af risiko og konsekvens skraveres, eller afgrænses opadtil med en fed streg. De felter, der er skraverede eller under stregen udgør vandforsyningens risikoprofil. Husk at risikoprofilen skal fastlægges uden hensyntagen til de enkelte risikopåvirkninger, og skal således fastlægges som det første. 2. Risikopåvirkningerne skal nu indplaceres i de rette felter i skemaet. Dette gøres som følger: For hver risikopåvirkning vurderes følgende5:
For hver risikopåvirkning plottes resultatet ind i det udarbejdede risikovurderingsskema, som beskrevet ovenfor. De risikopåvirkninger, der er placeret under risikoprofilen, er de væsentligste – det er dem, der på en eller anden måde skal gøres noget ved (se trin 4). De risikopåvirkninger, der er placeret over risikoprofilen, kan nok vente til senere. Følgende eksempel er hentet fra Birkerød Vandværk I/S, der var en af de seks deltagere i pilotprojektet:
De felter, som er blevet skraveret, viser således Birkerød Vandværk I/S’ risikoprofil, som således er et udtryk for vandforsyningens stillingtagen til, hvilke kombinationer af risiko og konsekvens, der er acceptable. Man har herefter vurderet, at risikopåvirkningerne skal placeres som vist i fig. 3.2, og har således for hver enkelt risikovurdering taget stilling både til dens konsekvenser, skulle begivenheden indtræffe og til den forventede sandsynlighed, for at den vil indtræffe. Risikoprofilen for Birkerød Vandværk I/S På dette grundlag har Birkerød Vandværk I/S valgt at prioritere risici fra tankstationer (1007), forurenede grunde (1008), og punkt- og fladeforureninger (1005) generelt (hvoraf sidstnævnte er uddybet nærmere i vandforsyningens implementeringsgrundlag). Tilsvarende har man også valgt, at risikopåvirkningerne 1002 (dårligt udførte brønde), 1003 (nedsivning af spildevand), 1004 (utætte olietanke), samt 1006 (lukkede boringer og brønde) prioriteres ned. De valg, der således er foretaget, er truffet ud fra Birkerød Vandværks I/S’ helt egne forudsætninger og kan således ikke danne skole for andre vandforsyninger. Manglende oplysninger om risikopåvirkninger Nogle af risikopåvirkningerne er måske ikke beskrevet tilstrækkeligt på dette tidspunkt, hvorfor det kan være svært at forholde sig til både risiko og konsekvens. Her må man så anvende et forsigtighedsprincip og sørge for, at de placeres i det skraverede areal på risikovurderingsskemaet – dvs. indenfor vandforsyningens risikoprofil. Dette for at sikre, at man efterfølgende tager hånd om den manglende information, og opretter en aktivitet i miljøhandlingsplanen (se nedenfor – trin 4), med dette formål for øje. Herved sikrer vandforsyningen sig, at den manglende information rent faktisk bliver indsamlet, således at risikopåvirkningen (senere) kan vurderes på et ordentligt grundlag. Vurdering af miljøpåvirkninger For at kunne vurdere miljøpåvirkningerne bedst muligt er det vigtigt, at der er fremskaffet oplysninger om de enkelte miljøpåvirkninger mht. deres art og mængder pr. år, og at disse oplysninger fremgår af miljøpåvirkningsskemaet. Miljøpåvirkningerne håndteres nu som følger: Risikovurderingsskemaet udvides med en kolonne, med betegnelsen ”indtræffer løbende” – dvs. med sandsynligheden 100%, og i denne noteres miljøpåvirkninger og ressourceforbrug som f.eks. elforbrug, ud fra den betragtning, at forbruget (påvirkningen) sker løbende og nogenlunde kontinuert henover året. Vandforsyningen skal vurdere og tage stilling til de miljømæssige konsekvenser af miljøpåvirkningen, og derved beslutte i hvilket af den nye kolonnes felter den enkelte miljøpåvirkning skal påføres. Forinden skal vandforsyningen have besluttet sig for, hvorledes risikoprofilen skal se ud med den nye kolonne i skemaet. Idéen bag denne finesse er, at man på denne måde kan rumme begge vurderinger på ét og samme skema og således få et bedre overblik, samtidig med at man gennemfører en fælles og samtidig vurdering af de to, principielt forskellige typer påvirkninger (miljø- og risikopåvirkninger) – altså en praktisk gennemførlig, samtidig prioritering af æbler og pærer. Alle de vandforsyninger, der deltog i pilotprojektet (også Birkerød) brugte denne kombinerede metode. Hvorledes det i sidste ende kom til at se ud for Birkerød Vandværk, er vist i bilag F.
Det skal endnu en gang understreges, at denne metode kun kan anvendes, hvor miljøpåvirkningerne er håndterbare og overskuelige. Mere komplekse miljøpåvirkninger, som måske kan optræde, hvor der anvendes særlig vandbehandling, kan betyde, at miljøpåvirkningerne skal vurderes separat og uden sammenhæng med risikopåvirkningerne. Dette kan f.eks. ske ud fra den metode, der er beskrevet i bilag G. Som foreløbig afslutning på vandforsyningens gennemgang af miljø- og risikopåvirkninger, skal det sikres, at det nu også for alle de udvalgte påvirkninger er nedskrevet og formuleret, hvorfor netop disse påvirkninger er de væsentlige. Trin 2 Næste skridt er nu at bruge materialet fra trin 1 til at udarbejde et udkast til miljøpolitik og til miljømålsætninger. Udarbejdelse af miljøpolitikken tager afsæt dels i vandforsyningens og dens væsentligste interessepartneres holdninger til miljøet, dels i vandforsyningens aktuelle miljøforhold, således som de fremgår af kortlægningen og den prioritering, der er foretaget. Miljøpolitikken skal afspejle vandforsyningens visioner og mål og være det, der udstikker kursen for vandforsyningens miljøarbejde og for miljøledelsessystemet. Miljøpolitikken – kortfattet, letforståelig og langtidsholdbar Miljøpolitikken bør kunne udtrykkes på max. en A4 side – men udarbejdelsen kræver omtanke og omhyggelighed. Miljøpolitikken skal gerne kunne ”holde” i en årrække og er ikke noget, man laver om på i tide og utide. Den er et udtryk for vandforsyningens miljømæssige holdninger, og da det er en meget vigtig og forpligtende erklæring, skal udarbejdelsen foregå i en dialog med og godkendes af vandforsyningens politiske ledelse. Miljøpolitikken er et kommunikationsværktøj og skal skrives i et ikke-teknisk sprog, klart og forståeligt, så den kan læses og forstås af alle. I bilag D (se boks 3.5), er vist forskellige eksempler på miljøpolitikker fra de vandforsyninger, der deltog i pilotprojektet.
Ønsker vandforsyningen et certificerbart miljøledelsessystem, stiller standarderne en række krav til miljøledelsessystemet, herunder forhold som også skal være udtrykt i miljøpolitikken. Involvere medarbejdere Hele vejen gennem projektet, skal det overvejes, hvorledes medarbejderinvolvering bedst kan finde sted. Her i fase C kan det være en god idé at involvere udvalgte medarbejdere i at udforme et udkast til miljøpolitik. Måske i form af et internt seminar e.l. hvor resultatet af kortlægningen gennemgås i fællesskab, og hvor der gives ideer til det videre miljøarbejde. Evt. kan en ekstern konsulent medvirke som inspirator og indpisker. Vandforsyningens ledelse skal deltage, men diskussionen skal kunne forløbe helt frit.. Det vil ligeledes være en god idé at lade miljøpolitikken gå til høring i et samarbejdsudvalg, hvis vandforsyningen har et sådant. Herefter er vandforsyningen klar til at lave det første udkast til miljømålsætninger. Fra miljøpolitik til miljømål Hvor miljøpolitikken med den ”brede pensel” afstikker kursen, skal der nu formuleres forslag til nogle konkrete og målelige mål for de resultater, virksomheden ønsker at opnå med miljøledelse – altså hvor langt skal vi nå indenfor hvilken tid. I den forbindelse foretages nu en gennemgang af de prioriterede miljø- og risikopåvirkninger, og det diskuteres og afgrænses hvilke årsager (dvs. det egentlige problem – ”ondets rod”), der ligger bag påvirkningerne. Selvom der ikke lige her og nu skal udarbejdes nogen egentlig miljøhandlingsplan, så skal vandforsyningen alligevel på dette tidspunkt gøre sig nogle tanker om, hvad der kan gøres ved de enkelte påvirkninger – dvs. hvorledes og hvor meget miljøpåvirkningen kan nedbringes, miljørisikoen reduceres og/eller imødegås, omkostningerne forbundet hermed (overslag), hvor lang tid det vil tage, og om det kræver interne ressourcer (har vi personerne til at gennemføre forbedringerne?). Herefter udarbejdes et oplæg til miljømål, dækkende den første periode (på 1 – 2 år) og med følgende konkrete indhold:
Boks 3.5 Medarbejderinddragelse Også på dette punkt kan inddragelse af medarbejderne være meget gavnligt, for på denne måde at drage nytte af al den kreativitet, der findes i organisationen – således at man ikke på et tidligt tidspunkt lægger sig fast på for snævre rammer, metoder og virkemidler. En ”tænketank” af medarbejdere kan være en god idé til allerede nu at generere og fastholde idéer til virkemidler og handlemuligheder.
Dette oplæg til miljømål, har sin rod i de prioriterede miljø- og risikopåvirkninger samt miljøpolitikken, og disse forhold skal nu (i trin 3) forelægges vandforsyningens ledelse til kommentar og godkendelse. Trin 3 – første prioriteringsrunde De udarbejdede politikker, prioritering og mål er i princippet udkast, som skal forelægges ledelsen. Projektgruppen bør i øvrigt i overensstemmelse med den aftale, der blev indgået ved projektstart (jfr. boks 1.2) løbende have informeret ledelsen om de fremskridt, den har gjort, således at de udkast, der nu forelægges, ikke er helt fremmede for ledelsen. Afhængig af hvor meget ledelsen har deltaget i arbejdet, hvor mange eksterne interessenter, der skal høres og ikke mindst hvor mange ressourcer, der skal afsættes til det videre arbejde, kan denne godkendelse variere fra at være en ren ekspeditionssag til at være en rigtig stor sag. Den vil måske kræve flere møder og måske også et stort supplerende arbejde fra projektgruppens side med hensyn til, på ledelsens ønske, at udarbejde et justeret forslag til miljøpolitik og reviderede miljømål. Seminar for ledelse og bestyrelse Det vil ofte være en god idé at indlede processen med at gennemføre et ledelsesseminar (ledelse og bestyrelse), hvor ledelsen debatterer problemstillingerne og gennemgår vandforsyningens øjeblikkelige miljøstatus. Dette bør ske ret tidligt i trin tre, og bør være planlagt og varslet i god tid. Dette seminar kan passende finde sted i forbindelse og sammenhæng med et medarbejderseminar, hvor medarbejderne drøfter og udarbejder forslag til miljøpolitik (se ovenfor trin 2). Når ledelsen har givet en foreløbig godkendelse af prioritering, miljøpolitik og miljømål (evt. med ønske om justeringer), går projektgruppen i trin 4 i gang med at konkretisere materialet i en egentlig miljøhandlingsplan. Trin 4 – Miljøhandlingsplan og budgetter Formålet med miljøhandlingsplanen er især følgende:
At håndtere en miljøhandlingsplan adskiller sig i princippet ikke fra andre former for projektarbejde. Den er et levende og dynamisk værktøj, der løbende ajourføres i takt med at aktiviteter og projekter afsluttes og nye kommer til som en konsekvens af vandforsyningens miljøarbejde.
Miljøhandlings planens indhold Miljøhandlingsplanen er en plan, der består af projekter (opdelt i aktiviteter) og enkelt aktiviteter. Til hver aktivitet hører typisk følgende oplysninger:
Projektstyrings værktøj kan være nyttigt Selvom planen kun omfatter nogle få aktiviteter, vil det ofte kunne betale sig at lægge oplysningerne ind i et passende projektstyringsværktøj. Kravene til dette vil være, at det skal kunne beregne konsekvenserne af den samlede plan, først og fremmest de tids- og ressourcemæssige bindinger samt omkostningerne og deres variation over tiden. Desuden skal projektstyringsværktøjet på enkel vis kunne konsekvensberegne ændringer i planen (mht. tid, personressourcer og budget).
Det er vigtigt, at vandforsyningen, i takt med at de enkelte aktiviteter afsluttes, følger op på, at formålet med aktiviteterne er opfyldt – dvs. hvorledes de har gavnet miljøet, om risiko og konsekvenser er bragt ned hhv. imødegået, om de forventede besparelser er blevet realiseret etc. Ligeledes er det vigtigt, at vandforsyningen fra starten får lagt styringen af miljøhandlingsplanen i faste rammer med en klar ansvar og kompetencefordeling. Dette er nærmere omtalt i kapitlerne 4 og 5. Et eksempel på en miljøhandlingsplan er vist i bilag H.
Trin 5 – anden prioriteringsrunde I vandforsyningen foreligger nu følgende (udover selve miljøkortlægningen):
Prioritering, miljøpolitik og –mål, , er resultatet af trin 1 - 3. Miljøhandlingsplanen er et resultat af trin 4. I dette trin 5 skal udkastet til miljøhandlingsplan nu drøftes med ledelsen, der også vil drøfte hele implementeringsgrundlaget som ét samlet hele. Udgangspunktet for miljøhandlingsplanen er især den prioriterede oversigt over miljø- og risikobelastninger. Ved at lægge disse aktiviteter ind i en handlingsplan, og konsekvensberegne mht. tid, personressourcer og omkostninger foretages der i realiteten endnu en prioritering, denne gang ud fra ressourcemæssige og økonomiske overvejelser. Under drøftelserne med ledelsen kan projektgruppen godt blive bedt om at justere miljøhandlingsplanen flere gange og udarbejde flere alternative planer, for herved at give ledelsen indblik i planens konsekvenser især i forhold til de ressourcer der er til rådighed (personer og økonomi). Helhedsbedømmelsen af implementeringsgrundlaget kan også betyde at prioritering, miljøpolitik og miljømålsætninger skal justeres, således at trin 1 – 3 skal gentages.
Trin 6 – endeligt implementerings grundlag Planlægningsfasen er nu stort set overstået. Med den politiske ledelses accept af miljøhandlingsplanen er implementeringsgrundlaget – bestående af:
på plads – og projektgruppen er i stand til at formulere den endelige version. Herefter vil det være en god idé at udsende f.eks. miljøpolitikken til eksterne interessenter som et signal om, hvad vandforsyningen foretager sig i miljømæssig henseende. Har vandforsyningen en hjemmeside, vil det være en god idé at lægge implementeringsgrundlaget ud på denne. Videre med miljøredegørelsen Dele af implementeringsgrundlaget, herunder miljøpolitik og de væsentlige miljø- og risikoforhold, samt miljøhandlingsplanen (evt. i en sammenfattet form), indgår som en del af den miljøredegørelse, vandforsyningen skal udarbejde efter fase C (se kapitel 4). 3.3 Planlægningsfasen i den lille vandforsyningSom nævnt er processen i fase B beskrevet meget formelt, bl.a. med to formelle beslutningssituationer, hvor vandforsyningens ledelse tager stilling dels til et delresultat og dels til det endelige implementeringsgrundlag. Hvorledes processen så rent praktisk gennemføres i en vandforsyning, er en anden sag. I en større, måske kommunal vandforsyning vil man måske følge den arbejdsgang, som beskrives (eller en lignende), hvorimod det i en mindre vandforsyning, hvor der er kort afstand mellem projektdeltagere og beslutningstagere, sikkert vil foregå mere uformelt. I den helt lille vandforsyning, er der måske tale om én og samme person, og så går tingene som regel lidt nemmere. Hvis projektet gennemføres i et vandforsyningssamarbejde mellem flere vandforsyninger, anbefaler vi dog at projektet – også selvom der er tale om små vandforsyninger - i det mindste i denne fase køres ”efter bogen”, for at sikre, at alle de deltagende vandforsyninger er med i alle beslutninger. Det er naturligvis helt op til den enkelte vandforsyning om den vil følge beslutningsmodellen, som er beskrevet i dette kapitel, eller om den vil fastlægge en anden beslutningsproces efter sin egen kutyme. 3.4 Checkliste efter fase B
|
