| Forside | | Indhold | | Forrige | | Næste |

Håndbog i miljøledelse for vandforsyninger

4 Implementering – Fase C

4.1 Introduktion til kapitlet

Dette kapitel beskriver, hvorledes vandforsyningens miljøledelsessystem færdiggøres. I de foregående faser er systemet blevet designet, og her i fase C skal vandforsyningen nu rejse sig fra tegnebrættet og bygge systemet op, således at det kan tages i anvendelse (som beskrevet i kapitel 5, 6 og 7) og indgå som en naturlig del af vandforsyningens hverdag fremover.

Implementeringsfasen indeholder en række aktiviteter, således som vist i boks 4.1 og figur 4.1. Aktiviteterne kan gennemføres trinvis, men som det er vist i figur 4.1, er der ikke helt de samme krav til rækkefølgen, som i de foregående faser.

Boks 4.1 - Implementeringens aktiviteter 1.Fastlægge ledelses- og driftsopgaver 2. Miljøinformation indadtil og udadtil 3. Fastlægge den formelle miljøorganisation 4. Udarbejde miljøhåndbog 5. Udarbejde 1. miljøredegørelse

Hvert af de fem trin bliver gennemgået detaljeret i afsnit 4.2. Nedenstående er nogle generelle betragtninger, som dels vedrører implementeringen som helhed, dels de enkelte trin.

Miljøledelses systemets opgaver

Fasens første trin bliver at identificere og i grove træk beskrive de konkrete drifts- og ledelsesmæssige opgaver, der ligger i miljøledelsessystemet.

At identificere opgaverne er forudsætningen for at kunne udarbejde en miljøhåndbog (se afsnit 4.2.4) og er i øvrigt en øvelse, der giver et overblik over, hvorledes opgaverne i miljøledelsessystemet hænger sammen med vandforsyningens andre opgaver. Det er meget individuelt, hvorledes dette bedst gribes an. Det afhænger bl.a. af vandforsyningens størrelse, kultur og interne forhold i øvrigt.

Der kan ikke på forhånd fastlægges nogle faste regler for, hvorledes implementeringsarbejdet skal foregå. Så i stedet for at forsøge at beskrive det detaljeret, har vi valgt at vise en række eksempler på drifts- og ledelsesmæssige opgaver, således at vandforsyningen kan bruge disse eksempler som udgangspunkt. Se afsnit 4.2.2 og 4.2.3.

Information, indadtil og udadtil

En af de væsentlige aktiviteter under implementeringen er – ud over at informere internt – at fastlægge information udadtil. Hvem skal informeres og hvordan.

Vandforsyningen er i dag lovmæssigt forpligtet til løbende at informere sine brugere om vandets kvalitet, og denne information indgår naturligt i miljøinformationen udadtil.

I denne aktivitet fastlægges ligeledes, hvordan denne information skal videregives, om det skal være skriftligt i direkte kontakt til brugerne, sammen med årsregnskabet, information i den lokale presse (evt. i annonceform) eller evt. hjemmesider på Internettet (se f.eks. kapitel 5, boks 5.3). DVF vejledning nr. 21 (Forbruger information om drikkevand) kan danne udgangspunkt for disse aktiviteter.

Endelig skal det nævnes, at hvis vandforsyningen ønsker at blive certificeret, så vil begge de to miljøstandarder, som denne håndbog omtaler, stille krav omkring håndtering af information til/fra interessenter (se også kapitel 8 – certificering). Aktiviteterne omkring information er behandlet i afsnit 4.2.6.

Medarbejderne, først som sidst

I fase C bliver arbejdet med miljøledelsessystemet meget synligt i organisationen bl.a. fordi, det er her projektorganisationen gradvis omlægges til en egentlig miljøorganisation, hvilket kan medføre nye/ændrede arbejdsopgaver til nogle af medarbejderne. Af denne grund er det her måske endnu mere vigtigt at informere og involvere medarbejderne og deres organisationer, og især fastholde det engagement, som projektgruppen har udvist i de to forudgående faser. Herved sikres, at deres indsats fastholdes og synliggøres for alle medarbejdere og for organisationen som helhed. Aktiviteterne omkring miljøorganisationen er behandlet i afsnit 4.2.5.

Miljøhåndbogen

I fase C udarbejdes også en samlet miljøhåndbog, der indeholder virksomhedens miljøpolitik og –målsætninger. Den indeholder ligeledes procedurer, for de aktiviteter og arbejdsopgaver, der indgår i miljøledelsessystemet. Desuden indeholder den instrukser, der, hvor det er hensigtsmæssigt informerer om, hvorledes arbejdsopgaverne udføres.

Herudover indeholder miljøhåndbogen anvisninger (procedurer) på opbevaring og arkivering af registreringer, håndtering af afvigende handlinger, håndtering af miljørevision og Ledelsens Gennemgang mv. Omfanget af miljøhåndbogen vil afhænge af vandforsyningens ambitioner (skal systemet være certificerbart, eller vil man nøjes med et husmandssystem). I dette kapitel vil vi derfor give et bud på hvad et husmandssystem bør omfatte – se boks 4.18.

Aktiviteterne omkring opbygning af en miljøhåndbog er i øvrigt behandlet i afsnit 4.2.4

Miljøredegørelsen

Fase C afsluttes med, at vandforsyningen udsender en miljøredegørelse, som herefter udsendes hvert år. Dette svarer til, at vandforsyningen hvert år udsender en årsberetning om årets drift og begivenheder i øvrigt, og miljøredegørelsen kaldes ofte for en ”miljømæssig årsberetning”. Mange virksomheder vælger da også at lade den indgå som et afsnit i den ordinære årsberetning.

Ønsker vandforsyningen, at miljøledelsessystemet skal være certificerbart, vil miljøstandarderne (først og fremmest EMAS) stille nogle formelle krav til form og indhold. I et husmandssystem kan man derimod ofte klare sig med et ”grønt regnskab”. Disse forhold er nærmere behandlet i afsnit 4.2.7 og bilag C.

4.2 Implementering af miljøledelse i 5 trin

4.2.1 Indledning

Arbejdet med at implementere miljøledelsessystemet består nu i at skabe og vedligeholde de nødvendige rammer og ressourcer for bl.a. at

• ledelsen fortsat kan opretholde et overblik over status og udvikling i miljø- og risikopåvirkninger
• og handle derefter - dvs. både imødegå afvigelser her og nu, og imødegå trusler på længere sigt
• sikre at miljømålsætninger nås og der sættes nye mål
• sikre en effektiv håndtering af miljøhandlingsplanen, og at iværksætte nye aktiviteter i overensstemmelse med miljøpolitik, miljømålsætninger og i det omfang ”miljømæssige” hændelser og andre forhold gør det nødvendigt
• sikre information indadtil og udadtil

Stærkt varierende arbejdsomfang

Der vil i praksis være stor forskel på, hvorledes dette arbejde håndteres i den enkelte vandforsyning. Det vil dels afhænge af vandforsyningens størrelse, dels i dens valg af system (certificerbart eller husmandssystem).

Disse forhold vil alle blive berørt nedenfor.

4.2.2 Driftsopgaverne

Trin 1

De grundlæggende driftsopgaver består især i at opretholde et overblik over vandforsyningens miljø- og risikoforhold.

Hvad dette består af, belyses bedst ved nogle typiske eksempler.

Boks 4.2 Eksempel - Elforbrug Hvis vandforsyningen har valgt at prioritere elforbruget som en miljøbelastning, der skal nedbringes, vil det være en tilbagevendende driftsopgave, på bestemte tidspunkter at aflæse elforbruget på hovedmåleren eller på eventuelle bimålere. Det vil ofte ligeledes være en driftsopgave at føre elforbruget ind i et skema og udregne nøgletallet (f.eks. antal kWh pr. udpumpet m2 drikkevand). Dette betyder samtidigt, at det ligeledes er en driftsopgave at aflæse hvor meget vand, der er pumpet ud i den samme periode.

Boks 4.3 Eksempel - Overvågning af grundvand I nogle vandforsyningers indvindingsområde er der, for at overvåge grundvandets indhold af uønskede stoffer og forhindre dem i at skade det grundvand, der indvindes, etableret overvågnings- og afværgeboringer i indvindingsoplandet f.eks. hvor der er risiko for udvaskning af miljøfarlige stoffer fra en losseplads e.l. Boringerne er oftest foretaget på foranledning af Amtet. I miljøledelsessystemet er det en driftsopgave at udtage grundvandsprøver fra boringen og få dem analyseret for de uønskede stoffer. Hvis det er Amtet, der udtager prøver og får dem analyseret, da vil det være en driftsopgave at sikre, at disse oplysninger også tilgår vandforsyningen. Det er ligeledes en driftsopgave at forholde sig til resultatet, arkivere dem og evt. informere om dem.

Boks 4.3 viser et eksempel på et sæt af driftsopgaver, som flere vandværker udfører i dag. Det er ligeledes et eksempel på, at mange af de opgaver som indgår i et miljøledelsessystem, allerede i dag udføres i vandforsyningen. Enten som et led i den daglige drift, eller (som her) et led i den overvågning af grundvandets tilstand, som adskillige vandforsyninger herhjemme gennemfører.

Opgaven kan derfor godt være beskrevet andet steds, og i dette tilfælde behøver vandforsyningen derfor blot at henvise til den beskrivelse, der således allerede findes – og sikre at beskrivelsen vedligeholdes på ligefod med resten af miljøhåndbogen – se nedenfor.

Boks 4.4 Eksempel - Ledningsbrud og udgravning Flere af de vandforsyninger, der deltog i pilotprojektet, har prioriteret den hygiejniske risiko, som et ledningsbrud og deraf følgende reparation, betyder for drikkevandet i form af forurening med jord o.a. f.eks. fra udgravningen. Tilsvarende har man prioriteret den personlige risiko som reparationsmandskabet løber i form af skader fra sammenstyrtninger, fra andre uheld – sågar fra ukendte affaldsdepoter som måske bliver blotlagt ved lejligheden. Her kan man udarbejde en procedure og instruks, der sikrer at reparationer udføres forsvarligt, at vandkvaliteten kontrolleres og at viden om bruddet indgår i den fremtidige renoveringsplanlægning.

Boks 4.4 – ledningsbrud viser, at det er en driftsopgave i miljøledelsessystemet at forebygge forurening ved at sørge for god og fornuftig instruktion af mandskabet og sikre, at den overholdes. Det er også et eksempel på, at opgaven kan være beskrevet i andre sammenhænge f.eks. i vandforsyningens egen driftshåndbog – hvis en sådan er udarbejdet, eller i DANVA og FVD’s publikationer.

Boks 4.5 Eksempel - Vandprøver og –analyser Et af miljøledelsessystemets væsentligste formål er at overvåge grund- og drikkevandets tilstand, som et led i det at sikre rent drikkevand. Det er derfor en vigtig driftsopgave at få udtaget prøver både af råvandet og drikkevandet og få dem analyseret, samt vurdere resultaterne f.eks. ved hj. af tidsserier. Det er samtidig et eksempel på opgaver som i et vist omfang er lovpligtige og som derfor allerede i dag udføres i alle vandforsyninger, hvor det er lagt i helt faste rammer.

 

Boks 4.6 Eksempel - Information, også en driftsopgave Kommunikation og information er hver for sig eksempler på en driftsopgave. Der kan f.eks. være tale om at modtage henvendelser udefra vedr. vandforsyningens miljøforhold (f.eks. fra forbrugerne), besvare dem eller sikre at de bliver besvaret. Der kan også være tale om løbende at informere vandforsyningens interessenter om hvad der sker i vandforsyningen..

Boks 4.7 Eksempel - Reagere på afvigelser, en opgave for alle i vandforsyningen Det at reagere på og videregive information om afvigelser som man måtte bemærke, er en pligt (og som sådan en driftsopgave) som påhviler alle personer i vandforsyningen. Tilsvarende er det er så en ledelsesopgave at iværksætte afhjælpende og forebyggende foranstaltninger for at imødegå fremtidige lignende situationer. Eksemplet viser således også sammenhængen mellem drifts- og ledelsesopgaver.

Medarbejder deltagelse

Oversigten over driftsopgaver kan f.eks. udarbejdes i et forum, hvor flest mulig af de involverede medarbejdere deltager. F.eks. i form af et seminar, hvor deltagerne på baggrund af deres kendskab til vandforsyningens daglige drift i fællesskab udarbejder forslag til en bruttoliste, der efterfølgende redigeres til en liste, der alene vedrører miljøarbejdet. Faldgruben i dette arbejde er, at listen bliver for omfattende, og at skillelinien i en vandforsyning mellem de miljørelaterede driftsopgaver og de sædvanlige driftsopgaver godt kan være udflydende.

Driftshåndbog – ved samme lejlighed?

I mange vandforsyninger har man erfarne medarbejdere med adskillige års ansættelse på bagen. Af denne årsag vil mange vandforsyninger ikke altid have opdaterede instrukser og retningslinier – det har jo ikke været nødvendigt, når medarbejderne jo godt ved, hvorledes opgaven skal løses !

I sådan en situation kan det derfor være en meget god idé – ikke bare at beskrive de miljørelaterede driftsopgaver, men også – når man nu alligevel er i gang – at udarbejde en oversigt over de øvrige driftsopgaver, måske som en begyndelse på en generel driftshåndbog, som så mange vandforsyninger sukker efter, men aldrig får lavet.

Ved denne lejlighed kan man så samtidig overveje om opgaverne nu også løses på den rigtige måde – måske også overveje om det er de rigtige opgaver, man løser.

Intern rationalisering og effektivisering?

På denne måde har vandforsyningen mulighed for at se miljøopgaverne i sammenhæng med de øvrige driftsopgaver og herved få dem tilrettelagt således, at den ekstra arbejdsbyrde som mange forbinder miljøledelse med, kan blive vendt til en fordel og måske en reel arbejdsbesparelse. Når oversigten over driftsopgaver er udarbejdet, skal opgaverne beskrives og inkluderes i vandforsyningens miljøhåndbog. Det vil være en god idé, hvis vandforsyningen forinden grupperer dem efter det arbejde, der udføres. F.eks. kan alle forbrugsregistreringer i form af elforbrug, vandforbrug, affaldsmængder mv. samles under samme faneblad i miljøhåndbogen. Arbejdet med miljøhåndbogen er omtalt i afsnit 4.2.4, der også indeholder eksempler på indhold og opbygning.

4.2.3 Fastlægge ledelsesopgaver

Trin 1, fortsat

Hvor antal og omfang af driftsopgaver afhænger af den prioritering, der er foretaget af miljø- og risikopåvirkningerne, så afhænger ledelsesopgaverne i lige så høj grad af vandforsyningens ambitioner, først og fremmest af om systemet skal være certificerbart, eller om man vil nøjes med et husmandssystem.

Boks 4.8 Eksempel - Reagere på afvigelser Det er en ledelsesopgave at reagere på en afvigelse, uanset hvilken og uanset hvordan og hvorledes den modtages. Ofte kan der være etableret en praksis for hvad driftspersonalet kan gøre – evt. handle pr. konduite, men under alle omstændigheder skal ledelsen underrettes og således have mulighed for at vurdere situationen og tage affære. Dette uanset om der er tale om et certificerbart system eller et husmandssystem.

Nedenfor er vist eksempler på ledelsesopgaver, der kan optræde både i et husmandssystem, og i et certificerbart system.

Som afslutning på dette afsnit et par eksempler (boks 4.11 og 4.12) på de ledelsesmæssige opgaver omkring miljørevision og ledelsens gennemgang (jfr. kapitel 6 og 7).

Boks 4.9 Eksempel - Vandprøver med indhold af BAM. En vandforsyning får besked om, at en råvandsanalyse viser indhold af BAM over den tilladte grænse. Dette er en afvigelse i miljøledelsessystemet og ledelsen skal naturligvis underrettes. Den første reaktion vil ofte være at tage en ny vandprøve og få den analyseret – noget som driftspersonalet derfor kan gøre pr. konduite – samtidig med at ledelsen informeres. At holde fast i afvigelsen og sikre at den nye vandprøve bliver behandlet og vurderet, og derefter tage stilling til situationen og handle derefter, er en ledelsesopgave. At registrere og rapportere om afvigelsen er en driftsopgave – jfr. eksempel 4.6. Hvis et uønsket stof (f.eks. BAM) for første gang viser sig i en vandanalyse, skal det behandles som en afgivelse, også selvom indholdet er under stoffets grænseværdi, idet ledelsen skal forholde sig til at dette stof nu optræder hvor det ikke tidligere har været tilfældet. Hvis en serie af vandanalyser har vist et lille, men stigende indhold af BAM skal dette give anledning til at ledelsen griber ind – også selvom indholdet fortsat er under grænseværdien. En trend, der viser en uønsket udvikling i råvandskvaliteten skal således i miljøledelsessystemet behandles som en afvigelse.

Boks 4.10 Eksempel - Registrering af uddannelse Miljøstyringsstandarderne stiller krav om, at medarbejderne informeres og uddannes i miljøledelsessystemets formål og funktion, og at dette registreres og til stadighed holdes ajour for alle medarbejdere nye som gamle. En vandforsyning skal sikre sig, at alle medarbejdere – også de nyansatte - informeres om miljøledelsessystemet og hvad dette indebærer, men så længe systemet ikke skal være certificerbart, er det op til ledelsen, om der skal føres noget register over personalets miljømæssige uddannelse. Såfremt der i forvejen i organisationen vedligeholdes en oversigt over personalets uddannelse, kurser mv. vil dog være en god idé at få den miljømæssige uddannelse med her på lige fod med andre kurser.

Boks 4.11 Eksempel - Ledelsens gennemgang Ledelsen skal, regelmæssigt – oftest én gang årligt – gennemgå miljøledelsessystemet på grundlag af periodens afvigelser, revisioner, aktiviteter mv. - vurdere dets styrker og svagheder, og tage de nødvendige forholdsregler for at udbedre mangler og forebygge nye. Miljøstandarderne kræver, at der opstilles faste regler for denne gennemgang, men denne systematiske og regelmæssigt tilbagevendende gennemgang bør dog – uanset vandforsyningens størrelse - være en del af ethvert miljøledelsessystem (se i øvrigt kapitel 7 – Ledelsens Gennemgang) – uanset om systemet er certificerbart eller ej.

Boks 4.12 Eksempel - Miljørevision Miljøstandarderne stiller omfattende krav både omkring miljørevision og til miljørevisorernes uddannelse og kompetence. At sikre at disse krav opfyldes, er en ledelsesopgave. Ligeledes at revisionen følges op, således at de fundne mangler og svagheder bliver udbedret (se i øvrigt kapitel 6 – miljørevision). Uanset om miljøledelsessystemet skal kunne certificeres eller ej, så skal det som alle ledelsessystemer revideres med regelmæssige mellemrum (dette gælder altså også for husmandssystemer).

Boks 4.13 Eksempel - Håndtere miljøhandlingsplanen I alle vandforsyninger kommer man ud for at skulle håndtere, ofte store, projekter. Opførelse af et nyt vandværk, gennemføre en renovering af sit ledningsnet for bare at nævne nogle enkelte. Miljøhandlingsplanen består som nævnt af en række projekter og enkeltaktiviteter, så det at sætte dem i gang og gennemføre dem som planlagt skulle ikke være fremmed for de fleste vandforsyninger. Forskellen her er, at miljøhandlingsplanen løbende fornys - der kommer fra tid til anden nye aktiviteter og projekter til i takt med udførelse af miljøarbejdet i vandforsyningen. At sætte opgaverne i gang, koordinere med ressourcer og de igangværende opgaver samt styre og følge op på aktiviteterne mv. er en ledelsesopgave.

Selvom der i afsnit 4.2 og 4.3 er skelnet mellem miljøledelsessystemets ledelses- og driftsopgaver, så vil det i praksis ofte være en god idé at udarbejde de to oversigter i fællesskab – ikke mindst hvis vandforsyningen beslutter sig til at kaste et overordnet blik på driftsopgaverne i almindelighed, og måske udarbejde en egentlig driftshåndbog.

4.2.4 Udarbejde miljøhåndbog

Boks 4.14 - Dokumentation Dokumentation anses ofte for at være noget man tager ned fra hylden og læser når alt andet svigter. Intet kan imidlertid være mere forkert for en miljøhåndbog. Miljøhåndbogen skal først og fremmest bruges i det daglige og være et nyttigt redskab i vandforsyningens daglige miljøarbejde ! De første og væsentligste bud i udarbejdelse af en miljøhåndbog, er derfor overblik, overskuelighed og anvendelighed. Brugeren skal kunne se sammenhængen med sit daglige arbejde, den skal være nem at slå op i, dækkende i sit omfang og ikke unødig detaljeret. Alt for mange miljøhåndbøger samler støv på hylderne fordi de beskriver ”alt” og på det nærmeste fratager læseren muligheden for at tænke selv.

Trin 2 Miljøhåndbogen

En miljøhåndbog er vandforsyningens dokumentation for miljøledelsessystemet. Miljøstandarderne taler om ”et dokumenterbart” miljøledelsessystem, og denne dokumentation udgøres først og fremmest af miljøhåndbogens indhold.

I dette afsnit beskrives, hvad man gør, hvornår man gør det, og hvorledes man gør det. Af håndbogen fremgår også, hvorledes man kontrollerer, at det, der er beskrevet, også svarer til praksis, og hvorledes man ved interne og evt. eksterne kontroller kan forvisse sig om, at alt er i orden.

I det følgende gennemgås miljøhåndbogen og dens principielle indhold, som det kan se ud for et certificerbart miljøledelsessystem. Er der imidlertid tale om et husmandssystem, kan nogle afsnit udelades og andre få et mindre omfang - jfr. i øvrigt bilag J.

Boks 4.15 Bilag J – Vandforsyningens miljøhåndbog Bilag J indeholder et kommenteret forslag til en indholdsfortegnelse for en miljøhåndbog til en vandforsyning. Indholdsfortegnelsen er primært beregnet på et certificerbart miljøledelsessystem, men kommentarerne fortæller hvilke dele, der kan reduceres eller helt undværes hvis der er tale om et husmandssystem og/eller en lille vandforsyning.

4.2.5 Miljøhåndbogens indhold

Dokumentation for systemet

En miljøhåndbog opdeles ofte i tre dele, som benævnes efter deres indhold som den strategiske, den taktiske og den operationelle del.

Sagt på en anden måde, så fortæller den første del (den strategiske) begrundelsen for håndbogen dvs. ”Hvorfor gør vi det?” - , den anden del (den taktiske) fortæller, hvilke opgaver miljøledelsessystemet skal løse dvs. ”Hvad gør vi?”, og den sidste del (den operationelle) fortæller, hvorledes de skal udføres – altså ”Hvordan gør vi det?”.

Boks 4.16
Miljøhåndbogens opdeling

Del I	Strategisk ”Hvorfor” – skal vi have et miljøledelsessystem?
Del II	Taktisk ”Hvad” – omfatter det og hvad skal der udføres?
Del III	Operationelt ”Hvordan” – udfører vi de ting, der skal gøres?

I praksis sker den nævnte opdeling i form af afsnit eller kapitler. I store og omfattende systemer har man ofte separate ringbind. Vandforsyningen kan med fordel gøre miljøhåndbogen tilgængelig på sit Intranet, hvis dette er etableret. Det vil i høj grad lette vedligehold og distribution udelukkende at have en elektronisk håndbog..

Her i håndbogen opdeles miljøhåndbogen i tre afsnit, der hver for sig modsvarer de nævnte dele. Hertil kommer så nogle bilag og nogle registre. Det forklares senere i kapitlet.

Dette kan forekomme kompliceret, men hvis man bare går systematisk frem efter ”kogebogen”, kommer man til vejs ende med en håndbog, der fungerer. Den kan man så senere supplere og udbygge efter behov – men det er vigtigt, at arbejdet med den første version af miljøhåndbogen gennemføres hurtigt og koncentreret.

Læseren er velkommen til at anvende håndbogens og bilagenes eksempler som inspiration i det videre arbejde.

Miljøhåndbogens indhold består således af en række enkeltdokumenter, der skal opbygges efter samme systematik (standard). Hvor flere personer er involveret i at udforme de enkelte dokumenter, vil det være en stor fordel, at denne standard er beskrevet og medtaget f.eks. i miljøhåndbogens afsnit I (se nedenfor).

Miljøhåndbogens afsnit I – Hvorfor

Afsnit I indeholder miljøledelsessystemets grundlæggende dokumenter – disse vil typisk være følgende:

• Systembeskrivelse – en kort beskrivelse af systemet, hvad det omfatter og hvorledes det er afgrænset – både mht. vandforsyningens delområder, problemstillinger, og evt. fravalg.
• Miljøpolitikken - den vedtagne og formulerede miljøpolitik.
• Læsevejledning (evt.)
• Dokumentstyring – håndbogens vedligeholdelse og fordeling (distributionsliste)
• Dokument standard (evt.) – en fælles standard for hvorledes håndbogens enkelt dokumenter skal bygges op
• Miljøorganisationen – hvorledes er drifts- og ledelsesopgaverne i systemet fordelt i den eksisterende organisation, hvilke jobfunktioner skal udføre dem etc.
  Væsentlige miljø- og risikopåvirkninger – en beskrivelse af hvad vandforsyningen anser for de væsentligste miljø- og risikopåvirkninger

Miljøhåndbogens afsnit II - Hvad

Afsnit II indeholder en række procedurer (om procedurer, se afsnit 4.1), der tilsammen beskriver, hvilke arbejdsopgaver miljøledelsessystemet indeholder, hvad de omfatter, hvornår og under hvilke omstændigheder de skal udføres og af hvem (ikke navn, men jobfunktion).

Der er tale om både drifts- og ledelsesmæssige arbejdsopgaver og den enkelte vandforsyning kan i vidt omfang selv vælge, hvorledes dette afsnit skal bygges op. Se f.eks. boks 4.17 – og læs kan bilag J og K som kan give inspiration til hvorledes afsnit II skal struktureres.

Boks 4.17 Eksempel – Miljøhåndbogens procedurer Nedenfor er omtalt nogle eksempler på procedurer i miljøhåndbogens afsnit II. Eksemplerne er hentet fra de vandforsyninger, der deltog i pilotprojektet. Rækkefølgen af procedurerne er tilfældig Procedure for : Afvigelseshåndtering og korrigerende handlinger – hvorledes rapporteres afvigelser i miljøledelsessystemet, og til hvem. Hvad skal gøres for at afhjælpe og forhindre gentagelser. Kan evt. omfatte en formular, der skal anvendes i afvigelsessituationer Dokumentstyring – hvorledes sikres at dokumenterne i miljøhåndbogen holdes ajour og at de distribueres til de rigtige personer Procedure for daglig drift – dvs. én eller flere procedurer, der samler op på prioriterede miljøforhold som f.eks. overvågning af elforbrug, rengøring og hygiejne, overvågning af vandkvalitet, øvrige forbrugsregistreringer o.l. Ledelsens gennemgang – hvorledes skal ledelsen følge op på hvorledes miljøledelsessystemet fungerer og hvilke forhold og hvilket materiale, skal inddrages i denne evaluering Intern miljørevision – hvad er de interne spilleregler for gennemførelse af miljørevision Vedligeholdelse af oversigt over lov- og myndighedskrav Medarbejderuddannelse

Miljøhåndbogens afsnit III – Hvordan?

Miljøhåndbogens tredje del indeholder typisk et antal instrukser, dvs. mere detaljerede arbejdsinstruktioner, checkliste e.l. som beskriver, hvordan en given procedure skal udføres.

Instruksen skal udføres med alle de detaljer, der er nødvendige og tilstrækkelige til, at opgaven kan blive udført ensartet hver gang, også selvom den måske bliver udført af forskellige personer. Den skal også være tydelig og instruktiv, således, at den kan anvendes under oplæring af nyt personale.

Såfremt en procedure i afsnit II i sig selv er tilstrækkelig tydelig eller ukompliceret, således at en medarbejder uden problemer kan udføre den opgave, den omhandler, så er der intet behov for en yderligere instruks. Omvendt vil der til en given instruks altid være en procedure.

Vandforsyningen kan frit vælge, om den vil udarbejde forholdsvis detaljerede procedurer og indskrænke antallet af instrukser til et minimum, eller om den vil anvende overordnede procedurer, der så til gengæld suppleres af mere detaljerede instrukser. Det er vandforsyningens eget valg, bl.a. ud fra hensynet til miljøhåndbogens fremtidige vedligeholdelse.

En instruks udarbejdes f.eks.

• når visse lovmæssige krav til arbejdet skal være opfyldt,
• hvor det er væsentligt, at arbejdets udførelse sker i en ganske bestemt rækkefølge
• hvor det er vigtigt, at arbejdet udføres på en ganske bestemt måde, der ikke varierer fra gang til gang (f.eks. udtagning og behandling af vandprøver)
• hvor arbejdsopgaverne indebærer omgang med farlige stoffer
• hvor personlige værnemidler skal anvendes
• hvor det er afgørende at visse ting ikke glemmes – f.eks. fordi arbejdet udføres sjældent, eller fordi det kan være afgørende for de ansattes sikkerhed

Men hvis der blot er tale om forholdsvis ukomplicerede opgaver, som udføres af erfarne og kompetente medarbejdere, vil der sjældent være et umiddelbart behov for at beskrive dette arbejde i detaljer. Set i et videre perspektiv kan der dog være sund fornuft i at udarbejde en instruks – se boks 4.19.

Bilag, registre

Dokumentationen for miljøledelsessystemet omfatter som regel også en række supplerende bilag, som miljøhåndbogen henviser til. Disse bilag indsættes bagest i håndbogen for at have dem samlet ét sted.

Desuden kan håndbogen henvise til andre registre (elektroniske, ringbind e.l.), som findes andre steder. Henvisningen angiver i så fald hvor disse registre findes.

Bilagene kan f.eks. være oversigter over prøvetagning, oversigt over gældende lovgivning, kopier af gældende myndighedsgodkendelser og tilladelser (f.eks. vandindvindings- og vandafledningstilladelser), checklister til anvendelse ved miljørevision, tomme skemaer til brug for registreringer o.l. – alt sammen bilag, der henvises til fra miljøhåndbogens øvrige afsnit.

Registrene uden for håndbogen kan være opbevaring af referater fra tidligere gennemførte Ledelsens Gennemgang, rapporter fra tidligere miljørevisioner, samling af tidligere rapporterede afvigelser og oplysninger om, hvorledes de er håndteret.

4.2.6 Hvad er et husmandssystem?

Ordet husmandssystem er blevet brugt mange gange, både i denne håndbog og i en lang række andre publikationer. Intetsteds har man dog for alvor prøvet at definere begrebet – måske fordi man føler sig bundet af de regler og retningslinier som miljøstandarderne (EMAS, ISO 14.001) indeholder.

I forordet til denne håndbog har vi løst beskrevet kravene til husmandssystem som:

Minimumskravene til en vandforsynings miljøledelsessystem er, at det skal kunne anvendes til at skabe overblik og styre vandforsyningens miljøindsats i overensstemmelse med dens miljøpolitik.

Nedenfor vover vi et øje, og giver i boks 4.18 et bud på mindstekravene til et husmandssystem, der skal fungere som miljøledelsessystem i en dansk vandforsyning.

Boks 4.18 - Et husmandssystem som grundlag for miljøledelse i en dansk vandforsyning Et husmandssystem er et miljøledelsessystem, der tilfredsstiller nogle basale krav som miljøet (ikke standarderne) stiller: Disse basale krav er følgende: Afgrænsning Vandforsyningen skal beskrive de afgrænsninger (fysiske, organisatoriske og administrative) som er gældende for miljøledelsessystemet. Miljøpolitik Vandforsyningen skal have en nedskrevet miljøpolitik, der udtrykker vandforsyningens holdning til miljøet og det miljøarbejde som skal foregå i vandforsyningen.. Væsentlige miljø- og risikopåvirkninger Vandforsyningen skal have kortlagt sine miljø- og risikopåvirkninger, og have afgjort hvilke den vil anse for at være væsentlige (og hvorfor – væsentlighedskriterier), og have foretaget en prioritering af disse Vandforsyningen skal have ”antennerne ude” Vandforsyningen skal opretholde en opdateret viden om de væsentligste miljø- og risikopåvirkninger, og sikre sig at den modtager oplysninger om nye påvirkninger, der kan være farlige for grundvandet i indvindingsområdet og drikkevandet i distributionsområdet.. Reagerer på afvigelser og uventede hændelser af betydning for miljøet Vandforsyningen skal fastlægge hvorledes den vil håndtere afvigelser og uventede hændelser af betydning miljø- og risikoforholdene indenfor den valgte afgrænsning. Foretager regelmæssige check og eftersyn af både system og konkrete miljøforhold Vandforsyningen skal regelmæssigt underkaste sit miljøledelsessystem, dets afgrænsninger samt sine miljøforhold et eftersyn og ledelsen skal med jævne mellemrum evaluere systemets funktion, bl.a. ud fra de foretagne eftersyn. Forebyggende og afhjælpende handlinger Vandforsyningen skal løbende gennemføre aktiviteter til forebyggende og afhjælpende foranstaltninger over for trusler mod grundvandet og drikkevand i vandforsyningens indvindingsområde hhv. forsyningsområde, og styre disse aktiviteter på passende vis Informationspligt Vandforsyningen skal opfylde sin informationspligt omkring vandkvalitet, suppleret med information om de væsentligste miljø- og risikoforhold. Miljøhåndbog Vandforsyningen skal dokumentere miljøledelsessystemet og beskrive retningslinierne for opfyldelse af ovenstående basale krav i en miljøhåndbog   Kommentarer: Ovenstående er et bud på hvad et husmandssystem til brug for miljøledelse i en vandforsyning bør omfatte. Al miljøledelse bygger på virksomhedens forpligtelse til at arbejde for fortsatte miljøforbedringer – derfor er der god grund til at se på, hvorledes en vandforsyning kan leve op til disse krav – miljøstandarder eller ej. Miljøledelse i vandforsyninger har fokus på risikoforholdene overfor vandforsyningens grundvandsressourcer og drikkevandsleverance. Fortsatte forbedringer i vandforsyningens miljøforhold, må derfor primært tage udgangspunkt i at afhjælpe, forebygge og nedbringe risiko og konsekvenser af de mange påvirkninger, der truer hhv. grundvandet og drikkevandet. Kravet om, at vandforsyningen har pligt til at foretage såvel afhjælpende som forebyggende handlinger over for sine risikopåvirkninger bør derfor kunne gøre det ud for kravet om fortsatte forbedringer. Disse forhold er behandlet mere indgående i håndbogens kapitel 5. samt i bilag G. Informationspligten er strengt taget et krav med udgangspunkt i EU’s direktiv om drikkevandskvalitet, men det vurderes, at når vandforsyningen alligevel skal informere om vandkvalitet, så er det en så enkel sag at udvide denne information med oplysninger om miljø- og risikoforhold, at det også bør være en del af et husmandssystem.

4.2.7 Hvordan skrives miljøhåndbogen?

Medarbejderne inddrages i arbejdet

Miljøhåndbogens afsnit I skrives i almindelighed af ledelsen og består hovedsagelig af dokumenter, som er fremkommet under projektets tidligere faser (A og B).

Afsnit II og III indeholder forhold omkring det daglige arbejde, og det er derfor vigtigt at inddrage medarbejderne i udarbejdelsen heraf, således at det kommer til at fremstå som en naturlig forlængelse af den oversigt over arbejdsopgaverne, som er omtalt ovenfor, og som medarbejderne ligeledes har været involveret i (afsnit 4.2 og 4.3).

Medarbejdere, der har kendskab til det pågældende arbejdsområde, og som skal involveres i eller ligefrem have ansvaret for udførelsen af en given procedure, bør også i en eller anden grad involveres i at skrive proceduren.

Boks 4.19 - ”Tavs” viden i vandforsyningen Der kan være mange forskellige årsager til at skrive en procedure eller en instruktion. Medarbejderne har måske været ansat i adskillige år, og besidder stor erfaring. De arbejdsinstrukser som de tidligere har arbejdet efter, er måske forældede - i værste fald ikke eksisterende og arbejdet foregår helt og holdent ud fra deres viden og erfaring – som måske kun i yderst begrænset omfang er overført til andre i vandforsyningen. Medarbejderen går en dag på pension, finder andet arbejde, bliver syg eller – dør måske. Det er derfor vigtigt, at den viden og erfaring (”tavs” viden) som en erfaren medarbejder besidder, bliver bragt frem i lyset og gjort tilgængelig for de øvrige medarbejdere i vandforsyningen. Arbejdet med miljøhåndbogen, er en god anledning til at få klarlagt vandforsyningens ”tavse” viden og herved stille vandforsyningen bedre, skulle medarbejderen en dag ikke være til stede - uanset årsag.

Dette bør som minimum omfatte, at medarbejderen interviewes om, hvorledes han forestiller sig proceduren og at han efterfølgende gennemlæser og godkender den. Kan medarbejderen også påtage sig helt eller delvist at skrive og udforme proceduren, vil dette være en stor fordel.

Som nævnt er det vigtigt at have en fælles standard for, hvorledes en procedure (hhv. instruks) skal opbygges, således at miljøhåndbogens dokumenter har et ensartet udseende og opbygning se boks 4.20.

Procedurerne skal fungere i praksis

Det er væsentligt, at man i første omgang ikke udarbejder alt for detaljerede procedurer og instrukser. Første version må gerne være i kladdeform, som derefter kan afprøves i praksis. Når dette har fundet sted, kan proceduren om nødvendigt justeres med de erfaringer, der er gjort, og udgives endeligt. Husk, at proceduren således altid skal afspejle den praksis, der udspringer af de erfaringer, der løbende bliver indhøstet, og at organisationen derfor altid skal være åben over for ændringsforslag, der har afsæt i denne erfaringsdannelse.

Husk sikkerheds- og samarbejdsudvalg

Miljøhåndbogens procedurer og instrukser udstikker retningslinier for det daglige miljøarbejde i vandforsyningen. Det er derfor vigtigt, at vandforsyningens samarbejds- og sikkerhedsudvalg (hvis disse udvalg findes) holdes løbende orienteret og gerne inddrages i en aktiv rolle i skriveprocessen.

Boks 4.20 - Hvorledes udformes et dokument i miljøhåndbogen? Et dokument i miljøhåndbogen skal kunne identificeres, styres og vedligeholdes. Dette betyder at det som minimum skal have et navn (fx Miljøpolitik eller Procedure for registrering af vandkvalitet en identifikation i forhold til virksomhedens mængde af håndbøger (fx. MILJØHÅNDBOG Kapitel 2.1), en dato for dokumentets ikrafttræden, angivelse af hvilket dokument, det nye dokument evt. erstatter forfatter - initialer (dvs. hvem der er ansvarlig for dokumentet) Godkendt af – initialer  Sidenummer og sideantal i alt for dokumentet Dokumentstandarder i øvrigt Det er en god idé, udover de ovenfor nævnte formkrav, at fastlægge et minimums indhold af en procedure eller instruks. Dette kan f.eks. være: Formål: Hvorfor skrives denne procedure / instruks? Gyldighedsområde: For hvad gælder denne procedure? Henvisninger: Til andre steder i miljøhåndbogen eller i andre af virksomhedens dokumenter (husk på opdatering og vedligeholdelse af disse). Fremgangsmåde: Hvad skal der udføres og hvem har ansvaret? Husk at få alle omstændigheder med, også hvis resultatet bliver uventet (fx hvad man gør i det tilfælde, at der konstateres en afvigelse). Se i øvrigt bilag K, der indeholder en række procedurer, der er udarbejdet af deltagerne i pilotprojektet.

 

4.2.8 Etablere en miljøorganisation

Trin 3

Uanset om miljøledelsessystemet er certificerbart eller et husmandssystem, skal ansvaret for dets drift og vedligeholdelse placeres.

Miljøstandarderne foreskriver, at der skal udpeges en ”Ledelsens Repræsentant” som værende den, der har ansvaret for miljøledelsessystemet, samt at arbejdet – herunder især arbejdet med miljørevision - skal lægges i faste rammer, men stiller herudover ikke krav til miljøorganisationen, udover at den skal være beskrevet i miljøhåndbogen. De funktioner, som Ledelsens Repræsentant skal varetage, er omtalt i boks 4.21.

I en større vandforsyning vil ansvaret sædvanligvis blive overdraget til en ledende medarbejder, som tager sig af denne opgave ved siden af sine øvrige ledelsesopgaver.

I denne situation vil der være en risiko for, at miljøarbejdet bliver nedprioriteret, og det må derfor anbefales, at ledelsen, som et led i arbejdet i fase C, tager et overordnet syn på fordelingen af ledelsesopgaver og om nødvendigt omstrukturerer disse, således at opgaven tildeles de fornødne ressourcer, miljøarbejdet gøres synligt og inddragelsen af medarbejderne fungerer.

Herudover skal de daglige opgaver, som er beskrevet i miljøhåndbogens procedurer og instrukser, fordeles på vandforsyningens øvrige medarbejdere og evt. inkluderes i deres funktionsbeskrivelser. Behov for en miljøchef?

Det, der afgør om en vandforsyning har behov for en fuldtids miljøchef, er hvor mange funktioner, man vil lægge ind i stillingen. Det vil formentlig kun være et fåtal af de danske vandforsyninger, der har behov for en fuldtids miljøchef.

Boks 4.21 - Ledelsens repræsentant Ledelsens repræsentant er den man i mange virksomheder kalder for ”miljøchef”, andre steder for ”miljøkoordinator”. Iht. standarderne, skal ledelsens repræsentant sikre, at miljøledelsessystemet opfylder standardernes krav og sikre at systemet er implementeret og vedligeholdt. Ligeledes rapportering til ledelsen omkring den daglige drift, omkring afvigelser og omkring forbedring af systemet. De nævnte funktioner vil normalt kræve en kompetence til at handle på tværs af organisationen og måske uden at indhente tilladelse fra overordnede – en kompetence, der skal være klar og tydelig kommunikeret og fremgå af funktionsbeskrivelsen for ledelsens repræsentant. Standardens formål med funktionen Ledelsens Repræsentant er netop at ansvaret for den daglige drift af miljøledelsessystemet skal være placeret internt i virksomheden – med en direkte rapporteringslinie til den overordnede ledelse. Dette betyder at såfremt ledelsesrepræsentantens ansvar er uddelegeret til en person udenfor virksomheden (fx en konsulent på delebasis, hvad man ser i nogle tilfælde), skal dette være fastlagt i en samarbejdsaftale underskrevet af vandforsyningens øverste ledelse.

I dag ses det ofte, at vandforsyninger fusionerer og kommer til at indgå i større ”vandselskaber” eller ”energiselskaber”. I en sådan situation kan man forestille sig, at der i det fusionerede selskab vil være behov for en egentlig, fuldtids miljøchef – bl.a. fordi de øvrige selskaber i en sådan konstruktion har et arbejdsområde (f.eks. afløb, spildevand, energiproduktion), der i højere grad vil kunne forbindes med traditionel miljøledelse. I en sådan situation vil det være vandforsyningens daglige chef, der skal sikre, at vandforsyningens miljø- og risikoforhold gøres synlige og får prioritet i det fusionerede selskab.

Boks 4.22 - Sikkerhedsudvalg (SiU) og Samarbejdsudvalg (SU) i vandforsyningen SiU og SU er faste, institutionaliserede faktorer i dansk virksomhedsorganisation. Det er lovfæstede begreber og at undlade, i et eller andet omfang at involvere disse elementer i udviklingen af et miljøledelsessystem, er den sikre vej til konflikt og fiasko. En sikkerhedsorganisation skal forefindes i alle organisationer med 10 eller flere ansatte. Formålet er at løse sikkerheds- og sundhedsmæssige spørgsmål i samarbejde med virksomhedens ledelse. Når en vandforsyning etablerer miljøledelse, vil det ofte være en god løsning, at SiU ændres til at være miljø- og sikkerhedsudvalget (SiU -> MSiU), og i den sammenhæng, skal dagsordenen udvides med hvad der måtte være relevant i miljømæssigt henseende. Tilsvarende skal det overvejes om dagsordenen for SU skal udvides og hvad man dér skal informeres om og evt. tage stilling til. En nærmere beskrivelse af en medarbejderorienteret miljøorganisation, findes i Miljøstyrelsens skrift Miljønyt nr. 16 - 1995, Medarbejderdeltagelse i forebyggende miljøarbejde – især kap. 4. – hvortil henvises.

Miljøarbejdet i vandforsynings samarbejder

I vandforsyningssamarbejder som omfatter miljøledelse, kan deltagerne aftale, at en af lederne fra de deltagende vandforsyninger skal optræde som ledelsens repræsentant i alle de deltagende selskaber. Dette skal i givet fald aftales skriftligt, og de rammer og vilkår, vedkommende skal arbejde under skal fremgå klart af samarbejdsaftalen. Dette gælder også, såfremt de deltagende vandforsyninger går sammen om at ansætte en fælles miljømedarbejder/miljøkoordinator – evt. som eneste ansatte i et fælles ”miljøselskab”. Herved menes en virksomhed, der med den pågældende medarbejder som eneste ansatte skal varetage miljøledelse i vandforsyningerne i samarbejde med deres bestyrelser og daglige ledere.

4.2.9 Information indadtil og udadtil

Trin 4

Et af de største faldgruber i forbindelse med implementering af miljøledelsessystemer, er at miljøarbejdet ikke bliver gjort synligt, hverken i organisationen eller udenfor.

Hovedparten af de danske vandforsyninger er relativt små organisationer, hvor informationsbehovet indadtil måske ikke forekommer stort (”hvad én ved, ved alle”). Alligevel er det væsentligt, at vandforsyningen arbejder velovervejet og aktivt på at synliggøre miljøarbejdet, både ved at informere om aktiviteterne i miljøhandlingsplanen (deres fremdrift, deres resultater, nye aktiviteter etc.), om hvorledes vandforsyningens miljømål er blevet nået, om hvorledes miljøledelsessystemet fungerer (afvigelser, deres behandling og forebyggelse) og om miljøaudits (planlagte, resultater fra tidligere etc.).

Dette kan ske på mange måder, ved opslagstavler, regelmæssig beretning – på papir eller via IT - og ved at gøre miljøet til et fast punkt på alle personalemøder samt på sikkerheds- og samarbejdsmøder etc.

Udadtil er det væsentligt, at alle de vigtigste interessepartnere er informeret om, hvad der er i gære i vandforsyningen. Først og fremmest forbrugerne, der jo er afhængige af den vandkvalitet vandforsyningen leverer, men også kommune og Amt, som vandforsyningen måske har kontaktet allerede i fase A som et led i dataindsamlingen.

Etablering af miljøledelse kan også være en anledning til at invitere lokalpressen indenfor i vandforsyningen og her præsentere ikke bare vandforsyningens intentioner med miljøarbejdet, men også præsentere vandforsyningen som en helhed over for de forbrugere den forsyner med drikkevand.

Ved større åbenhed udadtil kan man også i lokalsamfundet få større fokus på betydningen af den enkeltes opførsel og indsats for at sikre, at vi alle i fremtiden kan få rent vand. Dette gælder uanset om ”den enkelte” er en privat person eller virksomhedsejer, landmand eller vicevært, barn eller voksen.

EU’s krav til information fra vandforsyninger

Miljøstandarderne stiller visse krav om information udad til, bl.a. i form af offentliggørelse af miljøpolitik mv. Vandforsyningsbranchen er imidlertid et eksempel på en branche, hvor andre krav til information slår miljøstandardernes krav med flere længder.

Vandforsyningerne er underlagt EU’s drikkevandsdirektiv ⁶ som herhjemme er blevet implementeret i kraft af Miljøministeriets bekendtgørelse nr. 871 af 21. september.2001. På grundlag heraf har DANVA udarbejdet en vejledning til vandværker, om hvorledes man kan sikre forbrugerne en fornuftig information om alle relevante forhold fra deres vandforsyning.

Vejledningen (Forbrugerinformation om drikkevand, DVF vejledning nr. 21, januar 2001) som på flere punkter går videre end bekendtgørelsen, er udarbejdet af en arbejdsgruppe hvori også FVD, Foreningen af Vandværker i Danmark var repræsenteret.

Det anbefales derfor, at vandforsyningen, stor eller lille, tager udgangspunkt i denne håndbog, når den skal planlægge som information overfor de eksterne interessepartnere.

4.2.10 Udarbejde første miljøredegørelse

Trin 5

En væsentlig del af den eksterne information er med regelmæssige mellemrum at udsende en miljøredegørelse. EMAS stiller krav om, at der årligt udsendes en miljøredegørelse på samme måde, som når der hvert år skal udarbejdes en årsberetning for virksomheden.

Omfanget af miljøredegørelsen kan variere meget og vil afhænge bl.a. af vandforsyningens størrelse og dens ambitionsniveau (certificerbart miljøledelsessystem eller blot et husmandssystem), og det kan – især første gang – forekomme at være et stort arbejde at samle informationen og udarbejde redegørelsen.

Vandforsyningens første miljøredegørelse vil afspejle det arbejde, der er blevet lagt i den indledende miljøgennemgang (jfr. fase A) og i den efterfølgende planlægning (fase B). I denne håndbog er der derfor lagt op til, at redegørelsens enkelte afsnit udarbejdes løbende, som et led i afrapporteringen af de første tre faser A, B, C. Dette indebærer, at den første miljøredegørelse i praksis foreligger, når miljøledelsessystemet tages i drift.

Opbygning af miljøredegørelsen i fase A og fase B er omtalt i de foregående kapitler (se kapitel 2.4 og kapitel 3.2), og arbejdet i denne fase C, består derfor blot i at samle bidragene sammen og redigere redegørelsen, evt. supplere med yderligere information, hvis dette skønnes nødvendigt. Desuden skal det overvejes og besluttes, hvorledes den skal distribueres og evt. til hvem. Her kan det være en mulighed at udsende et eksemplar til alle forbrugerne f.eks. sammen med årsafregningen.

Miljøredegørelsen skal herudover være tilgængelig internt i vandforsyningen og udleveres / sendes til enhver, der måtte ønske det. Såfremt vandforsyningen har en hjemmeside, bør redegørelsen også offentliggøres her, Råder man over et Intranet (f.eks. hvor vandforsyningen er kommunal eller en del af et større forsyningsselskab), vil det være oplagt ligeledes at lægge miljøredegørelsen her, så den er tilgængelig for alle medarbejdere i den større organisation, man er en del af. Miljøredegørelsen er endvidere omtalt nærmere i bilag C.

4.3 Implementering i den helt lille vandforsyning

I den helt lille vandforsyning, er det oftest en forudsætning for at arbejdet lykkes, at papirarbejdet kan reduceres til et minimum. Der skal fortsat være dokumentation for miljøledelsessystemet i form af en miljøhåndbog, men denne bør udarbejdes efter de retningslinier, der er afstukket for et husmandssystem og for den lille vandforsyning (se afsnit 4.2 – trin 2).

Den lille vandforsyning skal være opmærksom på, at det væsentlige ikke er, at procedurer og instrukser er udbyggede og detaljerede, men at de er anvendelige, og at de bliver forstået og anvendt i miljøarbejdet.

Ikke mindst i den lille vandforsyning vil det oftest være den samme person, som i praksis udfører arbejdet i vandforsyningen, som skal stå for at skrive procedurer og instrukser for det samme arbejde. Dette giver en umiddelbar sikkerhed for kvalitetsniveauet, men samtidig også en risiko for indforståethed.

Under udarbejdelsen kan man derfor godt udføre procedurer og instrukser som enkle checklister, men bør samtidig have for øje, at de skal kunne anvendes af en afløser (måske en person fra vandforsyningens bestyrelse) i tilfælde af sygdom eller andet fravær. Pointen er, at få opsamlet erfaring fastholdt på skrift, selvom det ikke er nødvendigt for den person, som i dag står for det daglige arbejde.

Den lille vandforsyning bør koncentrere sig om miljøhåndbogens afsnit II og III – måske slået sammen til ét dokument, og se stort på de mere formelle dele som dokumentstandarder, registrering af medarbejderuddannelse mv. Mere herom i bilag J.

4.4 Checkliste for fase C

• Er der en samlet oversigt/liste over miljøledelsessystemets drifts- og ledelsesopgaver?
• Check denne oversigt op mod miljøhåndbogens procedurer og instrukser. Er der opgaver i oversigten, som ikke er medtaget i miljøhåndbogen, og som ikke er beskrevet i andre instrukser og/eller vejledninger? Hvis ja, så overvej om der skal udarbejdes procedure/instruks for denne (de) opgave(r).
• Er der lagt en miljørevisionsplan for det første år?
• Hvem skal udføre miljørevision og er vedkommende klædt på til opgaven?
• Er der faste regler for, hvorledes afvigelser i miljøledelsessystemet skal håndteres?
• Er der overblik over, hvorledes vandforsyningen opretholder kendskabet til eksisterende miljø- og risikobelastninger?
• Er der knyttet kontakter udadtil (f.eks. til kommune og amt), der f.eks. kan hjælpe med til at sikre information om nye potentielle risici for grundvandet?
• Hvorledes håndteres henvendelser udefra om vandforsyningens miljøforhold, vandkvalitet mv.?
• Hvem i organisationen optræder som Ledelsens Repræsentant?
• Er der udarbejdet en (den første) miljøredegørelse?
• Er det fastlagt hvem, der skal udføre de enkelte opgaver i miljøhåndbogen?
  

^{_____________________________________________________________________
6} Rådets Direktiv 98/93 EF af 3. november 1998 om kvaliteten af drikkevand

| Forside | | Indhold | | Forrige | | Næste | | Top |