Håndbog i miljøledelse for vandforsyninger5 Miljøledelsessystemets drift –fase D5.1 Introduktion til kapitlet5.2 Driftens problemstillinger 5.3 De regelmæssigt tilbagevendende opgaver 5.4 De øvrige opgaver 5.5 Sammenfatning 5.6 Checkspørgsmål til kapitlet 5.1 Introduktion til kapitletDrift af et miljøledelsessystem består grundlæggende i at gennemføre de opgaver, som er beskrevet i vandforsyningens miljøhåndbog. En fornuftig og hensigtsmæssig drift, der er i overensstemmelse med vandforsyningens miljøpolitik, grundlægges derfor i implementeringsfasen (fase C, se kapitel 4). Kvalitet og grundighed i arbejdet i implementeringsfasen er derfor afgørende for en fornuftig drift af miljøledelsessystemet og for, at det effektivt understøtter vandforsyningens miljøpolitik. Involvering af medarbejderne er lige så vigtigt. Erfaringer fra andre virksomheder viser, at der kan skabes gode resultater og højt engagement, hvis det lykkes at involvere medarbejderne på det mere personlige plan. Således kan information og engagement med udgangspunkt i grundvandets sårbarhed overfor pesticider – måske med medarbejderne som bannerførere – skabe debat i lokalsamfundet omkring anvendelse af alternative bekæmpelsesmidler og metoder i haverne i stedet for pesticider. Opgaverne (både drifts- og ledelsesopgaver) kan opdeles i regelmæssigt tilbagevendende opgaver (rutineopgaver), som kan håndteres enkelt ved hjælp af simple planlægningsteknikker, og en række mere uforudsigelige opgaver, herunder information udadtil, håndtering af afvigelser og uforudsete hændelser samt håndtering af vandforsyningen miljøhandlingsplan. For de mere uforudsigelige opgaver vil det være afgørende, at der er etableret et ledelsesmæssigt beredskab, og at man i forbindelse med kortlægningen først og fremmest af risikopåvirkningerne har gjort sig tanker om, hvad der skal gøres, hvis hændelserne indtræffer. Det ledelsesmæssige beredskab drejer sig om råderum og beslutningskompetence i kritiske situationer. Dette vil kunne støttes ved hjælp af en egentlig beredskabsplan. Denne bør udarbejdes i et samarbejde med kommunen, hvorved det sikres, at den er koordineret med den kommunale beredskabsplan, (hvis en sådan findes). Udarbejdelse af beredskabsplan finder sted i fase C (se kapitel 4), men skal vedligeholdes som et led i driften af miljøledelsessystemet. Det er ligeledes afgørende, at hele vandforsyningens personale er orienteret og kender sammenhængen mellem vandforsyningens miljøpolitik, miljøledelse og deres eget arbejde samt disse forhold medtages i orienteringen af nye medarbejdere. Disse forhold er af stor betydning for det engagement, medarbejderne føler for vandforsyningens miljøarbejde. 5.2 Driftens problemstillingerDe overordnede formål Det overordnede formål med drift af vandforsyningens miljøledelsessystem er, at opfylde og leve op til vandforsyningens miljøpolitik. Driften af miljøledelsessystemet skal derfor tilgodese følgende væsentlige formål:
Der kan nævnes flere formål, men de ovenfor nævnte vil almindeligvis anses for de væsentligste. Udgangspunktet Udgangspunktet for miljøledelsessystemets drift er vandforsyningens miljøhåndbog. Dette gælder i alle tilfælde, hvad enten vandforsyningen er stor eller lille, eller om miljøledelsessystemet er certificerbart eller ej. Under implementeringen af miljøledelsessystemet (fase C, se kapitel 4) blev alle de opgaver som systemet omfatter identificeret og opdelt i hhv. ledelsesopgaver og driftsopgaver. Ligeledes blev ansvaret for opgavernes udførelse fastlagt. Den væsentligste problemstilling i forbindelse med miljøledelsessystemets drift er herefter ”bare” at sikre, at disse opgaver bliver udført som foreskrevet, og at det sker på en måde og i en sammenhæng, der støtter vandforsyningens miljøpolitik. 5.3 De regelmæssigt tilbagevendende opgaverUdførelse af disse opgaver kræver, at det fastlægges, hvornår de skal udføres, og hvem der skal udføre dem. Af miljøhåndbogen fremgår det altid, hvem der har ansvaret og som regel også hvornår, og under hvilke betingelser opgaven skal gennemføres. I forbindelse med driften af miljøledelsessystemet skal det så i det enkelte, konkrete tilfælde fastlægges præcis hvilken person, der skal udføre opgaven, og indenfor hvilken tidsramme det skal ske. Tilrettelæggelse af denne type opgaver i en stor vandforsyning med en synlig ledelsesstruktur er en velkendt ledelsesopgave, der løses dagligt. Det er derfor ikke opgaven i denne håndbog at give dessiner på, hvorledes man her udfører sine daglige ledelsesopgaver. I en lille vandforsyning er det måske i højere grad et spørgsmål om at holde styr på egen og måske en til to andre personers tid, og her kan det anbefales at skemalægge de enkelte, regelmæssigt tilbagevendende opgaver fx som vist i boks 5.1. Nogle vandforsyninger vil måske foretrække at anvende et PC baseret planlægningssystem. I andre vandforsyninger klarer man sig med et white-board på driftslederens kontor, og i de helt små vandforsyninger er et A4 ark i bestyrelsesformandens mappe måske helt tilstrækkeligt. Hvilke metoder man vil anvende er i realiteten ligegyldigt - princippet er under alle omstændigheder det samme. Skemalægningen kan i et vist omfang skrives ind i miljøhåndbogen, et eksempel er omtalt i boks 5.2
5.4 De øvrige opgaverDe regelmæssigt tilbagevendende opgaver er kun en del af opgaverne i et miljøledelsessystem. De øvrige opgaver kan opdeles som følger:
Almindelige henvendelser udefra Almindelige henvendelser udefra er hverdagskost i de fleste vandforsyninger. Spørgsmål til regningens størrelse, vandmålerens troværdighed, og drikkevandets mærkelige lugt er spørgsmål, som alle vandforsyninger håndterer rutinemæssigt – miljøledelsessystem eller ej. Henvendelserne kan komme fra forbrugere, andre interessenter og sågar pressen. I et certificerbart miljøledelsessystem stilles der yderligere krav om, at de væsentligste henvendelser skal registreres, og opfølgningen dokumenteres. Desuden skal miljøpolitikken og de seneste miljøredegørelser stå til rådighed for offentligheden. Disse henvendelser kan optage megen tid for personale og medarbejdere, men de er et udtryk for, hvad der optager forbrugerne, og belyser på hvilke områder forbrugerne har behov for oplysninger og anden service i øvrigt. De er derfor et værdifuldt bidrag til vandforsyningens egne overvejelser om, hvorledes ressourcerne skal prioriteres. Vandforsyningen bør derfor (som minimum) foretage en simpel registrering af disse henvendelser og gruppere dem f.eks. efter emne og alvorlighed. Herved bliver vandforsyningen bedre i stand til dels at løse de konkrete problemer til at målrette information efter det konstaterede behov og til at højne informationsniveauet generelt.
Lovgivning mv. Det er væsentligt, at vandforsyningen holder sig ajour med den nyeste lovgivning, herunder bekendtgørelser, lokale bestemmelser, tilladelser mv. Ny lovgivning kan have betydelig indflydelse på vandforsyningens arbejde – herunder også miljøarbejdet. EU’s drikkevandsdirektiv og den danske følgelovgivning er typiske eksempler herpå. Disse forhold skal kunne håndteres som et led i driften af et miljøledelsessystem og skal tilrettelægges – evt. beskrives i en procedure – i overensstemmelse hermed. Afvigende hændelser Afvigende hændelser er hændelser som afviger fra en given norm. Et oplagt eksempel er analyser af vandprøver, der viser et indhold af stoffer, der er for højt i forhold til de grænseværdier, der er gældende. Men det kan også være et uønsket stof, der optræder i en analyse for første gang – også selv om indholdet ligger under grænseværdien for det pågældende stof. Ligeledes kan det kan være en tendens i en serie af analyser, der viser stigende værdier af et uønsket stof. Her skal ledelsen være opmærksom og tage stilling til hændelsen, også selvom grænseværdien for stoffet (endnu) ikke er overskredet. Prøvetagning og efterfølgende analyse er almindelige rutineopgaver i en vandforsyning. Derimod er det en ledelsesopgave at håndtere afvigelsen – dvs. afgøre hvad der skal gøres som følge af afvigelsen og sikre, at det også bliver gjort. I en vandforsyning med et miljøledelsessystem, har alle medarbejdere en forpligtelse til at rapportere om afvigelser i relation til miljø- og risikoforholdene (se kap. 4, boks. 4.7), hvilket vil være nærmere beskrevet i miljøhåndbogen. Det er derfor også en pligt til stadighed at have opmærksomheden henledt på dette, af hvilken grund alle medarbejdere skal være orienteret om og forstå vandforsyningens miljøpolitik og miljøledelsessystemet i almindelighed og skal kunne se sammenhængen mellem miljøledelsessystemet og deres daglige arbejde.
Det er meget vigtigt, at disse forhold indgår i introduktionen af nye medarbejdere, og at deres kendskab til disse forhold holdes opdateret. Man kan f.eks. lade erfarne medarbejdere (med lyst og motivation til dette) være involveret i introduktionen af de nyansatte (f.eks. ved at anvende sidemandsoplæring, hvor dette er praktisk gennemførligt), og deltage aktivt i forbindelse med tilrettelæggelse og afholdelse af personalemøder og interne kurser. At håndtere en Afvigende hændelser Miljøhandlingsplanen er på mange måder krumtappen i vandforsyningens miljøledelsessystem. Miljøhandlingsplanen indeholder en række aktiviteter og/eller projekter, der har til formål, dels at opfylde miljøpolitikken og –målsætningerne, dels at gennemføre forebyggende og afhjælpende foranstaltninger i forbindelse med håndtering af vandforsyningens miljø- og risikopåvirkninger. I relation til eksemplet i boks 5.4, vil etablering af alternativ vandforsyning (fra tankvogne e.l.), kombineret med rørskylning og desinfektion være de umiddelbare afhjælpende foranstaltninger. At forebygge fremtidige hændelser, f.eks. ved at stramme op på hvorledes reparationer på ledningsnettet håndteres i fremtiden, vil efterfølgende blive til en højt prioriteret aktivitet i miljøhandlingsplanen – jfr. boks 5.5. Håndtering af miljøhandlingsplanen kræver således, at ledelsen løbende vurderer afvigelser, uforudsete hændelser, miljørevisionsrapporter, ændringer i omgivelser og lovgivning – vurderer disse og afgør hvorledes man skal forholde sig. Måske træffe beslutning om at iværksætte en aktivitet, som derved vil indgå i miljøhandlingsplanen på lige fod med de øvrige aktiviteter, der er sat i værk og endnu ikke afsluttede. Sikre fortsatte forbedringer I langt de fleste vandforsyninger vil det være risikopåvirkningerne, som vil have ledelsens største opmærksomhed. Det kan godt være et stort arbejde at sikre fortsatte forbedringer på dette punkt. Vandforsyningen skal derfor løbende indsamle oplysninger og forøge sin viden om indvindingsoplandet i almindelighed samt risikoforholdene (dvs. kendte og ukendte punkt-, linie- og fladekilder) i særdeleshed. Dette kan indebære løbende kontakt til kommune, amt og nabovandforsyninger, og til industri og landbrug i indvindingsoplandet. Det samme gælder for vandbehandling og –distribution, se eksemplet i boks 5.6. Forholdene omkring risikoforholdene er vist nærmere i fig. 5.1 – der viser et eksempel på en risikoprofil (se også kapitel 3, fig. 3.2 og bilag F). Fig. 5.1 Risikoprofil for Lille Bjergby Vandværk I/S
Risiko 1004 og Risiko 1006, er begge risikopåvirkninger, som i kraft af at de ligger under risikoprofilen, er prioriteret højt af Lille Bjergby Vandværk. Risiko 3002 og Risiko 1002 – ligger begge over risikoprofilen, af hvilken grund Lille Bjergby Vandværk ikke foretager sig noget for at imødegå disse risici. For vandforsyningen gælder det om at iværksætte afhjælpende eller forebyggende foranstaltninger, der flytter risikopåvirkningerne op over risikoprofilen, eller i det mindste flytte dem i retning af mindre sandsynlighed og/eller mindre miljømæssig konsekvens, dvs. i pilenes retning (se fig. 5.1). Til hver pil hører en eller flere foranstaltninger med tilhørende omkostninger, og det er således ledelsens opgave at vælge foranstaltninger, der matcher vandforsyningens ressourcer – økonomiske som menneskelige. Afhjælpende og forebyggende foranstaltninger kan f.eks. være
Vandforsyningen bør have en beredskabsplan. Er dette ikke tilfældet, vil det være naturligt at medtage dette som en aktivitet i miljøhandlingsplanen. Beredskabsplanen skal kunne fungere ligegyldigt, hvornår den kommer i anvendelse. Dette betyder, at vandforsyningens ledelse skal have skærpet opmærksomhed på mulige ændringer og deres konsekvenser for beredskabsplanen. Samtidig skal det sikres, at ændringer bliver kommunikeret ud til alle, der har interesse i at kende dem, og det skal sikres, at ændringerne er blevet opfattet og forstået. Der er ofte i forbindelse med en beredskabsplan etableret telefonkæder. Det er derfor afgørende for planens funktion, at telefonnumrene (ikke mindst dem til mobiltelefoner) til holdes opdateret til enhver tid. Baserer man sig på mobiltelefoner, bør vandforsyningen overveje, om den ikke skal tage det fulde ansvar for dette og selv anskaffe de nødvendige mobiltelefoner i stedet for at basere sig på personalets private mobiltelefoner. Dette indebærer naturligvis også en pligt for personalet til at have mobiltelefonen indenfor hørevidde i alle situationer. 5.5 SammenfatningEn lang række af både de driftsmæssige og de ledelsesmæssige opgaver i miljøledelsessystemet er tilbagevendende rutineopgaver, der på forhånd kan skemalægges og håndteres rutinemæssigt. Dette gælder også for håndtering af visse afvigelser. Mange af disse opgaver vil på forhånd være kendt fra vandforsyningens daglige drift. Hvad gør vi, hvis . .? Men der vil tilsvarende være opgaver, hvis opståen kun kan forudses i kraft af Murphys lov : (”… en hændelse, der kan forekomme, vil forekomme – før eller siden…”). Der tænkes især på hændelser i forbindelse med risikopåvirkningerne, som blev kortlagt i fase A (se kap. 2). Her drejer det sig om, at vandforsyningen i driftssituationen etablerer et ledelsesmæssigt beredskab og på forhånd har gennemtænkt og analyseret de situationer, der kan opstå og have vurderet: ”.. hvad gør vi, hvis …”. Endelig må det fastslås, at der i forbindelse med en vandforsynings miljøarbejde altid vil forekomme opgaver, som på den ene side er tilbagevendende og som på den anden side aldrig vil være rutineopgaver. Miljøarbejdet i en vandforsyning vil aldrig blive kedeligt, og håndtering af en miljøhandlingsplan vil altid byde på overraskelser. Det samme gælder det stadige arbejde med at være mindst et skridt forud for de ting, der kan ske og som derfor også – før eller siden - vil ske. 5.6 Checkspørgsmål til kapitlet
|
