Håndbog i miljøledelse for vandforsyninger6 Miljørevision – Fase E6.1 Introduktion til kapitlet6.2 Indledning 6.3 Hvad er miljørevision? 6.4 Omfanget af en intern miljørevision 6.5 Gennemførelse af en miljørevision 6.6 Organisere miljørevisionsarbejdet 6.7 Checkspørgsmål for kapitel 6. 6.1 Introduktion til kapitletMiljørevision er populært sagt et systematisk eftersyn af miljøledelsessystemet. Det er grundlæggende en driftsopgave, dog så væsentlig en opgave, at vi har valgt at beskrive den for sig – som fase E. Miljørevision skal foretages i alle miljøledelsessystemer, både husmandssystemer og de certificerbare systemer. Miljørevision har sin egen særlige terminologi, som forklares nærmere i boks 6.1
I kapitlet forklares de grundlæggende begreber omkring miljørevision, således som den gennemføres i en vandforsyning. Ligeledes forklares, hvorledes en vandforsyning bør tilrettelægge en miljørevisionsplan og gennemføre den ved at foretage en eller flere regelmæssige miljørevisioner Kapitlet indeholder også en beskrivelse af, hvorledes en miljørevision gennemføres, fordelt på forberedelser, selve revisionsarbejdet og miljørevisionsrapporten. Desuden indeholder kapitlet en beskrivelse af, hvorledes miljørevisionsarbejdet organiseres internt – både i den lille vandforsyning med et husmandssystem og i en vandforsyning med et certificerbart miljøledelsessystem. Endelig opstilles der nogle simple retningslinier for, hvorledes man udformer en ”Procedure for miljørevision” som er en del af miljøhåndbogen. 6.2 IndledningHvorfor miljørevision? Alle ledelsessystemer skal have et ”15.000 km.” eftersyn og i den forbindelse justeres og repareres om nødvendigt. De skal med andre ord revideres med jævne mellemrum. Det gælder både for miljøledelsessystemer, kvalitetsstyringssystemer og – bedst kendt – for økonomistyringssystemer. Miljørevision kaldes ofte for miljøaudit og en miljørevisor for miljøauditor eller blot auditor. Her i vejledningen anvender vi betegnelsen miljørevision hhv. miljørevisor – se også boks 6.1. Miljøstandarderne EMAS og ISO14.000fastlægger regler for miljørevision7. Dette betyder dog ikke, at man kan undlade miljørevision, hvis miljøledelsessystemet ikke er certificeret (eller certificerbart). Det er i sidste ende et spørgsmål om troværdighed både internt i vandforsyningen og eksternt over for interessepartnerne – ikke mindst brugerne. Vi slår derfor fast, at et miljøledelsessystem i en vandforsyning skal indeholde retningslinier for miljørevision, hvad enten det er certificeret, certificerbart eller et ”husmandssystem”, og dette uanset vandforsyningens og miljøhåndbogens størrelse. 6.3 Hvad er miljørevision?I boks 6.1 er forklaret noget om de grundlæggende begreber, og ikke mindst den noget forvirrende brug af terminologien, som man møder til daglig. Nedenfor forklares den terminologi, som er af særlig betydning for en vandforsyning og dens miljøarbejde. En kontrol ! En miljørevision er grundlæggende en kontrol af miljøledelsessystemet, der udføres af ”kontrollanter” – dvs. miljørevisorer, som kan være ansat i vandforsyningen eller komme udefra. Intern miljørevision En intern miljørevision er vandforsyningens egenkontrol af, at miljøledelsessystemet fungerer i overensstemmelse med hensigten. Miljørevisionen kan udføres af eget personale (eller af andre, konsulenter eller branchekolleger efter vandforsyningens eget ønske). Denne interne miljørevision, kaldes også 1. parts miljørevision. Ekstern miljørevision Når ønsket om miljørevision kommer udefra (kunder, leverandører, myndigheder m.v.) og udføres af andre evt. efter andre retningslinier, uden anvisninger fra vandforsyningen selv, kaldes det for en 2. parts miljørevision eller en ekstern miljørevision. Endelig betegnes den særlige miljørevision, der foretages i forbindelse med en certificering, som 3. parts miljørevision. I denne vejledning koncentrerer vi os om den interne miljørevision, som vandforsyningen selv står for. Ekstern miljørevision omtales kun summarisk. I figur 6.1 er skematisk vist miljørevisionens sammenhæng med den virkelighed, hvori vandforsyningens miljøarbejde foregår.
6.4 Omfanget af en intern miljørevisionVed den interne miljørevision, som foretages på foranledning af vandforsyningen selv, checkes især (se figuren ovenfor):
Med jævne mellemrum skal alle de af vandforsyningens aktiviteter, som er omfattet af miljøledelsessystemet underkastes en revision. Det at komme hele turen rundt, kaldes for en revisionscyklus. Der stilles ikke krav, om hvor lang tid en revisionscyclus skal tage, men som udgangspunkt er en revisionscyklus på 12 måneder passende. Er der problemer med visse procedurer eller aktiviteter, kan revisionscyklus for disse sættes ned. For aktiviteter og procedurer, der har kørt problemløst over længere tid, kan tiden for en revisionscyclus sættes op, men bør ikke overstige 36 måneder. Er miljøledelsessystemet certificeret efter ISO 14.001 eller EMAS, gælder helt faste regler for hvor lang tid en revisionscyclus må strække sig over. Miljørevisionsplanen Miljørevisionsplanen lægges for én revisionscyclus. Miljørevisionen kan f.eks. gennemføres på én gang hvert år i oktober måned, og rapporten herfra anvendes ved ledelsens gennemgang af miljøledelsessystemet (se kapitel 8), der så passende kan afholdes i november måned (dette er blot et eksempel). Større og mere komplekse vandforsyninger kan med fordel sprede revisionsaktiviteterne ud over den periode som en revisionscyklus dækker. Det er vigtigt på forhånd at udarbejde en revisionsplan, der fastlægger, hvornår de enkelte dele af miljørevisionen skal foregå, hvad de skal omfatte og herved sikre, at man kommer hele vejen rundt. Denne planlægning af miljørevisionen er en ledelsesopgave. Der er i bilag I vist et eksempel på en miljørevisionsplan.
Miljørevisoren De interne miljørevisioner skal i princippet gennemføres af personer, der er tilstrækkeligt uafhængige af de aktiviteter, som revisionen omfatter. Hvis man i en lille vandforsyning vedtager, at direktøren (eller et bestyrelsesmedlem – hvis vandforsyningen ikke har fastansatte medarbejdere) både skal være miljøansvarlig og fungere som miljørevisor, vil dette kunne være problematisk, idet miljørevisoren kan komme til at revidere den miljøansvarlige og dermed sine egne aktiviteter. I en lille vandforsyning kan man derfor blive nødt til at trække på folk udefra, f.eks. en konsulent eller en kvalificeret person fra en anden vandforsyning, som måske også har indført miljøledelse (mere herom i afsnit 6.6 nedenfor). Miljørevisionen skal derfor gennemføres således, at resultaterne bliver upartiske og objektive. Indsatsen (ressourcer og tid) skal naturligvis stå i et rimeligt forhold til revisionens omfang og mål. - og dennes kvalifikationer Miljørevisoren skal grundlæggende have den nødvendige viden om vandforsyningen og om de områder deri, der skal revideres. Herudover skal han/hun have viden og erfaring om branchens miljømæssige, ledelsesmæssige, tekniske forhold, samt de lovmæssige og forskriftsmæssige forhold, der råder i branchen i almindelighed og i den pågældende vandforsyning i særdeleshed. Han/hun skal også have kendskab til miljørevisionsmæssige metoder og teknikker. Dette kendskab kan man ikke umiddelbart forvente findes i en vandforsyning. Man kan så deltage i et eksternt kursus i miljørevision, som der findes flere af på markedet. Er der tilknyttet en konsulent til støtte for implementeringen (se kap. 4), kan man lade denne afholde et internt kursus i miljørevision – eller man kan arrangere et lokalt kursus sammen med branchekolleger, f.eks. med rod i et etableret vandforsyningssamarbejde, eller indenfor rammerne af kommunens kontaktudvalg for vandforsyninger. Ligeledes kan brancheforeningerne evt. hjælpe med at formidle kontakt til andre interesserede vandforsyninger. 6.5 Gennemførelse af en miljørevisionMiljørevisionens mål I forbindelse med miljørevisionsplanen skal målene for den enkelte miljørevision beskrives. Målene kan omfatte en bedømmelse af miljøledelsessystemernes styrke og svagheder (se nedenfor), samt en vurdering af om aktiviteterne heri lever op til vandforsyningens miljøpolitik og miljøhandlingsplan. Desuden skal den omfatte en vurdering af om gældende lovgivning overholdes. - og dens omfang Det skal klart beskrives, hvor hvad og hvor meget den enkelte miljørevision skal omfatte. Man kan tage udgangspunkt i forskellige områder, som f.eks.:
og derefter udvælge de relevante procedurer/instruktioner fra miljøhåndbogen som skal danne udgangspunkt for denne revision, men man kan også tage udgangspunkt i selve miljøhåndbogen og gennemgå dens procedurer og instruktioner og deres anvendelse systematisk fra en ende af. Man skal hele tiden være opmærksom på og huske på, at alle forhold i miljøledelsessystemet skal dækkes i løbet af en revisionscyclus. Forberedelserne Planlægning og forberedelse har bl.a. det formål at sikre, at der er (de rigtige) ressourcer til rådighed, og at alle som deltager (miljørevisor, ledelse, medarbejdere) kender deres roller og ansvar. Miljørevisoren skal på forhånd kende til
Planlægningen bør omfatte udarbejdelse af en checkliste der dækker, hvad der skal foregå, hvad der skal undersøges, hvilke spørgsmål, der skal stilles mv. (se nedenfor). Revisionsarbejdet Under revisionsarbejdet gennemføres en række forskellige aktiviteter afhængig af, hvad der skal revideres, og hvad formålet er (se ovenfor):
Gennemgangen bør som nævnt ovenfor foregå udfra en på forhånd udarbejdet checkliste, evt. en interviewguide og bør også omfatte en vis stikprøvekontrol. Overordnet indeholder revisionsprocessen således følgende trin:
Miljørevisions rapporten Enhver miljørevision afsluttes med en skriftlig rapport, og ved afslutningen af en fuld revisionscyklus, samles alle rapporter fra denne revisionscyklus (som altså kan være på 1-3 år), og der formuleres en sammenfattende miljørevisionsrapport. Alle rapporter, både de enkelte og sammenfatningen, stiles og sendes til vandforsyningens øverste ledelse. Rapporterne (både de enkelte og den sammenfattende) skal
Rapporten kan også følge op på korrigerende handlinger fra tidligere miljørevisioner, og den kan også (hvis dette ønskes) indeholde et oplæg til en handlingsplan for de mangler miljørevisionen har afsløret. 6.6 Organisere miljørevisionsarbejdetMiljørevision er, som tidligere nævnt en integreret del af ethvert miljøledelsessystem, hvad enten systemet er certificerbart eller et husmandssystem, og hvad enten vandforsyningen er stor eller lille. Hvorledes revisionsarbejdet organiseres, afhænger dog meget af vandforsyningens størrelse og tilgængelighed af de nødvendige ressourcer. Ressourcerne i den store vandforsyning I en stor vandforsyning, som har et certificeret eller certificerbart miljøledelsessystem, bør der afsættes interne ressourcer, der kan optræde som miljørevisorer, når dette er påkrævet. Det vil dog altid være en fordel, hvis en ekstern miljørevisor med mellemrum kan gennemgå systemet med andre øjne, og her skal der peges på muligheden af, at man i vandforsyningsbranchen hjælper hinanden – dvs. ind i mellem ”bytter revisorer”, og således får andre, fagligt velkvalificerede øjne til at gennemgå systemet. Man kan evt. forestille sig, at der indenfor et ”vandselskab” byttes revisorer. F.eks. kan personale fra kloak- og afløbsafdelingen revidere vandforsyningen – og omvendt. Det samme gør sig gældende, hvis vandforsyningen indgår i et større ”energiselskab”. Her skal man dog være opmærksom på, at miljørevisoren skal have et rimeligt kendskab til den organisation, der skal revideres. - og i den lille For den helt lille vandforsyning kan det være en løsning at udnytte andre vandforsyningers ressourcer – i øvrigt noget som alle vandforsyninger med fordel kan benytte sig af. Kan der laves en aftale indenfor rammerne af det kommunale kontaktudvalg, vil dette kunne betyde en stor lettelse. Ellers kan man i en lille vandforsyning uden fast ansatte, forestille sig at generalforsamlingen udpeger en ”kritisk miljørevisor”, der på årsbasis gennemgår miljøledelsessystemet. Det kan evt. være den samme person, der reviderer vandforsyningens årsregnskab. Grundlaget for den årlige miljørevision kan i dette tilfælde være en simpel checkliste, som er blevet udarbejdet under miljøledelsessystemets implementering, og som revurderes og evt. justeres hvert år under ledelsens gennemgang. Eksempel på en sådan checkliste er vist i bilag I . Miljørevision i miljøhåndbogen Der skal udarbejdes en særskilt procedure for miljørevision, som indsættes i vandforsyningens miljøhåndbog. Proceduren behøver ikke at være særlig kompliceret og omfangsrig, men følgende minimumsindhold anbefales:
Der henvises endvidere til beskrivelsen af miljøhåndbogen i kapitel 4. 6.7 Checkspørgsmål for kapitel 6.
|
